U
usi korona- virus ja sen aiheuttama covid-19-tauti levisi alku-vuoden aikana muutamassa viikossa Kiinasta ympäri maailmaa. Euroopassa tauti sulki ensimmäiseksi Italian helmi- kuussa. Suomessa hallitus alkoi maa- liskuun toisella viikolla valmistautua koronatoimiin – ja valmiuslaki astui voimaan 18. maaliskuuta.
Myös tieteelliset kirjastot ja tieto- palvelut sopeuttivat toimintansa uu- teen tilanteeseen ja poikkeuksellisiin rajoituksiin, jotka sulkivat kirjastojen ovet. Seuraavassa neljän kirjastojen edustajat kertovat toimenpiteistä ko- ronakevään aikana.
Demokratiaa turvaamassa (Eduskunnan kirjasto)
Eduskunnan kirjasto suljettiin kir-
jastoista ensimmäisten joukossa jo perjantaina 13. maaliskuuta. Yleisen kokoontumisen rajoittamisen lisäksi kirjaston sulkemisella pyrittiin turvaa- maan myös eduskunnan päätöksen- tekokykyä myös poikkeustilanteessa.
Koska sulkeminen jouduttiin te- kemään hyvin lyhyellä varoitusajalla, otimme vielä seuraavallakin viikolla kirjapalautuksia vastaan. Sen jälkeen kirjasto on kuitenkin ollut tyystin sul- jettuna eduskunnan ulkopuolisilta asi- akkailta.
Valtiopäiväasiakirjat ovat verkos- sa, josta löytyy myös paljon kirjaston tuottamaa tietoa lainsäädännöstä ja yh- teiskunnasta. Tämän lisäksi kirjaston ja arkiston tietopalvelu ottaa vastaan tieto- ja asiakirjapyyntöjä ja näin pyrkii palvelemaan kansalaisia myös poikke- ustilanteessa. Avoimessa demokratias-
”NENÄSTÄ KIINNI JA PONNISTUS JA HYPPY!” KIRJASTOT SOPEUTUIVAT KORONAKEVÄÄSEEN
Maailmanlaajuinen koronapandemia tavoitti maaliskuus- sa myös Suomen ja tieteelliset kirjastot siirtyivät muun yhteis- kunnan mukana poikkeusoloihin. Vaikka koronakevät mullisti kirjastojen arjen, sopeutuminen uuteen tilanteeseen tapahtui kirjastoissa nopeasti ja joustavasti. Etätyöskentelyn mallit oli- vat monissa kirjastoissa jo entuudestaan tuttuja, mikä helpot- ti siirtymää. Tässä artikkelissa kirjastolaiset – Signumin korona- kirjeenvaihtajat – kertovat kokemuksistaan ja havainnoistaan poikkeustilanteessa, ja välittävät tuokiokuvia digitalisoituvasta arjesta.
SIGNUM 2/2020
16
sa on välttämätöntä, että kansalaisilla on
jatkuvasti mahdollisuus saada tietoa eduskunnan päätöksistä ja niiden taus- toista. Yhteydenottoja tuleekin aivan entisen tahtiin kansalaisten janotessa tietoa esimerkiksi valmiuslain käyt- töönotosta. Toisaalta myös niin sanotut yleiset kysymykset ovat lisääntyneet, missä on nähtävissä myös inhimillinen tarve saada ylipäätään jonkinlaista jut- tuseuraa karanteeniaikana.
Yksi osa kansalaisen tiedonsaantioi- keuden turvaamista on eduskunnan kirjaamo, joka on pystynyt palvele- maan koko kriisin ajan. Näin myös esimerkiksi medialla on koko ajan ol- lut mahdollisuus seurata kansanvallan ylläpitämisestä kertyviä kuluja tai hal- linnollisia päätöksiä.
Kirjaston kaukopalvelun tehtävänä on hankkia eduskuntatyössä tarvitta- vaa aineistoa, jos se ei ole jo valmiiksi
kirjaston kokoelmissa.
Tämä työ on kohdan- nut erityishaastei- ta nyt kun kaikki
muutkin kirjastot ovat joko suljettui- na tai toimivat rajoitetusti. Tässä nä- kyy konkreettisesti, että kirjastot ovat verkosto, johon yksittäiset kirjastot tu- keutuvat. Toistaiseksi tarvittava aineis- to on tavalla tai toisella saatu, mutta mielikuvitusta se on vaatinut. Tilannet- ta helpottaa toki se, että Varastokirjas- ton on palvellut koko ajan.
Antti Virrankoski Autiot käytävät, ruuhkaiset etäyhteydet
(Helsingin yliopiston kirjasto) Tiistaina 17. maaliskuuta iltakuuden jälkeen Kaisa-talosta lähtiessä tunnel- mat eri kerrosten välillä vaihtelevat.
Kuva: Jussi Männistö 17
Yleensä lukijoita täynnä oleva 7. kerros on lähes autio, 3. kerroksen aulassa käy kohtalainen kuhina. Suljettu Oppimis- keskus Aleksandria on täysin tyhjänä ja valaistuna aavemainen.
Suomi on siirtynyt poikkeusoloi- hin. Yliopisto linjaa, että opiskeluun ja tutkimukseen tarvittavien aineistojen pitää olla käytettävissä. Kirjaston viesti asiakkaille on, että kirjastot ovat kiinni, mutta painettujen aineistojen lainaami- nen on turvattu opiskelijoille ja hen- kilöstölle erityisjärjestelyin keskustan Kaisa-talossa. Maaliskuun lopussa kir- jaston henkilöstöstä yli 120 on siirty- nyt etätöihin ja parikymmentä ihmistä käy töissä Kaisa-talossa ja kampuskir- jastoissa. Henkilöstölle ohjeistukset etäisyyden pitämisestä ja aineistojen käsittelystä ovat tarkat, ja asiakkaiden tulisi suoriutua varaamansa aineiston hakemisesta mahdollisimman nopeasti.
Opiskelijat opiskelevat, tutkijat tut- kivat ja opetus on verkossa. Kirjas- ton aineisto- ja asiantuntijapalveluille on kysyntää, rinnakkaistallennettavia julkaisuja riittää ja vuosien takaiset asiakkaat haluavat uudistaa kirjasto- korttejaan. Kirjaston kouluttajat oh- jaavat tutkielman tekijöitä etänä ja muuttavat lähiopetuksia nopealla ai- kataululla webinaareiksi. Kukaan ei olisi osannut syksyllä arvata, kun kir- jasto käynnisti etäohjauksen pilotin yh- dessä yliopiston opiskelijapalveluiden kanssa, kuinka keskeisessä asemassa etäohjaus tulisi olemaan kevään poik- keusoloissa. Kirjaston väki aloitti myös sujuvasti etänä työt yliopiston uuden
strategian jalkauttamiseksi: henkilö- kunta keskusteli viikoittain yhteisistä strategiatehtävistä ja Flingat täyttyivät konkreettisista ehdotuksista.
Vaikka osalle kirjastolaisista etätyön tekeminen oli tuttua, uusia työvälineitä ja -tapoja on tullut opeteltavaksi kaikil- le. Tiimikahveilla on jaettu käytännön vinkkejä ja saatu työkavereilta uusia ideoita omaan työhön. Koko kirjastolle yhteinen kuulumistenvaihto on pidetty keskiviikkoisin Zoomissa. Nyt huhti- kuun lopussa kiittelemme kollegoitam- me (ja itseämme) vuolaasti – etätyöt ja kokoustamiset ovat hoituneet todella hyvin. Kesällä on edessä Viikin ja Mei- lahden kampuskirjastojen remontit sekä siirtyminen Voyager-maailmas- ta Almaan. Loppusyksystä Helsingin yliopiston kirjasto juhlistaa tavalla tai toisella kymmenvuotista taivaltaan.
Voimme jo tässä vaiheessa sanoa, että jo kevään 2020 osalta tämä juhlavuosi on ollut kirjastollemme unohtumaton.
Soile Manninen Minna Suikka
Kuva: Jussi Männistö 18
SIGNUM 2/2020
Kirjastotilat kiinni – muut palvelut toimivat
(Itä-Suomen yliopiston kirjasto) Yliopiston johto ilmoitti maanantaina 16. maaliskuuta, että yliopiston tilat suljetaan seuraavana päivänä valtio- neuvoston ohjeen mukaisesti. Tämä tarkoitti Itä-Suomen yliopistossa (uef) sitä, että kaikki yliopiston ja siten myös kirjaston asiakaspalvelu- ja työtilat sul- jettiin ja kirjaston henkilökunta siirtyi välittömästi etätyön tekemiseen. Kir- jaston johto käynnisti heti säännölliset päivittäiset päälliköiden palaverit, joi- den avulla pystyttiin reagoimaan no- peasti muuttuvaan tilanteeseen, samalla lisättiin verkossa tapahtuvaa viestintää ja tiedottamista henkilöstölle.
Viestintätilanne oli haastava. Yli- opiston päätösten seurauksena oli nopeasti saatava kirjaston päätöksiä muun muassa laina-ajoista ja aineis- ton palautusmahdollisuuksista sekä siitä, mitä palveluja voitaisiin edel- leen tarjota ja mitä ei. Kirjaston sivul- le päätettiin laatia täydentyvä tiedote, johon linkitettiin niin yliopiston ko-
ronatiedotus-sivulta kuin muistakin viestintäkanavista. Näin muuttuvaa ja täydentyvää informaatiota voitiin yl- läpitää yhdessä paikassa ja asettaa saa- taville monissa eri viestintäkanavissa.
Yliopiston toive oli, että kirjaston palvelut toimisivat mahdollisimman hyvin myös poikkeustilan aikana ja erityistä huolta kannettiin opiskelun etenemisestä. Tämän vuoksi kirjastos- sa painotettiin ensinnäkin verkkovies- tinnän ja tiedotuksen merkitystä ja toiseksi e-aineistojen saatavuuden var- mistamista. Kirjaston kaikki kokoukset ja neuvottelut siirrettiin verkkokokouk- siksi. Onneksemme yliopistollamme ja kirjastolla oli hyvät valmiudet siirtyä etätyöhön, olimmehan harjoitelleet sitä koko uefin kymmenvuotisen historian ajan: olimme hankkineet yliopiston ohjeiden mukaisesti työntekijöille etä- työtä tukevia laitteita ja ohjelmistoja ja kehittäneet voimakkaasti verkossa toimimisen tapoja kaikissa palveluis- samme. Kahden eri kaupungeissa sijait- sevan kampuksen yliopistona olemme täysin tottuneita etäyhteydenpitoon.
Kuva:
Marja Kuittinen 19
Kirjasto panosti heti alusta myös työntekemisen yhteisölliseen puoleen.
Lähijohtajat alkoivat pitää työnteki- jöidensä kanssa säännöllisisä palavere- ja ja samalla aloitettiin koko kirjaston henkilöstölle säännölliset viikkopala- verit etänä. Lisäksi käynnistettiin vir- tuaalinen kahvitauko iltapäivisin, joka toimi yhtenä kanavana epävirallisel- le kohtaamiselle. Oman haasteensa muodosti työn tekemisen ergono- mia nopeasti syntyneissä kymmenis- sä etätyöpisteissä. Yliopisto alkoikin ohjeistaa etätyön tekemisessä ja kirjas- to pyrki osaltaan varmistamaan hyvät työvälineet haasteellisessa tilanteessa.
Kaikki eivät olleet tehneet etätyötä ennen, joten monilla oli ensimmäisenä mielessä etätyössä tarvittavien työväli- neiden mukaan ottaminen. Onneksi kirjaston henkilökunnalla kaikilla on kannettava tietokone, joten tärkeim- män työvälineen mukaan ottaminen oli helppoa. Sisällönkuvailijoiden työn- kuva muuttui, kun painetun aineiston sisällönkuvailuun tuli katkos. Sisäl- lönkuvailua saattoi kuitenkin jatkaa etätyönä, koska kirjastossamme ku-
vaillaan yksittäin hankitut e-kirjat se- kä pienet e-kirjapaketit. Kaikki etätyön tekemisen edellytykset olivat olemassa:
laitteet, elektronisesti saatavilla oleva sisältö, sisällönkuvailun apuvälineet – asiasanastot ja luokitukset verkos- sa saatavilla vapaasti tai etäyhteydellä, kansalliset sisällönkuvailuohjeet – ver- kossa vapaasti saatavilla sekä vuoden alusta käyttöön otettu selainpohjainen kirjastojärjestelmä Alma. Työn sisältö ei muuttunut työympäristön muuttuessa.
Alkuviikkoina tehostettiin tiedotus- ta e-aineistoista, jotta lähinnä painettua aineistoa käyttäneet asiakkaatkin löy- täisivät tarvitsemansa aineiston tai eh- dottaisivat sitä hankittavaksi. Käyttäjät ovat nyt täysin elektronisten aineistojen varassa. Kampuksella ollessaan käyttäjä ei välttämättä ole hahmottanut, mikä julkaisu on avoin ja mikä maksullinen, ja on voinut kokea kaiken löytyvän va- paasti verkosta. Nyt opitaan ikään kuin sivutuotteena löytämään aineisto kir- jaston kanavien kautta. Alkuvaihees- sa oli ratkottavana enemmän teknisiä etäkäyttöongelmia, mutta yhteistyössä yliopiston tietotekniikkapalveluiden kanssa ongelmat on saatu hoidettua.
Aineiston käyttöä ja hankintaa koske- viin kysymyksiin vastaamme päivittäin usealla eri kanavalla ja näyttää siltä, että käyttäjät löytävät aineiston luo.
Etätyö itsessään koki suuren muu- toksen: ennen moni varasi etätyöpäiviä aikaa, pitkäjänteisyyttä ja tarkkuutta vaativiin työtehtäviin, nyt päivät ko- titoimistoissa ovat hektisempiä, sirpa- leisempia ja pitempiä e-aineistoihin Kuva: Juho Jussila
20
liittyvien yhteydenottojen ja kokoel- matyön vuoksi.
Kirjaston tietojärjestelmäpuolella koko yliopiston siirtyminen etätyön pariin on näkynyt mm. lisääntyneinä etäkäyttöongelmina, joihin kuuluvat esimerkiksi sisäänkirjautumisen han- kaluudet ja e-aineistojen saatavuuson- gelmat. Taustalla vaikuttaa vahvasti se, että siirryimme uef-Finnasta uef-Pri- mon käyttöön vuoden vaihteessa eivät- kä kaikki asiakkaamme ole vielä tulleet tutuiksi uuden kirjastojärjestelmäm- me kanssa. Lisääntyneet kysymykset ja avunpyynnöt sähköisissä kanavis- sa kertovat myös siitä, että kirjastojen toimipisteiden asiakaspalvelu on yhä tärkeä väylä ongelmatilanteissa.
Kun jo ennen poikkeusoloja ko- kouksia ja seminaareja ryhdyttiin pe- rumaan ja poikkeusolojen tullessa voimaan vielä enemmän tilaisuuksia peruttiin, sitoutui yllättävän paljon ai- kaa kalenterin uudelleen järjestelyyn.
Seminaareja ja kokouksia siirrettiin verkkoon ja niille etsittiin uusia ajan- kohtia. Samassa yhteydessä kiinnostus kirjaston tarjoamaan verkkokoulu- tukseen lisääntyi ja yhteydenottoja ja toiveita tuli koulutusviennistä lähtien kirjaston tarjoamiin kursseihin ja nii- den sisältöön sekä mahdolliseen to- teutukseen vielä tämän kevään aikana.
Tässä puuhassa löytyi uusia selvitettäviä asioita erilaisista sopimuksista ja resurs-
sien riittävyydestä lähtien.
Opetuksessa muutokset eivät olleet suuria. Tiedonhaun opintojaksot pe- rus- ja jatko-opiskelijoille ovat meillä olleet verkkokursseja vuosikymmeniä.
Moni opettaja on huomannut opiske- lijoiden aktivoituneen suorittamaan kursseja tänä keväänä ahkerammin kuin aikaisempina keväinä. Opiske- lijoiden tiedonhaun ohjaus on ver- kossa näppärää ja tehokasta verkossa, samoin tiedonhaun kandiseminaarin verkkoluennot.
Yliopisto pystytti nopeasti etätyös- kentelyn ja -opetuksen tukifoorumin, jolla jaetaan vertaistukea välineiden ja ohjelmien käytössä, etäpedagogii- kassa, arvioinnissa jne. Etäopetuksen tukituntien seuraaminen on antanut monille ylimääräistä vauhtia oman mo- nimuotokurssin ja opetuksen kehit- tämiseen. Samalla on saatu arvokasta kokemustietoa ja käytännön vinkkejä.
Tavoite siirtää oppimateriaalit avoimik- si verkkoon on niinikään edistynyt.
Kirjastolla onkin uefissa tärkeä roo- li avoimen oppimisen kehittämises- sä. Ei voi olla ajattelematta, että tämä onneton pandemia nopeuttaa avoimen tieteen ja avoimen oppimisen kehit- tämisprosesseja. Hyvinkin vähäisellä
Kuva: Juho Jussila 21
aiemmalla etäopetuskokemuksella mo- net yliopiston opettajat ovat siirtyneet uusiin malleihin sujuvasti, nopeasti ja pelottomasti. Nenästä kiinni ja pon- nistus ja hyppy!
Kaiken kaikkiaan kirjaston palvelut ja työtehtävät ovat ketterästi muotou- tuneet etätyöhön sopiviksi. Positiivista on myös se, että kahden kampuksen väki ovat fyysisestä etäisyydestä huoli- matta tiiviimmässä kontaktissa toisiinsa etäkahvittelujen ja muiden etä-tyhy-ta- pahtumien merkeissä. Työt sujuvat, jo- ten moni kirjastolainen kaipaa eniten työmatkoja, työkavereita ja työpaikan lounasravintolaa.
Marja Aho, Marja Kuittinen, Mikko Meriläinen, Heta Mikkonen, Tuulevi Ovaska, Harri Parviainen, Tuula Rissanen, Tomi Rosti, Jarmo Saarti, Kirsi Salmi ja Tarja Turunen Etäpalveluiden ja Creative Commons -lisenssien kevät (Laurea-kirjasto)
Kevätsunnuntai maaliskuun puolivä- lissä jäi monen laurelaisen mieleen.
Työpuhelimen kriittisen viestinnän Secapp-järjestelmä lähetti voimakkaan hälytysäänen ja tiedotteen: kampukset suljetaan välittömästi ja kaikki siirtyvät etätyöhön ja -opetuksen maanantaina.
Tavarat saa hakea, mutta kampuksella ei voi työskennellä seuraavaan kahteen ja puoleen kuukauteen.
Edellisellä viikolla kirjasto oli suun- nitellut supistavansa aukioloaikoja kah- teen tuntiin päivässä varmistaakseen henkilöstön ja opiskelijoiden turval- lisuutta pandemian aikana. Tämäkin päätös oli tuntunut kovin radikaalilta, opintojen etenemisen rajoittamiselta.
Suunnitelmat eivät ehtineet toteutua, kun olimme jo pohtimassa koko pal- velutoiminnan siirtämistä verkkoon.
Viesti kampusten sulkeutumisesta sai kirjaston henkilöstön kokoontumaan tiimin WhatsAppiin ja Teamsiin. Oli tärkeää kokea tilanne yhdessä ja pu- kea ajatuksia sanoiksi. Samalla alkoi viritä ensimmäisiä pohdintoja palve- lujen siirtämisestä verkkoon. Viestin aiheuttama epäusko ja hämmennys sulivat sunnuntai-iltapäivän aikana jä- sentyneeksi toimintasuunnitelmaksi.
Seuraavalla viikolla kirjasto rakensi Kuva:
Soile Manninen 22
SIGNUM 2/2020
uusia etäpalveluita: tiedonhankinnan kyselyhetket opiskelijoille, ohjaustunti opettajille, lisää verkkotyöpajoja opin- näytetyöntekijöille, henkilökohtaisen ohjauksen lisämarkkinointia ja pidem- pi chat-päivistys. Tiedonhankinnan oh- jauksesta verkossa tuli uusi normaali.
Samaan aikaan Laurea on ottamassa käyttöön uutta oppimisalustaa, Can- vasta. Canvas edellyttää opettajia ja- kamaan opetusmateriaaliaan Creative Commons -lisenssien avulla. Tavoit- teena on luoda koko korkeakoulun yhteisiä kursseja, joita voi jatkokehit- tää avoimesti. Mutta mikä on Crea- tive Commons? Lisenssien käyttö ja oppimateriaalien avoimuus nostavat tietoasiantuntijoiden osaamisen esille yhtäkkiä uudella tavalla.
Lehdissä puhutaan digiloikan ke- väästä, mutta korkeakoulutuksen di- gitalisoitumisen yksi ongelmakohta on ollut kirjallisuuden saaminen säh- köisenä kohtuuhintaan. Tähän asti on ollut mahdotonta tarjota kaikkea kurs- sikirjallisuutta sähköisenä saatavuuden ja hintojen vuoksi. Suomen ammatti- korkeakoulut vetosivat kannanotos- saan maaliskuun lopulla kustantajiin, aineistovälittäjiin ja palveluntarjoajiin kotimaisen tietoaineiston saamiseksi opiskelukäyttöön joko maksutta tai nimellistä korvausta vastaan. Vetoo- mus tuotti tulosta: Monet kustantajat ovat vetoomuksen jälkeen tarjonneet e-kirjojaan edullisemmilla hinnoilla, ja ylipäätään laajempaa saatavuutta e-kirjoina.
Vaikka e-kirjojen saatavuus ei vie- läkään ole kotimaisten kirjojen osal-
ta ruusuista, 90-luvulta asti odotettu muutos e-kirjoihin tapahtuu ammatti- korkeakoulukirjastoissa nyt. Tietoisuus e-kirjoista kasvaa ja Ellibs-lainaluvut nousevat kohisten. Jopa terveysalan opettajat pyytävät hankkimaan e-kir- joja opiskelijoilleen.
Työkulttuuri muuttuu. Työ verkos- sa ei ole samaa kuin neuvotteluhuoneis- sa: Etäkokoukset ovat tehokkaampia ja parhaimmillaan päivässä saa enemmän aikaan. Toukokuun alussa valmistuvat Laurean Great Place to Work -työtyy- tyväisyyskyselyn tulokset: Tieto- ja jul- kaisupalveluiden tiimin tyytyväisyys on kasvanut huomattavasti verrattu- na edellisiin vuosiin. Yhteinen kriisi lähentää. Vaikea ajatella, että palaisim- me enää takaisin työtapaan, jossa etä- töitä saa tehdä yhden päivän viikossa.
Kun eristystä on jatkunut kymme- nen viikkoa, Laurea aloittaa kirjojen uloslainauksen 19. toukokuuta - ensin varovasti sähköpostivarausten perus- teella ulos tuotavina noutoina kerran viikossa. Avautuminen ja uusi vaihe on kuitenkin alkanut. Syksyn haaste on riittävän palvelutaso sekä verkos- sa että fyysisesti kampuksilla – miten henkilöstöä riittää ja miten työtehtä- viä muotoillaan uudelleen. Lisäksi va- raudumme joustavuuteen pandemian toisen ja mahdollisesti useammankin vaiheen osalta. Jonakin päivänä saam- me ehkä taas viestin järjestelmästä, ettei kampuksilla voi työskennellä turval- lisesti.
Hanna Lahtinen Minna Marjamaa
23
