Yhdysvallat edelläkävijänä - Näkemykset sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Yleis

2 Näkemykset sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Yleisarkistojen

2.2 Yhdysvallat edelläkävijänä

Sähköposti pääsee ensimmäistä kertaa Arkistoviestin artikkelin pääaiheeksi lehden numerossa 4/1996, jossa myös ensimmäistä kertaa otetaan esille sen asiakirjallisuus. Artikkelissa Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle (1996)¹⁴⁴ pohditaan jo itseasiassa melko pitkälle sähköpostin talteenottoon liittyviä haasteita, mutta tämä pohdinta ei kuitenkaan tule suomalaisesta vaan yhdysvaltalaisesta näkökulmasta. Kyseinen kirjoitus pohjautuu Yhdysvaltojen kansallisarkiston eli NARA:n Center for Electronic Recordsissa työskentelevän Mark Conradin esitelmään, jonka Pekka Henttonen on kääntänyt Arkistoviestiin.¹⁴⁵ Ennen sähköpostin asiakirjallisuuden pohdintaa Conrad kuvaa Yhdysvaltojen liittovaltion lainsäädäntöä asiakirjahallintoon liittyen ja sitä, kuinka tietojenkäsittelyllä luotuja konekielisiä asiakirjoja on tyypillisesti arkistoitu 3480-nauhakaseteille ja CD-ROM -levyille. Tämä on Conradin mukaan toiminut tilasto- ja

143 Markku Mäenpää, Pohjoismainen virkamiesvaihto Norjassa. Arkistoviesti 4/1995, 14–15.

144 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 2–11.

145 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 2–11.

yksinkertaisten tietokanta-aineistojen kanssa, mutta esimerkiksi sähköpostien arkistointi vastaavalla tavalla tuottaa ongelmia. Lisäksi Conrad toteaa, että edellä mainitut arkistointimenetelmät eivät ole pysyviä ratkaisuja, sillä niissä olevia tietoja pitää jatkuvasti siirtää uusille tallennusformaateille teknologian kehittyessä.¹⁴⁶

Conrad toteaa sähköpostista aluksi, että se: ”--on korvaamassa perinteiset muistiot ja kirjeet tehtävien hoidon välineenä.”¹⁴⁷ Samassa kohtaan hän esittää huolensa siitä, että osa projekteihin, päätöksiin ja tapauksiin liittyvistä kirjeistä ja muistioista jää nyt taltioimatta, koska ne muodostuvat sähköpostiviesteistä eikä niitä siirretä samalla tavalla jonkin asian käsittelyyn liittyvään aktiin kuin paperilla olevia asiakirjoja.¹⁴⁸ Conrad esittelee myös sähköpostien talteenoton laiminlyöntiin liittyviä ongelmia, jonka yhteydessä hän toteaa seuraavaa. ”Yksi ongelmista on sähköpostijärjestelmissä syntyvien asiakirjojen määrä.-- --Kaikki viesteistä ei ole asiakirjoja. Osa on henkilökohtaisia sanomia. Joillakin on vain lyhytaikaista merkitystä.

Toiset ovat kuitenkin pysyvästi säilytettäviä.”¹⁴⁹ Edellä mainitun perusteella voidaan todeta, että Conradin näkemys on, että sähköpostiviesti voi olla asiakirja. Sähköpostia ei kyseisessä artikkelissa edes tarkastella varsinaisesti viestintävälineenä, vaan asiakirjoja tuottavan informaatioteknologiana.

Conrad myös jaottelee sähköpostiviestit kolmeen luokkaan, joista ensimmäiset eli henkilökohtaiset sanomat eivät ole asiakirjoja. Conradin jaottelussa näkyy Yhdysvalloille tyypillinen Schellenbergin asiakirjamalliin perustuva painotus siitä, että asiakirjoja ovat vain ne, joilla on primaari- tai sekundaariarvoa, ja jotka muodostuvat organisaation toiminnassa.

Hän toteaa itsekin, että: ”Asiakirjoja säilytetään, koska niiden avulla voidaan seurata viranomaisten toimintaa, turvata valtion ja yksityisten kansalaisten oikeusturva, sekä tutkimustarkoituksiin.”¹⁵⁰ Asiakirjan määritelmässä käytetään siis vahvaa tulkintaa, jolloin niillä on todistusvoimaa eli evidenssiä. Tähän tulkintaan eivät kuulu henkilökohtaiset muistiot tai viestit. Artikkelissa kuitenkin todetaan, että sähköpostiviestit voivat olla lyhytaikaisesti tai

146 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 2–6.

147 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 7.

148 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 7.

149 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 7.

150 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 2.

pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Tällöin ensimmäisenä mainitut omaisivat primaariarvoa ja toisena mainitut myös sekundaariarvoa. Merkityksellistä on kuitenkin se, että sähköpostin vahvan tulkinnan mukainen asiakirjallisuus on hyväksytty asia eikä sitä kiistetä.

Ongelmana ei siis ole se, etteikö sähköposti voisi olla asiakirja, vaan sellaisten sähköpostien tunnistaminen, jotka ovat asiakirjoja sekä niiden talteen ottaminen. Sähköpostien asiakirjallisuuden tunnistamista vaikeuttaa artikkelin mukaan se, että sähköpostiohjelmat eivät omaa asiakirjahallinnollisia välineitä, joilla aineistoa voisi erotella toisistaan. Tämän lisäksi suurena ongelmana on se, että Yhdysvaltojen liittovaltion työntekijöillä ei usein ole tietämystä heille kuuluvasta asiakirjahallintoon liittyvästä vastuusta. Osa ei välttämättä edes tiedä, että heidän kirjoittamansa sähköpostiviestit voisivat olla asiakirjoja. Ongelmia aiheuttaa myös se, että sähköpostin käyttäjät saatavat usein kirjoittaa yksityisasioistaan samassa viestissä, jossa he käsittelevät esimerkiksi julkisen päätöksenteon valmistelua. Useilla liittovaltion viranomaisilla ei Conradin mukaan ole myöskään käsittely- ja hävitysohjeita sähköpostiviesteille. Edellä mainittujen ongelmien lisäksi sähköpostien asiakirjallisuuden tunnistamista hankaloittaa se, että niiden määrä on valtava ja samalla myös sähköpostijärjestelmien määrä on lisääntymässä.

Tämä tekee yksittäisten sähköpostiviestin asiakirjallisuuden tarkastelusta mahdotonta, jonka vuoksi Conradin mukaan pitäisi tehdä suurempia linjauksia siitä, millaisia sähköpostiasiakirjoja organisaatioissa syntyy, ja mitkä niistä säilytetään pysyvästi.¹⁵¹

Sähköpostiviestien talteenotossa ongelmia tuottaa muun muassa se, että sähköpostijärjestelmät eivät itsessään ole tarkoitettu viestien pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Tämä johtaa taas siihen, että ellei sähköpostiviestejä oteta talteen sähköpostijärjestelmästä, ovat ne vaarassa hävitä, mikäli niitä sisältävä palvelin esimerkiksi ylikuormittuu. Conradin mukaan erityisesti sähköisten asiakirjojen talteenotossa on keskeistä, että niiden sisältö, konteksti ja rakenne säilyvät.¹⁵² Tämä on kuitenkin ongelmallista sähköpostien kannalta, ja Conrad antaakin asiasta seuraavanlaisia esimerkkejä.

”Osa minun [sähköposti]viesteistäni tulee osoitteella ’C4L’. Kuka tietää vuosikymmenten päästä, kuka C4L oli? Siksi olisi saatava talteen vastaanottajien ja lähettäjien koko nimet ja

151 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 7–8.

152 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 7–9.

virkanimikkeet.-- --Voi myös olla tärkeää, milloin viesti todella luettiin. Tätä tietoa ei kuitenkaan tavallisesti tallenneta viestin mukana.-- --Fyysinen talletustapa ei yleensä vastaa sitä, mitä käyttäjä näkee. Yleensä ne [sähköpostiviestit] on tallennettu kirjoitus- tai saapumisjärjestyksessä. Paljon kontekstuaalista informaatiota voi sisältyä siihen, miten viestit on järjestetty.-- --Yksi ongelma on, että viestin osat ovat erottamattomasti sekoittuneet järjestelmään.”¹⁵³

Conrad siis näkee useita erilaisia uhkia sähköpostin sisällön, kontekstin ja rakenteen talteenottoon liittyen. Kontekstiin liittyviä uhkia ovat muun muassa täydellisten lähettäjä- ja vastaanottajatietojen puuttuminen, koska pelkillä epämääräisillä sähköpostiosoitteilla ei voi päätellä ketkä kyseistä asiaa ovat käsitelleet. Lisäksi sähköpostin lukuhetkellä voisi olla Conradin mukaan myös oikeudellista merkitystä esimerkiksi henkilöstön irtisanomistilanteissa.

Kontekstia uhkaa myös se, että sähköpostien tallentaminen analogiseen muotoon, kuten paperille, vaarantaa viestien yhteyden toisiin viesteihin ja hajottaa niiden keskeisen järjestyksen. Rakenteeseen liittyvänä uhkana mainitaan sähköpostiviestien eteenpäin välittäminen ja niihin vastaaminen, mikäli vastausviestissä välittyy oman vastauksen lisäksi aiempi viesti. Jälkikäteen voi olla hankala tulkita, mistä vanha viesti alkaa ja mihin uusi loppuu.

Rakennetta ja sisältöä uhkaavat myös sähköpostien siirtäminen toisiin sähköpostijärjestelmiin, kun ohjelmistot ja laitteistot uusitaan. Mikäli siirtoa ei pystytä tekemään onnistuneesti, on vaarana, että sähköpostiviestin sisältö häviää kokonaan tai että sen rakenne menee sekaisin.

Sisällön uhkana on myös se, että sähköpostien lukutiedot sekä niiden liitteinä lähetetyt ääni- ja kuvatiedostot eivät välttämättä ole tarkasteltavissa kuin alkuperäisellä ohjelmistolla. Huono talteenottopolitiikka johtaa Conradin mukaan myös vaikeuksiin tutkijapalvelussa.¹⁵⁴

Ongelmien lisäksi artikkelissa esitellään myös Yhdysvalloissa meneillään olleita ratkaisuyrityksiä, joilla pyrittiin selkeyttämään sähköpostien asiakirjallisuuden tunnistamista ja parantamaan niiden talteenottoa. Asiakirjallisuuden tunnistamisen helpottamiseksi NARA oli julkaissut ja jakanut liittovaltion hallinnolle ohjeen sähköpostiviestien käsittelystä. Ohjeessa täsmennettiin sitä, millaisia tietoja sähköpostiviesteistä tulisi löytyä, jotta ne tulkittaisiin asiakirjoiksi ja otettaisiin talteen. Tämän lisäksi myös viranomaisen omaa vastuuta

153 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 8–9.

154 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 8–9.

sähköpostien talteenotossa selvennettiin. NARA oli ollut artikkelin mukaan myös tiiviisti yhteistyössä eri viranomaisten kanssa sähköpostien optimaalisen talteenoton löytämiseksi.

Joissain virastoissa oli kehitetty sähköisiä tietojärjestelmiä talteenoton parantamiseksi, ja osassa sähköpostiviestejä oli tulostettu paperille niin, että niihin oli lisätty puuttuvia kontekstitietoja ja tämän jälkeen arkistoitu fyysisten asiakirjojen joukkoon. Näiden lisäksi Conrad kertoo, että muun muassa Center for Electronic Records oli kehittämässä sähköposteille metatietostandardeja, joiden avulla niiden sisältö, konteksti ja rakenne saataisiin talteen tietojärjestelmistä ja siirroista riippumatta. Myös erilaisia hakukeinoja oli pyritty kehittämään, jotta sähköpostiasiakirjojen saatavuus ja käytettävyys olisi pysyvän säilytyksen aikana varmistettu.¹⁵⁵ Loppuun vielä todetaan, että: ”On aika toimia. Jos emme tee mitään, haasteet eivät katoa, mutta tärkeät asiakirjat kyllä.”¹⁵⁶

Edellä esitelty artikkeli ja sen näkemys sähköpostin asiakirjallisuudesta osoittaa, että keskustelu sähköpostin asiakirjaluonteesta oli Yhdysvaloissa jo melko pitkällä 1990-luvun puolivälissä.

Olihan artikkelin mukaan NARA:lla jo ensimmäinen sähköpostien käsittely- ja arkistointiohjekin tehtynä, ja talteenottoa helpottavia metatietojakin jo pohdittiin. Selkeää ratkaisua ei tosin ollut vielä siihen, voitaisiinko sähköposteja ottaa talteen ja säilyttää tietojärjestelmissä sähköisesti. Selkeimmäksi talteenottotavaksi ja samalla arkistointitavaksi esitettiin paperille tulostamista. Tästä huolimatta keskustelu vaikutti olevan pidemmällä Yhdysvalloissa kuin Suomessa. Syy siihen, minkä vuoksi Yhdysvalloissa oltiin jo näin pitkällä sähköpostin asiakirjallisuuden määrittelyssä, juontaa juurensa varmastikin IranContra -skandaaliin, joka laukaisi sarjan tuomioistuinkäsittelyjä, joissa kyseistä asiaa puitiin.

Ennen vuotta 1993 sähköpostia ei itseasiassa pidetty Yhdysvalloissa, ainakaan liittovaltion ja lainsäädännön tasolla, lähtökohtaisesti asiakirjana. Sähköposti miellettiin enemminkin viestintävälineeksi, joka korvasi muun muassa puhelinkeskustelut tai suulliset keskustelut. Oli kuitenkin mahdollista, että sähköpostiviestit muodostaisivat asiakirjoja. Näitä tapauksia pidettiin harvoina, ja silloinkin, kun asiakirjamateriaalia syntyi, itse sähköpostia ei säilytetty asiakirjana tai sitä ei tarvinnut säilöä pysyvästi. Muun muassa Yhdysvaltojen National Security

155 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 10–11.

156 Mark Conrad, Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle. Arkistoviesti 4/1996, 11.

Councililla¹⁵⁷ ohjeena oli, että jos sähköpostikeskusteluissa syntyisi asiakirjamateriaalia, se pitäisi joko kopioida paperille tai muistioon, tai sähköpostiviesti pitäisi tulostaa. Tällöin sähköpostin fyysisestä kopiosta tuli virallinen asiakirja.¹⁵⁸

Käsitys sähköpostista asiakirjana muuttui kuitenkin radikaalisti liittovaltiotasolla vuonna 1993.

Muutos oli seurausta vuonna 1989 alkaneesta oikeudenkäyntien sarjasta, jossa yksityiset tahot tekivät oikeuskanteen siitä, että the Executive Office of the Presidentin¹⁵⁹ ja NSC:n sähköisissä viestintäjärjestelmissä olevat asiakirjat ja niiden varakopiot olivat Federal Records Act:n¹⁶⁰ mukaisia liittovaltion asiakirjoja eli julkisia asiakirjoja, eikä niitä näin ollen saanut hävittää.

Tyypillisenä käytäntönä oli tätä ennen ollut, että uuden presidentit astuttua virkaan, edeltäneen presidentin sähköpostien varakopiot poistettiin sähköpostijärjestelmästä. Näin tehtiin siksi, että ne eivät olleet asiakirjoja itsessään, ja että ne harvat sähköpostit, jotka oli luokiteltu asiakirjoiksi, oli kuitenkin kopioitu jo paperille. Vuoden 1989 alussa presidentti Ronald Reagan oli luovuttamassa presidenttiyttä George Bushille. Yksityisten tahojen lisäksi National Security Archive -kansalaisoikeusjärjestö teki Freedom of Information Act:n¹⁶¹ nojalla pyynnön saada itselleen Ronald Reaganin presidentin kanslian ja NSC:n sähköpostijärjestelmään tallennetut materiaalit.¹⁶²

Syy siihen, miksi oikeuskanteet EOP:iä ja NSC:ia kohtaan nostettiin juuri Ronald Reaganin presidenttikauden päättyessä, löytyvät vuonna 1986 esiin tulleesta Iran-Contra -skandaalista.

Kyseisessä skandaalissa Yhdysvaltojen liittovaltion hallinto jäi kiinni siitä, että se oli myynyt aseita Iraniin, jotta Iranin hallinto olisi painostanut shiialaista Hizbollah-järjestöä vapauttamaan yhdysvaltalaisia panttivankeja Libanonissa. Asekaupoista saamillaan varoilla Yhdysvallat

157 National Security Council on Yhdysvaltojen presidentin ulko- ja turvallisuuspolitiikan neuvonantajaelin. Sen virallinen lyhenne on NSC.

158 David A. Wallace, Electronic Records Management Defined by Court Case and Policy. Information Management Journal Vol. 35 Issue 1, January 2001. EBSCOhost-tietokanta.

http://web.b.ebscohost.com.ezproxy.uef.fi:2048/ehost/detail/detail?vid=5&sid=3dc65b8c-3646-40ca-abde5240bb9b68fd%40sessionmgr103&bdata=JnNpdGU9ZWhvc3QtbGl2ZQ%3d%3d#AN=4395814&db=aph 9.4.2019.

159 The Executive Office of the President on Yhdysvaltojen presidentin kanslia. Sen virallinen lyhenne on EOP.

160 Federal Records Act on Yhdysvaltojen liittovaltiotasoinen laki, jossa säännellään liittovaltion hallinnon asiakirjoista ja asiakirjahallinnosta. Sen virallinen lyhenne on FRA.

161 Freedom of Information Act on Yhdysvaltojen liittovaltiotasoinen laki, jossa säännellään liittovaltion hallinnon asiakirjojen julkisuudesta ja saatavuudesta. Sen virallinen lyhenne on FOIA.

162 Donald S. Skupsky, Establishing retention periods for electronic records. Records Management Quarterly Vol. 27 Issue 2, April 1993. EBSCOhost-tietokanta.

http://web.a.ebscohost.com.ezproxy.uef.fi:2048/ehost/detail/detail?vid=8&sid=0a28a0cc-3c70-4cd3-a1414f9212444a5a%40sessionmgr4010&hid=4201&bdata=JnNpdGU9ZWhvc3QtbGl2ZQ%3d%3d#AN=95020 32032&db= aph 9.4.2019.

rahoitti Nicaraguassa vastavallankumouksellisia sissejä, contria, joiden tarkoituksena oli kaataa maahan äänestetty vasemmistohallitus. Asekaupan ja siitä saatujen varojen ohjauksen viestintävälineenä käytettiin nimenomaan sähköpostia, joiden poistamisesta hallinto lopulta jäi kiinni, ja joita käytettiin asian tutkimisessa todistusaineistona. Nämä sähköpostiviestit olivat kuitenkin vaarassa tuhoutua Reaganin presidenttikauden päätyttyä, koska niitä ei luokiteltu julkisiksi, saati ollenkaan asiakirjoiksi.¹⁶³

Tämä EOP:n ja NSC:n sähköpostien asiakirjallisuutta koskeva oikeudenkäynti Armstrong v.

the Executive Office of the President huipentui vuonna 1993, kun The District of Columbia District Court -tuomioistuin teki asiasta ratkaisun. Se totesi päätöksessään, että: ” --the electronic mail records were, in fact, federal records under the Federal Records Act.”¹⁶⁴ Tämän päätöksen nojalla Yhdysvalloissa tunnustettiin, että presidentin kanslian ja kansallisen turvallisuus neuvoston sähköpostit olivat lähtökohtaisesti liittovaltion asiakirjoja, koska ne oli laadittu liittovaltion asioiden hoitoa varten. Tämä tulkinta tultiin ottamaan käyttöön myös muissa liittovaltion virastoissa. Tuomioistuin totesi myös, että: ”--electronic mail records could not be preserved simply by printing out the text that appeared on the screen.”¹⁶⁵ Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että aikaisempaa käytäntöä, jossa asiakirjaksi luokiteltu sähköpostiviesti tulostettiin paperille, ei enää voinut käyttää. Tuomioistuimen mukaan sähköposti oli siis digitaalisessa muodossaan asiakirja, ja sen paperiversiota ei voitu katsoa asiakirjaksi.

Perusteluna tähän päätökseen oli, että sähköpostin paperiversio ei tuonut esille siihen liittyviä kontekstitietoja, jotka olivat tärkeitä sähköpostin kannalta. Näitä tietoja olivat muun muassa lähetys- ja vastaanottoaika, vastaanottajat ja viestienvälinen yhteys.¹⁶⁶

163 David A. Wallace, Electronic Records Management Defined by Court Case and Policy. Information Management Journal Vol. 35 Issue 1, January 2001. EBSCOhost-tietokanta.

http://web.b.ebscohost.com.ezproxy.uef.fi:2048/ehost/detail/detail?vid=5&sid=3dc65b8c-3646-40ca-abde5240bb9b68fd%40sessionmgr103&bdata=JnNpdGU9ZWhvc3QtbGl2ZQ%3d%3d#AN=4395814&db=aph 9.4.2019.

164 Donald S. Skupsky, Establishing retention periods for electronic records. Records Management Quarterly Vol. 27 Issue 2, April 1993, Luku 1 Kappale 4. EBSCOhost-tietokanta.

165 Donald S. Skupsky, Establishing retention periods for electronic records. Records Management Quarterly Vol. 27 Issue 2, April 1993, Luku 3 Kappale 3. EBSCOhost-tietokanta.

166 Donalds S. Skupsky, The law of electronic mail—the impact of the White House case on you! Records Management Quarterly Vol. 28 Issue 1, January 1994. EBSCOhost-tietokanta.

Edellä mainittu tuomioistuimen päätös ei kuitenkaan sovi yhteen sen kanssa, mitä Mark Conradin esitelmästä kerrottiin Arkistoviestissä vuonna 1996. Artikkelin mukaanhan sähköpostien arkistointi- ja talteenottotapana käytettiin paperille tulostamista niin, että kontekstitiedot säilytettiin. Tämä ei kuitenkaan ollut vuoden 1993 The District of Columbia District Courtin päätöksen mukaan oikea tapa sähköpostiviestien talteenotossa. Conrad on tästä huolimatta omalta kannaltaan oikeassa, ja artikkelissa mainitulla sähköpostiohjeella hän mitä ilmeisemmin viittaakin NARA:n vuonna 1995 tekemään GRS 20 -asiakirjahallinnon ohjeeseen,¹⁶⁷ johon lisättiin osio sähköpostista. NARA:n ja joidenkin asiakirjahallinnan ammattilaisten mielestä vuonna 1993 tehty tuomioistuinpäätös antoi sähköpostille liian absoluuttisen aseman asiakirjana, jonka vuoksi kaikki liittovaltion hallinnon sähköpostiviestit piti lähtökohtaisesti säilyttää ja vieläpä sähköisesti digitaalisessa muodossa. Vuonna 1995 tekemässään ohjeessa NARA määritteleekin, että sähköpostiviestit, jotka täyttivät liittovaltion asiakirjan kriteerit, tuli ottaa talteen joko asianhallintajärjestelmään, paperimuotoon tai mikromuotoon, jonka jälkeen sähköpostiviesti itse tuli poistaa. Viestin mukana piti kuitenkin ottaa talteen myös siihen liittyvät kontekstitiedot ennen sen poistamista. Tämän lisäksi sähköpostiasiakirjaa ei lähtökohtaisesti saanut säilyttää sähköpostijärjestelmässä, ellei järjestelmä täyttänyt tarkkoja kriteerejä.¹⁶⁸

NARA:n ohje joutui kuitenkin oikeuskäsittelyn eteen, kun Public Citizen niminen kuluttajan- ja kansalaisoikeusjärjestö haastoi NARA:n johtajan Johan Carlinin oikeuteen GRS 20:n väitetyn epäjohdonmukaisuuden vuoksi.¹⁶⁹ The District of Columbia District Court päätti asian Public Citizenin hyväksi vuonna 1998. Päätös siis käytännössä kumosi GRS 20:n antaman luvan poistaa asiakirjoiksi luokiteltujen sähköpostiviestien sähköisen alkuperäisversion, toteamalla että paperinen tai muu versio sähköpostista hävittäisi sen hallinnollista, oikeudellista ja tutkimusarvoa. Tämä päätös ei kuitenkaan ollut pitkäkestoinen, sillä liittovaltion hallinto valitti asiasta District of Columbia Court of Appeals -tuomioistuimeen. Valitus meni läpi ja

167 General Record Schedules.

168 Catherine E. Pasterczyk, Federal e-mail management: A records manager’s view of Armstrong v. Executive Office of the President and its aftermath. Records Management Quarterly Vol. 32 Issue 2, April 1998.

EBSCOhost-tietokanta.

http://web.a.ebscohost.com.ezproxy.uef.fi:2048/ehost/detail/detail?vid=5&sid=5089287f-2c41-4c12-b7a34093e9c503d3%40sessionmgr4009&hid=4201&bdata=JnNpdGU9ZWhvc3QtbGl2ZQ%3d%3d#AN=7474 23&db=aph 9.4.2019.

169 Nancy Enneking, Managing e-mail: Working toward an effective solution. Records Management Quarterly Vol. 32 Issue 3, July 1998. EBSCOhost-tietokanta.

http://web.a.ebscohost.com.ezproxy.uef.fi:2048/ehost/detail/detail?vid=12&sid=2d51f83a-1e24-40b6-85b8-b55020037a6f%40sdc-v-sessmgr03&bdata=JnNpdGU9ZWhvc3QtbGl2ZQ%3d%3d#AN=1324914&db=aph 9.4.2019.

District Court:n päätös hylättiin vuonna 2000, jolloin NARA:n GRS 20 tuli jälleen keskeisimmäksi ohjeeksi sähköpostien talteenotossa ja säilyttämisessä. Tämän lisäksi U.S.

Supreme Court -tuomioistuin vahvisti Court of Appealsin päätöksen. Tämän oikeudenkäynnin tuloksena sähköpostin asema asiakirjana vahvistui Yhdysvalloissa.¹⁷⁰

In document "Muista kuitenkin, että sähköpostiviestit ovat samalla tavalla arkistoitavaa aineistoa, kuin muutkin kirjeet!" Keskustelu sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Kansallisarkiston ja Liikearkistoyhdistyksen lehdissä vuosina 1980-2018 (sivua 43-51)