Keskustelu sähköpostista hiipuu lähes olemattomiin

Siitä huolimatta, että sähköpostin asiakirjallisuus ja talteenottotavat olivat nyt arkistolaitoksen määräyksellä vahvistettu, ja että samasta aiheesta oltiin kirjoitettu vuonna 2003 artikkelikin Arkistoviestiin, ei tästä seurannut suurempaa keskustelua aiheesta. Itse asiassa Marjukka Honkalan artikkeli jäi Arkistoviestin viimeiseksi artikkeliksi, jossa sähköposti nousi pääaiheeksi tai merkittäväksi aiheeksi. Informaatioteknologia ja sähköiset aineistot pysyivät kylläkin lehden kirjoituksissa merkittävinä aiheina, ja välillä niiden yhteydessä saatettiin mainita edelleen myös sähköposti.²²³

Web-aineistojen eli internetin välityksellä julkisesti esillä olevien aineistojen, kuten World Wide Webissä olevien verkkosivujen arkistointia pohditaan Jani Stenvallin, artikkelin kirjoitushetkellä Helsingin yliopiston kirjaston ja Suomen Kansalliskirjaston projektisihteerin, artikkelissa Web-aineistojen arkistoinnista (2004).²²⁴ Artikkelissa käsitellään muun muassa vapaakappalelain uudistamispyrkimystä, jonka yhteydessä Stenvall toteaa, että web-aineistoiksi mielletään usein vain www-sivut. Hän kertoo myös, että internetin välityksellä voi siirtää muitakin aineistoja, kuten sähköpostiviestejä. Sähköpostit luetaan artikkelissa kuitenkin web-aineistojen ulkopuolelle, koska ne eivät ole julkisesti kaikkien saatavilla olevia aineistoja, vaan ne on tarkoitettu vain tietyille tahoille. Täten artikkeli ei tämän enempää sähköpostia käsittelekään. ²²⁵

223 Arkistoviestin artikkeleista katso esimerkiksi lehden numerot 1/2004, 4/2004 ja 1/2008.

224 Jani Stenvall, Web-aineistojen arkistoinnista. Arkistoviesti 1/2004, 33–38.

225 Jani Stenvall, Web-aineistojen arkistoinnista. Arkistoviesti 1/2004, 34.

Sähköposti mainitaan muutaman kerran myös Kansallisarkiston ylitarkastaja Päivi Happosen ja projektipäällikkö Markus Merenmiehen artikkelissa Tietojärjestelmien asiakirjahallinnollisten ja arkistollisten ominaisuuksien kehittämisestä (2004).²²⁶ Kyseinen artikkeli käsittelee vuonna 2004 Wienissä pidetyn International Council on Archivesin²²⁷ 15.

arkistokongressin antia kirjoituksen otsikonmukaisesta aiheesta.²²⁸ Artikkelissa kerrotaan, että kongressiin sisältyi joitain esityksiä sähköisten asiakirjojen, kuten sähköpostin käsittelystä, mutta ne eivät antaneet perusteita enempää tietoa aiheesta. Tämän lisäksi paljastetaan, että Iso-Britannian kansallisarkistolla eli The National Archivesilla on jo käytössään sähköinen arkisto, johon vastaanotetaan toimistosovellusten ja asiankäsittelyaineiston lisäksi muun muassa sähköpostiviestejä, tietokantoja, www-sivuja sekä digitaalista ääntä ja videoita.

Mielenkiintoista onkin se, että artikkelin perusteella Iso-Britanniassa sähköpostiviestejä arkistoitiin päätearkistoon digitaalisessa muodossa, mikä ei Suomessa ollut tuolloin mahdollista kuin arkistolaitoksen erityisluvalla. Vaikuttaakin siltä, että Iso-Britanniassa oltiin melko pitkällä ainakin sähköisten aineistojen talteenotossa ja pysyvässä sähköisessä säilyttämisessä.

Artikkelissa kuitenkin todetaan, että siellä julkisen hallinnon toimijoille ei ole säädelty tai pyritty säätelemään tiettyjä tallennusformaatteja sähköisille aineistoille toisin kuin Suomessa.

Tämä tarkoittaa puolestaan sitä, että tallennusformaattien laaja kirjo voi tulevaisuudessa uhata The National Archivesissa olevien sähköisten asiakirjojen saatavuutta ja luettavuutta ohjelmistojen ja laitteistojen kehittyessä.²²⁹

Vuoden 2009 alussa Arkistoviestin nimi muuttui Aktiksi, mutta sen julkaisemista jatkoi edelleen arkistolaitos ja vuoden 2017 alusta lähtien Kansallisarkisto, kun lakiuudistus yhdisti arkistolaitoksen Kansallisarkiston ja maakunta-arkistot yhdeksi Kansallisarkisto nimiseksi virastoksi.²³⁰ Aktin artikkeleiden teemat jatkuivat Arkistoviestin mukaisina, ja ne käsittelivät muun muassa Kansallisarkiston kokoelmia ja niiden tutkimusta, informaatioteknologiaa ja sähköisiä asiakirjoja, erilaisia määräyksiä ja suosituksia, alan koulutusta sekä esimerkiksi kansainvälistä arkistoyhteistyötä sekä vierailuja muiden valtioiden arkistoissa.²³¹

226 Päivi Happonen & Markus Merenmies, Tietojärjestelmien asiakirjahallinnollisten ja arkistollisten ominaisuuksien kehittäminen. Arkistoviesti 4/2004, 11–16.

227 Viralliselta lyhenteeltään ICA.

228 Päivi Happonen & Markus Merenmies, Tietojärjestelmien asiakirjahallinnollisten ja arkistollisten ominaisuuksien kehittäminen. Arkistoviesti 4/2004, 11–16.

229 Päivi Happonen & Markus Merenmies, Tietojärjestelmien asiakirjahallinnollisten ja arkistollisten ominaisuuksien kehittäminen. Arkistoviesti 4/2004, 13, 16.

230 Aktista katso lehden numero 1/2009; Laki Kansallisarkistosta 16.12.2016, § 6.1. SäädK 1145/2016;

Valtioneuvoston asetus Kansallisarkistosta 19.1.2017, § 1, § 4. SäädK 39/2017.

231 Aktin artikkeleista katso esimerkiksi lehden numerot 1/2009, 2/2012 ja 1/2017.

Sähköpostin esiintyminen Aktin kirjoituksissa oli kuitenkin niukkaa, sillä se ei päässyt kertaakaan lehden artikkelin pääaiheeksi vuosina 2009–2018. Yhden kerran se oli kuitenkin merkittävänä aiheena, ja sen asiakirjallisuus tuli mainituksi tämän lisäksi ainakin yhdessä artikkelissa. Tämä maininta oli Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian esittelijäneuvos Jorma Kuopuksen artikkelissa Tarkastustoiminta osa oikeusasiamiehen laillisuusvalvontaa (2009).²³² Kyseinen kirjoitus on itseasiassa toinen osa isommasta artikkelista Näkökulmia hallinnon tarkastustoimintaan, jonka ensimmäisen osan kirjoittaja on tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio.²³³

Kuopus ja Aarnio käsittelevät kirjoituksissaan heidän valvonta- ja tarkastustehtäviään sekä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suhdetta niihin. Kuopuksen artikkelissa todetaan, että kirjaaminen ja arkistointi saattavat helposti jäädä liian vähälle huomiolle julkisen hallinnon organisaatioissa, joissa toimintatavat ovat muuttuneet informaatioteknologian myötä.²³⁴ Informaatioteknologiaan liittyen todetaankin seuraavaa. ”Vaikka hallinnon sähköistyminen lisää tehokkuutta ja rationalisoi hallintoa, saattaa samalla kadota merkittäviäkin tietoja arkipäiväiseen sähköpostiviestintään, nopeisiin puhelinpalavereihin, muuttuviin verkkosivuihin tai sähköisen asianhallinnan arkistoimatta jääviin työtiloihin.”²³⁵ Edellä mainitusta voi huomata, että sähköpostiviestien talteenotto koetaan yhä ongelmalliseksi muun informaatioteknologian lailla lähinnä siitä syystä, että esimerkiksi sähköpostiviestejä ei muisteta tai älytä kirjata ja arkistoida. Samanlaisista ongelmista oli puhetta jo aiemmin, muun muassa Marjukka Honkalan Arkistoviestissä olleessa artikkelissa vuonna 2003.

Viimeistä kertaa tämän tutkimuksen tarkasteluajanjaksolla sähköposti nousee merkittäväksi aiheeksi Aktin artikkelissa vuonna 2014. Artikkelissa nimeltä Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina (2014)²³⁶ Kansallisarkiston ylitarkastaja Nina Eerikäinen tarkastelee sosiaalisen median, sähköpostien ja verkkosivujen arkistointia. Verkkosivujen arkistoinnista Eerikäinen toteaa, että se on huomioitu arkistolaitoksen määräyksessä Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen vuodelta 2010, jonka lisäksi Kansalliskirjasto on

232 Jorma Kuopus, Tarkastustoiminta osa oikeusasiamiehen laillisuusvalvontaa. Akti 2/2009, 19.

233 Reijo Aarnio, Tietotilinpäätös käyttöön? Akti 2/2009, 18–19.

234 Reijo Aarnio, Tietotilinpäätös käyttöön? Akti 2/2009, 18–19; Jorma Kuopus, Tarkastustoiminta osa oikeusasiamiehen laillisuusvalvontaa. Akti 2/2009, 19.

235 Jorma Kuopus, Tarkastustoiminta osa oikeusasiamiehen laillisuusvalvontaa. Akti 2/2009, 19.

236 Nina Eerikäinen, Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina. Akti 3/2014, 6–8.

tallentanut otantaa suomalaisista verkkosivuista vuodesta 2006 lähtien omiin kokoelmiinsa.

Tällaista verkkosivujen arkistointia käsiteltiin myös Jani Stenvallin artikkelissa Arkistoviestin numerossa 1/2004.²³⁷

Kyseisessä artikkelissa sähköpostia käsitellään pääasiassa asiakirjana, mutta sen asemasta viestintävälineenä todetaan seuraavaa. ”Verkkokeskusteluihin verrattuna sähköpostikin tuntuu kömpelöltä.”²³⁸ Verkkokeskusteluilla kirjoituksessa viitataan pikaviestimillä ja sosiaalisessa mediassa, kuten Facebookissa ja Twitterissä käytävään keskusteluun. Vaikuttaisi siis siltä, että vielä 2000-luvun alussa hyvänä ja nopeana viestintävälineenä pidettyä sähköpostia on alettu pitää 2010-luvulla hitaana ja vaivanloisena viestintävälineenä, joka häviää nopeudessa ja tavoittavuudessa sosiaaliselle medialle. Tätä tulkintaa vahvistaa vielä artikkelissa esitetty ohje sähköpostien määrän vähentämiseksi. ”Sähköpostin määrääkin voi yrittää hallita yhteisesti sovituilla käytännöillä: esimerkiksi:-- --käytetään talon sisäistä sosiaalista mediaa sähköpostin asemasta.”²³⁹ Tällainen ohje annetaan artikkelissa muun muassa sen vuoksi, että sähköpostien talteenoton yhtenä ongelmana koetaan edelleen olevan se, että asiakirjoiksi luokiteltavia sähköpostiviestejä on vaikea erottaa ei-asiakirjallisista sähköpostiviesteistä. Tämän vuoksi epävirallista ja arkipäiväistä viestintää ohjataan sosiaaliseen mediaan, jonka asiakirjallinen asema ei artikkelin mukaan ole yhtä vahva kuin sähköpostilla, jonka asema asiakirjana on aiemmin määritelty arkistolaitoksen määräyksissä ja ohjeissa. Sosiaalisen median viestit voidaan artikkelin mukaan tulkita arkistolain mukaisiksi asiakirjoiksi, mutta koska niiden asiakirjallisuuden tunnistamisesta ja talteenotosta ei ole annettu ohjeita tai määräyksiä, on niiden talteen ottaminen asiakirjoina hyvin tulkinnanvarainen asia.²⁴⁰

Yllä mainitun perusteella sähköpostin asemasta esimerkiksi viranomaisen toiminnassa saa sellaisen kuvan, että se on 2010-luvulle tultaessa tullut teknologiana keskeiseksi ja viralliseksi osaksi viranomaisten asioiden hoitoa ja käsittelyä. Se on myös vakinaistanut asemansa yhtenä viranomaisen toiminnan tuloksena syntyvänä asiakirjatyyppinä, jonka talteenotosta on pidettävä huolta. Sen sijaan sähköposti on menettänyt merkitystään viestintävälineenä sosiaaliselle medialle ja tiedotusvälineenä myös verkkosivuille. Sosiaalisesta mediasta on puolestaan tullut sellainen epävirallisen viestinnän väline, jota sähköposti oli vielä 1990-luvulla

237 Nina Eerikäinen, Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina. Akti 3/2014, 6–8.

238 Nina Eerikäinen, Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina. Akti 3/2014, 7.

239 Nina Eerikäinen, Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina. Akti 3/2014, 8.

240 Nina Eerikäinen, Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina. Akti 3/2014, 7–8.

Arkistoviestin artikkelien valossa. Jääkin nähtäväksi, kulkeeko sosiaalinen media samanlaisen kehityspolun pelkästä viestintävälineestä asiakirjoja tuottavaksi teknologiaksi ja sosiaalisen median epäviralliset viestit asiakirjoiksi, jollaisen sähköposti kulki 1990–2000 -luvuilla.

Tässäkin artikkelissa asiakirja-termiä käytetään sen vahvan tulkinnan mukaisesti, jolloin ollakseen asiakirjoja sähköpostiviestien tulisi liittyä julkisen organisaation asioiden hoitoon tai toimintaan. Tämä näkemys selviää muun muassa seuraavasta artikkelin kohdasta.

”Sähköpostijärjestelmä ei ole arkisto, joten sieltä on poimittava muuhun järjestelmään talteen ainakin sellaiset viestit, jotka liittyvät olennaisesti organisaation päämäärätehtävien hoitoon, sopimuksiin tai taloudellisesti merkittäviin asioihin.”²⁴¹ Sähköpostin asiakirjallisuus ei ole tässä artikkelissa millään tavalla kyseenalainen asia, vaikka jälleen kerran kerrotaan, että asiakirjoiksi tulkittavien sähköpostiviestin tunnistaminen on julkisen hallinnon tahoille edelleen vaikeaa.

Sähköpostiasiakirjojen talteenotosta todetaan puolestaan, että arkistolaitoksen lähtökohta sähköpostiviestien pysyvässä säilytyksessä on ollut se, että tallennusformaatilla ei ole niin suurta merkitystä kuin sillä, että sähköpostiviestin tietosisältö säilyy. Tämän lisäksi kuitenkin huomautetaan, että sähköpostijärjestelmä ei ole arkisto, vaan artikkelin mukaan olisi keskeistä, että viranomaisen asian käsittelyyn liittyvät sähköpostiviestit liitettäisiin asiankäsittelyjärjestelmään, jotta ne käsiteltäisiin oikein, ja että ne saisivat samat metatiedot kuin muut asiaan liittyvät asiakirjat. Näin ollen ne jäisivät todisteeksi asian käsittelystä, jolloin ne omaisivat todistusvoimaa eli evidenssiä. Keskeistä siis on, että sähköpostiviestit tulisivat niiden talteenoton kautta muiden asian käsittelyssä muodostuneiden asiakirjojen kanssa tasavertaiseen asemaan. Merkittävää on, että sähköpostien talteenoton tavaksi artikkelissa mainitaan niiden tallentaminen asiankäsittelyjärjestelmään, mikä tarkoittaa sitä, että ensimmäistä kertaa arkistolaitoksen lehdissä sähköpostin säilyttämistä suositellaan digitaalisessa muodossa. Talteenoton haasteiksi nimetään vielä sähköpostiviestien epäselvät otsikot, niiden liitetiedostojen arkistointi sekä järjestelmäsidonnaisuus.²⁴²

241 Nina Eerikäinen, Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina. Akti 3/2014, 8.

242 Nina Eerikäinen, Pöhinät purkkiin: sähköiset viestit arkistoinnin kohteina. Akti 3/2014, 7–8.

3 Näkemykset sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Liikearkistossa ja