Sähköposti puhuttaa osana alan kehitystä sekä seminaareissa ja tutkimuksissa

Eläketurvakeskuksen asiakirjahallinnon kehityspäällikkö Pentti Latva-Koivisto kirjoittaa AIIM:n³²⁷ Yhdysvalloissa järjestämästä seminaarista ja näyttelystä artikkelissaan Sisällönhallinnan ja asiakirjahallinnon seminaari ja näyttely AIIM2005 (2005),³²⁸ Failin numerossa 2/2005. Kirjoituksessa kerrotaan seminaarin sisällöstä, jossa käsiteltiin muun muassa asiakirjojen pitkäaikaisarkistoinnin lisäksi sähköpostia, joka pääsee myös Latva-Koiviston kirjoituksen merkittäväksi aiheeksi. Artikkelissa kerrotaan, että vuonna 2002 Yhdysvalloissa voimaanastunut liittovaltiotasoinen Sabarnes-Oxley laki eli toiselta nimeltään Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act of 2002 on kiristänyt asiakirjahallintoon, hallintoon, johtoon ja kirjanpitoon liittyviä vaatimuksia yhdysvaltalaisille pörssinoteeratuille yrityksille. Kyseinen laki muun muassa nosti asiakirjojen tietoisesta väärentämisestä, hävittämisestä ja salaamisesta koituvia sanktioita, ja on johtanut myös siihen, että sähköpostiviestien säilyttäminen on lisääntynyt suuresti yhdysvaltalaisissa yrityksissä.³²⁹

Sähköpostin kerrotaan myös saavuttaneen merkittävän aseman yritysten liiketoiminnassa, jota kuvastaa artikkelissa esitetty väite, jonka mukaan Yhdysvalloissa lähetettäisiin noin 2,8 biljoonaa sähköpostiviestiä päivittäin.³³⁰ Sähköpostin asiakirjallisuudesta todetaan puolestaan

324 Ritva Toivonen, Mistä löytyy organisaatiosi ajantasainen tieto? Faili 1/2005, 19.

325 Asko Laine, TWEB, Järjestelmä asioiden ja asiakirjojen hallintaan. Faili 1/2005, 30–31.

326 Asko Laine, TWEB, Järjestelmä asioiden ja asiakirjojen hallintaan. Faili 1/2005, 30.

327 AIIM eli Association for Information and Image Management on Yhdysvalloista lähtöisin oleva informaatiohallinnan alan voittoa tavoittelematon organisaatio.

328 Pentti Latva-Koivisto, Sisällönhallinnan ja asiakirjahallinnon seminaari ja näyttely AIIM2005. Faili 2/2005, 16–19.

329 Pentti Latva-Koivisto, Sisällönhallinnan ja asiakirjahallinnon seminaari ja näyttely AIIM2005. Faili 2/2005, 17, 19; Valtonen et al. 2009, 44.

330 Pentti Latva-Koivisto, Sisällönhallinnan ja asiakirjahallinnon seminaari ja näyttely AIIM2005. Faili 2/2005, 18.

seuraavaa. ”Peruskysymys kuuluu luokitellaanko sähköpostiviesti asiakirjaksi. Amerikan lainsäädännön mukaan asiakirjaksi ymmärretään kaikki asiakirjallinen tieto, sisältäen myös tiedon, jota säilytetään sähköisessä muodossa. Sähköposti kuuluu tämän määrittelyn piiriin.”³³¹ Sähköpostin asiakirjallisuus ei siis ole kyseenalainen asia, jonka lisäksi todetaan, että sähköpostiviestien säilyttäminen ei ole myöskään tekninen ongelma, vaan ennemmin prosessillinen ongelma. Sähköpostipalvelimien täyttyessä viesteistä, on jotain sähköpostiviestejä poistettava, ja tällöin olisi pohdittava, mitä sähköpostiviestejä tulisi arkistoida. Tätä kysymystä tulisi artikkelin mukaan lähestyä sähköpostiviestien tietosisällön perusteella, joka luo tarpeen tai velvoitteen sähköpostiviestin säilyttämiselle. Tästä käy ilmi, että sähköpostiviestien asiakirjallisuutta käsitellään asiakirja-termin vahvan tulkinnan mukaisesta näkökulmasta. Sähköpostiviestien talteenotolle ei esitetä kuitenkaan ratkaisuja eikä myöskään kerrota mihin ne tulisi arkistoida, vaikka eri tallennusmuodoista ja asiakirjahallintajärjestelmistä puhutaan muussa yhteydessä. Asiakirjana toimimisen lisäksi sähköpostin todetaan olevan myös yleisesti käytetty tiedonsiirtoväline.³³²

Sisällönhallinta, jolla tarkoitetaan organisaation kaikkia tietohallintoon liittyviä prosesseja, kuten asiakirjahallintoa, verkkosisältöjenhallintaa ja arkistointia, on pääteemana Tuomo Peltolan artikkelissa Organisaation tietopääoma haltuun – katsaus sisällön hallinnan kehitystrendeihin (2006).³³³ Peltola esittää, että tulevaisuudessa organisaatioiden erilaiset tietohallinnon toimet sulautuvat lähemmäksi toisiaan, jolloin niistä aletaan puhua sisällönhallintana. Artikkelissa pohditaan myös kehityssuuntia erilaisille informaatioteknologian välineille, kuten pikaviestimille ja sähköpostille, joka pääsee artikkelissa merkittävään asemaan.³³⁴

Sähköpostista todetaan alkuun, että se on yksi tietosaareke esimerkiksi tietokantojen ohella, johon organisaation tietopääomaa kertyy. Tämä ei ole artikkelin mukaan hyvä asia, koska sähköpostiohjelmien postilaatikoista on muodostunut asiakirjavarastoja, jonkalaisiksi niitä ei ole alun perin suunniteltu. Tämän kehityksen korjaaminen tulee Peltolan mukaan vaatimaan

331 Pentti Latva-Koivisto, Sisällönhallinnan ja asiakirjahallinnon seminaari ja näyttely AIIM2005. Faili 2/2005, 18–19.

332 Pentti Latva-Koivisto, Sisällönhallinnan ja asiakirjahallinnon seminaari ja näyttely AIIM2005. Faili 2/2005, 19.

333 Tuomo Peltola, Organisaation tietopääoma haltuun – katsaus sisällön hallinnan kehitystrendeihin. Faili 1/2006, 8–11.

334 Tuomo Peltola, Organisaation tietopääoma haltuun – katsaus sisällön hallinnan kehitystrendeihin. Faili 1/2006, 8–11.

toimintakulttuurista, toiminnallista ja sisällöllistä muutosta organisaatioissa, jotta sähköpostilaatikoista ei enää muodostuisi asiakirjojen säilytyspaikkoja. Sähköposti nähdään artikkelissa ennen kaikkea viestintävälineenä, jonka kerrotaan olevan yksi keskeisimmistä organisaatioiden viestintätavoista. Sähköpostiviestien asiakirjallisuutta ei varsinaisesti tuoda esille, mutta ilmeisesti sähköpostiviestit tai ainakin niiden liitetiedostot ovat asiakirjoja, koska kirjoituksesta käy ilmi, että niiden säilytyspaikkana ei pitäisi olla sähköpostilaatikot.

Sähköpostiviesteille tai niiden liitetiedostoille ei kuitenkaan esitetä muita talteenotto- ja säilytysvaihtoehtoja.³³⁵

Pekka Henttonen kirjoittaa artikkelissaan Miksi siirtyminen sähköiseen asiakirjahallintaan ei onnistu? (2007)³³⁶ Johanna Gunnlaugsdottirin väitöskirjasta The Implementation and Use of ERMS, A Study in Icelandic Organizations, jossa tutkitaan sitä, minkä vuoksi sähköisiä asiakirjahallintajärjestelmiä ei ole otettu kunnolla käyttöön islantilaisissa organisaatioissa.

Tutkimuksessa haastateltiin ja seurattiin organisaatioiden johdon, työntekijöiden, konsulttien ja ohjelmistosuunnittelijoiden näkemyksiä ja kokemuksia sähköisten asiakirjahallintajärjestelmien käytöstä. Merkittäväksi aiheeksi Henttosen kirjoituksessa nousee sähköposti, sillä tutkimuksessa selvisi, että yksi keskeinen ero organisaatioiden välillä oli se, miten tunnollisesti asiakirjahallintajärjestelmien käyttäjät veivät kirjeitä ja sähköpostiviestejä järjestelmiinsä. Sähköpostin kerrotaan osoittautuneen ongelmaksi, ja myös niissä organisaatioissa, joissa asiakirjahallinto oli hyvällä tasolla, jäi lähetettyjen sähköpostiviestien talteenotto tekemättä kokonaan. Niitä sähköpostiasiakirjoja, jotka oltiin otettu talteen, haettiin asiakirjahallintajärjestelmistä usein joko vastaanottoajan tai lähettäjän nimellä, asiakirjatyypillä, päivämäärällä tai aiheella. Asiakirjojen luokitusjärjestelmää, joka helpottaisi asiakirjojen hakua huomattavasti, ei oltu otettu käytäntöön.³³⁷

Henttosen artikkelissa ja samalla Gunnlaugsdottirin tutkimuksessa sähköpostia ja sähköpostiviestejä pidettiin selvästi asiakirjoina, sillä organisaatioiden oletettiin ottavan ne talteen asiakirjahallintajärjestelmään. Tämä ei kuitenkaan toteutunut aina käytännössä, vaan varsinkin itse lähetetyt sähköpostiviestit jäivät usein ottamatta talteen. Artikkeli kertookin siitä, että vaikka Suomessa oli jo 2000-luvulla arkistolaitoksen määräys ja ohje ja muun muassa

335 Tuomo Peltola, Organisaation tietopääoma haltuun – katsaus sisällön hallinnan kehitystrendeihin. Faili 1/2006, 8, 10.

336 Pekka Henttonen, Miksi siirtyminen sähköiseen asiakirjahallintaan ei onnistu? Faili 1/2007, 14–15.

337 Pekka Henttonen, Miksi siirtyminen sähköiseen asiakirjahallintaan ei onnistu? Faili 1/2007, 14–15.

JUHTA:n suositus sähköpostin käsittelystä ja arkistoinnista, ja että Yhdysvalloissa sähköpostin asiakirjallisuus ja talteenotto oli varmistunut 1990-luvulla oikeudenkäyntien ja NARA:n ohjeiden kautta, ei sähköpostia maailmalaajuisesti tunnistettu aina asiakirjaksi. Selvää kuitenkin on, että väitöskirjan kohteena olleen Islannin lisäksi muissakin maissa, kuten Suomessa ja Yhdysvalloissa, sähköpostin asiakirjallisuutta ei lainsäädännöstä ja ohjeista huolimatta aina ymmärretty, mikä on käynyt ilmi tässäkin tutkimuksessa esillä olleista artikkeleissa.

Sähköposti tulee mainituksi asiakirjojen siirtovälineenä Sari Järnin artikkelissa Liikearkistopäivillä sähköä ilmassa – arkistot kohti sähköistä palvelutoimintaa (2007),³³⁸ jossa kerrotaan Suomen 12. Liikearkistopäivillä esitellyistä aiheista, jotka liittyivät sähköiseen tiedonhallintaan. Tapahtumassa Jukka Tuomela oli esittänyt, että tietojen ja asiakirjojen lähettäminen maksuttomilla sähköisillä tiedonsiirtovälineillä, kuten sähköpostilla, tulee lisäämään tietopalvelujen käyttöä. Asiakirjojen siirtotapana olemisen lisäksi sähköpostia ei kuitenkaan käsitellä kirjoituksessa tämän enempää.³³⁹

Yllä mainitun artikkelin lisäksi sähköposti on samassa Failin numerossa 3/2007 Juha Anttilan kirjoituksen keskiössä. Artikkelin nimi on Sähköposti vaatii arkistointia (2007),³⁴⁰ ja se on ensimmäinen kirjoitus Failissa seitsemään vuoteen, jossa sähköposti pääsee pääaiheeksi.

Anttila keskittyy kirjoituksessaan pääasiassa sähköpostiviestien ja sähköpostin liitetiedostojen käsittelyyn ja arkistointiin, eikä sähköpostiviestien asiakirjallisuutta pohdita suoraan, sillä sähköpostiviesteistä ei käytettä termiä asiakirja. Sähköpostin asiakirjallisuus selviää kuitenkin rivien välistä. Kuten monet muutkin sähköpostista Failissa kirjoittaneet henkilöt, toteaa Anttilakin kirjoituksessaan, että sähköpostin käytön ja sähköpostiviestien määrä on kasvanut 2000-luvun aikana, ja samalla liitetiedostojen koot ovat kasvaneet. Tämä on lisännyt puolestaan organisaatioiden tarvetta vähentää sähköpostipalvelimilla olevien viestien ja liitetiedostojen määrä, jotta niillä oleva tallennustila ei loppuisi. Sähköpostien arkistoinnin halukkuutta on varsinkin Yhdysvalloissa lisännyt lainsäädännön kiristyminen, mutta myös Suomessa laeilla on merkitystä. Kirjoituksessa mainitaankin, että muun muassa arkistolaki, julkisuuslaki ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä ohjaavat sähköpostin käsittelyä ja arkistointia.

338 Sari Järn, Liikearkistopäivillä sähköä ilmassa – arkistot kohti sähköistä palvelutoimintaa. Faili 3/2007, 4–9.

339 Sari Järn, Liikearkistopäivillä sähköä ilmassa – arkistot kohti sähköistä palvelutoimintaa. Faili 3/2007, 4.

340 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 10–11.

Organisaatioita ohjaa myös näkemys siitä, että sähköpostiviestien tietosisältö tulisi saada talteen keskitetysti ja laajempaan käyttöön organisaation sisällä.³⁴¹

Sähköpostien käsittelyä ja arkistointia ohjaavat siis lainsäädäntö ja viestien sisältämän tiedon tärkeys organisaation toiminnalle. Tällaiset organisaatiolle tärkeät sähköpostiasiakirjat tulisi ottaa artikkelin mukaan talteen, jolloin sähköpostiviestit olisivat asiakirja-termin vahvan tulkinnan mukaisia asiakirjoja, vaikka itse asiakirja-termiä ei kirjoituksessa mainita.

Lainsäädännössä arkistoitavilla asiakirjoilla tarkoitetaan pääasiassa vahvan tulkinnan mukaisia asiakirjoja³⁴² ja vahvaa tulkintaa tukee myös artikkelin näkemys siitä, että talteenoton arvoisia sähköpostiviestejä olisivat ne, joista olisi tietosisällöllisesti organisaatiolle hyötyä, jolloin ne omaisivat primaariarvoa.

Organisaation arkistoitavien sähköpostiviestien ja liitetiedostojen erottamista ei-arkistoitavista viesteistä ja liitetiedostoista helpottaa Anttilan mukaan sähköpostiosoitepolitiikka, jossa erilaisia osoitteita käytetään erilaisiin tarkoitusperiin. Organisaation sähköpostiviestit, jotka liittyvät suoraan sen toimintaan ja tehtäviin, pitäisi lähettää ja vastaanottaa organisaation virallisesta sähköpostiosoitteesta, kuten kirjaamon sähköpostiosoitteesta, joka voisi olla muotoa kirjaamo@virasto.fi. Tällaisen sähköpostiosoitteen viestit voi arkistoida suoraan. Työ- ja virkasähköpostiviestit lähetetään ja vastaanotetaan tyypillisesti organisaation työntekijän sähköpostilla, jonka osoite voi olla muotoa nimi.sukunimi@virasto.fi. Tällaisiin osoitteisiin tulevat ja niistä lähtevät sähköpostit koskevat pääasiassa organisaatiota ja sen toimintaa, jolloin ne tulisi arkistoida. Tällaisiin sähköpostiosoitteisiin tulee tosin myös henkilökohtaisia viestejä, jotka eivät artikkelin mukaan kuulu organisaation arkistoitavaan materiaaliin. Tällöin työntekijän pitäisi itse seuloa sähköpostikansiostaan henkilökohtaisia asioita koskevat viestit pois, jotta niitä ei arkistoitaisi. Lisäksi organisaation työntekijät saattavat käyttää yksityisiä sähköpostiosoitteita, joihin tulee ja joista lähtee yksinomaan yksityisiä sähköpostiviestejä.

Tällaiset osoitteet voivat olla esimerkiksi muotoa etunimi.sukunimi@hotmail.com. Näihin sähköpostiviesteihin ei organisaatiolla ole mitään asiaa, eikä niitä myöskään pidä tai tarvitse arkistoida, sillä ne eivät liity organisaation toimintaan.³⁴³

341 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 10.

342 Katso tämän tutkimuksen alaluku 1.3.

343 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 10.

Tällainen jaottelu on artikkelin mukaan usein organisaation sähköpostiviestien arkistoinnin lähtökohta, koska sen avulla suurin osa eri osoitteisiin tulevista ja niistä lähtevistä sähköpostiviesteistä voidaan luokitella etukäteen joko arkistoitavaksi tai ei-arkistoivaksi aineistoksi. Kyseinen artikkelin kohta täsmentää myös sitä, että kirjoituksessa arkistoitavat sähköpostiviestit eivät ole asiakirja-termin heikon tulkinnan mukaisia asiakirjoja, koska henkilökohtaisten sähköpostiviestien, jotka eivät liity organisaation toimintaan, arkistointi ei tule tapahtua organisaatiossa, vaan ne luokitellaan nimenomaan arkistoinnin ulkopuolelle.

Sähköpostiviestien ja liitetiedostojen talteenotosta todetaan seuraavaa. ”Sähköpostin arkistointi tarkoittaa kaikkien tai erikseen määritettyjen lähtevien ja saapuvien sähköpostiviestien tallennusta keskitettyyn paikkaan, mistä ne ovat saatavissa, mutta eivät enää muokattavissa ja poistettavissa.”³⁴⁴ Anttila määrittelee sähköpostiviestien talteenotossa keskeiseksi sen, että ne tulisi arkistoida johonkin keskitettyyn paikkaan eikä esimerkiksi usean eri henkilön sähköpostikansioon. Arkistoinnissa tulisi myös varmistaa se, että sähköpostiviestejä voisi käyttää niiden talteenoton jälkeen, mutta niiden eheys, autenttisuus ja tietosisältö pitäisi turvata tahallisilta tai tahattomilta muutoksilta sekä katoamiselta. Tämä voitaisiin varmistaa esimerkiksi sähköpostiviestien ja liitetiedostojen muuntamisella paremmin säilyviin tiedostoformaatteihin.³⁴⁵

Talteenoton yhteydessä sähköpostien konteksti- eli metatietojen pitäisi säilyä niiden mukana.

Tällaisia automaattisesti sähköpostiviestien mukana tallentuvia metatietoja pitäisi olla viestin otsikko, lähetysaika sekä lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, jonka lisäksi viestien sisältöön liittyvien metatietojen tallentamista olisi hyvä pystyä tekemään ainakin osittain automaattisesti.

Metatiedot mahdollistaisivat sen, että talteen otettuja ja arkistoituja sähköpostiviestejä voisi hakea niiden perusteella. Arkistoidut sähköpostiviestit voisi puolestaan avata esimerkiksi internet-selaimella tai sähköpostiohjelmalla. Tästä päätellen artikkelin ideana on, että sähköpostiviestit arkistoitaisiin lähtökohtaisesti digitaaliseen muotoon. Kirjoituksessa sanotaan myös suoraan, että mikäli organisaatiolla on jo käytössään sähköinen arkistoratkaisu, tulisi sähköpostien arkistointi liittää osaksi sitä.³⁴⁶

344 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 10–11.

345 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 11.

346 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 11.

Anttilan mukaan sähköpostiviestien talteenotossa ja arkistoinnissa voidaan käyttää manuaalista, puoliautomaattista tai täysin automaattista tapaa. Täysin automaattisessa arkistoinnissa kaikki organisaation sähköpostiosoitteisiin tulleet ja niistä lähtevät sähköpostiviestit arkistoitaisiin automaattisesti. Automaattinen arkistointi on hyvä ratkaisu sähköpostien suuren määrän vuoksi ja siitä syystä, että kaikki organisaatiolle mahdollisesti tärkeä tieto saataisiin talteen. Automaattinen arkistointi vaatii kuitenkin sen, että sähköisen arkiston käyttöön pitäisi määrittää tarkemmat pääsyoikeudet eri käyttäjille, koska työntekijöiden sähköpostiviestit voivat sisältää henkilökohtaisia tietoja, johon kaikilla ei ole lainsäädännönkään perusteella oikeutta päästä käsiksi. Manuaalisessa tavassa organisaation työntekijöiden tulisi itse eritellä sähköpostiviestit arkistoitaviin ja ei-arkistoitaviin viesteihin ja siirtää ne sähköiseen arkistoon. Tämä olisi yksityisyyden suojan ja sähköpostiviestien luokittelun kannalta parempi ratkaisu, koska tarkempi luokittelu parantaisi arkistoitujen sähköpostiviestien hakemista ja käyttöä. Jokaisen sähköpostiviestin manuaalinen läpikäyminen tosin syö huomattavasti enemmän organisaation aikaa ja resursseja kuin automaattinen arkistointi. Molempien tapojen edut ovat nähtävissä myös kuvasta viisi.³⁴⁷

Kirjoituksessa parhaaksi vaihtoehdoksi ehdotetaan puoliautomaattista sähköpostiviestien arkistointia, jossa kaikki organisaation viralliseen sähköpostiosoitteeseen tulevat ja siitä lähtevät sähköpostit arkistoidaan automaattisesti. Työntekijöiden työsähköpostiosoitteisiin tulevat ja niistä lähtevät viestit arkistoidaan myös automaattisesti, mutta ennen tätä työntekijä pystyisi poistamaan henkilökohtaiset viestinsä, jotta ne eivät menisi arkistoon. Tällaisestakin tavasta huolimatta sähköpostiviestien talteenoton kerrotaan olevan haasteellista, koska niitä tulee valtava määrä, joista osa on vielä roskapostia, jota ei missään nimessä haluttaisi arkistoida.

Tiukkojen roskapostisuodattimien käyttö voi puolestaan johtaa siihen, että osa tärkeistä sähköpostiviesteistä ei myöskään pääse perille asti, jolloin ne eivät myöskään päädy arkistoon.

Anttila ehdottaakin, että osaa organisaation viestinnästä ja tärkeästä tiedonvälityksestä pitäisikin ehkä siirtää lähiverkon dokumentinhallinta- ja ryhmätyökaluihin. Tämä vähentäisi sähköpostipalvelinten kuormitusta ja arkistoitavien sähköpostiviestien määrää.³⁴⁸

347 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 11.

348 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 11.