3 Näkemykset sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta Liikearkistossa ja Failissa
3.3 Asiakirjallisuuden ongelmista talteenoton ratkaisuihin
Keskustelu sähköpostista ja sen asiakirjallisuudesta jatkui Failissa seuraavalle vuosituhannelle.
Asiaa pohditaan Marjo Rita Valtosen artikkelissa Sähköisen.Postin@ongelmia.fi (2000).295 Kirjoituksen alussa Valtonen kertoo, että sähköinen viestintä, johon kuuluu myös sähköposti, on yleistynyt ja yleistyy julkisten sekä yksityisten toimijoiden keskuudessa kansallisella ja kansainvälisellä tasolla. Hänen mukaansa sähköpostista on tullut korvaamaton kanssakäymis-, yhteydenpito- ja tiedonsiirtoväline sen hajautetun ja kansalliset rajat ylittävän olemuksen
290 Heikki Partanen, Uusi laki teletoiminnan tietosuojasta. Faili 3/1999, 3–4.
291 Pauli Vahtera, Kirjanpidon elektroninen arkisto. Faili 4/1999, 12–16.
292 Pauli Vahtera, Kirjanpidon elektroninen arkisto. Faili 4/1999, 13–14, 16.
293 Tuula Pietilä, Sähköisten dokumenttien hallinta verkossa. Faili 4/1999, 18–22.
294 Tuula Pietilä, Sähköisten dokumenttien hallinta verkossa. Faili 4/1999, 18.
295 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 7–11.
vuoksi. Sen käyttö on yksikertaista ja halpaa, jonka lisäksi se ei ole riippuvainen ajasta ja paikasta. Ilmeistä on, että sähköposti on 2000-luvulle tultaessa vakiinnuttanut asemansa hyvänä viestintä- ja tiedonsiirtovälineenä. Artikkelissa todetaan myös, että sähköpostin viesteinä ja liitteinä kulkeutuu myös paljon asiakirjoja, tietoa ja dokumentteja, jotka saattavat aiheuttaa asiakirjahallinnollisia ongelmia.296
Sähköposti on vaikuttanut Valtosen mukaan suuresti organisaatioiden päätöksenteko- ja kanssakäymiskulttuuriin. Hänen mukaansa esimerkiksi päätöksenteossa joitain asioita hoidettiin ennen puhelinkeskusteluina päätöksentekijöiden kesken, jolloin näistä keskusteluista, jotka vaikuttivat päätöksentekoon, ei jäänyt dokumentoitua aineistoa.
Sähköpostin yleistymisen myötä tällainen keskustelu on siirtynyt sähköpostiviestintään, joka puolestaan mahdollistaa sen, että ennen puhelimitse käydyistä päätöksenteon keskusteluista jää nyt dokumentteja. Ongelmaksi muodostuukin se, että milloin nämä sähköpostiviestit ovat asiakirjoja, ja kuinka ne tulee säilyttää. Samanlainen tilanne aiheutuu myös organisaation toiminnallisessa kanssakäymisessä ulkopuolisiin tahoihin, kun esimerkiksi kansalainen voi aloittaa jonkin asian käsittelyn viranomaisissa sähköpostiviestillä, kun aiemmin asia oltaisiin hoidettu puhelimitse. Sähköpostiviestintä aiheuttaa myös dokumenttien määrän kasvun, koska aiemmin puhelinviestinnällä tai suullisella viestinnällä hoidetut asiat ovat nyt näkyvillä sähköisesti välitetyissä viesteissä. Muiksi haasteiksi sähköpostin käytössä mainitaan tekniset ongelmat, kuten virheet ja tietoturvariskit sähköpostiprotokollissa ja -ohjelmissa. Sähköpostin asiakirjallisuudesta Valtonen toteaa seuraavaa.297
”Ovatko sähköpostiviestit asiakirjoja? Sähköposti on väline, jota käytetään korvaamaan puhelinkeskusteluja ja jolla kuitenkin samalla on potentiaalista todistusvoimaa kuten millä tahansa toimintaa dokumentoivalla asiakirjalla; sähköposti on kommunikointi- ja asiakirjahallintateknologian mielenkiintoinen sekoitus. Asiakirjahallinnollinen ongelma on sähköpostiviestien statuksen tunnistaminen.”298
Valtonen näkee sähköpostin siis sekä viestintävälineenä että asiakirjoja tuottavana teknologiana. Näin ollen sähköpostiviestien asiakirjallisuus, jossa Valtonen nojautuu David Bearmanin todistusvoimaisuuden käsitteeseen, ei ole kyseenalainen asia, vaan ongelmana on
296 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 7.
297 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 7.
298 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 7–8.
asiakirjallisten sähköpostien tunnistaminen. Tämän ongelman on esittänyt usea muukin sähköpostin asiakirjallisuudesta Kansallisarkiston ja Liikearkistoyhdistyksen lehtiin kirjoittanut henkilö, kuten tästä tutkimuksesta käy ilmi. Valtosen artikkelissa tämän ongelman esimerkiksi annetaan Yhdysvalloissa 1990-luvulla tehty tutkimus, jossa mukana olleiden organisaatioiden sähköpostia käyttävistä henkilöistä 80 prosenttia ei tarkalleen tiennyt millaiset dokumentit ovat asiakirjoja, ja että voisivatko heidän laatimansa sähköpostiviestit olla asiakirjoja. Sähköpostiviestin asiakirjallisuuden tunnistamattomuus luo Valtosen mukaan organisaatioille tietosisällöllisiä ja oikeudellisia riskejä, mikäli se johtaa sähköpostiasiakirjojen hävittämiseen. Tämän vuoksi Valtonen kehottaakin, että organisaatioiden tulisi tehdä selkeät ohjeet siitä, minkälaiset sähköpostiviestit luokitellaan vain niin sanotuiksi tiedonsiirtoasiakirjoiksi, joita ei tarvitse ottaa talteen, ja minkälaiset sähköpostiviestit luokitellaan organisaation virallisiksi asiakirjoiksi. Asiakirjallisuuden tunnistamattomuus ei sinällään ole uutta sähköpostin kohdalla, koska yleisestikin asiakirjojen tunnistaminen ei-asiakirjoista on usein muille kuin alan ammattilaisille hankalaa.299
Sähköpostin asiakirjahallintaa koskevia ohjeita on Valtosen mukaan tehtykin, ja näistä hän mainitsee muun muassa ARMA International:n300 ja Barry Associates:n301 tekemät sähköpostiohjeet. Kansainvälisellä tasolla sähköpostin käsittely- ja hallintaohjeita on artikkelin mukaan tehty ensimmäistä kertaa jo 1980-luvulla, jolloin muun muassa Yhdistyneet kansakunnat ja Maailmanpankki tutkivat asiakirjahallinnon käytäntöjen sopivuutta sähköpostien hallintaan. Arkistoteoreetikoista kirjoituksessa mainitaan David Bearman, joka kehitti vuonna 1989 politiikkaa ja ohjeistusta sähköisten asiakirjojen, kuten sähköpostien, hallinnalle. Bearmanin mukaan organisaation sähköisten asiakirjojen hallintapolitiikasta keskeisiä asioita ovat asiakirjallisten ja ei-asiakirjallisten dokumenttien määrittäminen, asiakirjahallinnan vastuujako, käytäntöjen ja lainsäädännön varmistaminen sähköisten asiakirjojen kohdalla, säilytys- ja hävityspaikkojen, -aikojen ja -välineiden määrittäminen ja se, että nämä eivät saa koitua sähköisten asiakirjojen käytettävyyden esteiksi. Tämän lisäksi keskeisiksi asioiksi Bearman on listannut sähköisten asiakirjojen dokumentoinnin, luokittamisen ja metatietojen tuottamisen sekä asiakirjojen turvallisuuden ja käytön varmistamisen.302
299 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 8–10; Henttonen 2015, 15.
300 ARMA International eli Association of Records Managers and Administrators International on voittoa tavoittelematon asiakirjahallinnan ja informaatioalan ammattijärjestö.
301 Barry Associates on tietohallinnon ja sähköisen asiakirjahallinnon konsulttiyhtiö.
302 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 10; Bearman 1994, 176–208.
Asiakirjahallinnan ja arkistotoimen ammatillisesta näkökulmasta katsottuna sähköposti ei Valtosen mukaan ole teknologiana merkittävä, vaan keskeistä on sen yhteys niihin tilanteisiin, joissa organisaatio tuottaa ja tarvitsee asiakirjoja osana toimintaansa. Artikkelissa todetaan myös, että sähköposti on teknologiana väline, joka mahdollistaa asiakirjojen tuottamisen, mutta sähköpostiviesti ei ole lähtökohtaisesti uusi asiakirjatyyppi, vaan sähköpostiviestin asiakirjallisuus määrittyy sen yhteydestä organisaation tehtäviin ja sen tietosisältöön eli siihen onko sillä primaariarvoa ja todistusvoimaa. Asiakirja-termillä Valtonen viittaa ilmeisesti siitä käytettävään vahvaan tulkintaan, koska hän puhuu sähköpostiasiakirjoista organisaation toimintaa dokumentoivina asiakirjoina, jotka liittyvät sen toimintaan tai tehtävien hoitoon.303
Sähköpostin asiakirjallisuutta pohditaan myös lainsäädännön ja ohjeiden näkökulmasta.
Valtonen kertoo, että sähköpostin käyttöä säädellään Suomessa muun muassa julkisuuslaissa, tietosuoja- ja henkilötietosäädöksissä, laissa sähköisestä asioinnista sekä arkistolaissa, joka koskee myös sähköpostia, koska se voi olla sähköinen asiakirja. Artikkelissa viitataan myös arkistolaitoksen vuonna 1997 antamaan määräykseen ja ohjeeseen Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä, jonka yhteydessä Valtonen ilmaisee ihmetyksensä ohjeen epämääräiseen ”sähköpostiin liittyvät asiakirjat” -termiin kysymysmerkin muodossa. Valtonen kertoo, että ohjeessa korostetaan sähköpostiin liittyvien asiakirjojen kirjaamista, arkistointia ja säilyttämistä arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti ja sitä, että sähköpostilla välitettyjen asiakirjojen kontekstitietojen pitäisi säilyä. Valtonen tulkitsee, että ohjeessa mainituilla sähköpostiin liittyvillä asiakirjoilla tarkoitetaan liitetiedostojen lisäksi myös sähköpostiviestejä.304 ”Sähköpostiviestinä kulkevat pysyvästi säilytettävät asiakirjat määrätään tulostettavaksi paperille ja mikrofilmille.”305 Tämä vahvistaisi tämän tutkimuksen alaluvussa 2.3 esitettyä tulkintaa arkistolaitoksen vuoden 1997 määräyksestä ja ohjeesta, jonka mukaan kyseisellä ohjeella tarkoitetaan myös sähköpostiviestejä eikä pelkästään sähköpostilla lähetettyjä liitetiedostoja.
Sähköpostiasiakirjojen talteenotosta puhutaan myös, ja sitä tarkastellaan ohjeiden, arkistoteorian ja tutkimusten valossa. Artikkelissa kerrotaan, että JUHTA:n suosituksessa JHS 132 Sähköpostin käyttö asioinnissa ja arkistolaitoksen määräyksessä ja ohjeessa Arkistotoimen
303 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 8–9.
304 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 8.
305 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 8.
vaatimukset sähköpostin käsittelyssä molemmissa annetaan ohjeita sähköpostiasiakirjojen arkistoinnista sekä käsittelystä. Arkistolaitoksen määräys velvoittaa viranomaisia, ja sen mukaan pysyvästi säilytettävät sähköpostiviestit on tulostettava paperi- tai mikrofilmimuotoon.
Tähän kohtaan Valtonen esittää, että arkistolaitos ei ole tarkastellut sitä, ovatko sähköpostiviesti sen alkuperäisessä digitaalisessa muodossa ja sen paperituloste tasavertaisia asiakirjoja niiden ominaisuuksien perusteella eli onko niillä esimerkiksi sama todistusvoima. Kirjoituksessa todetaan, että muun muassa tästä asiasta käytiin Yhdysvalloissa 1990-luvun ajan oikeudenkäyntejä, joita käsiteltiin tämän tutkimuksen alaluvussa 2.2. Yhdysvalloissa päädyttiin oikeudenkäynneissä siihen tilanteeseen, että sähköpostiviestien paperille tulostaminen oli sähköisten menetelmien puutteen vuoksi sallittua. Arkistoteoreetikko Peter Horsmanin todetaan tosin olevan sitä mieltä, että asiakirjallisen sähköpostiviestin tuloste ei voi olla asiakirja, koska se ei ole organisaation toiminnassa käytetty alkuperäinen asiakirja toisin kuin esimerkiksi sähköpostipalvelimella tallessa oleva viesti.306
Artikkelissa kerrotaan esimerkki sähköpostiviestien talteenottoon liittyvästä tutkimuksesta, jossa Yhdysvaltojen Texasin osavaltion yliopistossa tutkittiin sähköpostiviestien parasta mahdollista talteenottotapaa. Tutkimuksessa oltiin kokeiltu sähköpostiviestien tulostamista paperille, säilyttämistä sähköpostiohjelman kansiossa, siirtämistä asianhallintajärjestelmään ja rekisteröimistä asiakirjahallintajärjestelmään. Tutkimuksessa päädyttiin sähköpostiviestien rekisteröintiin asiakirjahallintajärjestelmiin, koska paperille tulostaminen tuotti kaksi asiakirjaa, sähköpostiohjelmissa ei ollut asiakirjahallinnollisia työkaluja ja asianhallintajärjestelmissä ei ollut mahdollista yhdistää asiakirjoja säilytysaikoihin.
Rekisteröintivaihtoehdosta todettiin kuitenkin, että tutkimuksen tekohetkellä ei ollut sellaista asiakirjahallintajärjestelmää, joka olisi täyttänyt tarvittavia vaatimuksia. Yksi näistä vaatimuksista oli se, että sähköpostiviesti piti pystyä rekisteröimään sähköpostijärjestelmästä ja linkittämään se säilytysaikasuunnitelmiin. Muita vaatimuksia olivat mahdollisuus kontekstitietojen määrittämiseen ja asiakirjasarjojen kuvailuun sekä eri tallennusformaateilla olevien asiakirjojen integroiminen toisiinsa.307
Sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytys on artikkelin mukaan asiakirjahallinnan ja arkistoalan suuri ongelma ja puheenaihe, ja asiaa yrittävät ratkoa eri tahot kuten DLM-Forum ja ICA:n Committee on Electronic Records. Otettiin sähköpostiasiakirjat talteen sitten paperille,
306 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 8–9.
307 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 8–10.
mikrofilmille tai digitaaliseen muotoon, keskeistä niiden talteenotossa on artikkelin mukaan se, että niiden alkuperäisyys, autenttisuus, eheys, todistusvoimaisuus ja käytettävyys säilyvät.308
Yllä kuvatun Marjo Rita Valtosen artikkelin perusteella sähköpostit ja tarkemmin ottaen sähköpostiviestit voivat olla asiakirjoja, eikä niiden informaatioteknologinen olemus tee niistä vähäisempiä kuin paperiasiakirjoista. Ne eivät kuitenkaan ole lähtökohtaisesti digitaalisen muotonsa vuoksi uusi asiakirjatyyppi, vaan niiden asiakirjallisuus määrittyy niiden yhteydestä organisaation toimintaan ja tehtäviin sekä niiden sisältämästä tiedosta ja todistusvoimasta eli evidenssistä. Näin ollen ne voivat olla asiakirja-termin vahvan tulkinnan mukaisia asiakirjoja.
Suomessa talteenoton kerrotaan olevan julkisella sektorilla mahdollista vain paperi- tai mikrofilmimuodossa arkistolaitoksen määräyksen johdosta, jos sähköpostiasiakirjat säilytetään pysyvästi. Määräajan säilytettävät sähköpostiasiakirjat voidaan kuitenkin säilyttää alkuperäisessä digitaalisessa muodossa. Tämän lisäksi muun muassa Yhdysvalloissa on tutkittu sähköpostien talteenottoa myös digitaalisessa muodossa, ja pysyvää säilytystä on pyritty selvittämään kansainvälisissä projekteissa.
Seuraavan kerran sähköposti mainitaan Mika Purolan kirjoituksessa The Electronic Document
& Record Management Symposium Lontoossa 19.6.2001 (2001),309 joka käsittelee otsikonmukaista kokousta Lontoossa, jossa käsiteltiin sähköistä asiakirja- ja dokumentinhallintaa. Kyseisessä symposiumissa Scott Paul oli käsitellyt sähköpostien asiakirjahallintaa, mutta Purola toteaa artikkelissaan, että valtaosa tästä esitelmästä oli kulunut HP:n310 tarjoamien asiakirjahallinnollisten laitteiden ja työkalujen mainostamiseen.311 Sähköpostin talteenotosta ei ollut kerrottu yksityiskohtaisesti, vaan talteenottokysymyksen ratkaisuksi annettiin: ”--pitkä kaapeli ja iso palvelin.”312
Merkittävään rooliin sähköposti pääsee Industrial ITC Oy:n toimitusjohtaja Juha Anttilan artikkelissa Mitä on dokumenttien hallinta? (2003),313 jossa hän pääasiassa käsittelee
308 Marjo Rita Valtonen, Sähköisen.Postin@ongelmia.fi. Faili 2/2000, 8–10.
309 Mika Purola, The Electronic Document & Record Management Symposium Lontoossa 19.6.2001. Faili 3/2001, 20–22.
310 HP eli Hewlett-Packard Company on maailmalaajuinen yhtiö, joka valmistaa muun muassa tietojenkäsittelylaitteita, kuten tietokoneita.
311 Mika Purola, The Electronic Document & Record Management Symposium Lontoossa 19.6.2001. Faili 3/2001, 20.
312 Mika Purola, The Electronic Document & Record Management Symposium Lontoossa 19.6.2001. Faili 3/2001, 20.
313 Juha Anttila, Mitä on dokumenttien hallinta? Faili 2/2003, 9–11.
sähköisten dokumenttien hallintaa ja varsinkin niiden metatietoja, hakutoimintoja ja versiohallintaa. Sähköposteja ei varsinaisesti käsitellä asiakirjoina, vaan dokumentteina.
Dokumenteilla tarkoitetaan kuitenkin sellaisia sähköisiä esityksiä, jotka ovat organisaatiolle tärkeitä niiden toiminnan kannalta, joten niitä käsitellään dokumentti-termistä huolimatta asiakirjanomaisina esityksinä.314
Anttila toteaa, että: ”Sähköpostin yleistymisen myötä on sähköpostiohjelmaa monesti alettu käyttää dokumenttien säilytyspaikkana.”315 Tässä hän näkee kuitenkin useita ongelmia, jotka juontavat juurensa siitä, että sähköposti on pääasiassa henkilökohtainen viestintä- ja tiedonsiirtoväline. Tämä aiheuttaa sen, että usealle henkilölle lähetettyjä sähköpostiviestejä ja liitetiedostoja säilytetään usean eri käyttäjän sähköpostikansiossa, jonka vuoksi organisaatiolle kertyy turhaan päällekkäisiä dokumenttivarastoja. Tarkoituksenahan olisi, että tärkeitä dokumentteja säilytettäisiin vain yksi alkuperäiskappale. Useissa eri sähköpostikansiossa olevat dokumentit eli sähköpostiviestit ja niiden liitetiedostot aiheuttavat sen, että tallessa on myös lukuisia eri versioita samoista dokumenteista, jolloin uusimman ja tärkeimmän version löytäminen hankaloituu. Sähköpostin välityksellä kulkevia dokumentteja saatetaan myös kommentoida usealle eri taholle, jolloin nämä kommentit eli esimerkiksi sähköpostiviestit eivät tallennu mihinkään keskitettyyn paikkaan, vaan hajanaisesti eri käyttäjien sähköpostikansioihin. Tämä hankaloittaa myös sen seurantaa, missä vaiheessa asian käsittely on missäkin vaiheessa ollut, ja milloin kukakin on dokumentin lukenut.316
Lukuisista ongelmista huolimatta suoria ratkaisuja sähköpostien hallintaan ei anneta. Artikkeli keskittyy pääasiassa dokumenttien hallintaan, joiden ilmeisesti oletetaan lähtökohtaisesti olevan muita tiedostoja kuin sähköpostiviestejä. Näin ollen kirjoituksen ideana onkin, että sähköpostijärjestelmää ei pitäisi käyttää arkistona, vaan tärkeät dokumentit pitäisi tallentaa esimerkiksi jollekin palvelimelle, jolloin niiden käyttöä voitaisiin parantaa metatietojen asettamisella, hakuominaisuuksien parantamisella ja dokumenttien versiohallinnalla.317 Artikkeli antaa ymmärtää, että sähköpostiviestit ja sähköpostin liitetiedostot voisivat kuitenkin olla organisaatiolle tärkeitä dokumentteja, mutta niiden talteenotossa pitäisi ottaa käyttöön
314 Juha Anttila, Mitä on dokumenttien hallinta? Faili 2/2003, 9–11.
315 Juha Anttila, Mitä on dokumenttien hallinta? Faili 2/2003, 9.
316 Juha Anttila, Mitä on dokumenttien hallinta? Faili 2/2003, 9.
317 Juha Anttila, Mitä on dokumenttien hallinta? Faili 2/2003, 9–11.
paremmat menetelmät, kuin niiden jättäminen sähköpostijärjestelmien asiakasohjelmien kansioihin.
Jani Salmisen artikkelissa Metatiedot ja pitkäaikaissäilytys (2004)318 sähköposti mainitaan yhtenä sähköisistä asiakirjoista, jotka on luotu automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Artikkeli keskittyy kuitenkin nimensä mukaisesti metatietoihin ja niiden tärkeyteen sähköisten asiakirjojen säilyttämisessä, joten sähköpostia ei käsitellä yksityiskohtaisesti tämän enempää.319
Sähköpostia ja sen arkistointia sivutaan myös Anne Suursalmen artikkelissa IBM:stä ratkaisut sähköiseen arkistointiin (2005),320 jossa sähköposti pääsee yllättävänkin merkittävään rooliin.
Kirjoituksessa Suursalmi arvioi IBM:n DB2 Content Manager -tuoteperheen sähköiseen arkistointiin tarjoamia ratkaisuja. Informaatioteknologian, kuten www-tekniikan, sähköpostin ja pikaviestimien kerrotaan kasvattavan julkisissa ja yksityisissä organisaatioissa sähköisten asiakirjojen määrää, jota varten kyseiset tahot tarvitsevat kustannustehokkaita ratkaisuja näiden arkistointiin. Tällaisten sähköisten arkistojärjestelmien vaatimuksina ovat muun muassa aineistojen haltuunoton mahdollistaminen, eheyden ja luottamuksellisuuden suoja, säilytyksen ja hävittämisen hallinta, saatavuus ja uudelleen tuottaminen, auditointi sekä tallentaminen.
Sähköisten asiakirjojen osalta todetaan, että niiden tiedot ovat usein tallennettuna hajautetusti.
Sähköpostissa olevia tietoja voi olla sähköpostijärjestelmässä, henkilökohtaisissa postilaatikoissa, arkistossa, yleisissä tai henkilökohtaisissa sähköpostikansioissa tai esimerkiksi Lotus Notes -tietokannoissa. 321
Suursalmi kertoo, että IBM:n ohjelmien avulla sähköpostien arkistointi olisi mahdollista suoraan sähköpostijärjestelmästä organisaation tietovarastoon, joka voi olla esimerkiksi palvelin. Tämän prosessin havainnollistus näkyy kuvassa neljä. Artikkelissa ei paljonkaan pohdita millainen sähköpostiviesti olisi asiakirja, mutta sähköisistä asiakirjoista puhutaan sellaisina tuotoksina, jotka syntyvät organisaation toiminnassa, joten asiakirja-termillä viitataan täten sen vahvaan tulkintaan. Teoreettisemman pohdinnan sijasta artikkelissa esitetään konkreettinen ratkaisu sähköpostiasiakirjojen talteenotolle ja säilytykselle, ja tästä syystä se on
318 Jani Salminen, Metatiedot ja pitkäaikaissäilytys. Faili 4/2004, 4–6.
319 Jani Salminen, Metatiedot ja pitkäaikaissäilytys. Faili 4/2004, 4.
320 Anne Suursalmi, IBM:stä ratkaisut sähköiseen arkistointiin. Faili 1/2005, 8–10.
321 Anne Suursalmi, IBM:stä ratkaisut sähköiseen arkistointiin. Faili 1/2005, 8–10.
tämän tutkimuksen kannalta merkittävä. Kyseessä on ensimmäinen kerta, kun Liikearkistoyhdistyksen lehdessä annetaan toteutettavissa oleva esimerkki sähköpostiviestien sähköisestä talteenotosta ja säilyttämisestä ohjelmiston avulla eikä niin, että se tapahtuu sähköpostijärjestelmässä.322
Muunkinlaisia sähköpostien sähköisen talteenoton ja säilytyksen tapoja esitellään Failin kirjoituksissa. Domasoft Oy:n suunnittelupäällikkö Ritva Toivonen esittelee yrityksensä kehittämää dokumenttienhallinta- ja arkistointijärjestelmä IDA:aa artikkelissaan Mistä löytyy organisaatiosi ajantasainen tieto? (2005).323 Hänen mukaansa IDA mahdollistaa myös organisaation tehtävien hoitoon liittyvien sähköpostiviestien ja sähköpostin liitetiedostojen tallentamisen samaan tilaan, jossa muutkin organisaation dokumentit ovat tallennettuina. Tämä tapahtuu Microsoft Office integraation avulla. Artikkelin mukaan IDA:n avulla organisaation dokumentteja voi myös jakaa sähköpostin välityksellä niin, että IDA:ssa olevista asiakirjoista
322 Anne Suursalmi, IBM:stä ratkaisut sähköiseen arkistointiin. Faili 1/2005, 8–10.
323 Ritva Toivonen, Mistä löytyy organisaatiosi ajantasainen tieto? Faili 1/2005, 18–19.
Kuva 4. Havainnollistus IBM:n ohjelmien avulla toimivasta sähköisten asiakirjojen arkistoinnista. Sähköpostit voitaisiin siirtää joko Microsoft Exchange -sähköpostiohjelmasta tai Lotus Notes -tietokannasta DB2 CommonStore -ohjelman avulla DB2 Content Manager:iin automaattisesti, josta sähköpostit tallentuisivat vielä organisaation tietovarastoon, jossa niitä säilytettäisiin.
Lähde: Anne Suursalmi, IBM:stä ratkaisut sähköiseen arkistointiin. Faili 1/2005, 10.
lähetetään sähköpostien mukana vain linkit niiden sijaintiin. Tämän kerrotaan helpottavan sähköpostipalvelimien kuormittumista, kun liitetiedostojen lähettämisen pois jääminen säästää niiden tallennustilaa.324 Sähköposti esiintyy myös yhtenä TWeb asiakirjahallinto-ohjelmiston liitostyökaluohjelmista Triplan Oy:n toimitusjohtaja Asko Laineen kirjoituksessa TWEB, Järjestelmä asioiden ja asiakirjojen hallintaan (2005).325 Sähköpostia ei kuitenkaan mainita kirjoituksessa asiakirjana eikä sen arkistointiakaan oteta näin ollen esille.326