Lärande mellan projekt inom ett byggnadsföretag Cross-project learning within a construction company

Rakenne-ja rakennustuotantotekniikan laitos

Dennis Lönnström

PROJEKTIEN VÄLINEN OPPIMINEN RAKENNUSYRITYKSESSÄ

PROJEKTITIETOJEN JA KOKEMUSTEN SIIRTO SEKÄ NIISTÄ OPPIMINEN RAKENNUSYRITYKSEN SISÄLLÄ

Diplomityö, joka on jätetty tarkastettavaksi diplomi-insinöörin tutkintoa varten.

Espoossa 17.4.2008

Työn valvoja: Professori Juhani Kiiras, Rakentamistalous, Teknillinen Korkeakoulu Työn ohjaaja: TkT Juha Salminen,

NCC Rakennus Oy

Alkusanat

Tämä tutkimus on tehty opinnäytteenä diplomi-insinöörin tutkintoa varten Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden pääaineeseen. Diplomityö on tehty NCC Rakennus Oy:n toimeksiannosta. Työn valvojana on toiminut Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden professori Juhani Kiiras ja ohjaajana TkT Juha Salminen NCC Rakennus Oy:stä. Tutkimus suoritettiin ajalla syyskuu 2007 - huhtikuu 2008 NCC Rakennus Oy:ssä.

Kiitän professori Juhani Kiirasta diplomityöni asiallisesta valvonnasta, hyvistä neuvoista ja erityisesti hänen vaatimuksistaan, joiden arvioin kohottaneen oman työni tasoa vähintään muutamalla pykälällä. Professori laski minut heti työn alussa maan pinnalle kertoessaan tätä aihetta tutkitun pitkään ja monessa yhteydessä ilman läpimurtoja. Lisäksi kiitän professoria siitä, että hän on opettanut opintojemme alusta alkaen olemaan kriittinen kaikelle mitä luemme sekä mitä koulutuksessa kerrotaan ja opetetaan. Tätä oppia kannattaa mielestäni soveltaa elämän muillakin osa-alueilla.

Suuri kiitos kuuluu NCC Rakennus Oy:lle siitä, että sain mahdollisuuden tehdä diplomityöni ko. rakennusyritykselle. Erityisesti kiitän työni ohjaajaa tekniikan tohtori Juha Salmista mielenkiintoisen aiheen nimeämisestä ja tutkimuksen mahdollistamisesta sekä siitä, että myös omia toivomuksiani otettiin huomioon. Tutkimusaihe on lähellä omia intressejäni, mikä motivoi paneutumaan työhön. Kiitän Juhaa myös perustelluista ja asiantuntevista kommenteista diplomityöni sisältöön.

Kiitän myös Teknillisen korkeakoulun International Construction Business -alueen yliopisto-opettajaa, tekniikan lisensiaatti Pekka Huovista ystävällisestä, huolellisesta ja perinpohjaisesta tuesta tutkimusraporttini valmistelulle suomen kielellä. Käytännössä Pekka toimi työn toisena ohjaajana.

Kiitän vielä NCC Rakennus Oy:ssä samaan aikaan diplomitöitään valmistelleita Sampo Oksamaa ja Tuomas Angervuorta hyvistä käytännön vinkeistä raportin laatimiseen ja rentouttavista taukokeskusteluista. TYL Leppävaaran henkilöstölle kuuluu kiitos avoimesta asenteesta haastattelututkimustani kohtaan. Kiitän myös kaikkia kavereitani, jotka ovat avustaneet minua opiskelijan tiellä.

Kiitän myös lämpimästi isää ja äitiä omasta kasvatuksestani sekä siitä, että he ovat mahdollistaneet jopa opiskeluni diplomi-insinööriksi rennoilla olemuksillaan ja avoimilla mielillään.

Suurin kiitos kuuluu kuitenkin taustavoimanlähteelleni, Maijalleni, hänen loputtomasta positiivisesta säteilystään, joka saa aina pumpattua mieleeni lisää voimaa. Maijan ansiosta sain otettua itseäni niskasta kiinni ja suoritetuksi pitkäksi venymisen partaalla olleet opintoni rehdimmällä vauhdilla loppuun.

Espoossa 17.4.2008

Dennis Lönnström

TEKNILLINEN KORKEAKOULU

Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin tiedekunta

DIPLOMITYÖN TIIVISTELMÄ

Tekijä:

Otsikko:

Dennis Lönnström

Projektien välinen oppiminen rakennusyrityksessä Päivämäärä:

Pääaine:

17.4.2008 Sivumäärä:

Rakentamistalous Koodi:

91 Rak-63 Valvoja:

Ohjaaja:

Professori Juhani Kiiras

TkT Juha Salminen, NCC Rakennus Oy

Avainsanat: Oppiminen, projekti, rakennusyritys, suorituskyky, tiedonhallinta, tietämys

Tässä tutkimuksessa on selvitetty, miten hyödyllistä tietoa voidaan siirtää yksittäisestä rakennusprojektista muihin rakennusyrityksen sisällä. Erityisesti on määritetty, mitä tietoa kuuluu siirrettävän arvoiseen hyödylliseen tietoon (”high-value knowledge”).

Tutkimuksen havainnot kattavat hyödyllisen tiedon, joka liittyy rakennusprojektin toteutusvaiheen projektiryhmän työhön, pääosaksi työmaalla. Päätuloksena ehdotetaan rakennusyritykselle kokonaisratkaisua projektien välisen tiedonsiirron hallintaan ja sen osaratkaisujen käyttöönottoa vaiheittain.

Hyödyllisen tiedon sisältö määritettiin kiijallisuuden perusteella ja haastattelemalla yhden käynnissä olevan suuren toimitilarakennusprojektin toteutusryhmän jäseniä heidän tiedon­

käyttönsä osalta. Haastattelutulokset osoittivat, mitä hyödyllistä tietoa on opittu projektin aikana ja mitä olisi vielä haluttu tietää. Näiden näkökantojen perusteella tulkittiin, mikä hyödyllinen tieto on myös siirtämisen arvoista tietoa: ensisijaisesti teknisiä ratkaisu­

menetelmiä, työturvallisuusratkaisuja ja tietoja projektin eri osapuolista.

Kiijallisuudesta löydettyjen muiden yritysten edistyksellisiksi arvioitujen tiedonhallinta- ratkaisujen perusteella suunniteltiin rakennusyritykselle sopiva kokonaisratkaisu hyödylli­

sen tiedon siirtämisen hallintaan. Kokonaisuus sisältää yhdeksän toisiaan täydentävää osaratkaisua (tietokiijasto, keskustelufoorumi, ylläpitoryhmä, tehtäväkortti, kannustin- järjestelmä, videodokumenttitarina, ilmoitusvahti, tietopaketteja lähettävä automaatti ja työmaita kiertävä vanhempi työnjohtaja). Jokaista osaratkaisua voidaan käyttää myös yksinään. Samalla määritettiin perusvaatimukset eri osaratkaisuille ja niiden käytölle.

Lisäksi on esitetty kehityspolku, miten ja millaisten valmistelevien tehtävien avulla jokainen osaratkaisu voidaan ottaa käyttöön.

Kokonaisratkaisu on suunniteltu tietokiij aston ympärille. Tieto kerätään monella mene­

telmällä. Perusratkaisuna on Tieto vastaavan nimeäminen jokaiseen projektiin. Varsinaisia käyttötestejä ei ole suoritettu, mutta Tietokirjaston tietoluokkien toimivuutta on testattu syöttämällä kohdetyömaan hyödyllisten tietojen metatiedot ko. tietoluokkiin. Tietokiijasto sisältää vain indeksoitua hyödyllistä tietoa, minkä perusteella tietokirjasto yhdistää tiedonetsijät ja tiedonhaltijat. Myös videodokumenttitarinan käyttökelpoisuutta testattiin laatimalla käsikiijoitus esimerkkityömaalla kuvattavalle videotarinalle. Videodokumentti­

tarina mahdollistaa hiljaisenkin tiedon siirtämisen liikkuvien kuvien avulla.

Tutkimustulosten arvioidaan edesauttavan rakennusyrityksiä kehittymään tehokkaan tiedonhallinnan suuntaan. Ehdotettua kehitysohjetta noudattamalla on todennäköistä, että rakennusprojektien ohjaus ja toiminta tehostuu sekä samalla virheiden teko vähentyy._____

TEKNISKA HÖGSKOLAN DIPLOMARBETETS

Fakulteten for ingenjörsvetenskap och arkitektur______________ SAMMANFATTNING

Författare: Dennis Lönnström

Titel: Lärande mellan projekt inom ett byggnadsföretag

Datum: 17.4.2008 Sidantal: 91

Huvudämne: Byggnadsekonomi Kod: Rak-63

Övervakare: Professor Juhani Kiiras

Handledare: TkD Juha Salminen, NCC Rakennus Oy

Nyckelord: Byggnadsföretag, konkurrenskraft, kunskapsledning, lärande, projekt Den här forskningen har klargjort hur man kan överfora nyttig kunskap från ett enskilt byggnadsprojekt till andra, inom ett byggnadsföretag. Speciellt har det definierats vilken kunskap som är nyttig (”high-value knowledge”) och värd att överföras. Forskningen omfattar nyttig kunskap, som anknyter sig till byggprojektets projektgrupps arbete under själva byggnadsskedet på byggnadsplatsen. Som huvudresultat rekommenderas en helhetslösning för kunskapsöverföring mellan projekt, samt dess ibruktagande stegvis.

Vilken kunskap som hör till den nyttiga kunskapen definierades på basen av litteratur, samt genom att intervjua medlemmarna, från ett stort byggnadsprojekts projektgrupp, angående deras kunskapsanvändning. Resultaten från intervjuerna indikerade vilken slags nyttig kunskap man hade lärt sig under projektet samt vad man ytterligare skulle ha velat veta. På basen av dessa synpunkter tolkades det vilken kunskap som är värd att överflyttas från ett projekt till andra: främst tekniska lösningsmetoder och förfaringssätt, arbetssäkerhetslösningar samt kunskap om olika parter, som deltagit i projektet.

Ur litteraturen hittades progressiva lösningsmetoder för kunskapsöverföring inom andra företag. På basen av deras goda egenskaper planerades en, för byggnadsföretaget lämplig, helhetslösning för att överfora nyttig kunskap mellan projekt. Helhetslösningen består av nio delar (ett kunskapsbibliotek, ett diskussionforum, en underhållsgrupp, kunskapskort, ett sporringssystem, videodokumentärer, en anmälningsvakt, en kimskapspaketautomat samt en kringvandrande arbetsledare), vilka kompletterar varandra. Varje dellösning kan förverkligas även enskilt. Samtidigt fastslogs grundfordringama för de olika dellösningarna samt deras användning. Dessutom presenterades en utvecklingsstege, hur och med hurudana förberedande praktiska uppgifter, vaije dellösning kan tas i bruk.

Helhetslösningen är planerad omkring kunskapsbiblioteket. Kunskap insamlas på många sätt. Grundlösningen är att utnämna en Kunskapsansvarig inom vaije projekt. Egentliga brukstest har inte gjorts, men kunskapsbibliotekets kunskapsklassers funktionsduglighet har testats genom att mata in metakunskap, om exempelprojektets nyttiga kunskap, i dessa kunskapsklasser. Kunskapsbiblioteket innehåller alltså enbart indexerad nyttig kunskap. På basen av detta förenas den som letar efter kunskap med någon som innehar den eftersökta kunskapen. Också videodokumentäremas funktionsduglighet testades genom att göra ett manuskript för videodokumentären av exempelprojektet. Videodokumentärema möjliggör också överföringen av tyst (”tacit”) kunskap genom rörliga bilder.

Forskningsresultaten beräknas främja byggnadsföretag att utvecklas mot effektivare kunskapsledning och -hantering. Genom att följa utvecklingsråden kan man sannolikt effektivera byggprojektens verksamhet samt minska felen.___________________________

HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY ABSTRACT OF

Faculty of Engineering and Architecture______________________MASTER’S THESIS

Author:

Title:

Dennis Lönnström

Cross-project learning within a construction company

Date: 17. April 2008 Number of pages: 91

Major: Construction Economics and Code: Rak-63

Management

Supervisor: Professor Juhani Kiiras

Instructor: Dr.Sc. (Tech.) Juha Salminen, NCC Rakennus Oy

Keywords: Construction company, knowledge management, learning, performance, project

The aim of this study is to determine how high-value knowledge can be transferred from one construction project to another inside a construction company. The emphasis has been upon finding the answers to a question: What knowledge is worth of transferring (high-value knowledge)? The findings of the study expose high-value knowledge related to the work of project teams on sites during construction phases. The primary result involves a total solution for managing cross-project knowledge transfer within construction companies.

High-value knowledge was defined on a basis of the selected references and the interviews of all the members of one project team managing the large-scale construction project. The results exposed (i) what kind of knowledge had been learned during the project and (ii) what knowledge had been wished for. In particular, the interviewees perceived that high- value knowledge involves mainly technical solution methods, work safety methods, and knowledge about contractual parties within the project in question.

Some viable solutions for managing knowledge in organizations were found from within the literature. Based on the key attributes of these solutions, a new total solution for managing the cross-project transfer of high-value knowledge has been designed consisting of nine complementary parts: a data warehouse, a discussion forum, a steering group, task specific knowledge cards, an incentive system, videodocumentaries, a notification guard, a knowledge-package machine, and a visiting site manager. Each sub­

solution can also be used alone. The development path and the requirements for the adoption and use of each sub-solution have also been defined.

The data warehouse is the core of the total solution. Knowledge is collected in many suitable ways. A Knowledge Officer is nominated within each project team. No real tests of the viability of the suggested total solution could be performed. Instead, (a) the knowledge categories of the data warehouse were tested by feeding the meta-knowledge items (the high-value knowledge gained from the case project) into these categories. The data warehouse consists of only indexed high-value knowledge. The data warehouse connects knowledge searchers with knowledge providers. In addition, (b) the functionality of the videodocumentaries was tested by planning a storyboard for a videodocumentary of the case project. In principle, videodocumentaries enable also the transfer of tacit knowledge, with the help of motion pictures.

It is claimed that the results will enable companies to develop themselves toward high- value knowledge management. It is likely that construction project management and operations will become highly effective and the number of errors will be reduced._________

SISÄLLYSLUETTELO

ALKUSANAT...

TIIVISTELMÄ...H SAMMANFATTNING...Ш ABSTRACT...

SISÄLLYSLUETTELO... ....

KUVALUETTELO... VI TAULUKKOLUETTELO...VI 1 JOHDANTO... ..

1.1 Tutkimuksentausta...1

1.2 Tutkimusongelma... 1

1.3 Tutkimuksentavoitteetjarajaus... 2

1.4 Tutkimusmenetelmätja -aineisto...3

1.5 Tutkimusraportinrakenne... 3

2 PROJEKTIEN VÄLINEN OPPIMINEN KIRJALLISUUDESSA...4

2.1 Tieto... 4

2.2 Taito, kompetenssijaosaaminen...7

2.3 Tiedonhallinta... 8

2.4 Oppiminen... 23

2.5 Rakennusprojektioppimisenympäristönä... 35

2.6 Projektiyritysoppivanaorganisaationa... 37

2.7 Valikoitujaprojektioppimisentapoja...40

3 NCC:N TIEDONHALLINNAN JÄRJESTELMÄT JA KOKEMUKSET ESIMERKKITYÖMAALLA... 3.1 Tutkimusosana NCC Rakennus Oy:ntoimintaa... 47

3.2 NCC-YHTIÖIDEN TIEDONHALLINNAN JÄRJESTELMÄT JA TYÖKALUT... 47

3.3 ESIMERKKITYÖMAAN VALINTA HAASTATTELUJA VARTEN...50

3.4 Haastattelujensuunnittelujatoteutus... 50

3.5 ESIMERKKITYÖMAAN PROJEKTITIIMIN HAASTATTELUTULOKSET...51

4 NCC:N PROJEKTIEN VÄLISEN OPPIMISEN KOKONAISHALLINNAN MENETELMÄT ...60

4.1 TYÖMAAKULTTUURI REUNAEHTONA TIEDONHALLINNALLE...60

4.2 Perusvaatimuksetprojektioppienjatietojensiirrolle...61

4.3 Hyödyllisetjasiirrettävätprojektitiedot... 62

4.4 Projektioppienjatietojensiirronkokonaishallinta... 62

4.5 Tiedonkeruunjatietokirjastontietoluokkienkäyttökelpoisuudentestaus...67

4.6 VIDEODOKUMENTTITARINAN KÄYTTÖKELPOISUUDEN TESTAUS...70

4.7 Kehityspolku...71

5 YHTEENVETOJA JOHTOPÄÄTÖKSET... 74

5.1 Yhteenveto... 74

5.2 Tutkimuksenkritiikki... 77

5.3 NCC:ntiedonhallinnanjatkokehittäminen... 79

LÄHDELUETTELO...83 HAASTATTELUT...

PALAVERIT... ...

KUVALUETTELO

Kuva 1. Hyödyllisentiedonkulkurakennusprojektissa...2

Kuva 2. Projektitietojentarvejasaatavuus...2

Kuva 3. Datan, informaation, tiedonjaviisaudenkoostumuksetsekähierarkia... 5

Kuva 4. Henkilökohtainenkompetenssiprojektissa...7

Kuva 5. Työkykyjäoppiminen...8

Kuva 6. Tiedonhallinnanjasiirronvaiheet...9

Kuva 7. Tiedonluomisenprosessi... 10

Kuva 8. Organisaationtiedonluomisenspiraali... 11

Kuva 9. Tiedonvirtaus... 18

Kuva 10. Medianrikkausjahiljaisentiedonsiirtäminen... 20

Kuva \ \. Koleinkokeellisenoppimisenmalli... 24

Kuva 12. R^{yhmänoppiminen}...25

Kuva 13. Tiimienoppimisentärkeysorganisaationoppimisessa... 27

Kuva 14. Organisaationoppiminen...28

Kuva 15. Hajautetuttiimitjaprojektitrakentuvatorganisaatioverkostonvaraan...37

Kuva 16. ShareNet-järjestelmänkustannuksetjahyödyt...42

Kuva 17. Luovantyönmalli...45

Kuva 18. Tiedonhankinnanlähteetesimerkkityömaalla (n= 72 mainintaa)...52

Kuva 19. Esimerkkityömaallamainittujatietotarpeitajaopittujaasioita... 54

Kuva 20. Tietoluokkienjahyödyllisentiedontutkimusprosessi... 68

Kuva 21. NCC. nhyödyllistenprojektioppiensiirronkokonaishallinnankehityspolkujaettuna TOISISTAAN RIIPPUVIIN ASKELEISIIN JA MENETELMIIN....71

TAULUKKOLUETTELO

Taulukko 2. Tiedonhallinnansykli... 10

Taulukko 3. Kokemustiedonluokitteluprojekteissa...13

Taulukko 4. Projektinmenestystekijöitä... 14

Taulukko 5. Tiedonsiirtämisenkanavienominaisuudet...19

Taulukko 6. Ryhmäoppimistaedistäviäjaestäviätekijöitä... 26

Taulukko 7. Oppiminenmuutoksina organisaationajattelutavoissajakäytöksessä... 26

Taulukko 8. Menetelmiähiljaisestatiedostaoppimiseen... 32

Taulukko 9. Projektinhallinnanosa-alueetjaniidentietosisällöt...36

Taulukko 10. Projektikokemuksistaoppimisenprosessiperusteisiamenetelmiä... 40

Taulukko 11. Kokemuksistaoppimisendokumenttiperusteisiamenetelmiä... 41

Taulukko 12. Projectiantyökalut...48

Taulukko 13. NCC:nprojektioppienjatiedonsiirronyhdeksänmenetelmää... 63

Taulukko 14. Tietokirjastontietoluokatjahyödyllisettiedot... 64

Taulukko 15. Videodokumenttitarinankäytönetuja...66

Taulukko 16. Esimerkkityömaanhyödyllistentietojentestisijoitusehdotettujentietoluokkien MUKAAN.... 69

Taulukko 17. Ehdotetuntiedonsiirtämisenkokonaisratkaisunosienarviointi NCC-.nnykytilan KEHITTÄMISEN KANNALTA... 80

Taulukko 18. Oppimis-Ztiedonsiirtämismenetelmientehokkuus... 81

1 JOHDANTO

1.1 Tutkimuksen tausta

Useimpien rakennusprojektien aikana opitaan jotain, mitä ei tiedetty tai osattu rakennusprojektin alkaessa. Suuressa rakennusyrityksessä olisi mielekästä, jos koko organisaation henkilöstö voisi olla tietoisia ja oppia samat uudet asiat, mikä jää yleensä vain tietyn projektiryhmän etuoikeudeksi. NCC Rakennus Oy:n (jatkossa käytetään lyhennettä NCC) tarkoituksena on ratkaista vaiheittain tämä projektitoiminnan ikuisuusongelma eli miten siirretään osaamista ja kokemustietoa projektista seuraaviin.

Vuonna 2007 aihe valittiin yhdeksi NCC:n laatutoiminnan painopisteeksi, johon liittyy muitakin kehitysprojekteja. Tämä diplomityö käynnistettiin edesauttamaan projekti­

oppimista työmaiden näkökulmasta. Samalla diplomityö on osa Teknillisen korkea­

koulun rakentamistalouden alueen tietämysperusteista tutkimus-ja kehitystoimintaa.

Tietojen keruuta ja hyödyntämistä on tutkittu Suomessa jo 1970-luvulla ja 1980- luvulla.1 2 3 Tiedonhallinnan rooli uusine tietoteknisine apuvälineineen on noussut merkittävästi esille 2000-luvulla. Organisaation sisäistä tiedonvälitystä tehostamalla on saatu aikaan merkittäviä kustannussäästöjä johtuen paremmista toimintatavoista, huonojen päätösten vähenemisestä, samojen virheiden ja ratkaisujen uudelleenkeksimisen välttämisestä, parempia tuloksia johtuen tehokkaammasta rakentamisesta, innovaatioita ideoiden yhdistämisestä ja yhteisemmästä toiminnasta.2 3 Systemaattinen vahinkojen ja erehdysten muistaminen auttaa myös vähentämään projektin riskejä. Systemaattinen oppiminen projektien välillä mahdollistaa yrityksen kompetenssien pitkäjänteisen kehittämisen, mikä voi johtaa pysyvään kilpailuetuun ja hyötyyn.4

1.2 Tutkimusongelma

Tutkimuksen pääongelma on ”Miten siirretään osaamista ja kokemustietoa projekteista seuraaviin?”. NCC:llä on tiedostettu tarve kyetä monistamaan projekteissa opittuja ja kehitettyjä hyviä ideoita ja käytäntöjä sekä vastaavasti osata olla toistamatta samoja virheitä. Esimerkiksi toistuvien laatuvirheiden syynä on yleensä projektien välisen tiedonsiirron puute.5 Aihealuetta ja tutkimusongelmaa on tutkittu laajasti, mutta rakennusyrityksille soveltuvaa, yksiselitteistä ratkaisua ei kirjallisuudesta löydy.

Merkittävä osatehtävä on määrittää, mitä tietoa kuuluu siirrettävän arvoiseen hyödylli­

seen tietoon (”high-value knowledge”). Hyödyllisen tiedon kulkuun liittyviä tutkimus­

kysymyksiä ovat (Kuva l):6

Mikä on tarpeeksi hyödyllistä tietoa siirrettäväksi projektista seuraaviin?

Miten tietotulvasta osataan valita hyödyllistä tietoa?

Miten kerätään ja varastoidaan hyödyllistä tietoa?

Miten saadaan levitettyä hyödyllistä tietoa ja osaamista muihin projekteihin?

1 Suomen Rakennuttajaliitto (1988) Palautteen hyödyntäminen talonrakentamisessa 2 Crawley (2006) Knowledge transfer within a multinational industrial services firm, s. 22 3 Mayo ja Lank (1994) The power of learning, ss. 205-207

4 Schindler ja Eppler (2003) Harvesting project knowledge: a review of project learning... s. 219 5 Larsson ym. (2007) How to organize and facilitate knowledge transfer by introducing a technical... s. 1 6 Soveltaen Suomen Rakennuttajaliitto (1988) Palautteen hyödyntäminen talonrakentamisessa, s. 26

Tutkimuksen kohteena ovat tiedon syntymisen ja hyödyntämisen prosessit. Ratkaisuja etsitään tyypillisesti siihen, miten rakennusyrityksen henkilöstö voidaan motivoida jakamaan tietojaan.

Osaaminen

ja kokemus Oppiminen

Tiedon syntyminen

Tiedon hyödyntämim Mitä tietoa?

Miten kerätään?

Missä säilytetään?

Miten levitetään?

Kuva 1. Hyödyllisen tiedon kulku rakennusprojektissa.

Tiedonkäytön ongelmana rakennustyömaalla on myös se, että projektihenkilöt eivät tiedä tarvittavien ja työtä helpottavien tietojen olemassaolosta (Kuva 2). (a) Henkilöt tiedostavat useimpien projektitietojen tarpeet ja selvittävät sitten niiden saatavuuden, (h) On myös tietoja, joita henkilöt eivät edes tiedosta tarvitsevansa. Näitä tietoja voi löytyä samankin projektin ympäristöstä. Lisäksi on hyödyllisiä tietoja, joiden tarvetta ei tiedosteta ja joita ei löydy projektiympäristöstä. Tätä puuttuvaa tietoa ei saada tai löydetä, koska sitä ei edes osata etsiä. Joskus tietojen tarve tunnistetaan vasta jälkeenpäin.

Tiedostettu Tiedostamaton tietotarve tietotarve

Projektiympäristössä löytyvää tietoa

Proj ektiympäristöstä puuttuvaa tietoa

Kuva 2. Projektitietojen tarve ja saatavuus,7

1.3 Tutkimuksen tavoitteet ja rajaus

Tutkimuksen tavoitteena on (a) määrittää millainen tieto on hyödyllistä ja siirtämisen arvoista tietoa rakennusyritysten kannalta ja (b) laatia menettelyohje siitä, miten hyödyllistä tietoa siirretään projekteista muihin esimerkiksi tehokkaiksi todettavien käytäntöjen avulla erityisesti NCC:n organisaation tapauksessa.

Tutkimus kohdistetaan vain talonrakennusprojektien tuotantovaiheissa työmailla hyödynnettäviin prosessitietoihin ja tehtävänohjauksen tietoihin. Tutkimuksessa määritetään sekä erotetaan toisistaan tieto ja informaatio. Tutkimuksessa käsitellään ensisijaisesti tietoa. Tutkimuksessa ei tarkastella lähemmin informaation hallintaa,

7 Huovinen, Pekka. Ohjauspalaveri 26.11.2007

virtauksia, tallennusmuotoja tai siirtämistapoja. Tutkimuksessa ei myöskään perehdytä tiedon luomiseen liittyvään innovointiin.

Hyödyllistä tietoa löytyy myös rakennusyritysten ulkopuolelta. Tässä tutkimuksessa perehdytään vain rakennusyrityksen sisäisten tietojen siirtämiseen ja hyödyntämiseen.

Esimerkiksi ulkopuolisten asiantuntijoiden tietojen hyödyntäminen ei kuulu tutkimus­

alueeseen.

Hyödyllisen tiedon kulkua tutkitaan käytännössä vain yhden toimitilakohteen työmaan avulla.

1.4 Tutkimusmenetelmät ja -aineisto

Tutkimus aloitettiin syyskuussa 2007. Tutkimus on luonteeltaan teoreettinen ja se perustuu pääosaksi kirjallisuuteen hyödyllisestä tiedosta ja sen käytöstä. Tutkija perehtyi aihealueeseen jo erikoistyössään TKK:n rakentamistalouden laboratoriossa.8 Kirjallisuudesta löytyi joukko muissa yrityksissä käytössä olevia menetelmiä tietojen siirtämiseen suuressa organisaatiossa. Tutkimuksessa arvioitiin näiden ratkaisujen osien ja toimintojen soveltuvuutta NCC:n tapauksessa.

Empiirisesti tutkittiin tiedonhallinnan järjestelmien ja lähteiden nykytilaa sekä näihin liittyviä ongelmia vain yhden rakennusyrityksen eli NCC:n organisaation puitteissa.

Lisäksi hyödyllisen tiedon tutkimusmenetelmänä käytettiin esimerkkityömaan projekti­

henkilöstön jäsenten haastatteluja. Esimerkki työmaa on NCC:n toimitilakohde.

Haastatteluissa kysyttiin henkilöiden kokemia tietotarpeita ja tiedon käyttötapoja rakennustyön aikana. Vastausten analysoinnin perusteella kyettiin tulkitsemaan, mikä on siirtämisen arvoista hyödyllistä tietoa.

Em. tulosten perusteella suunniteltiin NCC:lle soveltuva, tavoitteellinen kokonais­

ratkaisu hyödyllisen projektitiedon hallintaan ja alustava kehityspolku, jota pitkin kohdeyritys voi edetä kohti tehokasta tavoitetilaa. Ehdotettua kokonaisratkaisua testattiin vain sen kahdella osa-alueella.

1.5 Tutkimusraportin rakenne

Luvussa 2 tutkimuksen punainen lanka alkaa tiedon ja osaamisen määrittämisellä.

Tämän jälkeen käsitellään tiedonhallintaa ja sen vaiheita. Hyödyllinen tieto on määriteltävä ennen tiedon talteen ottamista. Lisäksi tarkastellaan oppimista yleensä sekä erityisesti rakennusprojektia, projektiyritystä ja projektioppimista. Lopuksi esitellään kirjallisuudesta löydettyjä saman ja muiden alojen yritysten tiedon siirtämisen menetelmiä.

Luvussa 3 raportoidaan kohderakennustyömaan toiminta, analysoidaan haastatteluja ja arvioidaan NCC:n nykyisiä tiedonhallinnan järjestelmiä. Luvussa 4 esitetään NCC:lle tavoitteellinen kokonaisratkaisu ja tavoitetila hyödyllisen tiedon hallinnasta sekä kehityspolku siitä, minkä vaiheiden kautta ja millaisten toimenpiteiden avulla yritys voi edetä kohti tavoitetilaa. Lopuksi esitetään kahden osatestin tulokset. Luvussa 5 esitetään yhteenveto, tehdään johtopäätöksiä ehdotetusta ratkaisusta, kritisoidaan tutkimuksen kulkua ja tuloksia sekä ehdotetaan jatkotoimenpiteitä NCC:lle ja myös laajemmin rakennusalalle.

Lönnström (2007) Solutions for managing knowledge and learning inside construction contractors...

2 PROJEKTIEN VÄLINEN OPPIMINEN KIRJALLISUU­

DESSA 2.1 Tieto

2.1.1 Data, informaatio ja tieto

Data (englanniksi ”data”) on raakoja tosiasioita, esimerkiksi numeroita tai kuvioita, joita esitetään mm. tilastollisissa raporteissa. Informaatio (”information”) on kuvailevaa dataa, jossa erillisten ainesten välille muodostuu yhteyksiä, tulkintoja ja merkitystä. Esimerkkinä informaatiosta ovat tilasto ja puhelinluettelo.9 Kun ihminen antaa informaatiolle tarkoituksen ja merkityksen sekä prosessoi sen osaksi omaa tiedollista struktuuriaan, informaatiosta tulee tietoa (”knowledge”).10 Tietoon liittyy totuudellisuuden vaatimus. Informaatioon ei tätä liitetä.11 Tietona pidetään myös todennäköisiä käsityksiä, eli varmuuden asteet vaihtelevat. Perusteltavuus erottaa tiedon luulosta. Erhe on perusteltu epätosi katsomus. Sanakirjoissakin lukee, että tieto on tosi käsitys asioista tai asioiden suhteista.12 Kun tieto erotetaan kontekstistaan, tieto muuttuu takaisin informaatioksi. Tieto on siis ihmisen oman prosessoinnin tulosta. Tieto on inhimillisesti käsiteltyä informaatiota. Tieto syntyy oppimisen kautta.

Kun tieto sekoitetaan kokemuksen kautta saatujen taitojen, perspektiivin, harkintakyvyn, odotusten ja menetelmien kanssa yhteen, niin tiedosta tulee henkilölle tietämys (”knowledge”).13 Ero tiedon ja tietämyksen välillä on hiuksenhieno (molemmat sanat ovat englanniksi ”knowledge”). Useimmat tekijät eivät erota näitä toisistaan. Tässä tutkimuksessa halutaan kuitenkin mainita tämä ero. Tietämys on tiedon prosessin korkeampi aste, ihmisen ymmärrys, joka on enemmän tietojen kokonaisuutta, esimerkiksi teorioita tai malleja mukaan lukien yleisesti hyväksytyt tosiasiat ja heuristinen tieto eli taitotieto. Kun tietoa on se, mitä joku tietää, niin taito on sitä, mitä joku osaa.14 15 Tässä tutkimuksessa tietoa käytetään kattamaan väljästi em. näkökohtia.

Ymmärrys, älykkyys ja viisaus ovat kaikki tietoon liittyviä ylemmän tason mentaalisia ilmiöitä, jotka ohjaavat tiedon käyttöä yksilöiden tasolla. Ymmärrys voidaan helpoiten tulkita samaksi kuin tietämys. Älykkyys on henkilön kyky ajatella, järkeillä, ymmärtää ja toimia. Organisaation sisällä kyky luoda ja hankkia tietoa sekä soveltaa sitä asianmukaisissa tilanteissa osoittaa älykkyyttä. Yläpuolelta löytyy vielä viisaus, joka merkitsee tietämisen laajinta ja vaativinta astetta, johon liittyvät myös arvojärjestelmä sekä intuitio.16 Organisaation tasolla älykkyys ja viisaus ovat hyvin vaikeasti hallittavia, esimerkiksi määrän ja laadun suhteen.

Datan, informaation, tiedon ja viisauden koostumukset sekä hierarkia on esitetty Kuvassa 3.

9 Holma ym. (1997) Näkymätön näkyväksi - tieto, osaaminen ja knowledge management, s. 9 10 Choo (2002) Information management for the intelligent organization, s. 257

11 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen — dynaamisen organisaation voimavara, s. 18 12 Tietosanakirja (1997) s. 868

13 Hari ym. (2005) A knowledge capture awareness tool, s. 534 14 Mayo ja Lank (1994) The power of learning, s. 50

15 Jaaksi (1997) Developing and implementing knowledge management solutions, s. 13; edelleen Wiig (1993)

16 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 20

+ Relevanssi Informaatio

Tarkoitus Merkitys + Sovellus

Tieto Numeroita

Kuvioita + Tekstiä

Data

+ Arvojärjestelmä Intuitio

Kokemus Viisaus

Kuva 3. Datan, informaation, tiedon ja viisauden koostumukset sekä hierarkia.

2.1.2 Tiedon muotoja

2.1.2.1 Hiljainen ja näkyvä tieto

Erä yleistynyt perusjako erottaa hiljaisen tiedon (”tacit”) ja näkyvän, täsmällisen tai eksplisiittisen tiedon (”explicit”). Tietoa jaetaan myös näkyvään ja epäsuoraan (”implicit”) tietoon.17 Hiljainen tieto vastaa pitkälle ei-kielellistä tietoa. Hiljainen tieto on henkilökohtaista ja vaikeasti ilmaistavissa olevaa tietoa esimerkkinä oivallukset, mikä tekee siitä vaikeasti kommunikoitavaa.18 19 20 21 22 23 24 Hiljainen tieto on juurtunut syvälle henkilön kokemuksiin, uskomuksiin ja havaintoihin. Kokemukset integroituvat henkilön maailmankuvaan niin syvälle, että hän pitää näitä itsestäänselvyyksinä. Hiljainen tieto esiintyy yleensä vain ihmisten päissä. Se perustuu kokemukseen ja intuitioon.19 20 Näkyvä tieto on lähempänä informaatiota (kuin hiljainen tieto). Näkyvä tieto merkitsee faktisia toteamuksia asioista. Näkyvää tietoa voidaan helposti ilmaista mm. sanoina ja numeroina, raakainformaationa, matemaattisina kaavoina, määritelminä ja käsikirjoina.

Siten se on myös helposti siirrettävissä ja levitettävissä organisaatiossa.21 22 23 Taulukko 1. Hiljainen ja näkyvä tieto24

Hiljainen (Tacit) Näkyvä (Explicit)

subjektiivista ja kokemusperäistä objektiivista ja rationaalista vaikeaa esittää sanoin ilmaistavissa sanoin

uskomuksia, mielikuvia,

ajatusrakennelmia ja näkemyksiä

teoreettista tietoa, ongelman­

ratkaisua, ohjekiijoja ja tietopaketteja

ammattitaitoa ja osaamista

vaikeasti siirrettävä siirrettävissä

taitoja, tottumuksia, arvoja faktoja, tapahtumia, viitekohteita

17 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, s. 1.4

18 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 21 19 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, s. 15.10

20 Koskinen ym. (2003) Tacit knowledge acquisition and sharing in a project work context, s. 282 21 Haapalainen (2007) Learning within projects, s. 33

22 Vartiainen ym. (2003) Proj ektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 21 23 Koskinen ym. (2003) Tacit knowledge acquisition and sharing in a project work context, s. 282

24 Nonaka ja Takeuchi (1995) The knowledge-creating company; Wiig (1993) s. 176; Brooking (1996) Intellectual capital, ss. 51-52

Jatkuva dialogi hiljaisen ja näkyvän tiedon kesken luo uusia ideoita ja käsitteitä, mikä esimerkiksi projektitoiminnassa on välttämätöntä tiedon ja osaamisen siirtymiseksi yksittäisen projektin sisällä ja projektien kesken.25

2.1.2.2 Tiedon viisi olemusta

Tiedon kompleksisuus ilmenee mm. tiedon viidessä olemuksessa:26 käsitteellistetty tieto (embrained knowledge)

toiminnallistettu tieto (embodied knowledge) kulttuurinen tieto (encultured knowledge)

ankkuroitu/syvään j uurtunut tieto (embedded knowledge) kooditettu tieto (encoded knowledge).

Käsitteellistetty tieto on faktoja, konsepteja, periaatteita ja yhteisiä uskomuksia.

Rakennusprojekteissa käsitteellistetty tieto löytyy esim. projektin etenemisprosesseissa:

miten saadaan erilaisia lupia, miten hoidetaan tarjousprosessi tai miten kirjoitetaan projektisuunnitelma. Toiminnallistettu tieto on know-how’ta, hiljaista tietoa ja yhteistyö- sekä viestintämenettelyjä. Rakennusprojektin osapuolet omistavat toiminnal- listettua tietoa, esimerkiksi arkkitehdillä on know-how’ta talon suunnittelusta. Myös osapuolten ongelmanratkaisumenetelmät edustavat tätä tietoa. Kulttuurinen tieto on käyttäytymismalleja, arvoja, tavoitteita ja ideologioita. Myös rakennusalalla on kulttuurista tietoa jokaisessa projektissa. Tämä tieto ei ole syntynyt yön yli, vaan muodostunut vuosikymmenien tai jopa vuosisatojen aikana. Kulttuurinen tieto on projektin jokaisen toimenpiteen perustana. Se ohjeistaa osapuolia käyttäytymään ja toimimaan ”oikealla” tavalla. Henkilölle, jolla ei ole alan koulutusta tai kokemusta, voi olla hyvin vaikeaa ymmärtää kulttuurista tietoa ja menettelytapoja. Kulttuurisen tiedon muuttaminen voi olla rakennusalalla erittäin vaikeaa, koska monet ammattilaiset ovat sitä mieltä että ”näin on aina tehty, ja näin tullaan aina tekemään”.27

Ankkuroitu tai syvään juurtunut tieto on tuotteita, prototyyppejä, prosessi- teknologiaa, rooleja, rutiineja ja rituaaleja. Rakennusprojekteissa on esimerkiksi tärkeää, että jokaisella on rooli ja hän on siitä myös tietoinen.28 29 Kooditettu tieto on tyypillisesti nettisivuja, tietokantoja ja manuaaleja. Kooditettu tieto on yleensä kirjoitetussa muodossa. Rakennusprojekteissa esimerkiksi piirustukset ja muut dokumentit sekä ohjeet kuten Rakennustietokortisto ovat kooditettua tietoa.

Viisi tietotyyppiä ovat hiljaista ja/tai näkyvää tietoa. Kooditettu tieto on näkyvää tietoa, jota jaetaan helposti. Ankkuroitu tieto on osaksi näkyvää tietoa (esim. tuotteet) ja osaksi hiljaista tietoa (esim. roolit). Kulttuurinen ja toiminnallistettu tieto ovat tyypillisesti hiljaista tietoa, koska ihmisillä on omat arvonsa, käyttäytymismallinsa ja know- how’nsa. Sen sijaan esimerkiksi tavoitteet ja säännöt voidaan helposti ilmaista näkyvänä tietona. Käsitteellistettyä tietoa voidaan pitää hiljaisena tietona, jota on muutettu näkyväksi tiedoksi, mutta ”näkyvyysaste” riippuu henkilön kognitiivisista ja käsitteellisistä taidoista.30

25 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 21 26 Järvinen ym. (2002) Oppiminen työssä ja työyhteisössä, ss. 135-143

27 Haapalainen (2007) Learning within projects, s. 35 28 Sama s. 36

29 Sama s. 36

30 Järvinen ym. (2002) Oppiminen työssä ja työyhteisössä, s. 136

2.2 Taito, kompetenssi ja osaaminen

2.2.1 Yksilön taito ja kompetenssi

Kun henkilö suorittaa tiettyä tehtävää, hän tarvitsee siihen kompetenssin tai kyvyn.

Joukko henkilökohtaisia ominaisuuksia, kuten stressin sietokyky, liittyy tähän kompetenssiin. Hiljainen tieto on osa kompetenssia, mutta tieto on vain spesifisiä käsityksiä tietystä aiheesta. Esimerkiksi projektitiimin yksilön kompetenssi voidaan jakaa kolmeen osaan (Kuva 4).

Ihmisten käyttäytymiseen liittyy kykyjä ja valmiuksia, joita kutsutaan osaamiseksi tai taidoiksi. Ne ovat oppimisen tulosta ja kokemuksen kautta muodostuneita. Taitoa voidaan pitää tiedon esiasteena. Taitotieto eroaa taidosta ja osaamisesta siinä, että se on ilmaistavissa lauseina, jotka koskevat jonkin taidon harjoituksen tehokkainta tapaa.

Taitotieto liittyy menettelytapoihin. Sen sijaan kuvaileva, arvioiva tai selittävä tieto tulee esille, kun projektissa yhdessä pohditaan ja arvioidaan tietyn teknisen ratkaisun onnistumista tai projektin etenemistä koskevaa kysymystä.31

Tilanne

Henkilökohtaisia Näkyvää tietoa ominaisuuksia

- stressin sietokykynne...

- ohjekirjoja, jne,

Tilanne Henkilökohtainen

kompetenssi

*

Tehtävä projektissa

Tilanne

Ympäristö Kuva 4. Henkilökohtainen kompetenssi projektissa32 33 34 2.2.2 Osaaminen

Osaaminen on tässä yhdistelmä tietämystä, taitoja ja kykyjä, joita henkilö käyttää tiettyä tehtävää suorittaessaan. Osaaminen tai taito ei edellytä kykyä ymmärtää tai kielellisesti kuvata kyseistä toimintaa tai sen sääntöjä. Tämä kuvaus on hyvin samankaltainen kuin hiljaisen tiedon kuvaus.33 34

Ammatillinen osaaminen sisältää ammattia koskevat tiedot ja taidot, jotka rakentuvat ihmisen fyysiselle, psyykkiselle ja sosiaaliselle perustoimintakyvylle. Ammatillinen osaaminen ei ole kuitenkaan vielä sama asia kuin työkyky. Työkykyyn vaikuttavat ammatillisen osaamisen lisäksi toimintaympäristöjä yksilön motivaatio (Kuva 5).35

31 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, ss. 19-20 32 Koskinen ym. (2003) Tacit knowledge acquisition and sharing in a project work context, s. 282 33 Hannula ym. (2003) Osaamisen ja tietämyksen hallinta suomalaisissa suuryrityksissä, s. 5 34 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, ss. 17-20 35 Hätönen (1998) Osaava henkilöstö, ss. 65-68

Toiminta­

ympäristö

Työkyky ja Oppiminen Motivaatio

Kuva 5. Työkyky ja oppiminen.36

Praktiseen osaamiseen liittyy hiljaista tietoa, mm. toiminnallista ja eettistä tietoa, jonka varassa kyetään toimimaan ammatillisissa tilanteissa, joihin liittyy ennustamattomuutta ja arvokonflikteja. Praktista koostumusta ei ole pystytty täysin käsitteellistämään. Sen varassa käytännössä hallitaan monimutkaisia työtilanteita ja jäsennetään ongelmia. Jotta osaamista voidaan siirtää ja omaksua, vähintään osa siitä on

saatava kielelliseen tai muiden merkkien muotoon.36 37

Organisaation inhimillinen pääoma koostuu mm. organisaatiossa olevasta osaamisesta.

Henkilöstön osaaminen, sen kehittäminen sekä hiljaisen tiedon ja kokemuksen hyödyntäminen ovat avaintekijöitä strategiassa ja toiminnan kehittämisessä yrityksen kilpailukyvyn säilyttämiseksi.38 39 40 Osaamisen ja tiedon siirtäminen ovatkin edellytyksiä organisaation oppimiselle.

2.3 Tiedonhallinta

2.3.1 Tiedonhallinnan määrittely

Tiedon tehokas hallinta on edellytys yrityksen edistymiselle, kilpailukyvylle ja eloonjäämiselle erityisesti projektiliiketoiminnallisilla teollisuuden aloilla kuten rakennusalalla. 39 40 Tiedonhallinta on kehittyvä alue eli se on määritelty monella tavoin kirjallisuudessa:

Tiedonhallinta on tiedon, osaamisen ja taidon viisasta ja taitavaa huolenpitoa, hallinnointia ja tavoitteellista j ohtamista.41

Tiedonhallinta on prosessi, jossa kehitetään arvoa perustuen organisaation aineettomiin resursseihin.42

Tiedonhallinta luo organisaatiolle arvoa perustuen tiedon tunnistamiseen, luomiseen, organisointiin, jakamiseen ja käyttöön.43

Tiedonhallintaprosessissa otetaan talteen yrityksen kollektiivinen asiantuntemus - tietokannoissa, dokumenteissa tai ihmisten päissä - ja jaetaan tätä sinne missä se voi auttaa tuottamaan eniten voittoa.44

36 Soveltaen Hätönen (1998) Osaava henkilöstö, s. 65

37 Holma ym. (1997) Näkymätön näkyväksi - tieto, osaaminen ja knowledge management, ss. 17-19 38 Lankinen ym. (2004) Kehitä osaamista - hyödynnä kokemusta, s. 33

39 Preece ym. (2003) Construction business development — Meeting new challenges... s. 154 40 Kivrak ja Arslan (2006) Conceptual framework for capturing tacit knowledge... s. 271 41 Holma ym. (1997) Näkymätön näkyväksi - tieto, osaaminen ja knowledge management, s. 28 42 Haapalainen (2007) Learning within projects, s. 37; edelleen Liebowitz (1999)

43 Wong ja Aspinwall (2004) Knowledge and process management, vol. 11. n:o 2, s. 93 44 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, ss. 1-6

Tiedonhallinta on sitä, kun saadaan oikea tieto oikeille henkilöille oikeaan aikaan, niin että he voivat sen perusteella tehdä parhaimmat mahdolliset päätökset.45

Tiedonhallinta on toiminnan organisointia ja parantamista niin, että toimintojen laatu maksimoituu tiedon käytön avulla.46

Tiedonhallinta luo arvoa soveltamalla systemaattisia lähestymistapoja tiedon löytämiseen, ymmärtämiseen ja käyttöön.47

Tiedonhallinta opettaa meitä oppimaan toisiltamme ja jakamaan tietoa, jolloin ei tarvitse ’keksiä pyörää uudelleen’.48

Tiedonhallinta projekteissa on yksi projektiyrityksen menestymisen perustekijöistä.

Yksittäisen projektin tiedonhallinnassa korostuu syntyvän tiedon koonti ja levitys projektin jäsenten kesken. Projektiyrityksen ja monen projektin tasolla huomio on projektitietojen siirtymisen varmistamisessa. Projektitason tieto ja organisaatiotason tieto rikastavat jatkuvassa vuorovaikutuksessa toisiaan.49 Projektin rakennusvaiheessa systemaattisen tiedonhallinnan avulla kerätään ja jaetaan kokemuksia sekä tietoa tehokkaasti.50

2.3.2 Tiedonhallinnan vaiheet

Tiedonhallinnan prosessiin sisältyy monta vaihetta kuten tiedon luominen, tunnistus ja hankinta, talteenotto, keruu ja varastointi, jalostus ja organisointi, siirtäminen, jakelu tai levitys sekä soveltaminen ja käyttö (Kuva 6).51

Käytä Luo ^ Tunnista Иф Sovella Jaa/Levitä

Kerää Organisoi Kuva 6. Tiedon hallinnan ja siirron vaiheet.52 * 54

Rakennusyrityksessä projektien välinen tiedonhallinta voidaan nähdä syklinä, joka voi alkaa uudelleen syklin ensimmäisestä vaiheesta. Sykli voidaan jakaa esimerkiksi neljään vaiheeseen eli tiedon tuottamiseen, talteenottoon, jakeluun siirtoon tai levitykseen sekä hyödyntämiseen (Taulukko 2).53 54 Näitä vaiheita käsitellään jatkossa tarkemmin kohdissa 2.3.5 - 2.3.8.

45 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, ss. 1-6 46 Anttila (2002) http://koti.welho.com/janttil4/Index.html, 10.2.2002

47 Liebowitz (1999) Knowledge management handbook, ss. 1-6; edelleen O’Dell ja Grayson (1998) 48 Liebowitz (2001) Knowledge Management - Learning from knowledge engineering, preface 49 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 36 50 Lin ym. (2005a) Construction animation-based ... ja Lin ym. (2005b) Towards web-based ...

51 Wong ja Aspinwall (2004) Knowledge management implementation frameworks ...

52 O’Dell ja Grayson (1998) If only we knew what we know, s. 7

Ribeiro ja Bettiol (2006) Can shared knowledge bases support knowledge management... s. 7 54 Vartiainen ym. (2003) Proj ektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, ss. 37-38

Taulukko 2. Tiedonhallinnan sykli.

(1) Tiedon tuottaminen (tunnistus, löytäminen tai luominen)

(3) Tiedon jakelu, siirto tai levitys

Tarkoittaa olemassa olevan tiedon jäijestelmällistä keruuta projektiin osallistuvan organisaation sisällä ja ulkopuolella, tiedon yhdistämistä ja jalostamista sekä uuden tiedon luomista.

Edellyttää oikean tiedon ja sen tarkoituksenmukai­

simman esitystavan valintaa oikeaan tarpeeseen.

Eli tunnetaan tiedon kuluttajat ja heidän tieto- tarpeensa eri tilanteissa.

(2) Tiedon talteenotto (varastointi) (4) Tiedon hyödyntäminen

Tarkoittaa hyödyllisten tietojen tunnistusta sekä projektissa syntyneiden tietovarantojen seulomista, jäljestämistä ja ylläpitoa.

Tarkoittaa projektissa tuotettujen, hallittujen ja välitettyjen tietojen sisällyttämistä päätöksiin, toimintatapoihin, tuotteisiin ja palveluihin.

2.3.3 Tiedon luomisen sykli

Nonakaja Takeuchi55 kuvaavat tiedon luomisen neliosaisessa mallissaan, miten hiljaista tietoa voidaan jakaa eri tavoin, miten se muuntuu näkyväksi tiedoksi ja miten se palautuu hiljaiseksi tiedoksi (Kuva 7 ja Kuva 8). Jokaisessa muunnoksessa hiljainen ja näkyvä tieto kasvavat laadullisesti ja määrällisesti spiraalin tapaan. Sykli sisältää vain yhden kierroksen tietyn tiedon luomiseksi. Sen jälkeen tämä tieto alkaa kehittyä edelleen.

>• toisen yksilön hiljainen

yksilön hiljainen KESKUSTELU

Sosialisaatio Ilmaiseminen

ryhmän näkyvä yksilön

hiljainen

KENTÄN MUODOS­

TAMINEN

VERKOTTU- MINEN Yhdistäminen V

Sisäistäminen'

yksilön

hiljainen ryhmän

näkyvä

i = yksilö g = ryhmä o = organisaatio organisaation

näkyvä

organisaation TEKEMÄLLÄ näkyvä OPPIMINEN

Kuva 7. Tiedon luomisen prosessi.56

55 Nonaka ja Takeuchi (1995) The knowledge-creating company; Seini (2003) Ehdotustoiminta rakennusyrityksessä, s. 26; Nieminen (2005) Toimintamalli osaamisen kehittämisen... s. 27

56 Sama ss. 62-73

Tieto-opin

dimensio Yhdistäminen Ilmaiseminen

NÄKYVÄ

HILJAINEN

Sosialisaatio

Sisäistäminen

> Ontologinen dimensio Yksilö Ryhmä Organisaatio Organisaatioiden

väliset

Kuva 8. Organisaation tiedon luomisen spiraali.51

Tekijät käyttävät nimitystä SECI -malli (englanninkielisten termien mukaan).

Sosialisaatiossa (”sosialization”) hiljaisesta tiedosta tulee hiljaista tietoa jaettujen kokemusten kautta. Ihmiset jakavat kokemuksiaan ja oppivat toisiltaan ilman kommunikointia tarkkailemalla, matkimalla ja harjoittelemalla. Tietojen ja taitojen lisäksi opitaan alan toimintatapoja, malleja, normeja, kulttuuria ja arvoja. Yksilö tarkentaa ja korjaa nykyisiä käsitteitään ja muodostaa usein uusiakin käsitteitä sosialisaation aikana. Organisaation tiedon luomisen perustana on ihmisten hiljainen tieto. Tämä hiljainen tieto ei ole helposti siirrettävissä, koska sitä hankitaan pääsääntöisesti kokemuksen kautta ja sitä ei ole helppoa ilmaista sanoin. Siksi hiljaisen tiedon levitys ihmisten kesken on kriittinen vaihe organisaation tiedon luomisessa.

Levitystä vaikeuttavat ihmisten erilaiset taustat, perspektiivit ja motivaatiot.

Luottamuksen saavuttamiseksi on kyettävä jakamaan yksilöiden tunteet, mielialat ja mentaaliset mallit.

Ilmaisemisessa tai artikulaatiossa (”extemalization”) hiljainen tieto muuttuu näkyväksi tiedoksi keskustelun kautta. Vain näkyväksi muuntuvaa tietoa on mahdollista jakaa.

Äänetön tieto artikuloidaan ja muutetaan sanoiksi täsmällisin käsittein. Apuna voidaan käyttää esimerkiksi metaforia, hypoteeseja, malleja tai analogioita. Mielikuvan olemus ilmaistaan lähinnä kielen avulla. Metaforat luovat kokemuksesta uuden tulkinnan haastamalla kuulijan näkemään asioita toisen silmin, kehittävät uusia tapoja kokea todellisuutta ja luovat esimerkiksi eri alojen erikoistuneille edustajille yhteisen tason tai maailman, jossa he voivat ymmärretysti käsitellä erilaisia asioita yhdessä. Ilmaisut eivät yleensä vastaa tarkoitustaan kovin täsmällisesti, ne ovat epäjohdonmukaisia ja riittämättömiä. Mielikuvien ja ilmaisujen väliset kuilut kuitenkin edistävät reflektiota ja ihmisten vuorovaikutusta.

Yhdistämisessä tai kombinaatiossa (”combination”) ilmaistu, eksplisiittinen tieto muuntuu monimutkaisemmaksi ja systemaattisemmaksi näkyväksi tiedoksi. Olemassa olevaa, sisäistä tai ulkoista tietoa yhdistellään, muokataan, käsitellään ja siten muodostetaan uutta tietoa. Uusi tieto levitetään organisaatiossa. Ilmaisuvaiheen tuloksia yhdistetään olemassa olevaan tietoon ja luodaan näin yritystason yhteistä, näkyvää 57

57 Nonaka ja Takeuchi (1995) The knowledge-creating company, s. 73

tietoa kuten järjestelmiä, työkaluja, toimintasääntöjä ja opasteita. Usein tietoon liittyy tässä vaiheessa tietojätjestelmä, jonka avulla tietoa hallitaan yhteistä käyttöä varten.

Sisäistämisessä (”internalization”) näkyvää tietoa jaetaan organisaatiossa, jolloin hiljaista tietoa muodostuu yksilöille ymmärryksen kautta. Sisäistäminen on lähellä tekemällä oppimista, koska teoriaa siirretään käytäntöön. Yksilö ottaa edellisen prosessin tuottamat tiedot käyttöönsä omassa työssään. Kun työntekijä lukee uuden koneen manuaalia, hänen on sisäistettävä näkyvä tieto, jotta hän osaa käyttää konetta.

Tämä voi synnyttää uuden tiedon luomisen spiraalin (ks. spiraali keskellä Kuvaa 7), kun tietoa jaetaan muiden kanssa sosialisaation kautta. Sama prosessi käynnistyy siis uudelleen, jokaisella kerralla edellistä kehittyneemmästä lähtökohdasta.

2.3.4 Hyödyllinen tieto

2.3.4.1 Hyödyllisen tiedon määrittely

Organisaatioiden tulisi määrittää mahdollisimman yksiselitteisesti, mitä tietoa halutaan ottaa talteen ja jakaa organisaation sisällä. Tiedon luonne ja sisältö vaikuttavat mahdollisuuksiin ja tapoihin siirtää sekä jakaa tätä tietoa. Tässä hyödylliseksi määritetään tieto, jonka tietämisestä ja käytöstä syntyy eniten hyötyä tai joka todetaan riittävän hyödylliseksi siirtää projektista toiseen. Tarkoituksena on karsia tietoja, joista ei saa merkittävää hyötyä, ja keskittyä eniten arvoa tuottavaan tietoon.

Hyödyllisen tiedon tulee olla muodoltaan käyttökelpoinen ja kaikkien saatavissa.58 Mistä käytännön tiedoista on kyse, selviää luvussa 4.3.

2.3.4.2 Merkityksellinen tieto

Projektitoiminnan monipuolisuus tuottaa paljon monimuotoista, rikasta tietoa, jota ei kaikilta osin tarvita projektissa menestymisen kannalta. Sen sijaan kriittinen tai merkityksellinen tieto kannattaa määritellä monesta näkökulmasta. Ongelmana on se, että ei voida varmasti tietää, mistä nämä ”kultajyvät” löytyvät. Tietolähteitä ovat julkaistut ja julkaisemattomat dokumentit, joihin tietoa on tallennettu.59 Organisaati­

oissa tulisi hyödyntää laajasti mm.:60

käyttöohjeita menetelmistä, työvaiheista ja prosesseista (suurissa yrityksissä keksitään usein uudelleen ohjeita, koska ei tiedetä niiden olemassaoloa tai ne ovat kadonneet)

tapausmuistioita sovelluksista ja ongelmanratkaisuista myös ennakkotapauksina (monet ongelmat eivät ole uusia, vaan ne toistuvat)

rekisteriä projekteista yhteenvetoja projekteista

rekisteriä organisaation sisällä tai ulkopuolella olevista ihmisistä, jotka ovat olleet tietyissä tilanteissa ja hallitsevat tietoa niistä tai he tuntevat oikeat ihmiset liittyen näihin (he tuntevat myös taustan siihen, miksi on toimittu tietyllä tavalla ja syy-seurausketjun)

informaatiota ja dataa liittyen tiettyihin toimintaympäristöihin, kilpailuihin, organisaatioihin ja viitemateriaaliin

’jatkuva parannus’ -aloitteita ja tuloksellisia kokemuksia

58 Hagman (2002) Projektarbete i lärande organisationer, s. 198

59 Suomen Rakennuttajaliitto (1988) Palautteen hyödyntäminen talonrakentamisessa, s. 23 60 Mayo ja Lank (1994) The power of learning, ss. 70-71

tuloksia vähintään organisaation omista tutkimuksista, raporteista, kokeiluista ja päätelmistä

yhteenvetoja mm. seminaareista, konferensseista ja teemapäivistä Gotta opitut asiat eivät jää vain osallistujien tietoon)

verkostoa tiedon hallintaan, sen taltiointiin j a j akeluun.

Vaikka organisaation kaikilla jäsenillä olisi kaikki tämä informaatio ja data käytössään, niin hyödyllisen tiedon olemassaolon ja saatavuuden ongelma on yleensä edelleen ratkaisematta. Eräs tapa on määritellä ja käyttää hyödyllinen kokemustieto projekteissa.61 Kokemustiedon hallinta voi sisältää projektien riskeihin, mahdollisuuk­

siin, onnistumisiin ja epäonnistumisiin liittyvän tiedon systemaattisen keruun, analysoinnin, priorisoinnin ja seurannan. Tavoitteena on saada kokemustieto käyttöön seuraavissa projekteissa. Eräs kokemustiedon jako seitsemään luokkaan ilmenee Taulukosta 3.

Taulukko 3. Kokemustiedon luokittelu projekteissa.62

Aikatauluun liittyvä tieto Projektiosapuoliin liittyvä tieto ja kokemukset - tiedot ajallisten tavoitteiden ja aikataulun

toteutumisesta verrattuna suunniteltuun sekä syyt mahdollisiin eroihin

- tiedot aikataulun takarajoista, vaiheistuksesta -jne.

- kokemukset ulkopuolisista toimijoista ja yhteistyöosapuolista kuten suunnittelijoista ja urakoitsijoista

- kokemukset projektipäällikkyydestä - viranomaisasioiden hoitoon liittyvät tiedot -jne.

Talouteen ja resursointiin liittyvä tieto Palaute, riskit ja kokemukset - tieto rahallisten tavoitteiden toteutumisesta, eli

kustannusten toteutuma verrattuna budjettiin sekä syyt mahdollisiin eroihin

- jälki-/päätöslaskelmat ja niiden hyödyntäminen - tiedot resursseista, mm. suunnittelutyönmäärä -jne.

- sisäiset ja asiakaspalautteet (-tyytyväisyydestä) - tiedot puutteista, virheistä ja kehittämiskohteista - tiedot onnistumisten ja epäonnistumisten syistä ja seurauksista

- tiedot riskien hallintatoimenpiteistä -jne.

Kulttuuri-/ympäristöolosuhteisiin liittyvä tieto Muut - tiedot kulttuuri-, maa- tai aluekohtaisista

piirteistä ja vaikutuksista projektiin - palvelujen saatavuus

- asiakaskunta ja siihen liittyvät riskit - tiedot luotettavista kumppaneista - paikallinen kustannusero -jne.

- tiedot teknisistä ratkaisuista

- tuotteiden laatuja siihen liittyvät ongelmat - tiedot laatupuutteista

- tiedot erilaisista ympäristöistä johtuvasta riskien vaihteluista

- pakkaukseen ja huolintaan liittyvä tieto

- työturvallisuuteen ja työturvallisuusratkaisuihin liittyvä tieto

- lopputuotteeseen liittyvää erikoiskäyttötietoa -jne.

Sopimuksiin liittyvät asiat ja muu juridiikka - tiedot juridisista ongelmista, sopimustekniikasta - tiedot viranomaispalautteesta

-jne.

Projektiorganisaatioissa syntyvää hyödyllistä kokemustietoa kannattaa tallentaa ja levittää. Menestystekijät ja riskit ovat avaintietoa.63 Käytännössä projektin aikana tulee esiin myös monia kokemuksia, joita ei voida pitää riskeinä tai menestymisen mahdollisuuksina. Nämä liittyvät projektien perustietoalueisiin kuten tekninen (mm.

erityisratkaisut valintaperusteluineen), organisatorinen ja menettelytapoihin liittyvä tieto. Hyväksi koettuja ratkaisuja voidaan käyttää seuraavissa projekteissa ja huonoksi osoittautuneita ratkaisuja osataan välttää.64 Tekninen tieto liittyy mm. työvälineisiin,

61 Peltonen ym. (2002) Riskien ja kokemustiedon hallinta toimitusprojekteissa 62 Sama ss. 40-41

63 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, s. 22 64 Peltonen ym. (2002) Riskien ja kokemustiedon hallinta toimitusprojekteissa, s. 68

osiin ja materiaaleihin. Organisatorinen tieto liittyy mm. tapoihin organisoida työt, jakaa tehtävät ja määritellä työroolit. Menettelytieto liittyy tapoihin toimia ja tehdä päätöksiä sekä miten ja millä tavalla suorittaa työvaiheita. Projektisuunnitelma, budjetti- luonnoksia, sopimuksia, muistioita, määrittelyjä, tilauspohjia, piirustuksia, osalistoja, katselmointiraportteja, fakseja ja sähköposteja koodataan systemaattisesti. Näin tieto on käytettävissä projektin hallintaan (ks 2.5.2).

2.3.4.3 Projektien menestystekijöitä

Myös projektikohtaisesti kannattaa määrittää, mitkä tekijät tuottavat menestystä.

Tyypillisiä projektin menestystekijöitä on koottu Taulukkoon 4.65 Projektipäällikkö voi vaikuttaa useimpiin tekijöihin. Toisaalta monet menestystekijät ovat projektitiimin yksittäisen jäsenen vaikutusalueen ulkopuolella. Toisaalta tuotantohenkilö voi vaikuttaa projektin tavoitteiden selkeyteen ja suunnitelmien yksityiskohtaisuuteen kysymällä sekä selvittämällä epäselvyyksiä. Projektitiimin valinta on projektipäällikön avaintehtäviä.

Kokoonpano määrittää teknologian hallinnan, kommunikointikyvyn, odottamattomien ongelmien ratkaisukyvyn ja ilmapiirin. Pätevä projektipäällikkö voi saada henkilöstönsä tekemään kotityöt ja omistautumaan. Hän vaikuttaa tiimin päätösvaltaan, projektin koettuun tärkeyteen sekä seurantaan ja palautteeseen. Projektipäällikön asian­

tuntemuksen osa-alueita ovat projektinhallinta, osa yleisjohtamisen tietoalueesta ja toimialan tekninen tieto.66

Taulukko 4. Projektin menestystekijöitä.

projektin tavoitteiden selkeys teknologian hallinta

ylimmän johdon tuki projektipäällikön kyvykkyys

asialle omistautuvat tiimit valta ja politikointi

asiakkaiden kuunteleminen projektin ulkoiset tekijät

henkilöstön valinta ja koulutus projektin koettu tärkeys

kommunikointi loppuasiakkaan hyväksyntä

seuranta ja palaute hyvä ilmapiiri

odottamattomien ongelmien ratkaisukyky tiimin valtuudet tehdä projektia koskevat päätökset aikataulun ja suunnitelmien yksityiskohtaisuus ’kotityöt’ on tehty (aikaisempien projektien

kokemusten hyödyntäminen)

Tutkimusten mukaan menestystekijöihin ja niihin liittyvän tiedonhallintaan ei kuitenkaan kiinnitetä riittävästi huomiota. Syitä tähän passiivisuuteen ovat:67

Tietämättömyys: ihmiset eivät tiedä, mitä tulee tehdä projektin toteuttamiseksi menestyksellisesti

Taitojen puute: ei tiedetä, miten suoritetaan avaintehtäviä

Prosessin puutteet: prosessi on puutteellinen tai väärin sovellettu Liikaa varmuutta: tiedetään vastaukset ja lisätietyötä ei tarvita Kurinalaisuuden puute: ihmisiä ei johdeta

Liian kiire: kiirettä käytetään perusteena ’rönsyjen’ karsintaan

Riittämättömät voimavarat: puuttuu rahaa ja ihmisiä saada työ tehdyksi.

65 Vartiainen ym. (2003) Projektiosaaminen - dynaamisen organisaation voimavara, ss. 23-29 66 Sama s. 33

67 Sama s. 31