Sähköpostin asiakirjallisuus arkistoteoreettisesta näkökulmasta

Sähköposti vakiinnutti asemansa tärkeänä viestintävälineenä internetin leviämisen ja yleistymisen myötä. Tässä tutkimuksessa sähköpostia ei kuitenkaan tarkastella niinkään viestintävälineenä, vaikka sellaiseksi se on ensisijaisesti tarkoitettu.³² Tämän tutkimuksen tarkoituksena on puolestaan keskittyä sähköpostin asiakirjallisuuteen ja siihen, mistä lähtien ja missä tilanteissa se on voitu tulkita asiakirjaksi. Tämän vuoksi on aluksi syytä perehtyä siihen, mitä asiakirjalla ja sen talteenotolla tarkoitetaan arkistoteoriassa, ja täyttääkö sähköposti asiakirjan kriteerit arkistoteorian näkökulmasta.

Asiakirjan käsitettä on pyritty määrittelemään asiakirjahallinnan ja arkistotoimen tiedeyhteisön piirissä teoreettisella tasolla, mutta täydellistä konsensusta siitä, mikä tekee asiakirjasta asiakirjan, ei ole saatu aikaan. Asiakirja on joka tapauksessa jonkinlainen ihmisen luoma esitys, jolla on jonkinlainen merkitys. Yhdestä näkökulmasta katsottuna asiakirjoja voivat olla kaikki esitykset, jotka syntyvät jonkin tietyn prosessin tuloksen, joka on katsottu tärkeäksi. Tällainen prosessi voisi olla esimerkiksi jonkin luottamuselimen päätöksentekokäytännöt, joista syntyy esimerkiksi pöytäkirjoja. Toisaalta voidaan katsoa, että asiakirjoja ovat esitykset, jotka ovat

32 Anttila 2018, 80.

Kuva 1. Internetin välityksellä toimivan sähköpostijärjestelmän yksinkertainen havainnollistus.

todisteena jonkin organisaation toiminnasta tai tietystä tapahtumasta. Tällöin kaikki prosessissa syntyneet esitykset eivät olisi asiakirjoja, vaan pelkästään ne, joilla katsotaan olevan todistusvoimaa eli evidenssiä tapahtuman kannalta. Muita tällaiselta asiakirjalta vaadittavia kriteerejä voivat olla sen autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys. Tällaisia asiakirjoja voisivat olla esimerkiksi kauppasopimukset. Kolmantena näkötapana voidaan katsoa, että asiakirjojen pitäisi omata tietosisällöllisesti sellaista informaatiota, jota pitäisi sen hyödyn tai lainsäädännön velvoittavuuden vuoksi säilyttää. Tällaisia asiakirjoja voisivat olla esimerkiksi laissa määritellyt viranomaisen asiakirjat tai tutkimusarvoltaan tärkeät asiakirjat, kuten vanhat kirkonkirjat.³³

Käsitykset asiakirjasta vaihtelevat myös ammattikunnan piirissä ja maittain, jonka lisäksi se on riippuvainen usein myös työtehtävistä. Organisaatiossa toimivalle asiakirjahallinnon työntekijälle asiakirjassa on tyypillisesti keskeistä se, että sillä on jotain arvoa organisaatiolle.

Tämä arvo voi olla esimerkiksi sen oikeudellinen todistusarvo tai se voi olla esimerkiksi yrityksen tietovaranto tai liiketoiminnan väline. Päätearkistossa työskentelevälle arkistonhoitajalle asiakirjan säilyttämisen kannalta keskeistä ei niinkään enää ole sen merkitys sen luoneelle tai sitä käsitelleelle organisaatiolle, vaan se, että se on todisteena jonkin organisaation toiminnasta, ja että se sisältää tietoa oman aikansa ilmiöistä. Tällöin sillä olisi kulttuuriperinnöllistä ja tutkimuksellista arvoa.³⁴

Yhdysvaltalaisen arkistoteoreetikko Theodore Roosevelt Schellenbergin asiakirjan arvonmääritysmallin mukaisesti edellä kuvatut asiakirjahallinnon työntekijälle merkittävät asiakirjat omaavat primaariarvoa, jolloin niillä on yleensä toiminnallista, taloudellista tai oikeudellista merkitystä ne tuottaneelle tai niitä hallinnoivalle organisaatiolle.

Arkistonhoitajille merkittävät asiakirjat omaavat puolestaan sekundaariarvoa, joka jakautuu todistus- ja informaatioarvoon. Todistusarvoa on niillä asiakirjoilla, jotka kertovat ja ovat todisteena organisaation toiminnasta ja tehtävistä. Ne siis todistavat organisaation olemassa oloa ja sen tekemiä toimia. Informaatioarvoa on taas niillä asiakirjoilla, jotka sisältävät tietoa aikansa ilmiöistä, ajatusmaailmasta, materiaaleista ja ihmisistä. Primaariarvoa omaavat asiakirjat ovatkin siis merkityksellisiä organisaatioille, ja sekundaariarvoa omaavat asiakirjat puolestaan tutkijoille ja historiankirjoitukselle.³⁵

33 Henttonen 2015, 15–23.

34 Cox 2000, 91–94.

35 Cook 2014, 12–15; Henttonen 2015, 64–67; Schellenberg 1956, 133–160.

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen jako on esimerkiksi Yhdysvalloissa johtanut siihen, että asiakirjoille on jaettu elinkaari. Elinkaaren aktiivivaiheessa asiakirjat syntyvät organisaatiossa, ja niitä käytetään siellä niiden aktiiviseen tarkoitukseen. Passiivivaiheessa niitä ei enää käytetä alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta niitä säilytetään organisaatiossa esimerkiksi oikeusturvan vuoksi. Aktiivi- ja passiivivaiheen asiakirjoilla on siis primaariarvoa. Historiallisessa vaiheessa asiakirjat, joiden katsotaan omaavan sekundaariarvoa, siirretään arkistoon ne tuottaneelta organisaatiolta. Aktiivi- ja passiivivaiheen asiakirjoja säilytetään määräajan, kun taas historialliseen vaiheeseen asti pääseviä asiakirjoja säilytetään pitkäaikaisesti tai pysyvästi.

Kyseinen jako on myöhemmin kyseenalaistettu, ja esimerkiksi Kanadassa ja Australiassa on alettu käyttää asiakirjojen elinkaaren jatkumomallia, jossa tarkkarajaisia aktiivi-, passiivi- ja historiallisia vaiheita ei ole. Jatkumomallin taustalla on vaikuttanut informaatioteknologian yleistyminen, joka on johtanut asiakirjojen sähköistymiseen. Tämän ansiosta asiakirjat ovat tulleet historiallisessa vaiheessakin kaikkien käytettäviksi tietojärjestelmien ja -verkkojen avulla. Täten ne voivat tulla aktiivisiksi myös niiden pysyvän säilytyksen aikana.³⁶

Informaatioteknologian yleistymisen myötä 1900-luvun jälkipuoliskolla asiakirjan käsitteen lisäksi arkistoteoriaan tuli pohdittavaksi myös sähköisen asiakirjan käsite, joksi sähköpostikin voidaan lukea. Sähköiset tai toiselta nimeltä digitaaliset asiakirjat eroavat analogisista asiakirjoista, kuten paperiasiakirjoista niiden olemuksen vuoksi. Analogiset asiakirjat ovat tyypillisesti moniarvoisia ihmisen ymmärtämiä esityksiä, kuten kirjoitusta ja kuvia, jotka on taltioitu paperille tai mikrofilmille. Niitä voidaan lukea suoraan paljaalla silmällä tai suurennuslasin avulla, ja ne ovat helposti erotettavissa toisistaan. Sähköiset asiakirjat muodostuvat puolestaan binäärimuotoisesta kaksiarvoisesta datasta, joka on tallennettu esimerkiksi sähköisesti, magneettisesti tai optisesti tietokoneen kovalevylle tai CD-levylle.

Ihminen ei pysty tulkitsemaan tätä tallennettua dataa ilman tietojenkäsittelylaitteita, joiden avulla digitaalinen data esimerkiksi heijastetaan näyttöpäätteelle ihmisen ymmärtämään muotoon. Sähköisten asiakirjojen myötä asiakirjojen sijaan alettiin puhua asiakirjallisuudesta ja asiakirjallisesti tiedosta,³⁷ koska esimerkiksi tietokantaa ei voinut hahmottaa paperiasiakirjojen kanssa samanlaiseksi esitykseksi, koska siitä oli mahdollista saada erilaisilla

36 Henttonen 2015, 81–89.

37 Anglo-saksisessa kirjallisuudesta asiakirjallisuuden termiä vastaa sana ”recordness.” Asiakirjallisuudesta katso esimerkiksi Dictionary of Archives Terminology www-sivut.

https://us3.campaign-archive.com/?u=56c4cfbec1ee5b2a284e7e9d6&id=82bd286947 13.5.2019.

hauilla erilaisia näkymiä näyttöpäätteelle. Tästä huolimatta koko tietokannan sisältö saattoi olla asiakirjallista tietoa tai vaihtoehtoisesti vain tietty sen avulla aikaan saatu tietojen yhdistelmä muodosti asiakirjan.³⁸

Yksi keskeinen sähköisten asiakirjojen sekä myös sähköpostin asiakirjallisuutta ja talteenottoa pohtinut arkistoteoreetikko on David Bearman. Hän katsoi, että informaatioteknologialla tuotettu data, jota voitiin yhdistellä erilaista toimintaa ja tarkoitusta varten, ei ollut asiakirjallista tietoa. Tämä johtui ennen kaikkea siitä, että nämä datasta kootut esitykset eivät olleet pysyviä, jolloin ne eivät omanneet Bearmanin käsityksen mukaan asiakirjojen tärkeintä ominaisuutta eli evidenssiä. Niillä ei siis ollut todistusvoimaa tietystä toiminnasta tai tapahtumasta.

Todistusvoimalla ei tarkoiteta samaa kuin Schellenbergin todistusarvolla. Todistusarvo viittaa asiakirjan arvoon siitä, miten paljon se antaa tietoa organisaation teoista, toiminnasta ja käytänteistä. Evidenssillä eli todistusvoimalla viitataan asiakirjan ominaisuuteen, jonka avulla asiakirja todistaa jonkin tapahtuman, kuten kaupankäynnin tapahtuneen. Sitä voidaan täten käyttää todisteena tietystä tapahtumasta. Bearmanin mukaan asiakirjahallinnan ja arkistoalan ammattilaisten tuli tehdä yhteistyötä muiden alojen, kuten informaatioteknologian ja juridisten ammattilaisten kanssa, jotta sähköisestä datasta muodostuisi säilytyskelpoisia, evidenssiä omaavia asiakirjoja, jotka olisivat todisteena toiminnasta ja tehdyistä transaktioista.³⁹

Sähköisten asiakirjojen myötä alettiin puhua myös asiakirjojen talteenotosta,⁴⁰ koska toisin kuin analogiset asiakirjat, jotka olivat yhdessä fyysisessä paikassa ja muodossa, sähköiset eli digitaaliset asiakirjat eivät olleet pysyviä esityksiä, vaan ne olivat hetkellisiä binäärimuotoisen datan yhdistelmiä. Täten ne tuli ottaa aktiivisesti talteen, jotta ne saatiin arkistoon. Sähköisten asiakirjojen talteenotossa käytettiin aluksi, kuten 1980- ja 1990-luvuilla, usein käytäntöä, jossa ne tulostettiin paperille.⁴¹

Tämä käytäntö ei ollut monenkaan alan ammattilaisen mielestä riittävä, sillä keskeistä sähköisten asiakirjojen talteenotossa oli se, että niiden sisältö, rakenne ja konteksti olivat ymmärrettävissä. Vain silloin, kun nämä asiat olivat varmistettuja, voisi informaatioteknologialla tuotettu data olla asiakirjallista tietoa ja omata evidenssiä. Sähköisten

38 Brookshear et al. 2015, 32–44; Cook 2014, 27–29; Turnbaugh 2006, 29.

39 Bearman 1994, 1–10, 222–252; Henttonen 2015, 67–69.

40 Anglo-saksisessa kirjallisuudesta talteenoton termiä vastaa sana ”capture.”

41 Henttonen 2015, 179–181

asiakirjojen tuli olla virheettömiä, merkityksellisiä ja johdonmukaisia. Tämä onnistui asiakirjoja kuvaavien metatietojen liittämisellä osaksi niitä. Tällaisia metatietoja olivat muun muassa uniikki tunnus sekä asiakirjojen luomisajankohta. Tämän lisäksi sähköiset asiakirjat tuli luokitella, ja niihin tuli lisätä niiden säilytysajasta, kontekstista, sisällöstä, hallinnasta ja rakenteesta kertovat metatiedot, jonka lisäksi ne tuli siirtää tai tallentaa säilytystilaan, kuten sähköiseen arkistoon. Tällaiset käytänteet varmistivat sen, että sähköisestä datasta tuli evidenssiä omaavia asiakirjoja, ja että ne säilyisivät ymmärrettävinä niiden talteenoton jälkeenkin. Edellä mainittuja määritelmiä metatiedoista ja sähköisten asiakirjojen evidenssistä laativat muun muassa David Bearman, Richard J. Cox sekä Wendy Duffin Pittsburghin projektissa 1990-luvulla.⁴²

Perinteisesti on myös katsottu, että asiakirjoista tekee asiakirjan se, että ne ovat syntyneet, jonkin organisaation ”luonnollisen” toiminnan tai tehtävien hoidon tuloksena. Tätä tulkintaa, jossa asiakirjojen pitäisi syntyä tai muodostua osana toimintaa ja olla sen todisteena, kutsutaan asiakirja-termin vahvaksi tulkinnaksi. Käytännössä vahvan tulkinnan mukaisten asiakirjojen tulisi omata Schellenbergin arvonmääritysmallilla primaariarvoa ja Bearmanin ajatusten mukaisesti evidenssiä, jolloin ne syntyisivät toiminnan tuloksena ja olisivat sen todiste. Tämän tulkinnan ohella on olemassa myös asiakirja-termin heikko tulkinta, jossa esityksillä ei tarvitse olla kuin esimerkiksi sekundaariarvoon kuuluvaa informaatioarvoa ollakseen asiakirjoja.

Tämän lisäksi heikkoon tulkintaan voidaan myös laskea täysin henkilökohtaiset asiakirjat, joihin ei suoraan voi soveltaa primaari- ja sekundaariarvon käsitteitä tai evidenssiä.

Perinteisessä vahvassa tulkinnassa henkilökohtaiset muistiot tai viestit eivät missään nimessä voisi olla asiakirjoja.⁴³

Edellä kuvattujen arkistoteoreettisen näkökulmien valossa sähköposti on siis muotonsa vuoksi luettavissa sähköiseksi asiakirjaksi. Se saa varsinaisen asiakirja-termin vahvan tulkinnan mukaisen asiakirja-arvon silloin, kun se omaa primaariarvoa ja todistusvoimaa organisaation toiminnasta ja tehtävistä. Tämän lisäksi sillä voi olla sekundaariarvoa silloin, kun se omaa tietoa organisaation olemassa olosta ja sen toiminnasta sekä aikansa ilmiöistä. Mikäli se omaa pelkkää sekundaariarvoa, se voi silti olla asiakirja-termin heikon tulkinnan mukainen asiakirja. Lisäksi se voi olla asiakirja-termin heikon tulkinnan mukainen asiakirja esimerkiksi silloin, kun kyseessä on yksityishenkilön sähköpostiviesti, jolla ei ole mitään edellä kuvatuista arvoista.

42 Henttonen 2004, 98–100; Henttonen 2015, 67–69, 179–184, 184–185.

43 Henttonen 2015, 23–25.