Määräykset ja sähköisen asioinnin yleistyminen aloittavat keskustelun

Failin numero 1/1999 on nimeltään Sähköposti ja asiakirjahallinto, ja kyseinen numero sisältääkin kolme sähköpostia käsittelevää kirjoitusta. Kyseinen numero on tämän vuoksi tutkimuksen kannalta keskeinen, sillä ensimmäistä kertaa Liikearkistoyhdistyksen lehdessä sähköposti pääsee kirjoituksen pääaiheeksi. Tämän lisäksi vielä kaikissa kolmessa kirjoituksessa käsitellään sähköpostia viestintä- ja tiedonsiirtovälineenä olemisen lisäksi asiakirjana. Kyseisen numeron ensimmäinen sähköpostia käsittelevä kirjoitus on lehden sen aikaisen päätoimittaja Kimmo Kontion pääkirjoitus Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein (1999).²⁶⁵ Kirjoituksen alussa kerrotaan, että tietoverkkopalvelut ovat vielä jossain suhteessa epävarmoja, ja osasyyksi todetaan tietoverkkoyhteyksien katkeamisongelmat. Kontion mukaan juuri sähköpostin kanssa esiintyy teknisiä vikoja, ja yleensä silloin kun sähköpostia eniten tarvitsee. Tästä huolimatta kirjoituksessa todetaan, että kehitystä ei voi eikä ole syytä pysäyttää, sillä sähköposti on Kontion mukaan yksi informaatioteknologian tärkeimmistä työvälineistä arkistoammattilaisille.²⁶⁶ Tämän lisäksi todetaan, että: ”Sähköpostitse ja niiden liitteinä siirtyy yhä suurempi osa asiakirjamuotoisesta tiedosta. Asiointi viranomaisten ja yritysten välillä on voimakkaasti sähköistymässä.”²⁶⁷

Yllä mainitusta lauseesta selviää, että kyseisessä artikkelissa sähköpostia käsitellään tiedonsiirtovälineenä olemisen lisäksi asiakirjana, sillä sähköpostiviestit voivat sen mukaan

262 Ted Caroll, Asiakirjojen hallinta internetissä. Faili 1/1996, 13.

263 Katriina Avonius, Asianhallintaa Tampereella. Faili 4/1996, 21–22.

264 Katriina Avonius, Asianhallintaa Tampereella. Faili 4/1996, 21.

265 Kimmo Kontio, Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein. Faili 1/1999, 1.

266 Kimmo Kontio, Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein. Faili 1/1999, 1.

267 Kimmo Kontio, Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein. Faili 1/1999, 1.

sisältää asiakirjamuotoista tietoa ja olla täten asiakirjoja. Asiakirja-termillä viitataan ilmeisesti sen vahvaan tulkintaan, koska sähköisen viestinnän kohdalla mainitaan viranomaiset eli julkiset toimijat sekä yritykset. Täten voi olettaa, että ollakseen asiakirjoja sähköpostien pitäisi liittyä näiden tahojen toimintaan. Asiaa ei kuitenkaan täsmennetä tarkemmin.²⁶⁸ Sähköpostiviestien asiakirjallisuus vahvistuu kirjoituksessa vielä toisen kerran. ”Vaikka verkkotekniikka antaa aivan uusia mahdollisuuksia standardoida asiakirjamuotoista viestintää, osa sähköpostiasiakirjoista tuotetaan tulevaisuudessakin spontaanisti ja vapaamuotoisesti.

Nämäkin asiakirjat on hallinnoitava varmasti, kuten paperimuotoiset asiakirjat.”²⁶⁹ Standardoidulla asiakirjamuotoisella viestinnällä tarkoitetaan ennalta tehtyjen sähköisten lomakepohjien täyttämistä ja lähettämistä viranomaisille tai yrityksille esimerkiksi sähköpostilla. Tällaisessa viestinnässä sähköpostilla olisi vain tiedonsiirtovälineen rooli, mutta Kontio uskoo, että jatkossakin osa sähköpostiviesteistä tulee sisältämään asiakirjallista tietoa.²⁷⁰

Sähköpostiviestien talteenotosta asiakirjoina todetaan, että se tulee tuottamaan enemmän ongelmia kuin telefaksilla tuotetut asiakirjat 1980-luvulla. Sähköpostiasiakirjojen talteenottoa ja arkistointia paperitulosteena ei suositella, koska Kontio uskoo tämän työllistävän arkistoammattilaisia liikaa ja samalla vähentävän työn tuottavuutta. Tästä huolimatta muita vaihtoehtoja sähköpostiviestien talteenotolle ei esitetä.²⁷¹ Kirjoituksessa todetaan vielä, että:

”Arkistoammattilaisen tietotaitoa on ymmärtää ja vastata sähköpostitse välitettyjen asiakirjojen oikeasta ulkoisesta muodosta, turvallisesta siirrosta ja säilytyksestä. Näitä asioita voimme edesauttaa jo nyt, kun käytämme sähköpostia oikein ja tehokkaasti.”²⁷² Kontion kirjoituksen perusteella sähköpostiviestit ja niiden liitteet voivat olla asiakirjoja, joiden olemukseen ja talteenottoon arkistoammattilaisten tulisi panostaa. Talteenoton ja säilytyksen todetaan olevan haastavaa, mutta niiden helpottamiseksi ei esitetä konkreettisia toimia.

Toinen Failin numeron 1/1999 sähköpostia koskevista kirjoituksista käsittelee Imatran Voima Oy:n sähköpostiohjetta. Artikkelin on kirjoittanut Kirsi Karhu ja sen nimi on Sähköpostietiketti (1999),²⁷³ josta voi jo päätellä sen, että kirjoituksen keskiössä ei ole sähköpostin asiakirjallisuus, vaan sähköpostin kirjoittamiseen ja vastaanottamiseen liittyvät käytännöt.

268 Kimmo Kontio, Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein. Faili 1/1999, 1.

269 Kimmo Kontio, Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein. Faili 1/1999, 1.

270 Kimmo Kontio, Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein. Faili 1/1999, 1.

271 Kimmo Kontio, Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein. Faili 1/1999, 1.

272 Kimmo Kontio, Käsittele ja säilytä sähköpostit oikein. Faili 1/1999, 1.

273 Kirsi Karhu, Sähköpostietiketti. Faili 1/1999, 2–4.

Sähköpostin hyödyllisyydestä todetaan, että se on kustannuksiltaan edullinen sekä kätevä tapa yhteyksien hoitamiseen, ja sen kerrotaan olevan laajasti käytössä erilaisissa organisaatioissa tärkeänä työvälineenä. Muiksi sähköpostin eduiksi katsotaan, että sitä käyttämällä sekä lähettäjälle että vastaanottajalle jää todiste käydystä keskustelusta, jota voi tarkastella asiakasohjelmilla, jonka lisäksi sähköposti on ajasta ja paikasta riippumaton sekä nopea viestintäväline. Sähköpostiviestit ovat siis tärkeitä niiden todistusvoiman vuoksi. Ongelmia tuottaa puolestaan sähköpostiviestien huonot otsikoinnit ja tekstit sekä niiden suuri määrä, joka tukkii sähköpostipalvelimilla olevat postilaatikot eli tallennustilan. Nämä ovatkin keskeisiä syitä siihen, miksi Imatran Voima Oy on tehnyt sähköpostiohjeen.²⁷⁴

Imatran Voima Oy:n sähköpostiohjeessa on myös sähköpostin asiakirjallisuutta ja talteenottoa koskevia kohtia. Sähköpostin lähettämisohjeessa todetaan, että itse sähköpostiviestin tulisi olla lyhyt, ja muistiot tai pidemmät tekstit tulisi tehdä esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmilla ja lähettää sähköpostin liitetiedostoina. Tämä helpottaa artikkelin mukaan niiden käsittelyä ja arkistointia. Ohjeessa kehotetaan myös poistamaan sähköpostiohjelman lähetetyt viestit -kansiosta tarpeettomat viestit päivittäin.²⁷⁵ Tätä seuraa kuitenkin seuraava huomautus. ”Muista kuitenkin, että sähköpostiviestit ovat samalla tavalla arkistoitavaa aineistoa, kuin muutkin kirjeet!”²⁷⁶ Edellä mainittu lause paljastaa sen, että myös sähköpostiviestit voivat olla paperikirjeiden tavoin arkistoitavaa materiaalia ja täten asiakirjoja. Tässäkään artikkelissa ei suoraan sanota, missä tapauksessa sähköpostiviesti täyttäisi asiakirjan kriteerit, mutta koska kyseessä on valtion yhtiön sähköpostiohje, voidaan olettaa, että ollakseen asiakirjoja sähköpostien pitäisi liittyä organisaation toimintaan tai tehtävien hoitoon. Täten sähköpostiviestit olisivat asiakirja-termin vahvan tulkinnan mukaisia asiakirjoja, vaikka itse asiakirja-termiä ei kirjoituksessa käytetäkään.

Sähköpostiviestien talteenotosta asiakirjoina todetaan ohjeen vastaanotto-osiossa seuraavaa.

”Jos saamasi viesti on tärkeä ja vaatii pidempää säilytystä, muista arkistoida se kuten muukin arkistoitava aineisto.”²⁷⁷ Artikkelissa olevassa ohjeessa pyritään selvästikin kiinnittämään sähköpostin käyttäjän huomiota siihen, että sekä lähetetyt että vastaanotetut sähköpostiviestit voivat olla arkistoitavaa aineistoa, jolloin ne tulee arkistoida muiden asiakirjojen tavoin.

274 Kirsi Karhu, Sähköpostietiketti. Faili 1/1999, 2.

275 Kirsi Karhu, Sähköpostietiketti. Faili 1/1999, 2–3.

276 Kirsi Karhu, Sähköpostietiketti. Faili 1/1999, 3.

277 Kirsi Karhu, Sähköpostietiketti. Faili 1/1999, 4.

Arkistointitavat löytyvät oletettavasti organisaatioiden arkistonmuodostussuunnitelmista tai vastaavista arkistointiohjeista, mutta artikkelissa ei oteta tarkemmin kantaa siihen missä muodossa sähköpostiasiakirjat tulisi ottaa talteen ja säilyttää.

Kolmannen Failin numeron 1/1999 sähköpostia käsittelevän kirjoituksen Sähköpostin normistoa (1999)²⁷⁸ on kirjoittanut Carl-Magnus Roos, ja se koskee sähköpostin käsittelystä, kirjaamisesta ja arkistoinnista annettuja määräyksiä ja ohjeita. Kirjoituksessa todetaankin, että sähköpostin uutuudesta huolimatta eri tahot ovat jo tehneet siihen liittyviä ohjeita, jonka vuoksi organisaatioilla ei ole tarvetta kehittää omia sähköpostiohjeita tyhjästä. Kirjoituksessa mainitaan ensimmäisenä tässäkin tutkimuksessa esitelty arkistolaitoksen vuonna 1997 antama määräys ja ohje Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Kyseistä ohjetta avataan kirjoituksessa sen verran, että sähköpostiin liittyvien asiakirjojen talteenotossa keskeistä kerrotaan olevan niiden kontekstitietojen säilyttäminen, jonka lisäksi pysyvän säilytyksen riskittömin muoto olisi paperi- tai mikrofilmituloste. Kirjoituksessa ei oteta kantaa siihen, onko sähköpostiviesti itsessään asiakirja, vaan asia jää tulkinnanvaraiseksi. Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän eli VAHTI:n kerrotaan myös antaneen oman ohjeen Sähköpostin ja lokitietojen käsittelystä vuonna 1997, mutta sen sisältöä Roos ei avaa sen enempää.²⁷⁹

Sähköposti oli siis keskeisenä aiheena koko Failin numerossa 1/1999. Kaikissa kolmessa kirjoituksessa käsiteltiin jollain tasolla myös sähköpostin asiakirjallisuutta, mikä oli ensimmäinen kerta Liikearkistoyhdistyksen lehdissä. Yhteistä näille kirjoituksille oli se, että sähköpostin asiakirjallisuus todettiin, mutta tilanteita, joissa sähköpostiviesti olisi asiakirja ei määritelty suoraan. Talteenoton tärkeyttä painotettiin myös, mutta käytännön ohjeita tälle ei annettu lukuun ottamatta Roosin artikkelia, joka nojasi arkistolaitoksen vuoden 1997 määräyksen ja ohjeeseen, joka puolestaan ei suoraan viittaa sähköpostiviesteihin asiakirjoina, vaan sähköpostiin liittyviin asiakirjoihin. Kirjoitusten perusteella vaikuttaa siltä, että sähköpostista kirjoittamisen taustalla vaikutti ensinnäkin se, että sen käyttö oli yleistynyt internetin myötä, ja sitä oltiin alettu käyttää julkisten ja yksityisten organisaatioiden sisäiseen ja ulkoiseen viestintään sekä tiedonsiirtoon, jonka kautta myös sähköpostiviestit olivat tulleet osaksi organisaatioiden toimintaa ja näin ollen arkistoitaviksi asiakirjoiksi. Toinen keskeinen

278 Carl-Magnus Roos, Sähköpostin normistoa. Faili 1/1999, 5.

279 Carl-Magnus Roos, Sähköpostin normistoa. Faili 1/1999, 5.

taustavaikutin oli varmastikin arkistolaitoksen ja esimerkiksi VAHTI:n antamat ohjeet ja suositukset sähköpostista, joiden avulla sähköpostiohjeita kehotettiin laatimaan.

Keskustelu sähköpostista ei suinkaan loppunut edellä mainittuun numeroon, sillä se pääsi jälleen Carl-Magnus Roosin artikkelin pääaiheeksi jo seuraavassa Failin numerossa 2/1999.

Tämän lisäksi sähköposti mainitaan myös saman lehden toisessa artikkelissa Syökö tietovallankumous lapsensa? (1999),²⁸⁰ jossa Gustav Danielsson pohtii informaatioteknologian tallennusvälineiden, kuten optisten levyjen ja magneettinauhojen, kestävyyttä New Yorker -lehdessä olleen kirjoituksen perusteella. Kirjoituksen yhteydessä mainitaankin, että: ”Ainakin Yhdysvalloissa elektroninen posti luo yhtä paljon ongelmia kuin mitä ratkaisee.”²⁸¹ Tällä Danielsson viittaa mahdollisesti Yhdysvalloissa 1990-luvulla käytyyn oikeudenkäyntien sarjaan, jolla sähköpostin asiakirjallisuus ratkaistiin Yhdysvaltojen liittovaltion hallinnon tasolla. Kyseistä aihetta käsiteltiin tämän tutkimuksen edellisessä pääluvussa, joten siihen ei palata enää tässä vaiheessa tämän enempää.

Carl-Magnus Roosin artikkelissa Käytännöllinen ja turvallinen sähköposti (1999)²⁸² sähköpostia puidaan Danielssonin artikkelia enemmän, sillä onhan se kirjoituksen pääaihe.

Kyseisessä artikkelissa pääpainona ei kuitenkaan ole sähköpostin asiakirjallisuus, vaan sähköpostiviestintään liittyvä yksityisyyden suoja ja tietoturva, jota voidaan parantaa muun muassa sähköisillä allekirjoitusmenetelmillä. Sähköpostista todetaan myös, että se on internetin ohella tullut tärkeäksi viestintävälineeksi jokapäiväisessä työssä, jota kautta yhä suurempi osa asioista ja tehtävistä hoidetaan. Sähköpostia käsitelläänkin artikkelissa pääasiassa viestintävälineenä. Tästä huolimatta joitain sähköpostin asiakirjahallintaan liittyviä asioita otetaan myös esille.²⁸³ Sähköpostin luonteesta todetaan muun muassa seuraavaa.

”Vaikka sähköposti on luonteltaan yksityinen, tarve sen erityiseen turvaamiseen on usein pieni.

Mutta paljon poikkeuksia toki on. Sähköpostiviesti voi liittyä yrityksen toimintaan, jossa teollisuusvakoilun mahdollisuus on aina otettava huomioon. Viesti voi suoranaisesti liittyä taloudellisesti arvoltaan merkittävään toimenpiteeseen tai se saattaa sisältää yksityisyyden suojan kannalta salassa pidettäviä tietoja.”²⁸⁴

280 Gustav Danielsson, Syökö tietovallankumous lapsensa? Faili 2/1999, 9–12.

281 Gustav Danielsson, Syökö tietovallankumous lapsensa? Faili 2/1999, 11.

282 Carl-Magnus Roos, Käytännöllinen ja turvallinen sähköposti. Faili 2/1999, 14–17.

283 Carl-Magnus Roos, Käytännöllinen ja turvallinen sähköposti. Faili 2/1999, 14–17.

284 Carl-Magnus Roos, Käytännöllinen ja turvallinen sähköposti. Faili 2/1999, 14.

Sähköpostin tietoturvan ja yksityisyyden suojan ongelmien ratkaisuiksi Roos ehdottaa virallisten sähköpostien lähettämistä aina yksityisten ja julkisten organisaatioiden virallisiin sähköpostiosoitteisiin, kuten kirjaamoihin, ja yksityisten viestien lähettämistä eri tahojen henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin.²⁸⁵ Artikkelissa puhutaan myös sähköpostien liitetiedostoista. Tässä kohtaa Roos viittaa myös arkistolaitoksen vuonna 1997 antamaan sähköpostimääräykseen ja -ohjeeseen, jossa annetaan ohjeita sähköpostin tai ainakin sähköpostin liitetiedostojen kirjaamisesta, arkistoinnista ja säilyttämisestä.²⁸⁶

Sähköpostien seulonnasta ja säilyttämisestä todetaan artikkelissa vielä seuraavaa. ”Samaten hävitä turha sähköposti heti kun olet lukenut sen. Laita se posti jonka säästät omaan kansioon.

Älä anna rutiinitehtäviesi häiritä keskittymistäsi. Luo joka päivä aikaa postin, sähköpostin läpikäymiseen, kopoi ja faksaa. Järjestä, seulo ja siivoa arkistosi säännöllisesti.”²⁸⁷ Sähköpostia, sähköpostiviestiä tai liitetiedostoja ei suoranaisesti nimitetä artikkelissa asiakirjoiksi. Roos antaa kuitenkin ymmärtää, että niiden sähköpostiviestien ja liitetiedostojen kohdalla, jotka sisältävät organisaatiolle toiminnallisesti, taloudellisesti tai oikeudellisesti merkittäviä tietoja eli primaariarvoa, tulisi suojella samalla tavoin kuin asiakirjoja. Täten sähköpostiviestit voisivat olla asiakirjoja termin vahvan tulkinnan mukaisessa merkityksessä.

Talteenotosta mainitaan puolestaan, että ilmeisesti tärkeitä sähköpostiviestejä tulisi aluksi säilyttää sähköpostikansioissa. Pitkäaikaissäilyttämisestä ei tosin sanota suoraan mitään, mutta jos arkistolaitoksen vuoden 1997 määräyksessä ja ohjeessa tarkoitettiin myös sähköpostiviestejä eikä vain niiden liitetiedostoja, on artikkelin kanta se, että pysyvästi säilytettävät sähköpostiviestit tulee tulostaa paperille tai mikrofilmille.

Sähköposti pääsee esille Failin vuoden 1999 numeroissa vielä loppuvuodestakin, vaikkakaan ei pääaiheeksi tai merkittäväksi aiheeksi. Heikki Partanen käsittelee vuonna 1999 voimaan tullutta lakia yksityisyyden suojasta televiestinnässä ja teletoiminnan tietoturvasta²⁸⁸ artikkelissaan Uusi laki teletoiminnan tietosuojasta (1999)²⁸⁹ Failin numerossa 3/1999.

Kirjoituksen yhteydessä Partanen toteaa, että kyseisessä laissa kielletään automatisoidun

285 Carl-Magnus Roos, Käytännöllinen ja turvallinen sähköposti. Faili 2/1999, 14–17.

286 Carl-Magnus Roos, Käytännöllinen ja turvallinen sähköposti. Faili 2/1999, 16.

287 Carl-Magnus Roos, Käytännöllinen ja turvallinen sähköposti. Faili 2/1999, 17.

288 Kyseinen laki on myöhemmin kumottu, ja nykyään sitä vastaa Laki sähköisen viestinnän palveluista 917/2014.

289 Heikki Partanen, Uusi laki teletoiminnan tietosuojasta. Faili 3/1999, 2–4.

televiestinnän käyttäminen kuluttajamarkkinoinnissa, jos tähän ei ole saatu etukäteen suostumusta. Yhtenä tällaisena automatisoituna viestintäjärjestelmänä mainitaan sähköposti, tekstiviestien ja telefaksin ohella.²⁹⁰

Pauli Vahtera käsittelee kirjanpitoasiakirjojen sähköistä arkistointia ja sen vaatimuksia artikkelissaan Kirjanpidon elektroninen arkisto (1999)²⁹¹ Failin numerossa 4/1999. Yhtenä vaatimuksena kirjanpitoaineiston digitaaliseen muotoon tallentamisessa ja säilyttämisessä on artikkelin mukaan se, että se on pystyttävä julkaisemaan internetissä ja lähettämään joko sähköpostin viestinä tai liitetiedostona. Täten sähköposti voisi Vahteran kirjoituksen mukaan olla ainakin asiakirjojen siirtoväline, ja jos kirjanpitoaineisto kopioidaan sähköpostiviestin tekstikenttään, niin silloin itse viestikin olisi asiakirja.²⁹² Tuula Pietilä käsittelee tietoverkoissa julkaistavien dokumenttien hallintaa ja esitysmuotoja artikkelissaan Sähköisten dokumenttien hallinta verkossa (1999)²⁹³ samassa Failin numerossa, jossa Vahteran kirjoitus oli. Pietilä keskittyy kirjoituksessaan erilaisiin tapoihin julkaista ja jäsennellä tietoverkoissa olevia dokumentteja eli kirjallisia ja audiovisuaalisia esityksiä. Sähköpostia ei itseasiassa suoranaisesti käsitellä, mutta artikkelissa olevassa kuviossa ”Dokumentin hallinnan komponentit”

sähköposti on laitettu osaksi dokumenttien hallinnan infrastruktuuria. Sähköpostin roolia osana tätä infrastruktuuria ei kuitenkaan avata tämän enempää.²⁹⁴