Suunnitteluprosessi

BI-järjestelmän hankkiminen alkaa organisaation strategisen lähtökohdan määrittämisestä.

Suunnitteluprosessin tärkeimpiä aktiviteetteja ovat organisaation strategisen ympäristön ja kil-pailuympäristön ymmärtäminen ja niihin liittyvien sekä liiketoiminnallisten, että teknologisten mahdollisuuksien ja uhkien tunnistaminen. Lisäksi BI-investointipäätöksiä tulisi tutkia organi-saation strategian ja tulevaisuuden kannalta. (Marshall ym. 2004, 4) Johtaminen koostuu Trieun (2017) mukaan neljästä osa-alueesta, joita ovat BI-strategian muodostaminen, oikeiden organi-saatiorakenteiden valitseminen BI-strategioiden toimeenpanemiseksi, oikeiden BI-projektien valitseminen ja BI-projektien tehokas johtaminen. Kolme ensimmäistä osa-aluetta tulisi huo-mioida jo suunnitteluprosessissa, kun taas käyttöönottoprosessissa tulisi keskittyä BI-projektien tehokkaaseen johtamiseen.

Tutunean ym. (2012, 867) mukaan tietotekniikkasovellusten käyttöönotto päätöksentekoa var-ten ja BI-työkalujen käyttäminen on tunnistettu yritysvar-ten keskuudessa riippumatta toimialasta, yrityksen koosta tai sijaintivaltiosta. Voisi kuitenkin ajatella, että kaikissa yrityksissä ei välttä-mättä tunnisteta hyötyjä. Usein ilmiö korostuu pienissä yrityksissä, joissa yrityksen johdolla ei ole saatavilla tarpeeksi tietoa liiketoimintatiedon hallinnan mahdollisuuksista. Pk-yrityksissä

päätöksentekoprosessi on usein epämuodollinen myös usein toistuvissa taktisissa tai operatii-visissa asioissa. Päätöksentekijät joutuvat usein mutkikkaisiin tilanteisiin, joissa päätöksiä jou-dutaan tekemään useilla toiminnan tasoilla. Suurissa yrityksissä ongelmanratkaisuprosessi on suhteellisen vakiintunut ja tehdään suunnitelman mukaisesti, kun taas pk-yrityksissä ongelmat ratkaistaan useimmiten sitä mukaan kuin niitä syntyy. Suuret yritykset käyttävät vakioituja on-gelmanratkaisumenetelmiä, mikä harvemmin on tapana pk-yrityksissä. Näillä piirteillä on suuri merkitys pk-yrityksen tunnistaessa ja määrittäessä toimintaympäristöään. (Salles 2006, 229) Jokainen yritys harkitsee BI-järjestelmään investoimista erilaisista lähtökohdista käsin. Boon-siritomachai ym. (2014) esittelevät artikkelissaan viitekehyksen, jonka avulla voidaan havain-noida käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä pk-yrityksissä. Viitekehyksen ajatuksena on, että käyttöönottopäätökseen vaikuttaa yrityksen liiketoimintatiedon hallinnan nykyinen tilanne, jota voidaan analysoida pyramidimallin avulla. Pyramidimallin tasot ovat alhaalta ylöspäin päivit-täinen toiminta, vahvistus, integrointi, optimointi ja ylimpänä innovointi. Päivittäisen toimin-nan tasoilla organisaatio keskittyy ainoastaan yleiseen informaatioon päivittäisestä toiminnasta ilman pitkäaikaisia suunnitelmia. Vahvistuksen tasolla organisaatio yhdistää eri lähteissä sijait-sevaa informaatiota integroimalla ja keräämällä sitä yksikkötason päätöksenteon tukemiseksi.

Integroinnin tasolla organisaatio kerää dataa yhteiseen datakeskukseen, ja tekee koko organi-saation kattavia analyyseja saadakseen tietoa ja parantaakseen informaation kulkua yksiköiden välillä. Optimoinnin tasolla organisaatio käyttää uutta teknologiaa tiedon syvälliseen analysoin-tiin ymmärtääkseen paremmin markkinoita ja asiakkaita. Tarkoituksena on palvella asiakkaita paremmin ja verrata yrityksen tilannetta muihin yrityksiin. Viimeisellä innovoinnin tasolla or-ganisaatio etsii aktiivisesti uusia liiketoimintamahdollisuuksia informaation avulla. (Boonsiri-tomachai ym. 2014, 6–7)

Voisi ajatella, että useimmat pk-yritykset sijaitsevat ennen BI-järjestelmän käyttöönottoa pyra-midimallin alimmilla, päivittäisen toiminnan tai vahvistuksen tasoilla. Organisaation nykyisen liiketoimintatiedon hallinnan tason selvittäminen on tärkeää, koska eri tasoilla sijaitsevien or-ganisaatioiden osa-alueiden painotukset BI-järjestelmän käyttöönotossa voivat vaihdella. Osa-alueita ovat organisaation ominaisuudet, ympäristötekijät, teknologiset ominaisuudet ja omis-tajayrittäjän ominaisuudet. (Boonsiritomachai ym. 2014, 5–8) Viitekehys esitetään kuviossa 3.

Kuvio 4. Liiketoimintatiedon hallinnan käyttöönotto pk-yrityksissä. (Mukaillen Boonsirito-machai ym. 2014, 7)

Teknologiset ominaisuudet perustuvat Rogersin (1983, 6–12) innovaatioiden diffuusio –teori-aan, jonka mukaan teknologisen innovaation käyttöönottoon vaikuttavat elementit ovat kilpai-luedun saavuttaminen, monimutkaisuus, soveltuvuus, kokeiltavuus ja havaittavuus. Teorian mukaan diffuusio määritellään viestintäprosessiksi, jossa tieto innovaatiosta leviää sosiaalisen systeemin jäsenille tiettyjen kanavien kautta ajan kuluessa. Viestintäprosessilla Rogers (1983) tarkoittaa kommunikoinnin erityistä tyyppiä, jossa viestintä keskittyy tarkastelemaan uusia ide-oita ja kommunikoinnilla puolestaan tarkoitetaan prosessia, jossa osapuolet jakavat ja luovat tietoa yhteisen ymmärryksen saavuttamiseksi. Innovaatiolla tarkoitetaan ideaa, käytäntöä tai kohdetta, joka mielletään uudeksi yksilön tai muun käyttöönottavan tahon näkökulmasta.

Koska liiketoimintatiedon hallinta voidaan helposti mieltää uudeksi innovaatioksi, Rogersin teoria soveltuu hyvin tutkittaessa yrityksien teknologian käyttöönottoon liittyviä tekijöitä.

Kilpailuedun saavuttamista arvioidaan tutkimalla, millä tavalla liiketoimintatiedon hallinnan käyttöönottaminen parantaa organisaation suorituskykyä. Useissa tutkimuksissa on mainittu, että liiketoimintatiedon hallinnalla on useita mahdollisuuksia organisaatioille. Esimerkiksi vä-hittäistavarakaupat analysoivat kannattavimpia tuotteita ja niiden optimaalista sijoittelua liike-tilassa (Boonsiritomachai ym. 2014, 8). Kilpailuedun saavuttamisen tasoa voidaan arvioida ta-loudellisilla mittareilla, mutta myös sosiaaliset tekijät kuten luottamus ja tyytyväisyys, ovat

usein tärkeitä tekijöitä (Rogers 1983, 16). Lisäksi tulee tutkia ohjelmiston käyttöönotolla saa-vutettavia suoria ja epäsuoria etuja. Suoria kustannussäästöjä voi syntyä laitteistosta ja tarvitta-vasta työvoimasta, kun taas epäsuoria etuja syntyy parantuneen asiakaspalvelun ja liiketoimin-toihin kuuluvien prosessien tehostumisen kautta. (Jadhav & Sonar 2009, 561)

Jotkin innovaatiot ovat helppoja ymmärtää, toiset taas voivat olla monimutkaisia ja käyttöön-otto tapahtuu siksi hitaasti. Monimutkaisuudella tarkoitetaan ymmärtämisen ja käyttämisen vai-keutta. Liiketoimintatiedon hallinnan monimutkaisuudesta johtuen monet yritykset vastustavat sen käyttöönottoa ja jatkavat perinteisten menetelmien käyttöä. Sen takia heikon IT-tietämyk-sen käyttäjille tarvitaan yksinkertainen ja vakaa ohjelmistoratkaisu, joka täyttää tarpeet lyhy-essä ajassa. Monimutkaisuuteen liittyy myös havaittavuus, joka tarkoittaa innovaation näky-vissä olevia ominaisuuksia. Jos ominaisuudet ovat helposti nähtänäky-vissä, innovaatio otetaan hel-pommin käyttöön. (Rogers 1995, 16) Samalla innovaation ominaisuuksista on helpompaa kes-kustella muiden käyttäjien kanssa. järjestelmä on luonteeltaan aineeton, joten erilaisten BI-järjestelmien ominaisuuksien vertaileminen voi olla hankalaa.

Soveltuvuutta arvioidaan yhteensopivuudella organisaation nykyisiin arvoihin, menneisyyteen ja potentiaalisten käyttöönottajien tarpeisiin. Sellainen innovaatio, joka on epäsopiva sosiaali-sen yhteisön arvoihin ja normeihin, käyttöönotetaan hitaammin kuin sopiva. (Rogers 1995, 16) Soveltuvuuden arvioinnissa voidaan kiinnittää huomiota myös siihen, miten hyvin ohjelmistoa voidaan personoida esimerkiksi käyttöliittymän osalta (Jadhav & Sonar 2009, 561).

Kokeiltavuus tarkoittaa mahdollisuutta kokeilemiseen ennen käyttöönottoa. Jos uutta ideaa voi-daan kokeilla etukäteen, se yleensä toteutetaan nopeammin verrattuna sellaiseen ideaan, jota ei voida kokeilla etukäteen. Etukäteen kokeiltavissa olevaan innovaatioon liittyy vähemmän epä-varmuutta sellaiselle yksilölle, joka miettii sen käyttöönottoa. (Rogers 1995, 16) Tämän takia useat BI-järjestelmän toimittajat antavat mahdollisuuden kokeilemiseen ennen käyttöönotto-päätöksen tekemistä (Boonsiritomachai ym. 2014, 9).

Teknologiset ominaisuudet eivät yksinään riitä takaamaan uuden teknologian käyttöönottoa.

Organisaation kyky käyttöönottaa teknologinen innovaatio vaikuttaa käyttöönottopäätöksen te-kemiseen. Boonsiritomachain ym. (2014, 10) viitekehyksessä on neljä mahdollistavaa tekijää, jotka ovat organisaation koko, organisaation ikä, omaksumiskyky ja organisaation resurssien saatavuus. Organisaation koon vaikutusta uuden teknologian käyttöönottamiseen on tutkittu,

mutta tulokset ovat ristiriitaisia. Lee ja Xia (2006) tekivät meta-analyysin 21 aihetta käsittele-västä tutkimuksesta. Yhteenvetona todetaan, että organisaation koko ja teknologinen innovatii-visuus ovat yhteydessä toisiinsa, mutta sen voimakkuus ja suunta ovat riippuvaisia useista muuttujista. Niitä ovat tutkittavan innovaation laatu, organisaation tyyppi, käyttöönottoaste ja käyttöönoton laajuus. Organisaation iällä on myös yhteys käyttöönottopäätöksen tekemiseen Rogersin (1995) mukaan. Hän toteaa, että koska uudet organisaatiot ovat syntyneet kehittyneen IT-teknologian aikana, ne myös käyttävät teknologiaa saavuttaakseen kilpailuedun. Omaksu-miskyky tarkoittaa organisaation kykyä hyväksikäyttää olemassa olevaa tietoa. Se auttaa orga-nisaatioita tunnistamaan uuden ja ulkoisen tiedon arvon, jonka avulla organisaation taloudelli-sia hyötyjä voidaan kasvattaa. (Boonsiritomachai ym. 2014, 10)

Organisaation resurssien saatavuus liittyy kokonaiskustannuksiin. Perinteisesti BI-järjestel-mään investoiminen on vaatinut suuren budjetin, koska kuluja on syntynyt lisenssin ostami-sesta, henkilöstön koulutukostami-sesta, asennuksesta ja käyttöönotosta, ylläpidosta, päivittämisestä ja laitteistosta (Jadhav & Sonar 2009, 561). Käyttöönotto onkin ollut pitkään ainoastaan suurten yritysten etuoikeus ohjelmistojen monimutkaisuuden ja suurten investointikulujen vuoksi, to-teavat Scholz ym. (2010). BI-järjestelmään investoiminen voi olla pk-yritykselle niin iso ku-luerä, että sitä varten tarvitaan ulkoista rahoitusta. Pk-yritysten yritysbarometrissa (1/2017) to-detaan, että pk-yritysten ulkoisessa rahoituksessa näkyvät pankkitoiminnan tiukka sääntely, yri-tysten heikentynyt luottokelpoisuus sekä vähäisempi luottojen kysyntä. Pk-yritykset olisivat tarvinneet rahoitusta viimeisen 12 kuukauden aikana, mutta eivät hakeneet sitä. Sallesin (2006, 229) tutkimuksessa pääteltiin, että vaikka BI-järjestelmien tarjoamat mahdollisuudet olisi tun-nistettu, niitä ei välttämättä oteta käyttöön liian suurten investointikustannusten takia.

Yleensä BI-järjestelmä hankitaan ostamalla ohjelmiston käyttöön oikeuttava lisenssi. BI-järjes-telmän toteuttamiseen pk-yrityksissä on kuitenkin useita toisistaan poikkeavia vaihtoehtoja. En-simmäinen vaihtoehto on raportoinnin kehittäminen yrityksen sisällä, jolloin tietoa käsitellään esimerkiksi Microsoft Excelissä. Tässä tapauksessa ei osteta uutta järjestelmää, vaan kehitetään olemassa olevia työkaluja vastaamaan paremmin yrityksen tarpeita. Toinen vaihtoehto on käyt-töönottaa joko avoimen lähdekoodin BI-järjestelmä tai kaupallinen BI-järjestelmä. Kaupallinen BI-järjestelmä voidaan toteuttaa joko on-premise -ratkaisuna tai SaaS-palveluna. Perinteisessä on-premise -ratkaisussa BI-järjestelmä ostetaan yrityksen käyttöön. Kuluja voi tällöin syntyä lisenssin hankkimisen lisäksi muista käyttöönotossa vaadittavista muutostöistä, esimerkiksi

uu-sien tietokoneiden hankkimisesta. Käytettävä ohjelmisto tulee myös mukauttaa yrityksen tar-peisiin sopivaksi, koska yritysten tarpeet ohjelmistoa kohtaan vaihtelevat eri toimialoilla ja myös saman toimialan sisällä. (Tutunea ym. 2012, 869)

BI-järjestelmän toteuttaminen SaaS-palveluna on vielä tuore innovaatio, mutta lähestymista-valla on huomattavia mahdollisuuksia tulevaisuudessa, toteavat Mwilu ym. (2016, 120). SaaS-palvelun ajatuksena on ohjelmiston tarjoaminen käyttäjille SaaS-palveluna Internetin välityksellä, jo-ten käyttäjät voivat käyttää ohjelmistoa koska tahansa sijaintipaikasta riippumatta. Sheikh (2011, 6) kuvailee, että SaaS-palvelua voidaan ajatella ohjelmiston vuokraamisena kuukausi-maksua vastaan, eikä ohjelmistoa asenneta fyysisesti organisaation tietokoneelle. Joissakin tut-kimuksissa (Ks. esim. Sano 2014, 156) SaaS-palveluna tarjottavasta liiketoimintatiedon hallin-nasta on käytetty myös termiä BIaaS (Business Intelligence as a Service).

SaaS-palvelumallia ei ole tutkittu Suomessa liiketoimintatiedon hallinnan yhteydessä, mutta kansainvälisten tutkimusten perusteella sille olisi kysyntää varsinkin pk-yrityksissä. SaaS-pal-velumalli soveltuu erityisesti yrityksille, jotka tunnistavat liiketoimintatiedon hallinnan tarpeel-lisuuden, mutta joiden budjetti ei salli BI-järjestelmään investointia. Esimerkiksi Olszakin ja Ziemban (2012, 142) tutkimuksessa suurin käyttöönoton este pk-yrityksissä oli BI-järjestelmän ja sen käyttöönoton kustannukset. Erityisesti pienet yritykset ovatkin halukkaita käyttöönotta-maan liiketoimintatiedon hallinnan SaaS-palveluna ja yleisimmin sen avulla halutaan seurata myyntiä ja markkinointia, toteaa Muntean (2015, 66). Täytyy kuitenkin muistaa, että kun SaaS-palvelumallin kuluja verrataan perinteiseen on-premise -ratkaisuun, tulee huomioida muutkin kulut kuin pelkästään ohjelmiston lisenssimaksu. Lopulliset käyttöönottokulut sisältävät käyt-töönoton, kustomoinnin, ylläpidon ja tuen kulut. (Sheikh 2011, 10)

Ympäristötekijöiden vaikutusten tutkiminen uutta teknologiaa käyttöönotettaessa on välttämä-töntä, koska kilpailuasetelma ja valitut toimittajat vaikuttavat käyttöönoton onnistumiseen (Boonsiritomachai 2014, 11). Voimakas kilpailuasetelma kannustaa yrityksiä etsimään uusia lähestymistapoja tehokkuuden parantamiseen ja tuottavuuden kasvattamiseen. Toimittajan va-lintaa voidaan arvioida tutkimalla toimittajan mainetta ja aikaisempia saavutuksia, toimittajan teknistä BI-järjestelmän osaamista sekä konsulttien pätevyyttä (Seyal ym. 2004). Toimittajaan liittyviä arviointeja voidaan tehdä myös käyttöohjeiden, oppaiden ja itseopiskelukurssien saa-tavuudesta. Muita arviointikohteita voivat olla esimerkiksi toimittajan reagointinopeus

palve-lupyyntöihin, toimittajan tekninen ja liiketoiminnallinen toimialatietämys ja toimittajan refe-renssit aiemmista käyttöönottoprojekteista. Käyttöönottoa suunnittelevien henkilöiden tulisi kysyä mielipiteitä myös tulevilta ohjelmiston käyttäjiltä, sekä mahdollisuuksien mukaan ulko-puolisilta asiantuntijoilta ja konsulteilta. (Jadhav & Sonar 2009, 561)

Omistajayrittäjän ominaisuudet vaikuttavat käyttöönottopäätöksen tekemiseen. Korkean inno-vatiivisuuden omaava yrittäjä edistää merkittävästi uuden teknologian käyttöönottamista (Boonsiritomachai 2014, 12). Thongin ja Yapin (1996, 171) tutkimuksen mukaan myös omis-tajayrittäjän IT-tietoisuus ja innovatiivisuus vaikuttavat IT-teknologian käyttöönottoon. Laajan IT-tietämyksen omaavat ja innovatiiviset toimitusjohtajat ovat useammin halukkaita ottamaan käyttöön uutta IT-teknologiaa.