Kilpailukykyprosessi

Organisaatioiden päätöksentekoa tutkitaan usein rationaalisen valinnan teorian näkökulmasta, jossa eri vaihtoehtoja arvioidaan saatavaan informaatioon perustuen ja paras vaihtoehto valitaan (Shollo 2013, 48). BI-järjestelmät näyttäisivät sopivan hyvin tämänlaiseen päätöksentekoon,

koska niiden avulla saadaan tarkempaa, tarkoituksenmukaisempaa ja ajanmukaisempaa tietoa päätöksenteon tueksi, toteavat Nykänen ym. (2016, 28). Pelkästään datan analysoiminen infor-maation saamiseksi ei kuitenkaan riitä, vaan organisaatioiden tulisi keskittyä päätöksenteko-prosesseihin, jotta tarpeellinen informaatio saataisiin päätöksentekijöiden ulottuville (Shollo 2013, 45). Monissa tapauksissa liiketoimintainformaatiota ei käytetä tai se on epäsopivaa pää-töksenteon kannalta, informaatio on epäselvää tai sitä tulkitaan erilaisissa asiayhteyksissä toi-sistaan poikkeavalla tavalla. Suurin este päätöksenteon parantumiselle on vakiintunut käsitys johdon vastuusta päätöksenteossa. Jos organisaatiot näkevät päätöksenteon yksittäisten ihmis-ten etuoikeuihmis-tena, joiden päätöksiä ei arvioida tai pyritä kehittämään, luultavasti myöskään ke-hitystä ei tapahdu päätöksenteossa. (Davenport 2010, 11) BI-järjestelmän hankkiminen ei siis automaattisesti johda organisaation suorituskyvyn parantumiseen.

Nykäsen ym. (2016, 36–37) tutkimuksessa suomalaisista yrityksistä liiketoimintatiedon hallin-nan yleisin käyttötapa on yleisten raporttien tutkiminen organisaation operaatioista. Tämä ra-portoinnin muoto tarkoittaa esimerkiksi viimeisen kuun myynnin tai vuosittaisen liikevoiton kehittymisen tutkimista. Melko säännöllisesti tutkittiin myös yksilöllisiä raportteja tai analyy-seja. Hieman pienempi osa tutkittavista kertoi tekevänsä raportteja itse tarpeen tullen ja vähiten käytettyjä olivat automaattiset, algoritmin avulla muodostetut raportit. Liiketoimintatiedon hal-lintajärjestelmän tuottamia raportteja käytetään päätöksenteossa erilaisilla tavoilla. Yhden kökulman mukaan tarkoituksena ei ole vähentää epävarmuutta, vaan enemmänkin vähentää nä-kökulmaeroja valintatilanteissa. Päämäärä saavutetaan tuottamalla tietoa eri vaihtoehdoista ja merkityksistä, joista voidaan sen jälkeen yhteisesti keskustella. Tämä näkökulma on tärkeä eri-tyisesti hallituksen tai johtoryhmän palavereissa, koska kaikilla osallistujilla tulee olla yhtene-vät tiedot päätöksenteon tukena. Toisen näkökulman mukaan raportteja käytetään ainoastaan argumentteina tehtyjen päätöksien perustelemisessa ja toisten vakuuttamisessa. Tämän näkö-kulman mukaan raporteilla on ainoastaan vertauskuvallinen merkitys ja niitä voidaan käyttää päätöksentekijöiden omien päämäärien saavuttamiseksi. (Shollo 2013, 216)

Johdon laskentatoimi ja liiketoimintatiedon hallinta täydentävät toisiaan ja muodostavat yh-dessä kokonaisvaltaisen näkemyksen yrityksen tilasta. Tätä kokonaisvaltaista näkemystä voi-daan hyödyntää yrityksen strategisessa johtamisessa sekä liiketoiminnan tehokkuuden johtami-sessa. Liiketoimintatiedon hallintaa tarvitaan informaation saamiseksi nopealla ja tehokkaalla tavalla. Johdon laskentatoimi tarjoaa puolestaan hyödyllistä laskentatoimen informaatiota BI-prosessien käyttöön. Johdon tulisi saada informaatiota yrityksen kokonaistehokkuudesta, mutta

myös esimerkiksi mahdollisista pörssikurssien muutoksista, yleisistä kehityssuunnista ja liike-vaihdon kehittymisestä, jotta voidaan muodostaa kokonaisvaltainen kuva yrityksen menesty-miseen vaikuttavista tekijöistä. Johto tarvitsee myös pitkän tähtäimen informaatiota lyhyen täh-täimen informaation lisäksi. Johdon laskentatoimi ja liiketoimintatiedon hallinta yhdessä voivat tuottaa informaatiota nykyisen strategian täytäntöönpanosta ja yleisestä tehokkuudesta opera-tiivisen informaation lisäksi. Kun johdolla on kokonaisvaltainen näkemys yrityksen tehokkuu-desta, riskit voidaan minimoida ja markkinaraot voidaan hyödyntää tehokkaasti. Liiketoimin-tatiedon hallinnasta saatava informaatio on tyypillisesti kvalitatiivisempaa johdon laskentatoi-men informaatioon verrattuna. (Pirttimäki 2007, 84–91)

Tutkimuksissa on löydetty useita suorituskykyisen BI-järjestelmän mahdollistamia organisaa-tiotason hyötyjä. Esimerkiksi prosessien toiminnallinen tehokkuus on parantunut, Uusia tai pa-rannettuja tuotteita tai palveluja on kehitetty, organisaation älykkyys on parantunut sekä orga-nisaatiorakenne on dynaamisempi. (Soh ja Markus 1995; Melville ym. 2004) Elbashirin ym.

(2008, 144) tutkimuksessa sisäiseen tehokkuuteen liittyvät hyödyt tarkoittivat sisäisten proses-sien tehokkuuden paranemisesta johtuvia hyötyjä kuten parantunut työntekijöiden tuottavuus ja operatiivisten kustannusten alentuminen.

Parantuneet palvelut ja asiakassuhteet mainitaan useissa artikkeleissa. Elbashirin ym. (2008, 144) tutkimuksessa asiakasanalytiikkaan liittyvät hyödyt sisälsivät uusien tuotteiden ja palve-lujen kehittämis- ja jakelukustannusten pienenemistä, tyytymättömien asiakkaiden palvelukus-tannusten pienenemistä sekä oikeiden tuotteiden tarjoamista asiakkaille. Asiakasanalytiikkaan liittyi myös asiakassegmentointi, joka mahdollistaa organisaation markkinointikustannusten pienenemisen asiakasmarkkinointia tarkentamalla. Myös Wengin. ym (2016) tutkimuksessa or-ganisaatiotason hyödyt liittyivät asiakkaiden palvelemiseen. Tutkimuksessa hyötyjä olivat uu-sien palvelujen kehityksen tukeminen sekä uuuu-sien asiakkaiden löytäminen ja yhtäjaksoisen pal-velun sekä asiakkaiden säilyttämisen tukeminen. Gainorin (2014, 127) väitöskirjassa organi-saatiotason hyötyjä olivat parantuneet ja tehostuneet palvelut, kehittyneet asiakassuhteet sekä niiden lisäksi uuden liiketoiminnan kehittäminen.

Organisaatiotason hyödyistä on tehty useita tutkimuksia, ja niissä toistuvat samat aihekokonai-suudet. Rouhani ym. (2016, 36) määrittelivät tutkimuksessaan kolme BI-järjestelmän avulla saatavaa organisaatiotason hyötyä. Niitä ovat parempi tiedon prosessointi, lyhentynyt

päätök-sentekoaika ja pienentyneet päätöksentekokustannukset. Pirttimäen (2007, 98) väitöskirjan mu-kaan liiketoimintatiedon hallinnan suurimmat odotetut hyödyt 50 suurimmassa suomalaisessa yrityksessä olivat tärkeimmästä alkaen parantumiset tiedon laadussa, sisäisen tiedon jakami-sessa ja tietoisuuden tasossa. Scholz ym. (2010, 5) tutkivat liiketoimintatiedon hallinnasta saa-tavia etuja ja haittoja saksalaisissa pk-yrityksissä. Etuina mainittiin parannukset tiedonhallin-nassa, päätöksenteon tukemisessa ja kustannussäästöissä. Shatatin ym. (2013) mukaan suurim-mat BI-järjestelmällä saavutettavat edut olivat kustannussäästöjen syntyminen sekä organisaa-tion kehittymisen tukeminen. Myös kilpailuedun saaminen ja osastojen välisen tiedonvaihdon parantuminen olivat tärkeitä BI-järjestelmällä saavutettuja etuja.

BI-järjestelmän suorituskyky on tärkeä organisaation suorituskykyyn vaikuttava tekijä, mutta sen lisäksi tulee tarkastella myös muita tekijöitä, jotka vaikuttavat BI-järjestelmän suoritusky-vyn ja organisaation suorituskysuoritusky-vyn muodostumiseen. Esimerkiksi yleinen taloustilanne saattaa vaikuttaa hyötyihin. Jos liiketoimintaolosuhteet eivät ole suotuisia, BI-järjestelmällä ei välttä-mättä saavuteta sille asetettuja tavoitteita. (Trieu 2017)

Toimialan ominaisuuksien vaikutuksesta liiketoimintatiedon hallinnan suorituskykyyn on esi-tetty eriäviä mielipiteitä. Elbashir ym. (2008, 148) toteavat, että tuotantoyrityksissä BI-järjes-telmän suorituskyvyn ja organisaation suorituskyvyn välillä on vahvempi yhteys kuin palvelu-yrityksissä. Trieu (2017, 116) toisaalta huomauttaa, että palvelualalla muutosnopeus on yleensä nopeampi kuin tuotantoaloilla, jolloin reaaliaikaisen datan käyttäminen päätöksenteossa on elintärkeää.

Arefin ym. (2015, 279) tekemä tutkimus vahvistaa organisaation ominaisuuksien vaikutukset kilpailukykyprosessissa ja käyttöprosessissa. Organisaation ominaisuuksilla on suora vaikutus suorituskykyyn ja lisäksi epäsuora vaikutus BI-järjestelmän tehokkuuteen. Tutkimuksessa or-ganisaation ominaisuuksia olivat strategia, rakenne, kulttuuri ja prosessit. Alatasoilla organi-saation ominaisuuksia voivat olla tutkijan mukaan esimerkiksi resurssien saatavuus sekä suh-teet tavarantoimittajiin ja asiakkaisiin. Elbashir ym. (2008, 147) esittävät tutkimustuloksinaan, että organisaation koko tai käyttöönotosta kulunut aika ei kuitenkaan vaikuta BI-järjestelmän suorituskykyyn. Tutkijat lisäsivät organisaatiotason suorituskyvyn mittaamiseen kaksi kontrol-limuuttujaa, joita ovat yrityksen koko ja BI-järjestelmän käyttöönotosta kulunut aika. Kumpi-kaan kontrollimuuttujista ei osoittautunut merkittäväksi tehdyn tutkimuksen perusteella.

Kilpailuedun saavuttaminen on ollut säännöllinen syy liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän käyttöönottamiseksi suomalaisissa yrityksissä, toteavat Nykänen ym. (2016). Trieu (2017, 116) havaitsi vahvan kilpailuaseman vaikuttavan suotuisasti BI-järjestelmän suorituskyvyn ja orga-nisaation suorituskyvyn väliseen yhteyteen. Tutkija kuitenkin toteaa, että aiheesta ei löydy tie-teellisiä tutkimuksia, joten lisätutkimuksille olisi tarvetta. Martisons ym. (1999, 73) luettelevat artikkelissaan keinoja, joilla vahva kilpailuasema voidaan saavuttaa. Keinoja ovat suhteiden kehittäminen ja ylläpitäminen asiakkaisiin, tavarantoimittajiin ja strategisiin liittolaisiin. Li-säksi tuotteiden ja palvelujen tunnistaminen sekä innovatiivinen kehittäminen erilaisille mark-kina-alueille johtavat vahvempaan kilpailuasemaan. Tärkeänä keinona on myös ydinliiketoi-mintaan liittyvien prosessien jatkuva parantaminen. Elbashirin ym. (2008, 144) tutkimuksessa huomattiin liiketoimintatiedon hallinnan vaikuttavan liikekumppani- ja tavarantoimittajasuh-teisiin. Hyötyjä olivat transaktiokustannusten aleneminen, parantunut tiedonkulku liikekump-paneihin ja tavarantoimittajiin sekä parantunut käsitys yrityksen varastotilanteesta. Jos yritykset kehittävät BI-järjestelmän avulla uusia palveluja ja tuotteita, kilpailupaine yritystä kohtaan las-kee (Trieu 2017, 116).