Polisens interna och externa kommunikation

Kommunikation är enligt Polisstyrelsen en skyldighet men först och främst en möjlighet. Det väsentligaste i polisens kommunikation är förebyggande påverkan. (Poliisihallitus 2011a: 1–2) Polisens kommunikation har i uppgift att planera och utveckla praxis med vilken man framgångsrikt kan möta samhället på ett sätt som ökar säkerheten (Polisstyrelsen 2011: 15, 18). Kommunikation är en del av polisens verksamhet och hänger samman med det dagliga arbetet.

Enligt förvaltningslagen (434/2003) ska myndigheterna använda ett sakligt, klart och begripligt språk. Varje polisenhet har som plikt att ordna både intern och extern kommunikation på ett sätt som motsvarar den rådande lagstiftningen. I

polisens kommunikationsstrategi och i föreskriften om polisens kommunikation fastställs bl.a. kraven för kommunikationen samt processerna och organisatio-nen. (Poliisihallitus 2011b: 1, Polisstyrelsen 2011: 3)

Redan under sina studier bekantar de blivande poliserna sig med polisens kommunikationsplanering. Varje tjänsteman måste känna till kommunikations-processens förlopp och måste också ansvara för kommunikationen gällande ärenden som hör till befattningsbeskrivningen. (Polisstyrelsen 2011: 5–6, 15, 18) Polisöverdirektören är den som leder polisens kommunikation. Polisstyrelsen ansvarar bl.a. för samordningen av polisens interna och externa kommunikation och utvecklar verktyg för polisens kommunikation. Chefen för polisenheten ansvarar bl.a. för att kommunikationen är organiserad, att den är en del av beslutsfattandet och planeringen samt att personalen är tillräckligt insatt i hur kommunikationen ska skötas. Chefen ansvarar också för att kommunikationen organiseras och genomförs enligt kommunikationsanvisningarna i samtliga situationer. Förmannen ansvarar för den interna kommunikationen inom sitt verksamhetsområde. Varje polisenhet utnämner en kommunikationskoordinator som samverkar som en del av polisens kommunikationsnätverk. Koordinatorn planerar och samordnar de praktiska kommunikationsåtgärderna och håller också kontakt med medierna och intressentgrupperna. Polisenheterna har också möjlighet att utnämna egna kommunikationsgrupper som stödjer den interna och externa kommunikationen. (Poliisihallitus 2011a: 2, Polisstyrelsen 2011: 4–5) Polisens kommunikation delas in i intern och extern kommunikation. Den interna kommunikationen har i uppgift att hjälpa personalen att strukturera betydelsen av sin uppgift i samfundet och att skapa en positiv atmosfär (Sisäasiainministeriön poliisiosasto 2003: 14). Kommunikationen ska säkerställa att personalen har tillgång till information, att personalen underrättas först och att personalen ska ges en genuin möjlighet till interaktion och till att tillgodogöra sig information från sakkunniga (Polisstyrelsen 2011: 11). Med intern kommuni-kation avses enligt Polisstyrelsen (2011: 9) en fungerande interaktion och tillgång till information inom och också mellan polisenheterna. Enligt inrikesministeriets polisavdelning (2003: 6) avses med intern kommunikation organisationens eller arbetsgemenskapens interna information och växelverkan. Intern kommunika-tion är bl.a. en viktig del av förmansarbetet samt av att uppmuntra människor.

Indirekt påverkar intern kommunikation också gemenskapens externa image.

Med hjälp av den kan det säkerställas att alla i organisationen känner till information som är väsentlig för arbetets utförande. Ledningen och förmannen har en central roll i intern kommunikation men varje anställd har även ett ansvar att ta reda på den information som behövs. (Polisstyrelsen 2011: 9–10)

Enligt polisens anvisningar sker en effektiv kommunikation via flera kanaler (Polisstyrelsen 2011: 11). Den huvudsakliga kanalen för polisens interna kommu-nikation är ett gemensamt intranät. I kommukommu-nikationsplanen ingår planer för hur olika kommunikationsmetoder och kommunikationskanaler används. Andra viktiga interna kanaler är mötesrummen (MOSS), Pokeweb, videokonferenser, elektroniska distributionskanaler, personalträffar och möten. (Polisstyrelsen 2011: 16–18)

Enligt inrikesministeriets polisavdelning är det viktigt att informationen rör sig inte endast neråt utan också uppåt mot förmän och den högsta ledningen. Att ge och ta emot feedback är en förutsättning för effektiv arbetskommunikation.

Intern kommunikation har också i uppgift att lyssna på och ta emot feedback och till den interna hör både officiell och inofficiell kommunikation. (Sisäasian-ministeriön poliisiosasto 2003: 11, 14, 22)

Polisen indelar intressentgrupper i interna och externa, som definieras som sådana grupper som inverkar på polisens verksamhet och vice versa. Mellan intressentgrupperna och polisen finns det en fortlöpande kontakt. Till de interna intressentgrupperna hör polisens egen personal, de övriga i polisförvaltningen och polisens strategiska samarbetsparter. (Poliisihallitus 2011a: 2, Polisstyrelsen 2011: 9) Till polisens externa intressentgrupper hör bl.a. beslutsfattare, säkerhetsmyndigheter och rättsliga myndigheter, den övriga offentliga förvalt-ningen, organisationer och företag inom säkerhetsbranschen, medierna, interna-tionella samarbetsparter och medborgarna (Polisstyrelsen 2011: 11).

En god intern kommunikation anses vara grunden för framgångsrik extern kommunikation (Polisstyrelsen 2011: 10). Med extern kommunikation avses enkelriktad informationsförmedling och interaktiv kommunikation. Extern kommunikation är alltid offentlig. I polisens externa kommunikation är snabbhet viktig eftersom massmedia lever i realtid. (Inrikesministeriet 2001: 7) Enligt den anvisning för polisens externa kommunikation som år 2011 ersattes med en föreskrift för polisens kommunikation (2020/2010/4434) måste polisens kommunikation vara aktiv, jämlik och förståelig samt planmässig och långsiktig (Sisäasiainministeriö 2005). Viktiga principer för polisens externa kommunika-tion är att medborgarnas rätt till informakommunika-tion ska tillgodoses, att polisens synlighet ökar möjligheten att kommunicera med polisen via olika offentliga sammanhang samt att den allmänna ordningen och säkerheten måste upprätt-hållas. En viktig princip är också att det i Finland finns bara en polismyndighet och därför eftersträvas en enhetlig offentlig bild. (Polisstyrelsen 2011: 13)

Det väsentliga materialet som polisen producerar måste finnas tillgängligt på finska och på svenska. Speciellt när det är fråga om information som är

betydelsefull för individens liv, hälsa, säkerhet, egendom och miljö är det viktigt att erbjuda information på båda de inhemska språken i hela landet. Polisens kommunikation ska vara tydlig och på ett allmänt språk i enlighet med kraven i språklagen. (Polisstyrelsen 2011: 13, 14) Grunden för polisens kommunikation är alltid det skriftliga dokumentet genom vilket det kan garanteras att informationen förmedlas på samma sätt. I polisens externa kommunikation bestäms kommunikationsmetoderna enligt målgruppen. (Polisstyrelsen 2011: 19) Polisen har ökat sin närvaro på nätet. Den finska polisen kommunicerar bland annat via Facebook, bloggar, Twitter, Instagram, Youtube och Snabbchat. Enligt Polisen (2017a) är nätpolisverksamheten en del av polisens förebyggande verksamhet. Nätpoliserna deltar också i brottsutredningar och informerar om aktuella ärenden. Genom nätpolisverksamheten vill man även sänka tröskeln att kontakta polisen. (Polisen 2017a) Nätlokalpolisen använder sociala medier som ett verktyg i sitt egentliga arbete som närpoliser, till skillnad från nätpolisen vars huvudsakliga arbete gäller sociala medier och brott som begås där. (Polisen 2017b)

Den interaktiva externa kommunikationen är en del av den språkliga polis-servicen som ska trygga de språkliga rättigheterna. I resultatavtalet mellan Polisstyrelsen och inrikesministeriet bestäms om de resultatmål som ställs på Polisstyrelsen och om de resurser som Polisstyrelsen har för att nå dessa mål. I den interna laglighetsövervakningen görs en övergripande utredning av ansvars-, behörighets- och resursfrågorna inom polisens interna övervakning samt lämnas förslag till metoder för en ändamålsenlig och juridiskt korrekt organisering av övervakningen av polisen (Inrikesministeriet 2013b). År 2011 bestämdes att de språkliga rättigheterna tills vidare ska behandlas som en permanent ärendepunkt vid inrikesministeriets och Polisstyrelsens gemensamma möten och granskningar av laglighetsövervakningen.

Inrikesministeriet konstaterade år 2011 att tryggandet av språkliga rättigheter inom polisförvaltningen verkar befinna sig i ett oroande tillstånd bland annat på grund av att de uppföljningsmetoder för språkliga rättigheter som inrikesministeriet och Polisstyrelsen kom överens om i resultatavtalet inte förverkligades vid laglighetsövervakningskontrollen. Ett mål för år 2011 var att Polisstyrelsen skulle rätta till de brister som gäller tillämpningen av språklagstiftningen. Enligt resultatavtalets bedömningskriterier ska Polis-styrelsen utveckla metoder med vilka man kan följa upp hur språklagen förverkligas. (Sisäasiainministeriö 2011a) I resultatavtalet för år 2012 hade Polis-styrelsen som mål att säkerställa förverkligandet av den språkliga jämställdheten i polisens tjänster. Värderingskriterier var att man med Polisstyrelsens åtgärder skulle påverka polisens möjligheter att fungera på de båda inhemska språken så

att medborgarnas språkliga rättigheter förverkligas vid förundersökningar och myndighetsärenden. Dessa åtgärder gällde utbildning av poliser på de båda inhemska språken samt tillräcklig språkutbildning för personalen. Vid laglighets-övervakningskontrollen för år 2012 konstaterades att Polisstyrelsen inte har följt de rekommendationer till åtgärder som tas upp i övervakningsberättelsen för år 2011 och inte har bestämt vilka tjänstemän som har ansvar för att verkställa språkliga rättigheter. I stödenheten för polisöverdirektören pågick dock år 2012 en utredning om verkställandet av de språkliga rättigheterna.

I resultatavtalet för år 2013 står att Polisstyrelsen ska säkerställa förverkligandet av de språkliga rättigheterna i PORA III reformen (se avsnitt 3.4 om PORA).

Polisstyrelsen skulle också med åtgärder påverka polisens möjligheter att agera på de båda nationalspråken för att förverkliga språkliga rättigheter vid förunder-sökningar och annan myndighetsverksamhet. Polisstyrelsen skulle också se till att de riktlinjer som finns i nationalspråksstrategin beaktas. Den skulle även bland annat bedöma de regionala enheternas verksamhet. I Inrikesministeriets utredning (2014b) konstateras att man har lyckats med att säkerställa polis-servicen på svenska i PORA III reformen. Ändå behandlade Justitieombuds-mannen år 2013 många språkärenden som rörde polisen, av vilka de flesta gällde rätten att använda svenska (Justitieombudsmans berättelse 2014: 303).

Polisstyrelsen tillsatte år 2013 en arbetsgrupp för språklig polisservice, som hade som syfte att bedöma hur språklig polisservice förverkligas. Undersökningen har genomförts i enlighet med de språkliga syften som nämns i resultatavtalet för år 2013. I undersökningen har polisservicens faktiska språkliga tillgänglighet bedömts ur medborgarperspektiv. (Polisstyrelsen 2013: 3, 6) Enligt undersök-ningen är efterfrågan på service på finska dominerande jämfört med på svenska, samiska och teckenspråk men det finns ändå en märkbar efterfrågan på service på de andra språken. Enligt Polisstyrelsen (2013: 3, 7) omfattar efterfrågan på finskspråkig service geografiskt hela landet, medan efterfrågan på svenskspråkig service är koncentrerad till vissa områden. Inom de olika serviceområdena fördelar sig efterfrågan på språklig service i hög grad enligt samma mönster (finska ca 70 %, svenska ca 20 %, samiska ca 2 % och teckenspråk ca 8 %).

Tillgången på finskspråkig service är mycket god oberoende av serviceområde och kommun. Nästan alla som har önskat få service på finska har upplevt sig få mycket god eller god språklig service när de har varit i kontakt med polisen. Av dem som har önskat bli betjänade på svenska har över 40 % upplevt att den språkliga servicen förverkligas mycket väl eller väl. Lika många har ändå upplevt att de fått dålig service eller att de inte alls har fått service på svenska. Det mest utmanande serviceområdet på svenska verkar vara polisens övervaknings- och

larmverksamhet, dvs. polispatrullering. (Polisstyrelsen 2013: 7–8, KPMG 2013:

3) Respondenterna som önskat få service på svenska i samband med polis-patrullering upplevde sig ha fått tämligen dålig språklig service. Lite under 60 % ansåg att servicen förverkligats åtminstone måttligt bra, medan 13,4 % upplevde att servicen på svenska förverkligats dåligt. Hela 42,3 % angav att de inte alls fått service på svenska. Svenskspråkig kundkontakt upplevdes i kommentarerna som besvärlig och de som hade svenska som modersmål kommenterade att de ofta i praktiken är tvungna att använda finska. Av kommentarerna framgick att i polis-patrullerna kunde smidig engelska åtminstone delvis ersätta de bristfälliga kunskaperna i svenska. (KPMG 2013: 11, 14, 19) Av respondenterna som önskade få service på svenska i samband med brottsutredning upplevde 65 % sig ha fått åtminstone tämligen god betjäning på svenska, medan den språkliga servicen förverkligats dåligt enligt 13 % och 24,6 % ansåg sig inte alls ha fått service på svenska fastän de önskat det. (KPMG 2013: 29, 32, 37)

Sämst upplevs tillgången på svensk service vara i huvudstadsregionen. Sämst men samtidigt också bäst anses servicen på svenska vara i Vasa. Orsaken till det motstridiga resultatet analyseras inte i studien. I Jakobstad och i Korsholm anses tillgången på svensk service vara bäst. Ett förslag till att förbättra den svenska servicen är att man ökar antalet poliser som kan svenska i polispatrulleringen och brottsutredningen inom de områden där efterfrågan på svensk service är stor, som till exempel i Helsingfors, Vasa och Esbo. (Polisstyrelsen 2013: 7–8, KPMG 2013: 3)