P rojekti yritys oppivana organisaationa

2.6.1 Projektiyrityksen määritys

Projektiyritys toteuttaa ja toimittaa projekteja asiakkaille. Pääosa projektiyrityksen tuotteista tehdään erityisesti jokaisen asiakkaan tarpeiden mukaan. Projektiyritys voi olla samanaikaisesti myös matriisiorganisaatio, jonka toisena ulottuvuutena ovat toiminnolliset yksiköt ja toisena projektit. Henkilöt kuuluvat samanaikaisesti yksikköönsä ja yhteen tai useampaan projektiin. Projektitiimin jäsenet kootaan yleensä yhdestä ja samasta projektia suorittavasta yksiköstä, mutta joskus tarvitaan jotain tiettyä osaamista muistakin yksiköistä. Tulosyksiköiden projekti varanto koostuu toteutus- projekteista, jotka tuottavat organisaatioyksikölleen katetta asiakkaalta saatujen tuottojen sekä ulkoisten ja sisäisten kustannusten erotuksena. Resurssiyksiköiden resurssivarannot koostuvat pääsääntöisesti henkilöresursseista. Matriisiorganisaation etuja ovat joustavuus, osaamisen hyödyntäminen, tiedonkulun helpottuminen, ja tiimin jäsenten motivaatio. Projektiyrityksen kilpailukyky perustuu joustavuuteen ja kykyyn räätälöidä organisaationsa projektien erityispiirteiden mukaiseksi.188 189 190

2.6.2 Hajautettu organisaatio

Hajautetulla organisaatiolla tarkoitetaan määräaikaista tai pysyvää organisaatiota, jonka henkilöstö työskentelee yhteisen toimeksiannon toteuttamiseksi ja tavoitteen saavuttamiseksi eri paikoissa käyttäen apunaan tieto- ja viestintäteknologiaa.191 192 Rakennusyritykset ovat usein hajautettuja organisaatioita, koska niiden sisällä on useita projekteja, jotka sijaitsevat maantieteellisesti eri paikoissa. Projektit ja tiimit ovat pysyvän verkosto-organisaation muuttuvia, määräaikaisia soluja, joissa näkyy myös hajautetun kokonaisuuden olennaisia piirteitä (Kuva 15).

Palkkag

Paikka^

* Toimittajat Projekti В Л>

Alihankkijat

Kuva 15. Hajautetut tiimit ja projektit rakentuvat organisaatioverkoston varaan.¹⁹²

187 Soveltaen Hagman (2002) Projektarbete i lärande organisationer, ss. 172-173 188 Lehtonen 2004) Tuotantotalous

189 Castren (2001) Oppiva projektiyritys - malli ja sen testaus, ss. 42-51 190 Vartiainen ym. (2004) Hallitse hajautettu organisaatio

191 Sama s. 19 192 Sama s. 20

Rakennusyrityksessä projektit toteutetaan melkein aina niin, että maantieteellinen etäisyys erottavat merkittävästi eri projektien tiimit toisistaan. Tämä vähentää kasvotusten tapaamisen mahdollisuuksia projektitiimien välillä, mikä vaikuttaa tiedon ja osaamisen siirtymiseen. Projekteissa tiimit ja jäsenet vaihtuvat usein. Kun työntekijä tai tiimi on toteuttanut omat tehtävänsä projektikokonaisuudesta, työntekijä tai tiimi siirtyy uuteen projektiin. Tällöin mm. yhteishengen luominen voi olla vaikeaa. Jotkut yksilöt samaistuvat vahvemmin omaan perusorganisaatioonsa ja siten he eivät tunne kuuluvansa yksittäiseen projektiin. Jotkut tuntevat itsensä eristetyksi ja pelkäävät jäävänsä organisaation ulkopuolelle, kun tekee työtä kaukana pääkonttorista. Lisäksi projektin toteutushenkilöt joutuvat olemaan vuorovaikutuksessa monen yksilön kanssa, joilla on erilainen tausta, kokemus ja asiantuntemus kuin heillä itsellään.193 Tämä hajanaisuus vaikuttaa suoraan projektien väliseen oppimiseen. Esimerkiksi tarvitaan kannustimia tiedon jakeluun, koska perinteisesti yksittäiset projekti tiimit työskentelevät itsenäisesti ja tiedonvaihto rajoittuu vain ko. projektin puitteisiin.194

2.6.3 Tuotekonsepti kivijalkana

Projektiyrityksen liiketoiminta perustuu sen kykyyn luoda uuttaja ymmärtää asiakkaan tarpeita. Projektien myyntivaiheissa sopimuksensyntyyn vaikuttaa merkittävästi projektiyrityksen tuotekonsepti ja asiakkaan näkemys projektiyrityksestä sopimus­

osapuolena. Tuotekonseptiin sisältyy: (1) tietorakenne eli projektiyrityksen tuotteen ja sen valmistusprosessien tietosisältö, (2) osaaminen ja kyky toteuttaa projekti menestyksellisesti ottaen huomioon organisaation ja toteutushenkilöiden pätevyys, kokemus, innovatiivisuus ja oppimiskyky sekä (3) prosessimallit ja menetelmät, eli projektiyrityksen mahdollisuus käyttää tunnettuja, hyväksi havaittuja ratkaisuja toteutusprojektissaan. Tuotekonsepti on kivijalka, jonka päällä toteutusvaiheen projekti­

työ lepää.

2.6.4 Kertakäyttöinen projektiorganisaatio

Projektin toteuttamiseksi tarvitaan ihmisiä määräajan. Projektiorganisaatioon valitaan henkilöitä perusorganisaation sisältä (ja ulkopuolelta). Projektiryhmän ja ohjausryhmän lisäksi käytetään asiantuntijoita tai muita tukiryhmiä. Toimivuus edellyttää osaavaa projektinohjausta. Projektiorganisaatioille annetaan suunnittelu-, suoritus-, resurssi- ja arviointivastuut. Perusorganisaatioiden koko vaihtelee projektien laajuuden mukaan ja lisäksi vaihekohtaisten organisaatioiden koko vaihtelee ko. tehtävien mukaan samassakin projektissa. Projektien kesto vaihtelee kuukausista vuosiin. Kertakäyttöinen projektiorganisaatio puretaan, kun tehtävät on suoritettu ja projekti päättyy.

Projektihenkilöt siirtyvät projektiyrityksessä seuraavaan projektiin tai muihin tehtäviin perusorganisaatiossa, tai kokonaan ko. yrityksen ulkopuolelle.195

2.6.5 Projektitiimi

Projektitiimi on pieni ryhmä yksilöitä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja, jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään, yhteisiin suoritustavoitteisiin ja yhteiseen toiminta­

malliin sekä jotka pitävät itseään yhteisvastuullisina suorituksistaan.196 Jokaista projektia varten kootaan projektitiimi, jossa jäsenten taidot täydentävät toisiaan ja

193 Lehtonen (2004) Tuotantotalous, s. 271

194 Larsson ym. (2007) How to organize and facilitate knowledge transfer by introducing... s. 8 195 Castrén (2001) Oppiva projektiyritys - malli ja sen testaus, ss. 42-51

196 Hätönen (1998) Osaava henkilöstö, s. 61

vastaavat yhdessä projektisuunnitelmaa.197 Toimivan projektitiimin ominaisuuksia ovat: 197 198

tiimin jäsenillä on selkeä, yhteisesti keskusteltu käsitys työn kohteesta tiimi arvioi myös itse osaamisensa riittävyyden suhteessa tiimin tehtäviin ilmapiiri on vapaa ja tuloskeskeinen

j okainen j äsen antaa oman täyden panoksensa

rohkaistaan osallistumaan kehitysideointiin ja antamaan kritiikkiä noudatetaan sovittu) a asioita j a päätöksiä

jaetaan ideoita

hyväksytään henkilöiden erilaisuudet ja erimielisyys perustellusti sekä ratkais­

taan mahdolliset ristiriidat

sovitaan toimintatavoista työn myötä

tiimi oppii kokemuksistaan j a pyrkii j atkuvasti kehittämään toimintaansa j ohtaminen j akaantuu tasaisesti.

Monet projektihallinnan ongelmat johtuvat heikosta vuorovaikutuksesta. Tehokas vuorovaikutus edellyttää kykyä ja halua kommunikoida eri asioissa ja tilanteissa.

Toteutusvaiheessa projektipäällikkö seuraa työn edistymistä sekä tukee projektitiimin jäsenten ja muiden sidosryhmien toimintaa. Yksittäisillä projektihenkilöillä on täysi vastuu ja valta omaan työhönsä. He toimivat asiantuntijoina suunnitellen omaa työtään ja osallistumalla päätöksentekoon.199 200 201

Teoriassa itseohjautuvat, moniammatilliset ja useampia toimintoja edustavat projektitiimit soveltuvat hyvin oppimisen välitykseen, eli yksilöt alkavat jakaa kokemuksiaan ja hiljaista tietoaan, hakea yhteistä mentaalista mallia ja yhdenmukaistaa teknisiä taitojaan.200 201 Käytännössä ei ole ymmärretty hiljaisen tiedon tärkeyttä. Suuri osa tietämyksestä (”know-how”), mikä tarvitaan projektin aikana, on projektihenki­

löiden sisäistä ymmärrystä ja asiantuntemusta.202 Yksittäinen projektitiimi todennä­

köisesti tietää melko vähän jostain tärkeästä ja oleellisesta asiasta. 03

Projektit muodostavat joustavan toimintaympäristön, joka on ihanteellinen erityisesti kokemukselliseen oppimiseen. Oppiminen liitetään kiinteästi projektitehtävien suoritukseen.204 Periaatteessa yksittäisillä projektitiimeillä on hyvät mahdollisuudet edetä projektin aikana jatkuvan oppimisen vaiheeseen asti (ks. 2.4.3.2), eli kun oppimisprosessista on tullut osa jokapäiväistä toimintaa ja oppimista voidaan jakaa muun organisaation kanssa.

2.6.6 Projektioppiminen erityisesti rakennusprojekteissa

Projektioppimisella tarkoitetaan tässä projektitiimin ja projektiyrityksen perus­

organisaation oppimista projekteista seuraaviin. Projektioppimisen teoria perustuu pääosaksi kognitiiviseen psykologiaan ja se liittyy läheisesti konstruktivismiin ja kokeilutieteeseen. Nämä molemmat korostavat käytännön kokemusta oppimiseen.

197 Haapalainen (2007) Learning within projects, s. 62 198 Hätönen (1998) Osaava henkilöstö, s. 62

199 Koskinen ym. (2003) Tacit knowledge acquisition and sharing in a project work context, s. 286 200 Holma ym. (1997) Näkymätön näkyväksi - tieto, osaaminen ja knowledge management, s. 42 201 Dovey ja Singhota (2005) Learning and knowing in teams, s. 18

202 Koskinen ym. (2003) Tacit knowledge acquisition and sharing in a project work context, s. 281 203 Sama s. 283

204 Hätönen (1998) Osaava henkilöstö, s. 63

Projektioppimisen menetelmiä on yritetty keksiä jonkun verran, mutta näiden laatu on vielä vaatimaton.205