Tiimin jäsenten valinta

omalla esimerkillään. Se, mikä erottaa tiimin vetäjän perinteisestä johtajasta, on tiimin vetämisen taito. Avaintaitoja on lueteltu seuraavassa33:

• Tehokkaiden tiimin kokoontumisten vetäminen

• Tiimin kouluttaminen

• Mission ja tavoitteiden asettaminen yhdessä tiimin jäsenten kanssa

• Todellisen osallistumisen ja jäsenten sitoutumisen aikaansaaminen

• Tiimin ongelmanratkaisukyvyn parantaminen

• Ryhmän kehityskaaren ymmärtäminen

• Erilaisuuden hyväksyminen

• Vaikuttaminen ilman käskemistä.

L 3 T

Ensimmäinen askel hyvän valintaprosessin luomisessa on määrittää kriteeristö tiimin työtehtävässä onnistumiseen vaadittavista ominaisuuksista. Työn analysointi synnyttää listan niistä luonteenpiirteistä, teknisistä valmiuksista ja taidoista sekä motivaattoreista, jotka erottelevat työssä onnistuvat ja epäonnistuvat henkilöt toisistaan. Perusteellisesti

suoritettu työn analysointi luo selvästi määritellyt vaatimukset ja valintakriteerit.

Kun työtiimejä on organisaatiossa ennestään, on työn analysointiprosessi hyvin selkeä.

Työtä tekeviä tiimin jäseniä haastatellaan, jotta saadaan selville erilaiset tehtävät ja haasteet tutkittavassa työssä. Päälliköitä ja esimiehiä haastatellaan, jotta saadaan selville heidän käsityksensä tehokkaista ja tehottomista henkilöistä. Esimiehiä pyydetään kuvailemaan taitoja ja ominaisuuksia, jotka ovat tyypillisiä onnistuneille ja epä­

onnistuneille tiimin jäsenille. Työn analysointi ei palvele ainoastaan oikeanlaisen valintaprosessin luomista, vaan se auttaa myös kehittämään oikeanlaisia koulutus­

ohjelmia ja palkitsemisjärjestelmiä tiimeille. Monet tiimipohjaiset organisaatiot suunni­

televat tiimien koulutusohjelmat juuri niiden ulottuvuuksien ympärille, jotka on määri­

tetty työn analysointivaiheessa. Toiset ottavat analysoinnin ulottuvuudet osaksi tiimien suorituskyvyn arviointia.36

Tilanteessa, jossa organisaatio on ottamassa tiimejä käyttöön ensimmäistä kertaa, mallia analysoinnin perustaksi ei ole. Tällöin on syytä muodostaa suunnittelutiimi ryhmästä henkilöitä, jotka tuntevat tulevan tiimityön vaatimukset. Suunnittelutiimin jäsenet valitaan niistä, jotka ovat sisäistäneet vision organisaation uudesta tiimikulttuurista ja arvomaailmasta. Seuraava yritysesimerkki havainnollistaa suunnittelutiimin toimintaa Rohm and Haasilla37:

Rohm and Haasilla muodostettavat työtiimit perustuvat uudelleenmuotoilutiimin tekemälle valmistavalle työlle. Uudelleenmuotoilutiimin tehtävänä on tarkastella työn tekemistä sosio­

teknisenä systeeminä ja löytää ratkaisut työssä esille tuleviin ongelmiin, kuten tiedon katkoksiin, materiaalin hukkaan tai koneiden rikkoontumisiin. Tiimin muodostaminen on usein ollut ratkaisu ongelmiin.

Uudelleenmuotoilutiimin ensimmäisenä tehtävänä on tehdä vaihteluanalyysejä uudelleen- muotoiltavasta työstä. Vaihteluanalyyseillä haetaan ongelmia aiheuttavia vaihteluita. Näitä vaihteluita voi olla esimerkiksi ihmisten käyttäytymisessä, materiaaleissa, koneiden toiminnassa ja ympäristössä. Uudelleenmuotoilutiimin työ kestää täyspäiväisenä 3-10 kuukautta. Yksi uudelleenmuotoilutiimi suunnitelee yhden tuotantolinjan työt eli neljän työtiimin työn.

Tuotantolinjalla tehdään työtä kolmessa vuorossa.

Työn uudelleenmuotoilu tapahtuu viidessä vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa uudelleen­

muotoilutiimin ja johtajista koostuvan ohjausryhmän on sovittava uudesta tuotantomallista.

Ohjausryhmä ja uudelleenmuotoilutiimi pitävät yhteisiä kokouksia esimerkiksi kuuden viikon välein noin kaksi tuntia kerrallaan. Toisessa vaiheessa uudelleenmuotoilutiimi laatii uutta toimintatapaa koskevan dokumentoinnin. Dokumentointi esittää muun muassa tiimin jäsenten tehtävät. Kolmannessa vaiheessa informoidaan johtoryhmää tapahtuvasta kehityksestä. Neljän­

nessä vaiheessa haetaan hyväksynnät ammattiliitoilta ja tuotantolaitoksen johtajalta. Viimeisessä vaiheessa informoidaan koko henkilöstöä tapahtuvasta muutoksesta.

Työtiimin jäsenten valintaprosessi voi tyypillisesti sisältää kaksi tai kolme simulaatiota, joissa ehdokkaat voivat näyttää valmiutensa toimia tiimiympäristössä. Simulaatio on lavastettu työtilannetta mallintava menetelmä, jossa voidaan tarkkailla työntekijän

6 Richard S. Wellins et alii. Empowered teams: creating self-directed work groups that improve quality, productivity, and participation, ss. 145 - 147

37 Haastattelu, Ronnie Spencer, Louisville, 3.5.1995

käyttäytymistä todellisissa olosuhteissa, kenties paineen ja kiireen alaisuudessa. Simu­

laatiot liittyvät usein ongelmien ratkaisuun, valmistustoimintaan ja ryhmäkeskusteluun38:

Ongelmanratkaisuharjoituksessa testattavalle annetaan lyhyt kuvaus valmistus­

ta! palveluongelmaa koskevasta tilanteesta. Tehtävänä on etsiä oleellinen tieto ja tehdä päätös ongelman ratkaisusta rajatussa ajassa.

Tuotantotoimintaharjoituksessa testattava asetetaan tiimin jäsenen rooliin pienessä kokoonpanoyrityksessä. Tiimin sisäiset työtehtävät määräytyvät itse­

ohjautuvasti, ja tiimin täytyy tehdä päätöksiä resurssien suunnittelusta ja jakamisesta.

Simulaatio on hyvä tapa selvittää kykyä oppia, työskennellä tiimissä, ratkoa ongelmia ja työskennellä kiireen alaisena.

Ryhmäkeskustelutehtävässä osallistujien rooleja ei ole ennalta määrätty.

Ryhmälle, jonka koko on kolmesta kuuteen henkilöä, esitetään muutama esimerkki ongelmatilanteista tiimityössä. Testattavia pyydetään ratkaisemaan ongelmat, jotka saattavat koskea tuottavuutta, tiimin sisäistä kiistaa tai työturvallisuuskysymyksiä.

Ryhmän jäsenet pyrkivät pääsemään yksimieliseen toimenpide-ehdotukseen jokaisen ongelman kohdalla. Tämä harjoitus testaa päätöksentekokykyä, kommunikointi­

taitoja, tiimivalmiuksia sekä johtajuutta.

Edellä esitettyjä simulaatiomenetelmiä käytetään laajasti sekä valmistusyrityksissä että palvelualan organisaatioissa. Simulaatiomenetelmien lisäksi organisaatiot käyttävät yleisimmin seuraavia apuvälineitä työtiimin jäsenten valinnassa39:

Hakemuslomake. Tiimitoimintaan mukaantulosta kiinnostuneet hakijat täyttävät hakemuslomakkeen.

Perehdyttävä video. Joukolle hakijoita voidaan näyttää perehdyttävä video, joka antaa mahdollisimman hyvän ja realistisen kuvan työskentelystä tiimissä. Videon tulisi myös antaa kuva käytettävästä valintamenetelmästä.

Teknisten taitojen testaus. Usein on tärkeää testata hakijoiden kykyä ja taitoa suoriutua tiimin muiden jäsenten työtehtävistä tarvittaessa.

Keskitetty haastattelu. Haastattelu kohdistetaan ainoastaan tietoon, joka liittyy oleellisesti työhön. Haastattelua ohjataan niin, että saadaan yksityiskohtaisia esimerkkejä aikaisemmasta käyttäytymisestä. Haastatteluun ja kerättyjen tietojen analysointiin otetaan mukaan useampia haastattelijoita.

Tiimin jäsenten valintaprosessia tulee ohjata niin, ettei samoja työn ulottuvuuksia testata päällekkäisesti liian monella menetelmällä40.

Työtiimin jäsenten valintaprosessi eroaa monessa suhteessa perinteisestä uuden työn­

tekijän valintaprosessista. Tiimin jäsenet ovat usein mukana valintaprosessissa. Tiimi- toiminnan alkuvaiheet ohittaneen tiimin edustajat osallistuvat tiimin uusien jäsenten valintaan. Hyöty osallistumisesta on, että tiimin jäsenet ovat jälkeenpäin sitoutuneita

38 Richard S. Wellins et alii. Empowered teams: creating self-directed work groups that improve quality, productivity, and participation, ss. 148 - 149

Richard S. Wellins et alii. Empowered teams: creating self-directed work groups that improve quality, productivity, and participation, ss.149 - 152

Richard S. Wellins et alii. Empowered teams: creating self-directed work groups that improve quality, productivity, and participation, ss. 152 - 153

L 3 T

auttamaan uusia tiimin jäseniä onnistumaan tehtävissään. Tiimin jäsenten valinnassa on pyrittävä luomaan hakijalle realistinen kuva uudesta työstä ja sen vaatimuksista.

Menestyvän tiimin jäsenen tulee täyttää toisenlaisia vaatimuksia, kuin mitä johto perinteisesti työntekijöiltä vaatii. Tiimin jäsenten valintaan käytettäviä tyypillisiä tiimi­

työn ulottuvuuksia ovat aloitekyky, yhteistyökyky, oppimiskyky, sekä kyky vaikuttaa muihin41.

Tiimin jäsenten valintaa kuvaa yritysesimerkki mainostoimisto SEK&Greystä42:

SEK&Grey Oy on Suomen suurin mainostoimisto. Mainostoimistossa kuten yleensä asian­

tuntijaorganisaatiossa tiimi on luonnollinen tapa toimia ja tehdä työtä. Toimitusjohtaja Jari Kostamon mukaan perustiimi muodostuu kolmesta henkilöstä: yhteyssuunnittelijasta, copystä ja AD. sta. Copyn tehtävänä on pääasiassa tuottaa teksti ja AD vastaa visuaalisesti lopputuloksesta.

Aikaisemmin alalla korostettiin asiakasyhteyksistä vastaavaa henkilöä, jonka nimikkeenä oli yhteyspäällikkö. Nykyisin on siirrytty “pyhään kolminaisuuteen”, jonka tuloksena yhteys- päälliköstä on tullut suunnittelija. Kolmesta henkilöstä muodostuvan ydintiimin tukena ovat

viimeistelijät ja sihteerit, joita on jokaisessa tulosyksikössä 2-3 henkeä.

Mainostoimistoalalla pätee kirjoittamaton sääntö: “Luova, hyvä suunnittelija ei välttämättä ole aina helppo työkaveri. " Ydintiimi saattaa koostua 30-vuotiaasta perheenisästä, alle kolme­

kymppisestä sinkkuna elävästä uranaisesta sekä yli 50-vuotiaasta marttakerhon jäsenestä. Miten tällaiset henkilöt voivat tehdä tiiminä työtä yhdessä? Jari Kostamon mukaan kunnioitus toisen

"rautaista ammattilaisuutta" kohtaan jättää sivuun epäolennaiset asiat. Jokainen kokee hyötyvänsä yhteistyöstä, koska vain yhdessä kyetään tekemään loistavaa mainontaa. On jopa havaittu, että ystävyyssuhteet ydintiimin sisällä saattavat haitata laadukasta työskentelyä.

Ammattiylpeys saattaa korvautua väärällä sosiaalisella ulottuvuudella.

Jari Kostamon mukaan ydintiimeihin ei haeta tietoisesti erilaisia ihmisiä, mutta erilaisuus on täysin hyväksyttävää, jos tiimin jäsenten ammatillinen kunnianhimotaso on sama. Ydintiimissä on kyse arvoliittoutumasta.