NCC-YHTIÖIDEN TIEDONHALLINNAN JÄRJESTELMÄT JA TYÖKALUT

3.2.1 Sisäinen viestintä

Viestintäosasto palvelee NCC-yhtiöitä Suomessa. Osasto vastaa mm. sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä ja markkinointiviestinnästä. Sisäisen tiedottamisen tarkoituksena on luoda me-henkeä ja nostaa motivaatiota syventämällä henkilöstön tietoa NCC:n päämääristä sekä selittämällä, mikä henkilöstön rooli on päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisessa. Johtajat ja esimiehet vastaavat suullisesta ja kirjallisesta tiedotuksesta, tiedonkulusta sekä aloitetoiminnasta yksiköissään.

NCC-konsemin sisäinen Starnet -verkkosivusto toimii työkaluna ja tietopankkina, josta uutiset ja muut sisäiset tiedot löytyvät reaaliaikaisina ja arkistoituina. Visuaalisesti verkkosivusto on melko nykyaikainen, mikä vaikuttaa henkilöstön kuvaan omasta yrityksestään. Lisäksi viestintä lähettää henkilöstölle sähköpostilla viikkotiedotteen, johon kerätään viikon uutiset ja ajankohtaiset asiat. Viikkotiedote näkyy myös työmaiden ilmoitustauluilla. Henkilöstölehti Tähdellinen ilmestyy 4 kertaa vuodessa.

Toimihenkilöille lehti jaetaan työpaikalla toimihenkilöille ja se postitetaan kotiin työntekijöille. Kotisivut www.ncc.fi ovat NCC:n näyteikkuna ulkoisille sidosryhmille.

3.2.2 Projectia -järjestelmä

Projectia -järjestelmä edesauttaa projektipäälliköitä ja -tiimien jäseniä toimimaan työtehtävissään NCC:n prosessien mukaan ja tuottamaan juuri oikeat prosessinmukaiset dokumentit oikeissa vaiheissa. Projektikiijastoihin taltioidaan kaikki projektit. Projekti- listasta ilmenevät mm. projektin nimi, asiakkaan nimi ja toimiala, sopimuksen tyyppi ja projektipäällikön nimi. Nämä tiedot syötetään uuden projektin perustamisen yhteydessä.

Projektikiijastot ovat prosessiympäristökohtaisia eli esimerkiksi urakointiprosessiympä- ristön projektikiijastoon taltioidaan urakointiprojektit. Luottamukselliseksi määritellyn projektin tietoihin on pääsy vain ko. työtilan jäsenillä. Pikahaun tarkoituksena on auttaa käyttäjää löytämään nopeasti ja helposti haluamansa dokumentit. Laajemmalla haulla etsitään dokumentteja ja dokumenttipohjia käyttäen hyväksi niihin liittyviä tietoja.

Lisäksi voidaan käyttää projektikirjaston projektihaku -toimintoa. Ilmoitustaulu - toiminnossa näkyvät kaikki käyttäjän projekteihin liittyvät ja henkilökohtaiset ilmoituk­

set. Projectian projektikohtaiset työkalut ilmenevät Taulukosta 12.

Taulukko 12. Projectian työkalut.

Projektin luonti ja hallinnointi Dokumentinhallinta (sisältäen prosessin esitäytetyt lomakkeet)

Prosessiin perustuva navigointi ja vaiheisiin liittyvät ohjeet Prosessiin perustuva

arkistointikansiorakenne

Lomakkeisiin liittyvät työohjeet ja menettelyt

Projektin lomakkeet, dokumentit ja arkistokansiot listattuna prosessivaiheittain

Uusien lomakkeiden lisäys ja dokumenttien luonti lomakkeista

Dokumenttien kopiointi ja leikkaus prosessiympäristöstä, työtilasta tai vaiheesta toiseen

Dokumenttien ja kansioiden julkaiseminen asiakkaille/

kumppaneille Dokumentin kuittaus valmiiksi

ja automaattinen arkistointi

Projektin yhteystiedot Projektin ilmoitustaulu Projektin oman arkisto Hakutoiminnot

Jokaiselle projektille luodaan perustamisen yhteydessä valitun prosessiympäristön vaiheisiin perustuva rakenne. Projektin lomakkeet tallentuvat automaattisesti vaiheit­

tain. Lisäksi luodaan arkistokansiorakenne. Prosessivaiheiden alle voidaan luoda oma kansiorakenne esimerkiksi ulkopuolisille dokumenteille. Projekteilla on kolme tilaa:

aloitettu, valmis ja arkistoitu. Tietyn projektin lomakkeet ja dokumentit näkyvät kaikille käyttäjille intranetissä ja he voivat lukea dokumentteja sekä kopioida niitä projek­

teihinsa tai henkilökohtaiseen salkkuunsa. Vain projektiryhmän jäsenet voivat käyttää omien dokumenttiensa muokkaus- ja poistotoimintoja. Kumppanit näkevät vain heille erikseen julkaistut dokumentit. Jos projekti muutetaan pääkäyttäjän toimesta luottamuk­

selliseksi, dokumentaatio on vain jäsenten nähtävissä. Kun projekti päättyy, päällikkö muuttaa projektin tilan aloitetusta valmiiksi. Päättyneet projektit siirtyvät myöhemmin (2,5 vuoden kuluttua päättymisestä) arkistoon. Arkistoitu projekti näkyy edelleen kiijastolistoissa, mutta dokumentaatiota ei saada enää esiin Projectian kautta.

Projectia -järjestelmä palvelee enemmän dokumenttien hallintaa kuin tiedonhallintaa. Projectiasta löytyy valmiita tyhjiä dokumenttipohjia, esitäytettyjä dokumenttipohjia sekä valmiita dokumenttejä toisista projekteista. Kyseessä olevat dokumentit ovat lähinnä projektin projekti-, laatu-, kosteudenhallinta-, työturvallisuus-, jätehuolto-, ympäristö- ja aluesuunnitelma sekä riskianalyysi. Näitä samankaltaisia dokumenttipohjia on myös löydettävissä yrityksen yhdeltä yhteiseltä kovalevyltä (Z- levyltä), tosin ei yhtä tarkoituksenmukaisesti. NCC:n Projektidatapankista taas löytyy tietoa edeltävistä projekteista ja miten he ovat onnistuneet. Projektidatapankkiin

syötetään tietoa projektiryhmän yhteisvoimin jälkianalyysitilaisuuden yhteydessä.

Todellisuudessa näitä tietoja ei kuitenkaan hyödynnetä juuri ollenkaan.225

Henkilöstö ei luota Projectiaan, eivätkä he käytä sitä tehokkaasti. Sen sijaan otetaan mieluummin puhelimitse yhteys tuttuun henkilöön. Äkillisissäkään tiedontarpeissa ei etsitä tietoa Projectia -järjestelmästä johtuen sen heikosta hakukoneesta. Projectian koetaan myös täyttyneen liian monella dokumentti vaihtoehdolla ja turhilla tiedoilla.

Ruotsissa NCC:llä on myös ollut käytössä Erfa -tietopankkijärjestelmä. Sen heikkouksia ovat käytettävyys ja haun toimivuus. Johdon tuen puute on arvioitu pääsyyksi siihen, että Erfan käyttö ei ole yleistynyt. Myös Ruotsissa on huomattu, että rakennusalan avainhenkilöt yleensä luulevat tietävänsä itse parhaat ratkaisut ja he eivät siten pyydä apua.226

3.2.3 MOSS

NCC-konsemissa kehitetään Microsoft Sharepoint -perusteista MOSS -tietoteknistä järjestelmää. Ideana on wiki-kirjasto, johon jokainen henkilö voi lisätä dokumentteja, linkkejä ja muuta tietoa. Asiakirjakirjastossa käyttäjät muokkaavat helposti mitä tahansa sivua. Kirjasto kasvaa sitä mukaa, kun uusien sivujen linkkejä luodaan. Jos käyttäjä löytää linkin, jota vastaavaa sivua ei ole luotu, hän voi napsauttaa linkkiä ja luoda sivun.

Yritysympäristössä wiki-kirjasto on helppo tapa taltioida tietoja. Se vaatii vain vähän ylläpitoa. Sähköpostit, käytäväkeskustelut ja muistiinpanot voidaan koota wiki- kiijastoon aiheiden mukaan. MOSS’issa on myös keskustelufoorumi.

Yhteystietoluettelon avulla hallitaan tietoja sidosryhmistä (mm. asiakkaista) ja henki­

löistä, joiden kanssa oma ryhmä tekee yhteistyötä. Oman yhteystietoluettelon ja yhteensopivien yhteystieto-ohjelmien välillä voidaan vaihtaa tietoja. Web-sivujen yhteiskäyttöiset linkit luetteloidaan. Raporttiluettelon avulla mukautetaan kyselyjä sivuston sisältö ja rakenne -työkalun näkymissä. Tapahtumat -luettelon avulla julkaistaan tietoja kokouksista, määräajoista ja tapahtumista. Tehtäväluettelon avulla seurataan tietyn ryhmän vastuulla olevien tehtävien edistymistä. Omassa sivustossa yksittäiset henkilöt voivat kuvailla itseään ja auttaa muita löytämään itsensä sekä tietämään, mitä ko. henkilö tekee ja osaa. Jokainen voi listata tuntemansa henkilöt ja työtoverit sekä hyödyntää näin omaa verkostoaan. Valokuvat auttavat henkilöitä tunnistamaan toisensa helpommin kokouksissa ja tapahtumissa. Omaa sivustoa muokataan lisäämällä tai poistamalla web-osia. Hakutoiminnon avulla haetaan tiettyä tietoa tai henkilöitä. Tietohaussa voi määrittää hakunsa tarkasti. Henkilöitä haetaan nimen, osaston, tittelin tai osaamisen perusteella.

3.2.4 Hankintajärjestelmä (HanSu)

NCC:llä on otettu käyttöön melko uusi tietotekninen hankintajärjestelmä (HanSu), jolla tehostetaan hankintojen valmistelua ja ohjataan hankintojen suorittamista. Järjestelmällä yhtenäistetään NCC:n hankintatoimintaa ja kerätään hankintatoiminnot ja -tiedot samaan paikkaan. HanSu on otettu käyttöön koko yrityksen laajuudessa. Järjestelmän kehittämisessä oli haasteellista hankintatiedon hallinta ja hankintojen yleinen ohjaus.

HanSuun sisältyy kaikki rakennushankkeen hankintoihin liittyvät toiminnot kuten toimittajatietojen hallinta, nimirekisteri, projektihankinnat ja työmaiden suoraostot.

225 Koskinen (2008) Työmaan toimintasuunnitelmien tiedon saanti.

226 Larsson ym. (2007) How to organize and facilitate knowledge transfer by introducing a... s. 3

Hankintajärjestelmä sisältää hintatietoja tehtävien hankintojen kausisopimushinnoista sekä laatutietoa toimittajien laaduntuottokyvystä ja taloudellisesta tilasta. Lisäksi hankintajärjestelmä sisältää tietoja hankkeisiin tehtyjen hankintojen määristä ja kustannuksista. Eli tiedonetsijä saa mm. tietoa vanhoista kaupoista, joiden perusteella hän voi verrata toimittajien tarjouksia. Hansuun sisältyy myös toimittajarekisteri ja hintaseuranta -toiminto. Kaikki hankintatiedot ovat siis samassa järjestelmässä ja näitä voidaan hyödyntää uusia hankintoja tehdessä. HanSua käytetään yrityksen kumula­

tiivisena hankintamuistina.227 228