Kauppatieteiden laitos
Liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn muodostuminen ja mittaaminen pk-yrityksissä
Pro Gradu –tutkielma, Tilintarkastuksen maisteriohjelma
Pekka Kaikkonen 260349 30.4.2017
Kauppatieteiden laitos
Tilintarkastuksen maisteriohjelma
KAIKKONEN; PEKKA.: Liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn muodostuminen ja mit- taaminen pk-yrityksissä.
Pro Gradu -tutkielma, 80 sivua ja 3 liitettä (5 sivua) Tutkielman ohjaaja: OTT Erkki Kontkanen
Huhtikuu 2017
Avainsanat: Business Intelligence, liiketoimintatiedon hallinta, BI, suorituskyky, suorituskyvyn mittaaminen
Tutkimuksen tavoitteena oli kuvata ja tulkita liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn muo- dostumista ja sen mittaamista. Lisäksi tavoitteena oli luoda toimeksiantajalle suosituksia mit- tausjärjestelmän osa-alueista ja mittareista. Tavoitteen saavuttamiseksi aiheeseen perehdyttiin teorian ja empirian avulla. Tutkimuksen tarkoituksena oli kuvailla ja tulkita tutkimuskohdetta sekä perehtyä ilmiön keskeisiin ja kiinnostaviin piirteisiin. Empiirisen aineiston hankinta toteu- tettiin haastattelemalla viittä asiantuntijaa ja kolmea yrityksen edustajaa. Aineiston analysoin- timenetelmänä käytettiin teoriaohjaavaa sisällönanalyysia.
Liiketoimintatiedon hallinta (Business Intelligence, BI) määriteltiin informaatioprosessiksi, joka sisältää tietoa tarvitsevien päätöksentekijöiden tekemiä systemaattisia toimenpiteitä kilpai- luedun saavuttamiseksi. Suorituskyvyllä tarkoitettiin strategian mukaisten lopputulosten saa- vuttamista. Aihetta tutkittiin johdon laskentatoimen näkökulmasta ja keskityttiin tarkastele- maan organisaation sisäistä liiketoimintatietoa. Tutkimus rajattiin koskemaan yksityisen sekto- rin pk-yrityksiä.
Tutkimuksen aihe on ajankohtainen, koska liiketoimintatiedon hallintaa pk-yrityksien näkökul- masta käsitteleville tutkimuksille on todettu olevan tarvetta. Kokonaisvaltaisia tutkimuksia lii- ketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn muodostumisesta on niukasti. Tämän tutkimuksen keskeiset viitekehykset tarkastelevat liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn muodostumi- seen liittyviä prosesseja, joita ovat suunnitteluprosessi, käyttöönottoprosessi, käyttöprosessi, kilpailukykyprosessi ja hyötyjen mittaamisprosessi.
Suorituskykyinen liiketoimintatiedon hallinta antaa tarvittavaa informaatiota organisaation pää- töksenteon tueksi. Suurikaan tietomäärä ei lisää organisaation kilpailukykyä, jos sitä ei pystytä jalostamaan päätöksentekoa tukevaan muotoon. Suorituskykyyn vaikuttavat keskeisesti liike- toimintatiedon hallinnan johtaminen, ylimmän johdon tuki, henkilöstö ja BI-järjestelmän teho- kas käyttö. Kun BI-järjestelmän suorituskykyyn vaikuttavat asiat tiedostetaan organisaatioissa, sen avulla parannetaan lopulta organisaation suorituskykyä ja vaikutetaan organisaation kilpai- luasetelmaan. Sekä teoreettiset että empiiriset havainnot osoittivat, että liiketoimintatiedon hal- linnan suorituskyvyn mittaaminen on erittäin haasteellista, mutta kuitenkin mahdollista. Haas- teet liittyvät liiketoimintatiedon hallinnan aineettomaan luonteeseen ja siihen, miten voidaan määrittää parantuneen päätöksenteon rahallinen arvo. Suorituskyvyn mittaamiseksi valittiin viisi osa-aluetta, joita ovat järjestelmän laatu, informaation laatu, palvelun laatu sekä organisa- toriset ja yksilölliset vaikutukset.
1.1 Tutkimuksen rajaukset, tavoitteet ja tutkimuskysymykset ... 3
1.2 Aiemmat tutkimukset ... 4
1.3 Keskeiset käsitteet ... 5
2 LIIKETOIMINTATIEDON HALLINNAN SUORITUSKYVYN MUODOSTUMINEN ... 7
2.1 Liiketoimintatiedon hallinnan määritelmä ... 7
2.2 Liiketoimintatiedon hallinnan prosessimalli ... 9
2.3 Suunnitteluprosessi ... 12
2.4 Käyttöönottoprosessi ... 18
2.5 Käyttöprosessi ... 19
2.6 Kilpailukykyprosessi ... 21
3 LIIKETOIMINTATIEDON HALLINNAN SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN ... 26
3.1 Hyötyjen mittaamisprosessi ... 26
3.2 Investoinnin rahamääräisen arvon määrittäminen ... 31
3.3 Suorituskykymittauksen viitekehyksiä ... 32
3.3.1 Tasapainotettu tuloskortti ... 33
3.3.2 Suorituskykyprisma... 34
3.3.3 Tietojärjestelmien menestysmalli... 36
3.3.4 Tietojärjestelmien vaikutusten mittaamismalli ... 40
4 TUTKIMUKSEN TOTEUTUS... 43
4.1 Tutkimusmenetelmät ... 43
4.2 Tutkimuksen kulku ... 44
4.3 Aineiston analysointi ... 46
4.4 Tutkimuksen arviointi ... 47
5 TUTKIMUSAINEISTON KUVAUS JA ANALYYSI... 50
5.1 Suunnitteluprosessi ... 50
5.2 Käyttöönottoprosessi ... 55
5.3 Käyttöprosessi ... 57
5.4 Kilpailukykyprosessi ... 61
5.5 Hyötyjen mittaamisprosessi ... 64
6 YHTEENVETO JA JOHTOPÄÄTÖKSET ... 70
6.1 Johtopäätökset ... 70
6.2 Ehdotukset jatkotutkimusaiheiksi ... 79
LÄHDELUETTELO ... 81
LIITTEET ... 85
1 Johdanto
Yrityksissä kerätään suuria määriä liiketoimintatietoa, mutta ongelmaksi muodostuu usein tie- donhallinnan vaikeus. Suurikaan tietomäärä ei lisää organisaation kilpailukykyä, jos sitä ei pys- tytä jalostamaan päätöksentekoa tukemaan muotoon. Tietojärjestelmien avulla voidaan integ- roida eri toimintojen, esimerkiksi tuotannon ja laskutuksen tietoja samaan järjestelmään. Kun tietojärjestelmiä on yrityksessä useita, taloushenkilöstön ajasta voi kulua monta työpäivää kuu- kaudessa pelkästään tietojen koostamiseen ja muokkaamiseen. Liiketoimintatiedon hallinta (Business Intelligence, BI) on olennainen osa menestyvää liiketoimintaa, koska sen avulla tie- toja voidaan hankkia, analysoida ja tallentaa yrityksen tietojärjestelmistä. Pirttimäki (2007, 95) toteaa, että liiketoimintatiedon hallintaa tarvitaan oikea-aikaisen ja helposti käytettävän liike- toimintatiedon tuottamiseksi. Kirjoittajan mukaan analyysien, havaintojen ja kyselyiden avulla voidaan lisätä tietämystä organisaation laskentatoimesta, strategiasta ja suorituskyvystä.
Liiketoimintatiedon hallintajärjestelmät eli BI-järjestelmät mahdollistavat päätöksenteon tuke- misen ja kehittämisen liiketoimintatiedon analysoinnin avulla. Sitä voidaan hyödyntää useissa yrityksen osa-alueissa, esimerkiksi markkinointianalyyseissä, taloushallinnassa, riskienhallin- nassa ja suorituskyvyn johtamisessa, toteaa Sano (2014, 160). BI-järjestelmällä tarkoitetaan oh- jelmistokokonaisuutta, jonka tarkoituksena on tuottaa parempaa tietoa päätöksenteon tueksi (Elbashir ym. 2008, 135). Sen avulla tuetaan erityisesti johdon päätöksentekoa, mutta sitä voi- daan hyödyntää myös alemmilla organisaatiotasoilla. BI-järjestelmät sisältävät useita toimin- toja. Visuaalisten ja helposti muokattavien mittaristojen avulla mahdollistetaan parempien ja oikea-aikaisten päätöksien tekeminen. Mittaristoihin sisältyy esimerkiksi keskeisiä suoritusky- kymittareita (key pefrormance indicator, KPI). Muita toimintoja voivat olla esimerkiksi liike- toimintatieto maantieteellisesti jaoteltuna ja mitä-jos analyysit, jotka mahdollistavat liiketoi- mintapäätösten vaikutusten mallintamisen etukäteen. Yleensä BI-järjestelmillä voidaan muo- dostaa raportteja, joita voidaan jakaa muille käyttäjille. (Tutunea ym. 2012, 869)
Viimeisten vuosikymmenten aikana liiketoimintatiedon hallinnasta on tullut merkittävä tekijä suurten yritysten päätöksenteon tukemisessa. Suomessa se levisi laajaan käyttöön 1990-luvun puolivälissä tietoliikennealan yrityksissä. Kehitys on ollut voimakasta osittain suomalaisen
kansainvälisen liiketoimintaympäristön ansiosta ja toisaalta atk-laitteiston suorituskyky on pa- rantunut nopeuttaen tiedon käsittelyä ja helpottaen sen varastointia. (Pirttimäki 2007, 6–7) Ny- kyään suomalaiset suuryritykset käyttävät poikkeuksetta liiketoimintatiedon hallintaa päätök- senteossa, toteavat Tyrväinen ym. (2013, 38). Liiketoimintatiedon hallintaa käytetään myös suomalaisissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä eli pk-yrityksissä, mutta kattavia tutkimuksia ei ole tehty. Se onkin yleisemmin käytössä suurissa yrityksissä kuin pk-yrityksissä. Tämä joh- tuu siitä, että BI-järjestelmän hankkiminen vaatii suuria investointeja. Suurimmat hyödyt ker- tyvät niille yrityksille, joilla on runsaasti tietoa useissa eri tietojärjestelmissä.
BI-järjestelmien tehottomuus on kuitenkin yleistä organisaatioissa ja sen käyttöönotossa koh- dataan ongelmia (Arefin ym. 2015, 264). Tyrväisen ym. (2013) raportin mukaan vuonna 2013 suomalaiset yritykset näkivät tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi nykyisten BI-järjestelmien pa- remman ja laajemman hyödyntämisen. Tutkimukseen osallistuneista yrityksistä suosituin me- netelmä, joka aiottiin ottaa käyttöön tai merkittävästi laajentaa seuraavien vuosien aikana oli BI-järjestelmän suorituskykymittauksen kehittäminen.
Liiketoimintatiedon hallinta on kiinnostanut minua useiden vuosien ajan. Tein tutkielman toi- meksiantona Pengon Oy:lle, joka tarjoaa tiedolla johtamisen ja tiedon analysoinnin palveluja.
Aihe valittiin yhdessä toimeksiantajan edustajan kanssa. Toimeksiantaja on kiinnostunut liike- toimintatiedon hallinnan suorituskyvyn muodostumisesta ja erityisesti sen mittaamisesta. Suo- rituskyvyn mittaaminen on todettu haasteelliseksi, koska liiketoimintatiedon hallinnan tarkoi- tuksena on parantaa päätöksentekoa. Älykkyyden vaikutusten ja lopputulosten mittaaminen on haasteellista, koska parantuneen päätöksenteon rahallisen arvon määrittämisessä joudutaan käyttämään subjektiivisia mittareita. (Gainor 2014, 7)
Tutkimuksen rakenne on seuraava. Johdantoluvussa tuodaan esille tutkimuksen taustat, tavoit- teet, tutkimustehtävä ja tutkimuskysymykset. Lisäksi esitellään aiempaa tutkimusta ja keskeiset käsitteet. Toisessa luvussa tutustutaan liiketoimintatiedon hallinnan määritelmään ja prosessei- hin. Kolmannessa luvussa keskitytään mittausprosessiin, tavoitteena kattavan kuvan muodos- taminen suorituskykymittauksen tarpeellisuudesta, käyttökohteista ja menetelmistä. Neljän- nessä luvussa kuvataan tutkimusmenetelmiä ja haastattelun kulkua, sekä arvioidaan tutkimuk- sen toteutusta. Viidennessä luvussa tuodaan esille empiirisiä tutkimustuloksia, joita verrataan samalla kirjallisuuteen. Kuudennessa luvussa esitetään tutkielman yhteenveto, johtopäätökset ja jatkotutkimusaiheet.
1.1 Tutkimuksen rajaukset, tavoitteet ja tutkimuskysymykset
Tutkimuksen tavoitteena on kuvata ja tulkita liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn muo- dostumista ja sen mittaamista. Lisäksi tavoitteena on luoda toimeksiantajalle suosituksia mit- tausjärjestelmän osa-alueista ja mittareista. Tutkimus toteutetaan keräämällä tietoa kirjallisuu- desta sekä suorittamalla haastatteluja asiantuntijoille ja yrityksien edustajille. Haastattelurun- kojen laadinnassa käytetään apuna aiempia tutkimuksia. Tutkimuksen tavoitteet pyritään saa- vuttamaan vastaamalla tutkimustehtävään, joka on: ”Mitkä tekijät vaikuttavat liiketoimintatie- don hallinnan suorituskykyyn ja sen mittaamiseen pk-yrityksissä?”. Tutkimustehtävään vasta- taan seuraavien tutkimuskysymyksien avulla:
• Miten liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyky muodostuu pk-yrityksissä?
• Miten liiketoimintatiedon hallinnan suorituskykyä voidaan mitata pk-yrityksissä?
• Mitä osa-alueita ja mittareita pk-yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn mittaamisessa voidaan käyttää?
Ensimmäisen tutkimuskysymyksen avulla muodostetaan kokonaiskuva liiketoimintatiedon hal- linnasta ja perehdytään suorituskykyä koskevaan kirjallisuuteen. Toiseen tutkimuskysymyk- seen vastataan etsimällä kirjallisuudesta tietoa liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn mit- taamisesta. Kirjallisuuteen perehtymisen jälkeen vastauksia täydennetään vielä haastatteluiden avulla. Asiantuntijahaastatteluiden tarkoituksena on saada riippumattomia vastauksia tutkimus- kysymyksiin. Yrityksien edustajien haastatteluiden tarkoituksena on kartoittaa organisaatioiden kokemuksia aiheesta. Viimeiseen tutkimuskysymykseen vastataan käyttämällä apuna saatuja tutkimustuloksia, joiden pohjalta valitaan mitattavat osa-alueet ja suorituskykymittarit.
Aihetta tutkitaan johdon laskentatoimen näkökulmasta ja rajataan koskemaan pk-yrityksiä. Ny- känen ym. (2016) toteavat artikkelinsa lopussa, että erityisesti pk-yrityksiä koskeville tutkimuk- sille on tarvetta. Aihe rajataan koskemaan yksityisen sektorin yrityksiä, koska muuten aiheesta muodostuisi liian laaja kokonaisuus. Shollon (2013, 223) väitöskirjan mukaan tutkimukset ovat keskittyneet kuvaamaan BI-järjestelmien käyttöönottoa ja tiedonkeräämisen ja analysoinnin prosesseja organisaatioissa, mutta tutkimusten fokuksen tulisi siirtyä käsittelemään liiketoimin- tatiedon hallinnan hyödyntämistä päätöksenteossa. BI-järjestelmän suorituskykyyn vaikuttaa olennaisesti johtaminen, joten päätöksentekoprosessien tarkastelu on tärkeä osa tätä tutkimusta.
Liiketoimintatiedon hallinta on käsitteenä laaja ja liiketoimintatiedolla voidaan tarkoittaa sekä yrityksen sisäistä, että ulkoista tietoa. Tässä tutkielmassa liiketoimintatiedolla keskitytään joh- don laskentatoimen näkökulmasta olennaisempaan, sisäisen liiketoimintatiedon tarkastelemi- seen. Suorituskyvyn mittaamisen osalta keskitytään mittausjärjestelmän suunnitteluun ja suori- tuskykymittareiden valitsemiseen. Mittausjärjestelmän käytännön toteutus jätetään vähem- mälle huomiolle. Rajaus tehdään, jotta tutkielman aihe ei muodostu liian laajaksi ja luotettavuus säilyy toimeksiantajan näkökulmasta.
1.2 Aiemmat tutkimukset
Liiketoimintatiedon hallinnasta löytyy useita kansainvälisiä artikkeleita ja myös väitöskirjoja on julkaistu. Arisa Shollon (2013) väitöskirjassa perehdytään liiketoimintatiedon hallinnan roo- liin organisaation päätöksenteossa. Tutkimuksessa keskitytään tarkastelemaan liiketoiminatie- don hallinnan raporttien käyttämistä argumentoinnin tukena ylimmän johdon keskusteluissa.
Rhiannor Gainorin (2014) väitöskirja käsittelee liiketoimintatiedon hallinnan lopputulosten ja vaikutusten mittaamista. Väitöskirjassa tehdään keskeinen havainto siitä, että liiketoimintatie- don hallinnan arvo huomataan käytännössä parantuneen päätöksenteon kautta.
Suomessa tutkimus on keskittynyt kartoittamaan lähinnä suurten yritysten liiketoimintatiedon hallinnan tilannetta ja tulevaisuudennäkymiä, eikä kattavaa pk-yrityksiin rajattua tutkimusta ole tehty. Hannulan ja Pirttimäen (2003) tutkimus liiketoimintatiedon hallinnasta 50 suurimmassa suomalaisessa yrityksessä on ensimmäisiä Suomessa julkaistuista artikkeleista. Tyrväisen ym.
(2013) raportti käsittelee liiketoimintatiedon hallintaa Suomessa toimivissa yrityksissä vuonna 2013. Nykäsen ym. (2016) artikkeli on julkaisuajankohdaltaan tuorein, ja se käsittelee liiketoi- mintatiedon hallintaa suomalaisten yritysten päätöksenteossa. Liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyyn mittaamiseen liittyviä artikkeleita on Suomessa julkaistu muutama. Puhakka ja Lönnqvist (2006) esittelevät liiketoimintatiedon hallinnan mittaamiseen liittyvää teoriaa artik- kelissaan ja toisessa artikkelissa Pirttimäki, Lönnqvist ja Karjaluoto (2007) toteuttivat liiketoi- mintatiedon hallinnan mittausjärjestelmän Elisa Oyj:lle.
Tutkielman aiheeseen liittyviä väitöskirjoja on julkaistu myös Suomessa. Virpi Puhakka (os.
Pirttimäki, 2007) on väitöskirjassaan tutkinut liiketoimintatiedon hallintaa johtamisen väli- neenä suurissa suomalaisissa yrityksissä. Mika Aho (2011) luo väitöskirjassaan viitekehyksen, jonka avulla organisaatioiden suorituskyvyn johtamisen kypsyyttä voidaan arvioida. Antti Lönnqvist (2004) selvittää väitöskirjassaan, miten aineettomia menestystekijöitä voidaan mi- tata ja millaisia haasteita niiden mittaamiseen liittyy. Tutkimuksiin perehdytään tarkemmin teo- riaosuudessa. Liiketoimintatiedon hallintaa on käsitelty myös opinnäytetöissä ja pro gradu – tutkielmissa, joissa yleisesti tutkimuskohteena ovat olleet suuryritykset ja pk-yritykset ovat jää- neet vähemmälle huomiolle. Liiketoimintatiedon hallinnan prosesseja ja mittaamista samassa yhteydessä käsitteleviä opinnäytetöitä tai pro gradu –tutkielmia ei havaittu.
1.3 Keskeiset käsitteet
Organisaation suorituskyky voidaan määritellä kolmen näkökulman avulla Sohin ja Markuksen (1995) mukaan. Ensimmäisen näkökulman mukaan organisaatiot voidaan nähdä rationaalisina ja suorituskykyä voidaan arvioida päämäärien saavuttamista kuvaavien mittareiden avulla. Toi- sen näkökulman mukaan organisaatiot voidaan nähdä koostuvan yksittäisistä rakenneosista, jol- loin suorituskykyä mitataan rakenneosien kuten työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyden kautta. Kolmannen näkökulman mukaan organisaatioita voidaan tarkastella entiteetteinä, jotka ovat yhteydessä ympäristönsä kanssa. Koska kaikki kolme näkökulmaa ovat yhtä aikaa käyttö- kelpoisia useimmissa organisaatioissa, suorituskyvyn määrittämisessä tulee huomioida jokai- nen esitelty näkökulma, toteaa Trieu (2017, 115).
Liiketoimintatiedon hallinta määritellään Pirttimäen (2007,92) väitöskirjan mukaisesti. Liike- toimintatiedon hallinta on informaatioprosessi, joka sisältää tietoa tarvitsevien päätöksenteki- jöiden tekemiä systemaattisia toimenpiteitä kilpailuedun saavuttamiseksi. Liiketoimintatiedon hallintajärjestelmällä eli BI-järjestelmällä tarkoitetaan ohjelmistokokonaisuutta, jonka tarkoi- tuksena on tuottaa parempaa tietoa päätöksenteon tueksi.
Johdon laskentatoimen päämäärä on tukea organisaation johtamista strategisten ja operatiivis- ten päätöksen tekemisessä sekä lisäksi tuottaa näkymiä organisaation talouden tulevasta kehi- tyksestä. (Ikäheimo ym. 2016, 118) Johdon laskentatoimi tarjoaa hyödyllistä laskentatoimen
informaatiota käytettäväksi BI-prosesseissa. Liiketoimintatiedon hallinta ja johdon laskenta- toimi voivat yhdessä tuottaa informaatiota organisaation nykyisen strategian täytäntöönpanosta ja yleisestä tehokkuudesta operatiivisen informaation lisäksi. (Pirttimäki 2007, 84-91)
Käsitteet data, informaatio ja tietämys ovat keskeisiä elementtejä liiketoimintatiedon hallin- nassa. Data tarkoittaa tosiasioita ilman lisättyjä merkityksiä, esimerkiksi yksittäisiä numeroita.
Informaatio lisää dataan merkitykset esimerkiksi kategorisoinnin avulla ja tietämys syntyy, kun ihmiselle syntyy näkemys, joka ei ole suoraan luettavista informaatiosta. Sisäinen data tarkoit- taa organisaation sisällä olevaa dataa, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän tietokantoja.
Ulkoinen data tulee organisaation ulkopuolisesta lähteestä. (Nykänen ym. 2016, 28) Datasta käytetään yleisesti myös ilmaisua tieto, esimerkiksi käsite liiketoimintatiedon hallinta voisi olla periaatteessa muotoa liiketoimintadatan hallinta.
Yritys on Tilastokeskuksen (2016) määritelmän mukaan yhden tai useamman henkilön yhdessä harjoittamaa taloudellista toimintaa, joka tähtää kannattavaan tulokseen. Yrityksiä ovat amma- tin- ja liikkeenharjoittajat, oikeushenkilöt sekä julkiset rahoituslaitokset ja valtion liikelaitokset.
Oikeushenkilöitä ovat esimerkiksi osakeyhtiö, osuuskunta, taloudellinen yhdistys ja avoin yh- tiö. Pienet ja keskisuuret yritykset (pk-yritykset) määritellään siten, että niiden palveluksessa on vähemmän kuin 250 työntekijää, liikevaihto enintään 50 miljoonaa euroa tai taseen loppu- summa on enintään 43 miljoonaa euroa. Pieni yritys määritellään yritykseksi, jonka palveluk- sessa on vähemmän kuin 50 työntekijää, liikevaihto enintään 10 miljoonaa euroa ja taseen lop- pusumma enintään 10 miljoonaa euroa. Yrityksen pitää olla myös riippumaton eli pääomasta tai äänivaltaisista osakkeista 25 prosenttia tai enemmän ei ole yhden sellaisen yrityksen omis- tuksessa tai sellaisten yritysten yhteisomistuksessa, joihin ei voida soveltaa joko pk-yrityksen tai pienen yrityksen määritelmää. (Tilastokeskus 2016)
2 Liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn muodostuminen
Tässä luvussa perehdytään liiketoimintatiedon hallinnan erilaisiin määritelmiin. Lisäksi tutus- tutaan liiketoimintatiedon hallinnan prosesseihin pk-yrityksen näkökulmasta. Kirjallisuuden avulla annetaan vastaus ensimmäiseen tutkimuskysymykseen, joka käsittelee liiketoimintatie- don hallinnan suorituskyvyn muodostumista pk-yrityksissä.
2.1 Liiketoimintatiedon hallinnan määritelmä
Liiketoimintatiedon hallinta ei ole käsitteenä yksiselitteinen ja sen takia käytössä onkin monia variaatioita. Ensimmäistä kertaa tieteellisessä kontekstissa käsitettä Business Intelligence käytti vuonna 1958 Hans Peter Luhn artikkelissaan, joka julkaistiin IBM Journalissa. Luhn määritteli liiketoimintatiedon hallinnan kahden osa-alueen avulla, joita ovat liiketoiminta ja älykkäät jär- jestelmät. Laajaan käyttöön käsite Business Intelligence levisi vasta vuoden 1989 jälkeen, jol- loin Howard Dressner esitteli sen uudelleen. Hän määritteli liiketoimintatiedon hallinnan tar- koittavan niitä käsitteitä ja menetelmiä, joilla parannetaan liiketoiminnan päätöksentekoa tie- toon perustuvia menetelmiä käyttäen. Tämän jälkeen käsite on yleistynyt, ja tunnetaan nykyään laajalti. (Tutunea ym. 2012, 866)
Tutkijat ovat käyttäneet liiketoimintatiedon hallinnasta myös käsitteitä liiketoiminta-analy- tiikka (Business Analytics), joka näyttäisi joiltakin osin korvaavan liiketoimintatiedon hallin- nan käsitteenä, toteavat Mwilu ym. (2016, 108). Euroopassa käytetään yleisesti käsitettä Busi- ness Intelligence, kun taas Yhdysvalloissa suositumpi käsite on Business Analytics. Muita eng- lanninkielisiä käsitteitä ovat Competitive Intelligence, Market Intelligence, Customer Intelli- gence, Competitor Intelligence ja Strategic Intelligence. Suomessa on käytetty liiketoiminta- tiedon hallinnan lisäksi termejä liiketoiminta-analytiikka, suorituskyvyn ohjaaminen, data-ana- lytiikka ja kilpailija-analytiikka. Englanninkielinen käsite Business Intelligence ja sen lyhenne BI on Suomessa myös yleisesti käytössä. Eri käsitteillä painotetaan hieman eri asioita, esimer- kiksi sisäisen tai ulkoisen liiketoimintatiedon merkitystä analysoinnissa. Käsitteiden välinen raja on kuitenkin häilyvä, koska käytetystä nimityksestä riippumatta älykkyydellä johdetaan päätöksentekoa. Tarvittavan älykkyyden muoto riippuu tarkastelun kohteena olevasta organi- saatiosta ja tilanteesta (Pirttimäki 2007, 61).
Pirttimäki (2007, 91) jakaa määritelmät viiteen ulottuvuuteen, joita ovat liiketoimintatiedon hallinta filosofiana, teknologiana, johtamisen apuvälineenä, prosessina ja järjestetyssä muo- dossa olevana tietona. Määritelmät vaihtelevat tutkijan mukaan yksiulotteisista määritelmistä moniulotteisiin määritelmiin, joissa yhdistellään monien ulottuvuuksien ominaisuuksia. Liike- toimintatiedon hallinta voidaan määritellä esimerkiksi teknologian ja prosessien yhdistelmänä.
Kuvio 1. Liiketoimintatiedon hallinnan määritelmät (Mukaillen Pirttimäki 2007, 91)
Liiketoimintatiedon hallinta määritellään usein johtamisen apuvälineenä. Näin määriteltynä se on tietoon pohjautuva päätöksentekojärjestelmä, joka yhdistää tiedon keräyksen, tiedon säilyt- tämisen ja tietoon perustuvan päätöksenteon yhdeksi analysointityökaluksi. Näin saatua tietoa voidaan käyttää organisaatiossa olevan tiedon arvioimiseen ja päätöksenteon tukemiseen. (Ne- gash & Gray 2008, 175–176) Esimerkiksi Elbashir ym. (2008, 135), määrittelevät liiketoimin- tatiedon hallinnan tarkoittavan kykyä analysoida liiketoimintatietoa, päämääränä tukea ja ke- hittää johdon päätöksentekoa liiketoiminnan eri osa-alueilla.
Kahden yleisimmän näkökulman mukaan liiketoimintatiedon hallintaa tarkastellaan teknolo- giana tai prosessina. Näkökulmien välisistä eroista huolimatta molemmissa jaetaan kolme kes- keistä ajatusta. Ensimmäiseksi, näkökulmasta riippumatta liiketoimintatiedon hallinnan ytimen muodostaa datan kerääminen, varastointi, analysointi ja käyttäminen. Toiseksi, perimmäinen tarkoitus on tukea organisaation päätöksentekoprosessia. Kolmanneksi, datan muuttaminen in- formaatioksi ja informaatiosta edelleen tietämykseksi johtaa parempiin päätöksiin. (Shollo 2013, 42–43)
Suurin osa tutkimuksista keskittyy tarkastelemaan liiketoimintatiedon hallintaa teknologisesta näkökulmasta, toteaa Shollo (2013, 43). Teknologisesta näkökulmasta se tarkoittaa jalostettua tietoa ja tietämystä, mikä määrittelee liiketoimintaympäristöä, yritystä itseään, sen suhteita markkinoihin, asiakkaisiin, kilpailijoihin ja taloudellisiin kysymyksiin. (Nykänen ym. 2016, 26) Liiketoimintatiedon hallinnalla voidaan tarkoittaa järjestetyssä muodossa olevaa tietoa.
Tämä näkökulma liittyy läheisesti teknologiseen näkökulmaan liiketoimintatiedon hallinnasta.
(Pirttimäki 2007, 91)
Prosessinäkökulmasta teknologian rooli on ainoastaan päätöksentekoa tukeva ja enemmän ar- voa annetaan prosesseille, joissa organisaatiolle tuotetaan informaatiota ja tietoa lähdeaineis- tosta (Nykänen ym. 2016, 26). Liiketoimintatiedon hallinta voidaan näin määritellä prosessiksi, joka tuottaa käsityksiä, ehdotuksia ja suosituksia päätöksenteon tueksi. Prosessit mahdollistavat toimenpiteiden, data-analyysien, ennustamisen, datan muokkauksen ja jakelun kontrollointia ja seurantaa. Tällä tavalla mahdollistetaan ja tuetaan päätöksentekoa, strategisia suunnitelmia ja tulevaisuuden ennustamista (Sano 2014, 155). Tässä tutkielmassa liiketoimintatiedon hallinta määritellään Pirttimäen (2007,92) väitöskirjan mukaisesti. Hän määrittelee liiketoimintatiedon hallinnan informaatioprosessiksi, joka sisältää tietoa tarvitsevien päätöksentekijöiden tekemiä systemaattisia toimenpiteitä kilpailuedun saavuttamiseksi. Hänen mukaan sitä voidaan pitää sekä sisäisten että ulkoisten tiedon lähteiden hyödyntämisen sisältävänä kokonaisvaltaisena kä- sitteenä. Prosessinäkökulman käyttäminen on perusteltua tutkielman tavoitteen ja tutkimusky- symysten kannalta, koska liiketoimintatiedon hallinnan suorituskykyä ja mittaamista voidaan tarkastella prosessien kautta.
2.2 Liiketoimintatiedon hallinnan prosessimalli
Trieu (2017, 111) kritisoi artikkelissaan sitä, että liiketoimintatiedon hallinnan suhteesta orga- nisaation suorituskykyyn ei ole kehitetty viitekehystä. Kirjoittaja analysoi kattavasti tutkimuk- sia ja luo niiden pohjalta uuden kokonaisvaltaisen viitekehyksen liiketoimintatiedon hallinnan prosesseista. Tutkimuksen kirjallisuuskatsaukseen valittiin 106 artikkelia 1/2000 ja 8/2015 vä- liseltä ajalta.
Trieun (2017, 113) viitekehyksessä keskitytään liiketoimintatiedon hallinnan muodostaman li- säarvon tutkimiseen, ja sen lähtökohtana on Sohin ja Markuksen (1995) viitekehys informaa- tioteknologian liikearvosta. Keskeisenä ajatuksena on, että liiketoimintatiedon hallinnan suhde organisaation suorituskykyyn voidaan mallintaa prosessiketjuksi. Prosessiketjun osina ovat lii- ketoimintatiedon hallinnan käyttöönottoprosessi, käyttöprosessi ja kilpailukykyprosessi. Orga- nisaation suorituskyky ei parane pelkästään BI-järjestelmän käyttöönoton seurauksena, vaan suorituskykyä tutkittaessa tulee ottaa huomioon myös muita vaikuttavia tekijöitä, jotka vaikut- tavat käyttöprosessiin ja kilpailukykyprosessiin. Tutkija uskoo, että malli kattaa pääosin ne piir- teet, jotka tulee ottaa huomioon tutkittaessa BI-järjestelmän suhdetta organisaation tehokkuu- teen. Viitekehyksen ansiona on piilevien vaikutuksien sekä taustatekijöiden ja ympäristöteki- jöiden yhdistäminen liiketoimintatiedon hallinnan prosesseihin. Tutkija on käyttänyt mallin luomisessa kattavasti uusia tutkimuksia, joten se on myös ajankohtainen. Viitekehys esitetään kuviossa 2.
Kuvio 2. Liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn viitekehys (Mukaillen Trieu 2017, 113) Viitekehyksen yläreunassa Soh ja Markus (1995) sekä Melville ym. (2004) tuovat esille taus- tatekijöiden sekä ympäristötekijöiden vaikutukset organisaation suorituskykyyn. Osa-alueita on kolme, joita ovat organisaation ominaisuudet, kilpailuympäristö ja valtion ominaisuudet.
Kaikki nämä tekijät vaikuttavat kilpailukykyprosessiin. Valtiolle ominaisia tekijöitä ovat esi- merkiksi lainsäädännön taso. Toimialan ominaisuuksiin kuuluvat kilpailuympäristön vaikutus organisaation suorituskykyyn ja toimialan erityiset ominaisuudet.
Viitekehyksen alareunassa huomioidaan Schryenin (2013, 144) esittämät hidastevaikutukset.
Käyttöönottoprosessiin liittyy hidastevaikutuksia, jos tarvitaan aikaa ennen kuin BI-järjestelmä saadaan käyttöön. Analysoinnin hitaudella tarkoitetaan tilannetta, jossa dataa analysoitaessa kestää aikaa ennen kuin informaatio saadaan käyttäjien näkyville. Myös päätöksenteossa esiin- tyy hitautta, jos saadun informaation perusteella tehtäviin päätöksiin tarvitaan aikaa. Muutos- vastarinta kuuluu myös hidastevaikutuksiin. Muutosvastarinnalla tarkoitetaan käyttäytymistä, jonka tarkoituksena on uusien järjestelmien käyttöönoton ja käytön estäminen, tai ohjelmisto- kehittäjien työn hidastaminen. Muutosvastarinta voi olla näkyvää tai näkymätöntä. Kirjallisuu- dessa esitetään usein, että muutosvastarinta on reagointia muutokseen ja epävarmuuteen. Muu- tosvastarinnan tunnistamiseen ja vähentämiseen on useita strategioita. Näitä ovat koulutus, käyttäjien osallistaminen, käyttäjien palautteen huomioon ottaminen päätöksenteossa, kommu- nikointi ja töiden uudelleenjärjestely. (Ali ym 2016, 36-41)
Prosessiketjussa jokainen ketjun osa kuvaa muutosprosessia. Käyttöönottoprosessilla tarkoite- taan liiketoimintatiedon hallintaan tehtyjen investointien muuttumista sen tuotoksiksi, joihin vaikutetaan johtamisella ja muutostoiminnoilla. Myös muut organisaation investoinnit vaikut- tavat käyttöönottoprosessiin. Käyttöprosessissa liiketoimintatiedon hallinnan tuotokset muut- tuvat sen vaikutuksiksi tehokkaan käyttämisen seurauksena. Käyttöprosessiin vaikuttaa liike- toimintatiedon hallinnan käyttötapa organisaatiossa, eli käytetäänkö sitä tehokkaasti vai tehot- tomasti. Organisaation ominaisuudet ja piilevät vaikutukset huomioidaan käyttöprosessissa, mutta myös kilpailukykyprosessissa. Lisäksi kilpailukykyprosessiin vaikuttavat valtion omi- naisuudet, organisaation kilpailuasetelma ja kilpailudynamiikka. Prosessiketju päättyy organi- saation suorituskyvyn parantumiseen.
Vaikka esitelty viitekehys kuvaa ansiokkaasti liiketoimintatiedon hallinnan muodostamaa suo- rituskykyä, sitä voidaan kuitenkin kehittää vielä paremmaksi. Viitekehyksessä ei käsitellä erik- seen BI-projektin suunnittelua, vaan ensimmäisenä prosessina on suoraan käyttöönottoprosessi.
Viitekehys ei myöskään käsittele organisaation suorituskyvyn mittaamisprosessia. Smith ja Crossland (2008, 167) esittelevät artikkelissaan laajennetun prosessimallin, jonka lähtökohtana käytetään Trieun (2017) tapaan Sohin ja Markuksen (1995) prosessimallia. Smith ja Crossland (2008, 167) kuitenkin täydentävät kolmea prosessia kahdella uudella prosessilla, joita ovat suunnitteluprosessi ja hyötyjen mittaamisprosessi. Suunnitteluprosessin esittelivät ensimmäistä kertaa Marshall ym. (2004), ja siinä huomioidaan investoinnin strategisen lähtökohdan tärkeys.
Suunnitteluprosessi sisältää organisaation sekä teknisten että liiketoiminnallisten tarpeiden ja mahdollisuuksien tunnistamisen ja selkeän, organisaation käyttöön soveltuvan BI-strategian kehittämisen. Hyötyjen mittaamisprosessi sisältää odotettujen hyötyjen määrittämisen etukä- teen sekä todellisten hyötyjen mittaamisen, toteavat Smith ja Crossland (2008, 166). Viitekehys esitetään kuviossa 3.
Kuvio 3. Laajennettu prosessimalli. (Mukaillen Smith & Crossland 2008, 167)
2.3 Suunnitteluprosessi
BI-järjestelmän hankkiminen alkaa organisaation strategisen lähtökohdan määrittämisestä.
Suunnitteluprosessin tärkeimpiä aktiviteetteja ovat organisaation strategisen ympäristön ja kil- pailuympäristön ymmärtäminen ja niihin liittyvien sekä liiketoiminnallisten, että teknologisten mahdollisuuksien ja uhkien tunnistaminen. Lisäksi BI-investointipäätöksiä tulisi tutkia organi- saation strategian ja tulevaisuuden kannalta. (Marshall ym. 2004, 4) Johtaminen koostuu Trieun (2017) mukaan neljästä osa-alueesta, joita ovat BI-strategian muodostaminen, oikeiden organi- saatiorakenteiden valitseminen BI-strategioiden toimeenpanemiseksi, oikeiden BI-projektien valitseminen ja BI-projektien tehokas johtaminen. Kolme ensimmäistä osa-aluetta tulisi huo- mioida jo suunnitteluprosessissa, kun taas käyttöönottoprosessissa tulisi keskittyä BI-projektien tehokkaaseen johtamiseen.
Tutunean ym. (2012, 867) mukaan tietotekniikkasovellusten käyttöönotto päätöksentekoa var- ten ja BI-työkalujen käyttäminen on tunnistettu yritysten keskuudessa riippumatta toimialasta, yrityksen koosta tai sijaintivaltiosta. Voisi kuitenkin ajatella, että kaikissa yrityksissä ei välttä- mättä tunnisteta hyötyjä. Usein ilmiö korostuu pienissä yrityksissä, joissa yrityksen johdolla ei ole saatavilla tarpeeksi tietoa liiketoimintatiedon hallinnan mahdollisuuksista. Pk-yrityksissä
päätöksentekoprosessi on usein epämuodollinen myös usein toistuvissa taktisissa tai operatii- visissa asioissa. Päätöksentekijät joutuvat usein mutkikkaisiin tilanteisiin, joissa päätöksiä jou- dutaan tekemään useilla toiminnan tasoilla. Suurissa yrityksissä ongelmanratkaisuprosessi on suhteellisen vakiintunut ja tehdään suunnitelman mukaisesti, kun taas pk-yrityksissä ongelmat ratkaistaan useimmiten sitä mukaan kuin niitä syntyy. Suuret yritykset käyttävät vakioituja on- gelmanratkaisumenetelmiä, mikä harvemmin on tapana pk-yrityksissä. Näillä piirteillä on suuri merkitys pk-yrityksen tunnistaessa ja määrittäessä toimintaympäristöään. (Salles 2006, 229) Jokainen yritys harkitsee BI-järjestelmään investoimista erilaisista lähtökohdista käsin. Boon- siritomachai ym. (2014) esittelevät artikkelissaan viitekehyksen, jonka avulla voidaan havain- noida käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä pk-yrityksissä. Viitekehyksen ajatuksena on, että käyttöönottopäätökseen vaikuttaa yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan nykyinen tilanne, jota voidaan analysoida pyramidimallin avulla. Pyramidimallin tasot ovat alhaalta ylöspäin päivit- täinen toiminta, vahvistus, integrointi, optimointi ja ylimpänä innovointi. Päivittäisen toimin- nan tasoilla organisaatio keskittyy ainoastaan yleiseen informaatioon päivittäisestä toiminnasta ilman pitkäaikaisia suunnitelmia. Vahvistuksen tasolla organisaatio yhdistää eri lähteissä sijait- sevaa informaatiota integroimalla ja keräämällä sitä yksikkötason päätöksenteon tukemiseksi.
Integroinnin tasolla organisaatio kerää dataa yhteiseen datakeskukseen, ja tekee koko organi- saation kattavia analyyseja saadakseen tietoa ja parantaakseen informaation kulkua yksiköiden välillä. Optimoinnin tasolla organisaatio käyttää uutta teknologiaa tiedon syvälliseen analysoin- tiin ymmärtääkseen paremmin markkinoita ja asiakkaita. Tarkoituksena on palvella asiakkaita paremmin ja verrata yrityksen tilannetta muihin yrityksiin. Viimeisellä innovoinnin tasolla or- ganisaatio etsii aktiivisesti uusia liiketoimintamahdollisuuksia informaation avulla. (Boonsiri- tomachai ym. 2014, 6–7)
Voisi ajatella, että useimmat pk-yritykset sijaitsevat ennen BI-järjestelmän käyttöönottoa pyra- midimallin alimmilla, päivittäisen toiminnan tai vahvistuksen tasoilla. Organisaation nykyisen liiketoimintatiedon hallinnan tason selvittäminen on tärkeää, koska eri tasoilla sijaitsevien or- ganisaatioiden osa-alueiden painotukset BI-järjestelmän käyttöönotossa voivat vaihdella. Osa- alueita ovat organisaation ominaisuudet, ympäristötekijät, teknologiset ominaisuudet ja omis- tajayrittäjän ominaisuudet. (Boonsiritomachai ym. 2014, 5–8) Viitekehys esitetään kuviossa 3.
Kuvio 4. Liiketoimintatiedon hallinnan käyttöönotto pk-yrityksissä. (Mukaillen Boonsirito- machai ym. 2014, 7)
Teknologiset ominaisuudet perustuvat Rogersin (1983, 6–12) innovaatioiden diffuusio –teori- aan, jonka mukaan teknologisen innovaation käyttöönottoon vaikuttavat elementit ovat kilpai- luedun saavuttaminen, monimutkaisuus, soveltuvuus, kokeiltavuus ja havaittavuus. Teorian mukaan diffuusio määritellään viestintäprosessiksi, jossa tieto innovaatiosta leviää sosiaalisen systeemin jäsenille tiettyjen kanavien kautta ajan kuluessa. Viestintäprosessilla Rogers (1983) tarkoittaa kommunikoinnin erityistä tyyppiä, jossa viestintä keskittyy tarkastelemaan uusia ide- oita ja kommunikoinnilla puolestaan tarkoitetaan prosessia, jossa osapuolet jakavat ja luovat tietoa yhteisen ymmärryksen saavuttamiseksi. Innovaatiolla tarkoitetaan ideaa, käytäntöä tai kohdetta, joka mielletään uudeksi yksilön tai muun käyttöönottavan tahon näkökulmasta.
Koska liiketoimintatiedon hallinta voidaan helposti mieltää uudeksi innovaatioksi, Rogersin teoria soveltuu hyvin tutkittaessa yrityksien teknologian käyttöönottoon liittyviä tekijöitä.
Kilpailuedun saavuttamista arvioidaan tutkimalla, millä tavalla liiketoimintatiedon hallinnan käyttöönottaminen parantaa organisaation suorituskykyä. Useissa tutkimuksissa on mainittu, että liiketoimintatiedon hallinnalla on useita mahdollisuuksia organisaatioille. Esimerkiksi vä- hittäistavarakaupat analysoivat kannattavimpia tuotteita ja niiden optimaalista sijoittelua liike- tilassa (Boonsiritomachai ym. 2014, 8). Kilpailuedun saavuttamisen tasoa voidaan arvioida ta- loudellisilla mittareilla, mutta myös sosiaaliset tekijät kuten luottamus ja tyytyväisyys, ovat
usein tärkeitä tekijöitä (Rogers 1983, 16). Lisäksi tulee tutkia ohjelmiston käyttöönotolla saa- vutettavia suoria ja epäsuoria etuja. Suoria kustannussäästöjä voi syntyä laitteistosta ja tarvitta- vasta työvoimasta, kun taas epäsuoria etuja syntyy parantuneen asiakaspalvelun ja liiketoimin- toihin kuuluvien prosessien tehostumisen kautta. (Jadhav & Sonar 2009, 561)
Jotkin innovaatiot ovat helppoja ymmärtää, toiset taas voivat olla monimutkaisia ja käyttöön- otto tapahtuu siksi hitaasti. Monimutkaisuudella tarkoitetaan ymmärtämisen ja käyttämisen vai- keutta. Liiketoimintatiedon hallinnan monimutkaisuudesta johtuen monet yritykset vastustavat sen käyttöönottoa ja jatkavat perinteisten menetelmien käyttöä. Sen takia heikon IT-tietämyk- sen käyttäjille tarvitaan yksinkertainen ja vakaa ohjelmistoratkaisu, joka täyttää tarpeet lyhy- essä ajassa. Monimutkaisuuteen liittyy myös havaittavuus, joka tarkoittaa innovaation näky- vissä olevia ominaisuuksia. Jos ominaisuudet ovat helposti nähtävissä, innovaatio otetaan hel- pommin käyttöön. (Rogers 1995, 16) Samalla innovaation ominaisuuksista on helpompaa kes- kustella muiden käyttäjien kanssa. BI-järjestelmä on luonteeltaan aineeton, joten erilaisten BI- järjestelmien ominaisuuksien vertaileminen voi olla hankalaa.
Soveltuvuutta arvioidaan yhteensopivuudella organisaation nykyisiin arvoihin, menneisyyteen ja potentiaalisten käyttöönottajien tarpeisiin. Sellainen innovaatio, joka on epäsopiva sosiaali- sen yhteisön arvoihin ja normeihin, käyttöönotetaan hitaammin kuin sopiva. (Rogers 1995, 16) Soveltuvuuden arvioinnissa voidaan kiinnittää huomiota myös siihen, miten hyvin ohjelmistoa voidaan personoida esimerkiksi käyttöliittymän osalta (Jadhav & Sonar 2009, 561).
Kokeiltavuus tarkoittaa mahdollisuutta kokeilemiseen ennen käyttöönottoa. Jos uutta ideaa voi- daan kokeilla etukäteen, se yleensä toteutetaan nopeammin verrattuna sellaiseen ideaan, jota ei voida kokeilla etukäteen. Etukäteen kokeiltavissa olevaan innovaatioon liittyy vähemmän epä- varmuutta sellaiselle yksilölle, joka miettii sen käyttöönottoa. (Rogers 1995, 16) Tämän takia useat BI-järjestelmän toimittajat antavat mahdollisuuden kokeilemiseen ennen käyttöönotto- päätöksen tekemistä (Boonsiritomachai ym. 2014, 9).
Teknologiset ominaisuudet eivät yksinään riitä takaamaan uuden teknologian käyttöönottoa.
Organisaation kyky käyttöönottaa teknologinen innovaatio vaikuttaa käyttöönottopäätöksen te- kemiseen. Boonsiritomachain ym. (2014, 10) viitekehyksessä on neljä mahdollistavaa tekijää, jotka ovat organisaation koko, organisaation ikä, omaksumiskyky ja organisaation resurssien saatavuus. Organisaation koon vaikutusta uuden teknologian käyttöönottamiseen on tutkittu,
mutta tulokset ovat ristiriitaisia. Lee ja Xia (2006) tekivät meta-analyysin 21 aihetta käsittele- västä tutkimuksesta. Yhteenvetona todetaan, että organisaation koko ja teknologinen innovatii- visuus ovat yhteydessä toisiinsa, mutta sen voimakkuus ja suunta ovat riippuvaisia useista muuttujista. Niitä ovat tutkittavan innovaation laatu, organisaation tyyppi, käyttöönottoaste ja käyttöönoton laajuus. Organisaation iällä on myös yhteys käyttöönottopäätöksen tekemiseen Rogersin (1995) mukaan. Hän toteaa, että koska uudet organisaatiot ovat syntyneet kehittyneen IT-teknologian aikana, ne myös käyttävät teknologiaa saavuttaakseen kilpailuedun. Omaksu- miskyky tarkoittaa organisaation kykyä hyväksikäyttää olemassa olevaa tietoa. Se auttaa orga- nisaatioita tunnistamaan uuden ja ulkoisen tiedon arvon, jonka avulla organisaation taloudelli- sia hyötyjä voidaan kasvattaa. (Boonsiritomachai ym. 2014, 10)
Organisaation resurssien saatavuus liittyy kokonaiskustannuksiin. Perinteisesti BI-järjestel- mään investoiminen on vaatinut suuren budjetin, koska kuluja on syntynyt lisenssin ostami- sesta, henkilöstön koulutuksesta, asennuksesta ja käyttöönotosta, ylläpidosta, päivittämisestä ja laitteistosta (Jadhav & Sonar 2009, 561). Käyttöönotto onkin ollut pitkään ainoastaan suurten yritysten etuoikeus ohjelmistojen monimutkaisuuden ja suurten investointikulujen vuoksi, to- teavat Scholz ym. (2010). BI-järjestelmään investoiminen voi olla pk-yritykselle niin iso ku- luerä, että sitä varten tarvitaan ulkoista rahoitusta. Pk-yritysten yritysbarometrissa (1/2017) to- detaan, että pk-yritysten ulkoisessa rahoituksessa näkyvät pankkitoiminnan tiukka sääntely, yri- tysten heikentynyt luottokelpoisuus sekä vähäisempi luottojen kysyntä. Pk-yritykset olisivat tarvinneet rahoitusta viimeisen 12 kuukauden aikana, mutta eivät hakeneet sitä. Sallesin (2006, 229) tutkimuksessa pääteltiin, että vaikka BI-järjestelmien tarjoamat mahdollisuudet olisi tun- nistettu, niitä ei välttämättä oteta käyttöön liian suurten investointikustannusten takia.
Yleensä BI-järjestelmä hankitaan ostamalla ohjelmiston käyttöön oikeuttava lisenssi. BI-järjes- telmän toteuttamiseen pk-yrityksissä on kuitenkin useita toisistaan poikkeavia vaihtoehtoja. En- simmäinen vaihtoehto on raportoinnin kehittäminen yrityksen sisällä, jolloin tietoa käsitellään esimerkiksi Microsoft Excelissä. Tässä tapauksessa ei osteta uutta järjestelmää, vaan kehitetään olemassa olevia työkaluja vastaamaan paremmin yrityksen tarpeita. Toinen vaihtoehto on käyt- töönottaa joko avoimen lähdekoodin BI-järjestelmä tai kaupallinen BI-järjestelmä. Kaupallinen BI-järjestelmä voidaan toteuttaa joko on-premise -ratkaisuna tai SaaS-palveluna. Perinteisessä on-premise -ratkaisussa BI-järjestelmä ostetaan yrityksen käyttöön. Kuluja voi tällöin syntyä lisenssin hankkimisen lisäksi muista käyttöönotossa vaadittavista muutostöistä, esimerkiksi uu-
sien tietokoneiden hankkimisesta. Käytettävä ohjelmisto tulee myös mukauttaa yrityksen tar- peisiin sopivaksi, koska yritysten tarpeet ohjelmistoa kohtaan vaihtelevat eri toimialoilla ja myös saman toimialan sisällä. (Tutunea ym. 2012, 869)
BI-järjestelmän toteuttaminen SaaS-palveluna on vielä tuore innovaatio, mutta lähestymista- valla on huomattavia mahdollisuuksia tulevaisuudessa, toteavat Mwilu ym. (2016, 120). SaaS- palvelun ajatuksena on ohjelmiston tarjoaminen käyttäjille palveluna Internetin välityksellä, jo- ten käyttäjät voivat käyttää ohjelmistoa koska tahansa sijaintipaikasta riippumatta. Sheikh (2011, 6) kuvailee, että SaaS-palvelua voidaan ajatella ohjelmiston vuokraamisena kuukausi- maksua vastaan, eikä ohjelmistoa asenneta fyysisesti organisaation tietokoneelle. Joissakin tut- kimuksissa (Ks. esim. Sano 2014, 156) SaaS-palveluna tarjottavasta liiketoimintatiedon hallin- nasta on käytetty myös termiä BIaaS (Business Intelligence as a Service).
SaaS-palvelumallia ei ole tutkittu Suomessa liiketoimintatiedon hallinnan yhteydessä, mutta kansainvälisten tutkimusten perusteella sille olisi kysyntää varsinkin pk-yrityksissä. SaaS-pal- velumalli soveltuu erityisesti yrityksille, jotka tunnistavat liiketoimintatiedon hallinnan tarpeel- lisuuden, mutta joiden budjetti ei salli BI-järjestelmään investointia. Esimerkiksi Olszakin ja Ziemban (2012, 142) tutkimuksessa suurin käyttöönoton este pk-yrityksissä oli BI-järjestelmän ja sen käyttöönoton kustannukset. Erityisesti pienet yritykset ovatkin halukkaita käyttöönotta- maan liiketoimintatiedon hallinnan SaaS-palveluna ja yleisimmin sen avulla halutaan seurata myyntiä ja markkinointia, toteaa Muntean (2015, 66). Täytyy kuitenkin muistaa, että kun SaaS- palvelumallin kuluja verrataan perinteiseen on-premise -ratkaisuun, tulee huomioida muutkin kulut kuin pelkästään ohjelmiston lisenssimaksu. Lopulliset käyttöönottokulut sisältävät käyt- töönoton, kustomoinnin, ylläpidon ja tuen kulut. (Sheikh 2011, 10)
Ympäristötekijöiden vaikutusten tutkiminen uutta teknologiaa käyttöönotettaessa on välttämä- töntä, koska kilpailuasetelma ja valitut toimittajat vaikuttavat käyttöönoton onnistumiseen (Boonsiritomachai 2014, 11). Voimakas kilpailuasetelma kannustaa yrityksiä etsimään uusia lähestymistapoja tehokkuuden parantamiseen ja tuottavuuden kasvattamiseen. Toimittajan va- lintaa voidaan arvioida tutkimalla toimittajan mainetta ja aikaisempia saavutuksia, toimittajan teknistä BI-järjestelmän osaamista sekä konsulttien pätevyyttä (Seyal ym. 2004). Toimittajaan liittyviä arviointeja voidaan tehdä myös käyttöohjeiden, oppaiden ja itseopiskelukurssien saa- tavuudesta. Muita arviointikohteita voivat olla esimerkiksi toimittajan reagointinopeus palve-
lupyyntöihin, toimittajan tekninen ja liiketoiminnallinen toimialatietämys ja toimittajan refe- renssit aiemmista käyttöönottoprojekteista. Käyttöönottoa suunnittelevien henkilöiden tulisi kysyä mielipiteitä myös tulevilta ohjelmiston käyttäjiltä, sekä mahdollisuuksien mukaan ulko- puolisilta asiantuntijoilta ja konsulteilta. (Jadhav & Sonar 2009, 561)
Omistajayrittäjän ominaisuudet vaikuttavat käyttöönottopäätöksen tekemiseen. Korkean inno- vatiivisuuden omaava yrittäjä edistää merkittävästi uuden teknologian käyttöönottamista (Boonsiritomachai 2014, 12). Thongin ja Yapin (1996, 171) tutkimuksen mukaan myös omis- tajayrittäjän IT-tietoisuus ja innovatiivisuus vaikuttavat IT-teknologian käyttöönottoon. Laajan IT-tietämyksen omaavat ja innovatiiviset toimitusjohtajat ovat useammin halukkaita ottamaan käyttöön uutta IT-teknologiaa.
2.4 Käyttöönottoprosessi
BI-järjestelmään tehtävä investointi on lähtökohta organisaation datan hyödyntämiseksi. Trieu (2017, 119) lisää, että johtajien tulisi tunnistaa ja miettiä myös muita tekijöitä, kuten muita investointeja sekä organisaation johtamiskulttuuria samanaikaisesti BI-järjestelmäinvestoinnin kanssa. Käyttöönottoprosessissa tehokas johtaminen on olennainen osa projektin onnistumista.
Myös muut samanaikaiset investoinnit vaikuttavat käyttöönottoprosessin onnistumiseen, mutta tutkijan mukaan aiheesta ei ole tehty tarpeeksi tutkimuksia.
BI-järjestelmän käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä pk-yrityksissä on tutkittu useissa tutkimuksissa, ja yleisesti menestystekijöitä tarkastellaan kolmesta näkökulmasta, joita ovat organisaation, prosessin ja teknologian näkökulmat. Organisaation näkökulmasta tärkein tekijä on johdon sitoutuminen käyttöönoton tukemiseen. Projektilla tulee olla ylimmän johdon tuki ja projektia tulee johtaa pätevä projektipäällikkö. Projektin budjetin tulee olla riittävä, jotta yllättäviinkin kuluihin voidaan varautua. Koska BI-järjestelmä tukee liiketoimintaa, organisaa- tion vision ja strategian tulee ohjata ja johtaa käyttöönottoa. Prosessinäkökulmasta käyttöön- otossa tulee huomioida, että BI-järjestelmää tarkastellaan liiketoiminnan näkökulmasta, eikä keskitytä liikaa teknologisiin yksityiskohtiin. Organisaation liiketoimintaprosessit tulee määri- tellä tarkasti. Ohjelmiston käyttäjien odotukset täytyy selvittää ja BI-järjestelmän pitää täyttää odotukset. Prosessinäkökulmasta on tärkeää tehokas muutosjohtaminen, jotta viivästysvaiku-
tukset saadaan minimoitua. Teknologisesta näkökulmasta tulee kiinnittää huomiota datan laa- tuun ja ohjelmiston käyttöliittymän helppokäyttöisyyteen. BI-järjestelmän mukautuvuutta ja käyttäjävaatimusten täyttymistä tulisi myös tarkastella. (Yeoh & Koronios 2010, 572; Olszak
& Ziemba 2012, 144)
Nykänen ym. (2016, 31–38) raportoivat tärkeimpiä syitä liiketoimintatiedon hallinnan käyt- töönottoon suomalaisissa yrityksissä. Tärkeimmät syyt tutkimuksen mukaan olivat parantunut tieto liiketoiminnasta, toiminnan tehokkuuden parantuminen ja parempi päätöksenteko. Aino- astaan 49% vastaajista käytti liiketoimintatiedon hallintaa sen mahdollistamien kustannussääs- töjen vuoksi. Tutkijat esittävätkin johtopäätöksenä, että operationaalinen tehokkuus on tärke- ämpi kriteeri kuin kustannussäästöjen syntyminen. Liiketoimintatiedon hallinnan päätarkoituk- sena on siis päätöksenteon helpottaminen.
Yritys voi suorittaa BI-järjestelmän käyttöönoton itse tai käyttää ulkopuolista konsulttia apuna (Yeoh & Koronius 2010, 572). Suomessa on useita liiketoimintatiedon hallintaratkaisuja tar- joavia yrityksiä. Tarjolla on erilaisia BI-järjestelmiä, jotka voivat soveltua pk-yrityksen tarpei- siin. BI-järjestelmiä tarjoavat sekä useat kansainväliset tietotekniikkayritykset että pienemmät pelkästään liiketoimintatiedon hallintaan keskittyneet yritykset. Ohjelmistoja ovat esimerkiksi IBM Cognos Business Intelligence, SAP BusinessObjects, Power BI, Tableau, Qlikview ja Qlik Sense.
2.5 Käyttöprosessi
Sohin ja Markuksen (1995) mukaan BI-järjestelmän kehittämisen epäonnistuminen, liiketoi- mintaprosessien tuottavuusongelmat ja suunnitelmien epäonnistuminen voivat laskea suoritus- kykyä ja johtaa negatiivisiin lopputuloksiin. Käyttöprosessin onnistumiseksi BI-järjestelmää on käytettävä tehokkaasti hyväksi, ja myös organisaation ominaisuudet sekä piilevät vaikutukset on huomioitava. BI-järjestelmän tulee sopia organisaation käyttöön ja strategiaan. Käytettävän IT-laitteiston tulee mahdollistaa suurien datamäärien käsittely. BI-järjestelmän mahdollisuuk- siin kuuluu myös käyttäjänäkökulma, koska osaavat työntekijät nostetaan tärkeäksi resurssiksi organisaation liikearvon muodostuksessa. (Trieu 2017, 117) Myös organisaation ominaisuudet vaikuttavat käyttöprosessin onnistumiseen.
BI-järjestelmän tehokkuudesta löytyy useita tutkimuksia. Suurikaan tietomäärä ei lisää organi- saation kilpailukykyä, jos sitä ei pystytä jalostamaan päätöksentekoa tukemaan muotoon. Sha- tatin ym. (2013) tutkimuksessa huomattiin, että tehokkuuden parantamiseksi tulisi keskittyä BI- järjestelmän, informaation ja palvelun laadun kehittämiseen. Tärkeimmät BI-järjestelmän laa- tuun vaikuttavat tekijät ovat tutkimuksen mukaan tarkkuus sekä informaation saaminen oikeaan aikaan. Hieman vähemmän tärkeä tekijä on ajantasaisen tiedon saaminen järjestelmästä. Infor- maation laatuun liittyvistä tekijöistä tärkein on käyttäjän tarvitseman tiedon saaminen. Palvelun laatuun vaikuttaa nopea reagointi käyttäjien tekemiin palvelupyyntöihin. Wengin ym. (2016) tutkimuksessa löytyi neljä kriittistä indikaattoria, jotka vaikuttavat BI-järjestelmän tehokkuu- teen. Datan saatavuuden edistäminen liittyy teknologisiin ominaispiirteisiin. BI-järjestelmä on tehokas, jos sen käyttöönotto parantaa merkittävästi organisaation liiketoimintatietämystä ja liiketoimintainformaatiota. Käyttöönoton tukeminen liittyy henkilöstön pätevyyden ominais- piirteisiin. Jos käyttöönoton myötä henkilöstö pääsee liiketoimintatietoon helpommin käsiksi, järjestelmä on kyseisen näkökulman mukaan tehokas.
BI-järjestelmän tarjoamista mahdollisuuksista siirrytään tehokkaan käytön seurauksena BI-jär- jestelmän suorituskykyyn. Trieun (2017, 117) mukaan tehokkaasta käytöstä on kuitenkin hyvin vähän empiirisiä tutkimuksia. Esimerkiksi Sano (2014, 160) toteaa, että jos liiketoimintatiedon hallintaa pystytään tehokkaasti hyödyntämään, se voi tuoda liikearvoa organisaatiolle organi- saation suorituskyvyn parantumisen kautta. Artikkelissa ei kuitenkaan tarkastella tehokkaan hyödyntämisen keinoja käytännössä. Dengin ja Chin (2012, 312-313) tutkimuksessa käsiteltiin myös BI-järjestelmän tehokasta käyttöä. Tutkijat tunnistivat neljä ongelmaa ja kolme ongel- mien aiheuttajaa, jotka voivat johtaa tehottomaan käyttöön. Ongelmat liittyivät raportointiin, käyttöoikeuksiin, informaatioon ja työnkulkuun. Ongelmia aiheuttivat käyttäjien tietämättö- myys, järjestelmän virhetilanteet ja käyttäjän sekä järjestelmän välinen vuorovaikutus. Nykäsen ym. (2016, 31-38) tutkimukseen osallistuneet vastaajat toivoivat käyttäjäystävällisempiä BI- järjestelmiä. Vaikka käyttäjät kokivat käyttäjäystävällisyyden puutteelliseksi, he silti olivat ko- konaisuutena ottaen tyytyväisiä BI-järjestelmästä saatavasta informaatiosta. Tutkimustulos osoittaa, että informaation laatu on tärkeämpi kriteeri käyttäjien tyytyväisyydelle kuin BI-jär- jestelmän käyttäjäystävällisyys.
BI-järjestelmiin liittyy useita ongelmia. Scholzin ym. (2010) tutkimuksessa haasteet liittyivät toteutukseen, käytetyn BI-järjestelmän ja datan laatuun sekä ohjelmiston käyttöliittymään. Oh- jelmistolisenssi, ylläpito, tuki ja palvelut voivat olla liian kalliita ja ohjelmistolisenssit eivät
yleensä ole joustavia, joten uusia käyttäjiä on hankala lisätä jälkikäteen. BI-järjestelmä on useimmille käyttäjille liian vaikeaselkoinen ja käyttäjien on vaikeaa kehittää ohjelmistoa oma- aloitteisesti. Tarvittavia taitoja ei siirry ohjelmiston tarjoajalta käyttäjälle ja käyttäjien tekemiä toimenpiteitä on vaikea seurata ja tarkastaa. BI-järjestelmää tarjotaan joukkona työkaluja eikä sitä nähdä kokonaisvaltaisena ratkaisuna. Liiketoimintaprosessien tehokkuuden parantaminen on käyttäjän vastuulla, koska BI-järjestelmät keskittyvät KPI-mittareiden analysoimiseen ja ra- portointiin. (Sheikh 2011, 3–4) Toisaalta BI-järjestelmän tarkoituksena onkin tarjota käyttäjälle informaatiota päätöksenteon tueksi, ja käyttäjän vastuulla on tehdä oikeat tulkinnat ja päätökset.
SaaS-palvelumalli on merkittävässä asemassa tulevaisuuden liiketoimintatiedon hallinnassa. Se tarjoaa useita vahvuuksia perinteiseen malliin verrattuna, kuten kustannustehokkuus, käyttöön- oton joustavuus ja skaalautuvuus, ja luotettavuus. (Al-aqrabi ym. 2015, 94) Useat perinteiset BI-järjestelmän ongelmat poistuvat SaaS-palvelumallin myötä. SaaS-ratkaisut voidaan toteut- taa nopealla aikataululla ja niitä voidaan hyödyntää ilman yrityksen henkilöstön kouluttamista Tutunean ym. (2012, 868) mukaan. Käyttäjien epätietoisuus on kuitenkin todettu useissa tutki- muksissa (Ks. esim. Deng & Chi 2012) yhdeksi tehotonta käyttöä aiheuttavaksi tekijäksi, joten henkilöstön kouluttamisen osalta Tutunean ym. (2012, 868) tutkimustulokset ovat ristiriitaisia.
SaaS-palvelumallissa on Marstonin ym. (2011, 181) mukaan myös heikkouksia. Fyysinen kont- rolli organisaation dataan menetetään, koska se sijaitsee pilvessä. Tämä nostaa kysymyksiä esi- merkiksi tietoturvasta. Elintärkeiden sovellusten viemistä pilveen on harkittava kunnolla, koska sovelluksen käyttäminen riippuu palveluntarjoajasta. Varsinkin suurilla yrityksillä on ymmär- rettävästi syitä huoleen, koska yrityksen omia toimintoja uskotaan SaaS-palvelumallissa palve- luntarjoajan haltuun. Artikkelissa todetaan suurimman käyttöönoton esteen olevan kuitenkin lainsäädännön taso paikallisella, valtiollisella ja kansainvälisellä tasolla. Lainsäädännön ongel- mat liittyvät usein tilintarkastukseen, koska datan tulisi olla fyysisesti tarkastajien saatavilla.
Trieun (2017, 113) viitekehyksessä lainsäädäntö huomioidaan yhtenä valtion ominaisuuksista.
2.6 Kilpailukykyprosessi
Organisaatioiden päätöksentekoa tutkitaan usein rationaalisen valinnan teorian näkökulmasta, jossa eri vaihtoehtoja arvioidaan saatavaan informaatioon perustuen ja paras vaihtoehto valitaan (Shollo 2013, 48). BI-järjestelmät näyttäisivät sopivan hyvin tämänlaiseen päätöksentekoon,
koska niiden avulla saadaan tarkempaa, tarkoituksenmukaisempaa ja ajanmukaisempaa tietoa päätöksenteon tueksi, toteavat Nykänen ym. (2016, 28). Pelkästään datan analysoiminen infor- maation saamiseksi ei kuitenkaan riitä, vaan organisaatioiden tulisi keskittyä päätöksenteko- prosesseihin, jotta tarpeellinen informaatio saataisiin päätöksentekijöiden ulottuville (Shollo 2013, 45). Monissa tapauksissa liiketoimintainformaatiota ei käytetä tai se on epäsopivaa pää- töksenteon kannalta, informaatio on epäselvää tai sitä tulkitaan erilaisissa asiayhteyksissä toi- sistaan poikkeavalla tavalla. Suurin este päätöksenteon parantumiselle on vakiintunut käsitys johdon vastuusta päätöksenteossa. Jos organisaatiot näkevät päätöksenteon yksittäisten ihmis- ten etuoikeutena, joiden päätöksiä ei arvioida tai pyritä kehittämään, luultavasti myöskään ke- hitystä ei tapahdu päätöksenteossa. (Davenport 2010, 11) BI-järjestelmän hankkiminen ei siis automaattisesti johda organisaation suorituskyvyn parantumiseen.
Nykäsen ym. (2016, 36–37) tutkimuksessa suomalaisista yrityksistä liiketoimintatiedon hallin- nan yleisin käyttötapa on yleisten raporttien tutkiminen organisaation operaatioista. Tämä ra- portoinnin muoto tarkoittaa esimerkiksi viimeisen kuun myynnin tai vuosittaisen liikevoiton kehittymisen tutkimista. Melko säännöllisesti tutkittiin myös yksilöllisiä raportteja tai analyy- seja. Hieman pienempi osa tutkittavista kertoi tekevänsä raportteja itse tarpeen tullen ja vähiten käytettyjä olivat automaattiset, algoritmin avulla muodostetut raportit. Liiketoimintatiedon hal- lintajärjestelmän tuottamia raportteja käytetään päätöksenteossa erilaisilla tavoilla. Yhden nä- kökulman mukaan tarkoituksena ei ole vähentää epävarmuutta, vaan enemmänkin vähentää nä- kökulmaeroja valintatilanteissa. Päämäärä saavutetaan tuottamalla tietoa eri vaihtoehdoista ja merkityksistä, joista voidaan sen jälkeen yhteisesti keskustella. Tämä näkökulma on tärkeä eri- tyisesti hallituksen tai johtoryhmän palavereissa, koska kaikilla osallistujilla tulee olla yhtene- vät tiedot päätöksenteon tukena. Toisen näkökulman mukaan raportteja käytetään ainoastaan argumentteina tehtyjen päätöksien perustelemisessa ja toisten vakuuttamisessa. Tämän näkö- kulman mukaan raporteilla on ainoastaan vertauskuvallinen merkitys ja niitä voidaan käyttää päätöksentekijöiden omien päämäärien saavuttamiseksi. (Shollo 2013, 216)
Johdon laskentatoimi ja liiketoimintatiedon hallinta täydentävät toisiaan ja muodostavat yh- dessä kokonaisvaltaisen näkemyksen yrityksen tilasta. Tätä kokonaisvaltaista näkemystä voi- daan hyödyntää yrityksen strategisessa johtamisessa sekä liiketoiminnan tehokkuuden johtami- sessa. Liiketoimintatiedon hallintaa tarvitaan informaation saamiseksi nopealla ja tehokkaalla tavalla. Johdon laskentatoimi tarjoaa puolestaan hyödyllistä laskentatoimen informaatiota BI- prosessien käyttöön. Johdon tulisi saada informaatiota yrityksen kokonaistehokkuudesta, mutta
myös esimerkiksi mahdollisista pörssikurssien muutoksista, yleisistä kehityssuunnista ja liike- vaihdon kehittymisestä, jotta voidaan muodostaa kokonaisvaltainen kuva yrityksen menesty- miseen vaikuttavista tekijöistä. Johto tarvitsee myös pitkän tähtäimen informaatiota lyhyen täh- täimen informaation lisäksi. Johdon laskentatoimi ja liiketoimintatiedon hallinta yhdessä voivat tuottaa informaatiota nykyisen strategian täytäntöönpanosta ja yleisestä tehokkuudesta opera- tiivisen informaation lisäksi. Kun johdolla on kokonaisvaltainen näkemys yrityksen tehokkuu- desta, riskit voidaan minimoida ja markkinaraot voidaan hyödyntää tehokkaasti. Liiketoimin- tatiedon hallinnasta saatava informaatio on tyypillisesti kvalitatiivisempaa johdon laskentatoi- men informaatioon verrattuna. (Pirttimäki 2007, 84–91)
Tutkimuksissa on löydetty useita suorituskykyisen BI-järjestelmän mahdollistamia organisaa- tiotason hyötyjä. Esimerkiksi prosessien toiminnallinen tehokkuus on parantunut, Uusia tai pa- rannettuja tuotteita tai palveluja on kehitetty, organisaation älykkyys on parantunut sekä orga- nisaatiorakenne on dynaamisempi. (Soh ja Markus 1995; Melville ym. 2004) Elbashirin ym.
(2008, 144) tutkimuksessa sisäiseen tehokkuuteen liittyvät hyödyt tarkoittivat sisäisten proses- sien tehokkuuden paranemisesta johtuvia hyötyjä kuten parantunut työntekijöiden tuottavuus ja operatiivisten kustannusten alentuminen.
Parantuneet palvelut ja asiakassuhteet mainitaan useissa artikkeleissa. Elbashirin ym. (2008, 144) tutkimuksessa asiakasanalytiikkaan liittyvät hyödyt sisälsivät uusien tuotteiden ja palve- lujen kehittämis- ja jakelukustannusten pienenemistä, tyytymättömien asiakkaiden palvelukus- tannusten pienenemistä sekä oikeiden tuotteiden tarjoamista asiakkaille. Asiakasanalytiikkaan liittyi myös asiakassegmentointi, joka mahdollistaa organisaation markkinointikustannusten pienenemisen asiakasmarkkinointia tarkentamalla. Myös Wengin. ym (2016) tutkimuksessa or- ganisaatiotason hyödyt liittyivät asiakkaiden palvelemiseen. Tutkimuksessa hyötyjä olivat uu- sien palvelujen kehityksen tukeminen sekä uusien asiakkaiden löytäminen ja yhtäjaksoisen pal- velun sekä asiakkaiden säilyttämisen tukeminen. Gainorin (2014, 127) väitöskirjassa organi- saatiotason hyötyjä olivat parantuneet ja tehostuneet palvelut, kehittyneet asiakassuhteet sekä niiden lisäksi uuden liiketoiminnan kehittäminen.
Organisaatiotason hyödyistä on tehty useita tutkimuksia, ja niissä toistuvat samat aihekokonai- suudet. Rouhani ym. (2016, 36) määrittelivät tutkimuksessaan kolme BI-järjestelmän avulla saatavaa organisaatiotason hyötyä. Niitä ovat parempi tiedon prosessointi, lyhentynyt päätök-
sentekoaika ja pienentyneet päätöksentekokustannukset. Pirttimäen (2007, 98) väitöskirjan mu- kaan liiketoimintatiedon hallinnan suurimmat odotetut hyödyt 50 suurimmassa suomalaisessa yrityksessä olivat tärkeimmästä alkaen parantumiset tiedon laadussa, sisäisen tiedon jakami- sessa ja tietoisuuden tasossa. Scholz ym. (2010, 5) tutkivat liiketoimintatiedon hallinnasta saa- tavia etuja ja haittoja saksalaisissa pk-yrityksissä. Etuina mainittiin parannukset tiedonhallin- nassa, päätöksenteon tukemisessa ja kustannussäästöissä. Shatatin ym. (2013) mukaan suurim- mat BI-järjestelmällä saavutettavat edut olivat kustannussäästöjen syntyminen sekä organisaa- tion kehittymisen tukeminen. Myös kilpailuedun saaminen ja osastojen välisen tiedonvaihdon parantuminen olivat tärkeitä BI-järjestelmällä saavutettuja etuja.
BI-järjestelmän suorituskyky on tärkeä organisaation suorituskykyyn vaikuttava tekijä, mutta sen lisäksi tulee tarkastella myös muita tekijöitä, jotka vaikuttavat BI-järjestelmän suoritusky- vyn ja organisaation suorituskyvyn muodostumiseen. Esimerkiksi yleinen taloustilanne saattaa vaikuttaa hyötyihin. Jos liiketoimintaolosuhteet eivät ole suotuisia, BI-järjestelmällä ei välttä- mättä saavuteta sille asetettuja tavoitteita. (Trieu 2017)
Toimialan ominaisuuksien vaikutuksesta liiketoimintatiedon hallinnan suorituskykyyn on esi- tetty eriäviä mielipiteitä. Elbashir ym. (2008, 148) toteavat, että tuotantoyrityksissä BI-järjes- telmän suorituskyvyn ja organisaation suorituskyvyn välillä on vahvempi yhteys kuin palvelu- yrityksissä. Trieu (2017, 116) toisaalta huomauttaa, että palvelualalla muutosnopeus on yleensä nopeampi kuin tuotantoaloilla, jolloin reaaliaikaisen datan käyttäminen päätöksenteossa on elintärkeää.
Arefin ym. (2015, 279) tekemä tutkimus vahvistaa organisaation ominaisuuksien vaikutukset kilpailukykyprosessissa ja käyttöprosessissa. Organisaation ominaisuuksilla on suora vaikutus suorituskykyyn ja lisäksi epäsuora vaikutus BI-järjestelmän tehokkuuteen. Tutkimuksessa or- ganisaation ominaisuuksia olivat strategia, rakenne, kulttuuri ja prosessit. Alatasoilla organi- saation ominaisuuksia voivat olla tutkijan mukaan esimerkiksi resurssien saatavuus sekä suh- teet tavarantoimittajiin ja asiakkaisiin. Elbashir ym. (2008, 147) esittävät tutkimustuloksinaan, että organisaation koko tai käyttöönotosta kulunut aika ei kuitenkaan vaikuta BI-järjestelmän suorituskykyyn. Tutkijat lisäsivät organisaatiotason suorituskyvyn mittaamiseen kaksi kontrol- limuuttujaa, joita ovat yrityksen koko ja BI-järjestelmän käyttöönotosta kulunut aika. Kumpi- kaan kontrollimuuttujista ei osoittautunut merkittäväksi tehdyn tutkimuksen perusteella.
Kilpailuedun saavuttaminen on ollut säännöllinen syy liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän käyttöönottamiseksi suomalaisissa yrityksissä, toteavat Nykänen ym. (2016). Trieu (2017, 116) havaitsi vahvan kilpailuaseman vaikuttavan suotuisasti BI-järjestelmän suorituskyvyn ja orga- nisaation suorituskyvyn väliseen yhteyteen. Tutkija kuitenkin toteaa, että aiheesta ei löydy tie- teellisiä tutkimuksia, joten lisätutkimuksille olisi tarvetta. Martisons ym. (1999, 73) luettelevat artikkelissaan keinoja, joilla vahva kilpailuasema voidaan saavuttaa. Keinoja ovat suhteiden kehittäminen ja ylläpitäminen asiakkaisiin, tavarantoimittajiin ja strategisiin liittolaisiin. Li- säksi tuotteiden ja palvelujen tunnistaminen sekä innovatiivinen kehittäminen erilaisille mark- kina-alueille johtavat vahvempaan kilpailuasemaan. Tärkeänä keinona on myös ydinliiketoi- mintaan liittyvien prosessien jatkuva parantaminen. Elbashirin ym. (2008, 144) tutkimuksessa huomattiin liiketoimintatiedon hallinnan vaikuttavan liikekumppani- ja tavarantoimittajasuh- teisiin. Hyötyjä olivat transaktiokustannusten aleneminen, parantunut tiedonkulku liikekump- paneihin ja tavarantoimittajiin sekä parantunut käsitys yrityksen varastotilanteesta. Jos yritykset kehittävät BI-järjestelmän avulla uusia palveluja ja tuotteita, kilpailupaine yritystä kohtaan las- kee (Trieu 2017, 116).
3 Liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn mittaaminen
Tässä luvussa vastataan teorian avulla toiseen tutkimuskysymykseen, joka käsittelee liiketoi- mintatiedon hallinnan suorituskyvyn mittaamista pk-yrityksissä. Ensin perehdytään hyötyjen mittaamisprosessiin, jonka jälkeen esitellään johdon laskentatoimeen liittyvien investointilas- kelmien ongelmia liiketoimintatiedon hallinnan kontekstissa. Lopuksi esitetään ja verrataan suorituskyvyn mittaamiseen soveltuvia viitekehyksiä.
3.1 Hyötyjen mittaamisprosessi
Johdon laskentatoimella on keskeinen rooli suorituskyvyn mittaamisessa. Suorituskyvyn mit- taaminen voidaan määritellä prosessiksi, jossa määritellään mittaamisen kohteen tehokkuus ja vaikuttavuus. Mittaaminen voi olla kvantitatiivista ja kvalitatiivista. (Ikäheimo ym. 2016, 119) Suorituskyvyn mittaamisen tarkoituksena on yleisesti varmistaa, että ennalta määritellyt laadun ja tehokkuuden kriteerit täyttyvät. Tuloksia voidaan käyttää prosessien laadun parantamisessa.
(Lönnqvist ja Pirttimäki 2006, 35–36) Suorituskykymittari voidaan määritellä yksittäiseksi mi- taksi, jota käytetään apuna suorituskyvyn mittaamisessa. Suorituskykymittausjärjestelmä sisäl- tää kaikki ne yksittäiset suorituskykymittarit, joita käytetään suorituskyvyn mittausprosessissa.
Suorituskykymittausjärjestelmää voidaan tarkastella kolmella tasolla joita ovat yksittäisten suo- rituskykymittarien taso, suorituskykymittariston taso sekä kolmantena suorituskykymittausjär- jestelmän suhde ympäristöön. (Neely ym. 2005, 81) Tasot ovat kuviossa 4.
Kuvio 4. Suorituskykymittausjärjestelmän tasot (Mukaillen Neely ym. 2005, 81)
Tenhunen ym. (2001) laativat tutkimuksensa pohjalta prosessimallin pk-yrityksen suoritusky- vyn mittausjärjestelmän kehittämisestä. Prosessimalli pohjautuu tutkijoiden mukaan case-yri- tysten kokemuksiin sekä aiempaan kirjallisuuteen. Malli esitellään taulukossa 1. Koska proses- simalli on tarkoitettu suorituskyvyn mittausjärjestelmän kehittämiseen yleisellä tasolla, sitä voi- daan käyttää myös liiketoimintatiedon hallinnan suorituskyvyn mittaamisen kehittämisessä.
Tutkijoiden mukaan tärkeimmät tekijät käyttöönottoprosessissa ovat selkeä näkemys organi- saation strategiasta, ylimmän johdon tuki ja sitoutuminen, selkeä näkemys suorituskykymit- tausjärjestelmän käyttötarkoituksesta ja tärkeimpien työntekijöiden sitoutuminen. Artikkelissa todetaan, että pk-yrityksissä mitään ei tapahdu ilman ylimmän johdon halukkuutta ja ylin johto on ainoa yrityksen osa, joka voi muodostaa strategisia näkemyksiä. Samasta syystä suoritusky- kymittausjärjestelmän kehittämistä ei voida kirjoittajien mukaan ulkoistaa, vaikka päivittäinen aikataulu olisi tiukka. Myös Gainor (2014, 159) korostaa suunnitteluvaiheessa mittaamisen tar- koituksen ja mittaustulosten käyttäjien tunnistamisen merkitystä.
Syiden ja tarkoitusten tunnistaminen
- Alkusysäys – suorituskykymittausjärjestelmän tarpeellisuuden tunnistaminen - Suorituskykymittausjärjestelmän käyttötarkoituksen selvittäminen
(esimerkiksi neuvonanto, suunnittelu, kontrollointi, informointi, motivointi) Osallistujien sitouttaminen
- Suunnitteluryhmään osallistuvien henkilöiden valinta
- Osallistujien sitouttaminen käyttöönottoprosessiin (Omistajayrittäjän osallistuminen) - Suorituskykymittausjärjestelmän vaikutuksessa olevien henkilöiden informointi Tekijät
- Organisaation vision ja strategian määritteleminen ja selventäminen
- Organisaation päämäärien, tavoitteiden, menestystekijöiden ja elintärkeiden aktivi- teettien määritteleminen ja selventäminen
- Aloittaminen päinvastaisessa järjestyksessä alkaen elintärkeistä aktiviteeteista voi auttaa organisaation strategian määrittelemisessä (jos ei ole selkeästi määritelty) Rakentaminen
- Asiaankuuluvien osa-alueiden valitseminen mittareille (3-6 osa-aluetta on tarpeeksi) - Mittareiden valitseminen (kustannustehokkuusanalyysi ja käytettävyys tärkeitä) - Ei liikaa mittareita (pk-yrityksissä kokonaismäärä voi olla 5-25)
- Järjestelmän viimeistely ja validiteetin varmistaminen Käyttö ja kehittäminen
- Koekäyttö ja järjestelmästä tiedottaminen henkilöstölle - Järjestelmän muutostyöt koekäytön jälkeen
- Suorituskykymittausjärjestelmän integrointi organisaation johtamiseen
- Järjestelmän validiteetin seuranta ja parannusmahdollisuuksien tunnistaminen
Taulukko 1. Suorituskykymittausjärjestelmän käyttöönotto pk-yrityksissä (Mukaillen Tenhu- nen ym. 2001)
