Heikko tulkinta ja unohdetut ongelmat nostavat päätään

Vuoden 2007 jälkeen sähköposti painui Failin kirjoituksissa taka-alalle seitsemäksi vuodeksi.

Seuraavan kerran se pääsee merkittävään asemaan Pekka Uotilan artikkelissa Kenen kuuluu arkistoida henkilön sähköiset arkistot (2014).³⁴⁹ Uotila kertoo kirjoituksessaan Yhdysvaltojen Indianan osavaltiossa järjestetystä viidennestä Personal Archiving -konferenssista, jossa

349 Pekka Uotila, Kenen kuuluu arkistoida henkilön sähköiset arkistot. Faili 2/2014, 4–6.

Kuva 5. Havainnollistus automaattisen ja manuaalisen sähköpostiarkistoinnin eduista.

Lähde: Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 11.

käsiteltiin henkilökohtaista digitaalista arkistointia ja siitä kiinnostuneita yhteisöjä.

Henkilökohtaisen arkistoinnin suosion kerrotaankin nousseen Yhdysvalloissa, jossa siitä on tullut myös yksi arkistotutkimuksen kohteista.³⁵⁰

Tämä henkilökohtainen arkistointi herätti myös keskustelua siitä, että ovatko henkilökohtaiset materiaalit arkistoimisen arvoisia, ja onko niiden säilyttäminen arkistointia lainkaan vai vaan uuden materiaalin tuottamista. Henkilökohtaiset muistiot ja paperit sekä digitaaliset materiaalit voivat olla asiakirjoja asiakirja-termin heikon tulkinnan mukaisesti, mutta artikkelin perusteella käy ilmi, että heikon tulkinnan mukaisia asiakirjoja ei mielletä sellaisiksi, joiden arkistointiin tulisi käyttää yhtä paljon voimavaroja kuin vahvan tulkinnan mukaisiin organisaatioiden asiakirjoihin. Konferenssissa todettiin, että henkilökohtaisten asiakirjojen arkistointi oli Yhdysvalloissa pikemminkin kirjastojen kuin arkistojen hanke, ja julkisrahoitteisten kirjastojenkin roolia tällaisessa toiminnassa kyseenalaistettiin. Yhtenä huomiona esitettiin, että miten voidaan perustella, että jonkin henkilön asiakirjat ovat kulttuuriperinnöllisesti niin tärkeitä, että niitä pitäisi säilyttää verorahoilla ylläpidettävissä kirjastoissa. Konferenssin eurooppalaiset osallistujat olivat puolestaan todenneet, että henkilökohtaisesta arkistoinnista ei ole Euroopassa juuri keskusteltu.³⁵¹

Konferenssissa mukana ollut Peter Chan oli esitellyt ePADD nimistä tutkimushanketta, jossa kehitettiin sähköpostijärjestelmistä riippumatonta sähköpostien arkistointia digitaaliseen muotoon. Tätä arkistoitua sähköpostimateriaalia voitaisiin puolestaan käyttää sosiaalisten verkostojen ja tekstien analyysiin. Tutkimusryhmien lisäksi myös yksityishenkilöiden uskottiin olevan kiinnostuneita tällaisista sähköpostien arkistointiratkaisuista, sillä niiden avulla henkilökohtaisesta digitaalisesta arkistoinnista tulisi helpompaa. Henkilökohtaisen arkistoinnin yleistyminen tarjoaisi myös yrityksille markkinaraon, sillä ne voisivat kehittää ja myydä kuluttajille esimerkiksi sähköpostiviestien arkistointiin tarkoitettuja ohjelmia.³⁵²

Sähköpostin rooli jää Uotilan artikkelissa yllättävän vähäiseksi, vaikka se on yksi sen merkittävistä aiheista. Tästä huolimatta artikkeli on merkittävä, sillä ensimmäistä kertaa Failin kirjoituksessa sähköpostia käsitellään asiakirja-termin heikon tulkinnan mukaisessa merkityksessä, jossa se on henkilökohtainen asiakirja. Tällaisia henkilökohtaisia

350 Pekka Uotila, Kenen kuuluu arkistoida henkilön sähköiset arkistot. Faili 2/2014, 4.

351 Pekka Uotila, Kenen kuuluu arkistoida henkilön sähköiset arkistot. Faili 2/2014, 4–5.

352 Pekka Uotila, Kenen kuuluu arkistoida henkilön sähköiset arkistot. Faili 2/2014, 5–6.

sähköpostiviestejä voidaan taltioida kulttuuriperinnöllisistä syistä esimerkiksi kirjastoihin, jolloin niillä pitäisi olla schellenbergiläisen arvonmääritysperiaatteen mukaisesti sekundaariarvoa. Toisaalta artikkelissa esitetään, että henkilökohtainen arkistointi voi tarkoittaa myös sitä, että yksityishenkilöt säilyttävät digitaalista materiaalia itsellään, jolloin niiden arvoa ei voi mitata perinteisellä asiakirjojen arvonmäärityksellä, vaan niiden talteenottajat määrittävät itse niille arvon. Joka tapauksessa talteenotosta puhutaan digitaalisessa muodossa, jolloin sähköpostiviestejä ei arkistoida paperille.

Kalle Autio kirjoittaa Liikearkistoyhdistyksen järjestämästä seminaarista artikkelissaan Some, sähköpostit ja verkkosivut arkistoon (2014),³⁵³ ja kuten otsikosta voi jo päätellä, sähköposti nousee kirjoituksessa merkittävään asemaan. Autio kertoo kirjoituksessaan kyseisen seminaarin esityksissä, joissa puhuttiin paljolti sosiaalisen median arkistoinnista, mutta myös Kansalliskirjaston verkkosivujen taltiointiprojektista sekä sähköpostien talteenotosta.³⁵⁴

Juha Anttila oli pitänyt kyseisessä seminaarissa esitelmän, jossa hän toi esille sellaisia sähköpostin arkistointiin liittyviä näkökulmia, jotka olivat vahvasti esillä myös hänen Failin numerossa 3/2007 julkaistussa artikkelissa Sähköposti vaatii arkistointia, jota tässä tutkimuksessa käsiteltiin edeltävässä alaluvussa. Anttila oli esityksessään todennut, että sähköposti on organisaatioille ongelmallinen työväline. Tämä johtuu muun muassa siitä, että työsähköpostiosoitteisiin saapuu ja niistä lähetetään yksityisviestejä, jotka eivät kuulu organisaation arkistoon. Toisaalta kaikki sähköpostiviestit, joiden tietosisältö on organisaatiolle tärkeää, pitäisi saada talteen. Ratkaisuksi tähän ongelmaan Anttila esitti, että työsähköpostia ei käytettäisi missään tapauksessa henkilökohtaisten asioiden hoitoon, vaan niihin tulisi käyttää yksityisiä sähköposteja. Toinen ratkaisu olisi se, että sähköpostin sijaan organisaatiolle tärkeitä keskusteluja käytäisiin ja tietoja välitettäisiin jollain muulla työvälineellä. Nokialla töissä ollut Mikko Hyvärinen oli puolestaan todennut, että kaikkea organisaation tietoa ei kannata säilyttää ainakaan pysyvästi, koska joidenkin tietojen säilyttämisestä voi olla organisaatiolle jopa vahinkoa. Hänen mukaansa organisaatioiden pitäisi laatia varsinkin sähköpostin käyttöön ohjeita ja politiikkoja siitä, millaisiin tarkoituksiin sitä saisi käyttää työasioiden hoidossa.³⁵⁵

353 Kalle Autio, Some, sähköpostit ja verkkosivut arkistoon. Faili 4/2014, 9–12.

354 Kalle Autio, Some, sähköpostit ja verkkosivut arkistoon. Faili 4/2014, 9–12.

355 Kalle Autio, Some, sähköpostit ja verkkosivut arkistoon. Faili 4/2014, 11.

Päivälehden arkiston johtaja Pekka Anttonen oli puhunut myös sähköpostin talteenotosta, mutta oikeastaan päinvastaisesta näkökulmasta kuin Anttila ja Hyvärinen. Hän kertoi, että Päivälehden arkisto oli ollut aktiivinen arkistoaineiston keräämisessä ja pyrkinyt samaan talteen tärkeimpien Sanoma Oyj:n johtajien ja toimittajien sähköpostiviestejä. Päivälehden sähköpostiarkiston kerrottiin olevan toteutettu M-Files -tiedonhallintaohjelmiston avulla, ja sähköpostiarkisto otti automaattisesti talteen Päivälehden arkistoon lähetetyt sähköpostiviestit.

Sanoman omien sähköpostiviestien ohella talteen oli otettu myös Sanoman lehtien lukijoiden sähköpostiviesteinä lähettämää palautetta. Sähköpostiviestejä on Anttosen mukaan arkistoitu pääasiassa tutkimuksellisia tarkoituksia varten.³⁵⁶

Anttosen esityksessä siis painotettiin sähköpostiviestien talteenottoa ja arkistointia, jotta niistä jäisi tutkimuksen kannalta hyvää aineistoa. Sen sijaan Anttilan ja Hyvärisen esitelmissä sähköpostin käyttöä organisaatioille tärkeissä asioissa pyrittiin joko ohjaamaan muihin työvälineisiin tai rajoittamaan, jotta sähköpostiviestien talteenoton tarve ja määrä vähentyisivät.

Näkemyserot voivat johtua siitä, että Anttila ja Hyvärinen käsittelivät esityksissään organisaatioita, joille sähköpostiviestit ja asiakirjat ovat ensisijaisesti voimavaroja niiden toiminnan, talouden ja oikeusturvan kannalta. Liiketoiminnan kannalta on järkevää, että yrityksillä on tallessa vain ne tiedot, jotka ovat sille itselleen tärkeitä sen toiminnan kannalta.

Tutkimuksellinen puoli ei ole niinkään keskiössä. Anttonen taas näkee asian Päivälehden arkiston kannalta, jonka tarkoituksena on säilyttää Sanoma-konsernin asiakirjoja ja samalla sen historiaa kokoelmissaan. Arkiston tarkoituksena vaikuttaakin olevan, että sen kokoelmia tutkittaisiin, ja että niistä kirjoitettaisiin. Sanoma Oyj:n eri yrityksillä ja lehdillä voi tosin olla erilainen näkemys niiden jokapäiväisestä asiakirjahallinnosta ja sähköpostiviestien talteenotosta.

Anttila ja Hyvärinen painottivat esityksissään sähköpostiviestien tärkeyttä organisaation toiminnalle, jolloin niissä keskeistä oli niiden omaama primaariarvo. Anttonen taas painotti sähköpostiviestien tutkimuksellista tärkeyttä, joten keskiössä oli niiden sekundaariarvo. Tämän lisäksi Päivälehden arkistoon otettiin myös Sanoman asiakkaiden palautteita sähköpostiviesteinä, jotka eivät välttämättä suoraan omanneet primaariarvoa yrityksille. Täten ne ovat asiakirja-termin vahvan tulkinnan ja heikon tulkinnan rajamailla, toisin kuin Anttilan ja Hyvärisen esitelmissä mainitut sähköpostiviestit, jotka edustivat asiakirja-termin vahvaa

356 Kalle Autio, Some, sähköpostit ja verkkosivut arkistoon. Faili 4/2014, 11.

tulkintaa, vaikka itse asiakirja-termiä ei ainakaan Aution artikkelissa käytetty sähköpostiviestien kohdalla.

Sähköposti pääsee merkittävään rooliin Failin kirjoituksessa myös vuonna 2015 Pekka Henttosen artikkelissa Sähköposti on vaiettu ongelma (2015),³⁵⁷ jonka aiheena on Saksan Marburgissa pidetty NAET-verkoston³⁵⁸ kokoontuminen. Kirjoituksen otsikosta voisi luulla, että sähköposti olisi artikkelin ainut aihe, mutta itse asiassa noin puolet artikkelista käsittelee arkistohistorian merkitystä arkistotieteelle ja muille tieteenaloille.³⁵⁹

Thinking Records -blogia pitävä James Lappin oli tuonut kokoontumisessa esille ihmetyksensä sitä kohtaan, että sähköposti ei hänen mielestään tuntunut kiinnostavan arkistopiireissä ketään, vaikka siihen liittyi suuria haasteita. Sähköpostista ei puhuta artikkelissa asiakirjana, mutta käy ilmi, että sen tulisi olla organisaation arkistoimaa materiaalia, ja näin ollen sitä käsitellään asiakirjallisena esityksenä. Kirjoituksessa painotetaan nimenomaan organisaatioiden sähköpostien talteenottoa, joten kyseessä on siis asiakirja-termin vahvan tulkinnan mukainen tulkinta, vaikka itse termiä ei käytetä. Sähköpostin asiakirjallisuus on ilmeisesti jo niin itsestään selvä asia, että sitä ei tarvitse mainita. Ongelmia tuntuu edelleen tuottavan kuitenkin se, miten asiakirjalliset sähköpostiviestit saataisiin parhaiten eroteltua ei-asiakirjallisista sähköpostiviesteistä.³⁶⁰ Tähän ongelmaan liittyen artikkelissa todetaan sähköpostin talteenotosta seuraavaa.

”Sähköpostin hallintastrategioita on kaksi. Useimmiten käyttäjien odotetaan vievän tärkeät viestit sähköiseen asiakirjajärjestelmään. Tätä suositaan myös meillä. Toinen vaihtoehto on määritellä organisaation ylimpien toimihenkilöiden sähköpostilaatikot kokonaisuutenaan säilytettäväksi. Tätä ’capstone’ -mallia kokeillaan nyt Yhdysvalloissa.”³⁶¹

Nämä Lappinin ehdotukset sähköpostin talteenotolle ovat melko samanlaisia kuin, mitä Juha Anttila on esittänyt Failin kirjoituksissa sekä muissa julkaisuissa.³⁶² Manuaalisen arkistoinnin ja automaattisen arkistoinnin välille Anttila tosin ehdotti myös puoliautomaattista ratkaisua,

357 Pekka Henttonen, Sähköposti on vaiettu ongelma. Faili 3/2015, 6–7.

358 North-Western European Archival Educators Network.

359 Pekka Henttonen, Sähköposti on vaiettu ongelma. Faili 3/2015, 6–7.

360 Pekka Henttonen, Sähköposti on vaiettu ongelma. Faili 3/2015, 6.

361 Pekka Henttonen, Sähköposti on vaiettu ongelma. Faili 3/2015, 6.

362 Juha Anttila, Sähköposti vaatii arkistointia. Faili 3/2007, 11; Anttila 2007, 19–20; Anttila 2018, 82–83.

jollaista James Lappin ei tuonut esille. Näissä molemmissa talteenottokäytännöissä on kuitenkin riskejä, jotka liittyvät juurikin siihen kysymykseen, että saadaanko niillä talteen halutut eli asiakirjalliset sähköpostiviestit. Lappin totesikin asiasta seuraavalla tavalla.

”On tulkinnanvaraista mikä on tärkeää ja kenelle. Valinnan jättäminen työntekijöille johtaa epävarmaan tulokseen. Sähköpostia tulee yleensä kovin vähän talteen arkistoon. Toisaalta kaiken sähköpostin säilyttäminen merkitsee sellaisenkin tiedon säilyttämistä, jonka ei pitäisi olla tallessa.”³⁶³

Muun muassa tämä Henttosen kirjoitus ja aiemmat Failin kirjoitukset 2000- ja 2010-luvuilla ovat tuoneet esille sen, että sähköpostiviestien ja sähköpostin liitetiedostojen tekninen talteenotto digitaaliseen muotoon ei ole enää haaste. Useilla eri laite- ja ohjelmistovalmistajilla, kuten IBM:llä, M-Filesilla ja Domasoftilla on ollut omat ratkaisut sähköpostien digitaalisessa talteenotossa, ja niitä on esitelty myös Failin kirjoituksissa. Ilmeistä myös on, että Henttosen artikkelissa, kuten monissa muissa organisaatioiden sähköpostien hallintaa koskevissa kirjoituksissa sähköpostiviestien talteenottoa analogiseen muotoon esimerkiksi paperille tai mikrofilmille ei enää edes mainita. Talteenotossa ollaan nimenomaan keskitytty digitaaliseen talteenottoon ja säilytykseen. Sähköpostin asiakirjallisuus ja sähköpostiviestien sisältämän tiedon tärkeys on myös hyväksytty asia, mutta ongelmana on edelleen asiakirjallisten sähköpostien tunnistaminen ja täten ymmärrys siitä, mitä asiakirjalla tarkoitetaan.

Tärkeiden sähköpostien tunnistamisen ongelman lisäksi Lappin esitti, että myös sähköpostiviestien tietosisältö on paperikirjeisiin verrattuna huonompaa. Tämän kerrotaan johtuvan siitä, että sähköpostiviestin lähettäminen on nopeaa, suoraa ja helppoa. Ennen sähköpostia, organisaation viestintää hoidettiin usein paperikirjeillä, joissa oletuksena oli, että ne voisivat kulkea useamman välikäden ja lukijan kautta vastaanottajalle, jonka jälkeen ne saattoivat päätyä myös arkistoon. Viestintä ei ollut suoraa ja nopeaa, joten paperikirjeisiin kirjoitettiin usein kokonaisuudessaan se asia, jota haluttiin käsitellä. Täten se on jäänyt, arkistoon päätymisen jälkeen, kattavaksi tutkimusaineistoiksi. Sähköpostiviestinnässä korostuu puolestaan viestien lyhyys ja myös epämääräisyys, kun asiat lähetetään ja ne kulkevat suoraan halutulle taholla. Täten viesteissä ei välttämättä mainita asian käsittelyyn liittyviä asioita kokonaisuudessaan, vaan asioista voidaan keskustella lyhyillä lauseilla. Tämä tekee

363 Pekka Henttonen, Sähköposti on vaiettu ongelma. Faili 3/2015, 6.

sähköpostiviesteistä vaikeammin tulkittavia jälkikäteen ja samalla niiden tietosisältö on usein heikompaa kuin paperikirjeissä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että niiden sekundaariarvo, jonka vuoksi niitä otettaisiin talteen pysyvään säilytykseen, on myös heikompi kuin paperisilla viestiasiakirjoilla. Sähköpostiviestien käyttökulttuuri, jossa viestit ovat lyhyitä ja epämääräisiä, heikentää myös niiden asiakirjallisuuden tunnistamista.³⁶⁴

James Lappinin ajatukset sähköpostin vaikutuksesta asiakirjahallintaan pääsevät esille myös Failin numerossa 2/2016, jossa Suomen Tullin tietohallinnossa työskentelevä Juho Rännäli kirjoittaa Liikearkistoyhdistyksen 30.3.2016 järjestetyistä teemapäivistä, joissa Lappin oli ollut vieraana. Artikkelissa James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää (2016)³⁶⁵ kerrotaan Lappinin ajatusten lisäksi myös tiedonhallinnasta ja EU:n tietosuoja-asetuksesta. Tässäkin kirjoituksessa, kuten useassa muussa Failin sähköpostia koskevassa kirjoituksessa 2010-luvulla, käy ilmi se, että asiakirja-termiä ei juurikaan käytetä sähköpostin kohdalla. Sähköpostin talteenotosta ja sen ongelmista puhutaan kyllä, ja sen sisältö nähdään selvästi tärkeänä tietovarantona, jota organisaation tulisi säilyttää. Sähköpostien talteenotossa korostetaan kuitenkin niiden sisältämän tiedon tärkeyttä, eikä termille asiakirja näytä olevan enää niin paljon käyttöä. Tästä huolimatta sähköpostia käsitellään tässäkin kirjoituksessa nimenomaan organisaatiolle tärkeänä tietovarantona, joten vaikka asiakirja-termiä ei mainita, tarkastellaan sähköpostin asiakirjallisuutta sen vahvan tulkinnan mukaisesta näkökulmasta.³⁶⁶

Sähköposti oli Lappinin mukaan murtanut vanhan asiakirjojen käsittelyprosessin, joka oli hallitumpi ja määrämuotoisempi, kuin sähköinen asiakirjahallinto. Hän kuvasi, että ennen sähköpostia, asiakirjat saapuivat yleensä kirjepostina organisaation kirjaamoon, jossa työntekijät ottivat ne haltuun, jonka jälkeen ne arvioitiin, rekisteröitiin ja arkistoitiin.

Rekisteröinti auttoi kyseisen asiakirjan hakua jälkikäteen ja varmisti todistusvoiman asiakirjan saapumiselle. Tämän jälkeen asiakirja toimitettiin asian käsittelijälle, joka laati asiasta oman asiakirjansa, jonka konekirjoittaja viimeisteli, ja josta hän kopioi toisen kappaleen arkistoa varten.³⁶⁷

364 Pekka Henttonen, Sähköposti on vaiettu ongelma. Faili 3/2015, 6.

365 Juho Rännäli, James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää. Faili 2/2016, 4–6.

366 Juho Rännäli, James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää. Faili 2/2016, 4–6.

367 Juho Rännäli, James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää. Faili 2/2016, 4.

Tällainen asiakirjahallinto alkoi Lappinin mukaan murtua sähköpostin yleistymisen myötä 1990-luvulla, ja hänen mukaansa sähköpostia lähetettiin jo vuonna 1996 enemmän kuin kirjepostia.³⁶⁸ Sähköpostista tiedonsiirtovälineenä hän totesi, että: ”--sähköposti on ollut kirjoitetun tiedonvälityksen hallitseva muoto.”³⁶⁹ Lappin totesi, että sähköpostin yleistyminen johti siihen, että suurimmalle osalle organisaatioiden työntekijöistä siitä tuli teknologiana tiedonhallinnan väline ja tiedon lähde. Tällä Lappin tarkoittaa varmastikin sitä, että sähköpostipalvelimille jäi talteen lähetetyt ja vastaanotetut viestit sekä liitetiedostot, jolloin työntekijät alkoivat käyttää sähköpostia tiedon hallintaan ja sen säilytyspaikkana. Tätä asiaa ovat tarkastelleet myös muut Failin kirjoittajat. Tuomo Peltola esitti kirjoituksessaan vuonna 2006 saman ongelman, ja Juha Anttila toi vuoden 2007 artikkelissaan esille, että sähköpostipalvelinten tallennustilaa tulisi avata arkistoimalla sähköpostiviestit muualle.³⁷⁰

Lappinin mukaan oli virheoletus, että sähköpostin käyttäjät alkaisivat ottaa sähköpostiviesteistä paperitulosteita tai, että he liittäisivät viestejä asiakirjahallintajärjestelmiin. Kerrottuaan Lappinin esityksestä, Juho Rännäli toteaa artikkelissa, että teemapäivien väelle tämä näkökanta tuli yllätyksenä. Rännälin mukaan asiakirjahallinnan ammattilaiset ovat pyrkineet samaan tietoa haltuun rekisterien ja tietojärjestelmien avustuksella, mutta tämä ei ilmeisesti ole riittänyt.³⁷¹ Hän toteaakin, että: ”Se että sähköpostiviestit jäävät ponnistelujemme ulkopuolelle osin vesittää pyrkimyksemme. Onko mahdollista, että sivuutamme koko sähköpostiasian ja laitamme päämme pensaaseen, kun sähköpostien haltuunotto tulee kyseeseen?”³⁷²

Tämä Rännälin kirjoitus täydentää hyvin Pekka Henttosen vuoden 2015 kirjoitusta, jossa Lappinin ajatuksia tuotiin ensimmäisen kerran esille. Sen lisäksi, että sähköpostiviestien asiakirjallisuuden tunnistaminen on vaikeaa, ja että niiden tietosisältö saattaa usein olla paperikirjeitä huonompaa, on talteenotossa isona ongelmana se, että sähköposti näyttäytyy organisaatioiden työntekijöille luotettavan asiakirjahallintajärjestelmänä, johon viestit ja asiakirjat on turvallista jättää. Asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan alan ammattilaiset näkevät puolestaan asian eri tavalla, mutta koska sähköpostien asiakirjallisuuden tunnistamiseen ja talteenottoon ei ole saatu selkeää konsensusta, on sähköpostiviestien todelliseksi

368 Juho Rännäli, James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää. Faili 2/2016, 4.

369 Juho Rännäli, James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää. Faili 2/2016, 4.

370 Juho Rännäli, James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää. Faili 2/2016, 4.

371 Juho Rännäli, James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää. Faili 2/2016, 4.

372 Juho Rännäli, James Lappin tahditti LAY:n teemapäivää. Faili 2/2016, 4.

talteenottotavaksi useinkin jäänyt niiden jättäminen sähköpostipalvelimille, vaikka niitä ei ole tarkoitettu tiedon pitkäaikaiseen säilytykseen.³⁷³