Arkistolaitoksen määräyksellä asiakirjaksi?

Ennen kuin suomalainen keskustelu sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta ehti arkistolaitoksen lehdissä alkaa, antoi arkistolaitos 19.11.1997 ensimmäisen määräyksen ja ohjeen sähköpostiin liittyvien asiakirjojen kirjaamisesta, säilyttämisestä ja arkistoinnista, jonka nimeksi tuli Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä.¹⁷¹ Kyseinen ohje julkaistiin myös Arkistoviestin numerossa 1/1998, jonka alustuksessa kerrotaan, että kyseinen ohje täydentää JUHTA:n antamaa JHS 132 Sähköposti käyttö asioinnissa -suositusta, jossa oli annettu suosituksia sähköpostiasioinnin kirjaamiseen, säilytykseen ja arkistointiin liittyen.

Alustuksessa todetaan myös, että JUHTA:n suositus ei velvoita valtion ja kuntien viranomaisia, toisin kuin arkistolaitoksen antaman ohjeen määräyskohdat.¹⁷²

Arkistolaitoksen ohje on jaettu kahteen osaan, sähköpostilla välitettyjen asiakirjojen kirjaamiseen sekä arkistointiin ja säilyttämiseen. Molemmille osille on ominaista, että niissä puhutaan sähköpostitse saapuvista ja lähtevistä asiakirjoista, mutta ei sähköpostiviesteistä.

Kirjaamisen kannalta todetaan, että sähköpostitse kulkevat asiakirjat ovat paperimuodossa olevien asiakirjojen kanssa samalla tasolla, joten ne tulee kirjata organisaation arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.¹⁷³ Tätä ohjetta seuraa määräys, joka kuuluu seuraavasti. ”Arkistonmuodostussuunnitelmat tai vastaavat ohjeet on sähköpostin osalta saatettava ajan tasalle.”¹⁷⁴ Tällä määräyksellä arkistolaitos tekee sähköpostista ainakin virallisen asiakirjojen siirtotavan julkiselle hallinnolle, koska vastedes se on otettava huomioon

170 David A. Wallace, Electronic Records Management Defined by Court Case and Policy. Information Management Journal Vol. 35 Issue 1, January 2001. EBSCOhost-tietokanta

http://web.b.ebscohost.com.ezproxy.uef.fi:2048/ehost/detail/detail?vid=5&sid=3dc65b8c-3646-40ca-abde5240bb9b68fd%40sessionmgr103&bdata=JnNpdGU9ZWhvc3QtbGl2ZQ%3d%3d#AN=4395814&db=aph 9.4.2019.

171 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 5/06/97, 19.11.1997.

172 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistoviesti 1/1998, 40.

173 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistoviesti 1/1998, 40–41.

174 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistoviesti 1/1998, 41.

arkistonmuodostussuunnitelmissa, jotka ovat arkistolain mukaisille arkistonmuodostajille lakisääteisiä.¹⁷⁵ Ohjeessa vielä täsmennetään, että hallintodiaarin kirjaustietoihin voi lisätä merkinnän asiakirjan kulkeutumisesta sähköpostilla.¹⁷⁶

Sähköpostilla välitettävien asiakirjojen säilyttämisen ja arkistoinnin osalta ohjeessa painotetaan, että asiakirjan kontekstitietojen tulisi säilyä sen mukana, kun se arkistoidaan. Tämä tulisi varmistaa riippumatta siitä, säilytettäisiinkö asiakirja sähköisesti digitaalisessa muodossa vai paperimuodossa. Kontekstitiedoilla arkistolaitos tarkoittaa tässä ohjeessa niitä tietoja, jotka kertovat asiakirjan synnystä ja käytöstä. Arkistolaitoksen mukaan sähköpostilla välitettävistä asiakirjoista pitäisi saada talteen ainakin niiden laatijan, lähettäjän ja vastaanottajan nimi, laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika sekä otsikko tai diaarinumero. Kyseiset asiakirjat tulee ohjeen mukaan arkistoida arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.¹⁷⁷

Talteenotossa arkistolaitos suosittelee, että sähköpostilla välitettyjen asiakirjojen riskittömin säilytystapa olisi paperille tai mikrofilmille tulostaminen, sillä informaatioteknologian laitteistojen ja ohjelmistojen nopea muuttuminen uhkaa asiakirjojen sähköistä säilymistä.

Ohjeessa sanotaan, että sähköinen säilytys on sallittavaa vain määräajan säilytettäville asiakirjoille. Tätä seuraakin määräys pysyvästi säilytettävistä sähköpostilla välitetyistä asiakirjoista.¹⁷⁸ ”Sähköpostin kautta kulkevista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista on otettava arkistokelpoinen paperi- tai mikrofilmituloste, jollei arkistolaitoksen kanssa ole toisin sovittu.”¹⁷⁹ Tämä määräys siis kieltää sähköpostilla välitettävien asiakirjojen pysyvän sähköisen säilytyksen, ellei arkistolaitos anna tähän erityistä lupaa. Ohjeen lopuksi vielä todetaan, että kyseisten asiakirjojen tulostus- ja arkistointivastuu on organisaatiolla itsellään.¹⁸⁰

Edellä mainitun perusteella on ilmeistä, että kun sähköpostista puhutaan kyseisessä ohjeessa, siihen viitataan informaatioteknologiana, jolla asiakirjoja voidaan välittää. Sähköposti termillä viitataan siis sähköpostijärjestelmään, joka on tiedonsiirtoväline. Tämä selviää muun muassa siitä, että kyseisessä ohjeessa ei sanota mitään sähköpostin tai toisella termillä sähköpostiviestin kirjaamisesta, säilytyksestä tai arkistoinnista, vaan ohjeessa puhutaan sähköpostilla välitetyistä

175 Arkistolaki 23.9.1994, § 8.2. SäädK 831/1994.

176 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistoviesti 1/1998, 41.

177 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistoviesti 1/1998, 41.

178 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistoviesti 1/1998, 41.

179 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistoviesti 1/1998, 42.

180 Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä. Arkistoviesti 1/1998, 42.

asiakirjoista. Lähtökohtaisesti ohjeesta saa sellaisen vaikutelman, että sähköpostiviestit eivät itse ole asiakirjoja, mutta sähköpostin välityksellä lähetetyt liitetiedostot voivat olla. Tämä ei kuitenkaan välttämättä tarkoita sitä, etteikö sähköpostiviesti voisi olla tämän ohjeen perusteella myös asiakirja. Ohjeessa ei määritellä, millainen sähköpostilla välitetty asiakirja on. Tämä tarkoittaa sitä, että se voisi olla sähköpostin mukana lähetetty liitetiedosto tai periaatteessa sähköpostiviesti itsessään. Tällainen sähköpostilla välitetyn asiakirjan määrittelemättömyys voi olla ohjeen tarkoituskin, koska tällöin se mahdollistaa kaikki sähköpostilla välitetyt tiedot, kuten liitetiedostot ja itse viestin asiakirjaksi. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki sähköpostilla lähetyt viestit olisivat asiakirjoja, vaan ne olisivat asiakirjoja, mikäli ne täyttäisivät esimerkiksi arkistolaissa säädetyt kriteerit.

Sähköpostiviesti voisi siis olla edellä esitetyn tulkinnan mukaan asiakirja arkistolaitoksen vuonna 1997 antaman ohjeen perusteella. Tämä on kuitenkin tässä tutkimuksessa esitetty tulkinta edellä kuvatusta ohjeesta. Mahdollista on, että ohje on tulkittu eri tavalla sen antoaikana. Sähköpostilla välitettävien asiakirjojen tulisi joka tapauksessa liittyä arkistolain mukaisten arkistonmuodostajien toimintaan tai tehtävien hoitoon, jotta ne otettaisiin talteen ja arkistoitaisiin. Tällöin ne täyttäisivät asiakirja-termin vahvan tulkinnan kriteerit. Huolimatta siitä, tarkoitetaanko arkistolaitoksen ohjeella myös sähköpostiviestejä itsessään, saa sähköposti kuitenkin virallisen aseman asiakirjahallinnassa, sillä sähköpostia ei enää tulkita vain viestintävälineeksi, vaan se on nyt myös asiakirjojen siirtoväline.

Sähköpostilla välitettyjen asiakirjojen pysyvä talteenotto ei kuitenkaan ole lähtökohtaisesti sallittua sähköisesti digitaalisessa muodossa, vaan arkistolaitos määrää ne arkistoitavaksi joko paperille tai mikrofilmimuotoon. Sähköpostilla välitettyjen asiakirjojen säilytys on kuitenkin sallittua myös digitaalisessa muodossa, mikäli niitä säilytettään määräajan, ja pysyvästi säilytettynäkin ne ovat asiakirjoja digitaalisessa muodossa, ennen niiden tulostamista analogiseen, eli paperi- tai mikrofilmimuotoon. Talteenoton yhteydessä pitää taltioida myös sähköpostiviestin metatiedot, jota muun muassa David Bearman on teorioissaan painottanut.

Arkistolaitoksen vuonna 1997 antama sähköpostiin liittyvien asiakirjojen määräys ja ohje ei kuitenkaan nostattanut asiasta suurempaa keskustelua Arkistoviestissä seuraavina vuosina.

Informaatioteknologia säilyi kuitenkin yleisesti usean artikkelin aiheena, ja esimerkiksi

asiankäsittelyjärjestelmät, sähköisen asiakirjan määritteleminen ja metatiedot puhuttivat.¹⁸¹ Sähköposti tuli välillä tosin mainituksi tämän tyyppisissä artikkeleissa, mutta usein vain nimellisesti. Näin oli Jari Lybeckin artikkelissa Sähköinen asiakirja tiedon välittäjänä ja säilyttäjänä (1998),¹⁸² jossa sähköposti mainittiin 1990-luvulla käyttöön tulleena asiakirjahallinnon ja päätöksenteon tietojärjestelmänä sekä Matti Pulkkisen artikkelissa Sähköinen asiakirja ja digitaalinen allekirjoitus (1998),¹⁸³ jossa sähköposti puolestaan mainittiin kirjaamotyön apuvälineenä.¹⁸⁴

Sähköposti tulee esille Martti Favorinin, ulkoasianministeriön sen aikaisen tietohallintojohtajan, artikkelissa Verkkoasiakirja ulkoasiainhallinnossa (1998).¹⁸⁵ Favorin kertoo artikkelissa, että ulkoasiainhallinto on vuosina 1996–1998 uudistanut tietojärjestelmäänsä rakentamalla tietoverkon ja hankkimalla uudet ohjelmistot. Tämän lisäksi he ovat kehittäneet ASKI nimisen asiakirjastandardin, joka koostuu kolmesta osasta.

Ensimmäinen osa määrittelee asiakirjan luomisen, joka tapahtuu tietokoneella olevalla valikko-ohjelmalla, jossa on valmiit lomakepohjat eri asiakirjoille. Toinen osa määrittelee asiakirjojen jakelun ja kolmas osa asiakirjojen tiedon tallentamisen tekstitietokantaan.¹⁸⁶ Sähköposti tulee tässä ASKI:n mukaisessa järjestelmässä esiin sen toisessa osassa, jossa sanotaan, että: ”Jakelu tapahtuu sähköpostina, telefaksina tai paperimuodossa.”¹⁸⁷

Sähköpostia ei siis käytetty ulkoasianhallinnossa tämän artikkelin mukaan asiakirjoja tuottavana teknologiana, vaan pelkästään asiakirjoja siirtävänä välineenä. Sähköpostia tai sähköpostiviestejä ei mainita asiakirjoina, vaan selväksi tulee, että asiakirjat muodostetaan nimenomaan valikko-ohjelman asiakirjapohjista, ja ne viimeistellään esimerkiksi Microsoftin Word -tekstinkäsittelyohjelmalla, kuten kuvasta kaksi ilmenee.¹⁸⁸

181 Arkistoviestin informaatioteknologiaa käsittelevistä artikkeleista katso esimerkiksi lehden numerot 2/1998, 2/1999 ja 4/2001.

182 Jari Lybeck, Sähköinen asiakirja tiedon välittäjänä ja säilyttäjänä. Arkistoviesti 2/1998, 2–8.

183 Matti Pulkkinen, Sähköinen asiakirja ja digitaalinen allekirjoitus. Arkistoviesti 2/1998, 8–12.

184 Jari Lybeck, Sähköinen asiakirja tiedon välittäjänä ja säilyttäjänä. Arkistoviesti 2/1998, 2; Matti Pulkkinen, Sähköinen asiakirja ja digitaalinen allekirjoitus. Arkistoviesti 2/1998, 12.

185 Martti Favorin, Verkkoasiakirja ulkoasiainhallinnossa. Arkistoviesti 4/1998, 2–5.

186 Martti Favorin, Verkkoasiakirja ulkoasiainhallinnossa. Arkistoviesti 4/1998, 2–3.

187 Martti Favorin, Verkkoasiakirja ulkoasiainhallinnossa. Arkistoviesti 4/1998, 3.

188 Martti Favorin, Verkkoasiakirja ulkoasiainhallinnossa. Arkistoviesti 4/1998, 4.

Artikkelin antama kuva sähköpostista vahvistaa käsitystä siitä, että sähköpostiviestit eivät ainakaan lähtökohtaisesti olleet asiakirjoja tai ainakaan arkistoitavia asiakirjoja. Tämän valossa vaikuttaa siltä, että arkistolaitoksen vuoden 1997 määräyksellä ja ohjeella on tarkoitettu nimenomaan sähköpostin käyttöä asiakirjojen tiedonsiirtovälineenä, ja että sähköpostilla välitettävillä asiakirjoilla on tarkoitettu ensisijaisesti sen liitetiedostoja eikä niinkään viestejä

Kuva 2. Ulkoasianhallinnon informaatiojärjestelmän havainnollistus vuodelta 1998. Ulkoasianhallinnon ASKI-standardin mukaisessa asiakirjan käsittelyn toisessa osassa sähköposti toimii yhtenä asiakirjojen jakelutapana. Oheisessa kuvassa sähköpostiohjelmista mainitaan Microsoftin Exchange ja sähköpostistandardina ISO:n X.400, jota edellä mainitussa sähköpostiohjelmassa käytettiin.

Lähde: Martti Favorin, Verkkoasiakirja ulkoasiainhallinnossa. Arkistoviesti 4/1998, 4.

itsessään. Artikkeli jättää kuitenkin tulkinnanvaraiseksi sen, että liitetäänkö tekstinkäsittelyohjelmalla tuotettu asiakirja sähköpostin liitteeksi vai kopioidaanko se suoraan sähköpostin viestiksi. Mikäli tilanne on jäljempänä mainitun tapainen, olisi sähköpostiviesti itsessään tällöin asiakirja. Sähköpostin viestinäkään lähtevää asiakirjaa ei kuitenkaan arkistoida sähköpostiohjelmasta, vaan tekstinkäsittelyohjelmalla tuotettu asiakirja tallennetaan erikseen tietokantaan, josta pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulostetaan paperille arkistoon.¹⁸⁹

Edellä esiteltyjen kirjoitusten lisäksi sähköposti mainitaan myös Raimo Pohjolan artikkelissa Informaatioyhteiskunnan poliittiset ja oikeudelliset ongelmat (1999),¹⁹⁰ jossa Jean-Francois Blerotin kerrotaan esitelleen DLM-Forumissa¹⁹¹ Euroopan komission¹⁹² sähköpostin hallintajärjestelmää.¹⁹³ Arvonmääritystä ja seulontaa sekä niiden soveltamista sähköisiin asiakirjoihin puidaan puolestaan Jari Lybeckin artikkelissa ”Seulonta on ikuinen ilo” (1999).¹⁹⁴ Kyseisessä artikkelissa Lybeck kirjoittaa DLM-Forumin asiantuntijakokouksesta. Tässä kokouksessa Alankomaiden arkistokoulun johtaja Theo Thomassen kertoi, että arvonmääritys ja seulonta ovat osa heidän koulutusohjelmaansa, jossa niitä tarkastellaan osana asiakirjahallinnon tietojärjestelmiä. Tässä yhteydessä hän mainitsi myös sähköpostin osana digitaalisia aineistoja, joita koulutusohjelmassa käsitellään. Samassa kokouksessa tietohallintojohtaja Martti Favorin kertoi, että ulkoasianhallinnossa virallinen ja epävirallinen sähköposti on erotettuna toisistaan tiukoilla säännöillä.¹⁹⁵ Tämä antaa täydennystä vuonna 1998 Arkistoviestissä julkaistuun Favorinin artikkeliin, jossa sähköposti mainittiin asiakirjojen tiedonsiirtovälineenä. Ilmeistä on, että sähköpostia käytettiin ulkoasiainhallinnossa myös epäviralliseen viestintään. Mikael Korhosen artikkelissa Digitaalisen tiedon ikuisuusongelma – Katoaako muisti? (2001)¹⁹⁶ todetaan puolestaan, että yksityishenkilöt tuottavat sähköpostiviestejä osana kasvavaa digitaalisen tiedon massaa.¹⁹⁷ Sähköpostiin liittyvistä maininnoista huolimatta, yhdessäkään edellä kuvatussa artikkelissa se ei noussut pääaiheeksi tai edes merkittäväksi aiheeksi.

189 Martti Favorin, Verkkoasiakirja ulkoasiainhallinnossa. Arkistoviesti 4/1998, 4.

190 Raimo Pohjola, Informaatioyhteiskunnan poliittiset ja oikeudelliset ongelmat. Arkistoviesti 4/1999, 12–14.

191 DLM-Forum eli alun perin Données Lisibles par Machine Forum ja nykyään Document Lifecycle Management Forum on Euroopan unionin vuonna 1994 perustama eurooppalaisten valtioiden julkisten arkistojen sekä arkisto-, asiakirja- ja tiedonhallinnasta kiinnostuneiden tahojen yhteisö.

192 Kyseisessä artikkelissa puhutaan Komissiosta, ja asiayhteydestä päätellen tällä viitataan Euroopan komissioon.

193 Raimo Pohjola, Informaatioyhteiskunnan poliittiset ja oikeudelliset ongelmat. Arkistoviesti 4/1999, 12–14.

194 Jari Lybeck, ”Seulonta on ikuinen ilo.” Arkistoviesti 4/1999, 16–40.

195 Jari Lybeck, ”Seulonta on ikuinen ilo.” Arkistoviesti 4/1999, 34–35.

196 Mikael Korhonen, Digitaalisen tiedon ikuisuusongelma – Katoaako muisti? Arkistoviesti 1/2001, 4–7.

197 Mikael Korhonen, Digitaalisen tiedon ikuisuusongelma – Katoaako muisti? Arkistoviesti 1/2001, 4–7.