Palikat muutoksen puhurissa : Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2016

(1)

uef.fi

PUBLICATIONS OF

THE UNIVERSITY OF EASTERN FINLAND General Series

ISBN 978-952-61-2498-8 ISSN 1798-5854

GENERAL SERIES | JUKKA KANANEN JA MARJA MAIJALA (TOIM.) | PALIKAT MUUTOKSEN PUHURISSA | No 21

General Series

PUBLICATIONS OF

THE UNIVERSITY OF EASTERN FINLAND

JUKKA KANANEN JA MARJA MAIJALA (TOIM.)

PALIKAT MUUTOKSEN PUHURISSA

Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2016

(2)

(3)

PALIKAT MUUTOKSEN PUHURISSA

ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTON VUOSIKERTOMUS 2016

(4)

(5)

Jukka Kananen ja Marja Maijala (toim.)

PALIKAT MUUTOKSEN PUHURISSA

ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTON VUOSIKERTOMUS 2016

Publications of the University of Eastern Finland General Series

No 21 Itä-Suomen yliopisto

Kuopio 2017

(6)

Grano Oy Jyväskylä, 2017

Sarjan vastaava toimittaja: Jarmo Saarti Toimitussihteeri: Mikko Meriläinen

Myynti: Itä-Suomen yliopiston kirjasto (julkaisumyynti@uef.fi) ISBN: 978-952-61-2498-8 (nid.)

ISBN: 978-952-61-2499-5 (PDF) ISSN-L: 1798-5854

ISSN: 1798-5854 ISSN: 1798-5862 (PDF)

(7)

5 Jukka Kananen ja Marja Maijala (toim.)

Palikat muutoksen puhurissa: Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2016 Itä-Suomen yliopisto, Kirjasto, 2017

Publications of the University of Eastern Finland. General Series, no 21 ISSN (nid.): 1798-5854

ISSN (PDF): 1798-5862 ISSN-L: 1798-5854

ISBN (nid.): 978-952-61-2498-8 ISBN (PDF): 978-952-61-2499-5

TIIVISTELMÄ

Sinulla voi olla tottumuksia, jotka heikentävät sinua. Muutoksen salaisuus on keskittää kaikki voimasi, mutta ei vanhan vastustamiseen, vaan uuden rakentamiseen.

— ”Sokrates” Dan Millmanin mukaan

Työelämässä muutosta tapahtuu kaiken aikaa. Muutos ei ole selkeä yksisuuntainen trendi, vaan ennemminkin syvenevä pyörre, ristiaallokko tai kerrassaan puhuri. Nyt käsillä olevien muutosten vaikutukset osataan tulkita vasta tulevaisuudessa. Välillä on hyvä pysähtyä suvantoon tarkistelemaan mitä tulikaan tehdyksi.

Laajempi tieto- ja toimintaympäristön muutos on vaikuttanut tieteelliseen kirjas- totoimintaan merkittävästi viime vuosina. Tieteen voimakas digitalisaatio alkoi 1990- luvun puolivälissä. Muutosta on voimistanut 2000-luvulla sosiaalisten verkkoteknii- koiden lisäksi digitaali- ja tietotekniikan laajamittainen käyttöönotto koko yhteiskunnassa. Kuluvalla vuosikymmenellä valtionhallinnon muutokset, yliopistolaitoksen uudistaminen ja avoimen tieteen korostaminen ovat ajaneet tieteelliset kirjastotkin jatkuvaan muutoksen tilaan. Tämä on näkynyt myös Itä-Suomen yliopiston kirjaston organisoitumisessa.

Henkilöstön kehittämiseen on panostettu voimakkaasti. Joensuun ja Kuopion kirjastojen yhdistämisen jälkeen oli opittava pois vanhojen ylipistojen tavoista ja luo- tava yhdistetylle kirjastolle uusi identiteetti. Tässä on onnistuttu panostamalla yhtei- söllisyyden lujittamiseen muun muassa vuorovaikutus- ja viestintätaitoja monipuo- lisesti kehittämällä. Myös projektimainen kehittämistyö on tullut mukaan kirjaston perustehtävien muutokseen.

Organisaatiouudistukseen on liittynyt keskeisenä ajatus uusista ja muuttuvista tavoista tehdä työtä. Itä-Suomen yliopistossa on otettu käyttöön digitaalinen työym- päristö, jossa työvälineet ovat käytettävissä kaikilla laitteilla ajasta ja paikasta riippumatta. Digitaaliseen työympäristöön keskeisesti liittyviä ajatuksia ovat yhdessä tekeminen ja läpinäkyvyys. Tavoitteena on ollut kokonaisuuden hahmottaminen ja tar- vittavien työkalujen ottaminen käyttöön huomioiden samalla muun muassa tietotur-

(8)

6

vakysymykset. Myös hallinnollisiin tehtäviin on kohdistunut muutospaineita. Sisäis- ten palvelujen toiminta onkin muuttunut rajusti digitalisaation myötä, vaikka sen tehtävänä on edelleenkin vastata kirjaston talous-, henkilöstö- ja yleishallinnosta.

Kirjaston tutkimuspalveluiden suunnitteluprojektin tavoitteena oli selkeyttää tutkimuspalvelujen sisältöjä ja työtehtäviä, sekä luoda työssä tarvittavat yhteistyöver- kostot. Lisäksi tavoitteena oli, että vuodesta 2017 alkaen kirjaston tutkimuspalvelut ovat merkittävänä osana Itä-Suomen yliopiston kirjaston perustyötä.

Kirjaston muutokseen kuuluvat myös kansainväliset yhteistyön muodot järjestel- mätasolla ja metatietotyössä. Aineistojen kuvailu pysyy kirjaston perustehtävänä myös muuttuvassa toimintaympäristössä. Kehittäminen tarkoittaa myös tilojen uu- siutumista entistä toimivammiksi ja asiakkaita paremmin palvelevaksi. Tästä kertoo Kuopion yliopistollisen sairaalan (KYS) tieteellisen kirjaston ensimmäinen toiminta- vuosi kokonaan uudessa tilassa.

Muutoksen puhurissa riittää kaikille tekemistä kyydissä pysymiseksi samalla kun vanhemmat jäävät jo ansaitulle eläkkeelle. Mukaan tulee myös uusia työntekijöitä, joille varmistetaan paikka veneessä perehdyttämisellä ja koulutuksella. Tästä esi- merkkinä erään tietoasiantuntijan tapaus hänen itsensä kertomana.

(9)

7 Jukka Kananen and Marja Maijala (editors)

Bricks in a Whirlpool of Change: University of Eastern Finland Library – Annual Report 2016

University of Eastern Finland, Library, 2017

Publications of the University of Eastern Finland. General Series, no 21 ISSN (Pbk.): 1798-5854

ISSN (PDF): 1798-5862 ISSN-L: 1798-5854

ISBN (Pbk.): 978-952-61-2498-8 ISBN (PDF): 978-952-61-2499-5

ABSTRACT

You have many habits that weaken you. The secret of change is to focus all your energy not on fighting the old, but on building the new.

— Dan Millman’s Socrates

Working life changes constantly. The change is not a clear one-way trend but more like a deepening whirlpool, a riptide or a full-blown gale. The effects of the changes taking place now can only be seen in the future. Every now and then it is good to pause and sail on quiet waters contemplating the things we have done so far.

In recent years, the big change in the data and operational environment has sig- nificantly impacted the operations of scientific libraries. The intense digitalisation of science started in the mid-1990s. In the 21^st century the change has been intensified not only by social web technologies but also by the large scale introduction of digital and information technology throughout the society. During the current decade, the changes in public administration, reconstruction of universities and emphasis on open science have driven scientific libraries into a state of constant change. This has been evident also in the organisation of the University of Eastern Finland Library.

The library has invested heavily in the development of the staff’s professional skills. After the merger of the libraries in Joensuu and Kuopio, we had to outgrow old habits of the preceding universities and create a new identity for the new library.

We have succeeded in this by strengthening the sense of community, for example, by developing interaction and communication skills in various ways. In addition, project based development work has become a part of the change in the library’s basic tasks.

One of the key concepts in the organisational reform has been the concept of new and changing ways of working. The University of Eastern Finland has started using a digital working environment where different tools are available with all devices regardless of the time or place. The key concepts of the digital working environment are teamwork and transparency. The goal is to be able to perceive the big picture and

(10)

8

to use all the necessary tools while taking into consideration, for example, the information security issues. Pressure for change has been focused also on administrative tasks. In fact, the digitalisation has changed the operations considerably even though the internal services are still responsible for the library’s financial, human resources and general administration.

The aim of the planning project of the library’s research services was to clarify the contents and duties of the research services as well as to build the necessary networks of cooperation. In addition, the goal was to make the library’s research services a significant part of the basic work at the University of Eastern Finland Library from 2017 onwards.

The changes at the library also include forms of international cooperation on the system-level and in metadata work. Describing data will remain as one of the library’s basic tasks also in the changing operational environment. Changes must take place in the facilities as well. They need to be improved so that they are even more functional and serve our customers even better. An example of this is the Kuopio University Hospital (KUH) Medical Library’s first year in the completely new facilities.

It is quite a challenge for everybody to keep up with the whirlpool of change, while at the same time, the older generations are already starting their well-earned retirement. However, new staff members also come on board and we have to prepare them for the whirlpools by orientation and training. An example of this is an information specialist’s story told in her own words.

(11)

9

SISÄLLYS

TIIVISTELMÄ……….….….5

ABSTRACT………..…7

1 KIRJASTON ORGANISAATION MUUTOS – VASTAUS MUUTTUVAAN TOIMINTAYMPÄRISTÖÖN………...………….…...11

Jarmo Saarti 2 PITKÄJÄNTEISTÄ HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISTYÖTÄ………….…..16

Helena Hämynen 3 PROJEKTIMAINEN TYÖSKENTELY JA ASIAKASPALVELUN PÄIVITTÄISTYÖ TUKEVAT TOISIAAN………...21

Arja Juntunen, Pirkko Kainulainen, Marjut Kangasaho ja Liisa Tervonen 4 MUUTTUVAT TEHTÄVÄT JA MUUTTUVA ORGANISAATIO – SISÄISTEN PALVELUIDEN NÄKÖKULMA………28

Marja Maijala 5 KIRJASTON TUTKIMUSPALVELUJEN SUUNNITTELUPROJEKTI: SISÄLTÖJÄ, OPPIMISTA JA VERKOSTOITUMISTA………..30

Tomi Rosti, Jukka Kananen, Antti Laurila, Katja Hyvärinen, Kaarina Meriläinen, Mari Niemi, Heikki Laitinen ja Helena Silvennoinen-Kuikka 6 TIETOAINEISTON KUVAILUTYÖN MUUTTUMINEN, TAPAUS RDA...36

Katja Hyvärinen ja Harri Kalinen 7 KYSIN TIETEELLISEN KIRJASTON MUUTTO JA MUUT MUUTOKSET 2016……….……….……41

Tuulevi Ovaska 8 DIGITAALINEN TYÖYMPÄRISTÖ – O365-PROJEKTI………...………..47

Marja Maijala 9 KIRJASTON TUTKIMUKSEN TUEN PALVELUT UUDEN TYÖNTEKIJÄN SILMIN……….………..……51

Kaisa Hartikainen ja Helena Silvennoinen-Kuikka LIITTEET……….………55

Liite 1. Tilastot 2016………..……….….……....55

Liite 2. Henkilökunta 2016………..………..……..68

Liite 3. Julkaisut 2016……….……….………...71

Liite 4. Asiantuntijatehtävät 2016………..………74

(12)

10

(13)

11

1 KIRJASTON ORGANISAATION MUUTOS – VASTAUS MUUTTUVAAN

TOIMINTAYMPÄRISTÖÖN

JARMO SAARTI

Tieteen voimakas digitalisaatio alkoi 1990-luvulla. 2000-luvun alussa tätä muutosta jatkoi uusien, sosiaalisten verkkoteknologioiden syntyminen, jotka mahdollistivat uuden tavan tehdä tiedettä ja julkaista sen tuloksia. Tällä vuosikymmenellä suomalaisen yliopistolaitoksen uudistaminen ja avoimen tieteen ja tutkimuksen korostaminen ovat pitäneet tieteelliset kirjastot jatkuvassa muutoksen tilassa. Tämä on näkynyt myös Itä-Suomen yliopiston kirjaston organisoitumisessa ja sen tavoissa tehdä kirjasto- ja tietopalvelutyötä.

1.1 KOHTI AVOINTA TIEDETTÄ JA VAIKUTTAVAA YLIOPISTOLAITOSTA

Vuosituhannen alun merkittävin muutos suomalaisessa korkeakoululaitoksessa oli yliopistolaitoksen juridisen aseman muuttaminen ja tähän liittyneet rakenteelliset uudistukset, jotka käytännössä tarkoittivat yliopistolaitoksen saneerausta. Tämä näyttää jatkuvan vielä ainakin seuraavan vuosikymmenen. Käynnistymässä oleva strategiatyö tähtää vuoteen 2030 (OKM 2017).

Toinen, vähintään yhtä merkittävä muutos on ollut tieteen tekemisen ja sen toi- mintaympäristön nopea digitalisoituminen. Tällä vuosikymmenellä tätä on korosta- nut vaatimus avoimesta tieteestä, joka näyttäytyy sekä tutkimusjulkaisujen, tutkimusdatan että koko tutkimusprosessin avaamisena internetin välityksillä kaikille käyttäjille (ks. tästä enemmän: http://avointiede.fi/).

Itä-Suomen yliopiston kirjaston ensimmäiset viisi vuotta menivät rakenteiden uu- simisessa ja tähän liittyneessä talouden ja toimintojen sopeuttamisessa käytettävissä oleviin resursseihin. Vuonna 2016 alkoi selvästi myös uuden rakentamisen kausi, joka liittyi erityisesti avoimen tieteen palveluihin yliopistossa.

Tässä artikkelissa kuvataan tätä toimintaympäristön muutosta ja sitä, miten se on näkynyt kirjaston resursseissa ja palvelujen tuottamisessa. Jo nyt voi sanoa, että muu- tosvauhti on ollut hyvin nopeaa.

(14)

12

1.2 ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTON PALVELUJEN MUUTOSTRENDIT

Kirjaston nopea rakenteellinen kehittäminen alkoi yliopistojen yhdistyttyä vuoden 2010 alussa. Tuolloin yliopiston hallitus linjasi, että yhdistymisen tavoitteena on te- hostaa hallintoa ja palveluita ja siirtää näin vapautuvia resursseja yliopistolliseen tutkimukseen ja opetukseen. Tämä oli asetettu tavoitteeksi myös yhdistymisen suunnit- teluvaiheen aikana.

Taulukko 1. UEF-kirjaston kulujen kehitys vuosina 2010–2015

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Toimintakulut yhteensä 6 732,70 6 790,60 7 428,60 7 657,30 7 493,30 7 698,70 Henkilöstökulut 3 052,20 3 026,60 3 234,70 3 236,60 3 234,00 3 231,30 Kirjastoaineistokulut 2 033,10 2 167,00 2 495,40 2 731,20 2 566,50 2 799,20 Tilakulut 1 338,70 1 305,90 1 344,90 1 445,30 1 478,60 1 450,00

Kirjaston taloudessa merkittävimmät kuluerät muodostavat henkilöstö, aineisto ja tilat. Yliopiston hallituksen linjauksen mukaisesti kirjaston resursseja on suunnattu aineistokuluihin.

Samalla yliopiston ja Suomen hallituksen peruslinjaus on ollut, että palveluihin liittyvistä kuluista tulee säästää. Tästä huolimatta Itä-Suomen yliopisto on myöntä- nyt tarkastelujaksona lisärahoitusta aineistojen hankkimiseen; muut kulut (tilat ja henkilöstö) on sopeutettu käytössä olevaan määrärahaan ns. budjetin kasvun nolla- periaatteella. Aineistokulujen kasvun nopeus – yli 750 000 euroa tarkastelujaksona – aiheuttaa sen, että kirjaston on ollut karsittava merkittävästi muita kuluja. Erityisesti on pyritty vapauttamaan vähässä käytössä olleita tiloja ja sopeuttamaan henkilöstön määrää varsinkin eläköitymisten kautta.

Toiminnallisesti kirjastossa merkittävin muutos on toimintaympäristön digitalisoituminen ja yliopiston erikoistuminen opetuksessa ja erityisesti tutkimuksessa va- litsemilleen strategisille painopistealueille. Kirjastossa tämä on merkinnyt aineiston käytön painopisteen siirtymistä verkkoaineistoon ja painetun aineiston osalta itse- palvelun lisäämistä. Tällä on pystytty vähentämään erityisesti suorittavaa työpa- nosta. Samalla erityisasiantuntijuutta vaativat tehtävät tietojärjestelmissä ja yliopiston keskeisillä tieteenaloilla ovat lisääntyneet.

(15)

13

Taulukko 2. Kokoelmien digitalisoituminen vuosina 2010–2015

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Painetut kirjat (kpl) 739 594 732 770 712 608 702 612 696 222 671 899 Verkkokirjat

(nimekkeitä) 308 862 346 329 369 606 379 835 418 377 525 665 Painetut kausijulkaisut

(hyllymetriä) 137 000 131 200 127 330 128 058 110 166 108 002 Verkkolehdet

(nimekkeitä) 17 153 21 253 23 795 23 309 27 082 30 792

Painopisteen siirtyminen painetuista aineistoista kohti digitaalisia aineistoja on ai- heuttanut myös kirjaston perinteisen työn määrän vähenemistä, joko siten, että teh- tävät ovat aidosti vähentyneet tai siten, että näitä tehtäviä on pystytty automatisoi- maan.

Taulukko 3. Esimerkkejä digitalisoitumisen vaikutuksesta palveluiden tuottamiseen

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Poimintaluettelointi 6 331 21 402 29 187 28 613 31 633 150 599 Lainat 190 912 178 081 175 413 169 460 166 819 159 908 -itsepalvelulainat 75 368 77 795 92 433 100 786 109 652 108 776 -lainat palvelutiskiltä 115 544 100 286 82 980 68 674 57 167 51 132 Uusinnat 567 032 531 233 551 878 528 813 532 513 511 557 -itsepalvelu-uusinnat 431 248 409 632 419 955 404 433 398 629 389 590 -uusinta palvelutiskiltä 44 517 32 316 34 006 31 538 28 886 26 277 -automaattiuusinnat 91 267 89 285 97 917 92 842 104 998 95 690

Opetuksessa on myös hyödynnetty verkko-opetusta, jolla on pystytty lisäämään re- surssien käytön tehokkuutta.

(16)

14

Taulukko 4. Opetuksen määrän ja vaikuttavuuden muutos vuosina 2010–2015

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Opetukseen käytetty

aika tunteina 440 480 367 399,5 414 465

Osanottajamäärä 4 613 5 798 6 150 6 421 7 127 7 441

Tästä kaikesta on ollut seurauksena, että kirjaston tehokkuus on tarkasteltavana ajanjaksona kasvanut merkittävästi. Uusia teknologioita hyödyntämällä pystymme tuottamaan parempaa ja myös lukumääräisesti laajempaa palvelua yliopistolaisille (ks. myös Saarti, Laitinen & Vattulainen 2017).

1.3 UUDET TEHTÄVÄT – UUSI ORGANISAATIO

Vuonna 2016 kirjasto uudisti organisaationsa. Ensimmäisenä syynä tähän oli toimin- taympäristön muuttuminen kohti digitaalista avointa tiedettä ja se, että perustamisvaiheessa luotu organisaatiorakenne ei enää vastannut tähän ympäristön muuttu- neeseen tapaan toimia.

Yliopiston tasolla tämä näkyi koko hallinnon ja sen yhteydessä palvelulaitosten uudelleenorganisoitumisena. Tavoitteena oli hyödyntää digitaalisia palveluita, ma- daltaa yksikköjen ja toimintojen välisiä raja-aitoja ja myös saavuttaa taloudellista säästöä, jotta Suomen hallituksen säätämät budjettileikkaukset eivät haittaisi yliopiston perustehtävien toteuttamista tulevaisuudessa.

Kirjaston kahdeksi päätoiminnoiksi määriteltiin opetuksen ja oppimisen tuki ja tut- kimuksen ja julkaisemisen tuki. Näitä toimintoja tukevia palveluita määriteltiin viisi kappaletta:

1. kirjaston asiakaspalvelut 2. kirjaston opetus- ja tietopalvelut 3. kirjaston tietoaineistopalvelut 4. kirjaston verkko- ja julkaisupalvelut 5. kirjaston sisäiset palvelut

Samalla uudistettiin kirjaston toimenpideohjelma ja tähän liittyvä toteuttamisoh- jelma. (Ks. http://www.uef.fi/web/kirjasto/tietoa-kirjastosta/johtaminen.) Tässä ko- rostetusti sidottiin kirjaston toiminnat yliopiston strategiaan ja sen keskeisiin tavoit- teisiin.

Itä-Suomen yliopiston kirjaston tavoite integroitua mahdollisimman hyvin yliopiston opetukseen ja tutkimukseen on selkeästi ollut hyvä strateginen valinta. Tä- män avulla olemme pystyneet tukemaan yliopiston toimintaa ja samalla saaneet tukea – myös taloudellista – muutosten tekemiseen yliopiston johdolta.

(17)

15 Näyttäisi siltä, että myös tehdyt sopeuttamistoimet ovat terävöittäneet kirjaston palveluita ja tekemistä entistä enemmän kohti tarpeellisia perustehtäviä. Tämä työ on ollut välillä rankkaa, mutta jälkikäteen tulkittuna tarpeellista nopeasti muuttuvassa tutkimus- ja opetusmaailmassa.

LÄHTEET:

OKM. 2017. Korkeakoulutus ja tutkimus 2030 – visiotyö. Helsinki: Opetus-ja kulttuuriministeriö. Saata- vissa: http://minedu.fi/documents/1410845/4177242/Korkeakoulutus+ja+tutkimus+2030+visio+- +projektisuunnitelma+(14.2.2017)/16f75000-2685-42bc-b5f7-29f2a3abb6db. (Luettu 23.3.2017.) Saarti, Jarmo & Laitinen, Markku & Vattulainen, Pentti. 2017. Effects of the digitization to the printed

collection policies: the digital knowledge economy and the Finnish academic libraries. Library Management 38(2/3): 167–174. Saatavissa: http://dx.doi.org/10.1108/LM-01-2017-0004.

(18)

16

2 PITKÄJÄNTEISTÄ HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISTYÖTÄ

HELENA HÄMYNEN

Kirjastomme on sitoutunut toimenpideohjelmassaan monitahoiseen kehittäjän roo- liin. Jotta tämä voisi toteutua, on niin työntekijöiden kuin organisaation tarkasteltava kriittisesti toimintatapojaan ja osaamistaan. On myös oltava valmis muuttumaan.

Toiminnan ja osaamisen kehittämistä kohdennetaan suunnitellusti aina johonkin tiettyyn kohteeseen. Organisaation kehittäminen pohjautuu aiempaan ja siinä ha- vaittuihin kehittämistarpeisiin.

Jotta viime vuoden uudistukset asemoituvat jatkumossa ymmärrettävällä tavalla, lähden tarkastelemaan henkilöstön osaamisen kehittämistä ja muita kehittämishank- keita lyhyesti jo vuotta 2016 edeltävältä ajalta. Kirjoituksen näkökulma on henkilös- tön kehittämisessä.

Kun kahden itäsuomalaisen yliopiston kolmessa kaupungissa sijaitsevat kirjastot yhdistyivät vuonna 2010, oli yksi ensimmäisten vuosien haasteista toimivan viestin- täverkoston luominen. Haasteita olivat myös yhteisöllisyyden lujittaminen ja uuden identiteetin rakentaminen. Henkilöstömäärältään huomattavasti kasvanut kirjasto hyötyi yhdistymisen myötä laajentuneesta osaamisen kirjosta. Samankaltaisia tehtä- viä tekevä kollega rikastutti monen kohdalla työn tekemisen arkea, ja varahenkilö löytyi luontevasti toiselta kampukselta. Yhtenäisyyttä tavoiteltiin tehtävänimikkei- den muutoksilla ja palkkaohjelmalla.

2.1 KIRJASTOHENKILÖSTÖN STRATEGINEN KEHITTÄMINEN ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON ALKUVUOSINA

Näin todetaan Itä-Suomen yliopiston kirjaston henkilöstöohjelmassa vuodelta 2011:

”Kirjaston strategian visiossa asetetusta tavoitteesta tieteellisten kirjasto- ja tietopalveluiden edelläkävijäksi seuraa selkeä vaatimus hen- kilökunnan korkeasta osaamistasosta ja tuloksekkaasta toiminnasta.

Asiantuntijuutta arvostetaan ja kehitetään. Sen lohkoina strategiassa nostetaan esiin opetus-, ohjaus- ja palveluprosessien laadukkuus, joita arvioidaan asiakkaan – niin sisäisen kuin ulkoisen asiakkaan ja muiden sidosryhmien – näkökulmasta käsin. Strategisina kehittämiskoh- teina ovat osaamisen ohella johtaminen ja työhyvinvointi sekä vuorovaikutus- ja viestintätaidot.”

(19)

17 Itä-Suomen yliopiston kirjaston ensimmäisten toimintavuosien haasteena oli vies- tintä kolmen kampuksen ja neljän toimipisteen kesken. Toimivan intranetin luominen oli edellytys sisäisen viestinnän sujuvuudelle. Se oli lukuisten kokousten ja tapaamisten ohella tärkeä väline yhteisten tavoitteiden ja yhteneväisten toimintatapojen luomisessa ja omaksumisessa.

Julkisuuskuvaa rakennettiin luomalla kirjaston viestinnän välineisiin yhte- neväistä ilmettä, yhtenäistämällä asiakasviestintää, uusimalla kotisivut ja osallistumalla sovituin tavoin sosiaaliseen mediaan. Vuorovaikutus- ja viestintätaidot ja niiden aktiivinen kehittäminen nousivat käytännössä välttämättömiksi. Palveluista viestimisen ja jopa niiden markkinoinnin alettiin ymmärtää kuuluvan jokaisen työn- kuvaan. Käytännössä se tarkoitti laajentuneisiin viestintätekniikan mahdollisuuksiin paneutumista. Kirjastolle valittiin tarkoituksenmukaisimmat tekniikat ja niiden su- juvaan käyttöön perehdyttiin. Myös kielenhallintaan asiakaspalvelun eri välineissä ja kohtaamisissa on panostettu räätälöimällä kirjastolaisille suomen ja englannin kie- len opintoja.

Tätä kehittämisteemaa jatkettiin keskittymällä erityisesti yhteisöllisyyden lujittamiseen. Asiaa pidettiin erillisistä toimijoista yhdistetyn kirjaston toiminnan kannalta niin merkittävänä, että siihen panostettiin huomattavasti henkilökunnan työaikaa.

Työn tukemiseksi suunnitellun yhteisöllisyyskoulutuksen toteuttamiseen saatiin ulkopuolista rahoitusta. Sen avulla palkattiin asiantuntijaksi kokenut työyhteisö- kehittäjä, FT Merja Mäkisalo-Ropponen. Teemoiksi valittiin yhteisöllisyys, oppiva vuorovaikutus, muutos sekä työhyvinvointi, joita pienryhmät työstivät ohjatusti toi- minnallisia metodeja käyttäen. Vilkas keskustelu jatkui ja konkretisoitui yhteisiksi tavoitteiksi työyhteisön pelisääntöjä yhtenäistettäessä.

Seuraavan vuoden johtavaksi teemaksi nimettiin osaamisen kehittäminen. Kirjas- tojen yhdistyminen lisäsi jo luonnostaan asiantuntijoiden ja osaamisen määrää. Osaa- mista jaettiin vertaisoppimisen avulla kampusten välillä. Samalla muodostui luon- taisesti kampusten välisiä työpareja, jotka voivat myös sijaistaa toisiaan.

Oman osaamistarpeensa toi yliopistojen oikeudellisen aseman muuttuminen.

Henkilökunnan oikeuksiin ja asemaan vaikuttavat muutokset ovat konkretisoituneet monelle pikkuhiljaa käytännössä. Tässä, niin kuin kahden yliopistokirjaston yhdis- tymisessäkin, oli kyse myös entisestä luopumisesta ja pois oppimisesta.

Kansainvälistymis- ja verkostoitumistavoite mielessä matkasimme heinäkuussa 2012 runsain joukoin kirjastoalan merkittävimmän kansainvälisen kattojärjestön IFLAn konferenssiin Helsinkiin. Peräti 40 % kirjaston henkilökunnasta osallistui tapahtumaan, ja loput seurasivat sitä osallistujien aktiivisen konferenssiblogin välityk- sellä. Siihen kirjoittaminen oli monelle kirjastolaiselle ensimmäinen blogikirjoitus koskaan ja alensi varmasti bloggaamisen kynnystä jatkoa ajatellen. Asiakaspalvelu- jen linjaamat eettiset teesit tuotiin esille tapahtuman posterinäyttelyssä. Suursatsaus konferenssiin osallistumiseksi tuotti runsaasti onnistumisen ja oivaltamisen koke- muksia.

(20)

18

Menetelmistä apua

Osaaminen ja työhyvinvointi kulkevat käsi kädessä. Työn hallinnan tunne vahvistaa hyvinvointia työssä. Mitä tieteellisessä kirjastossa sitten pitäisi osata nyt ja tulevaisuudessa?

Kirjastojen osaamistarpeita on yritetty aika ajoin kartoittaa. Perusteellisimmin niihin lienee paneuduttu Suomen yliopistokirjastojen neuvoston (SYN) toimesta vuonna 2005. Silloin laadittiin yliopistokirjastojen verkoston osaamiskartta vuoteen 2010. Itä-Suomen yliopiston aloittamisen aikoihin neuvostossa käynnistyi keskustelu osaamiskartan päivittämistarpeesta. Sen ajattelutapaa pidettiin kuitenkin vanhentu- neena, ja yliopistokirjastojen varajohtajien foorumilla alettiin etsiä ajanmukaisempia menetelmiä. Kiinnostavimmaksi osoittautui FT Heli Ahosen luoma kehittävän dialogin menetelmä, joka vaikutti työkulttuuriimme hyvin soveltuvalta. Menetelmä huomioi kompleksiset, ennalta arvaamattomat ja nopeasti muuttuvat tekijät, ja se on melko joustavasti muunneltavissa. Menetelmän koettiin edistävän samalla sekä osaamisen että työhyvinvoinnin kehittämistä, jotka kumpikin oli nimetty kirjastossa erityisiksi kehittämiskohteiksi.

Kuva 1. Itä-Suomen yliopiston kirjaston varajohtaja Helena Hämynen jäi eläkkeelle alkuvuo- desta 2017. (Kuva: Jari Tiihonen.)

(21)

19 Kehittävän dialogin menetelmän haltuunottoon panostettiin kirjastossa pitkäjäntei- sesti vuodesta 2013 alkaen. Se olikin välttämätöntä ideaan sitoutumisen ja sen omak- sumisen varmistamiseksi. Liikkeelle lähdettiin avoimeen dialogiin tähtäävien kehi- tyskeskustelujen avulla. Tavoitteena on esimiehen ja työntekijän välinen avoin ja ta- savertainen dialogi, jossa kumpikin kuuntelee ja kuulee toistaan. Keskustelun punai- sena lankana ovat koko kirjaston toimintaohjelman mukaiset tavoitteet ja niistä joh- tuvat yksittäiselle työntekijälle asetettavat tavoitteet. Jokainen työntekijä tulee näin aina uudestaan tietoiseksi kokonaisuudesta ja pystyy asemoimaan itsensä siihen.

Keskustelussa varmistetaan aina myös työntekijän osaaminen tavoitteeseen pääse- miseksi. Jos osaamisvajetta on, suunnitellaan – tarvittaessa esimiehen tuella – henki- lökohtainen oppimissuunnitelma, jonka toteutumisesta kukin vastaa itse. Yhtä lailla tärkeää on keskustella samalla työntekijän hyvinvoinnista.

Kahdenväliset kehityskeskustelut eivät jää muusta irrallisiksi, vaan ne nivoutuvat koko työyhteisön kehittämiseen. Oppimissuunnitelmia voidaan tehdä myös yhden palvelun tai koko kirjaston tarpeisiin. Menetelmä onkin laajentunut osallistavaksi apuvälineeksi, jolla on suunniteltu ja jalkautettu palvelujen ja tiimien sekä sittemmin koko kirjaston tavoitteita ja priorisointeja. Havainnollistavia nelikenttiä on raken- nettu joihinkin tarpeisiin yhden palvelun sisällä, joihinkin tarpeisiin kannustamalla henkilökunta pohtimaan muitakin kuin omaa työkenttää sivuavia teemoja. (Kehittä- västä dialogista on laajempi katsaus vuoden 2013 vuosikertomuksessa.)

Esimiestoiminnan kehittäminen on kuulunut kirjaston agendalle koko Itä-Suo- men yliopiston toiminnan ajan. Osaamisen johtaminen ja ratkaisukeskeinen toiminta- ja ajattelutapa, jossa keskeistä on toisen ihmisen ajatuksien arvostaminen ja ratkaisupuheen edistäminen ongelmapuheen sijaan, ovat tulleet tutuiksi. Johtamisen kehittämiseen panostettiin esimiesten 360-arviointityökalun avulla. Myös mento- rointi ja työnohjaus ovat olleet käytettyjä menetelmiä. Yliopiston tukema varhaisen tuen toimintamalli on otettu kirjastossa aktiivisesti käyttöön. Sen eri tilanteisiin sovi- tut toimintatavat (kompassit) on käyty henkilökunnan kanssa perusteellisesti läpi.

Jokainen työntekijä ja esimies tietää, millaiseen toimintaan ohjeet kutakin oikeuttavat ja velvoittavat. Toimintamalli helpottaa sekä työntekijöitä että esimiehiä ottamaan epäkohdat käsiteltäväksi ja on omiaan edistämään yhdenvertaista kohtelua.

Perustehtäviksi perinteisesti ymmärrettyjen työtehtävien rinnalle ovat tulleet yhtä tärkeinä työn kehittäminen ja arviointi, uusien palvelujen lanseeraaminen sekä jatkuvasti kehittyvän tieto- ja viestintätekniikan omaksuminen. Jopa kokonaan uusia tehtäväkokonaisuuksia on ilmaantunut kirjastoammattilaisten tehtäviksi. Entiset työtavat eivät riitä, vaan on jouduttu pohtimaan uudenlaisia menetelmiä. Monesti kehittäminen on tarkoituksenmukaista toteuttaa projektina, jolloin sille asetetaan tavoitteet, määritellään resurssit ja aikataulu sekä vastuutaho. Tämä havaittiin tarpeel- liseksi myös Itä-Suomen yliopiston kirjastossa.

Henkilökunnan kouluttautumiseen tarjoutui oivallinen tilaisuus yliopistossa toimivan koulutus- ja kehittämispalvelu Aducaten johtaman Tuloksellista tietotyötä -hankkeen piirissä vuonna 2015. Projektimaista työskentelytapaa harjoiteltiin tuot-

(22)

20

teistamalla asiantuntijoiden ohjauksessa eräitä kirjaston palveluja. Pilottina oli kau- kopalvelu, jolle luotiin tuotekuvauksen mukaiset kotisivut ja lomakkeet. Tämä toimi mallina muille tuotteistamisille ja projektimaisille tehtäville. Osaamisen siirto tapah- tui luontevasti vertaistuen avulla.

2.2 MITÄ SEURAAVAKSI?

Kirjastotyö on laajentunut tieteellisen julkaisemisen digitalisoitumisen myötä osaksi tieteellistä viestintää. Työn tekemisen tapa on muuttunut ja kirjasto on integroitunut tiiviimmin yliopiston perustehtäviin. Kirjaston asiantuntemukseen kuuluu aineiston välittäminen ja säilyttäminen myös digitaalisen aineiston osalta.

Digitaalisen julkaisemisen haltuunoton jälkeen kirjasto on alkanut toimia niin avoimen tieteen, digitaalisten oppimateriaalien kuin tutkimusdatan kentillä. Näissä tehtävissä työskennellään tiedeyhteisön muiden toimijoiden rinnalla.

Toimintaympäristön muutokset ja niistä seuraavat haasteet kirjastotyölle ja osaa- miselle pyrittiin Itä-Suomen yliopiston alkuvuosien henkilöstöohjelmassa ennakoi- maan. Lähivuosien haasteiden tunnistamisessa on onnistuttukin varsin hyvin. Tällä hetkellä tulevaan varautuminen tuntuu huomattavasti vaikeammalta, kun niin moni asia yhteiskunnassa on muuttunut vähemmän ennakoitavaksi ja sirpaleiseksi.

Strategista kehittämistä ja voimavarojen uudelleen suuntaamista kirjastossa hel- pottivat paitsi automaation vapauttamat resurssit myös lukuisat eläköitymiset. Kir- jastolle langenneet kokonaan uudenlaiset tehtävät on pystytty ottamaan haltuun sekä rekrytoimalla tuoretta osaamista tuovia asiantuntijoita että lisäkouluttamalla vanhaa henkilökuntaa. Täydennyskoulutus on sanana menettänyt merkityksensä.

Valtaosa uuden omaksumisesta ja uusien taitojen oppimisesta tapahtuu muualla kuin varsinaisessa ”koulutuksessa”, varsinkin jos sillä tarkoitetaan esimerkiksi kurs- seja. Uuden oppiminen on pitkälti verkostomaista toisilta oppimista ja yhdessä teke- mällä oppimista.

Kirjaston sisäisen organisaatiouudistuksen myötä henkilökuntaa osallistavaa toi- mintatapaa pyritään entisestään vahvistamaan. Henkilöstön kehittämisen osalta sitä linjaa jatkossa kirjaston yhteistoimintaryhmä, jossa on vahva henkilöstön edustus.

Jos viestintäosaaminen on ollut yhtenä keskeisenä kehittämisen kohteena Itä-Suo- men yliopiston kirjastossa tähän saakka, ei sille näy loppua nytkään. Yliopiston koko viestintäverkostoa uudistetaan jälleen, koska uusi tekniikka mahdollistaa – ja pakottaa – muuttamaan toimintatapoja. Poisoppimista ja uuden ajattelu- ja toimintatavan omaksumista on jälleen edessä. Toivoa sopii, että alkuahdistuksen jälkeen muutos osoittautuu oikeaan osuneeksi.

(23)

21

3 PROJEKTIMAINEN TYÖSKENTELY JA ASIAKASPALVELUN PÄIVITTÄISTYÖ TUKEVAT TOISIAAN

ARJA JUNTUNEN, PIRKKO KAINULAINEN, MARJUT KANGASAHO JA LIISA TERVONEN

Artikkelissa kuvaillaan sitä, miten projektimainen kehittämistyö ja kirjaston perus- työ tukevat toisiaan niin työskentelytapoina kuin henkilöstön kehittämisen väli- neinä. Kirjoituksessa asiaa käsitellään kahden esimerkkitapauksen kautta. Näistä en- simmäinen on uusien opiskelijoiden vastaanottoviikkojen tuotteistaminen ja toinen Joensuun kampuskirjaston ensimmäisen kerroksen remontin suunnittelu.

3.1 UUSIEN OPISKELIJOIDEN VASTAANOTTOVIIKOT JA NIIDEN TUOTTEISTAMINEN

Kirjaston järjestämä ”Uusien opiskelijoiden vastaanottoviikot” (jatkossa UOViikot) on tapahtuma, jolla halutaan tarjota yksi helposti lähestyttävä sosiaalistamisen väylä yliopistoon ja akateemiseen maailmaan. Itä-Suomen yliopiston kirjastossa voidaan uusien opiskelijoiden systemaattista vastaanottoa kutsua jo perinteeksi. Sitä on to- teutettu kolmena vuonna peräkkäin vuodesta 2014 lähtien, ja neljäs tapahtuma on suunnitteilla.

Tapahtuman tavoitteena on heti syyslukukauden alussa tietoisesti keskittyä uusien opiskelijoiden tuloon ja tukea heitä heti opintojensa alusta lähtien. Kaikissa kirjaston palveluissa panostetaan tuolloin henkilökunnan osaamiseen. Kerrataan muun muassa yhteisesti sovittuja käytänteitä ja työtapoja niin, että kaikilla on valmiudet kohdata asiakastyössä uudet opiskelijat ajantasaisin tiedoin. Uusien opiskelijoiden saapuminen on yliopistolle niin merkittävä tapahtuma, että se on nostettu kirjastossa työn tärkeimmäksi painopistealueeksi syksyn alussa.

Riippumatta siitä, onko kirjasto Joensuun, Kuopion tai Savonlinnan kampuksella, pyritään opiskelijoiden perehdyttäminen yhtenäistämään. Näin opiskelijoille halutaan antaa yhdenvertaisesti taitoja käyttää ja hyödyntää kirjastoa opintojen kaikissa vaiheissa.

UOViikkojen tuotteistaminen

Kun UOViikot olivat pyörineet pari vuotta, päätettiin tapahtuma laadun varmistamiseksi tuotteistaa vuonna 2016. Itä-Suomen yliopiston kirjastossa palveluiden tuot-

(24)

22

teistamiset aloitettiin vuonna 2015 kaukopalvelusta. Tämän pilottiprojektin päät- teeksi tuotteistamisen toimintatapa hyväksyttiin osaksi kirjaston palveluprosessien tarkastelun työvälineitä.

Tuotteistamiset tehdään projektinomaisesti. Kuhunkin projektiin on osallistunut tekijöitä useammasta kirjaston palvelusta, kuten tietoaineistopalvelusta, opetus- ja tietopalveluista, asiakaspalvelusta ja verkko- ja julkaisupalvelusta. Projektityö on te- hokas työkalu kehittämistavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi se toimii henkilökun- nan kehittämisen välineenä, kun halutaan perehdyttää projektimaiseen työskentely- muotoon. Sen avulla myös vahvistetaan yhteistyötä kirjaston sisällä eri palveluiden välillä.

UOViikkojen tuotteistamisen lähtökohtana ei ollut ainoastaan siihen liittyvien ta- pahtumien ja palveluiden vakiinnuttaminen tietylle tasolle, niin kuin tuotteistaminen joissakin tapauksissa käsitetään. Tavoitteena oli tehdä myös niin hyvät työohjeet kuin mahdollista, jotta tulevina vuosina tapahtumia suunnittelevat henkilöt pystyi- sivät käyttämään niitä hyväkseen rutiiniluonteisissa asioissa. Näin ennakoitiin sitä, että olennaisen tiedon siirtäminen onnistuisi, vaikka henkilöt tapahtuman suunnittelussa ja toteuttamisessa vaihtuisivat. Lisäksi aikaa jäisi enemmän luovuudelle ja tapahtuman ideoinnille.

Tuotteistamalla saatiin myös selkeyttä siihen, miten tehdä oikeita asioita oikeaan aikaan. Näin pystytään määrittelemään esimerkiksi se, mikä on tapahtuman opti- maalinen kesto kunakin vuonna. Vuosittain ei olla välttämättä sidottuja samoihin päivämääriin, ja joustavasti voidaan huomioida yliopiston muut syksyn tapahtumat.

UOViikot toteutetaan syksyisin, mutta niiden suunnittelu, toteutus ja arviointi ja- kautuvat koko vuodelle. Tätä varten luotiin tapahtuman koordinoinnin perustaksi vuosikello, jonka mukaan edetään keväällä tapahtuvasta suunnittelusta loppuvuo- desta tehtävään palautteen keräämiseen ja arviointiin.

Kuva 2. UOViikkojen suunnittelun vuosikello.

(25)

23 Kaikista vuosittain toistuvista välttämättömistä tehtävistä laadittiin työkortit eli työ- ohjeet. Ne kirjattiin mahdollisimman yksityiskohtaisella tasolla. Ohjeiden tarkoitus on kuvailla tapahtuman osioiden peruselementit, kuten miten tiedotetaan tai millainen on pop-up-pisteiden toteutus. Ne eivät kuitenkaan määrittele tai rajaa toteutusta pikkutarkasti, vaan antavat tilaa luovuudelle: lopputulos voi olla ilahduttavasti teki- jöidensä näköinen.

UOViikot on vuosittain toistuva tapahtuma, joka toteutetaan projektimaisesti ja kasataan tuotteistamisvaiheessa kirjattujen peruselementtien avulla. Lähtökohtana on vuosittain vaihtuva teema, jonka ympärille tapahtumat rakennetaan. Vuonna 2016 teemaksi valikoitui luontevasti UEF-Finna, joka oli juuri otettu käyttöön. Se on kirjastojärjestelmän asiakasliittymä, joka korvasi entisen Josku-tietokannan ja e- aineistojen hakuun käytetyn Nelli-portaalin. Uuden asiakasliittymän sujuva käyttö on tärkeää niin asiakkaiden kuin kirjastonkin kannalta. UOViikot oli hyvä foorumi tehdä sitä tunnetuksi.

UOViikot toimintatapojen uudistajana ja yhteisöllisyyden tekijänä

Tapahtuma toimii yli kampusrajojen. Se pakottaa tarkastelemaan kirjaston työsken- telytapoja uudella tavalla, ja entisiin tapoihin on etsittävä uusia ratkaisuja. Esimer- kiksi vuoden 2016 syksyllä otettiin käyttöön verkossa oleva asiakastietolomake. Se mahdollistaa asiakkaan tietojen syöttämisen asiakasrekisteriin missä toimipisteessä tahansa. Sillä ei ole enää merkitystä, millä kampuksella asiakas tulee jatkossa asioi- maan. Näin työ voidaan tehdä siellä, missä juuri sillä hetkellä on vapaita resursseja.

Kampuksilla UOViikot on näkyvä osa syksyn ensimmäisten viikkojen arkea. Se sijoittuu ajallisesti yliopisto-opiskelijoiden orientaatioviikolle. Tapahtuma on lyhyt intensiivinen jakso. Jotta sen tavoite saavutettaisiin, edellyttää se kirjaston työnteki- jöiden sitoutumista ja tapahtumaan osallistumista. Työnjakoa tarkastellaan tuolloin asiakaspalvelupäivystyksessä, kirjastoesittelyissä, pop-up-pisteissä, kirjastostar- teissa ja yleisissä yliopistolla järjestettävissä tapahtumissa, kuten Tietotorilla (yliopiston palveluiden esittelypäivä syksyisin). Sillä ei ole merkitystä, missä kirjaston palvelussa työntekijä varsinaisesti työskentelee.

Muuttuvan teeman lisäksi UOViikolle antaa ilmettä jokaisen toimijan vapaus heittää persoonansa likoon ja muovata kulloisestakin tapahtumasta itsensä näköisen.

Myös yhdessä tekemisen meininki on ollut leimallista, vaikka ajankohta on kiireinen.

Sekä omalla persoonalla työn tekeminen että yhdessä tekeminen ovat merkitykselli- siä työntekijän oppimisen kannalta.

(26)

24

3.2 JOENSUUN KAMPUSKIRJASTON TILASUUNNITTELUPROJEKTI

Yliopiston strategiaan on kirjattu tavoite, jonka mukaan Itä-Suomen yliopisto haluaa tarjota Suomen parhaan yliopistollisen oppimisympäristön. Myös kirjaston kerää- missä asiakaspalautteissa toistuvasti toivottiin viihtyisämpiä tiloja ja nykyistä pi- dempiä aukioloaikoja. Ajankohtaiseksi koettu uudistamistarve lähti liikkeelle yhteis- työssä Opparin ja tietotekniikkakeskuksen kanssa, jotka toimivat Joensuun kampuskirjaston tiloissa.

Ideointipäivä ja suunnitteluryhmät aloittavat suunnittelun

Ensimmäisen kerran tilan remontoinnista käytiin laajempaa keskustelua ja ideointia kesäkuussa 2016 kirjaston kehittämispäivässä. Elokuussa 2016 kirjaston johtaja asetti työryhmän, jonka tavoitteena oli tuoda johtoryhmään alustava suunnitelma siitä, mitä kaikkea talven 2016–2017 aikana tulee tehdä, keiden kanssa toimitaan ja millai- sia suunnitteluryhmiä kirjastossa pitää olla, jotta uusittu kirjasto voitaisiin avata syk- syllä 2017. Johtoryhmä päätti, että kirjaston henkilökunnasta kutsutaan mukaan suunnittelu- ja valmistelutyöhön kaikki asiasta kiinnostuneet henkilöt, olipa oma työpiste Joensuussa, Kuopiossa tai Savonlinnassa.

Kuva 3. Suunnitelmat lähdössä arkkitehdin piirrettäväksi. (Kuva: Pirkko Kainulainen.)

(27)

25 Projekti lähti käyntiin vapaaehtoisten ilmoittautumisella suunnittelutyöryhmiin, joita perustettiin kaksi. Ensimmäisen ryhmän tehtävänä oli keskittyä toisen ja kol- mannen kerroksen kevyempien muutosten suunnitteluun, kuten kaluste- ja tilamuu- toksiin, jotka eivät vaatisi rakenteisiin menevää remontointia. Toinen ryhmä taas keskittyi ensimmäisen kerroksen eli varsinaisen remontoitavan kohteen suunnitteluun.

Rajaus helpotti alustavan suunnittelutyön tekemistä. Myöhemmässä vaiheessa mo- lemmat ryhmät yhdistivät alustavat suunnitelmansa yhdeksi tilasuunnitelmaksi.

Kesällä 2016 kirjaston kehittämispäivässä ideointia ei rajattu millään tavoin, jopa toivottiin mitä villeimpiä ajatuksia. Niinpä ehdotuksia tulikin banaani-salaatti- hamppuviljelmistä kiipeilyseiniin ja kaikkea mahdollista näiden väliltä. Kirjaston tehtävää tilana luonnehdittiin muun muassa näin: ”… näyteikkuna, kurkistus- luukku, linkki yliopiston tutkimukseen ja opiskelijoihin”. Uudelta kirjastotilalta toivottiin seuraavia asioita: vyöhykkeellisyys, mukavuus, muunneltavuus, erilaisten kalusteiden ja värien käyttäminen sekä isojen ikkunoiden hyödyntäminen lukualu- eita mietittäessä.

Asiakkaat osallistuvat ja suunnittelevat

Syksyllä projekti eteni suunnitteluryhmien työpajapäivällä ja sitä seuranneella asiakkaille järjestetyllä työpajapäivällä. Tavoitteena oli saada odottamattomia uusia ideoita kirjastotilassa käytettäväksi. Asiakaspalautetta haettiin aktiivisesti projektin edetessä muun muassa keräämällä post it -lapuille kommentteja arkkitehdin piirtä- mästä ensimmäisestä suunnitelmasta, joka oli nähtävillä kirjaston asiakastiloissa.

Lokakuussa järjestetyn asiakastyöpajan kysymyksenasettelussa yritettiin saada asiakkailta odottamattomia, yllättäviäkin vastauksia. Kysymykset olivat luonteel- taan laajoja: Mitä haluaisin tehdä tässä tilassa? Mitä haluan tältä tilalta? Millainen olisi mielestäni täydellinen oppimisympäristö tulevaisuudessa? Saadun palautteen analysoinnissa kävi ilmi, että sekä asiakkaitten että kirjastolaisten näkemykset nou- dattivat pitkälti samoja linjoja. Tästä voisi varovasti päätellä, että kirjaston henkilö- kunnan käsitys asiakkaiden tarpeista syntyy päivittäisessä kanssakäymisessä ja ha- vainnoinnissa. Myös kirjastolla käytössä oleva aktiivinen palautteidenkäsittelypro- sessi lisää tätä tietämystä. Palauteprosessiin kuuluu, että kaikki asiakkaiden esille tuomat parannusehdotukset käsitellään ja asiakkaille vastataan, jos yhteystiedot on jätetty. Lisäksi palautteet käsitellään yhdessä henkilökunnan kanssa asiakaspalvelun kehittämistyötä tekevässä Asko-kokouksessa. Saatu palaute tässä tilanteessa vahvisti oletettua mutu-tuntumaa.

Asiakaspalautteissa toivottiin erityyppisiä hiljaisia tiloja ja ryhmätyötiloja itsenäi- selle opiskelulle sekä vyöhykkeellisyyttä. Monessa palautteessa esille nousivat värit, valaistus, ilmastointi, mukavuus, viihtyisyys ja toiminnallisuus. Asiakkailta tuli sa- man tyyppisiä hauskoja ja lennokkaita ideoita, joita kirjaston suunnitteluryhmätkin tuottivat alkuvaiheessa, mutta asiakkaat korostivat yllättävän vahvasti perinteistä kirjaston roolia. Tämä vahvisti sitä käsitystä, että kirjaston perustehtävä on asiakkaille tärkeä eikä siitä kannata tinkiä.

(28)

26

Kuva 4. Näitä teen kirjastossa, vastasivat opiskelijat työpajapäivässä.

Valmista tuli, suunnitelmat eteenpäin yliopistotason suunnitteluryhmälle Projektiryhmissä kerättiin koko ajan erilaista materiaalia projektin ideoinnin tueksi muun muassa osallistumalla oppimisympäristö- ja tilasuunnitteluseminaareihin, et- simällä artikkeleita, valokuvia, seminaarijulkaisuja tai kirjaamalla ylös omia ideoita.

Näitä innoituksen lähteitä laitettiin yhteiselle avoimelle TeamPlace-alustalle. Työ- alustalla oli myös projektikalenteri tarkkoine aikataulutuksineen takaamassa työs- kentelyn etenemistä. Sinne talletettiin lisäksi projektin muistiot, työpajatulokset, asiakaspalautteet ja eri vaiheissa tehdyt omat pohjapiirustukset sekä arkkitehdin piirtämät suunnitelmat.

Marraskuun loppuun mennessä tilan suunnitteluprojekti oli valmis ja tuotokset annettiin hankkeen viralliselle yliopistotason suunnitteluryhmälle (arkkitehti, kiin- teistön edustaja, yliopiston tilapalveluiden edustajat, kirjaston edustajat). Oli saatu aikaiseksi pohjapiirroksia, joihin laadittiin listoja toivotuista kalusteratkaisuista, kä- sitekarttoja sekä hahmotelmia kirjastotilan eri alueiden käyttötarkoituksesta. Oli listoja asioista, jotka on pakko huomioida, esimerkiksi sähköt ja tietoliikenneyhteydet.

Myös asiakkailta saatujen palautteiden yhteenvedot olivat mukana.

Mitä projektityöskentelyyn osallistuminen opetti

Vapaaehtoisuuteen perustuvan projektityön onnistumisen ensimmäinen askel on se, että kiinnostuneita työntekijöitä kehittämiseen löytyy. Kun ryhmässä työskennel- lään, on olennaista hakea erilaisia näkökulmia ja hyödyntää kaikkien osaamista. Kun asiaan innostuneilla ihmisillä on vielä erilaisia mielenkiinnon kohteita, auttavat ne rakentamaan yhteiseen päämäärään tähtäävän vision. Projektityöskentely on paitsi oman osaamisen hyödyntämistä myös uusien asioiden ja työmenetelmien oppimista.

(29)

27 Siinä työskennellään osittain oman mukavuusalueen ulkopuolella, ja toisten näke- mykset on huomioitava.

Tässä projektissa työskentely ja kulloisetkin tuotokset olivat siihen osallistuneen ryhmän lisäksi koko kirjaston henkilöstön osallistumiselle avoimet. Tätä myös ko- rostettiin. Eri vaiheiden työn tulokset olivat esillä kirjastossa yhdessä paikassa, jossa niihin sai tutustua ja halutessaan kommentoida. Kaikille kirjastolaisille avoimesta TeamPlace-alustasta kuka tahansa pystyi tarkistamaan, missä milloinkin oltiin me- nossa. Asiaa käsiteltiin toistuvasti henkilökunnan yhteisissä aamupalavereissa.

Kirjaston henkilökunnan osalta projektin ensimmäinen vaihe – suunnitteluun osallistuminen yhdessä asiakkaiden kanssa – saavutettiin suunnitellusti vuoden 2016 marraskuun loppuun mennessä. Tavoite, joka oli kirjastolaisten ja asiakkaiden haa- veiden runsaudesta tiivistetty hahmotelma uudeksi kirjastotilaksi, on saatettu viral- lisen suunnitteluryhmän käsiin osaksi hanketta, jonka lopputuloksen näemme syk- syllä 2017.

3.3 KIRJASTON PERUSTYÖ TUKEE KEHITTÄMISTÄ JA PÄINVASTOIN

Uusien opiskelijoiden vastaanottoviikkojen tuotteistamisen merkitys on siinä, että sen avulla kyetään jatkossa systemaattisesti valmistautumaan kirjaston eri toimintojen erikoisosaamisen yhdistämiseen, kun aina syksyisin toistettavalla tapahtumalla halutaan vastata aloittavien opiskelijoiden tarpeisiin. Samassa yhteydessä nousevat esille asiakaspalvelussa tarvittavat tiedot ja taidot, joihin on tarpeen järjestää vuosittain sisäistä koulutusta tavoitteena taata asiakaspalvelun laatu ja samalla henkilö- kunnan kehittäminen. Yhteistyö tapahtuman järjestämisessä kirjaston eri palveluiden kesken auttaa luomaan uusia työmuotoja ja innovaatioita. UOViikot markki- nointitapahtumana antaa kirjastolle mahdollisuuden nostaa ajankohtaisia asioita esille ja lisätä kirjaston näkyvyyttä yliopistoyhteisössä.

Joensuun kampuskirjaston remontissa on yhdistynyt sekä kirjaston henkilökun- nan että asiakkaiden osallistaminen. Projektin aikana asiakkailta tulleiden alustavien ehdotusten sekä suunnittelun edetessä haettujen välikommenttien sovittaminen olemassa oleviin resursseihin antaa uudenlaisen perspektiivin asiakaslähtöiseen ajatte- luun. Asiakaspalvelussa haetaan vastauksia samoihin kysymyksiin havainnoimalla asiakkaiden toimintatapoja ja työstämällä eri palautekanavien kautta annettua pa- lautetta. Usein työntekijöillä on olemassa asioista mutu-tuntuma, mutta sen todenta- minen asiakkaiden osallistamisen kautta on merkityksellistä. Asiakkaiden kanssa yhteistyössä toimiminen auttaa verkostojen luomista. Tilasuunnittelu on ollut luo- vuutta vaativa prosessi, joka on mukavasti tuulettanut vanhoja ajatusrakenteita.

(30)

28

4 MUUTTUVAT TEHTÄVÄT JA MUUTTUVA ORGANISAATIO – SISÄISTEN PALVELUIDEN NÄKÖKULMA

MARJA MAIJALA

Itä-Suomen yliopiston perustamisvaiheessa muodostettiin kirjastoon sisäiset palvelut. Sisäisten palveluiden tehtävänä oli vastata kirjaston talous-, henkilöstö- ja yleishallinnosta, it-tuesta sekä logistiikasta. Vuonna 2010 palvelussa oli palvelupäällikön lisäksi 10 työntekijää. Kirjaston organisaatiouudistusta valmisteltaessa vuonna 2016 olivat lähtökohtana kirjaston muuttuneet ja uudet tehtävät. Tästä näkökulmasta tar- kasteltiin myös sisäisiä palveluita. Työntekijät palvelussa olivat jo vähentyneet elä- köitymisten ja toiseen palveluun siirtymisten vuoksi. Tehtävät olivat muuttuneet ja joltakin osin myös vähentyneet erityisesti automatisoinnin seurauksena. Lisäksi uusia tehtäviä oli matkan varrella tullut mukaan.

4.1 SISÄISTEN PALVELUIDEN HAASTEET

Sisäisten palveluiden tehtävänä on ollut vastata hyvin erilaisista ja erityyppisistä teh- tävistä, ja työntekijöiden toimenkuvat ovat eronneet suuresti toisistaan. Palvelussa ovat olleet toisaalta niin sanotut toimistotehtävät, talouteen ja henkilöstöhallintoon kuuluvat tehtävät, toisaalta it-tukeen ja tietokonehankintoihin liittyvät tehtävät. Kol- men kampuksen kirjastossa myös logistiikasta vastaaminen on ollut oma kokonai- suutensa. Yksittäisten työtehtävien kirjo on ollut laaja aina kirjaston talousarvion val- mistelusta julkaisumyyntiin ja tietokonehankinnoista arkistointiin, matkasihteeriteh- tävistä postitukseen ja tilastointiin. Sisäisten palveluiden vastuualueen lisäksi on hoidettu tehtäviä, jotka ovat liittyneet esimerkiksi kokoelmien hoitoon tai opintosuori- tusten hallinnointiin kirjaston antaman opetuksen osalta.

It-tehtävät ovat kirjastossa jakautuneet kahteen eri palveluun. Verkkoresurssipal- velut on vastannut järjestelmistä ja sisäiset palvelut it-tuesta ja laitteista. Kirjaston it- tehtäviä on koordinoitu kirjaston järjestelmäryhmässä, joka on koostunut niin verk- koresurssipalveluiden kuin sisäisten palveluidenkin it-asiantuntijoista. Vaikka yh- teistyössä on töitä hoidettu ja yhteistyö on sujunut hyvin, on it-tehtävien jakautumi- nen kahteen palveluun aina välillä pohdituttanut. On mietitty, hoituisivatko it-teh- tävät vielä sujuvammin, mikäli ne olisivat samassa palvelussa ja niistä vastaisi yksi esimies.

Kun kolmen kampuksen kirjastoa rakennettiin, oli kirjaston palveluiden ja kokoelmien tehokkaan käytön kannalta ensisijaista saada kampusten välille toimiva logistiikka. Yliopisto onnistui hyvin sisäisen postinkulun järjestämisessä. Kirjaston asi-

(31)

29 akkaat ovat saaneet toiselta kampukselta aineistoa päivässä tai parissa. Koska logis- tiikkaan oli pystytty luomaan toimiva järjestelmä, vastuu logistiikasta haluttiin organisaatiouudistuksen yhteydessä hajauttaa eri palveluille. Näin esimerkiksi asiakaspalvelut vastaisi asiakaspalveluun kuuluvasta logistiikasta.

Hallintotehtäviin on kohdistunut muutostarpeita niin yliopiston kuin kirjastonkin taholta. Yliopisto on automatisoinut toimintoja ja ottanut käyttöön digitaalisia työvälineitä. Hallinnon tietojärjestelmät ovat kehittyneet. Tästä syystä esimerkiksi poissaoloihin ja lomiin liittyvät toimistotehtävät ovat vähentyneet merkittävästi. Au- tomatisointi jatkuu edelleen. Kirjastossa on puolestaan kirjaston varajohtajan eläköi- tymisestä johtuen mietitty hallinnon tehtävien uudelleenjärjestelyjä.

Syksyllä 2015 yliopiston hallitus teki päätöksen tarkastella yliopistopalveluiden, tiedekuntien hallintopalvelukeskusten sekä erillis- ja palvelulaitosten hallinnollisten prosessien yhtenäistämistä. Taustalla olivat erityisesti muutokset yliopiston perusra- hoituksessa. Itä-Suomen yliopistoon rakennettiin vuoden 2016 aikana kuudesta eri palvelualueesta koostuva yliopistopalvelut. Yliopisto päätti kirjaston osalta kuitenkin säilyttää tilanteen entisellään, eikä yliopistopalveluihin siirtynyt kirjaston hallin- totehtäviä hoitavia työntekijöitä.

4.2 VUOTEEN 2017

Kirjaston organisaatiomuutoksen yhteydessä päätettiin it ja logistiikka siirtää sisäi- sistä palveluista muihin palveluihin. Sisäisten palveluiden vastuualueeksi muodostui talous-, henkilöstö- ja yleishallinto. Sisäisten palveluiden uudeksi nimeksi kaa- vailtiin pitkään kirjaston hallintopalveluita, mutta lopulta päädyttiin säilyttämään palvelun nimi entisellään. Palvelu koki kirjaston organisaatiomuutoksessa merkittä- viä muutoksia. Helposti ennustettavissa on, että muutokset tulevat jatkumaan. Hal- lintotehtävien automatisointi jatkuu ja vaikuttaa sisäisten palveluiden työtehtäviin.

Toisaalta kirjaston muiden palveluiden vastuualueilla on työtehtäviä, joita sisäiset palvelut voi ottaa hoidettavakseen. Vuoteen 2017 palvelu on suuntaamassa palvelu- päällikön ja neljän työntekijän voimin.

(32)

30

5 KIRJASTON TUTKIMUSPALVELUJEN SUUNNITTELUPROJEKTI: SISÄLTÖJÄ, OPPIMISTA JA VERKOSTOITUMISTA

TOMI ROSTI, JUKKA KANANEN, ANTTI LAURILA, KATJA HYVÄRINEN, KAARINA MERILÄINEN, MARI NIEMI, HEIKKI LAITINEN JA HELENA SILVENNOINEN-KUIKKA

Kirjastoammattilaisten vahvaa osaamisaluetta on tutkimuksen ja opetuksen tarvitse- mien tietoaineistojen saatavuudesta ja käytön osaamisesta huolehtiminen. Muut tutkimuksen tukeen liittyvät tehtävät ovat olleet tuntemattomampia. Itä-Suomen yliopiston kirjastossa tutkimuksen tukipalveluihin alettiin paneutua vuonna 2012, jolloin tehtävä osoitettiin yhdelle tietoasiantuntijalle. Vähitellen tutkimuksen tuen kokonaisuus alkoi hahmottua. Tehtäväkentän havaittiin olevan laaja ja haasteellinen.

Samanaikaisesti avoimen tieteen ja tutkimuksen globaali trendi alkoi vahvistua yli- opistoissa ja tutkimuslaitoksissa. Kesällä 2015 asiaa pohdittiin kirjastossa ja päätettiin perustaa kirjaston tutkimuspalvelujen suunnitteluprojekti.

Kirjaston tutkimuspalveluiden suunnitteluprojektin tavoitteena oli selkeyttää tutkimuspalvelujen sisällöt, työtehtävät ja organisoituminen Itä-Suomen yliopiston kirjastossa sekä luoda työssä tarvittavat yhteistyöverkostot. Lisäksi tavoitteena oli, että vuodesta 2017 alkaen kirjaston tutkimuspalvelut ovat osa Itä-Suomen yliopiston kirjaston perustyötä. Sisällöt jakautuivat viiteen eri kokonaisuuteen: Julkaisupalvelut, Datanhallintapalvelut, Tietoaineistojen hankinta, tiedonhaku- ja hallintapalvelut, Tutkijan näkyvyyspalvelut sekä Tutkimuksen arvioinnin palvelut. Projektipäällik- könä toimi tietoasiantuntija Tomi Rosti. Projekti aloitti varsinaisen toimintansa vuoden 2015 loppupuolella seminaarilla, jossa tutustuttiin tutkimuksen tuen tarpeisiin.

Sisältöjen mukaisille tiimeille valittiin vetäjät ja kukin tiimi valitsi itselleen sopivan toimintatavan. Useimmiten kokoonnuttiin Skypen välityksellä noin kerran kuukau- dessa tai harvemmin tiimien valitsemasta toimintatavasta riippuen.

Tutkimuksen tuen sisältöjen oppimisen lisäksi projektin tavoitteina oli henkilös- tön osaamisen, yhteistyön ja tiedon välittämisen kehittäminen. Projektissa mukana olleet tietoasiantuntijat työskentelivät kirjaston eri palveluissa. Projektin avulla haluttiin oppia toimimaan yhdessä moniammatillisissa tiimeissä.

(33)

31

5.1 JULKAISUPALVELUT

Julkaisupalvelut-ryhmä keskittyi rinnakkaistallentamisen sekä julkaisujen tallennus- ja raportointipalvelun kokonaisuuksien kehittämiseen. Julkaisupalvelut-ryhmän toimintaa ohjasi Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi -hanke (SURIMA). Hank- keessa pääpaino oli rinnakkaistallennuspalvelun suunnittelussa ja toteuttamisessa.

Suunnittelua tehtiin yhteistyössä Itä-Suomen yliopiston kehittämis- ja suunnittelu- yksikön, Jyväskylän yliopiston kirjaston sekä hankkeen ajaksi nimettyjen Itä-Suomen yliopiston pilottiyksiköiden kanssa. Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi -hankkeen päätösseminaari pidettiin Jyväskylässä helmikuussa 2017, jolloin rinnak- kaistallennuspalvelu virallisesti julkistettiin (https://erepo.uef.fi).

Kirjastolle siirtyi entistä enemmän vastuuta julkaisutietojen tallentamisesta yliopiston tutkimustietojärjestelmään (SoleCRIS), minkä lisäksi kirjasto tarkastaa kaikki tallennetut julkaisutiedot. Muutoksen yhteydessä kirjaston vastuu julkaisujen rapor- toinnista opetus- ja kulttuuriministeriölle lisääntyi. Aikaisempien vuosien kokemus oli osoittanut, että näihin toimenpiteisiin liittyvät tehtävät ruuhkautuvat vuoden vaihteessa. Projektin aikana koulutettiinkin lisää kirjaston henkilöstöä hoitamaan julkaisujen raportointiin ja tarkastukseen liittyviä tehtäviä. Tulevaisuudessa julkaisutietojen tallentaminen hoidetaan keskitetysti kirjastossa. Työn sujuvoittamiseksi vuoden aikana kehitettiin ja otettiin käyttöön kirjaston hallinnoima palvelulomake. Pal- velulomakkeella pyydetään samalla kertaa tiedot sekä julkaisuraportointia että rin- nakkaistallennusprosessia varten.

Julkaisutoiminnan koulutusta ja ohjeistusta toteutettiin jatkokoulutettavien tie- donhallintataitojen sekä julkaisutoiminnan ja tutkimuksen arvioinnin kursseilla. Jul- kaisutoimintojen parissa työskenteleviä on koulutettu rinnakkaistallentamiseen ja kirjaston tarjoamaa palvelumallia on esitelty laitospalavereissa ja Open UEF Road Show -kiertueella.

5.2 DATANHALLINTAPALVELUT

Datanhallintapalvelut-ryhmän tehtävänä oli tutkimusdataan liittyvien asioiden sel- vittäminen. Datanhallintapalveluiden keskeinen tehtävänanto oli datanhallinta- suunnitelman laadintaan ja erityisesti siihen liittyvään työkaluun, DMPTuuliin (https://www.dmptuuli.fi), tutustuminen. Tavoitteena oli lisäksi tutustua tutkimusdata-arkistoihin, tutkimusrahoittajien toimintaan, tutkimusaineistoon liittyviin oikeuksiin, tutkimusdatan metatietojen hallintaan, Itä-Suomen yliopiston julkaisu- ja datapolitiikkaan sekä tietoturvaan.

Ryhmä linjasi aluksi, että kirjaston rooli datanhallintaan liittyvissä asioissa on en- nen kaikkea tiedottava ja tukea antava. Tietoturva ja muut teknisemmät asiat todettiin kuuluvan yliopiston tietotekniikkapalveluiden tehtäviin ja todettiin, että näissä asioissa koulutusvastuu on tietotekniikkapalveluilla. Ryhmäläiset perehdyttivät toi-

(34)

32

nen toisensa tutkimusdata-arkistoihin, metadataan liittyviin kysymyksiin ja tutkimusrahoittajien toimintaan. Selvitykset dokumentoitiin kirjaston tutkimuspalveluiden suunnitteluprojektin sivustolle kirjaston omaan verkkotyötilaan.

Datanhallintapalvelut-ryhmä järjesti yhden kirjaston henkilökunnalle suunnatun koulutuksen tutkimusdatan hallintaan liittyvistä asioista otsikolla ”Aineistonhallin- tasuunnitelma osana avointa tutkimustyötä”. Ryhmä ideoi Creative Commons -li- sensseistä koulutusta, jonka yliopiston opintoja opetuspalvelut järjesti koko yliopiston henkilökunnalle. Projektin aikana edistettiin merkittävästi myös DMPTuulin käyttöönottoa Itä-Suomen yliopistossa.

5.3 TIETOAINEISTOJEN HANKINTA, TIEDONHAKU- JA HALLINTAPALVELUT

Tietoaineistojen hankinta sekä tiedonhaku- ja -hallintapalvelut ovat jo perinteisesti olleet kirjaston ydinosaamista. Hankkeessa ryhmän tavoitteina olivat muun muassa tutkijoiden tiedonhankintakoulutuksen kehittäminen, uutuusseurannan ja viittei- denhallintapalvelujen esille tuominen tutkijoille, kirjaston roolin selvittäminen tutkijoille suunnattujen tiedonhankinnan ja aineistoihin liittyvien tukisivujen ylläpidossa sekä yliopiston tutkimusmenetelmäkoulutuksessa. Työskentely edellytti perehty- mistä sekä oman yliopiston toimintatapoihin että hyviin käytäntöihin muissa yliopis- toissa eri puolilla maailmaa. Uusien asioiden opiskelua jaettiin ryhmän sisällä siten, että eri henkilöt tutustuivat omiin aihepiireihinsä ja ryhmäpalavereissa osaamista jaettiin muille ryhmäläisille.

Ryhmä organisoi yliopiston tohtorikoulun opetussuunnitelmaan kuuluvan jatkokoulutettavien tiedonhaun koulutuksen kehittämistyön. Kirjaston opetus- ja tietopalveluiden kanssa järjestetyssä kehittämispäivässä suunniteltiin ydinainesanalyy- sin pohjalta sisällöt ja moduulirakenne kirjaston tarjoamalle uudelle kurssille.

Ryhmässä laadittiin viitteidenhallintaohjelmien vertailu tutkijoiden avuksi. Kir- jastohenkilöstölle ryhmä järjesti sisäistä koulutusta systemaattisesta kirjallisuuskat- sauksesta. Lisäksi ryhmä hahmotteli tutkimuksen tuen kirjastosivustojen rakennetta sekä myös niiden sisältöjä ryhmälle määriteltyjen tavoitealueiden osalta.

(35)

33

Kuva 5. Avoimen tutkimuksen asiaa esillä Joensuun kampuskirjastossa Open Access -viikolla lokakuussa 2016. (Kuva: Tomi Rosti.)

5.4 TUTKIJAN NÄKYVYYSPALVELUT

Näkyvyysryhmä määritteli toimeksiantoaan erilaisiksi kokonaisuuksiksi: altmetriikka tutkijan näkökulmasta, julkaisuarkisto, tutkijatunnisteet, yhteistyö viestinnän kanssa. Altmetriikka kytkeytyy erityisesti verkkojulkaisemiseen, datan saatavuuteen ja internetin sosiaaliseen ulottuvuuteen mitaten tutkimuksen näkyvyyttä verkossa.

Kokonaisuudet vastuutettiin ryhmän jäsenten kesken. Projektisuunnitelman mukaisesti jokainen perehtyi omaan osuuteensa ja kertoi kokouksissa muille esimerkiksi osallistumiensa seminaarien tai muiden tapaamisten annista. Näin ryhmä sai vertais- opetusta koko oman ryhmänsä vastuualueesta ja samalla tietämys toisten toimenku- vasta parani. Samaa menetelmää hyödynnettiin koko kirjaston tasolla, kun kirjaston tutkimuspalveluiden suunnitteluprojektin tiimit järjestivät kirjaston sisäisiä koulu- tuksia.

Näkyvyysryhmä järjesti kirjaston sisäisen koulutuksen ”Mistä puhumme kun pu- humme näkyvyyspalveluista?”. Koulutuksen sisällöksi valikoituivat tutkijoiden näky- vyyspalvelut Academia.edu ja ResearchGate, julkaisuarkisto, tutkijatunnisteet ja altmetriikka. Palautekeskustelussa ryhmä päätyi jakamaan sisällön kahteen osaan koko henkilöstölle suunnattua koulutusta varten, koska uusi julkaisuarkisto ja rinnakkais- tallentaminen nähtiin selkeästi omana kokonaisuutenaan. Toinen koulutuskoko- naisuus sai nimen ”Tutkimusjulkaisujen avoin julkaiseminen”. Ryhmän blogipostauksia julkaistiin kirjaston blogissa kansainvälisellä Open Access -teemaviikolla Open in Ac- tion 24.–30.10.2016.

Kirjaston tutkimuspalveluiden suunnitteluprojektin tulokset myös näkyvyysryh- män osalta näkyvät parhaiten kirjaston uusituilla tutkimuksen tuen sivuilla, joille

(36)

34

projektin aikaansaannoksia on koottu. Näiltä sivuilta löytyy myös koko henkilökun- nalle suunnattu kirjaston koulutustarjonta, jossa näkyvyysteema on mukana.

Jatkossa koulutusten osallistujamäärien avulla voidaan seurata, mistä asioista tut- kijat kaipaavat lisätietoa. Myös laajemmalle tutkijoille suunnatulla kyselyllä tutkimuksen tuen palveluista olisi yhä tarvetta, jotta resurssit voitaisiin suunnata oikein.

Yhteistyö sekä viestinnän että yliopistopalveluitten kanssa jatkuu. Tavoitteena on koostaa ehjä kokonaisuus sekä yliopiston julkisille internet-sivuille että uudistuvaan intraan (ks. http://www.uef.fi/fi/web/kirjasto > Tutkimuksen tuki; Open UEF:

http://www.uef.fi/open-uef).

5.5 TUTKIMUKSEN ARVIOINNIN PALVELUT

Tutkimuksen arvioinnin palvelut -ryhmän toiminnan lähtökohtia olivat itseohjautu- vuus ja omatoimisuus. Tapaamisilla luotiin perusta ryhmän jäsenten itsenäiselle asi- antuntijatyölle projektin parissa. Ryhmä totesi, että kirjasto voi tarjota bibliometrii- kan palveluita ja pystyy opastamaan bibliometrisessä tiedonhaussa. Kirjastolla on olemassa tehtävissä tarvittavat välineet. Bibliometriikka on epäsuoraa, julkaisuihin perustuvaa tutkimuksen arviointia. Tunnettuja bibliometrisiä indikaattoreita ovat esimerkiksi siteerausten määrä, h-indeksi ja lehden Impact Factor -luku.

Bibliometrisessä arvioinnissa on tärkeää tunnistaa menetelmän rajoitteet ja sovel- tuvuus eri tieteenaloille. Asioihin tutustuttaessa tehtiin muutamien Itä-Suomen yliopistossa toimivien tutkijoiden bibliometrinen analyysi eri tietokannoista. Tietokan- tojen käyttökelpoisuus vaihtelee suuresti alasta riippuen ja bibliometrisen analyysin teossa voidaan törmätä hakuteknisiin tai semanttisiin ongelmiin.

Arviointiharjoituksen tuloksiin perustuen ja mahdollisen arviointipalvelun sisäl- lön hahmottamiseksi ryhmä perehtyi Itä-Suomen yliopiston julkaisutoimintaan tiedekuntien tasolla. Ryhmä pohti erityisesti kysymystä siitä, millainen arviointi on re- levanttia ja toimivaa kullakin tieteenalalla. Bibliometriikka suosii luonnontieteitä sekä niihin perustuvia aloja, kuten lääketiedettä. Humanististisilla ja yhteiskuntatie- teellisillä aloilla bibliometriikkaan perustuvat arviointimenetelmät eivät toimi yhtä hyvin. Rajatapauksia ovat muun muassa psykologia, taloustiede ja kielitiede. Näillä aloilla on terveystieteiden tyyppistä artikkelijulkaisemista, jonka arvioinnissa biblio- metriikkaa voi jollakin tavoin hyödyntää.

Palvelun muotoilun taustaksi ryhmällä oli käytettävissä vakiomuotoinen raporttimalli, jossa oli analyysitulosten lisäksi avattu myös muiden bibliometristen indi- kaattoreiden sisältöä. Ryhmä kuitenkin totesi, että Itä-Suomen yliopiston tarpeisiin raporttimalli tuntui joustamattomalta ja vaikeaselkoiselta. Ryhmä päätti esittää rää- tälöityä palvelumallia, jossa voidaan ottaa huomioon asiakkaan tarpeet. Tässä toi- mintamallissa mahdollistetaan arvioinnin työkalujen esittely, ohjaus ja neuvonta sekä tapauskohtaiset bibliometriset haut.

(37)

35 Pidimme tärkeänä, että kirjaston henkilöstöllä on käsitys bibliometriikasta ja kirjaston palvelumahdollisuuksista tutkimuksen arvioinnissa. Järjestimme ”Tutkimuk- sen arviointi julkaisujen perusteella” -koulutuksen kirjaston henkilöstölle Skype-yhtey- dellä lokakuussa 2016. Koulutus toteutettiin hajautetusti niin, että kukin ryhmän jä- sen esitti oman osuutensa sisällöstä. Tilaisuudessa käsiteltiin bibliometrisen arvioinnin teorian lisäksi indikaattorien hakua eri tietokannoista. Koulutus onnistui hyvin, ja sitä tarjotaan koko yliopiston henkilöstölle vuonna 2017 osana tutkimuksen tuen koulutustarjontaa.

5.6 YHTEISTYÖLLÄ ETEENPÄIN

Kirjaston tutkimuspalvelujen suunnitteluprojekti onnistui kenties paremmin kuin osasimme odottaakaan. Kirjaston henkilöstön osaaminen ja tietämys tutkimuksen tuen palveluista lisääntyi huimasti. Kirjaston henkilöstön keskinäinen yhteistyö koettiin mielekkääksi, innostavaksi ja hyödylliseksi. Projektin aikana rakennettiin myös yhteistyökanavia yliopiston tutkimushallintoon ja johtoon sekä valtakunnallisiin työryhmiin. Lisäksi kirjastolla on ollut aktiivinen rooli yliopiston Open UEF -ryhmän vetämisessä, jossa on nostettu esiin avoimen tieteen ja tutkimuksen ajankohtaisia ai- heita.

Yhtenä merkittävänä tapahtumana voidaan pitää valtakunnallisen Avoin tiede ja tutkimus -hankkeen (ATT) koulutuspäivää Kuopiossa marraskuussa 2016, jossa ai- heena oli opetuksen ja tutkimuksen avaaminen. Tilaisuudessa käsiteltiin muun muassa Itä-Suomen yliopiston julkaisu- ja datapolitiikkaa, opetuksen kehittämistä eri- laisin menetelmin, sekä avoimen tieteen vaikuttavuutta ja haasteita. Kansainvälinen Open Access -viikko toi avoimen tieteen ja tutkimuksen näkyville muun muassa pos- tereiden avulla.

Kirjaston henkilöstön osaamisen ja aktiivisen yhteistyön ansiosta kirjasto aletaan tunnistaa ja tunnustaa merkittäväksi toimijaksi tutkimuksen tuen ja avoimen tieteen ja tutkimuksen kentällä. Kirjaston tutkimuspalvelujen suunnitteluprojekti loi hyvän perustan ja valmiudet toimia merkittävänä osaajana ja yhteistyökumppanina yliopiston tutkimuspalveluiden verkostossa.