”Muista kuitenkin, että sähköpostiviestit ovat samalla tavalla arkistoitavaa aineistoa, kuin muutkin kirjeet!”
Keskustelu sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Kansallisarkiston ja Liikearkistoyhdistyksen lehdissä vuosina 1980–2018
Itä-Suomen yliopisto Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunta Historia- ja maantieteiden laitos Asiakirjahallinnan ja arkistoalan pro gradu -tutkielma Toukokuu 2019 Max Mustapää 250863 Ohjaajat: Kimmo Katajala & Lauri Partanen
ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO, TUTKIMUSTIEDOTE Tekijä: Max Mustapää
Opiskelijanumero: 250863
Tutkielman nimi: ”Muista kuitenkin, että sähköpostiviestit ovat samalla tavalla arkistoitavaa aineistoa, kuin muutkin kirjeet!” Keskustelu sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Kansallisarkiston ja Liikearkistoyhdistyksen lehdissä vuosina 1980–2018
Tiedekunta/oppiaine: Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunta, Suomen historia, Asiakirjahallinta ja arkistotoimi
Sivumäärä: 138 + 2 liitettä
Aika ja paikka: toukokuu 2019, Joensuu
Pro gradu -tutkielmani aiheena on sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta käyty keskustelu suomalaisen asiakirjahallinta- ja arkistoalan ammattikunnan piirissä vuosina 1980–
2018. Nykyään sähköpostin asiakirjallisuus on hyväksytty asia, mutta tilanne ei ole ollut aina näin. Informaatioteknologian esiinnousu 1900-luvun jälkipuoliskolla sai asiakirjahallinnan ja arkistoalan ammattikunnan miettimään uudelleen asiakirjan käsitettä. Tämä vuoksi oli hyvä tutkia, millä tavalla uusia medioita, kuten sähköpostia, on alettu pitää asiakirjoina.
Tutkielmassa selvitetään sähköpostin olemuksen kehitystä viestintävälineestä asiakirjaksi, jonka lisäksi tutkitaan sitä, millaisena asiakirjana se on eri tilanteissa nähty. Tätä varten tutkielmassa selvitetään, onko sähköpostia tulkittu asiakirja-termin vahvan ja heikon tulkinnan mukaisesti. Näistä ensimmäinen painottaa asiakirjan merkitystä sen laatineelle organisaatiolle ja jälkimmäinen asiakirjan kulttuuriperinnöllistä arvoa. Edellä mainitun lisäksi selvitetään sähköpostille suositeltua talteenottomuotoa sekä sähköpostin asiakirjallisuudesta esitettyjen tulkintojen eroavaisuuksia.
Tutkimusaineisto kerättiin Kansallisarkiston ja Liikearkiston julkaisemista ammattilehdistä, joista tutkielman kohteeksi otettiin sähköpostia koskevia kirjoituksia, joiden teemoja käsiteltiin sisällönanalyysilla. Tutkielman keskeisenä tuloksena oli se, että sähköpostin asiakirjallisuus ja talteenottotavat vakiintuivat 2000-luvulla, mutta sähköpostin asiakirjallisuuden tunnistaminen säilyi ja on yhä edelleen suurin ongelma sen asiakirjallisessa käsittelyssä ja talteenotossa.
Avainsanat: sähköposti, asiakirjallisuus, talteenotto, asiakirjahallinta, sisällönanalyysi
Sisällysluettelo
1 Johdanto ... 4
1.1 Sähköpostin keksimisestä, historiasta Suomessa ja toimintaperiaatteesta ... 4
1.2 Sähköpostin asiakirjallisuus arkistoteoreettisesta näkökulmasta ... 10
1.3 Sähköpostin asiakirjallisuus Suomen lainsäädännön näkökulmasta ... 15
1.4 Sähköpostin asiakirjallisuus Kansallisarkiston näkökulmasta ... 20
1.5 Sähköpostin asiakirjallisuus standardien ja suositusten näkökulmasta ... 23
1.6 Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimuskysymykset ... 25
1.7 Tutkimusaineisto ja metodi ... 28
1.8 Tutkimuskirjallisuus ja tutkimusperinne ... 31
2 Näkemykset sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Yleisarkistojen tiedotuksissa, Arkistotiedotteessa, Arkistoviestissä ja Aktissa ... 39
2.1 Viestintävälineestä mahdolliseksi asiakirjojen siirtotavaksi ... 39
2.2 Yhdysvallat edelläkävijänä ... 43
2.3 Arkistolaitoksen määräyksellä asiakirjaksi? ... 51
2.4 Asiakirjallisuus varmistuu ... 57
2.5 Keskustelu sähköpostista hiipuu lähes olemattomiin ... 64
3 Näkemykset sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Liikearkistossa ja Failissa ... ... 69
3.1 Osa uutta informaatioteknologiaa ... 69
3.2 Määräykset ja sähköisen asioinnin yleistyminen aloittavat keskustelun ... 74
3.3 Asiakirjallisuuden ongelmista talteenoton ratkaisuihin ... 80
3.4 Sähköposti puhuttaa osana alan kehitystä sekä seminaareissa ja tutkimuksissa ... 89
3.5 Heikko tulkinta ja unohdetut ongelmat nostavat päätään ... 96
3.6 Uusia koti- ja ulkomaisia talteenottomenetelmiä ... 104
4 Sähköposti puhutti aiemmin Arkistoviestissä ja enemmän Failissa ... 114
5 Sähköpostin asiakirjallisuus vahvistui 2000-luvulla, mutta sen tunnistaminen pysyi vaikeana ... 123
Lähteet ja kirjallisuus ... 125 Liite 1. Kansallisarkiston lehtien kirjoitusten sisällönerittelytaulukko
Liite 2. Liikearkistoyhdistyksen lehtien kirjoitusten sisällönerittelytaulukko
1 Johdanto
1.1 Sähköpostin keksimisestä, historiasta Suomessa ja toimintaperiaatteesta
Ensimmäiselle sähköpostille ei ole pystytty määrittämään tiettyä keksijää tai kehittäjätahoa.
Todennäköistä on, että sähköisiä viestiohjelmia ja -järjestelmiä on kehitetty useassa eri paikassa. Sähköpostin historia on määritelty kuitenkin alkaneeksi 1960-luvulla, osituskäyttötietokoneiden myötä. Osituskäytössä mullistavaa oli se, että sen avulla sama tietokone pystyi suorittamaan useampaa eri ohjelmaa samanaikaisesti1 jakamalla ohjelmien suorittamisen lyhytkestoisiin aikaviipaleisiin. Ennen osituskäytön keksimistä tietokoneella suoritettavat ohjelmat piti suorittaa kukin vuorollaan.2 Osituskäytön ansioista samalla tietokoneella, mutta sen eri päätteillä työskentelevät henkilöt pystyivät lähettämään toisilleen viestejä. Kyseessä olevat viestit eivät kuitenkaan olleet tietoverkossa kulkevia sähköpostiviestejä, sillä kommunikointi tietokoneiden välillä ei ollut tuolloin vielä mahdollista.3
Ensimmäinen tietoverkossa toimiva sähköinen viestijärjestelmä kehitettiin vuonna 1971 Yhdysvaltojen ARPANET:iä4, vuonna 1969 perustettua sotilaallisen tutkimuksen tietoverkkoa varten. Tämän sähköpostijärjestelmän kehittäjä oli tietokoneohjelmoija Raymond Tomlinson.
Vallitsevan käsityksen mukaan hän oli ensimmäinen, joka onnistui luomaan järjestelmän, jolla voitiin lähettää sähköpostiviestejä eri tietokoneiden välillä, jotka oli kytketty yhteiseen tietoverkkoon. Tomlinsonin päätehtävänä oli kehittää ARPANET:n käyttöjärjestelmä TENEX:iä, johon kuului myös sähköpostiohjelma SNDMSG. Kyseinen ohjelma oli osituskäyttötietokoneen sisäiseen viestintään tarkoitettu, mutta Tomlinson onnistui kehittämään sitä eteenpäin niin, että viestien lähettäminen ja vastaanottaminen sen avulla onnistui
1 Tutkimuksen otsikosta katso Kirsi Karhu, Sähköpostietiketti. Faili 1/1999, 3; Todellisuudessa
osituskäyttötietokone ei suorita ohjelmaa samanaikaisesti, vaan jokaista ohjelmaa suoritetaan vuorotellen eteenpäin jonkin määritetyn aikaviipaleen verran. Tietokoneiden laskentatehon ansiosta aikaviipaleita suoritetaan niin nopeasti, että ihmisen näkökulmasta ohjelmat suoriutuvat samanaikaisesti.
2 Ahonen 2008, 128–129; Brookshear et al. 2015, 139–143.
3 Crocker, Dave: Email History. Living Internet www-sivu. http://www.livinginternet.com/e/ei.htm 18.1.2019.
4 Advanced Research Projects Agency Network.
ARPANET:n välityksellä. Erottaakseen käyttäjän ja tietokoneen nimen viesteissä toisistaan, hän otti käyttöön @-merkin, jota käytettään nykyäänkin sähköpostiosoitteissa.5
ARPANET:n ja samalla sen sähköpostijärjestelmän kehittäminen ja käyttö jatkuivat 1970- ja 1980-luvuilla, jolloin eri työryhmät kehittivät parannuksia sähköpostin käyttöön ja viestien lähettämiseen liittyen. Sähköpostin käyttö yleistyi 1980-luvun alusta eteenpäin, kun ARPANET:n yhteyteen liitettiin CSNET,6 jonka tarkoituksena oli mahdollistaa tietoverkon käyttö tietojenkäsittelytieteiden laitoksille ja tutkimusinstituuteille. Samalla vuosikymmenellä myös yhdysvaltalaisille yliopistoille alettiin antaa pääsylupia ARPANET:iin. Akateemisten yhteisöjen tietoverkkojen ARPANET:iin liittämisen jälkeen näistä verkkojen välisistä yhteyksistä alettiin käyttää nimitystä internet eli verkkojen välinen verkko. Paikallisverkkojen liittäminen toisiinsa onnistui ARPANET:ssä vuonna 1983 käyttöön otetun TCP/IP - yhteyskäytännön7 avulla, jota käytetään vielä nykyäänkin internetissä. Yhdysvaltain sotilashallinto eriytti ARPANET:ssä olevat omat verkkonsa MILNET:ksi 1980-luvun alkupuolella, ja koko ARPANET lakkautettiin vuonna 1990. Tätä ennen, Yhdysvaltojen National Science Foundation oli aloittanut oman runkoverkon, NSFNET:n8 rakentamisen vuonna 1986, joka lopulta korvasi ARPANET:n.9
Internetin ja sähköpostin yleistyminen Suomessa liittyy tiiviisti FUNET-tietoverkon10 syntyyn.
Suomen yliopistojen tietoverkon kehitys oli alkanut jo ennen FUNET:ia vuonna 1970, Univac 1108 -keskustietokoneen hankinnalla yliopistojen tutkijoiden käyttöön. Helsingissä
5 Crocker, Dave: Email History. Living Internet www-sivu. http://www.livinginternet.com/e/ei.htm 18.1.2019;
Grimes, William: Raymond Tomlinson, Who Put the @ Sign in Email, Is Dead at 74. 7.3.2016, The New York Times:n www-sivut. https://www.nytimes.com/2016/03/08/technology/raymond-tomlinson-email-obituary.html 18.3.2019; The First E-mail Message of Ray Tomlinson. History of Computers www-sivu. http://history- computer.com/Internet/Maturing/Tomlinson.html 18.3.2019; Ray Tomlinsonin www-sivut.
http://openmap.bbn.com/~tomlinso/ray/firstemailframe.html 18.3.2019; Van Vleck, Tom: The History of Electronic Mail. 1.2.2001, Multicians www-sivut. http://www.multicians.org/thvv/mail-history.html 18.1.2019.
6 Computer Science Network.
7 Transmission Control Protocol / Internet Protocol. Näistä protokollista ensimmäinen huolehtii päätelaitteiden, kuten tietokoneiden tiedonsiirtoyhteydestä sekä tietoverkossa kulkevien pakettien järjestämisestä ja uudelleen lähettämisestä. Jälkimmäinen protokolla huolehtii puolestaan verkossa kulkevien pakettien reitittämisestä sekä päätelaitteiden osoitteiden määrittelystä.
8 National Science Foundation Network.
9 Ahonen 2008, 8–11, 45, 96–97; Suominen teoksessa Saarikoksi et al. 2009, 18–19; CSC:n Internetin historiaa www-sivut. http://www.nic.funet.fi/index/FUNET/history/internet/fi/etusivu.html 3.4.2019; Leiner, Barry M. et al.: Brief History of the Internet. Internet Society:n www-sivut. http://www.internetsociety.org/internet/what- internet/history-internet/brief-history-internet#f5 18.1.2019; Van Vleck, Tom: The History of Electronic Mail.
1.2.2001 Multicians www-sivu. http://www.multicians.org/thvv/mail-history.html 18.1.2019.
10 Finnish University and Research Network.
sijainneeseen keskustietokoneeseen voitiin yhdistää jo tuolloin Helsingin yliopiston lisäksi Jyväskylän, Oulun ja Tampereen paikallistietokoneet puhelinverkon kautta.11
Tietoverkon käytössä alkoi tapahtua muutosta 1980-luvun alkupuolella, kun vanhan keskustietokoneen tilalle hankittiin uusi Univac 1100/61, reikäkortinlukijat vaihdettiin näyttöpäätteisiin ja pientietokoneet mahdollistivat yhteyden jakamisen usealle eri käyttäjälle.
Sähköpostia alettiin puolestaan käyttää COM nimisen viestintäohjelman avulla, joka otettiin käyttöön vuonna 1982 Helsingin yliopistossa sekä Teknillisessä korkeakoulussa, joka puolestaan jakoi tietokoneensa käyttäjätunnuksia muille yliopistoille. Ohjelmaa ei tosin käytetty pääasiassa sähköpostiin, vaan ryhmäviestintään. Tämän lisäksi, sähköpostia pystyttiin käyttämään Suomessa myös unix-käyttöjärjestelmän omaavilla tietokoneilla, jotka pystyivät lähettämään toisilleen sähköpostiviestejä ja News -ryhmäviestejä puhelinverkon avulla uucp- protokollalla.12 Unix-tietokoneiden verkon ongelmana oli sähköpostin lähettämisessä alkuun tosin se, että viestiä lähettäessä tuli tuntea sen kulkema reitityspolku kokonaan, joka piti myös merkitä sähköpostin osoitekenttään. Unix-käyttöjärjestelmät olivat käytössä varsinkin korkeakoulujen tietojenkäsittelytieteen laitoksilla.13
Joulukuussa 1983 Suomen opetusministeriö aloitti projektin, jonka tarkoituksena oli valvoa ja koordinoida Suomen korkeakoulujen ja myöhemmin myös tutkimuslaitosten tietoverkon kehitystä. Tämä tietoverkkoprojekti sai nimekseen FUNET sen ensimmäisessä johtoryhmän kokouksessa vuonna 1984. FUNET:n ensimmäinen vaihe saatiin valmiiksi jo samana vuonna, jolloin yhteiseen tietoverkkoon oltiin yhdistetty kaikki muut korkeakoulukaupungit paitsi Oulu ja Rovaniemi. Kaikki korkeakoulut saatiin liitettyä tietoverkkoon vuoden 1986 loppuun mennessä. Tietoverkkoa rakennettiin aluksi tietotekniikka valmistaja DEC:n14 tietokoneiden varaan, joita oltiin hankittu yliopistoille jo aiemmin. DEC:n Vax-mallin tietokoneet omasivat tietoliikennepalvelu DECNET-verkon, jonka ansioista niillä pystyi lähettämään keskenään muun muassa sähköpostia VMS mail -ohjelmalla, mutta toiminnallisuudet muiden tietoverkossa olevien tietokoneiden kansa olivat heikot. Tämän verkon rinnalla FUNET- verkossa alettiin siirtää myös EARN-verkon liikennettä vuodesta 1985 lähtien, kun Suomi sai
11 Ahonen 2008, 8–11, 13–15; CSC:n Internetin historiaa www-sivut.
http://www.nic.funet.fi/index/FUNET/history/internet/fi/funet.html 3.4.2019.
12 Unix to unix copy -protokolla.
13 Ahonen 2008, 8–11, 24–25, 40, 45, 132; CSC:n Internetin historiaa www-sivut.
http://www.nic.funet.fi/index/FUNET/history/internet/fi/funet.html 3.4.2019.
14 Digital Equipment Corporation.
pääsyn siihen. EARN oli teknologiayritys IBM:n15 Euroopan yliopistoille lahjoittama tietoverkko, jonka tärkeänä ominaisuutena oli sähköposti. EARN:n avulla suomalaiset tutkijat pystyivät laittamaan sähköpostia kollegoilleen Euroopassa sekä EARN:iin yhteydessä olleen BITNET:n kautta Yhdysvaltoihin ja sieltä edelleen Australiaan, Japaniin ja Kanadaan. BITNET oli puolestaan vielä yhteydessä ARPANET:iin ja CSNET:iin.16
Tietoverkot ja sähköpostiohjelmat olivat alkuun yleensä laitevalmistajakohtaisia, sillä esimerkiksi EARN-verkko ei alun perin toiminut kuin IBM:n tietokoneilla. Ohjelmistoja kehittämällä Suomen yliopistoissa olleista Vax-tietokoneista saatiin kuitenkin lopulta yhteys myös EARN-verkkoon, jonka lisäksi sähköpostin lähettäminen DECNET:stä EARN-verkkoon mahdollistettiin. Sähköpostin lähettäminen ei tosin ollut tuolloin vielä niin yksinkertaista, vaan viestin lähettämiseen tarvittiin vastaanottajan käyttäjätunnus sekä sen solmutietokoneen nimi, jossa tunnus oli. Solmukoneen nimi saattoi vielä vaihdella sen mukaan, lähettikö viestiä EARN- verkon vai DECNET:n kautta. Tämän lisäksi sähköpostiohjelman toiminnallisuudet ja vastaanottajan osoitteen kirjoitustapa olivat erilaiset eri tietokoneilla. Sähköposti toimi niin, että lähetettäväksi halutun viestin tiedoston kopio kulkeutui tietoverkkoa pitkin toiseen tietokoneeseen, jonka välissä saattoi olla muita tietokoneita. Mikäli nämä reitillä olleet tietokoneet olivat suljettuina, viestin lähettäminen pysähtyi siksi aikaa, kunnes kyseinen kone laitettiin päälle.17 Edellä mainittujen verkkojen sähköpostien lisäksi muun muassa Teknillisessä korkeakoulussa otettiin vuoden 1986 jälkeen käyttöön Kansainvälisen standardisoimisjärjestö ISO:n18 OSI-protokolliin19 perustuvan X.400-standardin mukainen sähköpostiohjelmisto EAN.
Kyseisen standardin mukaisista sähköpostiohjelmista pyrittiin tekemään hallitsevia Suomessa ja maailmalla, mutta lopulta ne eivät vakiinnuttaneet asemaansa internetin sähköpostin suosion vuoksi.20
FUNET:n kehitys jatkui 1980-luvun loppupuolella samalla, kun yliopistoissa keskustietokoneet muunnettiin palvelinkoneiksi, ja niiden näyttöpäätteet korvattiin omillaan toimivilla mikrotietokoneilla. Tätä seurasi mikrotietokoneiden lähiverkkojen luominen. Vuosina 1986–
15 International Business Machines Corporation.
16 Ahonen 2008, 8–11, 39–45, 97–101, 132; CSC:n Internetin historiaa www-sivut.
http://www.nic.funet.fi/index/FUNET/history/internet/fi/funet.html 3.4.2019.
17 Kyseisestä sähköpostin välitystekniikasta käytetään nimeä ”store and forward.”
18 International Organization for Standardization.
19 Open Systems Interconnection protocols.
20 Ahonen 2008, 51, 58, 132–134; Saarikoski et al. 2009, 23–26; CSC:n Internetin historiaa www-sivut.
http://www.nic.funet.fi/index/FUNET/history/internet/fi/funet.html 3.4.2019.
1988 nämä yliopistoihin ja korkeakouluihin syntyneet lähiverkot yhdistettiin toisiinsa reitittimillä ja kiinteillä yhteyksillä valtakunnalliseksi tietoverkoksi, joka muodosti FUNET:n runkoverkon. Samoihin aikoihin meneillään oli myös Pohjoismaiden tietoverkkojen yhdistäminen NORDUnet:ksi. Kyseinen tietoverkko saatiin valmiiksi yhdistämällä Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan kansalliset tietoverkot vuosina 1986–1989. Tätä kautta FUNET liitettiin myös lopulta kansainväliseen internetiin, kun NORDUnet sai vuonna 1988 yhteyden Yhdysvaltojen NSFNET:iin.21
Internet levisi maailmanlaajuiseksi 1990-luvulla, jolloin siihen pääsivät käsiksi myös tiedeyhteisöjen ulkopuoliset tahot, kuten tavalliset kansalaiset, kun internet-yhteyttä alkoivat jakaa kaupalliset operaattorit. Suomessakin kaupalliset verkko-operaattorit, kuten Tele22, Helsingin puhelinyhdistys23 ja Finnish Unix User Group alkoivat kaupata internet-yhteyttä 1990-luvun alkupuolella, mikä johti siihen, että FUNET:ia ei laajennettu tiedeyhteisön ulkopuoliseksi verkoksi. Kaupalliset operaattorit saivat aluksi internet yhteyden FUNET:n kautta, mutta vuosikymmenen loppupuolella näiden jäsenyys FUNET:ssa lopetettiin, jolloin ne muodostivat omat internet-yhteydet. Samoihin aikoihin, Yhdysvalloissa jo ARPANET:ssä käyttöön otettu, TCP/IP -yhteyskäytäntö vakiinnutti asemansa internet-liikenteessä Euroopassa ja samalla Suomessa. Tämä johti puolestaan siihen, että samaan protokollaperheeseen kuuluva sähköpostinvälistysprotokolla SMTP24 vakiinnutti asemansa internetin välityksellä kulkeutuvassa sähköpostissa. Internetin suosiota nostivat vielä sen käyttöä helpottaneet Tim Berners-Leen vuonna 1989 kehittämä hypertekstijärjestelmä World Wide Web, jonka avulla internetissä olevia dokumentteja oli helppo hakea ja lukea, sekä internet-selaimet, joissa oli graafiset käyttöliittymät, kuten Mosaic, jotka mahdollistivat audiovisuaalisen materiaalin käsittelyn internet-sivuilla.25
Sähköposti vakiintui internetin leviämisen myötä maailmanlaajuisesti suosituksi viestintävälineeksi. Internetin sähköposti myös vakinaisti sähköpostiin liittyviä seikkoja, kuten SMTP-protokollan käytön ja sähköpostiosoitteet. Internetin välityksellä kulkevan sähköpostin
21 Ahonen 2008, 54–57, 62, 101–103, 110–111; CSC:n Internetin historiaa www-sivut.
http://www.nic.funet.fi/index/FUNET/history/internet/fi/funet.html 6.4.2019.
22 Nykyään Telia Finland Oy.
23 Nykyään Elisa Oyj.
24 Simple Mail Transfer Protocol.
25 Ahonen 2008, 10–11, 65–67, 72–74, 108–109, 143–145; CSC:n Internetin historiaa www-sivut.
http://www.nic.funet.fi/index/FUNET/history/internet/fi/funet.html 3.4.2019.
osoitteet vakiintuivat muotoon ”user@host.subdomain.country-code,”26 kun ne olivat aikaisemmin olleet eri tietoverkoista ja laitevalmistajista riippuvaisia. SMTP-protokollaa on puolestaan kehitetty paremmaksi sen alkuajoista. Alun perin kyseisellä protokollalla ei voinut lähettää tekstin lisäksi muun muassa kuvia sähköpostin mukana, vaan ne piti muuntaa seitsemän bitin merkeiksi siirron ajaksi. Tämän lisäksi muita kuin englannin kielisiä aakkosia ei voinut käyttää, koska tuolloin käytetty ascii-koodi ei niitä tuntenut. Tilanne kirjoitettavien merkkien suhteen parani, kun 1990-luvulla otettiin käyttöön kahdeksan bittinen merkistö, joka laajensi käytettävissä olevien merkkien määrää. Samoihin aikoihin käyttöön tuli myös MIME- standardi,27 joka mahdollisti muun muassa liitetiedostojen lähettämisen sähköpostin yhteydessä. Tämänkin jälkeen internetin välityksellä toimiviin sähköpostiohjelmiin on tehty parannuksia, ja muun muassa SMTP-protokollaa on laajennettu.28
Huolimatta erilaisista laajennuksista ja parannuksista, internetin sähköposti välitetään edelleen hyvin usein SMTP-protokollan perusidean mukaisesti. Internetin sähköpostijärjestelmät toimivat niin, että ensin sähköpostin käyttäjä kirjoittaa haluamansa viestin asiakasohjelmalla, kuten Microsoftin Outlookilla. Viestin ja mahdollisten liitetiedostojen lisäksi osoitekenttään on kirjoitettava se sähköpostiosoite, johon viesti halutaan lähettää. Tämän jälkeen sähköposti lähtee asiakasohjelmasta tietoverkkoa pitkin sähköpostipalvelimelle, joista suuri osa on SMTP- protokollaa käyttäviä SMTP-palvelimia. Mikäli vastaanottajan osoite ei sijaitse samassa alaverkossa kuin lähettäjän, välittää sähköpostipalvelin viestin internetin kautta siihen sähköpostipalvelimeen, joka toimii vastaanottajan palvelimena. Sähköpostiviestin saavuttua vastaanottajan palvelimelle, haetaan saapunut viesti postinnoutoprotokollalla, kuten POP:lla29 tai IMAP:lla30, vastaanottajan asiakasohjelmaan. Tämän jälkeen vastaanottaja voi avata ja lukea saapuneen viestin asiakasohjelmallaan. Kuvassa yksi on yksinkertainen havainnollistus tästä prosessista.31
26 Ahonen 2008, 134.
27 Multi-Purpose Mail Extensions.
28 Ahonen 2008, 74, 134–135; Suominen teoksessa Saarikoski et al. 2009, 13; Internet Engineering Task Force:n SMTP:n laajennusta käsittelevä www-sivut. https://tools.ietf.org/html/rfc1869 6.4.2019.
29 Post Office Protocol.
30 Internet Message Access Protocol.
31 Arora, Himanshu: How Email Works? – Email Basic Concepts Explained. 14.5.2013, The Geek Stuff www- sivu. https://www.thegeekstuff.com/2013/05/how-email-works/ 6.4.2019; Brookshear et al. 2015, 184–186;
Järvinen 2000, 31–42.
1.2 Sähköpostin asiakirjallisuus arkistoteoreettisesta näkökulmasta
Sähköposti vakiinnutti asemansa tärkeänä viestintävälineenä internetin leviämisen ja yleistymisen myötä. Tässä tutkimuksessa sähköpostia ei kuitenkaan tarkastella niinkään viestintävälineenä, vaikka sellaiseksi se on ensisijaisesti tarkoitettu.32 Tämän tutkimuksen tarkoituksena on puolestaan keskittyä sähköpostin asiakirjallisuuteen ja siihen, mistä lähtien ja missä tilanteissa se on voitu tulkita asiakirjaksi. Tämän vuoksi on aluksi syytä perehtyä siihen, mitä asiakirjalla ja sen talteenotolla tarkoitetaan arkistoteoriassa, ja täyttääkö sähköposti asiakirjan kriteerit arkistoteorian näkökulmasta.
Asiakirjan käsitettä on pyritty määrittelemään asiakirjahallinnan ja arkistotoimen tiedeyhteisön piirissä teoreettisella tasolla, mutta täydellistä konsensusta siitä, mikä tekee asiakirjasta asiakirjan, ei ole saatu aikaan. Asiakirja on joka tapauksessa jonkinlainen ihmisen luoma esitys, jolla on jonkinlainen merkitys. Yhdestä näkökulmasta katsottuna asiakirjoja voivat olla kaikki esitykset, jotka syntyvät jonkin tietyn prosessin tuloksen, joka on katsottu tärkeäksi. Tällainen prosessi voisi olla esimerkiksi jonkin luottamuselimen päätöksentekokäytännöt, joista syntyy esimerkiksi pöytäkirjoja. Toisaalta voidaan katsoa, että asiakirjoja ovat esitykset, jotka ovat
32 Anttila 2018, 80.
Kuva 1. Internetin välityksellä toimivan sähköpostijärjestelmän yksinkertainen havainnollistus.
todisteena jonkin organisaation toiminnasta tai tietystä tapahtumasta. Tällöin kaikki prosessissa syntyneet esitykset eivät olisi asiakirjoja, vaan pelkästään ne, joilla katsotaan olevan todistusvoimaa eli evidenssiä tapahtuman kannalta. Muita tällaiselta asiakirjalta vaadittavia kriteerejä voivat olla sen autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys. Tällaisia asiakirjoja voisivat olla esimerkiksi kauppasopimukset. Kolmantena näkötapana voidaan katsoa, että asiakirjojen pitäisi omata tietosisällöllisesti sellaista informaatiota, jota pitäisi sen hyödyn tai lainsäädännön velvoittavuuden vuoksi säilyttää. Tällaisia asiakirjoja voisivat olla esimerkiksi laissa määritellyt viranomaisen asiakirjat tai tutkimusarvoltaan tärkeät asiakirjat, kuten vanhat kirkonkirjat.33
Käsitykset asiakirjasta vaihtelevat myös ammattikunnan piirissä ja maittain, jonka lisäksi se on riippuvainen usein myös työtehtävistä. Organisaatiossa toimivalle asiakirjahallinnon työntekijälle asiakirjassa on tyypillisesti keskeistä se, että sillä on jotain arvoa organisaatiolle.
Tämä arvo voi olla esimerkiksi sen oikeudellinen todistusarvo tai se voi olla esimerkiksi yrityksen tietovaranto tai liiketoiminnan väline. Päätearkistossa työskentelevälle arkistonhoitajalle asiakirjan säilyttämisen kannalta keskeistä ei niinkään enää ole sen merkitys sen luoneelle tai sitä käsitelleelle organisaatiolle, vaan se, että se on todisteena jonkin organisaation toiminnasta, ja että se sisältää tietoa oman aikansa ilmiöistä. Tällöin sillä olisi kulttuuriperinnöllistä ja tutkimuksellista arvoa.34
Yhdysvaltalaisen arkistoteoreetikko Theodore Roosevelt Schellenbergin asiakirjan arvonmääritysmallin mukaisesti edellä kuvatut asiakirjahallinnon työntekijälle merkittävät asiakirjat omaavat primaariarvoa, jolloin niillä on yleensä toiminnallista, taloudellista tai oikeudellista merkitystä ne tuottaneelle tai niitä hallinnoivalle organisaatiolle.
Arkistonhoitajille merkittävät asiakirjat omaavat puolestaan sekundaariarvoa, joka jakautuu todistus- ja informaatioarvoon. Todistusarvoa on niillä asiakirjoilla, jotka kertovat ja ovat todisteena organisaation toiminnasta ja tehtävistä. Ne siis todistavat organisaation olemassa oloa ja sen tekemiä toimia. Informaatioarvoa on taas niillä asiakirjoilla, jotka sisältävät tietoa aikansa ilmiöistä, ajatusmaailmasta, materiaaleista ja ihmisistä. Primaariarvoa omaavat asiakirjat ovatkin siis merkityksellisiä organisaatioille, ja sekundaariarvoa omaavat asiakirjat puolestaan tutkijoille ja historiankirjoitukselle.35
33 Henttonen 2015, 15–23.
34 Cox 2000, 91–94.
35 Cook 2014, 12–15; Henttonen 2015, 64–67; Schellenberg 1956, 133–160.
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen jako on esimerkiksi Yhdysvalloissa johtanut siihen, että asiakirjoille on jaettu elinkaari. Elinkaaren aktiivivaiheessa asiakirjat syntyvät organisaatiossa, ja niitä käytetään siellä niiden aktiiviseen tarkoitukseen. Passiivivaiheessa niitä ei enää käytetä alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta niitä säilytetään organisaatiossa esimerkiksi oikeusturvan vuoksi. Aktiivi- ja passiivivaiheen asiakirjoilla on siis primaariarvoa. Historiallisessa vaiheessa asiakirjat, joiden katsotaan omaavan sekundaariarvoa, siirretään arkistoon ne tuottaneelta organisaatiolta. Aktiivi- ja passiivivaiheen asiakirjoja säilytetään määräajan, kun taas historialliseen vaiheeseen asti pääseviä asiakirjoja säilytetään pitkäaikaisesti tai pysyvästi.
Kyseinen jako on myöhemmin kyseenalaistettu, ja esimerkiksi Kanadassa ja Australiassa on alettu käyttää asiakirjojen elinkaaren jatkumomallia, jossa tarkkarajaisia aktiivi-, passiivi- ja historiallisia vaiheita ei ole. Jatkumomallin taustalla on vaikuttanut informaatioteknologian yleistyminen, joka on johtanut asiakirjojen sähköistymiseen. Tämän ansiosta asiakirjat ovat tulleet historiallisessa vaiheessakin kaikkien käytettäviksi tietojärjestelmien ja -verkkojen avulla. Täten ne voivat tulla aktiivisiksi myös niiden pysyvän säilytyksen aikana.36
Informaatioteknologian yleistymisen myötä 1900-luvun jälkipuoliskolla asiakirjan käsitteen lisäksi arkistoteoriaan tuli pohdittavaksi myös sähköisen asiakirjan käsite, joksi sähköpostikin voidaan lukea. Sähköiset tai toiselta nimeltä digitaaliset asiakirjat eroavat analogisista asiakirjoista, kuten paperiasiakirjoista niiden olemuksen vuoksi. Analogiset asiakirjat ovat tyypillisesti moniarvoisia ihmisen ymmärtämiä esityksiä, kuten kirjoitusta ja kuvia, jotka on taltioitu paperille tai mikrofilmille. Niitä voidaan lukea suoraan paljaalla silmällä tai suurennuslasin avulla, ja ne ovat helposti erotettavissa toisistaan. Sähköiset asiakirjat muodostuvat puolestaan binäärimuotoisesta kaksiarvoisesta datasta, joka on tallennettu esimerkiksi sähköisesti, magneettisesti tai optisesti tietokoneen kovalevylle tai CD-levylle.
Ihminen ei pysty tulkitsemaan tätä tallennettua dataa ilman tietojenkäsittelylaitteita, joiden avulla digitaalinen data esimerkiksi heijastetaan näyttöpäätteelle ihmisen ymmärtämään muotoon. Sähköisten asiakirjojen myötä asiakirjojen sijaan alettiin puhua asiakirjallisuudesta ja asiakirjallisesti tiedosta,37 koska esimerkiksi tietokantaa ei voinut hahmottaa paperiasiakirjojen kanssa samanlaiseksi esitykseksi, koska siitä oli mahdollista saada erilaisilla
36 Henttonen 2015, 81–89.
37 Anglo-saksisessa kirjallisuudesta asiakirjallisuuden termiä vastaa sana ”recordness.” Asiakirjallisuudesta katso esimerkiksi Dictionary of Archives Terminology www-sivut. https://us3.campaign-
archive.com/?u=56c4cfbec1ee5b2a284e7e9d6&id=82bd286947 13.5.2019.
hauilla erilaisia näkymiä näyttöpäätteelle. Tästä huolimatta koko tietokannan sisältö saattoi olla asiakirjallista tietoa tai vaihtoehtoisesti vain tietty sen avulla aikaan saatu tietojen yhdistelmä muodosti asiakirjan.38
Yksi keskeinen sähköisten asiakirjojen sekä myös sähköpostin asiakirjallisuutta ja talteenottoa pohtinut arkistoteoreetikko on David Bearman. Hän katsoi, että informaatioteknologialla tuotettu data, jota voitiin yhdistellä erilaista toimintaa ja tarkoitusta varten, ei ollut asiakirjallista tietoa. Tämä johtui ennen kaikkea siitä, että nämä datasta kootut esitykset eivät olleet pysyviä, jolloin ne eivät omanneet Bearmanin käsityksen mukaan asiakirjojen tärkeintä ominaisuutta eli evidenssiä. Niillä ei siis ollut todistusvoimaa tietystä toiminnasta tai tapahtumasta.
Todistusvoimalla ei tarkoiteta samaa kuin Schellenbergin todistusarvolla. Todistusarvo viittaa asiakirjan arvoon siitä, miten paljon se antaa tietoa organisaation teoista, toiminnasta ja käytänteistä. Evidenssillä eli todistusvoimalla viitataan asiakirjan ominaisuuteen, jonka avulla asiakirja todistaa jonkin tapahtuman, kuten kaupankäynnin tapahtuneen. Sitä voidaan täten käyttää todisteena tietystä tapahtumasta. Bearmanin mukaan asiakirjahallinnan ja arkistoalan ammattilaisten tuli tehdä yhteistyötä muiden alojen, kuten informaatioteknologian ja juridisten ammattilaisten kanssa, jotta sähköisestä datasta muodostuisi säilytyskelpoisia, evidenssiä omaavia asiakirjoja, jotka olisivat todisteena toiminnasta ja tehdyistä transaktioista.39
Sähköisten asiakirjojen myötä alettiin puhua myös asiakirjojen talteenotosta,40 koska toisin kuin analogiset asiakirjat, jotka olivat yhdessä fyysisessä paikassa ja muodossa, sähköiset eli digitaaliset asiakirjat eivät olleet pysyviä esityksiä, vaan ne olivat hetkellisiä binäärimuotoisen datan yhdistelmiä. Täten ne tuli ottaa aktiivisesti talteen, jotta ne saatiin arkistoon. Sähköisten asiakirjojen talteenotossa käytettiin aluksi, kuten 1980- ja 1990-luvuilla, usein käytäntöä, jossa ne tulostettiin paperille.41
Tämä käytäntö ei ollut monenkaan alan ammattilaisen mielestä riittävä, sillä keskeistä sähköisten asiakirjojen talteenotossa oli se, että niiden sisältö, rakenne ja konteksti olivat ymmärrettävissä. Vain silloin, kun nämä asiat olivat varmistettuja, voisi informaatioteknologialla tuotettu data olla asiakirjallista tietoa ja omata evidenssiä. Sähköisten
38 Brookshear et al. 2015, 32–44; Cook 2014, 27–29; Turnbaugh 2006, 29.
39 Bearman 1994, 1–10, 222–252; Henttonen 2015, 67–69.
40 Anglo-saksisessa kirjallisuudesta talteenoton termiä vastaa sana ”capture.”
41 Henttonen 2015, 179–181
asiakirjojen tuli olla virheettömiä, merkityksellisiä ja johdonmukaisia. Tämä onnistui asiakirjoja kuvaavien metatietojen liittämisellä osaksi niitä. Tällaisia metatietoja olivat muun muassa uniikki tunnus sekä asiakirjojen luomisajankohta. Tämän lisäksi sähköiset asiakirjat tuli luokitella, ja niihin tuli lisätä niiden säilytysajasta, kontekstista, sisällöstä, hallinnasta ja rakenteesta kertovat metatiedot, jonka lisäksi ne tuli siirtää tai tallentaa säilytystilaan, kuten sähköiseen arkistoon. Tällaiset käytänteet varmistivat sen, että sähköisestä datasta tuli evidenssiä omaavia asiakirjoja, ja että ne säilyisivät ymmärrettävinä niiden talteenoton jälkeenkin. Edellä mainittuja määritelmiä metatiedoista ja sähköisten asiakirjojen evidenssistä laativat muun muassa David Bearman, Richard J. Cox sekä Wendy Duffin Pittsburghin projektissa 1990-luvulla.42
Perinteisesti on myös katsottu, että asiakirjoista tekee asiakirjan se, että ne ovat syntyneet, jonkin organisaation ”luonnollisen” toiminnan tai tehtävien hoidon tuloksena. Tätä tulkintaa, jossa asiakirjojen pitäisi syntyä tai muodostua osana toimintaa ja olla sen todisteena, kutsutaan asiakirja-termin vahvaksi tulkinnaksi. Käytännössä vahvan tulkinnan mukaisten asiakirjojen tulisi omata Schellenbergin arvonmääritysmallilla primaariarvoa ja Bearmanin ajatusten mukaisesti evidenssiä, jolloin ne syntyisivät toiminnan tuloksena ja olisivat sen todiste. Tämän tulkinnan ohella on olemassa myös asiakirja-termin heikko tulkinta, jossa esityksillä ei tarvitse olla kuin esimerkiksi sekundaariarvoon kuuluvaa informaatioarvoa ollakseen asiakirjoja.
Tämän lisäksi heikkoon tulkintaan voidaan myös laskea täysin henkilökohtaiset asiakirjat, joihin ei suoraan voi soveltaa primaari- ja sekundaariarvon käsitteitä tai evidenssiä.
Perinteisessä vahvassa tulkinnassa henkilökohtaiset muistiot tai viestit eivät missään nimessä voisi olla asiakirjoja.43
Edellä kuvattujen arkistoteoreettisen näkökulmien valossa sähköposti on siis muotonsa vuoksi luettavissa sähköiseksi asiakirjaksi. Se saa varsinaisen asiakirja-termin vahvan tulkinnan mukaisen asiakirja-arvon silloin, kun se omaa primaariarvoa ja todistusvoimaa organisaation toiminnasta ja tehtävistä. Tämän lisäksi sillä voi olla sekundaariarvoa silloin, kun se omaa tietoa organisaation olemassa olosta ja sen toiminnasta sekä aikansa ilmiöistä. Mikäli se omaa pelkkää sekundaariarvoa, se voi silti olla asiakirja-termin heikon tulkinnan mukainen asiakirja. Lisäksi se voi olla asiakirja-termin heikon tulkinnan mukainen asiakirja esimerkiksi silloin, kun kyseessä on yksityishenkilön sähköpostiviesti, jolla ei ole mitään edellä kuvatuista arvoista.
42 Henttonen 2004, 98–100; Henttonen 2015, 67–69, 179–184, 184–185.
43 Henttonen 2015, 23–25.
1.3 Sähköpostin asiakirjallisuus Suomen lainsäädännön näkökulmasta
Julkinen hallinto, yksityiset yritykset ja yhdistykset sekä yksityishenkilöt käyttävät sähköpostia nykyaikana tärkeänä viestintävälineenä.44 Suomessa julkisen hallinnon tahoilla, kuten valtion virastoilla ja kunnilla on omat sähköpostiosoitteensa,45 jota kautta heihin voi ottaa yhteyttä ja joiden avulla he voivat viestiä omista asioistaan eri tahoille kuin myös sisäisestikin.
Lainsäädännönkin perusteella julkisen hallinnon toimijoiden on tarjottava mahdollisuus viestien ja asiakirjojen välittämiseen digitaalisilla palveluilla tai muilla sähköisillä tiedonsiirtomenetelmillä, kuten sähköpostilla.46 Arkistoteoreettiset näkökulmat asiakirjasta tai sähköpostin asiakirjallisuudesta eivät välttämättä ole julkisen hallinnon toimijoilla tai yksityishenkilöillä ensimmäisenä mielessä, kun heidän tulisi tehdä päätös siitä mitä sähköpostiviestejä otetaan talteen, jos niitä otetaan talteen ollenkaan. Arkistoteoriaa keskeisempänä asiana jokapäiväiselle toiminnalle on asiakirjahallintoa ja arkistotoimea koskeva lainsäädäntö. Tämän vuoksi on syytä paneutua siihen, millaisessa valossa sähköpostin asiakirjallisuus näyttäytyy Suomen lainsäädännössä.
Suomen lainsäädännössä asiakirjahallinnan ja arkistotoimen kannalta keskeisiä säädöksiä ovat arkistolaki47, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta48 sekä laki Kansallisarkistosta.49 Arkistolaissa asiakirjalla tarkoitetaan: ”--kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.”50 Arkistolain määritelmän nojalla sähköposti voi olla asiakirja, koska se on sähköinen esitys, joka on luettavissa.
Arkistolaissa on kuitenkin määritelty, että ne asiakirjat, jotka ovat syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä tai saapuneet sille sen tehtävien johdosta kuuluvat
44 Järvinen 2009, 107; Saarikoski et al. 2009, 24.
45 Julkisen hallinnon sähköpostiosoitteet löytyvät usein niiden www-sivuilta. Katso esimerkiksi seuraavat eduskunnan https://www.eduskunta.fi/FI/tietoaeduskunnasta/Organisaatio/yhteystiedot/sivut/default.aspx 14.5.2019, Jyväskylän kaupungin https://www.jyvaskyla.fi/ota-yhteytta/jyvaskylan-kaupungin-yhteystiedot 14.5.2019 ja Pohjois-Suomen aluehallintoviraston https://www.avi.fi/web/avi/avi-pohjois-suomi-
yhteystiedot;jsessionid=D77A7CA84BB3C6D4A9D173F282D3D615?p_p_id=122_INSTANCE_aluevalinta&p _p_lifecycle=0&p_p_state=normal&p_p_mode=view&p_r_p_564233524_resetCur=true&p_r_p_564233524_ca tegoryId=14251 14.5.2019
www-sivut. Lisäksi katso sähköpostin käytöstä viranomaisen neuvontapalveluissa esimerkiksi Voutilainen 2006, 225–235.
46 Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 15.3.2019, § 5.1. Suomen säädöskokoelma (SäädK) 306/2019.
47 Arkistolaki 23.9.1994. SäädK 831/1994.
48 Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 21.5.1999. SäädK 621/1999. Lyhennettynä julkisuuslaki.
49 Laki Kansallisarkistosta 16.12.2016. SäädK 1145/2016.
50 Arkistolaki 23.9.1994, § 6.2. SäädK 831/1994.
arkistoon.51 Keskeistä sähköpostien talteenotossa asiakirjoina onkin siis se, ovatko ne syntyneet edellä mainituilla tavoilla.
Ollakseen talteen otettavia asiakirjoja, sähköpostiviestien pitäisi liittyä laissa mainittujen arkistonmuodostajien toimintaan. Arkistolaissa arkistonmuodostajilla tarkoitetaan pääasiassa julkisen hallinnon viranomaisia ja laitoksia, kuten valtioneuvostoa, ministeriöitä, tuomioistuimia ja kunnallisia viranomaisia.52 Lain ulkopuolelle jäävät siis yksityiset toimijat ja organisaatiot, jos ne eivät suorita julkista tehtävää sekä evankelis-luterilainen kirkko.
Poikkeuksena on kuitenkin se, että arkistolain nojalla Kansallisarkisto ja sen toimipisteet voivat ottaa sopimuksen perusteella vastaan myös muiden kuin laissa säädettyjen arkistonmuodostajien pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.53 Näin ollen myös yksityishenkilöiden, yhdistysten tai yritysten sähköpostit voisivat tulla pysyvän säilytyksen piiriin.54 Arkistolain mukaisten ja sen ulkopuolisten arkistonmuodostajien arkistoitavat asiakirjat eivät kuitenkaan automaattisesti ole pysyvästi säilytettäviä, sillä mikäli niitä ei ole pysyvään säilytykseen määrätty, ne tulee hävittää niille annettujen säilytysaikojen umpeuduttua.55 Arkistolain mukaan sähköposti voi kuitenkin siis olla asiakirja ja samalla arkistoitava asiakirja, jos se on syntynyt lain 6.1 §:n arkistonmuodostajien toiminnan osana tai saapunut niille, ja pysyvästi säilytettävä asiakirja, jos se on määrätty pysyvään säilytykseen.56
Julkisuuslaissa asiakirjalla tarkoitetaan: ”--kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.”57 Julkisuuslaissa, joka velvoittaa pääasiassa samoja tahoja kuin arkistolaissa mainittuja arkistonmuodostajia, asiakirjan määritelmä on lähes sama kuin arkistolaissakin, ja sen perusteella sähköposti täyttää asiakirjan kriteerit.58 Julkisuuslakia ei kuitenkaan sovelleta muihin kuin viranomaisen asiakirjoihin. Edellä mainituilla tarkoitetaan julkisuuslaissa niitä asiakirjoja, jotka ovat
51 Arkistolaki 23.9.1994, § 6.1. SäädK 831/1994; Voutilainen 2006, 66–67; Voutilainen 2012, 90.
52 Arkistolaki 23.9.1994, § 1. SäädK 831/1994.
53 Arkistolaki 23.9.1994, § 14.3. SäädK 831/1994.
54 Mikkelissä toimii myös Suomen elinkeinoelämän keskusarkisto eli Elka, joka on julkisrahoitteinen
yksityisarkisto. Kyseinen arkisto vastaanottaa nimenomaan yritysten- ja elinkeinonharjoittajien arkistoja, ja tätä kautta myös sähköposteja voi päätyä pysyvään säilytykseen. Lisätietoa Elkasta katso sen www-sivut.
http://www.elka.fi/index.php/fi/info 14.5.2019.
55 Arkistolaki 23.9.1994, § 13. SäädK 831/1994; Voutilainen 2012, 106–111.
56 Voutilainen 2006, 98–100.
57 Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 21.5.1999, § 5.1. SäädK 621/1999.
58 Voutilainen 2006, 63; Voutilainen 2009, 58–60; Voutilainen 2012, 74–75.
viranomaisen hallussa, ja jotka ovat saapuneet sille asian käsittelyä varten tai muuten sen tehtävään ja toimialaan kuuluvassa asiassa. Asiakirja on viranomaisen asiakirja myös, kun viranomainen tai sen palveluksessa oleva on sen laatinut.59
Julkisuuslain määritelmä viranomaisen asiakirjasta vastaa lähes samaa, kuin arkistolain määritelmä asiakirjoista, jotka kuuluvat arkistoon. Viranomaisen asiakirjat onkin siis arkistoitava, mutta julkisuuslain ulkopuolelle jääviä muita asiakirjoja, kuten viranomaisen sisäisen viestinnän sähköpostiviestejä tai asian valmisteluun liittyviä muistiinpanoasiakirjoja ei tarvitse arkistoida. Poikkeuksena on kuitenkin se, jos viranomainen on itse määrännyt jonkin muun asiakirjan arkistoitavaksi tai arkistolaki velvoittaa asiakirjan arkistointia. Käytännössä tämä tarkoittaisi sellaista tilannetta, että Kansallisarkisto määräisi arkistolain nojalla, jonkin muun kuin viranomaisen asiakirjan eli esimerkiksi viranomaisten väliseen keskusteluun liittyvät sähköpostiviestit pysyvään säilytykseen.60
Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa61 on määritelty käsitteet sähköinen viesti ja sähköinen asiakirja. Lain mukaan sähköisellä viestillä tarkoitetaan: ”--sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä tarvittaessa kirjalliseen muotoon tallennettavissa olevaa informaatiota”62 ja sähköisellä asiakirjalla: ”--sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon.”63 Tämän lain sähköinen viesti vastaa julkisuuslain asiakirjan määritelmää ja sähköinen asiakirja julkisuuslain viranomaisen asiakirjan määritelmää.64 Sähköposti on itseasiassa määritelty kyseisessä laissa sähköiseksi tiedonsiirtomenetelmäksi, joilla sähköisiä viestejä voidaan lähettää.65 Tämä ei kuitenkaan poissulje sähköpostin mahdollisuutta olla sähköinen viesti tai sähköinen asiakirja, koska se täyttää asiakirjan kriteerit julkisuuslaissa, jonka lisäksi se voi olla myös itsessään sähköinen viesti tai sähköinen asiakirja termien omien määritelmien perusteella.
59 Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 21.5.1999, § 2, § 5.2. SäädK 621/1999; Neuvonen 2013, 150–152;
Voutilainen 2006, 64–65; Voutilainen 2012, 75–84.
60 Arkistolaki 23.9.1994, § 8.3. SäädK 831/1994; Voutilainen 2006, 65–66, 100; Voutilainen 2012, 76, 82–90.
61 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003. SäädK 13/2003.
62 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003, § 4. SäädK 13/2003.
63 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003, § 4. SäädK 13/2003.
64 Voutilainen 2006, 67; Voutilainen 2012, 90–91.
65 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003, § 4. SäädK 13/2003; Voutilainen 2006, 4–5;
Voutilainen 2009, 46–47.
Sähköpostin käytöstä viestintävälineenä sekä siihen liittyvästä tieto- ja yksityisyyden suojasta on säädetty laissa sähköisen viestinnän palveluista66 ja laissa yksityisyyden suojasta työelämässä.67 Henkilötiedoista, niiden rekisteröinnistä ja arkistoinnista säädetään puolestaan Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa68 ja sen vuoksi säädetyssä kansallisessa tietosuojalaissa.69 Asianhallinnan järjestämisestä on taas säädetty julkisuusasetuksessa,70 ja yksityisten yritysten asiakirjojen säilyttämisestä säädellään esimerkiksi kirjanpitolaissa.71 Tämän tutkimuksen tarkoituksena ei ole kuitenkaan keskittyä sähköpostin asemaan viestintävälineenä eikä varsinaisesti myöskään sähköpostia koskevaan tieto- ja yksityisyyden suojaan taikka henkilötietojen käsittelyyn sähköpostilla. Tästä syystä edellä mainittuja lakeja ei tarkastella tämän enempää. Sähköpostin asema viranomaisen asiakirjana ei myöskään ole tässä tutkimuksessa kiinnostava asia sen julkisuuden kannalta, vaan sen kannalta miten se vaikuttaa sähköpostin asiakirjallisuuteen ja ennen kaikkea sähköpostin talteenottoon asiakirjana.
Huomioon otettavaa on kuitenkin se, että tätä tutkimusta kirjoittaessa Suomen eduskunta on hyväksynyt 18.3.2019 toisessa käsittelyssä72 hallituksen esityksen eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi.73 Kyseinen laki tulee vaikuttamaan julkisen hallinnon asiakirja- ja tiedonhallintaan, ja sen on tarkoitus astua voimaan syksyllä 2019.74 Alun perin tarkoituksena oli, että laissa oltaisiin säädetty myös arkistointiin liittyvistä asioista, mutta se päätettiin lopulta jättää lain ulkopuolelle, jonka vuoksi arkistolaki ja laki Kansallisarkistosta sekä arkistointiin liittyvät säännökset muissa laeissa jäävät toistaiseksi vielä voimaan. Hallituksen esityksessä tosin todetaan, että arkisto- ja julkisuuslain uudistamista pitäisi tarkastella tulevaisuudessa. Tuleva tiedonhallintalaki tulee kuitenkin jo nyt muuttamaan joiltain osin julkisuuslakia ja muun muassa lakia sähköisestä asioinnista
66 Laki sähköisen viestinnän palveluista 7.11.2014. SäädK 917/2014.
67 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004. SäädK 759/2004.
68 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta.
69 Tietosuojalaki 5.12.2018. SäädK 1050/2018.
70 Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999. SäädK 1030/1999.
Lyhennettynä julkisuusasetus.
71 Kirjanpitolaki 30.12.1997. SäädK 1336/1997.
72 HE 284/2018 vp käsittelyn eteneminen. Eduskunnan www-sivut.
https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/KasittelytiedotValtiopaivaasia/Sivut/HE_284+2018.aspx 23.3.2019.
73 Hallituksen esitys (HE) eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi. VP 284/2018. https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/HallituksenEsitys/Documents/HE_284+2018.pdf 14.5.2019.
74 Tiedonhallintalain tietopaketti. Eduskunnan www-sivut.
https://www.eduskunta.fi/FI/tietoaeduskunnasta/kirjasto/aineistot/kotimainen_oikeus/LATI/Sivut/tiedonhallintal aki.aspx 23.3.2019.
viranomaistoiminnassa.75 Tämän tutkimuksen kannalta keskeistä tulevassa tiedonhallintalaissa on se, miten se tulee vaikuttamaan asiakirjan määritelmään. Hallituksen esityksen mukaan tulevassa laissa asiakirjalla tarkoitetaan julkisuuslain viranomaisen asiakirjaa.76 Tästä syystä sähköposti voi olla asiakirja myös tulevan tiedonhallintalain silmissä.
Sähköpostin asiakirjallisuus ei ole kyseenalainen asia Suomen lainsäädännössä, koska se täyttää asiakirjalle annetut kriteerit yllä mainituissa laeissa. Lainsäädännön kannalta sähköposti voi olla asiakirja, mutta se, onko sähköposti kulloisessakin tilanteessa arkistolain 6.1 §:ssä tarkoitettu arkistoon kuuluva asiakirja, julkisuuslain 5.1 §:ssä tarkoitettu viranomaisen asiakirja, viranomaisen päätöksellä arkistoitava asiakirja tai Kansallisarkiston määräyksellä pysyvästi säilytettävä asiakirja, on taas asia erikseen. Arkistoteoreettisesta näkökulmasta sähköposti on siis asiakirjan vahvan tulkinnan mukainen asiakirja, jos se täyttää edellä mainitut kriteerit. Mikäli sähköposti ei täytä edellä mainittuja kriteerejä, niin sitä ei tarvitse arkistoida, mutta lainsäädännössä olevien asiakirjan määritelmien perusteella se on joka tapauksessa heikon tulkinnan mukainen asiakirja. Tällöin se ei kuitenkaan jää osaksi Suomen kulttuuriperintöä eikä sillä ole oikeudelliselta kannalta merkitystä. Tämä tarkoittaa taas sitä, että sen voi poistaa tai hävittää kokonaan tai sitä ei tarvitse antaa viranomaisessa asioivalle. Se, missä tilanteissa sähköposti täyttää edellä mainitut kriteerit, ei aina ole yksiselkoista. Tämän vuoksi sähköpostin asiakirjallisuuteen ja julkisuuteen liittyviä oikeusasioita on jouduttu viemään Suomessa muun muassa korkeimman hallinto-oikeuden ja apulaisoikeuskanslerin ratkaistavaksi asti.77
Lainsäädännöstä käy myös ilmi, että asiakirjalla ei ole varsinaista muotovaatimusta, kunhan se on ymmärrettävissä oleva esitys. Tämän vuoksi sähköpostin talteenotto ei ole riippuvainen siitä, että sähköposti olisi tulostettuna paperille tai muuhun analogiseen muotoon, vaan se on asiakirja itsessään esimerkiksi heijastuessaan tietokoneen näyttöpäätteelle sähköpostipalvelimelta. Tätä vahvistaa myös se, että julkiset toimijat voivat arkistoida asiakirjoja sähköisesti niiden aktiivivaiheessa Kansallisarkiston määräysten nojalla, ja sen erillisluvalla asiakirjojen pysyvä sähköinen arkistointikin on mahdollista. Laeista huolimatta Suomessa sähköpostien
75 HE eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi, 1, 31–35, 51, 173–175. VP 284/2018.
76 HE eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi, 161. VP 284/2018.
77 Sähköpostin asiakirjallisuuteen liittyvistä päätöksistä katso Voutilainen 2012, 109–110.
arkistoinnin laiminlyönneistä ei ole usein annettu kovia sanktioita, eikä yksityiselläkään puolella ole lainsäädännön vuoksi juuri tarvetta arkistoida sähköpostiviestejä systemaattisesti.78
1.4 Sähköpostin asiakirjallisuus Kansallisarkiston näkökulmasta
Suomessa tärkeä vaikuttaja asiakirjahallinnassa ja arkistotoimessa on lainsäädännön lisäksi Kansallisarkisto eli entinen arkistolaitos. Arkistolaitoksen perustamisvuodeksi on määritelty vuosi 1816, kun Venäjän keisari Aleksanteri I vahvisti Suomen senaatin pyynnön senaatin arkistonhoitajan pysyvän viran perustamisesta. Vuonna 1869 Suomen senaatin arkisto muutettiin Suomen valtionarkistoksi, jonka taustalla vaikutti muun muassa historiantutkimuksen laajentunut asema kansakunnan rakentamisen välineenä. Muun muassa valtionarkiston tilanpuutteen vuoksi 1900-luvulla Suomeen alettiin perustaa maakunta- arkistoja, joihin alueellisia asiakirjoja voitiin sijoittaa. Ensimmäinen maakunta-arkisto perustettiin Hämeenlinnaan vuonna 1927, jonka jälkeen uusia maakunta-arkistoja perustettiin läpi 1900-luvun. Vuoden 1994 arkistolaki muutti valtionarkiston nimen Kansallisarkistoksi, ja vuoden 2016 laki Kansallisarkistosta yhdisti arkistolaitoksen yhdeksi Kansallisarkisto nimiseksi virastoksi vuonna 2017, jolloin maakunta-arkistoista tuli Kansallisarkiston toimipisteitä.79
Kansallisarkisto toimii opetus- ja kulttuuriministeriön alaisena virastona, ja sillä on toimipaikkoja ympäri Suomea. Helsingissä se toimii Kansallisarkiston tiloissa, ja muualla Suomessa sillä on toimipisteitä, jotka olivat ennen Kansallisarkistoa koskevaa lakia arkistolaitoksen maakunta-arkistoja. Kyseiset toimipisteet sijaitsevat Hämeenlinnassa, Joensuussa, Jyväskylässä, Mikkelissä, Oulussa, Turussa, Vaasassa ja Inarissa. Virastoa johtaa pääjohtaja, arvonimeltään valtionarkistonhoitaja.80 Nimikkolakinsa määritelmän mukaan Kansallisarkisto on olemassa niitä asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilymisen, saatavuuden ja käytön edistämistä varten, jotka kuuluvat kansalliseen kulttuuriperintöön.81
78 Henttonen 2015, 22; Voutilainen 2006, 63, 101–102; Voutilainen 2009, 87–90, 180–182, 317–318;
Voutilainen 2012, 80–83, 110–111.
79 Nuorteva & Happonen 2016, 24–41, 47–48, 130–145, 364–367.
80 Laki Kansallisarkistosta 16.12.2016, § 1.2. SäädK 1145/2016; Arkistolaki 23.9.1994, § 21 a. SäädK 831/1994;
Valtioneuvoston asetus Kansallisarkistosta 19.1.2017, § 1, § 3. SäädK 39/2017.
81 Laki Kansallisarkistosta 16.12.2016, § 1.1. SäädK 1145/2016.
Kansallisarkisto noudattaa käytännöissään Suomen lakeja, ja sen asema asiakirjahallinnan ja arkistotoimen asiantuntijana sekä määräysten antajana perustuu arkistolakiin ja lakiin Kansallisarkistosta. Nimikkolakinsa määritelmän mukaan Kansallisarkiston tehtävänä on muun muassa:
”--varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilymistä-- --toimia viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena-- --edistää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja niihin liittyvien tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin perustuvaa tutkimusta-- --edistää kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien yksityisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilymistä, hankkia näitä aineistoja pysyvään säilytykseen sekä osallistua yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisten arkistotoiminnan harjoittajien kanssa--”82
Yllä mainitun mukaan, Kansallisarkiston tulisi huolehtia sähköpostien säilymisestä, mikäli ne olisivat viranomaisten tai yksityisten tahojen tuottamia asiakirjoja. Pääkriteerinä edellä mainitulle on kuitenkin se, että niiden pitäisi kuulua kansalliseen kulttuuriperintöön. Mikäli tällaisia sähköposteja on, tulee Kansallisarkiston myös huolehtia niiden saatavuudesta, käytöstä ja tutkimuksesta. Laki Kansallisarkistosta antaa Kansallisarkistolle myös muussa lainsäädännössä arkistolaitokselle, Kansallisarkistolle ja maakunta-arkistoille säädetyt tehtävät.83 Tämän vuoksi Kansallisarkisto määrää arkistolain nojalla, mitkä asiakirjat ja niiden tiedot säilytetään pysyvästi, pysyvän säilymisen turvaavat materiaalit, menetelmät ja arkistotilat, sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisen sekä arkistonmuodostajien asiakirjojen rekisteröinti- ja luettelointitavat.84 Käytännössä, arkistolaissa tarkoitettujen arkistonmuodostajien ja Kansallisarkiston haltuunsa ottamien yksityisten tahojen sähköpostiasiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä päättää loppukädessä Kansallisarkisto. Se voi lisäksi määrätä menetelmät sähköpostiasiakirjojen pysyvään säilyttämiseen. Näin ollen Kansallisarkistolla on Suomessa suuri vastuu ja valta siihen,
82 Laki Kansallisarkistosta 16.12.2016, § 2. SäädK 1145/2016
83 Laki Kansallisarkistosta 16.12.2016, § 2. SäädK 1145/2016
84 Arkistolaki 23.9.1994, § 8.3, § 11, § 12, § 14 a, 16 §. SäädK 831/1994; Voutilainen 2006, 99; Voutilainen 2012, 108–111.
minkälaiset sähköpostiviestit säilytetään pysyvästi, ja jotka näin jäävät osaksi kansallista kulttuuriperintöä.
Kansallisarkisto tai oikeastaan arkistolaitos on antanut sähköpostin kirjaamiseen, käsittelyyn ja arkistointiin liittyviä määräyksiä ja ohjeita vuosina 1997 ja 2003. Tätä tutkimusta tehdessä tutkimuksen kirjoittaja laittoi Kansallisarkistolle kyselyn siitä, onko vuonna 2003 annettu määräys ja ohje sähköpostin osalta edelleen voimassa. Kansallisarkisto vastasi sähköpostiviestillä 10.5.2019, että määräys ja ohje on lopullisesti kumoamatta, ja täten edelleen voimassa sähköpostin osalta.85 Tätä määräystä ja ohjetta sekä vuoden 1997 määräystä ja ohjetta käytetään tässä tutkimuksessa tutkimusaineistona. Tämän vuoksi näitä määräyksiä ja ohjeita käsitellään tarkemmin tämän tutkimuksen toisessa pääluvussa.
Arkistolaitos on antanut sähköpostin arkistointiin liittyviä ohjeita myös omien määräystensä ulkopuolella. Helsingin Sanomissa oli 29.3.2015 ollut kysymys siitä, kuinka kauan sähköpostiviestejä pitää säilyttää, johon arkistolaitos oli antanut oman vastauksensa.
Vastauksen mukaan sähköposti: ”--helpottaa, nopeuttaa ja sujuvoittaa organisaation toimintaa, mutta se ei ole arkisto.-- --Jos sähköpostin liitteenä on asiakirja, joka liittyy viestin ohella jonkin asian käsittelyyn, sekä viesti että asiakirja tulee liittää esimerkiksi asianhallintajärjestelmään.-- --Suurin osa sähköposteista on kuitenkin viestejä, jotka eivät liity organisaation asioiden valmisteluun eivätkä käsittelyyn. Silloin työntekijä harkitsee itse lähettämiensä ja vastaanottamiensa viestien säilytystarpeen.”86 Edellä esitetyn perusteella arkistolaitoksen ja nykyisen Kansallisarkiston näkökulma sähköpostin asiakirjallisuuteen myötäilee niin Suomen lainsäädäntöä kuin asiakirja-termin vahvaa tulkintaa, jossa sähköpostiviestien ja niiden liitetiedostojen pitäisi liittyä organisaation toimintaan ollakseen talteen otettavia asiakirjoja.
85 Kansallisarkiston sähköpostiviesti Max Mustapäälle 10.5.2019. Max Mustapään henkilökohtainen kokoelma.
86 Henttonen, Pekka: Sähköpostiviestien säilyttämisestä. Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä www-sivut.
https://reunamerkintoja.wordpress.com/?s=s%C3%A4hk%C3%B6postiviestin+s%C3%A4ilytt%C3%A4misest
%C3%A4 12.5.2019.
1.5 Sähköpostin asiakirjallisuus standardien ja suositusten näkökulmasta
Arkistoteorian, lainsäädännön ja Kansallisarkiston lisäksi asiakirjahallinnasta ja arkistotoimesta on annettu erilaisia standardeja ja suosituksia. Standardisointijärjestöjen tarkoituksena on tuottaa standardeja elämän eri osa-alueille, kuten asiakirjahallintaan, riskienhallintaan, sosiaaliseen vastuuseen ja laadun valvontaan. Standardien tarkoituksena on yhdenmukaistaa jonkin tietyn asian luomista tai tekemistä, jotta ne olisivat samanlaisia paikasta ja tekijöistä riippumatta. Standardit eivät ole varsinaisia määräyksiä, elleivät jonkin tietyn valtion viranomaisen niin päätä, vaan suosituksia, joita standardisointijärjestöihin kuuluvat jäsenet ovat päättäneet käyttää. Suomen standardisoimisliitto SFS on jäsenenä kansainvälisessä standardisointijärjestö ISO:ssa sekä Euroopan standardisointi komiteassa CEN:ssä.87 Kyseiset järjestöt ovat asettaneet omia standardeja muun muassa asiakirjahallinnalle, joista Suomen järjestö on ottanut käyttöönsä pääasiassa ISO:n standardeja.88
Sähköpostin asiakirjallisuuden kannalta standardeista löytyvät määritykset asiakirjasta ovat merkityksellisessä asemassa. ISO:n asiakirjahallintaa koskevan standardin ISO 15489-1:2016 Information and documentation – Records Management – Part 1: Concepts and principles:n mukaan asiakirja eli englanniksi record on: ”information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business.”89 Lähes suoraan käännettynä standardin mukaan asiakirjalla tarkoitetaan informaatiota, joka on luotu, vastaanotettu ja säilytetty henkilön tai organisaation todisteena tai voimavarana, ja on osa näiden lainsäädännöllistä toimintaa tai liiketoimintaa.
ISO:n asiakirjaa koskeva määritelmä mahdollistaa myös sen, että asiakirja voi olla yksityisen organisaation tai yksityishenkilönkin hallussa oleva tietovaranto, joka on todiste tai voimavara lainsäädännöllisessä tai liiketaloudellisessa toiminnassa.90
Suomessa tiedonhallintaan ja samalla myös asiakirjahallintaan liittyviä suosituksia antaa julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta eli JUHTA, joka toimii ministeriöiden ja
87 European Committee for Standardization.
88 Standardeista ja niiden ideasta katso esimerkiksi ISO:n www-sivut. http://www.iso.org/iso/home/about.htm 12.5.2019; CEN:n www-sivut. https://standards.cen.eu/dyn/www/f?p=CENWEB:5:::NO::: 12.5.2019; SFS:n www-sivut.
https://www.sfs.fi/?snb_adname=sfs.fi&snb_adtype=1&gclid=EAIaIQobChMI8OOX3ouW4gIVE5AYCh2a8gw WEAAYASAAEgKziPD_BwE 12.5.2019.
89 ISO 15489-1:2016 Information and documentation – Records Management – Part 1: Concepts and principles, ISO:n www-sivut. https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:15489:-1:ed-2:v1:en 12.5.2019.
90 ISO:n www-sivut. https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:15489:-1:ed-1:v1:en 12.5.2019.
kuntien pysyvänä yhteistyö- ja neuvotteluelimenä. JUHTA:n tarkoituksena on kehittää toimintatapojen ja palveluiden uudistamista sekä käyttöönottoa julkisessa hallinnossa informaatioteknologiaa hyödyntämällä. Tämän tehtävän edistämiseksi se on antanut julkisen hallinnon suosituksia eli JHS-suosituksia esimerkiksi asiakirjahallinnasta sekä sähköpostien kirjaamisesta, käsittelystä ja arkistoinnista. JHS 132 Sähköpostin käyttö asioinnissa - suosituksen JUHTA antoi 1990-luvulla, mutta se on myöhemmin poistunut käytöstä ja korvattu vuoden 2004 suosituksella JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa, joka on edelleen voimassa. Kyseisen suosituksen sähköpostia koskeva osio on tietosisällöltään lähes identtinen arkistolaitoksen vuoden 2003 sähköpostimääräyksen ja -ohjeen kanssa, johon suositus viittaakin. Edellä mainittua arkistolaitoksen määräystä ja ohjetta käsitellään tässä tutkimuksessa myöhemmin, mutta JHS 156 -suosituksesta mainittakoon sen verran, että sähköposti voi suosituksen mukaan olla asiakirja, samalla tavalla kuin paperiasiakirjatkin. Sähköpostien talteenotossa on huomioitava puolestaan se, että niiden viite- eli metatiedot ja tietosisältö tulevat muuttumattomana talteen.
Suosituksessa mainitaan vielä, että kaikki sähköpostiviestit eivät ole asiakirjoja, ja näissä tapauksissa niitä ei tarvitse kirjata ja arkistoida.91
JUHTA:n lisäksi valtiovarainministeriön asettama valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä VAHTI on tehnyt vuonna 2005 oman ohjeensa sähköpostien käsittelyyn. VAHTI:n pääasiallisena tarkoituksena on kehittää ja ohjata julkisen hallinnon digitaalista tietoturvallisuutta. Tämän vuoksi myös sen tekemä Valtionhallinnon sähköpostien käsittelyohje ei niinkään keskity sähköpostien asiakirjallisuuteen ja talteenottoon, vaan sähköpostien käsittelyyn liittyviin tieto- ja yksityisyyden suojan kysymyksiin.92
Sähköposti voi olla virallinen ja arkistoitava asiakirja arkistoteorian asiakirja-termin vahvan tulkinnan, Suomen lainsäädännön, Kansallisarkiston, standardien ja suositusten mukaan, jos se on syntynyt tai vastaanotettu osana lainsäädännöllistä toimintaa tai liiketoimintaa, ja sillä on oikeudellinen tai tietovarannollinen arvo. Tällöin se omaa primaariarvoa sekä evidenssiä eli
91 JUHTA:sta lisätietoa katso esimerkiksi Kuntaliiton www-sivut.
https://www.kuntaliitto.fi/asiantuntijapalvelut/osallistuminen-ja-vuorovaikutus/tietoyhteiskunta/julkisen- hallinnon-tietohallinnon-neuvottelukunta 12.5.2019 ja sisäministeriön www-sivut.
https://intermin.fi/hankkeet/hankesivu?tunnus=SM085:00/2006 12.5.2019; JHS-suosituksista lisätietoa katso JHS-suositusten www-sivut. http://www.jhs-suositukset.fi/web/guest/jhs/recommendations 12.5.2019; JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa, 2004, JHS- suositusten www-sivut. http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS156/JHS156.pdf 12.5.2019.
92 VAHTI:sta lisätietoa katso esimerkiksi valtiovarainministeriön www-sivut. https://vm.fi/vahti Luettu 12.5.2019 14.5.2019; Valtionhallinnon sähköpostien käsittelyohje, 2005.
