Osa uutta informaatioteknologiaa

Liikearkistoyhdistyksen julkaisemassa Liikearkisto-lehdessä tilanne oli valtionarkiston julkaisemien Arkistotiedote- ja Yleisarkistojen tiedotuksia -lehtien kanssa samanlainen vuosina 1980–1993. Sähköposti ei tuolloin yltänyt lehden artikkelien pääaiheeksi tai edes merkittäväksi aiheeksi. Syy on todennäköisesti myös sama eli se, että sähköposti ja internet eivät tulleet Suomessa suuren yleisön käyttöön ennen 1990-lukua. Liikearkiston artikkelit olivat aihepiireiltään samankaltaisia valtionarkiston julkaisujen kanssa. Erona oli kuitenkin se, että valtionarkiston lehdissä käsiteltiin enemmän julkisten organisaatioiden asiakirjahallintaa ja arkistotointa, kun taas Liikearkistoyhdistyksen lehdissä yksityiset organisaatiot ja järjestöt olivat enemmän mukana. Sama ero jatkui myös myöhemmin arkistolaitoksen ja Kansallisarkiston lehdissä. Liikearkiston kirjoituksissa käsiteltiin asiakirjahallinnan ja arkistotoimen alan kehitystä ja käytäntöjä Suomessa sekä niitä koskevaa lainsäädäntöä, ohjeita ja suosituksia. Aiheina olivat myös erilaiset kokoukset ja konferenssit, alan koulutus sekä kansainvälinen kehitys. Informaatioteknologia ja atk:lla tuotetut aineistot olivat myös keskeisessä asemassa lehden artikkeleissa koko 1980-luvun ajan.²⁴³

Informaatioteknologiaa käsitellään muun muassa Liikearkiston numeron 3/1987 artikkelissa Asiakirjahallinnon atk-sovellus valmistui (1987),²⁴⁴ jossa kerrotaan Liikearkistoyhdistyksen projektista, jonka tuloksena tehtiin käsikirja automaattisen tietojenkäsittelyn soveltamisesta asiakirjahallinnon suunnitteluun ja toteutukseen.²⁴⁵ Samassa numerossa on myös Tietospesialistit Oy:n sen aikaisen toimitusjohtaja Henry Haglundin artikkeli Uusi tietotekniikka käsiarkistojen tukena (1987).²⁴⁶ Artikkelin kirjoitusajankohta sijoittuu aikaan, jolloin mikrotietokoneet ja lähiverkot alkoivat yleistyä Suomessa, ja näitä asioita kirjoituksessa käsitelläänkin. Haglundin mukaan mikrotietokoneet ja lähiverkot toivat mukanaan monia

243 Liikearkiston artikkeleista katso esimerkiksi lehden numerot 1/1980, 4/1985 ja 3/1987.

244 Asiakirjahallinnon atk-sovellus valmistui. Liikearkisto 3/1987, 18.

245 Asiakirjahallinnon atk-sovellus valmistui. Liikearkisto 3/1987, 18.

246 Henry Haglund, Uusi tietotekniikka käsiarkistojen tukena. Liikearkisto 3/1987, 7–8.

mahdollisuuksia yritysten arkistotoimeen, koska arkisto voitiin tehdä sähköiseksi niin, että arkistoitavaksi tarkoitetut tiedot tallennettaisiin erityiselle arkistopalvelimelle, josta huolta pitäisi yrityksen arkistovastaava.²⁴⁷

Tämän tutkimuksen kannalta artikkelista tekee merkittävän se seikka, että yhdeksi mikrotietokoneiden lähiverkon luomisen eduksi tulostuksen ja arkistopalvelimien käytön rinnalle nostetaan viestintäsovellukset. Haglund esittää, että tietojenkäsittelylaitteiden eli informaatioteknologian avulla saataisiin nopeutta ja etuja muun muassa kirjeenvaihtoon tekstinkäsittelyohjelmilla ja viestintään sanomanvälityksen muodossa, kuten kuvasta kolme voi myös huomata. Epäselväksi jää, että viitataanko tällaisella sähköisellä viestinnällä paikallisverkossa toimivaan sähköpostiin vai esimerkiksi pikaviestimiin tai keskustelualueisiin.

Maininta on kuitenkin merkityksellinen, koska se on yksi harvoista kerroista, kun sähköpostin kaltaiseen viestintävälineeseen viitataan Liikearkiston artikkeleissa. Ilmeistä kuitenkin on, että huolimatta siitä viitataanko tällä sähköisellä sanomanvälityksellä sähköpostiin vai ei, niin se mainitaan ainoastaan viestintävälineenä ja yhtenä muista informaatioteknologian toimisto- ja asiakirjahallintotyöhön tuomista sovelluksista. Sähköisen viestinnän asiakirjallisuutta tai talteenottoa ei siis pohdita, vaan arkistoinnin kannalta keskeiseksi esitetään arkistopalvelimia.

Artikkelissa ei tosin mainita, millaisia asiakirjoja tai tietoja palvelimille tallennettaisiin.²⁴⁸

Vuonna 1994 Liikearkiston nimi muutettiin Failiksi, jona se säilyi koko loppututkimusajanjakson ajan eli vuodet 1994–2018. Tutkimuksen tekohetkellä ei myöskään ollut viitteitä siitä, että nimeä oltaisiin muuttamassa. Nimenmuutos johtui siitä, että 1990-luvun alussa Liikearkistoyhdistys alkoi julkaista Liikearkistoa yhdessä Mikrofilmiyhdistyksen kanssa, jonka vuoksi yhdistykset sopivat muuttavansa lehden nimen. Mikrofilmiyhdistys muuttui vuonna 1995 Talle ry:ksi, joka jatkoi Failin toisena julkaisijana vuoden 2010 toiseen numeroon asti, jonka jälkeen Liikearkistoyhdistys jatkoi lehden julkaisua yksinään.

Nimenmuutoksesta ja uudesta julkaisijaparista huolimatta artikkelien aiheet pysyivät samanlaisina.²⁴⁹

247 Henry Haglund, Uusi tietotekniikka käsiarkistojen tukena. Liikearkisto 3/1987, 7–8.

248 Henry Haglund, Uusi tietotekniikka käsiarkistojen tukena. Liikearkisto 3/1987, 7.

249 Liikearkistoyhdistyksen ja Mikrofilmiyhdistyksen Failiin liittyvästä yhteistyöstä katso esimerkiksi Failin numerot 1/1994, 2/2010 ja 3/2010; Failin artikkeleista katso esimerkiksi lehden numerot 1/1994, 3/1999, 1/2007 ja 4/2016.

Failin mukana sähköpostiin liittyvät maininnat näyttivät kuitenkin lisääntyneen. Sähköposti itseasiassa mainitaan Failin ensimmäisen numeron artikkelissa Sähköinen dokumentti ja asiankäsittely (1994).²⁵⁰ Kyseisessä kirjoituksessa Juha Viikki pohtii dokumentin ja asiakirjan merkitystä informaatioteknologian yleistyessä, jonka ansioista edellä mainitut käsitteet eivät ole enää sidottuja analogiseen muotoon, kuten paperiin. Nyt ne koostuvat tietojenkäsittelylaitteilla digitaaliseen binäärimuotoon tallennetuista bittijonoista ja -yhdistelmistä. Tämän lisäksi artikkelissa tarkastellaan sähköisten dokumenttien salausmenetelmiä, standardeja, kuvan tallentamista sekä asiankäsittelyä informaatioteknologialla.²⁵¹ Asiankäsittelyjärjestelmien hyödyntämistä toimisto-ohjelmista todetaan seuraavaa. ”Asiankäsittelyjärjestelmät hyödyntävät usein toimistojärjestelmän muita sovelluksia: asiat rekisteröidään tietokoneella diaariin, asiakirjat kirjoitetaan tekstinkäsittelyllä ja siirretään henkilöltä toiselle sähköpostin avulla.”²⁵² Yksinkertaisempien asioiden käsittelystä todetaan, että ne voitaisiin hoitaa pelkästään sähköisten lomakkeiden

250 Juha Viikki, Sähköinen dokumentti ja asiankäsittely. Faili 1/1994, 11–15.

251 Juha Viikki, Sähköinen dokumentti ja asiankäsittely. Faili 1/1994, 11–15.

252 Juha Viikki, Sähköinen dokumentti ja asiankäsittely. Faili 1/1994, 14.

Kuva 3. Havainnollistus lähiverkon ja mikrotietokoneiden tuomista eduista asiakirjahallinnolle. Yhtenä lähiverkon etuna mainitaan viestintä ja posti, joilla on saatettu tarkoittaa sähköpostia.

Lähde: Henry Haglund, Uusi tietotekniikka käsiarkistojen tukena. Liikearkisto 3/1987, 7.

avulla, jotka täytettäisiin tietokoneella ja lähetettäisiin esimerkiksi esimiehelle sähköpostin avulla.²⁵³

Yllä kerrotusta käy ilmi, että Viikin artikkelissa sähköpostia ei pidetä pelkkänä viestintävälineenä, vaan se itse asiassa mainitaan hyödyllisenä asiakirjojen ja dokumenttien siirtotapana organisaation asiakirjahallinnossa. Joissain tapauksissa, joissa asiakirjoja ei esimerkiksi tarvitse kirjata, sähköposti voi olla sähköisen lomakkeen ohella ainut asia, mitä asiankäsittelyyn tarvitaan. Sähköposti korotetaan siis melko korkeaan asemaan osana asiankäsittelyä tietojenkäsittelylaitteilla. Tästä huolimatta itse sähköpostiviestiä ei ajatella asiakirjaksi, vaan artikkelista käy ilmi, että asiakirjat ja dokumentit luodaan tekstinkäsittelyohjelmilla tai sähköisillä lomakkeilla.

Sähköposti pääsee ensimmäistä kertaa Liikearkistoyhdistyksen lehdessä merkittäväksi aiheeksi artikkelissa Asiakirjat ja internet (1996).²⁵⁴ Artikkelin on kirjoittanut Ari Vartiainen, ja se käsittelee sähköpostin lisäksi myös www-selaimia, verkko-operaattoreita, internetiin liittymistä, tietoturvaa ja salausmenetelmiä. Internetistä todetaan, että sen yleistyminen on aiheuttanut sitä käsittelevien kirjoitusten määrän huiman kasvun eri alojen lehdissä. Näyttää myös ilmeiseltä, että tämän lisäksi se aloitti sähköpostia käsittelevien kirjoitusten nousun asiakirjahallinnan ja arkistoalan suomalaisissa ammattilehdissä, sillä sekä Arkistoviestissä että Failissa sähköposti pääsi ensimmäistä kertaa merkittäväksi aiheeksi juuri internetin kautta.

Sähköposti löi itsensä läpi internetin ja World Wide Webin yleistymisen myötä, ja se näkyy myös tässä tutkimuksessa mukana olleissa lehdissä. Sähköpostin käytöstä todetaan Vartiaisen artikkelissa muun muassa seuraavaa.²⁵⁵ ”Sähköpostin käyttö on helppoa niin kauan kun lähetetään yksinkertaisia viestejä. Faksin ja puhelimen lisänä sähköposti on verraton väline ! Liitteet ja salaus asettavat lisää haasteita onnistuneelle siirrolle.”²⁵⁶

Artikkelissa kerrotaankin tarkemmin, että internet nopeuttaa tavallisesti puhelimitse tai telefaksilla hoidettavia asioita nimenomaan sähköpostin ansioista, jolla on kirjoituksen mukaan yksinkertaista kirjoittaa viestejä halutuille ihmisille ja lähettää nämä viestit, vaikka toisella mantereelle. Sähköpostia kehutaan lähiverkon viestintävälineenä. Internetin sähköpostin

253 Juha Viikki, Sähköinen dokumentti ja asiankäsittely. Faili 1/1994, 14.

254 Ari Vartiainen, Asiakirjat ja internet. Faili 1/1996, 2–6.

255 Ari Vartiainen, Asiakirjat ja internet. Faili 1/1996, 2–6.

256 Ari Vartiainen, Asiakirjat ja internet. Faili 1/1996, 5.

osoitejärjestelmää pidetään myös hyvänä, jonka ”Etunimi_Sukunimi(a)Kone.Firma.Maa”²⁵⁷ on Vartiaisen mielestä huomattavasti yksinkertaisempi kuin X.400-standardin mukaiset monimutkaisemmat sähköpostiosoitteet. Sähköpostia käsitellään artikkelissa hyvänä viestintävälineenä, joka selvästi nähdään sen tärkeimpänä ja helpoiten toimivana tarkoituksena.

Sen asiakirjallisuudesta tai talteenotosta ei ole vielä puhetta, mutta sen asemaa tiedon- ja asiakirjojen siirtovälineenä kuitenkin puidaan.²⁵⁸

Tiedonsiirtovälineenä, jolla lähetettäisiin tekstin lisäksi erillisiä liitetiedostoja, sähköpostista kerrotaan paljon huonoja puolia. Ensimmäinen huono puoli liittyy jo itseasiassa lähetettävään tekstiin, sillä esimerkiksi yhdysvaltalaisten sähköpostipalvelimien kerrotaan olevan kykenemättömiä tulkitsemaan skandinaavisia kirjaimia, kuten ä, ö ja å -kirjaimia. Tämä voi artikkelin mukaan johtaa siihen, että ulkomaisiin sähköpostipalvelimiin viestejä lähetettäessä, viestit eivät välttämättä mene vastaanottajalla asti.²⁵⁹

Liitetiedostojen, kuten kuvien ja tekstinkäsittelyohjelmilla kirjoitettujen tiedostojen, skannattujen asiakirjojen sekä äänitiedostojen, lähettämisessä ongelmana on puolestaan se, että kaikki sähköpostipalvelimet eivät tunnista niiden tiedostomuotoja, jolloin ne eivät mene perille viestin vastaanottajalle. Mikäli haluaisi olla varma, että halutut tiedostot menevät perille, ne tulisi artikkelin mukaan koodata samaan pakettiin itse viestin kanssa eli ilmeisesti muuttaa bittimerkeiksi. Tämän lisäksi liitetiedostojen lähettämisen ongelmana kerrotaan olevan, varsinkin jos lähettää esimerkiksi isoja ääni- ja kuvatiedostoja, lähetyksen pitkäkestoisuus.

Pitkät lähetysajat nostavat puolestaan siirron keskeytymisen riskiä, jonka vuoksi sellaisten sähköpostijärjestelmien yhteydessä, joissa ei ole siirtoprotokollia keskeytymistilanteita varten, voivat viesti ja liitetiedostot jäädä matkalle. Sähköposti voi siis artikkelin mukaan olla viestintävälineenä olemisen lisäksi myös asiakirjojen siirtoväline, mutta sen käyttöön tällaisena liittyy vielä useita ongelmia.²⁶⁰

Sähköposti mainitaan myös Ari Vartiaisen Failiin suomentamassa Information Management &

Technology -lehdessä olleessa Ted Carollin kirjoituksessa Information Dimensions. Failissa kyseisen artikkelin nimi on Asiakirjojen hallinta internetissä (1996),²⁶¹ ja se julkaistiin samassa

257 Ari Vartiainen, Asiakirjat ja internet. Faili 1/1996, 3.

258 Ari Vartiainen, Asiakirjat ja internet. Faili 1/1996, 3–4.

259 Ari Vartiainen, Asiakirjat ja internet. Faili 1/1996, 4.

260 Ari Vartiainen, Asiakirjat ja internet. Faili 1/1996, 4.

261 Ted Caroll, Asiakirjojen hallinta internetissä. Faili 1/1996, 13–15.

Failin numerossa 1/1996, kuin yllä käsitelty Vartiaisen oma artikkeli. Sähköposti kuitenkin mainitaan tässä Carollin kirjoituksesta vain yhtenä internetin palveluista uutisryhmien ja internet-selainten kanssa.²⁶² Katriina Avoniuksen artikkelissa Asianhallintaa Tampereella (1996)²⁶³ sähköposti mainitaan puolestaan ohjelmana, johon Tampereen kaupungin vuonna 1991 käyttöön otetusta sähköisestä diaarista ei ollut yhteyttä. Muilta osin sähköpostia ei kyseisessä kirjoituksessa käsitellä.²⁶⁴