4 NCC:N PROJEKTIEN VÄLISEN OPPIMISEN KOKONAISHALLINNAN MENETELMÄT
4.4 P rojektioppien ja tietojen siirron kokonaishallinta
NCC:lle ehdotetaan projektioppien ja tietojen siirron kokonaishallintaa perustuen yhdeksän soveltuvan menetelmän käyttöönottoon (Taulukko 13). Tämä sisäinen järjestelmä mahdollistaa henkilöstölle tiedon jakelun, etsinnän ja hyödyntämisen NCC:n
Suomen organisaatiossa. Seuraavassa kuvataan nämä menetelmät tarkemmin.
4.4.1 Tietokirjasto
NCC:n projektioppien ja tietojen siirron kokonaishallinta perustuu tietokirjastoon, jonka ympärille muut menetelmät ja osiot rakentuvat. Muut menetelmät syöttävät tietoja tietokirjastoon sekä hyödyntävät tätä tietoa tai levittävät tätä tietoa edelleen tiedontarvit- sijoille.
Tietokirjastoon sisällytetään ensisijaisesti metatietoa eli tietoa ja viittauksia edellä hyödyllisiksi ja siirrettäviksi määriteltyihin tietoihin (tietoluokkiin), joita säilytetään
myös tietokiij aston ulkopuolisissa tietokannoissa. Metatieto kuvaa mistä tai keneltä eri tietoja löytyy. Tietokiijasto yhdistää näin tiedonetsijät ja tiedonhakijat.
Nykyistä Projectia -järjestelmää käytetään lähtökohtana. Sen hakukone ja hakutoimin
not parannetaan sekä tiedot luokitellaan uudelleen viiteen luokkaan (Taulukko 14):
parhaat menetelmät, työturvallisuusratkaisut, osapuolirekisteri, projektirekisteri ja tiedonhakijat (kuka tietää mitä).
Taulukko 13. NCC. n projektioppien ja tiedonsiirron yhdeksän menetelmää.
Menetelmä NCC:n nykyinen ratkaisu,
jota kehitetään edelleen
Kirjallisuuslähteet (1) Tietokirjasto Projectia, MOSS, HanSu 2.3.6.1 Tietovarasto
2.7.1 Siemens ShareNet 2.7.4: KStool
2.7.6: Global Experience Center 2.7.7: Dokumenttikirjasto 2.7.9 Philips (osaamiset)
(2) Keskustelufoorumi MOSS 2.7.1 Siemens ShareNet
2.7.7: Keskustelufoorumi (3) Hallinta-ja ylläpitoryhmä
- Kysymys-Zpuhelinkeskus (Helpdesk)
2.7.1 Siemens
2.7.2:Tiedonhallintaryhmä 2.7.7: Tiedonhallintaryhmä 2.7.5: Kokemusmoottori 2.7.7: Puhelinkeskus (4) Tehtäväkortti (T ehtäväsuunnitelma) 2.7: Mikroartikkeli
2.7.6: Tietopaketti
3.5.10: Tietokortti tehtäviin
(5) Kannustinjärjestelmä 2.7.1 Siemens ShareNet
(6) Videotarina 2.4.7 Tarina
(7) llmoitusvahti 2.7.5 KMS
(8) Tietopaketteja lähettävä automaatti
(9) Työmaita kiertävä vanhempi työnjohtaja
(Yksikön laatuvastaava) 3.5.10: Kiertävä mestari
Parhaat menetelmät -luokka sisältää projekteissa opittuja, parhaita menetelmiä (mm.
seinälaatoitustyö, aikataulun laadinta ja korkeat nostot). Työturvallisuusratkaisut - luokka sisältää tämän osa-alueen parhaita ratkaisuja. Osapuolirekisteri -luokka sisältää tiedot jokaisesta NCC:n kanssa toimineesta aliurakoitsijasta, toimittajasta, suunnitteli- jasta, rakennuhajasta, arkkitehdistä ja viranomaisesta. Tässä osiossa voidaan hyödyntää nykyistä hankintajärjestelmää HanSu’a, mistä löytyy tämänkaltaista tietoa jo nykytilanteessa. Tämä tietoluokka on kaksijakoinen; toimittajat ja aliurakoitsijat ovat erikseen ja kaikki muut osapuolet erikseen. Tämä sen takia, että toimittajista ja aliurakoitsijoista saa tietoa suoraan, kun taas muista saa tietoa välikäden kautta.
Projektirekisteri -luokka on olemassa jo Projectia -järjestelmän muodossa. Lisätään hakuominaisuuksia, joiden avulla löytyy ratkaisuja tiettyyn tehtävään tai ongelmaan (esimerkiksi teräspaalutus-menetelmät ja -kokemukset NCC:n projekteissa).
Toteutusmenetelmät kiijataan projek-titietoihin. Tiedonhaltijat (kuka tietää mitä) - luokka sisältää mm. osaamiskartoituksen ja Populus -koulutusrekisterin tietoja. Uuden hakukoneen avulla etsitään ja löydetään esimerkiksi henkilöt, joilla on osaamista teräspaalujen käytöstä (hakusanalla ”teräspaalu”) samaan tapaan kuin nykyisessä MOSS-j ärj estelmässä.
Taulukko 14. Tietokirjaston tietoluokat ja hyödylliset tiedot.
Tietokategoria Hyödyllinen tieto Parhaat
menetelmät
- Tieto helpottaa tai tehostaa tietyn tehtävän tuotantoteknistä toteutustapaa - Parhaat rakennustekniset ratkaisut
- Parhaat menetelmät kuten seinälaatoitustyö ja aikataulun laadinta
Työturvallisuus-ratkaisut
- Parhaat työturvallisuusratkaisut
Osapuolirekisteri - Tiedot toimittajista ja aliurakoitsijoista sekä arkkitehdeistä, rakennuttajista, viranomaisista ja suunnittelijoista, joka edesauttaa valintoja ja yhteistyötä (mm. yhteystiedot, projektikokemukset; suorituskyky, käyttäytyminen, luotettavuus, erikoistaito tai -osaaminen sekä tuotelaatu)
Projekti rekisteri - Proj ektiyhteen vedot
- Osallistuneet henkilöt (yhteystiedot, vastuualue projektissa, toimen/ tehtävän nimi)
- Aikataulutiedot (suunniteltu, toteutunut, erot ja niiden syyt sekä hallinta) - Kustannustiedot (tavoitebudjetti, toteutuma, erot ja niiden syyt sekä niiden hallinta; loppu- ja jälkilaskelmat)
- Resurssitiedot (mm. suunnittelutyön määrä)
- Riskienhallinta (tunnistetut ja toteutuneet riskit, vaikutukset aikatauluun, kustannuksiin tai turvallisuuteen sekä vaikutusten torjunta)
- Onnistumiset ja niiden syyt
- Puutteet, virheet ja epäonnistumisten syyt sekä seuraukset ja niiden hallinta - Laatutiedot (tavoitteellinen ja toteutunut, erot ja niiden syyt sekä hallinta) - Sopimussuhteet (sopimukset, niiden täyttäminen, poikkeamat ja niiden syyt sekä hallinta)
- Tehokkaat käytännöt (mm. toimihenkilöiden tehokas ajankäyttö tai helpot ja nopeat toimintatavat)
Tiedonhakijat (kuka tietää)
- Henkilölistat
- CV:t ja erikoisosaamisalueet
- Projektit, vastuualueet, työnkuvaukset ja toimien/tehtävien nimet - Yhteystiedot
- Osaamiskartoituksen ja Populus-koulutusrekisterin tiedot
Tietoluokkien käyttökelpoisuuden testauksen tulokset esitetään kappaleessa 4.5.
Tiedonkeruuta helpottaa se, että se perustuu hyödyllisen tiedon ja parhaiden käytäntöjen indeksointiin, eli syötetään Projectiaan tai Tietokiijastoon vain tietojen metakuvaus (osasto, projekti, tietoluokka, hyödyllisen tiedon laji, ajankohta ja mahdollisen sähköisen liitetiedoston dokumenttityyppi). Jokainen tiedonetsijä voi sitten soveltaa Tietokiijaston kautta löytämänsä tiedonhakijan antamia tietoja omaan projektiin ja sen tilanteeseen.
4.4.2 Keskustelufoorumi
Keskustelufoorumin kautta NCC:n koko henkilöstö voi keskustella keskenään.
Keskustelufoorumi myös yhdistää ja yhtenäistää hajautetun organisaation. Henkilöt voivat vapaasti yhdessä keksiä ratkaisuja ongelmiin ja tietotarpeisiin. Foorumiin voidaan kirjoittaa kertomuksia omista projekteista, mitä on mennyt huonosti tai hyvin, mitä on keksitty jne. Edistäville keskustelijoille on mahdollista antaa jokin tunnustus tai vastine vaivannäöstä.
4.4.3 Ylläpitoryhmä
Ylläpitoryhmä vastaa ehdotetun projektioppien ja tietojen siirron kokonaishallinnasta sekä järjestelmien ja menetelmien ylläpidosta ja kehittämisestä. Ylläpitoryhmä jalostaa
ja editoi tietokirjaston tietoja sekä poistaa tarpeettomia tietoja. Siten tiedonetsijät saavat vain pienen lukumäärän aidosti hyödyllisiä vastauksia. Kaikista syötetyistä tiedoista jalostetaan parhaat käytännöt tiettyyn tehtävään (ml. esimerkkejä), jotka löytyvät Parhaat menetelmät -luokasta. Myös NCC:n Ruotsissa kehittämässä mallissa käyttäjät taltioivat tietoa järjestelmään ja ylläpitoryhmä tarkistaa tietojen hyödylli
syyden.232 Ryhmä analysoi myös missä laajuudessa ja tahdissa eri tietoja etsitään ja käytetään reaaliajassa. Tiedonetsijät arvioivat saamiaan tietoja asteikolla 0-5. Ryhmä vetää yhteen nämä arviot tietojen hyödyllisyydestä työtehtävissä ja poistaa hyödyttömät tiedot. Ylläpitoryhmän toiminnassa sovelletaan Siemens’in tiedonhallintaryhmän ominaisuuksia (kappale 2.7.1).
Lisäksi kysymyskeskus-ryhmän (”helpdesk”) käyttöönotto lisää tiedonetsimistä eri menetelmien avulla (vrt. 2.7.7 Bovis Lend Lease). Kysymyskeskukseen otetaan yhteys puhelimitse tai sähköpostitse. Kysymyskeskus etsii vastauksen tiedonetsijälle tietojärjestelmästä tai sisäisiltä tai ulkoisilta asiantuntijoilta. Ylläpitoryhmä luokittelee organisaatiossa löytyvää tietoa mm. erilaisista prosesseista myös usein kysyttävien kysymysten avulla.
4.4.4 Tehtäväkortti
Tehtäväkohtainen kortti sisältää kaikki yksittäiseen projektitehtävään ja sen hoitamiseen tarvittavat tiedot. Tehtäväkortti on lyhyempi kuin tehtäväsuunnitelma.
Tehtäväkortissa esitetään lyhyesti projektissa tarvittavat tiedot ko. tehtävää varten ml.
paras menetelmä tehtävän hoitoon. Ylläpito-/työryhmä valitsee ja kuvaa soveltuvat parhaat menetelmät tietokirj aston, keskustelufoorumin ja omien kokemusten perus
teella. Vastaavasti NCC voi täydentää RT-kortteja lisälehdillä parhaista toiminta
tavoista. Tehtäväkortit tallennetaan niiden valmistuttua Tietokirjastoon luokkaan Parhaat menetelmät. Metatietona niiden hyödyllisen tiedon tyyppi on luonnollisesti se työvaihe mihin tehtäväkortti liittyy. Esimerkiksi mattotöiden tehtäväkortin hyödyllisen tiedon tyyppi on ”Mattotyöt” ja tiedostomuoto pdf ja Tehtäväkortti. Metatiedot osastoja projekti jäävät tyhjiksi, mutta ajankohtaan laitetaan ajankohta milloin tehtäväkorttia on tallennettu Tietokirjastoon tai päivitetty viimeksi. Tehtäväkorttien käyttöönottoa käsitellään kappaleessa 4.7.
4.4.5 Tiedonkäyttäjien kannustinjärjestelmä
Kannustinjärjestelmä tarvitaan motivoimaan tiedonhakijoita jakamaan ja syöttämään hyödyllisiä tietojaan. Tähän tarjotaan foorumeita eri yksiköille ja eri tietoluokkia. Osaan aktiiviset käyttäjät voivat rekisteröityä. Jokaiseen projektiin nimetään projektiryhmän joukosta Tietovastaava, joka syöttää projektinsa tiedot Tietokirjastoon ja täyttää reaaliaikaisen kysymyslomakkeen. Tietovastaavan työnkuvaus perustuu Carrilloon esittämään Tietovastaavaan, ks. kappale 2.7.10. Koska Tietovastaava itse kuuluu projektin toteutusryhmään, hän saa myös tietoonsa sen, mitä opitaan projektin aikana.
Jo herra Sokrates (470-399 e.Kr.) oli kuitenkin tietoinen siitä, ettei ihminen itse voi tiedostaa kaikkea mitä itse tietää, toteamalla ”Viisain on hän, joka tietää mitä ei tiedä”.
Siksi autetaan tiedon tunnistamista ohjeistavien kysymyksien avulla. Tietokirjastoon voidaan syöttää myös liitteitä tai mainita kotisivuja, joilta löytyy enemmän tietoa.
Projektisuunnitelmassa esitetään pakolliset tiedonkeruuajankohdat. Tietovastaavan tehtävän testauksen tulokset esitetään kappaleessa 4.5.1.
232Larsson ym. (2007) How to organize and facilitate knowledge transfer by introducing ... s. 6
Aineettomia kannusteita tietojen jakamiseen ovat mm. tiedonsaanti vastineeksi tiedonjakelusta, yhteisön jäsenyys, ylpeys osaamisestaan, asiantuntijan asema ja tiedon- etsimisen ajan lyhentäminen. Jatkossa ehdotetaan harkittavaksi myös aineellisten vastineiden käyttöönottoa. Tiedonsyöttäjä voi saada tiedostaan vastineen suhteessa tiedon hyödyllisyyteen uuskäytössä. Vastineen voi saada myös tietojen arvioinnista esimerkiksi virtuaalisina pisteinä. Jos tieto on hyödyllinen, niin tiedonluovuttajakin saa
vastineen ja myönteistä palautetta kollegoiltaan.
4.4.6 Videodokumenttitarina
Ehdotetaan, että otetaan käyttöön myös videodokumentteja ja kuvallisia tarinoita valikoiduista NCC:n projekteista. Videodokumentin kesto on 20-30 minuuttia. Siinä esitetään hyödyllisiä ja siirrettäviä projektioppeja ja tietoja liikkuvilla kuvilla, kertomuksilla ja kalvotekstillä. NCC:n projekteista kuvataan kerättyä hyödyllistä tietoa, projektidokumentteja ja menetelmävideoita. Videodokumenttitarinat poltetaan CD:lle ja lähetetään NCC:n työmaille kerran kuukaudessa (tai harvemmin) katsottaviksi yhdessä esimerkiksi pidennetyllä kahvitauolla. Dokumenttia kuvataan projektin eri vaiheissa. Dokumenttitiedostoihin liitetään kontekstitietoa sisällöstä ja valmis tiedosto syötetään Tietovarastoon (aluksi Projectiaan), josta Videodokumenttitarinoita voidaan etsiä osuvilla hakusanoilla. Jos joku esimerkiksi haluaa tietoa korkean rakennuksen tavaranostoista, niin hakukone antaa vastaukseksi Panorama Towerin dokumentti.
Videodokumenttitarinoiden etuja on koottu Taulukkoon 15.
Taulukko 15. Videodokumenttitarinan käytön etuja.
Ihminen oppii parhaiten tari
noista. Tietoa kommunikoidaan tehokkaimmin uskottavalla kertomuksella, joka toimitetaan sulavuudella ja intohimolla.
Menetelmä sopii rakennuspro
jekteille, koska sen etenemistä ja vaiheita voidaan kuvata visuaa
lisesti erittäin hyvin.
Dokumenttien katselu on mielenkiintoista. Rakentamisesta kertovia dokumentteja katsellaan yhä enemmän kansainvälisesti (mm. Discovery Channel, YouTube).
Nuorekas videointiratkaisu sopii NCC:n nuorekkaaseen ja ajan
kohtaiseen imagoon.
Pieni ryhmä voi toteuttaa videon teon. Ryhmä voi koostua esim.
elokuva-alan opiskelijoista.
Menetelmä mahdollistaa tiedon jakelun, etsiminen ja käytön NCC:n koko organisaatiossa Suomessa.
Video siirtää näkyvää ja hiljaista tietoa. Hiljainen tieto välittyy tarinan muodossa ja näyttämällä toteutusta liikkuvilla kuvilla.
Esimerkiksi Ford’illa on todettu, että parhaidenkin käytäntöjen ymmärtäminen yleensä vaatii niiden näkemisen liikkuvissa kuvissa.
Suurin osa työmaiden henki
löistä ei harrasta "ylimääräistä"
lukemista. Tässä käytännön ihmisten tarvitsee lukea vain vähän (videon tekstejä).
Tietoa ei tarvitse etsiä, koska video tulee työmaille kaikkien katsottavaksi.
Esimerkiksi urheilussa on jo pitkään käytetty videoiden katsomista omista virheistä oppimiseen.
Videon käyttö mahdollistaa hyödyllisten tietojen esittämisen liikkuvilla kuvilla, valokuvilla tai kalvoteksteillä.
4.4.7 Ilmoitusvahti
Ilmoitusvahtiin (jäijestelmässä tai ylläpitoryhmässä) tiedonetsijät voivat jättää tietopyyntöjä tarvitsemistaan tiedoista. Ilmoitusvahti päivystää ja havaitsee hetken, kun haluttua tietoa ilmestyy järjestelmään, ja lähettää tiedonetsijälle tästä ilmoituksen.
Käytännössä ilmoitus voi perustua siihen, että joku on vastannut tietopyyntöön keskustelufoorumissa tai että haluttua tietoa on tallennettu tietokiijastoon jostain toisesta projektista. Ilmoitusvahdin käyttöönottoa käsitellään kappaleessa 4.7.
4.4.8 Tietopaketteja lähettävä automaatti
Ylläpitoryhmä laatii hyödyllisiä tietopaketteja ja taltioi ne Tietokiijastoon, josta tietopaketteja lähetetään automaattisesti jokaiselle projektitiimille ja sen jäsenille eri hetkinä, kun jäsenet tarvitsevat ja käyttävät tietopakettia vastaavia tietoja seuraavissa tehtävissään. Paketti sisältää myös lomakkeita ja asiakiijapohjia sekä nimet ko. tiedon
hakijoista, joilta etsijä voi kysyä lisätietoja. Esimerkiksi mattotöiden työnjohtajille lähetetään mattotyötietopaketti oikealla hetkellä, kun he tarvitsevat tietoa mm. parhaista menetelmistä käyttöönsä eli työsuunnittelun alkaessa. Hankintahenkilöt saavat ennen mattotyön urakoitsijan tai toimittajan hankinta oman pakettinsa (mm. taijous-Zsopimus- pohjat ja -ohjeet, urakoitsija-Ztoimittaj alistat ja materiaalivaatimukset). Myös projekti
päällikkö saa kopiot lähetetyistä tietopaketeista ja hän voi varmistaa, että jokainen tietopaketti saavuttaa sen tarvitsijat.233
4.4.9 Työmaita kiertävä vanhempi työnjohtaja
Joukko vanhempia työnjohtajia kiertää eläkkeellelähtöään edeltävinä vuosina NCC:n työmailla (esimerkiksi 3x1 viikkoZsaman työmaan eri vaiheissa) ja kertoo kokemus
tensa perusteella työnjohdolle, miten työmaiden osa-alueita hallitaan tehokkaasti.
Esimerkkityömaan vastaava työnjohtaja234 ehdotti tätä haastattelun aikana (hän arvioi kokeneiden työnjohtajien motivoituvan siirtämään kertynyttä osaamistaan muille).
Kiertävän työnjohdon tehtävä on vähän samankaltainen kuin NCC:n yksiköiden laatuvastaavat, jotka suorittavat auditoinnit työmailla. Heidän toimenkuvaan kuuluu tavallaan kerätä hyödyllistä tietoa työmailta ja jakaa sitä. Uuteen tehtävään soveltuva työnjohtaja vierailee kohdetyömailla ja seuraa vierestä, kun muut tekevät työtä, keskustelee työnjohdon kanssa, kysyy miten he toimivat eri tehtävissä. Kiertävä työnjohtaja esittää oman näkemyksensä ja neuvoja, miten työmaan johtamista ja tehokkuutta voidaan parantaa. Samalla hän antaa työnjohdolle myös myönteistä palautetta.