2 Näkemykset sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Yleisarkistojen
2.4 Asiakirjallisuus varmistuu
Sähköposti pääsee seuraavan kerran Arkistoviestin kirjoituksen pääaiheeksi vuonna 2003, lähes kuuden vuoden tauon jälkeen. Tällä kertaa kyseessä on varsinainen artikkeli, eikä arkistolaitoksen julkaisema virallinen määräys ja ohje, jollainen vuoden 1998 kirjoitus Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä oli. Artikkelissaan Julkisuus hallinnossa – esimerkkinä sähköposti (2003)198 puolustusministeriön arkistonhoitaja Marjukka Honkala käsittelee sähköpostin käyttöä sekä viestintävälineenä että asiakirjoja tuottavana teknologiana.
Artikkelin alkuosassa Honkala käsittelee sähköpostin asemaa viranomaistoiminnassa ja sen käyttötarkoituksia.199 Mahdollista on, että artikkelin kirjoittaminen on saanut innoitusta alkuvuonna 2003 voimaanastuneesta laista sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa.200 Honkala viittaa artikkelissaan kyseisen lain viidenteen pykälään,201 jonka mukaan viranomaisen on tämän valmiuksien salliessa tarjottava mahdollisuus sähköiseen yhteydenottoon ilmoittamalla viranomaisen sähköinen osoite eli käytännössä sähköpostiosoite.202
Sähköpostin käyttötarkoituksiksi artikkeli nimeää organisaation sisäisen viestinnän, yksityisen viestinnän, organisaatioiden välisen hallinnollisen yhteydenpidon ja tiedonsiirron sekä asiakkailta tulevan viestinnän.203 Sähköpostista todetaan viestintävälineenä vielä, että:
”Sähköposti on nykyisin korvannut osin puhelimen, faksin, kirjeet ja kortit. Sähköpostin suosiota ovat lisänneet mm. sähköpostin nopeus, riippumattomuus siitä onko toinen puhelimen ääressä vai ei ja viestin lähettämisen helppous.”204 Edellä mainitun perusteella käy selväksi, että sähköpostia pidetään artikkelissa hyvänä viestintävälineenä, jonka lisäksi sillä lähetettyjen viestien määrän todetaan olevan valtava.205
Tämän tutkimuksen kannalta artikkelista tekee mielenkiintoisen se seikka, että sähköpostiviestiä käsitellään siinä ensimmäistä kertaa suoraan asiakirjana suomalaisesta näkökulmasta Kansallisarkiston ja sen edeltäjien lehdissä. Edellisen kerran sähköpostin
198 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 34–37.
199 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 34–37.
200 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003, § 24.1. SäädK 13/2003.
201 Kyseinen lainkohta on nykyään poistettu laista sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Sitä vastaava kohta on asetettu 1.4.2019 voimaan tulleeseen lakiin digitaalisten palvelujen tarjoamisesta.
202 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 34.
203 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 34.
204 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 35.
205 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 35.
asiakirjallisuus oli suoraan esillä vuonna 1996 Pekka Henttosen suomentamassa Mark Conradin esitelmään perustuvassa artikkelissa Kohti sisällön, kontekstin ja rakenteen tallennusta – Sähköpostijärjestelmien haasteet asiakirjahallinnolle, jossa sitä tarkasteltiin yhdysvaltalaisesta näkökulmasta. Honkala aloittaa sähköpostin asiakirjallisuuden käsittelyn toteamalla, että sähköpostin oikeanlaista käsittelyä ei vielä oikein osata julkisissa organisaatioissa. Sähköpostin käyttö on artikkelin mukaan johtanut tilanteeseen, jossa erilaisten asioiden hoitaminen on saatettu aloittaa sähköpostiviestin johdosta, mutta itse sähköpostiviesti on saatettu jättää lähettämättä kirjattavaksi ja tallennettavaksi kirjaamoon, jos se on alun perin saapunut esimerkiksi suoraan virkamiehelle. Sähköpostin käytöstä on näin saattanut muodostua epävirallinen tapa asioiden hoitamiseen, vaikka sen pitäisi olla yhtä virallinen tapa kuin esimerkiksi asian käsittelyn aloittaminen paperikirjeen johdosta.206 Honkala toteaakin, että:
”Katsotaan ikään kuin sähköposti toisaalta on täyttä asiaa, mutta toisaalta unohdetaan sen sisällön olevan usein hyvinkin tärkeää ja säilytettävää.”207
Yllä mainitun perusteella voidaan todeta, että sähköpostiviesteillä on artikkelin mukaan mahdollisuus olla sisällöltään tärkeitä ja säilyttämisen arvoisia. Näin ollen sähköpostiviestit voivat olla asiakirjoja, koska muuten niiden kirjaamiselle, jonka unohtumista artikkelissa harmiteltiin, ei olisi tarvetta. Sähköpostin asiakirjallisuus vahvistuu artikkelissa myös seuraavasta toteamuksesta, jolla yritetään ymmärtää sitä, miksi sähköpostiviestit saattavat jäädä epähuomioon tavallisiin kirjeisiin verrattuna.208 ”Sähköpostin epäviralliseksi koettu ulkoasu tai sähköpostien asiakirjallisen luonteen tunnistamattomuus johtavat helposti laiminlyönteihin niiden käsittelyssä, kirjaamisessa ja arkistoinnissa.”209 Tämä perusteella voidaan katsoa, että kyseisessä artikkelissa sähköpostiviestejä käsitellään viestinä olemisen lisäksi asiakirjoina, joiden asiakirjallisuus ei ole kyseenalainen asia, mutta ongelmia tuottaa se, että sähköpostiviestin asiakirjallisuuden tunnistaminen ei ole julkisen hallinnon toimijoille aina helppoa. Samanlaisesta ongelmasta puhuttiin myös Mark Conradin vuonna 1996 Arkistoviestissä julkaistuissa artikkelissa, jota käsiteltiin tämän pääluvun toisessa alaluvussa.
Kyseisessä artikkelissa Conrad kertoi, että Yhdysvaltojen liittovaltion viranomaisilla ei useinkaan ollut tietoa siitä, milloin sähköpostiviestit voisivat olla asiakirjoja, ja osa ei osannut
206 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 35.
207 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 35.
208 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 35.
209 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 35.
tulkinnut niitä asiakirjoiksi ollenkaan. Vaikuttaa siltä, että samanlaiset ongelmat piinasivat sähköpostin käsittelyä asiakirjana myös Suomessa.
Sähköpostin ja nimenomaan sähköpostiviestien asiakirjallisuus mainitaan Honkalan artikkelissa selvästi, eikä se täten jätä samanlaista tulkinnanvaraisuutta kyseiseen asiaan, kuten esimerkiksi arkistolaitoksen vuonna 1997 antama määräys ja ohje sähköpostiin liittyvistä asiakirjoista, jossa itse sähköpostia tai sähköpostiviestiä ei suoranaisesti mainittu asiakirjaksi.
Honkalan artikkelissa ongelmana mainitaan kuitenkin sähköpostiviestien asiakirjallisuuden tunnistamisen vaikeus, jonka helpottamiseksi hän esittää sähköpostien käsittelyohjeen lisäämistä organisaatioiden kirjaamis- ja arkistosääntöihin.210
Asiakirjoiksi tulkittavien sähköpostien talteenotosta mainitaan, että ne tulisi ottaa liitteineen talteen ja arkistoida kunkin viranomaisen arkistoimis- ja kirjaamiskäytäntöjen mukaisesti.
Virkamiehillä olisi myös velvollisuus lähettää kirjaamoon niitä henkilökohtaiseen sähköpostiin saapuneita viestejä, jotka tulee organisaation ohjeiden mukaan kirjata ja arkistoida. Artikkelissa suositellaan myös sähköpostiviestien järjestämistä ryhmiin oman asiakasohjelman sähköpostikansiossa, jotta niiden löytäminen olisi helpompaa. Sähköpostiviestien pysyvästä säilyttämisestä todetaan puolestaan seuraavaa.211 ”Vaikka onkin olemassa muutama ohjelma sähköpostien arkistoinnille, kyseessä ei kuitenkaan ole varsinainen arkistointijärjestelmä.
Pysyvästi säilytettävistä sähköposteista on otettava tuloste.”212 Selvää on, että pysyvästi säilytettäviä sähköpostiviestejä ei saa säilyttää digitaalisessa muodossa, vaan niistä tulee ottaa pysyvää säilytystä varten tuloste, jolloin tästä tulosteesta tulee asiakirja. Artikkelissa todetaan kuitenkin, että jonkinlaisia sähköisiä säilytystapoja on jo olemassa, mutta ne eivät ilmeisesti ole luotettavia, koska pysyvää säilytystä digitaalisessa muodossa ei sallita. Tästä huolimatta sähköpostiviestien määräaikainen säilyttäminen digitaalisessa muodossa on ilmeisesti sallittavaa.
Sähköpostiviestinnän ja sähköpostiviestien asiakirjallisuuden ja talteenoton lisäksi artikkelissa käsitellään myös roskapostia ja siltä suojautumista sekä sähköpostin lukemisoikeutta, jonka taustalla vaikutti artikkelin kirjoitushetkellä eduskunnan käsittelyssä ollut laki yksityisyyden
210 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 35–36.
211 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 35–36.
212 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 36.
suojasta työelämässä, joka tuli voimaan vuonna 2004.213 Nämä tarkastelukohdat liittyvät kuitenkin sähköpostin tuomiin haittoihin ja sähköpostiin liittyvään yksityisyyden suojaan, joten ne eivät ole tämän tutkimuksen kannalta relevantteja asioita. Tämän vuoksi niitä ei käsitellä tässä yhteydessä tätä enempää.
Edellä esitellyn Marjukka Honkalan artikkelin perusteella sähköpostiviesti voi siis olla asiakirja. Asiakirja-termiä käytettäessä, artikkelissa viitataan mitä ilmeisimmin siihen liittyvään vahvaan tulkintaan, jossa sähköpostin on liityttävä organisaation toimintaan ollakseen asiakirja.
Tämä ilmenee muun muassa siitä, että artikkelin mukaan sähköpostin talteenotto ja arkistointi asiakirjana tulee tapahtua organisaation arkistoimiskäytäntöjen mukaisesti. Artikkelissa käsitellään pääasiassa julkisia organisaatioita, joista suurin osa kuuluu arkistolain piiriin, jonka perusteella Kansallisarkisto eli entinen arkistolaitos määrää näiden organisaatioiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja samalla myös sallii tiettyjen asiakirjojen määräaikaisen säilyttämisen.
Tämän perusteella muodostuvat myös organisaation arkistoimiskäytännöt. Kansallisarkisto määrittää arkistoitavat asiakirjat puolestaan arkistolain määritelmän mukaisesti, joten sähköpostit ovat arkistoitavia asiakirjoja silloin, kun ne täyttävät arkistolain kriteerit, jonka mukaan niiden tulee liittyä arkistonmuodostajan toimintaan ja tehtävien hoitamiseen. Täten arkistoitavat sähköpostiviestit, niin määräaikaisesti kuin pysyvästi säilytettävät, ovat vahvan tulkinnan mukaisia asiakirjoja. Asiakirjallisuutta ei siten käsitellä sen heikon tulkinnan mukaisesta näkökulmasta, jossa yksityishenkilöiden sähköpostiviestit voisivat myös olla asiakirjoja. Talteenotolle ominaista on puolestaan se, että se on sallittua määräajan säilytettäville sähköpostiviesteille digitaalisessa muodossa, mutta ei pysyvässä säilytyksessä, jossa sähköpostiviestin tulosteesta tulee asiakirja.
Honkalan kirjoituksen taustalla vaikutti mitä ilmeisimmin sähköpostiin liittyvän lainsäädännön uudistukset, jotka kirjoittaja itsekin otti esille. Sähköpostin asiakirjallisuuden ja talteenoton yhteydessä ei kuitenkaan mainittu mitään muuta tahoa, joka olisi käsitellyt asiaa viime aikoina.
Tästä huolimatta on hyvin todennäköistä, että artikkelin taustalla vaikutti lainsäädännön uudistusten lisäksi arkistolaitoksen sähköpostin käsittelyohjeen uudistaminen, mikä tapahtui kesällä 2003. Tuolloin Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä korvasi muun muassa vuonna 1997 annetun sähköpostin
213 Marjukka Honkala, Julkisuus hallinnossa – Esimerkkinä sähköposti. Arkistoviesti 4/2003, 36–37; Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004, § 25.1. SäädK 759/2004.
käsittelyohjeen astuttuaan voimaan 1.7.2003.214 Kyseisessä ohjeessa itsessään kerrotaan, että se on laadittu informaatioteknologian kehityksen sekä sähköisiä toimintaympäristöjä koskevan lainsäädännön uudistusten vuoksi, jonka lisäksi sillä halutaan edistää julkisuuslain ja -asetuksen edellyttämän hyvän tiedonhallintatavan toteutumista. Tämäkin määräys ja ohje, kuten vuoden 1997 määräys ja ohje, koskee valtion ja kuntien viranomaisia.215
Vuoden 2003 määräyksen ja ohjeen Sähköpostin käsittely -osiossa kerrotaan, että sähköpostin käyttötarkoituksia ovat sähköinen asiointi sekä organisaation asioiden käsittely ja valmistelu.
Tämän vuoksi ohjeessa painotetaan kiinnittämään erityistä huomiota siihen, että mikäli sähköpostiviestit ja niiden mukana tulleet liitetiedostot liittyvät viranomaisten tehtävien hoitoon, tulee niiden asiakirjallinen luonne ja merkitys ymmärtää.216 Tämä ohje jatkuu vielä seuraavalla toteamuksella. ”Jos sähköpostiviesteillä on tällainen asiakirjallinen luonne, ne ovat osa viranomaisen arkistoa samalla tavalla kuin perinteiset asiakirjat.”217 Kyseisessä ohjeessa on jo selvä ero arkistolaitoksen vuonna 1997 antamaan sähköpostin käsittelyohjeeseen, sillä nyt itse sähköpostiviesti mainitaan asiakirjaksi. Tällä kertaa ei edes jää tulkinnan varaa siitä, mitä sähköpostilla välitettävällä asiakirjalla tarkoitetaan, koska ohjeessa todetaan, että sähköpostiviestillä ja sen liitteellä voi olla asiakirjallinen luonne, mikäli ne liittyvät viranomaisen tehtävien hoitoon. Tällöin ne olisivat julkisuuslain mukaisia viranomaisen asiakirjoja ja arkistolain mukaisia arkistoitavia asiakirjoja eli asiakirja-termin vahvan tulkinnan mukaisia asiakirjoja.
Sähköpostiviesteistä todetaan vielä, että silloin kun ne ovat asiakirjoja, ne tulee käsitellä ja rekisteröidä samalla tavalla kuin vastaavat paperiasiakirjatkin, ja nämä käsittelytavat tulisi suunnitella organisaatiossa myös ennakkoon. Edellä mainitut ohjeet sähköpostiviestien ja
214 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
215 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003, 1, 3.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
216 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003, 8–9.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
217 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003, 9.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
niiden liitteiden käsittelystä tiivistyvät vielä seuraavaan ohjeessa olevaan viranomaisia velvoittavaan määräykseen.218
”Sähköpostitse saapuneiden asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnissä menetellään samoin kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen rekisteröinnissä. Sähköpostitse saapuneen viestin/asiakirjan toimintaympäristöä kuvaavat viitetiedot ja tietosisällöltään muuttumaton viesti/asiakirja on voitava siirtää tai liittää osaksi normaalia asiankäsittelyprosessia.”219
Ohjeessa täsmennetään vielä yllä mainitussa määräyksessä olevia viitetietoja, joilla tarkoitetaan vähintään asiakirjan rekisteröintitunnusta tai muuta tunnistetietoa, asian otsikkoa, asiakirjan laatijaa, lähettäjää ja vastaanottajaa sekä asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaikaa.
Kyseiset viite- eli metatiedot olivat esillä jo vuoden 1997 ohjeessa, mutta nyt ne sidotaan vielä osaksi itse sähköpostiviestien talteenottoa ja siirtoa asiankäsittelyprosessiin. On ilmeistä, että sähköisten asiakirjojen kohdalla niiden metatietojen säilyttämistä pidettiin tärkeänä talteenoton ja siirtojen yhteydessä.220
Talteen ottamisesta ja arkistoinnista ei anneta ohjeita, vaan asia todetaan suoraan seuraavalla määräyksellä. ”Pysyvästi säilytettävät sähköpostiviestit/-asiakirjat on tulostettava paperille tai mikrofilmille, ellei viranomainen ole saanut arkistolaitoksen erityislupaa säilyttää niitä pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa.”221 Määräyksestä käy ilmi, että sähköpostiasiakirjojen talteenotto pysyvässä säilytyksessä ei voi tapahtua digitaalisessa muodossa, ellei tähän anneta erillistä lupaa. Määräys jättää kuitenkin mahdolliseksi sen, että määräajan säilytettävät sähköpostiasiakirjat voidaan säilyttää digitaalisessa muodossa.
218 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003, 9.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
219 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003, 9.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
220 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003, 9.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
221 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003, 9.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
Arkistolaitoksen vuoden 2003 määräyksestä ja ohjeesta käy ilmi, että sähköpostiviesti itsessään voi olla virallinen asiakirja Suomen julkisissa organisaatioissa, jos se liittyy viranomaisen toimintaan tai tehtävien hoitoon. Se voi olla asiakirja myös digitaalisessa muodossa, mikäli se säilytettään määräajan, mutta pysyvässä säilytyksessä sen paperi- tai mikrofilmitulosteesta tulee asiakirja.
Ohjeessa olevien lauseiden perusteella vaikuttaa myös siltä, että sen julkaisu on vaikuttanut Marjukka Honkalan Arkistoviestissä 4/2003 olevaan artikkeliin. Sähköpostin asiakirjallisuutta kuvataan samalla tavoin mahdollisena viranomaisen asiakirjana, jonka tunnistaminen saattaa olla vaikeaa. Honkala toteaa yhden syyn olevan sähköpostin epäviralliseksi koettu ulkoasu.
Samanlainen lause löytyy myös arkistolaitoksen ohjeesta. ”Sähköpostiviestien esittämistavan tai muun ulkoiseen seikan (esim. epävirallisuus) ei saa antaa hämärtää peruslähtökohtaa.”222 Sähköpostin talteenoton kannalta artikkeli sekä määräys ja ohje esittävät myös samanlaisen näkemyksen, mutta poikkeuksena on, että Honkala ei esitä pysyvässä säilytyksessä sitä vaihtoehtoa, että arkistolaitoksen luvalla sähköpostiviestit voisi säilyttää pysyvästi digitaalisessa muodossa.
Edellä todetun perusteella vaikuttaa siltä, että sähköpostin asiakirjallisuus otettiin Kansallisarkiston ja sen edeltäjien lehdissä kunnolla esille vasta, kun arkistolaitos oli antanut asiasta virallisen määräyksen ja ohjeen, jossa sähköpostin asiakirjallisuus todettiin yksiselitteisesti. Tätä tulkintaa puoltaisi se, että sähköpostin asiakirjallisuutta ei käsitelty suoraan ennen vuotta 2003 muissa Arkistoviestin ja sen edeltäjälehtien artikkeleissa kuin vuoden 1996 Pekka Henttosen suomentamassa Mark Conradin esitelmään perustuvassa artikkelissa, jossa sitä kaiken lisäksi tarkasteltiin yhdysvaltalaisesta näkökulmasta. Syy siihen, miksi keskustelua sähköpostin asiakirjallisuudesta ei käyty Arkistoviestissä ja sen edeltäjissä ennen vuotta 2003, voi olla moniosainen. Arkistolaitoksen alaisen lehden kirjoittajat eivät välttämättä halunneet astua laitoksen varpaille ja esittää omia johtopäätöksiä sähköpostin asiakirjallisuudesta ennen kuin arkistolaitos on antanut asiasta oman selkeän ohjeen.
Mahdollista on myös se, että arkistolaitoksen vuoden 1997 ohjeen perusteella ei ole ollut tarvetta tai halua lähteä haastamaan vallitsevaa näkemystä sähköpostin asiakirjallisuudesta.
222 Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin ja niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin asiakirjarekistereihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä. Arkistolaitoksen määräys ja ohje 195/40/2003, 10.6.2003, 9.
https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/rekisterointinormi.pdf 14.5.2019.
Yksi vaihtoehto on myös se, että sähköpostin asiakirjallisuus ei yksinkertaisesti ollut niin kiinnostava ja tärkeä asia, että siitä oltaisiin kirjoitettu enempää erikseen. Onhan sähköposti vain yksi mahdollinen asiakirja 1990- ja 2000-luvuilla esiin tulleista useista eri sähköisten asiakirjojen muodoista, ja pohdintaa nostatti myös informaatioteknologian yleistyminen, jonka vuoksi esimerkiksi asianhallintajärjestelmät tulivat laajemmin käyttöön. Keskeistä ei ehkä ollut yksittäisen asiakirjatyypin asiakirjallisuuden pohdinta, vaan sähköisten asiakirjojen ja ympäristöjen sekä niiden metatietojen pohdinta yleisesti.