2 PROJEKTIEN VÄLINEN OPPIMINEN KIRJALLISUUDESSA
2.3 T iedonhallinta
2.3.1 Tiedonhallinnan määrittely
Tiedon tehokas hallinta on edellytys yrityksen edistymiselle, kilpailukyvylle ja eloonjäämiselle erityisesti projektiliiketoiminnallisilla teollisuuden aloilla kuten rakennusalalla. 39 40 Tiedonhallinta on kehittyvä alue eli se on määritelty monella tavoin kirjallisuudessa:
Tiedonhallinta on tiedon, osaamisen ja taidon viisasta ja taitavaa huolenpitoa, hallinnointia ja tavoitteellista j ohtamista.41
Tiedonhallinta on prosessi, jossa kehitetään arvoa perustuen organisaation aineettomiin resursseihin.42
Tiedonhallinta luo organisaatiolle arvoa perustuen tiedon tunnistamiseen, luomiseen, organisointiin, jakamiseen ja käyttöön.43
Tiedonhallintaprosessissa otetaan talteen yrityksen kollektiivinen asiantuntemus - tietokannoissa, dokumenteissa tai ihmisten päissä - ja jaetaan tätä sinne missä se voi auttaa tuottamaan eniten voittoa.44
36 Soveltaen Hätönen (1998) Osaava henkilöstö, s. 65
37 Holma ym. (1997) Näkymätön näkyväksi - tieto, osaaminen ja knowledge management, ss. 17-19 38 Lankinen ym. (2004) Kehitä osaamista - hyödynnä kokemusta, s. 33
39 Preece ym. (2003) Construction business development — Meeting new challenges... s. 154 40 Kivrak ja Arslan (2006) Conceptual framework for capturing tacit knowledge... s. 271 41 Holma ym. (1997) Näkymätön näkyväksi - tieto, osaaminen ja knowledge management, s. 28 42 Haapalainen (2007) Learning within projects, s. 37; edelleen Liebowitz (1999)
43 Wong ja Aspinwall (2004) Knowledge and process management, vol. 11. n:o 2, s. 93 44 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, ss. 1-6
Tiedonhallinta on sitä, kun saadaan oikea tieto oikeille henkilöille oikeaan aikaan, niin että he voivat sen perusteella tehdä parhaimmat mahdolliset päätökset.45
Tiedonhallinta on toiminnan organisointia ja parantamista niin, että toimintojen laatu maksimoituu tiedon käytön avulla.46
Tiedonhallinta luo arvoa soveltamalla systemaattisia lähestymistapoja tiedon löytämiseen, ymmärtämiseen ja käyttöön.47
Tiedonhallinta opettaa meitä oppimaan toisiltamme ja jakamaan tietoa, jolloin ei tarvitse ’keksiä pyörää uudelleen’.48
Tiedonhallinta projekteissa on yksi projektiyrityksen menestymisen perustekijöistä.
Yksittäisen projektin tiedonhallinnassa korostuu syntyvän tiedon koonti ja levitys projektin jäsenten kesken. Projektiyrityksen ja monen projektin tasolla huomio on projektitietojen siirtymisen varmistamisessa. Projektitason tieto ja organisaatiotason tieto rikastavat jatkuvassa vuorovaikutuksessa toisiaan.49 Projektin rakennusvaiheessa systemaattisen tiedonhallinnan avulla kerätään ja jaetaan kokemuksia sekä tietoa tehokkaasti.50
2.3.2 Tiedonhallinnan vaiheet
Tiedonhallinnan prosessiin sisältyy monta vaihetta kuten tiedon luominen, tunnistus ja hankinta, talteenotto, keruu ja varastointi, jalostus ja organisointi, siirtäminen, jakelu tai levitys sekä soveltaminen ja käyttö (Kuva 6).51
Käytä Luo ^ Tunnista Иф Sovella Jaa/Levitä
Kerää Organisoi Kuva 6. Tiedon hallinnan ja siirron vaiheet.52 * 54
Rakennusyrityksessä projektien välinen tiedonhallinta voidaan nähdä syklinä, joka voi alkaa uudelleen syklin ensimmäisestä vaiheesta. Sykli voidaan jakaa esimerkiksi neljään vaiheeseen eli tiedon tuottamiseen, talteenottoon, jakeluun siirtoon tai levitykseen sekä hyödyntämiseen (Taulukko 2).53 54 Näitä vaiheita käsitellään jatkossa tarkemmin kohdissa 2.3.5 - 2.3.8.
45 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, ss. 1-6 46 Anttila (2002) http://koti.welho.com/janttil4/Index.html, 10.2.2002
47 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, ss. 1-6; edelleen O’Dell ja Grayson (1998) 48 Liebowitz (2001) Knowledge Management - Learning from knowledge engineering, preface 49 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 36 50 Lin ym. (2005a) Construction animation-based ... ja Lin ym. (2005b) Towards web-based ...
51 Wong ja Aspinwall (2004) Knowledge management implementation frameworks ...
52 O’Dell ja Grayson (1998) If only we knew what we know, s. 7
Ribeiro ja Bettiol (2006) Can shared knowledge bases support knowledge management... s. 7 54 Vartiainen ym. (2003) Proj ektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, ss. 37-38
Taulukko 2. Tiedonhallinnan sykli.
(1) Tiedon tuottaminen (tunnistus, löytäminen tai luominen)
(3) Tiedon jakelu, siirto tai levitys
Tarkoittaa olemassa olevan tiedon jäijestelmällistä keruuta projektiin osallistuvan organisaation sisällä ja ulkopuolella, tiedon yhdistämistä ja jalostamista sekä uuden tiedon luomista.
Edellyttää oikean tiedon ja sen tarkoituksenmukai
simman esitystavan valintaa oikeaan tarpeeseen.
Eli tunnetaan tiedon kuluttajat ja heidän tieto- tarpeensa eri tilanteissa.
(2) Tiedon talteenotto (varastointi) (4) Tiedon hyödyntäminen
Tarkoittaa hyödyllisten tietojen tunnistusta sekä projektissa syntyneiden tietovarantojen seulomista, jäljestämistä ja ylläpitoa.
Tarkoittaa projektissa tuotettujen, hallittujen ja välitettyjen tietojen sisällyttämistä päätöksiin, toimintatapoihin, tuotteisiin ja palveluihin.
2.3.3 Tiedon luomisen sykli
Nonakaja Takeuchi55 kuvaavat tiedon luomisen neliosaisessa mallissaan, miten hiljaista tietoa voidaan jakaa eri tavoin, miten se muuntuu näkyväksi tiedoksi ja miten se palautuu hiljaiseksi tiedoksi (Kuva 7 ja Kuva 8). Jokaisessa muunnoksessa hiljainen ja näkyvä tieto kasvavat laadullisesti ja määrällisesti spiraalin tapaan. Sykli sisältää vain yhden kierroksen tietyn tiedon luomiseksi. Sen jälkeen tämä tieto alkaa kehittyä edelleen.
>• toisen yksilön hiljainen
yksilön hiljainen KESKUSTELU
Sosialisaatio Ilmaiseminen
ryhmän näkyvä yksilön
hiljainen
KENTÄN MUODOS
TAMINEN
VERKOTTU-MINEN Yhdistäminen V
Sisäistäminen'
yksilön
hiljainen ryhmän
näkyvä
i = yksilö g = ryhmä o = organisaatio organisaation
näkyvä
organisaation TEKEMÄLLÄ näkyvä OPPIMINEN
Kuva 7. Tiedon luomisen prosessi.56
55 Nonaka ja Takeuchi (1995) The knowledge-creating company; Seini (2003) Ehdotustoiminta rakennusyrityksessä, s. 26; Nieminen (2005) Toimintamalli osaamisen kehittämisen... s. 27
56 Sama ss. 62-73
Tieto-opin
dimensio Yhdistäminen Ilmaiseminen
NÄKYVÄ
HILJAINEN
Sosialisaatio
Sisäistäminen
> Ontologinen dimensio Yksilö Ryhmä Organisaatio Organisaatioiden
väliset
Kuva 8. Organisaation tiedon luomisen spiraali.51
Tekijät käyttävät nimitystä SECI -malli (englanninkielisten termien mukaan).
Sosialisaatiossa (”sosialization”) hiljaisesta tiedosta tulee hiljaista tietoa jaettujen kokemusten kautta. Ihmiset jakavat kokemuksiaan ja oppivat toisiltaan ilman kommunikointia tarkkailemalla, matkimalla ja harjoittelemalla. Tietojen ja taitojen lisäksi opitaan alan toimintatapoja, malleja, normeja, kulttuuria ja arvoja. Yksilö tarkentaa ja korjaa nykyisiä käsitteitään ja muodostaa usein uusiakin käsitteitä sosialisaation aikana. Organisaation tiedon luomisen perustana on ihmisten hiljainen tieto. Tämä hiljainen tieto ei ole helposti siirrettävissä, koska sitä hankitaan pääsääntöisesti kokemuksen kautta ja sitä ei ole helppoa ilmaista sanoin. Siksi hiljaisen tiedon levitys ihmisten kesken on kriittinen vaihe organisaation tiedon luomisessa.
Levitystä vaikeuttavat ihmisten erilaiset taustat, perspektiivit ja motivaatiot.
Luottamuksen saavuttamiseksi on kyettävä jakamaan yksilöiden tunteet, mielialat ja mentaaliset mallit.
Ilmaisemisessa tai artikulaatiossa (”extemalization”) hiljainen tieto muuttuu näkyväksi tiedoksi keskustelun kautta. Vain näkyväksi muuntuvaa tietoa on mahdollista jakaa.
Äänetön tieto artikuloidaan ja muutetaan sanoiksi täsmällisin käsittein. Apuna voidaan käyttää esimerkiksi metaforia, hypoteeseja, malleja tai analogioita. Mielikuvan olemus ilmaistaan lähinnä kielen avulla. Metaforat luovat kokemuksesta uuden tulkinnan haastamalla kuulijan näkemään asioita toisen silmin, kehittävät uusia tapoja kokea todellisuutta ja luovat esimerkiksi eri alojen erikoistuneille edustajille yhteisen tason tai maailman, jossa he voivat ymmärretysti käsitellä erilaisia asioita yhdessä. Ilmaisut eivät yleensä vastaa tarkoitustaan kovin täsmällisesti, ne ovat epäjohdonmukaisia ja riittämättömiä. Mielikuvien ja ilmaisujen väliset kuilut kuitenkin edistävät reflektiota ja ihmisten vuorovaikutusta.
Yhdistämisessä tai kombinaatiossa (”combination”) ilmaistu, eksplisiittinen tieto muuntuu monimutkaisemmaksi ja systemaattisemmaksi näkyväksi tiedoksi. Olemassa olevaa, sisäistä tai ulkoista tietoa yhdistellään, muokataan, käsitellään ja siten muodostetaan uutta tietoa. Uusi tieto levitetään organisaatiossa. Ilmaisuvaiheen tuloksia yhdistetään olemassa olevaan tietoon ja luodaan näin yritystason yhteistä, näkyvää 57
57 Nonaka ja Takeuchi (1995) The knowledge-creating company, s. 73
tietoa kuten järjestelmiä, työkaluja, toimintasääntöjä ja opasteita. Usein tietoon liittyy tässä vaiheessa tietojätjestelmä, jonka avulla tietoa hallitaan yhteistä käyttöä varten.
Sisäistämisessä (”internalization”) näkyvää tietoa jaetaan organisaatiossa, jolloin hiljaista tietoa muodostuu yksilöille ymmärryksen kautta. Sisäistäminen on lähellä tekemällä oppimista, koska teoriaa siirretään käytäntöön. Yksilö ottaa edellisen prosessin tuottamat tiedot käyttöönsä omassa työssään. Kun työntekijä lukee uuden koneen manuaalia, hänen on sisäistettävä näkyvä tieto, jotta hän osaa käyttää konetta.
Tämä voi synnyttää uuden tiedon luomisen spiraalin (ks. spiraali keskellä Kuvaa 7), kun tietoa jaetaan muiden kanssa sosialisaation kautta. Sama prosessi käynnistyy siis uudelleen, jokaisella kerralla edellistä kehittyneemmästä lähtökohdasta.
2.3.4 Hyödyllinen tieto
2.3.4.1 Hyödyllisen tiedon määrittely
Organisaatioiden tulisi määrittää mahdollisimman yksiselitteisesti, mitä tietoa halutaan ottaa talteen ja jakaa organisaation sisällä. Tiedon luonne ja sisältö vaikuttavat mahdollisuuksiin ja tapoihin siirtää sekä jakaa tätä tietoa. Tässä hyödylliseksi määritetään tieto, jonka tietämisestä ja käytöstä syntyy eniten hyötyä tai joka todetaan riittävän hyödylliseksi siirtää projektista toiseen. Tarkoituksena on karsia tietoja, joista ei saa merkittävää hyötyä, ja keskittyä eniten arvoa tuottavaan tietoon.
Hyödyllisen tiedon tulee olla muodoltaan käyttökelpoinen ja kaikkien saatavissa.58 Mistä käytännön tiedoista on kyse, selviää luvussa 4.3.
2.3.4.2 Merkityksellinen tieto
Projektitoiminnan monipuolisuus tuottaa paljon monimuotoista, rikasta tietoa, jota ei kaikilta osin tarvita projektissa menestymisen kannalta. Sen sijaan kriittinen tai merkityksellinen tieto kannattaa määritellä monesta näkökulmasta. Ongelmana on se, että ei voida varmasti tietää, mistä nämä ”kultajyvät” löytyvät. Tietolähteitä ovat julkaistut ja julkaisemattomat dokumentit, joihin tietoa on tallennettu.59 Organisaati
oissa tulisi hyödyntää laajasti mm.:60
käyttöohjeita menetelmistä, työvaiheista ja prosesseista (suurissa yrityksissä keksitään usein uudelleen ohjeita, koska ei tiedetä niiden olemassaoloa tai ne ovat kadonneet)
tapausmuistioita sovelluksista ja ongelmanratkaisuista myös ennakkotapauksina (monet ongelmat eivät ole uusia, vaan ne toistuvat)
rekisteriä projekteista yhteenvetoja projekteista
rekisteriä organisaation sisällä tai ulkopuolella olevista ihmisistä, jotka ovat olleet tietyissä tilanteissa ja hallitsevat tietoa niistä tai he tuntevat oikeat ihmiset liittyen näihin (he tuntevat myös taustan siihen, miksi on toimittu tietyllä tavalla ja syy-seurausketjun)
informaatiota ja dataa liittyen tiettyihin toimintaympäristöihin, kilpailuihin, organisaatioihin ja viitemateriaaliin
’jatkuva parannus’ -aloitteita ja tuloksellisia kokemuksia
58 Hagman (2002) Projektarbete i lärande organisationer, s. 198
59 Suomen Rakennuttajaliitto (1988) Palautteen hyödyntäminen talonrakentamisessa, s. 23 60 Mayo ja Lank (1994) The power of learning, ss. 70-71
tuloksia vähintään organisaation omista tutkimuksista, raporteista, kokeiluista ja päätelmistä
yhteenvetoja mm. seminaareista, konferensseista ja teemapäivistä Gotta opitut asiat eivät jää vain osallistujien tietoon)
verkostoa tiedon hallintaan, sen taltiointiin j a j akeluun.
Vaikka organisaation kaikilla jäsenillä olisi kaikki tämä informaatio ja data käytössään, niin hyödyllisen tiedon olemassaolon ja saatavuuden ongelma on yleensä edelleen ratkaisematta. Eräs tapa on määritellä ja käyttää hyödyllinen kokemustieto projekteissa.61 Kokemustiedon hallinta voi sisältää projektien riskeihin, mahdollisuuk
siin, onnistumisiin ja epäonnistumisiin liittyvän tiedon systemaattisen keruun, analysoinnin, priorisoinnin ja seurannan. Tavoitteena on saada kokemustieto käyttöön seuraavissa projekteissa. Eräs kokemustiedon jako seitsemään luokkaan ilmenee Taulukosta 3.
Taulukko 3. Kokemustiedon luokittelu projekteissa.62
Aikatauluun liittyvä tieto Projektiosapuoliin liittyvä tieto ja kokemukset - tiedot ajallisten tavoitteiden ja aikataulun
toteutumisesta verrattuna suunniteltuun sekä syyt mahdollisiin eroihin
- tiedot aikataulun takarajoista, vaiheistuksesta -jne.
- kokemukset ulkopuolisista toimijoista ja yhteistyöosapuolista kuten suunnittelijoista ja urakoitsijoista
- kokemukset projektipäällikkyydestä - viranomaisasioiden hoitoon liittyvät tiedot -jne.
Talouteen ja resursointiin liittyvä tieto Palaute, riskit ja kokemukset - tieto rahallisten tavoitteiden toteutumisesta, eli
kustannusten toteutuma verrattuna budjettiin sekä syyt mahdollisiin eroihin
- jälki-/päätöslaskelmat ja niiden hyödyntäminen - tiedot resursseista, mm. suunnittelutyönmäärä -jne.
- sisäiset ja asiakaspalautteet (-tyytyväisyydestä) - tiedot puutteista, virheistä ja kehittämiskohteista - tiedot onnistumisten ja epäonnistumisten syistä ja seurauksista
- tiedot riskien hallintatoimenpiteistä -jne.
Kulttuuri-/ympäristöolosuhteisiin liittyvä tieto Muut - tiedot kulttuuri-, maa- tai aluekohtaisista
piirteistä ja vaikutuksista projektiin - palvelujen saatavuus
- asiakaskunta ja siihen liittyvät riskit - tiedot luotettavista kumppaneista - paikallinen kustannusero -jne.
- tiedot teknisistä ratkaisuista
- tuotteiden laatuja siihen liittyvät ongelmat - tiedot laatupuutteista
- tiedot erilaisista ympäristöistä johtuvasta riskien vaihteluista
- pakkaukseen ja huolintaan liittyvä tieto
- työturvallisuuteen ja työturvallisuusratkaisuihin liittyvä tieto
- lopputuotteeseen liittyvää erikoiskäyttötietoa -jne.
Sopimuksiin liittyvät asiat ja muu juridiikka - tiedot juridisista ongelmista, sopimustekniikasta - tiedot viranomaispalautteesta
-jne.
Projektiorganisaatioissa syntyvää hyödyllistä kokemustietoa kannattaa tallentaa ja levittää. Menestystekijät ja riskit ovat avaintietoa.63 Käytännössä projektin aikana tulee esiin myös monia kokemuksia, joita ei voida pitää riskeinä tai menestymisen mahdollisuuksina. Nämä liittyvät projektien perustietoalueisiin kuten tekninen (mm.
erityisratkaisut valintaperusteluineen), organisatorinen ja menettelytapoihin liittyvä tieto. Hyväksi koettuja ratkaisuja voidaan käyttää seuraavissa projekteissa ja huonoksi osoittautuneita ratkaisuja osataan välttää.64 Tekninen tieto liittyy mm. työvälineisiin,
61 Peltonen ym. (2002) Riskien ja kokemustiedon hallinta toimitusprojekteissa 62 Sama ss. 40-41
63 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 22 64 Peltonen ym. (2002) Riskien ja kokemustiedon hallinta toimitusprojekteissa, s. 68
osiin ja materiaaleihin. Organisatorinen tieto liittyy mm. tapoihin organisoida työt, jakaa tehtävät ja määritellä työroolit. Menettelytieto liittyy tapoihin toimia ja tehdä päätöksiä sekä miten ja millä tavalla suorittaa työvaiheita. Projektisuunnitelma, budjetti- luonnoksia, sopimuksia, muistioita, määrittelyjä, tilauspohjia, piirustuksia, osalistoja, katselmointiraportteja, fakseja ja sähköposteja koodataan systemaattisesti. Näin tieto on käytettävissä projektin hallintaan (ks 2.5.2).
2.3.4.3 Projektien menestystekijöitä
Myös projektikohtaisesti kannattaa määrittää, mitkä tekijät tuottavat menestystä.
Tyypillisiä projektin menestystekijöitä on koottu Taulukkoon 4.65 Projektipäällikkö voi vaikuttaa useimpiin tekijöihin. Toisaalta monet menestystekijät ovat projektitiimin yksittäisen jäsenen vaikutusalueen ulkopuolella. Toisaalta tuotantohenkilö voi vaikuttaa projektin tavoitteiden selkeyteen ja suunnitelmien yksityiskohtaisuuteen kysymällä sekä selvittämällä epäselvyyksiä. Projektitiimin valinta on projektipäällikön avaintehtäviä.
Kokoonpano määrittää teknologian hallinnan, kommunikointikyvyn, odottamattomien ongelmien ratkaisukyvyn ja ilmapiirin. Pätevä projektipäällikkö voi saada henkilöstönsä tekemään kotityöt ja omistautumaan. Hän vaikuttaa tiimin päätösvaltaan, projektin koettuun tärkeyteen sekä seurantaan ja palautteeseen. Projektipäällikön asian
tuntemuksen osa-alueita ovat projektinhallinta, osa yleisjohtamisen tietoalueesta ja toimialan tekninen tieto.66
Taulukko 4. Projektin menestystekijöitä.
projektin tavoitteiden selkeys teknologian hallinta
ylimmän johdon tuki projektipäällikön kyvykkyys
asialle omistautuvat tiimit valta ja politikointi
asiakkaiden kuunteleminen projektin ulkoiset tekijät
henkilöstön valinta ja koulutus projektin koettu tärkeys
kommunikointi loppuasiakkaan hyväksyntä
seuranta ja palaute hyvä ilmapiiri
odottamattomien ongelmien ratkaisukyky tiimin valtuudet tehdä projektia koskevat päätökset aikataulun ja suunnitelmien yksityiskohtaisuus ’kotityöt’ on tehty (aikaisempien projektien
kokemusten hyödyntäminen)
Tutkimusten mukaan menestystekijöihin ja niihin liittyvän tiedonhallintaan ei kuitenkaan kiinnitetä riittävästi huomiota. Syitä tähän passiivisuuteen ovat:67
Tietämättömyys: ihmiset eivät tiedä, mitä tulee tehdä projektin toteuttamiseksi menestyksellisesti
Taitojen puute: ei tiedetä, miten suoritetaan avaintehtäviä
Prosessin puutteet: prosessi on puutteellinen tai väärin sovellettu Liikaa varmuutta: tiedetään vastaukset ja lisätietyötä ei tarvita Kurinalaisuuden puute: ihmisiä ei johdeta
Liian kiire: kiirettä käytetään perusteena ’rönsyjen’ karsintaan
Riittämättömät voimavarat: puuttuu rahaa ja ihmisiä saada työ tehdyksi.
65 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, ss. 23-29 66 Sama s. 33
67 Sama s. 31
2.3.5 Tiedon talteenotto 2.3.5.1 Talteenoton tarkoitus
Tiedonhallinnan tämän vaiheen tehtävänä on manipuloida tieto muuttamalla sitä informaatioksi, joka kuvailee tiedon niin yksityiskohtaisesti, että se olisi helposti muiden henkilöiden käytettävissä ja löydettävissä.68 Tiedon talteenottoon löytyy monta lähestymistapa ja menetelmää, joilla tietoa paljastetaan ja saadaan näkyväksi, sitä organisoidaan ja arkistoidaan. Tietoa halutaan ottaa talteen monesta syystä. Kun avainhenkilö poistuu yrityksestä, hänen tietonsa tulee saada paljastettua, jotta samoja tehtäviä voidaan suorittaa hyvin myös jatkossa. Arvokkaat opit menestyksestä tai epäonnistumisesta halutaan ottaa talteen, jotta koko henkilöstö voi hyötyä niistä. Kun joku saa hyvän idean tai keksii hyvän näkökulman johonkin asiaan, tämä halutaan siirtää muille henkilöille. Kun löydetään tärkeitä tietolähteitä yrityksen ulkopuolelta, näiden käyttö halutaan mahdollistaa koko henkilöstölle. Talteenotto onkin yksi askeleista kohti yrityksen tieto-kilpailuedun rakentamista. Tietoa hankitaan mm.
haijoittelun ja opetuksen kautta tai oppipoika-menetelmällä. Jäijestelmällisessä tiedonhallinnassa käytetään lisäksi hyväksi tiedonhankintaa ’insinööri-mäisemmillä’
tavoilla.69
2.3.5.2 Hiljaisen tiedon talteenotto
Hiljaisen tiedon talteenotto on haasteellista.70 Tiedon haltija on usein sisäistänyt tietonsa niin, että hän on menettänyt kykynsä selittää tietonsa muille. Siten hiljaista tietoa yritetään paljastaa käyttämällä mm. etnografisia haastatteluja (kenttätyön havaintoja), työn tarkkailua ja työympäristön simulointia.71 Tilannekohtaiseen tietoon päästään käsiksi vain tositilanteissa. Kuitenkin organisaation kannattaa kiijata ja arvioida, mitä hiljaista tietoa eri henkilöillä on ja kohdella näitä henkilöitä arvokkaina tietoresursseina.
Henkilöstön osaamisen kartoitus tuottaa perustietovaraston, mikä ei takaa tiedon saatavuutta.72 Käytännössä organisaation tietopääoman arvo alenee, jos arvokkaan tiedon omistajilla ei ole aikaa jakaa sitä. Tiedon siirtymiseen pyritään mm.
mentoroinnin (ks. 2.4.7.3) avulla.73 2.3.5.3 Näkyvän tiedon talteenotto
Tietoa löytyy monesta lähteestä. Tieto voidaan esittää yksityiskohtaisena, sisällytettynä tietokantaan, viitetapauksena, epäsuoraan luonnollisissa kielellisissä väittämissä ja lausunnoissa, piirustuksissa, dokumenteissa ja muissa muodoissa. Näistä muodoista tieto tulee kyetä tallentamaan paikkaan, josta se otetaan helposti käyttöön. Talteenoton tulee olla osa organisaation perustoimintaa. Myös rakennusalalla dokumentteja tallennetaan yhteiseen tietokantaan, josta henkilöstö voi hakea niitä. Haasteellista on indeksoida tietokantoja, niin että tiettyä tietoa etsivä oikeasti löytää tarvitsemansa tiedon.74
68 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, ss. 3-27; edelleen Wiig (1993) 69 Sama
70 Brooking (1996) Intellectual capital, s. 51
71 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, s. 3-28; edelleen Wiig (1993) 72 Wong ja Aspinwall (2004) Knowledge management implementation frameworks...
73 Davenport ja Prusak (1998) Working knowledge - How organizations manage what they know, s. 81 74 Suomen Rakennuttajaliitto (1988) Palautteen hyödyntäminen talonrakentamisessa, s. 21
2.3.6 Organisaation muisti
Organisaation tiedonhallinta ja oppimisprosessi tarvitsevat kollektiivisen muistin, joka koostuu hallussa olevasta informaatiosta ja tiedoista. Organisaation muisti on tietovarasto, immateriaalinen resurssi ja älyllistä pääomaa. Teknologian avulla kollektivoidaan henkilöstön biologista muistia mm. koodaamalla informaatiota sopivilla esitystavoilla ja hakujärjestelmillä.75 Organisaation muisti koostuu aktiivisista ja historiallisista tiedoista ja informaatiosta, mikä on tarpeeksi hyödyllistä jaettavaksi, hallittavaksi ja tarjottavaksi uudelleenkäyttöön. Tämä tieto on mm. piirustuksia, kokouspöytäkirjoja, esityksiä, tiivistelmiä, sopimuksia, direktiivejä, sähköisiä ilmoitus
tauluja, ideoita, taloustietoja, tutkimustuloksia, kirjastoluetteloja, muistioita, markkina
tietoa, patentteja, suunnitelmia, lehdistöjulkaisuja, teknistä dokumentaatiota, videoita, asiantuntijarekisterejä ja henkilöstön osaamiskartoituksia. Toisaalta ei kannata taltioida puhtaasti henkilökohtaista tietoa, kopioita muualla säilytettävästä tiedosta tai useita versioita samasta asiasta. Organisaation muistissa oleva tieto ei kuulu enää vain yhdelle henkilölle, vaan organisaatiolle ja siten näitä tietoja tulee hallita organisaation arvokkaana pääomana.76
Jos organisaation muisti ei toimi, siihen voi olla eri syitä, mm. tiedon vanheneminen, tiedon virheellisyys maailman muuttuessa, organisaation rapistuminen luottaessaan liikaa hyviksi todettuihin kaavoihin sekä epätarkan, epäselvän tai vain väärän tiedon syöttö organisaation muistiin. Vastaavasti organisaation muistilta vaadittavia ominaisuuksia ovat:77 78 79 80
1. Helppokäyttöisyys ja saatavuus koko henkilöstön kannalta 2. Tieto siitä, kuka saattaa tietää tietystä asiasta jotain arvokasta 3. Tieto siitä, kuka saattaa olla kiinnostunut jostakin asiasta 4. Riittävän vastineen anto työntekijälle tietojensa syöttämisestä 5. Tietojen syöttö organisaation muistiin on helppoa
6. Kriteerit hyödylliselle tiedolle, sen esitysmuodolle ja taltioinnille 7. Mekanismit sisällön johdonmukaisuuden säilyttämiselle
8. Toiminto lähettämään tuoretta tietoa tarvitsijoille ja mahdollisille hyötyjille Organisatorisen oppimisen ydin on oppia edeltävästä menestyksestä ja välttää edeltävien virheiden toistaminen. Organisaatio oppii, kun tieto saadaan sen muistin kautta levitetyksi organisaatioon. Lisäksi seulotaan esiin tehokkaimmat keinot eri avaintilanteisiin. Käytännössä organisaatiot eivät hyödynnä muistiaan tarpeeksi.78 79 80 2.3.6.1 Tietovarasto
Projektien käyttämät ja tuottamat tiedot ovat perustana projektien johtamiselle menestyksellisesti. Projektiorganisaatiot tarvitsevat tiedonhallinnan tueksi operatiivisen tason muistin, esimerkiksi tietoteknisen järjestelmän.81 Tietovarasto (”data ware
house”) on monitietokanta, johon kerätään tiedot ja tietokannat samaan palvelimeen, esimerkiksi yrityksen sisäiseen intranetiin. Tiedon louhinnan (”data mining”) työkalujen
75 Wexler (2002) Organizational memory and intellectual capital, s. 394 76 Megill (1997) The corporate memory, ss. 3, 16-20
77 Wexler (2002) Organizational memory and intellectual capital, ss. 399-400 78 Mayo ja Lank (1994) The power of learning, s. 204
79 Owen ym. (2004) Knowledge reuse and transfer in a project management environment, s. 21 80 Megill (1997) The corporate memory, ss. 16-23
81 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 38
avulla poimitaan tietoa varaston sisältä ja muutetaan se strategista merkitystä sisältäväksi informaatioksi. Web-tekniikan avulla levitetään jalostettua tietoa
• • 82 J
organisaatioon.
Tietovarasto on perustana tiedonhallinnan syklille. Tietovarasto tarjoaa keinot tiedon tekniseen keräämiseen, organisointiin, hakuun ja uudelleenkäyttöön. Tietovarastojen idea piilee symbolisen tai perinteisen ”keinoälyn” ytimessä. Tietovarasto on dynaaminen resurssi, jolla teoriassa on kyky oppia. Tietovarastoihin taltioidaan näkyvää tietoa. Päähyötynä on löytää merkittäviin ongelmiin tunnettuja ratkaisuja, joita muut, vähemmän kokeneet henkilöt voivat soveltaa. Parhaimpia tietovarastoja päivitetään jatkuvasti, ne löytävät informaatiota tehokkaasti sekä niillä on dynaaminen sisältöformaatti ja luokittelurakenne. Edistyneet tietovarastot lukevat dokumentteja algoritmien avulla ja jakavat dokumentit eri kategorioihin.82 83 Kun jokin ulkoinen tieto päivittyy, myös varaston dokumentin tulee päivittyä. Tietovarasto voi säästää kustannuksia vähentämällä ratkaisevasti tiedon etsimiseen käytettävää aikaa.84
Käytännössä hyödyllinen tieto on hajallaan monessa organisaatiossa ja tyydytään siihen, että ko. tiedon saa tehokkaasti itselle ’jos osaa kysyä’ -periaatteella, ilman tiedon hakua varastosta. Tietovaraston olemassaolo ei yksin ratkaise tiedon siirtämistä organisaatiossa. Toimivuuden ongelmat voivat johtua mm. yleisistä myyteistä:85
Kotisivut ovat intranet
Jos teknologia on olemassa, informaatio tulee itsestään Sen voi pystyttää päivässä
Se on vain surffausta
Henkilöstö haaskaa vain aikaansa
Informaation taltiointi intranetiin tekee siitä automaattisesti arvokkaan Informaatio organisoi itseään
Kaikki tieto toimii hyvin intranetissä.
2.3.7 Tiedon siirto, jakelu ja levitys 2.3.7.1 Tietopääoma ja tiedon virtaus
Tietopääoma kehittyy jatkuvasti eli tieto virtaa. Mitä enemmän tietoa vaihdetaan, sitä enemmän yrityksellä on uudistumispotentiaalia.86 Osaaminen, vaikutussuhteet ja informaation virtaus riippuvat toisistaan. Ilman suhteita tieto ei voi virrata, ilman riittävää osaamisen tasoa tiedon virtaamisesta ei ole hyötyä ja ilman tiedon virtaamista paraskaan osaaminen ei toimi yrityksen kasvun strategisena reservinä. Tietoa vaihdetaan olosuhteissa, jotka syntyvät ihmisten suhteiden ja osaamisen yhteisvaikutuksesta. Mitä enemmän tieto virtaa ihmisten välillä, sitä enemmän yksilöiden osaaminen muuttuu organisaation osaamiseksi. Samalla yrityksen tietopääoma kehittyy ja kasvaa (Kuva 9).
Yrityksen pääomaa on sen suhdeverkosto, jonka tietokatkokset tai kontaktikuilut uhkaavat uudistumis- ja kilpailukykyä. Mitä enemmän yhteistyötä esiintyy ja mitä
Yrityksen pääomaa on sen suhdeverkosto, jonka tietokatkokset tai kontaktikuilut uhkaavat uudistumis- ja kilpailukykyä. Mitä enemmän yhteistyötä esiintyy ja mitä