Viestintävälineestä mahdolliseksi asiakirjojen siirtotavaksi

Valtionarkiston julkaisemissa Arkistotiedote- ja Yleisarkistojen tiedotuksia -lehdissä ei ollut sähköpostia käsitteleviä artikkeleita vuosina 1980–1992. Asia selittyy hyvinkin todennäköisesti sillä, että sähköposti ei tullut Suomessa suuren yleisön käyttöön ennen internetin yleistymistä 1990-luvulla. Arkistotiedote oli kaiken lisäksi tarkoitettu valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tutkijapalvelun lehdeksi. Tämän vuoksi suurin osa sen artikkeleista käsitteli näissä arkistoissa olevia arkistokokoelmia ja niiden käytettävyyttä.¹¹³ Informaatioteknologiaan liittyvää aineistoa käsiteltiin tosin joissain artikkeleissa, kuten Arkistotiedotteen numerossa 2/1990, jonka artikkelissa Valtionarkistoon vastaanotetut atk-aineistot (1990)¹¹⁴ käsiteltiin valtionarkiston vastaanottamia pysyvästi säilytettäviä magneettinauhoja.¹¹⁵ Sähköpostin sijaan tavalliset kirjeet ja niiden säilyminen olivat esillä Antti Rosenbergin artikkelissa Kirjeitä kansakunnan kaapin päältä – ja alta (1987).¹¹⁶ Rosenberg painotti kirjeiden asemaa kansalaisten kokemusten, mielipiteiden ja tuntemusten aitoina todisteina verrattuna virallisiin asiakirjoihin. Näin ollen ne olivat arvokkaita historiantutkimuksen lähteitä, joiden kerääminen ja säilyttäminen oli artikkelin mukaan tärkeää.¹¹⁷ Rosenberg kirjoittaakin, että: ”Kirjeet talteen ennen kuin ne menevät savuna taivaalle.”¹¹⁸ Kyseinen artikkeli ei käsittele sähköpostia, mutta samanlaista argumentointia voisi käyttää myös sähköpostien keräämisen ja pysyvän säilyttämisen puolesta tänä päivänä. Voihan sähköpostiviesteihinkin tallentua niiden kirjoittajien tuntemuksia ja näkemyksiä sen hetkisestä maailmantilanteesta.¹¹⁹

Yleisarkistojen tiedotuksia -lehden aiheet olivat Arkistotiedotetta monipuolisempia, sillä sen artikkelit koskivat yleisemmin arkistoalalla ja Suomen arkistoissa tapahtuvaa työtä ja kehitystä.

Lehden artikkeleissa käsiteltiin muun muassa maakunta- ja yksityisarkistoja, uusinta

113 Arkistotiedotteen artikkeleista katso esimerkiksi lehden numerot 1/1981, 2/1987 ja 2/1990.

114 Antti Harava, Valtionarkistoon vastaanotetut atk-aineistot. Arkistotiedote 2/1990, 22–24.

115 Antti Harava, Valtionarkistoon vastaanotetut atk-aineistot. Arkistotiedote 2/1990, 22–24.

116 Antti Rosenberg, Kirjeitä kansakunnan kaapin päältä – ja alta. Arkistotiedote 2/1987, 1–2.

117 Antti Rosenberg, Kirjeitä kansakunnan kaapin päältä – ja alta. Arkistotiedote 2/1987, 1–2.

118 Antti Rosenberg, Kirjeitä kansakunnan kaapin päältä – ja alta. Arkistotiedote 2/1987, 2.

119 Järvinen 2009, 107.

arkistoalan kirjallisuutta, käytyjä kokouksia, arkistolainsäädännön uudistuksia sekä asiakirjojen säilytysohjeita ja -suosituksia.¹²⁰ Näiden aiheiden lisäksi myös informaatioteknologia oli usean artikkelin mielenkiinnon kohteena, vaikkakaan sähköpostia ei näissä artikkeleissa käsitelty.

Automaattinen tietojenkäsittely¹²¹ arkistotyön apuna ja säilytettävän arkistomateriaalin, kuten magneettinauhojen muodostajana oli keskiössä muun muassa Juhani Saarenheimon artikkelissa Yleisarkistojen tiedotuksia -lehden numerossa 3/1981.¹²² Atk:n tuottamia viranomaisten asiakirjoja ja niiden säilytystä sivuttiin myös Antti Haravan artikkelissa Valtionarkiston tietojenkäsittelyn kokonaistutkimus (1985),¹²³ joka pääasiassa keskittyi artikkelin otsikonmukaiseen tutkimukseen ja valtionarkiston tietojärjestelmän kehittämiseen.¹²⁴

Siitä huolimatta, että edellä mainituissa lehdissä ei ollut sellaisia artikkeleja, joissa sähköposti olisi ollut pääaiheena tai edes merkittävänä aiheena, tulivat sähköinen viestintä ja samalla myös sähköposti mainituiksi joissain kirjoituksissa. Näin on Yleisarkistojen tiedotuksia -lehden numerossa 1/1990, jossa Markku Mäenpää kirjoittaa Liverpoolissa 19.11.–1.12.1989 järjestetystä kansainvälisestä arkistokurssista.¹²⁵ Mäenpää kirjoittaa, että kyseisellä kurssilla Helen Simpson luennoi BP Oil Ltd:n¹²⁶ kokemusten pohjalta tietohallinnosta ja toimistojärjestelmistä. Toimistojärjestelmät Simpson määritteli sähköisiksi työvälineiksi toimistojen automatisoitumisessa, ja toimistosovelluksista hän mainitsi muun muassa viestintäsovellukset, joihin kuului ”office communications” ja ”electronic mail” eli sähköposti.¹²⁷ Näiden viestintäsovellusten mainitsemisen lisäksi, Mäenpää ei kuitenkaan kerro enempää mitä niistä Liverpoolin kurssilla käsiteltiin. Hän mainitsee Simpsonin kuitenkin sanoneen, että: ”Tuottaessa näitä [toimisto]sovelluksia mihin tahansa organisaatioon on tärkeää ottaa-- --huomioon tietohallinnan ja arkistotoimen vaatimukset.-- --säilytysaikojen määrääminen-- --elektronisessa muodossa oleville tiedoille mahdollisimman varhaisessa vaiheessa on tärkeää.”¹²⁸ Kyseisellä kommentilla ei suoraan viitata juuri sähköpostiin, vaan yleisesti informaatioteknologialla luotuun tietoon, mutta siitä huolimatta se pyrkii kiinnittämään arkistoammattilaisten huomion sähköisiin asiakirjoihin.

120 Yleisarkistojen tiedotusten artikkeleista katso esimerkiksi lehden numerot 2/1981, 3/1983 ja 2/1989.

121 Automaattisesta tietojenkäsittelystä voidaan tästä eteenpäin käyttää myös lyhennettä atk.

122 Juhani Saarenheimo, Kansainvälisen arkistoneuvoston atk-komitean kokous. Yleisarkistojen tiedotuksia 3/1981, 16–18.

123 Antti Harava, Valtionarkiston tietojenkäsittelyn kokonaistutkimus. Yleisarkistojen tiedotuksia 2/1985, 3–10.

124 Antti Harava, Valtionarkiston tietojenkäsittelyn kokonaistutkimus. Yleisarkistojen tiedotuksia 2/1985, 3–10.

125 Markku Mäenpää, Kansainvälinen arkistokurssi Liverpoolissa. Yleisarkistojen tiedotuksia 1/1990, 1–12.

126 BP on isobritannialainen energia-alan yritys.

127 Markku Mäenpää, Kansainvälinen arkistokurssi Liverpoolissa. Yleisarkistojen tiedotuksia 1/1990, 7.

128 Markku Mäenpää, Kansainvälinen arkistokurssi Liverpoolissa. Yleisarkistojen tiedotuksia 1/1990, 7.

Vuonna 1993 Arkistotiedote ja Yleisarkistojen tiedotuksia -lehdet yhdistettiin Arkistoviesti nimiseksi lehdeksi, jota valtionarkisto¹²⁹ ja maakunta-arkistot alkoivat julkaista yhdessä arkistolaitoksena. Uudessa lehdessä olevat artikkelit käsittelivät samanlaisia aiheita kuin sen edeltäjälehdet.¹³⁰ Informaatioteknologiaan ja atk:lla tuotettuihin arkistomateriaaleihin, kuten magneettinauhoihin ja optisiin levyihin keskityttiin jo lehden ensimmäisissä numeroissa olevissa artikkeleissa.¹³¹ Tietojenkäsittelyllä tuotettuihin asiakirjoihin pyrittiin myös yhdistämään arkistoteoriaa, kun provenienssiperiaatteen ja diplomatiikan mahdollisuuksia sähköisten asiakirjojen arkistoinnissa ja aitouden varmistamisessa käsiteltiin Raimo Pohjolan artikkelissa Arkistoviestin numerossa 3/1993.¹³² Informaatioteknologia ja sillä tuotetut asiakirjat säilyttivät siis jalansijan myös Arkistoviestin kirjoitusten aiheena.

Arkistoviestin julkaisun alkuaikoina myös internet alkoi yleistyä Suomessa, kun kaupalliset operaattorit alkoivat kaupata yhteyksiä siihen.¹³³ Tämä internetin yleistyminen näkyy myös Arkistoviestin kirjoituksissa, kuten Pekka Henttosen artikkelissa Internet tulee – On hyvä olla valmis (1994).¹³⁴ Henttonen kertoo kirjoituksensa alussa, että artikkelin tarkoituksena on tehdä katsaus siihen mikä internet on ja mitä sillä tehdään, koska arkistolaitos on saamassa siihen yhteyden FUNET:n kautta. Suurin osa artikkelista on jaettu väliotsikoilla käsittelemään internetin erilaisia käyttötarkoituksia. Erilaisista käyttötarkoituksista Henttonen paneutuu muun muassa tiedostojen siirtoon, World Wide Webiin ja keskustelualueisiin. Näiden lisäksi yhtenä käyttötarkoituksena mainitaan myös sähköposti, jonka vuoksi kyseinen artikkeli on tämän tutkimuksen kannalta hyvin merkityksellinen. Kyseessä on ensimmäinen Kansallisarkiston ja sen edeltäjien lehdissä oleva artikkeli, jossa sähköpostia käsitellään yhtenä pääaiheena.¹³⁵ Henttonen kirjoittaa sähköpostista seuraavasti.

”Sähköposti on käytetyin Internetin palveluista ja useimmat verkkoyhteyden omaavista ovat käyttäneetkin vain sitä. Joillain huippufysiikan alueilla se on kertoman mukaan --korvannut kommunikointivälineenä painetut julkaisut.-- --Sähköpostia voi lähettää esimerkiksi

129 Vuonna 1994 valtionarkiston nimi muutettiin Kansallisarkistoksi.

130 Arkistoviestin artikkeleista katso esimerkiksi lehden numerot 1/1993, 2/1998 ja 4/2001.

131 Katso esimerkiksi Matti P. Pulkkinen, Ruotsi: Atk-aineistot keskustelun kohteena. Arkistoviesti 1/1993, 16–

20.

132 Raimo Pohjola, Provenienssiperiaate ja modernit asiakirjat. Arkistoviesti 3/1993, 5–8.

133 Internetin yleistymisestä katso tämän tutkimuksen johdannon ensimmäinen alaluku.

134 Pekka Henttonen, Internet tulee – On syytä olla valmis. Arkistoviesti 2/1994, 40–47.

135 Pekka Henttonen, Internet tulee – On syytä olla valmis. Arkistoviesti 2/1994, 40–47.

Bill Clintonille-- --tai Paavo Väyryselle-- --Sähköpostia voidaan vaihtaa myös useiden sellaisten järjestelmien kanssa, jotka eivät kuulu Internetiin.”¹³⁶

Ylläolevan perusteella voidaan hyvin todeta, että sähköpostin asiakirjallisuutta ei vielä käsitellä kyseisessä artikkelissa eikä sitä oikeastaan edes ajatella tässä yhteydessä. Ilmeistä on, että sähköpostia pidetään tässä vaiheessa vielä internetin välityksellä toimivana viestintävälineenä, jonka suosio on suuressa nousussa. Sen olemusta asiakirjana ei vielä välttämättä tuolloin osattu edes arvioida, sillä eihän arkistolaitoksella ollut artikkelin julkaisuhetkellä internet-yhteyttä.¹³⁷ Arkistolaitoksen kannalta internetin hyödyiksi Henttonen arvioi, että sitä kautta arkistolaitos voisi jakaa tietoja arkistotietokannasta. Tämän lisäksi sähköpostia tärkeämpänä katsottiin olevan internetin välityksellä toimivat keskustelualueet, jota kautta Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot voisivat olla yhteydessä keskenään.¹³⁸

Sähköposti oli Arkistoviestissä seuraavan kerran merkittävästi esillä Markku Mäenpään artikkelissa Pohjoismainen virkamiesvaihto Norjassa (1995).¹³⁹ Kyseisessä artikkelissa Mäenpää kertoo Norjan arkistolaitoksesta ja hänen virkamiesvaihtonsa aikana sieltä saamistaan kokemuksista. Hän tutustui vaihtonsa aikana nimenomaan Norjan valtionarkiston atk-puoleen, ja yhtenä keskeisenä asiana oli sähköpostin käyttö Norjan valtionhallinnossa, jota yksi hänen artikkelinsa osa käsittelee. Artikkelissa kerrotaan, että Mäenpään vaihdon aikana Norjan valtionarkisto oli liittymässä maan ministeriöiden tietoverkko Stamnett:iin.¹⁴⁰ Tämän toivottiin helpottavan muun muassa sähköisten asiakirjojen siirtoa valtionarkistoon. Sähköpostin sen hetkisestä asemasta todettiin, että: ”Tähän asti Norjassa sähköpostia on käytetty epävirallisten viestien lähettämiseen.”¹⁴¹ Kyseisessä artikkelissa sähköpostia ei kuitenkaan tarkastella pelkästään viestintävälineenä, sillä Mäenpään mukaan Norjassa pohdittiin sähköpostin mahdollisuutta virallisena tiedonsiirtovälineenä, jota kautta viranomaisten asiakirjoja voisi välittää. Ennen kuin tämä olisi mahdollista, tuli valtionhallinnon asettaman työryhmän selvittää miten tämä vaikuttaisi oikeudellisiin asioihin, millaisia sähköposti- ja asiakirjastandardeja pitäisi asettaa sekä mitä sähköpostilla välitettävien asiakirjojen arkistointi ja tietoturva vaatisivat.¹⁴²

136 Pekka Henttonen, Internet tulee – On syytä olla valmis. Arkistoviesti 2/1994, 42.

137 Pekka Henttonen, Internet tulee – On syytä olla valmis. Arkistoviesti 2/1994, 40.

138 Pekka Henttonen, Internet tulee – On syytä olla valmis. Arkistoviesti 2/1994, 47.

139 Markku Mäenpää, Pohjoismainen virkamiesvaihto Norjassa. Arkistoviesti 4/1995, 9–17.

140 Markku Mäenpää, Pohjoismainen virkamiesvaihto Norjassa. Arkistoviesti 4/1995, 9–17.

141 Markku Mäenpää, Pohjoismainen virkamiesvaihto Norjassa. Arkistoviesti 4/1995, 15.

142 Markku Mäenpää, Pohjoismainen virkamiesvaihto Norjassa. Arkistoviesti 4/1995, 14–15.

Norjan valtionhallinnon työryhmä suositteli sähköpostin lisäämistä heillä käytössä olevaan NOARK-kirjaamisstandardiin. Standardinmukaisuudella toivottiin pystyttävän varmistumaan sähköpostilla lähetettävien asiakirjojen tietoturvasta ja autenttisuudesta. Asiakirjojen autenttisuus voitaisiin varmistaa esimerkiksi vertaamalla sähköpostin lähettäjän ja vastaanottajan postilaatikoissa olevia asiakirjaversioita keskenään. Kyseisessä artikkelissa ei vielä ehdoteta tai mietitä sitä, että sähköpostiviesti itsessään olisi asiakirja, mutta siitä käy ilmi, että sähköpostin välityksellä voisi kuitenkin siirtää virallisia asiakirjoja, eikä vain epävirallisia viestejä. Tosin artikkelissa ei määritellä millainen virallinen asiakirja on, joten periaatteessa myös sähköpostiviestikin voisi olla tällöin asiakirja, mikäli se täyttäisi Norjassa säädetyt asiakirjan kriteerit. Ehdotuksena oli myös, että sähköisiä asiakirjoja voisi siirtää valtionarkistollekin sähköpostilla, jos niihin liittyvät pitkäaikaissäilytyksen ongelmat saataisiin ratkaistuksi. Norjassa oltiin myös otettu kantaa siihen, että sähköisiä asiakirjoja pitäisi säilyttää niiden alkuperäisessä muodossa esimerkiksi CD-R -levyillä, koska paperille tulostuessa ne menettäisivät etujaan.¹⁴³