Mikkelin ammattikorkeakoulun projektikäsikirja

Koska Mikkelin ammattikorkeakoulu on maakunnassaan suhteellisen suuri pro-jektien toteuttaja, jonka omassa toiminnassa projekteilla on suuri merkitys, on se pyrkinyt ohjeistamaan projektien valmistelua ja toteutusta. Tätä tarkoitusta varten on laadittu projektikäsikirjoja. Vuonna 2003 – tässä raportissa esiteltävän projek-tisuunnittelutapauksen aikana – voimassa oli Mikkelin ammattikorkeakouluyhty-män hallituksen vuonna 2001 hyväksymä projektikäsikirja. Projektikäsikirja välit-tää yleisten projektioppaiden kaltaista kuvaa projekteista, mutta siinä korostuu projekteja hallinnoivan organisaation näkökulma, erityisesti projektin elinkaaren alkuvaihe, ideointi ja suunnitteleminen. Käsikirja määrittelee projektitoiminnan

yleistä luonnetta asiantuntijaorganisaation näkökulmasta ja se toimii ammattikor-keakoulun henkilökunnan apuvälineenä, kompetenssina projektien valmistelussa.

Opas on tarkoitettu yleiseksi oppaaksi Mikkelin ammattikorkeakoulussa projekti-en suunnitteluun ja toteutukseprojekti-en osallistuville. Oppaassa on 26 sivua ja siinä käsi-tellään mm. projektien mahdollisia rahoituslähteitä ja projektisuunnitelman sisäl-tö. Siinä kuvataan projektia prosessina, yleisenä tapahtumien kulkuna, jotka tois-tuvat kaikissa projekteissa. Projektin esittäminen luonnollistettuna, yleisenä ja kyseenalaistamattomana prosessina on osa normatiivisen projektidiskurssin pyr-kimystä nähdä projekti universaalina mallina (Winter ym. 2006: 640). Keskityn analyysissäni siihen, miten Mikkelin ammattikorkeakoulun projektikäsikirjassa esitetään projektiprosessi ja projektin ideointi. Oppaan luku kolme, joka käsittelee projektiprosessia, muodostuu yhdestä kuviosta. Projektin ideointia käsitellään prosessikuvauksen jälkeen noin puolen sivun mittaisessa luvussa ”Ideointi ja yh-teissuunnittelu”.

Projektiprosessin mallin (kuvio 19) esittämä maailmankuva on hyvin samankal-tainen kuin vallitsevassa, normatiivisessa projektidiskurssissa. Projektin prosessi-kuvauksessa tiivistyy näkemys projektitoiminnan ja tiedon suhteesta. Kuvion ker-tomus alkaa tiedosta, joka on hankittu kuvion (ja projektin) ulkopuolelta, jonne sijoittuu oikean työn maailma, reaalinen työelämä (ks. luku 3.1.2). Työelämästä on myös peräisin tarve, joka projektiprosessissa liitetään tietoon. Tieto on jotakin, jota voidaan hankkia, valikoida, ennakoida ja analysoida. Koska maailmassa on tietoa ja tarpeita, on projektiprosessin tehtävänä poimia tietojen ja tarpeiden jou-kosta näytteitä ja suorittaa ideointi. Ideoinnilla kehitetään tarpeista ja tiedoista idea. Idea voi edetä prosessissa vasta sitten, kun se on valmiiksi kehittämisen jäl-keen arvioitu ja hyväksytty. Idean arvioi tässä tapauksessa Mikkelin ammattikor-keakoulu. Jos idea on kelvollinen, se suunnitellaan valmiiksi. Valmiista ideasta tehdään projektisuunnitelma, suunnitelmasta hakemus ja hakemuksesta projekti.

Projektin päätyttyä tekoja arvioidaan ja uutta tietoa vaihdetaan. Hallinnolle omi-naisilla metaforilla monimutkainen prosessi saadaan vaikuttamaan luonnolliselta ja järkeenkäyvältä. Tapa toimia näyttää ennalta määrätyltä ja rationaaliselta (vrt.

Winter ym. 2006).

Kuvio 19. Projekti prosessina Mikkelin ammattikorkeakoulun projektikäsikir-jassa (2001: 8).

Vaikka prosessikuvaus on abstrakti malli, on se myös hyvin käytännöllinen. Se antaa ohjeita ideoiden käsittelylle ja muistuttaa, että ideat voidaan ja ne pitää käsi-tellä tietyllä tavalla. Projektikäsikirja on suunnattu Mikkelin ammattikorkeakou-lun henkilöstölle, joten se houkuttelee henkilöstöä työelämän tarpeiden etsimiseen ja löytämiseen. Työelämän tarpeen löytäjää neuvotaan lähettämään projekti-idea lomakkeelle kirjoitettuna tai vapaamuotoisena suunnitelmana projektien valmiste-lusta vastaavalle hankepäällikölle. Lomakkeen avulla tarve ja tieto tarpeesta saa-tetaan yhdenmukaisesti käsiteltävään ja hallittavaan muotoon – puhe ja havainnot

tekstualisoidaan. Tekstiksi muutettu ja lomakkeella jäsennetty idea arvioidaan ja annetaan edelleen käsiteltäväksi ja jalostettavaksi. Prosessin alkupäähän syötetään raakaa informaatiota ja tarpeita. Toisesta päästä, prosessin käsittelyn jälkeen syn-tyy jalostettua kehitystä, jota voidaan jälleen käyttää raaka-aineena uuden kehit-tämisprosessin alkuvaiheessa. Malli muistuttaa Taylorin (1993: 104) kuvaamaa rationaalista organisaatiota, jossa organisaation muutos esitetään huolellisen suunnittelun tuloksena (Taylor & van Every 2000: 208).

Projektiprosessin voi ajatella myös edustavan projekteihin usein liitettyä koneme-taforaa (Green 2006: 236; Pollack 2007: 268). Konemetafora on Lakoffin ja John-sonin (2003: 28) mukaan ontologinen metafora²⁷, jolla he tarkoittavat kokemuk-sen muuttamista objekteiksi ja substansseiksi, joita voidaan käsitellä erillisinä ja yhtenäisinä. Se mahdollistaa kokemuksen pilkkomisen ja yhdistelyn – rationaali-sen käsittelyn yleensä.

Projektiin liittyy voimakas instrumentaalinen lasti, jossa projekti kokemuksena pilkotaan pienempiin hallittaviin osiin, jotka yhdessä muodostavat yhdenmukai-sen ja järkeenkäyvän, erilliyhdenmukai-sen kokonaisuuden. Mikkelin ammattikorkeakoulun projektiprosessikuvaksen takaa ei ole vaikeata tunnistaa koneen ontologista meta-foraa. Sellaisena se jatkaa ”weberiläisittäin” kuvatun byrokraattisen koneen²⁸ pe-rinnettä. Huippuun viritetyssä byrokratiassa kukoistavat mm. tarkkuus, nopeus, yksiselitteisyys, asiakirjojen hallinta, jatkuvuus, hienotunteisuus, yhdenmukai-suus, asioiden keskinäinen järjestys ja taloudellisuus. Hyvin järjestetyssä byrokra-tiassa työn osittaminen voidaan tehdä puhtaasti asiallisin perustein, ilman että henkilöllä sinänsä olisi vaikutusta tehtävien jakoon (Weber 1947: 661).

Vaikka prosessikuvausta ei käsikirjassa suoraan nimetä koneeksi, on siinä läsnä projektin instrumentaalisuus ja koneen toimintaan liittyvä redusointi ja muutoksen aiheuttaminen tiettyjen voimien avulla. Projektioppaiden sanastossa sanaa ”kone”

ei yleensä käytetä, mutta koneen perusoperaatiot: raaka-aineen jalostaminen

27 Lakoff ja Johnson julkaisivat metaforateoriansa 1980, jolloin he ryhmittelivät metaforat kol-meen metaforatyyppiin, joista yksi oli ”ontologinen metafora”. Myöhemmin (2003: 264) La-koff ja Johnson tarkentavat, että kaikki metaforat ovat ontologisia.

28 Tarkoitan weberiläisellä byrokratialla Max Weberin kuvausta hyvin järjestetystä työorgani-saatiosta niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla. Byrokratian vahvuutena Weber (1947:

660) kuvaa sen teknistä ylivoimaa: ”Der entscheidende Grund für das Vordringen der büro-kratischen Organisation war von jeher ihre rein technische Überlegenheit über jede andere Form. Ein voll entwickelter bürokratischer Mechanismus verhält sich zu diesen genau wie ei-ne Machiei-ne zu den nicht mechanischen Arten der Gütererzeugung. ” Weberin byrokratian ku-vaus on yleinen lähtökohta byrokratian kuvauksessa ja keskeinen osa nykyistä keskustelua, jossa projektit sijoitetaan joko byrokraattisiksi tai postbyrokraattisiksi. Weberin byrokratian kuvaukset eivät kuitenkaan muodosta yksiselitteistä byrokratian määrittelyä (Höpfl 2006).

laisten toimenpiteiden avulla on muuten selkeästi esitetty. Silfverberg (1998: 11–

13) kuvaa projektia nykytilannetta muuttavana organisaationa, jolla on käytettä-vissä tietyt panokset ja tuloksena vaikutuksia. Viirkorpi (2000: 44) tiivistää pro-jektin panoksiksi, toiminnaksi ja tuloksiksi. Projekti perustuu työn osittamiseen, tehtäväkeskeisyyteen ja suoraviivaiseen aikomusten, tekojen ja rahan ykseyteen.

Projektin hallinnan prosessi voidaan jakaa syötteeksi, välineeksi ja tuloksiksi (PMBOK 2008). Projekti on tästä instrumentaalisesta näkökulmasta läpinäkyvää, ennakoitavaa ja laskettavaa toimintaa. Siinä mielessä se ei paljon eroa klassisesta, mekanistisesta byrokratiasta (Hodgson 2004: 88).

Projektin prosessikaaviossa toimijuus on nominaalistettu osaksi itse tekemistä.

Kaaviossa mainitaan vain tapahtumat, mutta käsikirjan tekstissä kuvataan tar-kemmin prosessin tekoja. Ideointia ja yhteissuunnittelua selvennetään kuvaamalla tarkemmin ideointiin liittyviä tekemisiä, toimijoita ja sen maailman järjestystä, jossa ideointi tapahtuu. Tarpeita voidaan löytää etsimällä niitä työelämästä. Kun tarve on löydetty, sitä käsittelemällä voidaan valmistaa idea. Idea voidaan syöttää projektikoneeseen, joka tuottaa kehitystä.

”Projekti-idea voi saada alkunsa monella eri tavalla. Oleellista projektin us-kottavuuden ja toteuttamisen kannalta on, että projektille on olemassa tarve.

Tarve voi olla peräisin esim. kohderyhmästä/asiakkaasta (työelämä, yrityk-set, kehittäjäorganisaatiot), MAMK:sta (oman toiminnan kehittäminen, laa-jentaminen, yhteistyön lisääminen jne.) tai rahoittajalta (maakunnallinen kehittäminen, verkostoituminen, yhteistyö). Yleensä tarve on työelämäläh-töinen.

Projekti-idean/projektiaihion voi jäsentää ja esittää MAMK:n henkilöstön sivuilla (http://staff.mikkeliamk.fi) projektikäsikirjan liitteenä 1 olevalla projektiesityslomakkeella tai vapaamuotoisena suunnitelmana hankepäälli-kölle.” (Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä 2001: 9.)

Projektikone työstää jo löytynyttä ja haltuun saatua raaka-ainetta, tarvetta, jota syötetään koneeseen ideana. Prosessin näkökulmasta työelämästä löydetyn tar-peen jalostaminen alkaa, kun tarpeesta eristetty idea on löydetty, valmistettu ja syötetty projektikoneen prosessiin.

Koska ammattikorkeakoulun projektitoiminta on kasvava osa ammattikorkeakou-lun toimintaa ja projektien työllistävä vaikutus on suuri, on myös tarpeiden löy-täminen ja ideoiden luovuttaminen kehitysprosessin raaka-aineeksi velvoite var-sinkin niille, joiden toimeentulo riippuu projektityöstä. Jos ei löydy raaka-ainetta, tarpeita ja niistä työstettäviä ideoita, ei myöskään ole mitä jalostaa, ja kun jalos-taminen loppuu, loppuvat työt ja toimeentulo vaarantuu. Näin vapaus ja vastuu

uuden aineksen löytymisestä ovat lähellä niitä, joiden työ riippuu kehitysprosessin jatkuvuudesta.

Kehittämisen velvoitteeseen ja oman työn tarpeelliseksi tekemiseen erityisesti määräaikaisissa työsuhteissa (usein projektien palveluksessa) viittaa Sarkola (2007: 160), kun hän kuvailee toimijaverkkoteorian avulla Mikkelin ammattikor-keakoulun verkko-oppimisen mentoreiden työtä:

”Siinä missä opettajien työsuhteet ovat yleensä voimassa toistaiseksi, hal-linnoivat mentorit ovat usein määräaikaisessa työsuhteessa. Viimeksi maini-tuilla on ollut suurempi intressi osoittaa hyödyllisyytensä ja tehdä itsestään pakollinen kauttakulkukohta, jota kautta verkko-opetuksen tukea haetaan.

He näyttävät kokevan verkko-oppimisalustoihin liittyvän koulutuksensa olennaiseksi osaksi omaa asiantuntijuuttaan, jota he haluavat kehittää.”

Työntekijälle (organisaation mikrodiskurssissa) projektiopas on houkuttelun, ma-nipulaation väline. Houkuttelun keinona opas esittää projektin välttämättömyyte-nä, joka tuottaa työntekijöille palkkioksi työllisyyttä. Tämä palkkio on saavutetta-vissa, jos työntekijät hyväksyvät ajatuksen tarpeista ja siitä, että tarpeita voidaan projektioppaan esittämällä tavalla jalostaa ideoiksi ja edelleen projekteiksi. Siten projektiopas on osa projektin makrodiskurssiin osallistumisen manipulaatiota. Se suostuttelee kehittämisestä riippuvat etsimään tarpeita ja muokkaamaan niistä ideoita. Taatakseen toimeentulonsa, on haluttava kehittää. Projektin makrodis-kurssissa tavoitteena on muutos, sen raaka-aineena eli kompetenssina ovat tarpeet ja ideat ja houkuttimena eli sanktiona toimeentulo. Projekteista toimeentulonsa saaville tämä narratiivinen skeema, asioiden tiedetty eteneminen ja siihen sisälty-vä suostuttelu on ilmeistä, vaikka prosessikuvaus ei sitä suoraan kerrokaan.

Projektiopas on osa projektin makrodiskurssin houkuttelua. Se pyrkii tuomaan projektin välttämättömyydet ja palkinnot mahdollisimman luonnollisina ja itses-tään selvinä työntekijöiden ulottuville. Opas on houkuttelun skeemaan limittynyt kompetenssi, eli osanarratiivi, jonka avulla houkuttelu tehdään. Projektiopas edustaa makrodiskurssin pysyvää järjestystä ja normatiivista projektikäsitystä.

Projektioppaan tehtävä makrodiskurssissa on toimia kompetenssina, jonka avulla Itä-Suomen tavoite 1 -ohjelma voi saada raaka-ainetta oman ohjelmansa, oman narratiivisen skeemansa toteuttamiseen.

Mikrodiskurssissa opas on myös nimensä mukainen opas, eli se kertoo, miten ideoita ja tarpeita tulisi käsitellä. Silloin opas toimii sellaiselle lukijalle, joka si-toutuu oppaan kuvaaman narratiivisen skeeman toteutukseen, myös ohjeena, eli kompetenssina. Opas kertoo esimerkiksi, missä ja kenelle projektiaihioita voi ”jä-sentää ja esittää.”

Normatiivisen projektidiskurssin mukaisesti projektiprosessin kuvaus esittää pro-jektin muotoutumisen ideasta hakemukseksi voimakkaasti redusoituna, selkeästi rajattuna, universaalina, hallittavana tapahtumisena, jossa itse prosessi on neutraa-li väneutraa-line. Prosessikuvaus on tarkimmillaan silloin, kun se kuvaa tiedon rakentami-sen vuorovaikutuksessa syntyneiden tekstien (esim. suunnitelman, hakemukrakentami-sen, päätöksen) kiertoa hallintokoneistossa. Tiedon ja tarpeiden rakentumisen pitkä ja monipolvinen kertomus ennen hallintoprosessia jää kuvauksen ulkopuolelle.