Perustehtävä-käsitettä käyttävän tutkimuskirjallisuuden (ks. Darting-ton 1998; Hyyppä 1983, 2000; Miller 1976; Rogers 1976; Vartiai-nen 2006) mukaan käsitteen (primary task) on ottanut käyttöön Rice.
Ensimmäisen kerran Rice määritti perustehtävän vuonna 1958 ”teh-täväksi, jonka hoitamista varten systeemi on luotu” (the task which it
is created to perform). Noin kymmenen vuotta myöhemmin, yhdessä Millerin kanssa (Miller & Rice 1967), Rice määritteli perustehtävän
”tehtäväksi, joka organisaation tulee hoitaa selviytyäkseen hengissä”
(the task organisation must perform if it is to survive). Kyseisten määri-telmien myötä perustehtävän käytön juuret paikantuvat osaksi avoi-men systeemin organisaatioteorioita sekä tavistockilaista tutkimuspe-rinnettä.
Merkitykseltään Ricen ja Millerin puoli vuosisataa vanhat määri-telmät liittävät perustehtävän organisaation ytimeen, toiminnan tar-koitukseen, suunnan hakemiseen toiminnalle sekä kysymyksiin ”miksi olemme olemassa?” ja ”mitä haluamme saavuttaa?” (ks. Dartington 1998; Hurme 1995). Määritelmät sisältävät myös oletuksen perus-tehtävän hoitamisen ja organisaation tuloksellisuuden välisestä yhte-ydestä. Kyseisen oletuksen mukaan organisaation menestyksekäs toi-minta edellyttää nimenomaan perustehtävän tavoittamista. Lisäksi määritelmiin liittyy ajatus rajojen asettamisesta eli kysymys siitä, mikä on hyväksyttyä ja mahdollista ja mikä taas vastaavasti ei. Perustehtä-vän luonnetta hahmotettaessa oleellista on, että määritelmissä perus-tehtävän tavoittaminen liittyy organisaation eri osa-alueista lähinnä viralliseen rakenteeseen, niin sanottuun tehtäväorientoituneeseen sys-teemin osaan (Task System). Organisaation epävirallinen ja tunteva osa (Sentient System) on rajattu perustehtävän ulkopuolelle. (Miller &
Rice1967; Silverman 1981, 116–118.)
Suomalaisessa tutkimuskirjallisuudessa Ricen määritelmään on vii-tannut muun muassa Hellström (2004) koulun kehittämishankkeen onnistumista tarkastelevassa tutkimuksessaan. Edellä esitetyistä paino-tuksista poikkeava ja tämän tutkimuksen näkökulmasta kiintoisa on Hellströmin (2004, 51) näkemys siitä, kuinka nimenomaan perusteh-tävä oikeuttaa työyhteisön olemaan olemassa.
Käyttötarkoituksensa osalta Ricen perustehtävämääritelmä on heuristinen. Perustehtävän avulla katsotaan olevan mahdollista tut-kia ja järjestää erilaisia organisaatiotoimintoja sekä rakentaa ja ver-tailla erilaisia organisaatiomalleja. Nimenomaan tähän kytkeytyy näke-mys, jonka mukaan perustehtävä olisi ollut tärkeä ensin konsulteille ja vasta sen jälkeen heidän asiakkailleen. (Dartington 1998, 1478–1479;
1486–1487, 1490; Miller & Rice 1967, 25–28; Rice 1958, 32.) Perustehtävä-käsite on yhdistetty konsultointiin myös suomalai-sessa tutkimuskirjallisuudessa. Muun muassa Vartiaisen (2006, 138) mukaan konsultin eettisiin periaatteisiin kuuluu varmistaa, että
kon-sultointiprojekti ei ole asiakkaan tai asiakkaan edustaman perusteh-tävän vastainen ja että konsultointi on perusteltavissa organisaation perustehtävästä käsin (ks. Hyyppä 2000).
Heuristisesta luonteestaan huolimatta perustehtävän olemassaoloa on perinteisesti pidetty itsestään selvänä: jokaisessa organisaatiossa yksi tehtävä asettuu ikään kuin automaattisesti muiden tehtävien yläpuo-lelle. Käytännössä perustehtävän hoitaminen edellyttää myös muiden tehtävien hoitamista. Nämä muut, niin sanotut täydentävät (ancillary) ja perustehtävään nähden toissijaiset tehtävät sekä määräävät että pal-velevat perustehtävän hoitamista. (Rice 1958, 32–33.)
Perustehtävän olemukseen liitetty itsestäänselvyys ei kuitenkaan tarkoita perustehtävän määrittämisen helppoutta. Tähän viittaa Rice (1958, 227–228) toteamalla, että perustehtävän määrittämiseen liitty-vät ongelmat voivat johtua organisaation tai sen sosiaalisten, poliittis-ten ja taloudellispoliittis-ten olosuhteiden kompleksisuudesta. Mitä suurempi ja kompleksisempi systeemi on, sitä enemmän siihen liittyy erilaisia normeja, järjestyksiä, intressitahoja ja vaihtuvia komponentteja. Kysei-set elementit lisäävät osaltaan mahdollisuutta epäonnistua yhtenäisen perustehtävän määrittämisessä.
Osin samaan viittaa Dartington (1998, 1478, 1491), joka kuvaa organisaation perustehtävää hankalasti tavoitettavaksi mutta samalla monessa suhteessa käyttökelpoiseksi, käsitteeksi ja osaksi systeemien tutkimista. Dartingtonin mukaan nimenomaan perustehtävä-käsit-teen tavoittamisen vaikeus on keskeinen osa sen käytettävyyttä. Perus-tehtävän määrittämiseen ja käytettävyyteen viitaten Hyyppä (2000, 128–129) muistuttaa mahdollisesta ”yli-määrittämisen” vaarasta. Jois-sakin tapauksissa perustehtävän määrittäminen voi alkaa kontrolloida toimintaa liikaa ja jopa estää perustehtävän toteutumista. Määrittämi-sen ja vapauden tasapainon löytäminen, mutta samalla organisaation sisäisen integraation ja yhtenäisyyden säilyttäminen, onkin yksi orga-nisaation kehittämisen keskeisistä haasteista.
Koska perustehtävä sijoittuu organisaatiossa ikään kuin muiden tehtävien yläpuolelle, sen luonteeseen on liitetty tietty pysyvyys. Kysy-mykseen, voiko perustehtävä lainkaan muuttua, on esitetty erilaisia vastauksia. Millerin ja Ricen (1967) mukaan perustehtävän muuttu-minen pitkällä aikavälillä on täysin mahdollista. Perustehtävän tois-tuva – vaikkakin vain tilapäinen – muuttuminen voi johtaa perusteh-tävän asteittaiseen, joko tietoiseen tai tiedostamattomaan, uudelleen
määrittämiseen (Miller & Rice 1967, 26–27). Sen sijaan Dartingto-nin (1998) mukaan tilapäisissä tehtävissä tai perustehtävän hoitamisen tavoissa tapahtuva tilanteen mukaan muuttuminen ei kuulu perusteh-tävän luonteeseen. Näissä tapauksissa kyse on lähinnä käsitteellisestä sekaannuksesta. Käsitteellisellä sekaannuksella Dartington viittaa sii-hen, että erilaisten organisaatioiden tehtävissä tapahtuvien muutosten myötä perustehtävä ja tilanteesta toiseen elävä välitön tehtävä (imme-diate task) sekoittuvat toisiinsa. Erona erilaisiin muuttuviin tehtäviin tulisikin korostaa läsnä olevan perustehtävän (immanent quality of pri-mary task) roolia. Perinteisesti perustehtävän ulkopuolelle on rajattu myös erilaisten valta-asemien, intressien ja organisaation omien etujen (kuten talouden) korostaminen. (Dartington 1998, 1478–1479.)
Edellä on hahmoteltu perustehtävä-käsitteen yleisiä lähtökohtia ja taustoja. Ajan myötä perustehtävä-käsitteen käyttö ja siihen liitettävät merkitykset ovat kuitenkin muuttuneet alkuperäisistä. Myös perusteh-tävän tarkastelun viitekehys vaikuttaa osaltaan siihen, mitä perustehtä-vällä kulloinkin ymmärretään. Kun perustehtävä sijoitetaan kehittämi-sen viitekehykseen, taustalla vaikuttava kehittämisnäkemys (ks. luku 1.4) on osa sitä todellisuutta, joka luo ja uusintaa perustehtävään lii-tettäviä merkityksiä.
Perustehtävä-käsite on nivottu läheisesti toiminnan tarkoituksen ja sitä kautta muun muassa organisaation strategioiden laatimisen perustaan. Tällöin perustehtävän rooli liittyy toivotunlaisen tulevai-suuden tekemiseen ja kohdistuu tulevaan. Erilaisten perustehtävälle rinnasteisten organisaation tarkoituksen kuvaajien käyttö on tyypil-listä nykyiselle työelämälle. yleisesti puhutaan muun muassa missiosta ja toiminta-ajatuksesta. (Ks. Kaplan & Norton 2004; Lumijärvi 2000;
Määttä 2000.) Perustehtävää, missiota ja toiminta-ajatusta ei kuiten-kaan nykyisin selkeästi eroteta toisistaan. Toisin on perinteisessä perus-tehtävänäkemyksessä. Perinteisen näkemyksen mukaan perustehtävä ei voi muuttua radikaalisti miksikään muuksi, mutta missiota voidaan päivittää ja tarkistaa. (Dartington 1998, 1486–1487; ks. Rice 1958;
vrt. Rogers 1976, 349–351.)
Perinteisen perustehtävänäkemyksen ja nykyisen perustehtävä-käsitteen käytön välillä on eroja myös ajan ja henkilöstön osallistu-misen suhteen. Näistä ensin mainittu liittyy siihen, mihin aikaulottu-vuuteen perustehtävä ensisijaisesti asemoidaan: menneeseen (eli teh-tävään, jota varten systeemi on luotu), nykyisyyteen vai
tulevaisuu-den visiointiin. Eroista jälkimmäisellä viitataan yhteisen perustehtä-vänäkemyksen määrittelyyn ja erityisesti henkilöstön määrittelypro-sessiin osallistumiseen. Henkilöstön roolin tarkasteleminen yhdistyy kysymyksiin, kuten kenen organisaatio koetaan olevan, kuka määrit-tää läsnä olevan perustehtävän ja kuka on asiakas (Dartington 1998, 1487–1489; ks. Bion 1979).
Perinteiselle perustehtävänäkemykselle on ominaista, että yhteinen perustehtävätulkinta on lähinnä seurausta siitä, että työntekijät hyväk-syvät ja sitoutuvat johdon näkemyksiin. Kyseisen näkemyksen mukaan organisaation tuloksellinen toiminta on vaarassa, mikäli organisaation johto syystä tai toisesta määrittää perustehtävän sopimattomalla tavalla tai mikäli organisaation jäsenet eivät hyväksy olemassa olevaa perusteh-tävämääritelmää. (Rice 1958, 33; ks. Miller & Rice 1967, 28.) Johdon roolin suhteen hieman väljempää näkemystä edustaa muun muassa Dartington (1998), jonka mukaan tulevaisuudessa organisaatioiden tehtäviä kyseenalaistetaan jatkuvasti, jolloin ei riitä, että vain johto on selvillä organisaation tehtävästä. Samalla myös perustehtävän tavoit-taminen voi olla yhä vaikeampaa.
Tämän päivän kehittämiselle tyypillinen perustehtävänäkemys korostaa henkilöstön osallistumisen merkitystä perustehtävän määrit-tämisessä. Tämä näkyy esimerkiksi kunnallisten palvelujen tulokselli-suusarviointia koskevassa suosituksessa ja sen taustalla vaikuttavassa tasapainotetussa mittaristossa (ks. luku 3.1.2). Mittaristossa henki-löstön rooli näkyy muun muassa eri toimijoiden (johdon, työnteki-jöiden, poliittisten päätöksentekijöiden ja palvelun käyttäjien) yhteis-työn sekä strategioiden ja mittareiden sovellettavuuden korostami-sena. Käytännössä strategioihin sitoutumisen katsotaan edellyttävän nimenomaan yhteistä näkemystä perustehtävän olemuksesta. (Niira-nen, Stenvall, Lumijärvi, Meklin & Varila 2005, 29–30; ks. Kaplan
& Norton 2002, 2004.)
Näkemys perustehtävä-käsitteen yhteisestä olemuksesta ei kuiten-kaan ole täysin yksiselitteinen. Käsitteen yhteisen olemuksen ja samalla koko perustehtävä-käsitteen käyttökelpoisuuden kyseenalaistaa esi-merkiksi Hogget (2006), jonka mukaan perustehtävässä on kyse hyvin rajallisesta, organisaation toiminnan kannalta jopa vahingollisesta käsitteestä. Tavistockilaiselle tutkimusperinteelle tyypilliseen yhtenäi-seen perustehtävään viitaten Hogget (2006, 192) toteaa, että ”julki-sille organisaatioille perustehtävän etsiminen on sekä harhaanjohtavaa
että hyödytöntä”. Käsitteen epätarkoituksenmukaisen luonteen vuoksi Hogget kehottaa puhumaan yhteisen perustehtävänäkemyksen ja siinä pitäytymisen sijaan niistä perusdilemmoista, joita arjessa kohdataan, ja siitä, kuinka dilemmoista selvitään. (Hogget 2006, 187–190.)
Tämän tutkimuksen näkökulmasta Hoggetin näkemys on yhtä-aikaisesti sekä harhaanjohtava että asian ytimessä. Harhaanjohtava se on siksi, että Hoggetin tapa määrittää perustehtävä poikkeaa huomat-tavalla huomat-tavalla tutkimuksessa hahmoteltavasta perustehtäväymmärryk-sestä. Asian ytimeen Hogget asemoituu sen suhteen, että myös tämän tutkimuksen lähtökohtiin lukeutuu näkemys siitä, että julkisissa orga-nisaatioissa tulisi puhua nykyistä enemmän arjessa esiintyvistä ja käy-tännössä ratkaisemattomista ristiriidoista sekä dilemmoista.
Perustehtävä-käsitteen käytössä tapahtuneista muutoksista huoli-matta perustehtävän ydinmerkitys eli ajatus siitä, miksi organisaatio on olemassa, on hyvin samanlainen riippumatta vallitsevasta tausta-ajattelusta ja organisaatiosta. Näin ollen näkemyksen, jonka mukaan perustehtävä on organisaation toiminnan ja menestymisen keskeinen tekijä, voidaan katsoa koskevan myös peruskouluorganisaatiota (Kap-lan & Norton 2004, 31; ks. Selivuo 2005).
Edellä kuvatusta perustehtävä-käsitteen monialaisesta käytöstä huolimatta siihen liittyvää tutkimusta ei ole juurikaan tehty. Perus-tehtävään viittaavalle tutkimuskirjallisuudelle yleinen on hyvin orga-nisaatiolähtöinen lähestymistapa, jossa perustehtävä kuvaa organisaa-tion toiminnan tarkoituksen ydintä sekä sen rakentumisen kulmaki-viä (ks. Hyyppä 2000).
Toiminnan tarkoitukseen liittyvä ydinmerkitys sekä organisaatio-lähtöinen lähestymistapa muodostavat lähtökohdan myös tässä tutki-muksessa hahmoteltavalle perustehtäväymmärrykselle. Tutkitutki-muksessa organisaation perustehtävää kuvataan seuraavasti:
Organisaation perustehtävä kuvaa toiminnan ydintarkoitusta, joka säilyy samana yli erilaisten intressien ja valta-asemien ja joka muodostaa organisaation toiminnan, arvioinnin ja kehittämi-sen lähtökohdan. Huolimatta perustehtävän varsin pysyvästä ja itsestään selvänä pidetystä olemuksesta perustehtävää luonnehtii heuristisuus. Perustehtävän heuristisuus viittaa siihen, että orga-nisaation perustehtävän jäsentämisen avulla on mahdollista kir-kastaa toiminnan ydintä, jäsentää prioriteetteja, luoda tarkoituk-senmukaisia toimintaprosesseja, rakenteita ja kehittämisen toteu-tustapoja sekä tukea henkilöstön ammatillista kasvua ja
organisaa-tion elinvoimaisuutta. Olemukseltaan organisaaorganisaa-tion perustehtävä on historiallisesti, yhteiskunnallisesti sekä institutionaalisesti mää-rittyvä ja useimmiten johdon määrittelemä. Tämän päivän työ- ja organisaatiotodellisuus huomioiden on kuitenkin syytä myön-tää, että perustehtävä sisältää useita erilaisia käsityksiä, tasoja sekä ristivetoja, ja näin ollen sen jäsentäminen kuuluu johdon ohella myös henkilöstön tehtäviin.
Tutkimukseen tehty valinta tarkastella perustehtävää kehittämisen vii-tekehyksessä perustuu pitkälti perustehtävän heuristiseen olemukseen.
Tällaista kehittämisorientoitunutta perustehtävän tarkastelemista kut-sutaan tutkimuksessa perustehtävän jäsentämiseksi.
Kehittämisen ja perustehtävän jäsentämisen suhdetta ei pidetä tut-kimuksessa itsestään selvänä. Muun muassa Vaill’n (2000) mukaan organisaation perustehtävän selkiyttäminen on strategisen johtamisen tärkein tehtävä. Myös Totro (2000, 58) korostaa perustehtävän selkiin-nyttämistä ja siihen palaamista yhtenä kehittämis- ja konsultaatiotoi-minnan peruspyrkimyksistä. Dartingtonin (1998) mukaan perusteh-tävän jäsentäminen on organisaation voimaannuttamista suhteessa eri tahoilta organisaatioon kohdistuviin intresseihin ja tavoitteisiin.
Tässä tutkimuksessa perustehtävän jäsentämisellä katsotaan olevan kaksi tehtävää: itsearvoinen kehittämis- ja prosessointitehtävä sekä kehit-tämisen edellytysten selvittämistehtävä. Lähemmin kyseisiin, perusteh-tävän jäsentämiselle annettuihin tehtäviin palataan luvussa 2.4.