Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimuskysymykset

Yllä esitetyistä arkistoteorian, lainsäädännön, Kansallisarkiston, standardien ja suositusten näkökulmasta katsottuna on selvää, että sähköposti voi olla asiakirja eli sen asiakirjallisuus on Suomessa hyväksytty tosiasia. Tästä herääkin kysymys, että onko tilanne ollut aina näin, ja mitä alan ammattilaiset ajattelevat tai ovat ajatelleet asiasta.

Tämän tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, mitä suomalaiset asiakirjahallinta- ja arkistoalan ammattilaiset ovat ajatelleet sähköpostin asiakirjallisuudesta ja sen talteenotosta, ja missä vaiheessa sähköpostin asiakirjallisuus on hyväksytty. Tutkimusaikaväliksi on valittu vuodet 1980–2018. Tämä johtuu siitä, että kuten tämän tutkimuksen ensimmäisessä alaluvussa ilmeni, Suomessa sähköpostia alettiin käyttää ensimmäistä kertaa laajemmin 1980-luvulla. Tällöin sen käyttö saattoi olla vielä ohjelmisto- ja tietokonekohtaista, ja viestintä itsessään saattoi olla myös rajoittunut lähiverkkoihin. Tämän jälkeen 1990-luvulla internetin yleistyminen johti sähköpostin yleistymiseen, ja 2000-luvulla se oli jo vakiintunut viestintäväline. Oletuksena on, että 1970-luvulla sähköpostista käyty keskustelu on ollut vähäistä, jonka takia aikarajaus on aloitettu vuodesta 1980. Rajaus päättyy vuoteen 2018, koska tämä tutkimus kirjoitetaan pääasiassa vuoden 2019 keväällä, jolloin raja on loogista vetää tasavuoteen.

Tässä tutkimuksessa käytetään termiä sähköposti, jolla voi olla useanlaisia merkityksiä.

Sähköpostilla voidaan viitata yleisesti sähköpostiteknologiaan, sähköpostijärjestelmiin ja -ohjelmiin tai sähköpostiviesteihin. Sähköposti-termillä tässä tutkimuksessa tarkoitetaan pääasiassa sähköpostiviestiä. Mikäli tutkimuksessa käsitellyn asian kontekstista ei suoraan ilmene, tarkoitetaanko sähköpostilla sähköpostiteknologiaa, -järjestelmää, -ohjelmaa vai viestiä, on näitä tarkennettuja määritelmiä pyritty käyttämään mahdollisimman hyvin. Tässä tutkimuksessa käsitellään valtaosin siis sähköpostiviestien asiakirjallisuutta. Tutkimuksessa

käytetään myös termiä informaatioteknologia, jolla tarkoitetaan tietojenkäsittely- ja viestintäteknologiaa. Informaatioteknologiasta voidaan käyttää myös termejä tietotekniikka ja automaattinen tietojenkäsittely. Tietotekniikka ja automaattinen tietojenkäsittely tulevat esille tutkimuksessa pääasiassa tutkimusaineistoon viittaamisen yhteydessä.

Sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta on kirjoitettu kansainvälisen arkistotieteellisen tiedeyhteisön piirissä, ja aiheesta löytyy myös suomalaisia julkaisuja. Sähköpostin asiakirjallisuuden muodostumisesta Suomessa ei ole kuitenkaan kirjoitettu historiallisesta näkökulmasta. Tämä seikka tarjoaakin tälle tutkimukselle hyvän tutkimusraon, ja onkin mielenkiintoista selvittää, mitä mieltä asiakirjahallinta- ja arkistoalan ammattilaiset ovat olleet sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta eri aikakausina. Tämä voi antaa myös näkemystä siihen, missä tilanteissa ja miten uusilla teknologioilla tuotettuja esityksiä voidaan alkaa pitää asiakirjoina.

Tutkimustehtävä on tiivistettävissä kolmeen päätutkimuskysymykseen, joiden avulla tutkimusongelmaa lähestytään. Millä tavoin käsitys sähköpostin asiakirjallisuudesta on muuttunut suomalaisen asiakirjahallinta- ja arkistoalan ammattikunnan piirissä vuosina 1980–

2018? Millä tavoin sähköpostin talteenottoon asiakirjana ollaan suhtauduttu? Miten näkemykset sähköpostin asiakirjallisuudesta ja talteenotosta eroavat tutkimusaineiston kesken?

Ensimmäistä tutkimuskysymystä selvitetään tarkastelemalla sitä, millaisena sähköpostin olemus on nähty eri aikoina. Olemuksella tarkoitetaan sitä, onko sähköposti nähty viestintävälineenä, tiedonsiirtovälineenä vai asiakirjana. Tutkimuksessa selvitetään siis ensinnäkin sitä, missä vaiheessa sähköpostista on alettu puhua asiakirjana. Sen jälkeen, kun sähköpostista aletaan puhua asiakirjana, keskitytään asiakirjallisuuden tarkastelussa siihen, mitä asiakirjallisuudella sähköpostin kohdalla tarkoitetaan. Tässä tarkastelussa käytetään asiakirja-termin vahvan ja heikon tulkinnan vertailua sekä primaariarvon, sekundaariarvon ja todistusvoimaisuuden käsitteitä.

Asiakirjojen primaari- ja sekundaariarvo, niiden evidenssi sekä vahva ja heikko tulkinta eivät välttämättä ole kaikkien arkistoteoreetikkojen mukaan hyviä käsitteitä, joilla asiakirjojen asiakirjallisuutta voisi lähteä tutkimaan, sillä asiakirjoista on olemassa niin monia eri tulkintoja.

Mielestäni ne ovat kuitenkin hyvin sovellettavissa pohdintaan siitä, missä tilanteissa sähköposti voisi olla asiakirja ja mitä asiakirjallisuudella tarkoitetaan. Tästä syystä tässä tutkimuksessa

tarkastellaankin sitä, tulkitaanko sähköpostia asiakirjaksi sen vahvan tulkinnan mukaisessa merkityksessä, jossa sen tulisi omata evidenssiä jostain tietystä toiminnasta tai tapahtumasta ja samalla myös primaariarvoa sen tuottaneelle organisaatiolle. Vahvan tulkinnan mukaiset asiakirjat voivat omata myös sekundaariarvoa, vaikkakin niiden todistusvoima ja primaariarvo ovat vahvan tulkinnan keskiössä. Tämän lisäksi tarkastellaan sitä, tulkitaanko sähköpostia asiakirjaksi sen heikon tulkinnan mukaisessa merkityksessä, jolloin sen pitäisi omata pelkästään sekundaariarvoa tai sitten vain yksityishenkilöiden niille asettamia omia arvoja.

Toista tutkimuskysymystä lähestytään tutkimalla sitä, minkälaiseen muotoon sähköpostiasiakirjojen talteenottoa on suositeltu eri aikoina. Talteenottomuodolla tarkoitan pääasiassa analogista tai digitaalista muotoa. Analogiseen muotoon kuuluvat esimerkiksi paperit ja mikrofilmit, kun taas digitaaliseen muotoon kuuluvat asiakirjahallintajärjestelmät ja sähköiset arkistot, joissa sähköpostiasiakirjat on taltioitu esimerkiksi sähköisesti tai magneettisesti palvelimien kovalevyille. Tämän lisäksi selvitetään, mitä muita seikkoja sähköpostin talteenotossa painotetaan. Ovatko sähköpostiasiakirjojen määräaikaisessa ja pysyvässä säilyttämisessä käytetyt talteenottotavat erilaisia, ja kiinnitetäänkö talteenotossa huomiota sähköpostien sisällön, rakenteen ja kontekstin muuttumattomuuteen.

Tämän tutkimuksen tutkimusaineistona käytetään Kansallisarkiston ja Liikearkistoyhdistyksen julkaisemia lehtiä, ja niissä ilmestyneitä sähköpostia koskevia kirjoituksia, jotka esitellään paremmin seuraavassa alaluvussa. Kolmatta tutkimuskysymystä lähestytään selvittämällä, millaisia eroja Kansallisarkiston ja Liikearkistoyhdistyksen lehtien kirjoituksista löytyy sähköpostin asiakirjallisuuteen ja talteenottoon liittyen. Lähtökohtaisena oletuksena on, että Kansallisarkiston lehdissä tukeudutaan mahdollisesti Kansallisarkiston antamiin määräyksiin ja ohjeisiin, jonka lisäksi sähköpostin asiakirjallisuutta ja talteenottoa pohdintaan oletettavasti enemmälti julkisten organisaatioiden näkökulmasta. Tämä johtuu siitä, että Kansallisarkisto on julkinen toimija itsekin. Liikearkistoyhdistyksen lehdissä ennakko-oletuksena on, että niiden sähköpostia koskevissa kirjoituksissa saatetaan keskittyä julkisen puolen lisäksi myös yksityisen puolen asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen. Hyvin mahdollista myös on, että Liikearkistoyhdistyksen lehdissä sähköpostien talteenottoa ei pohdita historialliseen vaiheeseen eli pysyvään säilyttämiseen asti, koska tämä tehtävä kuuluu Suomessa pääasiassa Kansallisarkistolle.