MIKKO MERILÄINEN JA TUULEVI OVASKA (TOIM.)
Ensimmäinen vuosikymmenemme
Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2020
General Series
PUBLICATIONS OF
THE UNIVERSITY OF EASTERN FINLAND
ENSIMMÄINEN VUOSIKYMMENEMME
ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTON VUOSIKERTOMUS 2020
Mikko Meriläinen ja Tuulevi Ovaska (toim.)
ENSIMMÄINEN VUOSIKYMMENEMME
ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTON VUOSIKERTOMUS 2020
Publications of the University of Eastern Finland General Series
No 37
University of Eastern Finland Joensuu/Kuopio
2021
Grano oy Jyväskylä, 2021
Sarjan vastaava toimittaja: Jarmo Saarti Toimitussihteeri: Jussi Hyvärinen
ISBN: 978-952-61-3782-7 (nid.) ISBN: 978-952-61-3783-4 (PDF)
ISSNL: 1798-5854 ISSN: 1798-5854 ISSN: 1798-5862 (PDF)
5 Mikko Meriläinen ja Tuulevi Ovaska (toim.)
Ensimmäinen vuosikymmenemme. Itä-Suomen yliopiston vuosikertomus 2020.
Joensuu/Kuopio: Itä-Suomen yliopisto, Kirjasto, 2021 Publications of the University of Eastern Finland General Series; 37
ISBN: 978-952-61-3782-7 (print) ISSNL: 1798-5854
ISSN: 1798-5854
ISBN: 978-952-61-3783-4 (PDF) ISSN: 1798-5862 (PDF)
TIIVISTELMÄ
Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2020 käsittelee Joensuun ja Kuopion yliopistojen kirjastoista vuonna 2010 yhdistetyn Itä-Suomen yliopis- ton kirjaston ensimmäistä kymmentä vuotta. Yhteistä historiaa on kertynyt tämän ylikin, sillä kirjastojen yhdistämistä alettiin suunnitella vuonna 2007.
Kirjaston johtajana koko 2010-luvun toiminut Jarmo Saarti esittelee kehi- tyksen yleiset linjat artikkelissaan ”Itä-Suomen yliopiston kirjaston rakenta- minen”. Alussa tärkeintä oli harmonisoida palvelut ja luoda pohja yhteiselle kirjastolle. Yliopistojen rahoituksen sittemmin heikettyä kirjasto joutui supis- tamaan henkilöstöään ja vähentämään fyysisiä tilojaan. Toisaalta kirjasto on ottanut hoitaakseen uusia tehtäviä erityisesti avoimen tieteen saralla ja säi- lyttänyt merkittävyytensä yliopiston palvelulaitoksena.
Artikkelissa ”Nyt puhuvat numerot – kirjaston toiminnan tarkastelua tilas- tojen kautta” käydään lävitse 2010-luvun kehityssuunnat numerotietojen avulla. Tilastoista nähdään, että painetun aineiston kokoelmat ja niiden käyttö on vähentynyt, sähköisen aineiston vastaavasti kasvanut. Kaikkiaan tietoaineistojen osuus kirjaston toimintakuluista on noussut henkilöstö- ja tilamenojen kustannuksella.
6
Kirjaston lainaustoiminnan, kaukopalvelun, asiakkaiden opastuksen sekä asiakastilojen kehityksestä kerrotaan artikkelissa ”Osaaminen, palautteet ja logistiikka – asiakaspalvelun yhteinen taival 13 vuotta”. Heti kirjaston alku- vaiheessa tehtiin merkittävä päätös oikeasti yhteisestä kokoelmasta, jossa aineistot liikkuvat joustavasti kampusten välillä. Asiakaspalvelua on kehitetty systemaattisesti asiakaspalautejärjestelmän avulla. Asiakastiloissa suuntaus on ollut kohti monitoimitiloja sekä ympärivuorokautista saavutettavuutta.
Artikkeli ”Aineistohankinta ja kokoelmatyö Itä-Suomen yliopiston kirjas- tossa 2010-luvulla” kertaa hankinnan ja kokoelmienhoidon vaiheita. Kirjas- ton aloittaessa tieteelliset lehdet olivat jo laajalti verkossa, ja nyt sama kehi- tyskulku saavutti kirjat. Digitalisoituminen osaltaan vaikutti kirjaston tilarat- kaisuihin. Sen lisäksi että kirjasto osti aineistojen käyttöoikeuksia yliopistolle, se alkoi myös kustantaa aineistojen avaamista kaikille.
Tietoaineistojen kuvailua käsitellään artikkelissa ”Kuvailutyön muutos – luetteloinnista ja sisällönkuvailusta metatietotyöhön”. Kuvailun painopiste on siirtynyt painetusta sähköiseen aineistoon, kuvailusäännöt ovat vaihtu- neet, linkitettyä dataa on alettu hyödyntää, ja tietokannat ja kirjastojärjestel- mät ovat vaihtuneet.
Artikkeli ”Ohjausta, opetusta ja tutkimuksen tukea: opetus- ja tietopalve- luiden 2010-luku” kertoo kehityksestä, joka on tapahtunut tiedonhaun ja tie- donhallinnan opetuksessa ja ohjauksessa. Merkittäviä saavutuksia olivat tie- teenalakohtaiset tiedonhaun opintojaksot kaikille perustutkinto-opiskeli- joille sekä tutkimuksen tuen palvelujen perustaminen.
Kirjaston tietojärjestelmiä esitellään artikkelissa ”Kaikki meni kuin tanssi – järjestelmien kehittämistä Itä-Suomen yliopiston kirjastolle ja kirjastossa”.
Yhteistyö alkoi Joensuun ja Kuopion yliopistojen kirjastotietokantojen yhdis- tämisestä. Hakujärjestelmät Josku ja Nelli ovat muuttuneet UEF-Finnaksi ja edelleen UEF-Primoksi. Kirjastojärjestelmä on vaihtunut Voyagerista Al- maksi.
Artikkelissa ”Viestintä kuuluu kaikille – mielikuvien arkistointia” luodaan katsaus kirjaston sisäiseen ja ulkoiseen viestintään sekä eri viestintäkana- viin. Usealla kampuksella toimimisen haaste on osoittautunut palveluiden kehittämistä edistäväksi vahvuudeksi. Kirjastolaisten lahjoja ja
7 harrastuneisuutta on hyödynnetty tempauksissa, joita kuvataan artikkelissa
”Äkkiryhmiä ja joulukalentereita – luovuus kukkii kirjastossa”.
Kirjasto huolehtii yliopistossa muun muassa ISBN- ja ISSN-tunnusten ja- kelusta, julkaisumyynnistä sekä sähköisestä julkaisemisesta. Artikkeli ”Itä- Suomen yliopiston kirjaston julkaisupalveluiden kehittäminen” kertoo UEF ePublications -verkkopalvelun sekä rinnakkaistallenteita varten luodun UEF eRepository -julkaisuarkiston rakentamisesta. Jälkimmäisestä tuli lopulta yli- opiston kaikkien verkkojulkaisujen alusta.
Vuosikertomuksen kaksi viimeistä artikkelia painottuvat vuoteen 2020.
”UEF-Primo, uuden vuosikymmenen hakupalvelu” käsittelee kirjaston uuden hakupalvelun käyttöönottoa ja ensimmäisen vuoden ylläpito- ja käyttökoke- muksia. ”Kirjasto kiepsahti korona-aikaan” puolestaan kuvaa koronavirus- pandemian vaikutuksia Itä-Suomen yliopiston kirjaston toimintaan. Uuteen tilanteeseen sopeuduttiin suhteellisen kivuttomasti, vaikka lisähaasteita ai- heuttivat kampuskirjastoissa alkaneet remontit.
Vuosikertomuksen liitteenä on kronologinen lista virstanpylväistä Itä- Suomen yliopiston kirjaston toiminnassa 2007–2020. Vuoden 2020 osalta lii- teosiossa on myös henkilökuntalistaus, tilastokatsaus, julkaisuluettelo sekä luettelo asiantuntijatehtävistä.
8
Mikko Meriläinen & Tuulevi Ovaska (ed.)
Our First Decade. University of Eastern Finland – Annual Report 2020.
University of Eastern Finland, Library, 2021.
Publications of the University of Eastern Finland General Series; 37
ISBN: 978-952-61-3782-7 (print) ISSNL: 1798-5854
ISSN: 1798-5854
ISBN: 978-952-61-3783-4 (PDF) ISSN: 1798-5862 (PDF)
ABSTRACT
The University of Eastern Finland Library’s annual report 2020 covers the first ten years of the library that was created when the university libraries of Joensuu and Kuopio merged in 2010. However, the paths of the two libraries had already met before, as the merger plans began in 2007.
Jarmo Saarti, who served as the Library Director throughout the 2010s, describes the general direction of development in his article Itä-Suomen yli- opiston kirjaston rakentaminen (‘Building the University of Eastern Finland Library’). The initial priorities were to harmonise the services and to create a basis for a shared library. However, as the universities’ funding has since decreased, the library has had to reduce its number of staff members and amount of physical space. On the other hand, it has begun to shoulder new responsibilities, particularly in the field of open science, and maintained its importance as one of the university’s service units.
The article Nyt puhuvat numerot – kirjaston toiminnan tarkastelua tilastojen
kautta (‘The Numbers Speak – Analysing Library Operations through Statistics’) discusses the trends of the 2010s with the help of statistics. These
statistics show that print collections and their use have decreased in volume, while the figures for electronic collections are on the rise. All in all, the col- lections’ share of the library’s operating expenses has increased at the ex- pense of staff and space expenditures.
9 The operations involving lending, interlibrary services, customer guidance and the development of customer areas are described in the article Osaaminen, palautteet ja logistiikka – asiakaspalvelun yhteinen taival 13
vuotta (‘Competence, Feedback and Logistics – 13 Years of Serving Customers Together’). The significant decision of having a genuinely shared
collection was made in the library's early stages, allowing material to travel flexibly between the campuses. In addition, the customer services have been systematically developed through a customer feedback system. In customer areas, the trend has been towards multifunctionality and 24/7 availability.
The article Aineistohankinta ja kokoelmatyö Itä-Suomen yliopiston kir- jastossa 2010-luvulla (‘Acquisition and Collection Work at the University of Eastern Finland Library in the 2010s’) recounts the history of the material acquisition and management. When the library began operating, numerous academic journals were already online, and this trend has since expanded to books. Digitalisation played a part in the library’s use of space. In addition to acquiring access to information resources for the university, the library also began to cover the costs of open access for all.
Indexing collections is discussed in the article Kuvailutyön muutos – luet- teloinnista ja sisällönkuvailusta metatietotyöhön (‘A Change in Bibliographic Work – from Cataloguing and Indexing to Metadata Work’). The focus of indexing has shifted from printed to electronic collections, the cataloguing rules have changed, linked data is commonly utilised, and the databases and library systems have changed.
The article Ohjausta, opetusta ja tutkimuksen tukea: opetus- ja tietopalvelu- iden 2010-luku (‘Guidance, Education and Research Support: the 2010s of Teaching and Information Services’) discusses the development that has taken place in the teaching of and guidance on information retrieval and information management. Significant achievements include the discipline- specific study units on information retrieval intended for all undergraduates, as well as the launch of research support services.
The library’s information systems are illustrated in the article Kaikki meni kuin tanssi – järjestelmien kehittämistä Itä-Suomen yliopiston kirjastolle ja kir- jastossa (‘Everything Went Swimmingly – Developing New Systems for and at
10
the University of Eastern Finland Library’). The cooperation began with the merging of the university library databases of Joensuu and Kuopio. Since then, the search systems Josku and Nelli have changed to UEF Finna and onwards to UEF-Primo. The library system itself has changed from Voyager to Alma.
The article Viestintä kuuluu kaikille – mielikuvien arkistointia (‘Communications Belong to Everyone – Archiving Mental Images’) provides
an overview of the library’s internal and external communications and various communication channels. The challenge of operating across several campuses has turned out to be a strength that promotes further service development.
At the university, the library takes care of the ISBN and ISSN identifiers’
distribution, publication sales and online publishing. The article Itä-Suomen yliopiston kirjaston julkaisupalveluiden kehittäminen (‘Developing the Univer- sity of Eastern Finland Library’s Publishing Services’) describes the creation of the UEF ePublications online service and the UEF eRepository publication archive for self-archiving. The latter has ultimately become a platform for all the university’s online publications.
The last two articles in the annual report focus on the year 2020. UEF- Primo, uuden vuosikymmenen hakupalvelu (‘UEF Primo, a Search Service for a New Decade’) discusses the launch of the library’s new search service and the maintenance and user experiences from its first year of operation. Kirja- sto kiepsahti korona-aikaan (‘The Library during the Coronavirus Pandemic’), on the other hand, describes the effects of the pandemic on the University of Eastern Finland Library. The library was able to adapt to these circum- stances with reasonable efforts, even though the recent renovation work in the campus libraries caused some additional challenges.
Attached to the annual report is a chronological list of milestones in the activities of the University of Eastern Finland Library from 2007 to 2020. For 2020, included as appendices are a staff listing, an overview of statistics, a list of publications, and a list of expert tasks.
11
SISÄLLYS
TIIVISTELMÄ ... 5 ABSTRACT ... 8
1 ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTON RAKENTAMINEN ... 13 Jarmo Saarti
2 NYT PUHUVAT NUMEROT – KIRJASTON TOIMINNAN
TARKASTELUA TILASTOJEN KAUTTA ... 22 Harri Kalinen, Marja Kuittinen, Marja Maijala ja Aino Taskinen
3 OSAAMINEN, PALAUTTEET JA LOGISTIIKKA – ASIAKASPALVELUN YHTEINEN TAIVAL 13 VUOTTA ... 32 Arja Juntunen, Pirkko Kainulainen ja Kirsi Rask
4 AINEISTONHANKINTA JA KOKOELMATYÖ ITÄ-SUOMEN
YLIOPISTON KIRJASTOSSA 2010-LUVULLA ... 42 Juho Jussila, Mikko Meriläinen, Riitta Porkka ja Suvi Tolvanen
5 KUVAILUTYÖN MUUTOS – LUETTELOINNISTA JA
SISÄLLÖNKUVAILUSTA METATIETOTYÖHÖN ... 64 Katja Hyvärinen ja Tarja Turunen
6 OHJAUSTA, OPETUSTA JA TUTKIMUKSEN TUKEA: OPETUS- JA
TIETOPALVELUIDEN 2010-LUKU ... 75 Jussi Hyvärinen, Heikki Laitinen, Tuulevi Ovaska, Maarit Putous, Tomi Rosti ja Helena Silvennoinen-Kuikka
12
7 KAIKKI MENI KUIN TANSSI – JÄRJESTELMIEN KEHITTÄMISTÄ
ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTOLLE JA KIRJASTOSSA ... 85
Harri Kalinen, Antti Laurila, Tomi Rosti ja Aino Taskinen 8 VIESTINTÄ KUULUU KAIKILLE – MIELIKUVIEN ARKISTOINTIA .... .106
Arja Juntunen, Antti Laurila, Tuulevi Ovaska, Tuula Rissanen ja Tomi Rosti 9 ÄKKIRYHMIÄ JA JOULUKALENTEREITA – LUOVUUS KUKKII KIRJASTOSSA ... 120
Jussi Hyvärinen ja Jarmo Saarti 10 ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTON JULKAISUPALVELUIDEN KEHITTÄMINEN ... 129
Antti Laurila ja Tomi Rosti 11 UEF-PRIMO, UUDEN VUOSIKYMMENEN HAKUPALVELU ... 137
Riitta Holopainen ja Marja Kuittinen 12 KIRJASTO KIEPSAHTI KORONA-AIKAAN ... 143
Marja Aho, Marja Kuittinen, Mikko Meriläinen, Heta Mikkonen, Tuulevi Ovaska, Harri Parviainen, Tuula Rissanen, Tomi Rosti, Jarmo Saarti, Kirsi Salmi ja Tarja Turunen LIITTEET ... 153
Liite 1. Itä-Suomen yliopiston kirjaston virstanpylväitä 2007- 2020……….……..…...153
Liite 2. Tilastot 2020……….………157
Liite 3. Henkilökunta 2020……….……….……173
Liite 4. Julkaisut 2020……….……….…176
Liite 5. Asiantuntijatehtävät 2020……….….………179
13
1 ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTON RAKENTAMINEN
JARMO SAARTI
Artikkelissa käsitellään Itä-Suomen yliopiston kirjaston rakentamisen keskei- set vaiheet, jotka jakautuvat seuraavasti: suunnitteluvaihe ennen yliopisto- jen yhdistymistä, palveluiden harmonisointivaihe ja yhteisen kirjaston poh- jan luominen, saneerausvaihe ja Savonlinnan kampuksen alasajo sekä kir- jaston uusien tehtävien muotoutuminen ja kirjaston merkityksen kasvu.
1.1 KOHTI ITÄ-SUOMEN YLIOPISTOA
Tämän vuosituhannen alussa Suomessakin kiihtyi keskustelu korkeakoulu- laitoksen kehittämisestä ja uudenaikaistamisesta. Puhuttiin sekä keskittämi- sestä ja fuusioista kohti suurempia yksiköitä että korkeakoulujen toiminnan ja talouden laajemmasta vapaudesta. Huippuyksiköiden merkitystä korosta- vassa julkisessa keskustelussa lopulta ainoastaan Helsingin yliopisto olisi säilytetty sellaisenaan. Itä-Suomen osalta oli tuossa vaiheessa kyse vaa- teesta yhdistää Joensuun, Kuopion ja Lappeenrannan yliopistot.
Niinpä myös itäsuomalaiset yliopistot ja korkeakoulut alkoivat hakea yh- distymisen tapaa. Lopputuloksena oli Joensuun ja Kuopion yliopistojen fuu- sioituminen, joka vahvistettiin vuonna 2007, ja Itä-Suomen yliopiston valit- seminen yhdeksi kolmesta yliopistouudistuksen kansallisesta kärkihank- keesta. Lappeenranta sen sijaan alkoi kehittää yhteistyötä alueensa ammat- tikorkeakoulujen kanssa, mistä syntyi vähitellen LUT-yliopisto.
Joensuun ja Kuopion yliopistojen kirjastojen yhdistämistä Itä-Suomen yli- opiston kirjastoksi helpotti se, että kirjastot olivat jo aiemmin toimineet yh- teishankkeissa. Erityisesti kirjastojen johtajat olivat tehneet yhteistyötä yli- opistokirjastojen verkostoissa ja useissa eri kehityshankkeissa. (Ks. esim.
14
Saarti & Huuhtanen 2001.) Lisäksi valtio-omisteisen yliopistolaitoksen aikana yliopistokirjastoille oli rakennettu yhteneväistä tietojärjestelmäinfrastruk- tuuria, mikä osaltaan oli luonut samantyyppisiä käytänteitä kirjastoihin.
Joensuun ja Kuopion yliopistoilla oli täysin erilaiset tieteenalaprofiilit, mistä johtuen kirjastojen kokoelmat ja tilat olivat konkreettisesti hyvin erilai- set. Oman haasteensa muodostivat laitoskirjastot, joita erityisesti Joensuun yliopistossa oli runsaasti. Rehtori linjasi kirjaston esityksestä uuden yliopis- ton aloitettua, että nämä yhdistettäisiin kirjastoon. Toisaalta tieteenalojen erot pystyttiin kääntämään myös yhteiseksi hyödyksi jo suunnitteluaikana:
suuruuden ja laajuuden ekonomia merkitsi sekä kokoelmien että asiantun- tijuuden laajenemista perustettavassa Itä-Suomen yliopiston kirjastossa.
Itä-Suomen yliopiston kirjaston rakentaminen aloitettiin käytännössä vuonna 2008. Tätä edelsi vuoden 2007 alussa käynnistetty ns. federaatiovai- heen palveluiden yhdistämissuunnittelu, jolloin puhe oli vielä kahden yli- opiston yhteistyöstä ja sen syventämisestä. Suunnittelun alkuvaihe oli ko- rostetun johtajavetoinen ja ensimmäiset toimintavuodet lisäksi päällikköve- toisia. Kuvassa 1. näkyy alussa vallinnut näkemys siitä, miten muutostyö kohti yhteistä kirjastoa hankkeistettaisiin. Tämä aikataulu toteutui varsin hy- vin. Ensimmäiseksi kehitettiin yhteinen toimintaohjelma ja käytiin yliopiston kanssa keskustelut uuden kirjaston rahoituksen suuruusluokasta ja rahoi- tuksen tavasta. Joensuussa oli merkittävä osa kirjastoaineiston rahoitusta al- lokoitu tiedelaitoksille, kun taas Kuopiossa kirjastolla oli itsenäisempi bud- jettivalta. Lopulta päädyttiin kaikissa yliopiston palveluissa itsenäisempään, ns. ”päältä pois” -ratkaisuun, jossa kirjasto sai oman, keskitetyn budjettinsa.
Varsin pian tuli selväksi, että kirjastolta odotettiin toiminnan tehostamista ja säästöjä. Uuden yliopiston hallituksen linjaus oli selvä: palveluista ja hal- linnosta säästettäisiin ja tutkimuksen ja opetuksen edellytyksiä kasvatettai- siin (ks. Kohvakka & Nevala 2020). Molemmat kirjastot olivat tuolloin tilasto- jenkin mukaan jo tehokkaimpia suomalaisista yliopistokirjastoista, joten ra- juilta leikkauksilta vältyttiin alkuvaiheessa. Kirjasto oli myös heti mukana näyttöön perustuvan johtamisen kehittämisessä.
Seuraavaksi päätettiin johtamisjärjestelmästä. Vuonna 2009 tehtiin enna- koivat päätökset kirjaston johtajasta ja varajohtajasta, ja tätä seurasi
15 kirjaston päälliköiden nimeäminen. Kirjasto sai myös hankerahoitusta yli- opistolta palveluidensa kehittämiseen. Sen avulla hankkeistettiin tietojärjes- telmien yhdistäminen ja opetuksen kehittäminen. Käytännössä näin valmis- tauduttiin siihen, että pystyttäisiin aloittamaan yhteisenä kirjastona jo luku- vuoden 2009–2010 alusta. Syksyllä koko yliopisto hieman jännitti yliopisto- lain käsittelyä ja sen hyväksymistä. Oli olemassa myös varasuunnitelma sille, että lakia ei olisi hyväksytty. (Ks. myös Saarti & Hämynen 2010.)
2008 2009 2010
Laatujärjestelmä Johtamisjärjestelmä Toimintaohjelma Rahoitusmalli Tiedottaminen
Kuva 1. Itä-Suomen yliopiston kirjaston kehittämisen aikataulutus alkuvaiheessa.
1.2 KOHTI YHTÄ KIRJASTOA – PALVELUIDEN HARMONISOINTI
Ehkä tärkein toimenpide, joka alkoi jo ennen juridista yhdistymistä ja jatkui yhdistymisen tapahduttua, oli henkilökunnan tutustuttaminen toisiinsa ja palveluiden ja niiden käytänteiden harmonisointi. Yliopisto linjasi, että kai- killa kampuksilla tulisi olla (ainakin periaatteessa) yhdenmukaiset palvelut ja niihin liittyvät käytännöt.
Yhteisiä kokouksia ja seminaareja pidettiinkin runsaasti. Viestinnän suun- nittelu ja yhteisen kielen löytäminen vaativat ponnistuksia ja aikaa. Aloitet- tiin ihan perusasioista: määriteltiin esimerkiksi, mitä yhteisessä kirjastossa tarkoitetaan lainalla. Viestintään liittyi suurena ennakoivana tehtävänä myös yhteisten kotisivujen ja intranetin rakentaminen. Yhteisen laatujärjestelmän kehittäminen otettiin aktiivisesti palveluiden harmonisoinnin välineeksi (Saarti & Juntunen 2011).
16
Hallinnon rakenteiden valmistuttua ja käynnistettyjen hankkeiden avulla kirjasto ja palvelut saatiin sellaiseen toiminnalliseen valmiuteen, että kirjasto saattoi aloittaa asiakkaidensa ja yliopistoyhteisön palvelemisen jo syksyllä 2009. Yliopistolain säädökset astuivat käytännössä voimaan ja Itä-Suomen yliopisto aloitti virallisesti toimintansa 1.1.2010.
Kuva 2. Itä-Suomen yliopiston kirjaston ensimmäinen johtoryhmä tammikuussa 2010
Uuden kirjaston organisaatio rakennettiin olemassa olevien kirjastoyksiköi- den varaan, mutta pyrkimyksenä oli asteittainen siirtyminen palvelukohtai- seen organisoitumiseen (kuva 3.). Tavoitteena oli tarjota yhtäläiset ja yhden- mukaiset palvelut koko yliopistolle sekä kirjaston fyysisissä toimipisteissä että verkkokirjaston kautta.
Palveluiden johtaminen ja kehittäminen vastuutettiin palvelupäälliköille.
Samalla kehitettiin kirjaston johtamisjärjestelmää uudessa juridisessa ym- päristössä (uusi yliopistolaki irrotti yliopistot valtiosta) ja osana niitä muu- toksia, joita Itä-Suomen yliopisto alkoi rakentaa omaan johtamisjärjestel- määnsä (Saarti 2011).
17 Kuva 3. Itä-Suomen yliopiston kirjaston organisoituminen yhdistymisen alussa
1.3 LÖYSÄT POIS – YLIOPISTOLAITOKSEN SANEERAUS
Yliopistojen yhdistymisvaiheen taloudellista tilannetta helpotti rakentamis- vaiheeseen saatu lisärahoitus, jota hankerahoina valutettiin myös kirjastolle.
Sipilän hallituksen päätös jäädyttää yliopistojen indeksikorotukset aiheutti- vat myös Itä-Suomen yliopistossa tarpeen tarkastella toimintoja uudes- taan.
Yliopiston hallitus päättikin vuoden 2015 lopulla aloittaa yt-neuvottelut, joiden merkittävin lopputulos oli Savonlinnan kampuksen toiminnan alasajo ja henkilöstöresurssien väheneminen, joka kosketti myös kirjastoa. Karke- asti arvioiden kirjaston henkilötyövuosimäärä väheni yliopiston yhdistämis- vaiheesta noin 25 prosenttia. Savonlinnan kampuksen alasajo tarkoitti myös
18
kampuskirjaston lakkauttamista ja sen palveluiden siirtoa Joensuun kam- pukselle (ks. myös artikkeli 3).
Taulukossa 1. on esitetty keskeisimpien tunnuslukujen kehitys.
Taulukko 1. UEF kirjaston voimavarat vuosina 2010–2019
2010 2011 2012 2013 2014
Toimintakulut
(€1000) 6732,7 6790,6 7428,6 7657,3 7493,3 Kirjastoaineistokulut
(€1000) 2128 2255,9 2601,7 2841,6 2650,9 E-kirjat (kpl) 310115 347554 370876 381788 422198 E-kausijulkaisut (ni-
mekettä) 17153 21253 23795 23309 27082
Painetut kirjat (nide) 739594 732770 712608 702612 696222 Painetut kausijulkai-
sut (säilytysyksikkö) 137000 131200 127330 128058 110166 Tilat (m2) 11780,7 10875,6 10667,3 10663,4 10135,5 Henkilötyövuodet 77,6 74 74,2 72,8 70,38
2015 2016 2017 2018 2019
Toimintakulut
(€1000) 7698,7 7833,4 7630,3 7821 7805 Kirjastoaineistokulut
(€1000) 2922,3 3010,4 3085,4 3253,8 3184 E-kirjat (kpl) 530185 536201 592711 576289 603433 E-kausijulkaisut (ni-
mekettä) 30792 30249 38600 39639 36499 Painetut kirjat (nide) 671899 641849 712652 674461 662698 Painetut kausijulkai-
sut (säilytysyksikkö) 108002 105290 104362 101874 94758 Tilat (m2) 9657,9 9522,7 9302,8 8504,5 8459 Henkilötyövuodet 69,35 69,28 62,42 62,01 63,05
Kirjaston talouden erityisenä haasteena ovat olleet kohoavat digitaalisten ai- neistojen kustannukset – ensimmäisenä vuosikymmenenä ne kasvoivat noin
19 miljoonalla eurolla. Talouden realiteetit pakottivat kuitenkin vähentämään kirjaston tiloja kaikilla kampuksilla ja suuntautumaan entistä enemmän digi- taaliseen ja itsepalveluun. Yliopisto tuki kirjaston kokoelman ja palveluiden digitalisointia ja automatisointia, joten leikkauksista huolimatta kokoelmaa - erityisesti e-aineiston osalta - pystyttiin kartuttamaan tänäkin aikana. (Juntu- nen & Muhonen & Nygrén & Saarti 2013.)
1.4 KOHTI AVOINTA JA VAIKUTTAVAA YLIOPISTOA
Tätä kirjoitettaessa istuva Marinin hallitus aloitti toimintansa joulukuussa 2019. Se jatkoi edeltäjänsä, Rinteen hallituksen, aloittamaa työtä korkeakou- lutuksen rahoituksen ja toiminnan kehittämisessä. 2010-luvun loppupuolis- kon toinen merkittävä muutostekijä oli avoimen tieteen ja sen palveluiden kehittämisen nousu tieteellisten kirjastojen keskeiseksi perustehtäväksi (Saarti & Rosti & Silvennoinen-Kuikka 2020). Kehittämisessä merkittävänä te- kijänä oli Itä-Suomen ja Jyväskylän yliopistojen yhteinen Suomi rinnakkais- tallentamisen mallimaaksi -hanke (SURIMA 2015-2016), jolla edistettiin eri- tyisesti julkaisujen rinnakkaistallentamista (Olsbo 2017).
Yliopistojen taloudellisen tilanteen paraneminen näkyi siinä, että kirjasto pystyi tekemään rekrytointeja. Erityisesti panostettiin tieteenalaosaamisen kehittämiseen. Toisaalta rekrytoinneilla alettiin valmistautua eläköitymi- seen, mikä tämänhetkisten ennusteiden mukaan jatkuu merkittävänä jul- kishallinnossa aina vuoteen 2030 asti.
Kirjasto ja yliopisto aktivoituivat myös avoimen tieteen kansainvälisessä yhteistyössä. Kirjasto pääsi mukaan vuonna 2019 alkaneeseen EOSC-Nordic (European Open Science Cloud) -hankkeeseen, jossa kehitetään avoimen da- tan palveluita ja käytänteitä pohjoismaissa. Lisäksi kirjasto oli samoihin ai- koihin aktiivinen eurooppalaisessa YUFE (Young Universities for the Future of Europe) -yliopistoverkostossa.
Kirjastotilojen kehittämisessä jatkettiin siirtymää kohti monipuolisempia työ- ja asiakaspalvelutiloja. Tavoitteeksi asetettiin valmius tarjota kirjastotilat
20
ympärivuorokautiseen käyttöön molemmilla kampuksilla. Tämä toteutui vuonna 2020, joskin silloin vallinnut koronaepidemia esti tilojen avaamisen.
Vuoden 2020 koronakriisi oli todellinen testi kirjaston valmiudelle pal- vella digitaalisesti (ks. lisää artikkeli 12). Siitä selvittiin hyvin ja samalla opit- tiin kirjastotilan ja painettujen kokoelmien merkitys monialaiselle yliopis- tolle: kirjasto on yliopiston keskeinen ja elintärkeä toiminto.
Kuva 4. Joensuun kampuskirjaston uusittuja tiloja
21 LÄHTEET:
Juntunen, A. & Muhonen, A. & Nygrén, U. & Saarti, J. (2013). Reinventing the Aca- demic Library and Its Mission: Service Design in Three Merged Finnish Librar- ies. In: Mergers and Alliances: the Wider View: Advances in Librarianship, vol.
36:225 – 246. Ed. by Anne Woodsworth & W. David Penniman. Bingley, Emer- ald. Osoitteessa: https://doi.org/10.1108/S0065-2830(2013)0000036011
Kohvakka, M. & Nevala, A. (2020). Itä-Suomen yliopisto: reformi ja sen tekijät. Kuopio ja Joensuu: Itä-Suomen yliopisto. Osoitteessa:
https://issuu.com/uniuef/docs/reformi_ja_sen_tekijat_eversio_09042020
Olsbo, P. (2017). Rinnakkaistallentaminen etenee Suomessa: Suomi rinnakkaistal- lentamisen mallimaaksi -hankkeen loppuraportti. Jyväskylä: Jyväskylän yli- opisto. Osoitteessa: https://jyx.jyu.fi/handle/123456789/53793
Saarti, J. (2011). Johtamisen haasteet yhdistyneessä yliopistossa. Teoksessa: Hämy- nen, H. (toim.), Työtä, yhteistyötä ja yhdessä oppimista: Itä-Suomen yliopiston kirjaston toimintakertomus 2010. (Publications of the University of Eastern Finland, General Series, 7.) Kuopio, Joensuu, Itä-Suomen yliopisto, pp. 8 – 13.
Osoitteessa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-61-0556-7
Saarti, Jarmo & Huuhtanen, Riitta (2001). Projektitoiminta ja
monitoimijaiset hankkeet: Itätieto-hankkeen opit. Signum 34(1):22-25.
Saarti, J. & Hämynen, H. (2010). Itä-Suomen yliopiston (UEF) kirjaston rakentaminen.
Signum 43(1):16-18. Osoitteessa: https://journal.fi/signum/article/view/3540
Saarti, J. & Juntunen, A. (2011). The benefits of a quality management system: the case of the merger of two universities and their libraries. Library management 32(3):183-190. Osoitteessa: https://doi.org/10.1108/01435121111112899
Saarti, J. & Rosti, T. & Silvennoinen-Kuikka, H. (2020). Implementing Open Science policies into library processes – case study of the University of Eastern Finland library. LIBER Quarterly, 30(1), pp.1–20. Osoitteessa:
http://doi.org/10.18352/lq.10336.
22
2 NYT PUHUVAT NUMEROT – KIRJASTON
TOIMINNAN TARKASTELUA TILASTOJEN KAUTTA
HARRI KALINEN, MARJA KUITTINEN, MARJA MAIJALA JA AINO TASKI- NEN
Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuositilastot kymmeneltä ensimmäiseltä toi- mintavuodelta on tallennettu Tieteellisten kirjastojen KITT-tilastotietokan- taan (https://yhteistilasto.lib.helsinki.fi/). Tilastotietoja kerätään vuosittain kirjastoyksiköistä, kokoelmista, kirjaston käytöstä ja käyttäjistä, aukiolo- ajoista ja tiloista, taloudesta sekä henkilökunnasta.
Artikkelissa hahmotetaan kirjaston toiminnan ensimmäistä vuosikym- mentä tilastojen kautta nähtynä. Ensimmäisen toimintavuoden 2010 tilas- toja verrataan tuoreimpiin tilastolukuihin vuodelta 2019. Tarkoituksena on tuoda näkyville muutoksia kirjaston toiminnassa ja toimintatavoissa tilastoja apuna käyttäen. Samalla haetaan kehitystrendejä ja katsotaan sitä, miten kirjaston painopistevalinnat ovat nähtävissä tilastojen kautta. Lisäksi enna- koidaan hieman sitä, miten poikkeusolot tulevat näkymään keväällä 2021 valmistuvissa vuoden 2020 toimintatilastoissa.
Artikkelin tilastoluvut perustuvat KITT-tilastoihin. Tilastoinnissa noudate- taan kansainvälistä kirjastotilastostandardia ISO 2789. KITT-tietokannan tieto on yhtenäisin kriteerein toimitettua. Tilastojen avulla saadaan näin nä- kyville aikasarjat kirjaston toiminnasta ja tämä mahdollistaa myös vertailun toisten yliopistokirjastojen kanssa.
2.1 KIRJASTON ASIAKKAAT JA LAINAUS
Itä-Suomen yliopiston kirjasto on kaikille avoin julkinen kirjasto, jonka tehtä- vänä on palvella erityisesti yliopiston tutkijoita, opettajia ja opiskelijoita. Kir- jasto tarjoaa kaikilla kampuksilla yhteneväiset palvelut ja käytettävissä ovat
23 kaikki kirjaston aineistot. Merkittävä määrä painettua aineistoa liikkuu päi- vittäin kampusten välillä.
Käyttäjätilastoja kerätään painettuja aineistoja käyttävistä aktiivista lai- naajista. Kymmenen vuoden ajan suurin käyttäjäryhmä on ollut yliopiston omat opiskelijat. Omien opiskelijoiden osuus aktiivista lainaajista on ollut n.
70 %, yliopiston henkilökunnan osuus n. 11 % ja muiden asiakkaiden n. 20
%. Aktiivisia lainaajia on ollut vuosittain 11 500–14 000. E-aineistojen käyttä- jistä ei ole saatavissa vastaavaa tilastolukua.
Vuonna 2010 kirjalainauksia oli eniten Joensuun kampuskirjastossa, 69 % kaikista lainoista. Joensuun kampuksen kirjavaltaiset tieteenalat heijastuvat näin myös tilastoissa. Lainauksia oli kaikissa toimipisteissä yhteensä 190 912. Vuonna 2019 kirjalainoja oli kaikissa kirjaston toimipisteissä yh- teensä 129 886 ja kaikista lainoista tehtiin 60 % Joensuun kampuskirjastossa.
Painetun aineiston lainaus on vähentynyt vuosittain. Jo pitkään on tietoisesti panostettu e-aineistoihin, myös kurssikirjoja on pyritty hankkimaan e-kir- joina aina kun se on ollut mahdollista.
Kirjaston asiakkaille tilataan kaukolainaksi aineistoa muista kirjastoista ja vastaavasti muille kirjastoille lähetetään aineistoa UEFin kirjaston kokoel- masta. Vuonna 2010 annettiin muille kirjastoille kaukolainoja yhteensä 3 104 kpl ja muualta tilattiin omille asiakkaille 2 116 lainaa tai jäljennettä. Kauko- lainaus on vähentynyt tasaisesti, selittävänä tekijänä on erityisesti e-aineis- tojen lisääntyminen. Vuonna 2019 annettiin muille kirjastoille ja tietopalve- luille lainoja ja jäljenteitä UEFin kirjaston kokoelmasta yhteensä 1 262 kpl.
Muista kirjastoista tilattiin omille asiakkaille 1 607 lainaa tai jäljennettä.
Kirjaston neljässä toimipisteessä oli vuonna 2010 yhteensä 505 664 kir- jastokäyntiä ja vuonna 2019 kolmessa toimipisteessä yhteensä 512 384 käyntiä. Eniten kirjastokäyntejä on ollut Joensuun kampuskirjastossa, vuonna 2019 niitä oli yhteensä 342 225. Joensuussa käyntejä on lisännyt merkittävästi opiskelijoille it-palveluita ja tietokoneita käyttöön tarjoavan opintopalveluiden Opparin muutto kirjaston kanssa samoihin tiloihin vuonna 2011. Kirjastokäynneissä on ollut myös vuosittaisia vaihteluja kaikilla kampuksilla, yleensä remonttien aiheuttamien sulkemisten takia. Vuoden 2019 tilastoissa ei ole enää mukana Savonlinnan kampuskirjastoa, jossa
24
käyntejä oli vuosittain noin 30 000. Toisaalta Savonlinnan kampuksen toi- mintojen siirtyminen Joensuuhun toi Savonlinnan kampuskirjaston asiak- kaat toisille kampuksille.
2.2 KOKOELMAT JA NIIDEN KÄYTTÖ
Painetun aineiston määrä kirjaston kokoelmissa on laskenut. Vuonna 2010 kirjastossa oli painettuja kirjoja yhteensä 739 594 nidettä ja saapuvien pai- nettujen kausijulkaisutilausten määrä 3 232 kpl. Vuonna 2019 painettujen kirjojen nidemäärä oli 662 698 ja saapuvien painettujen kausijulkaisutilaus- ten määrä oli enää 609 kpl.
E-aineistoihin on tietoisesti panostettu. Vuonna 2010 e-kirjoja oli 310 115 ja e-lehtiä 17 153 nimekettä. Kymmenessä vuodessa määrät ovat kaksinker- taistuneet. Vuonna 2019 e-kirjojen nimekemäärä oli 603 433 ja e-lehtien ni- mekemäärä 36 499.
E-kausijulkaisujen ja e-kirjojen käyttö on lisääntynyt. Vuonna 2010 e-kir- joja käytettiin 432 597 kertaa, kymmenen vuotta myöhemmin luku oli jo vii- sinkertainen 2 160 207. E-kausijulkaisujen käyttö on kaksinkertaistunut, vuonna 2010 käyttökertoja oli 509 876 ja vuonna 2019 käyttökertoja oli 1 011 543.
25 Taulukko 1. Kirjojen määrän kehitys
Taulukko 2. Saapuvien lehtinimekkeiden määrän kehitys
26
2.3 OPETUS
Tiedonhaun ja -hallinnan opetus ja ohjaus kuuluvat kirjaston keskeisiin pe- rustehtäviin. Kirjaston opetus on UEFin aikana siirtynyt kontaktiopetuksesta enenevässä määrin verkko-opetukseen, ja opetus on ollut jo pitkään pääosin verkko-opetusta.
Vuonna 2010 kirjaston opetukseen osallistui yhteensä 4 613 henkilöä, jotka suorittivat yhteensä 1 409 opintopistettä. Suoritetuista opintopisteistä 986 tuli verkkokursseilta. Vuonna 2019 osanottajia oli 5 473 ja he suorittivat yhteensä 2 109 opintopistettä. Verkkokursseilta opintopisteitä suoritettiin 1 654.
Kirjastossa on UEFin aikana annettu myös runsaasti sellaista koulutusta, jota ei mitata opintopisteillä ja jota näin ollen ei tilastoida valtakunnalliseen KITT-tilastoon. Tästä koulutuksesta kerrotaan tarkemmin vuosikertomuksen tilasto-osassa sekä artikkelissa ”Ohjausta, opetusta ja tutkimuksen tukea:
opetus- ja tietopalveluiden 2010-luku” (Hyvärinen J et al, 2021).
Tiedonhakujen toimeksiantojen määrä on vähentynyt huomattavasti kymmenen vuoden aikana. Asiakkaille valmiiksi tehdyistä tiedonhauista on siirrytty asiakkaiden ohjaamisen ja opastukseen sekä omatoimisiin tiedon- hakuihin. Toimeksiantojen määrä oli 3 424 (2010), 1 150 (2014) ja 732 (2019).
2.4 JULKAISUTOIMINTA
Itä-Suomen yliopiston toiminnan alkaessa perustettiin yliopiston painettu- jen julkaisusarjojen oheen sarjat elektronisille julkaisuille. Vuonna 2010 otet- tiin käyttöön UEF Electronic Publications -palvelu, ja ensimmäiset Itä-Suo- men yliopiston julkaisut ladattiin sinne. Itä-Suomen yliopiston opinnäytetyöt on tallennettu palveluun vuodesta 2012 lähtien. Rinnakkaistallennuspalve- lun käyttöönoton myötä vuonna 2017 on lisäksi tieteellisiä artikkeleita tal- lennettu UEF eRepository (eRepo) -julkaisuarkistoon.
27 Vuonna 2010 oli UEF Electronic Publications -palvelussa yhteensä 1 033 Itä-Suomen yliopiston julkaisua. Vuonna 2019 vastaava luku oli 13 993. eRe- poon oli tallennettu vuonna 2019 yhteensä 2 336 tieteellistä artikkelia.
KITT-tilastoihin lasketaan julkaisutoiminnaksi myös eri oppimisalustoilla julkaistut verkkokurssit. Elektronisia julkaisuja oli vuonna 2010 yhteensä 19 ja vuonna 2019 yhteensä 29.
2.5 TILAT
Itä-Suomen yliopiston kirjastolla oli vuonna 2010 kolme kampuskirjastoa (Jo- ensuu, Kuopio ja Savonlinna), KYSin tieteellinen kirjasto Kuopiossa, Joen- suussa vapaakappalevarasto ja lisäksi vielä muita kirjavarastoja. Kirjastolla oli tiloja käytössään yhteensä 11 780 m².
Vuonna 2019 kirjastolla oli tiloja käytössään yhteensä 8 459 m². Merkittä- vimmät vähennykset tiloissa ovat olleet Haltian kirjavarastosta luopuminen vuonna 2011 (315 m²), opiskelijoille it-palveluita tarjoavan Opparin muutto Joensuussa kirjaston kanssa samoihin tiloihin vuonna 2011 (651 m²), Metrian kirjavarastosta luopuminen vuonna 2015 (477 m²) sekä Savonlinnan kam- puskirjaston lakkauttaminen vuonna 2018 (798 m²). Tilamuutoksia on tullut lisäksi KYSin tieteellisen kirjaston saadessa uudet tilat vuonna 2016 sekä Kuopion kampuksella vuonna 2014 työtilojen remontoinnin yhteydessä.
Tilamuutokset ovat tarkoittaneet painettujen kokoelmien karsimista sekä hyllymetrien vähenemistä. Kokoelmista poistettua aineistoa on lähetetty runsaasti Varastokirjastoon Kuopioon.
Kirjaston varsinaisten omien toimipisteiden lisäksi yliopistolla on ollut kir- jastoja ja kokoelmia myös normaalikouluilla, tiedekunnissa ja laitoksilla.
UEFin toiminnan alkaessa toimipisteitä oli kaikkiaan 14. Kymmenen vuoden aikana toimipisteitä on lakkautettu ja aineistoja siirretty kampuskirjastoihin.
Toimipisteitä oli vuonna 2019 jäljellä yhteensä 6: Joensuun kampuskirjasto, Itä-Suomen yliopiston harjoittelukoulu (Länsikatu, Tulliportti ja Rantakylä), Kuopion kampuskirjasto ja KYSin tieteellinen kirjasto.
28
Kuva 1. Kirjakokoelmaa Joensuun kampuskirjastossa (Kuva: Harri Kalinen)
2.6 TALOUS
Kirjaston toimintakulut olivat vuonna 2010 yhteensä 6 732 700 (alv 0 % kai- kissa summissa). Kymmenessä vuodessa toimintakulut ovat nousseet yli miljoonalla eurolla ja vuonna 2019 toimintakulut olivat yhteensä 7 805 000
€. UEFin kirjaston ensimmäisenä toimintavuonna henkilöstökuluihin kului budjetista 45 %, kirjastoaineistoihin 30 % ja tiloihin 20 % sekä muihin käyttö- menoihin 5 %. Toimintamenojen kasvu selittyy kirjastoaineistokuluilla, jotka ovat nousseet yli 1 080 000 eurolla vuodesta 2010 (2 033 100 €) vuoteen 2019 (3 113 700 €). Aineistoihin on tietoisesti panostettu, mutta myös aineis- tojen hinnat ovat nousseet. Henkilöstökulut olivat vuonna 2010 yhteensä 3 052 200 € ja vuonna 2019 yhteensä 3 095 200 €. Henkilöstö on kymmenen vuoden aikana vähentynyt 15 henkilötyövuodella. Tilakulut olivat vuonna 2010 yhteensä 1 338 700 € ja vuonna 2019 yhteensä 1 339 000 €. Tilat ovat
29 vähentyneet, mutta tilakulut ovat säilyneet käytännössä samana, koska kiin- teistö-, sähkö-, lämpö- ja siivouskulut ovat nousseet vuosittain. Muiden käyt- tömenojen osuus budjetista on pysynyt samana.
Kirjaston rahoituksesta suurin osuus on koko toiminnan ajan tullut yli- opistolta. Yliopiston suoran rahoituksen osuus on ollut noin 95 %. Pohjois- Savon sairaanhoitopiiri / Kuopion yliopistollinen sairaala on rahoittanut KY- Sin tieteellisen kirjaston toimintaa yhteisen sopimuksen mukaisesti. Lisäksi kirjaston täydentävää rahoitusta on saatu erityisesti kaukopalvelumak- suista, julkaisumyynnistä, kirjojen varaus- ja myöhästymismaksuista sekä maksullisista tiedonhauista ja opetuksesta.
2.7 HENKILÖSTÖ
Henkilötyövuodet kuvaavat käytettävissä olevaa henkilöstöresurssia parem- min kuin henkilökunnan määrä vuoden lopussa. UEFin kirjaston ensimmäi- senä toimintavuotena henkilökuntaa oli vuoden lopussa yhteensä 80 henki- löä ja henkilötyövuosia tehtiin 78,1. Vuonna 2019 henkilökuntaa oli vuoden lopussa 62 ja henkilötyövuosia tehtiin yhteensä 63,05. Henkilökuntaa on ol- lut koko ajan eniten Joensuun kampuskirjastossa. Vuonna 2019 henkilökun- taa oli Joensuussa 36 ja Kuopion kampuksella 26. Henkilökunnan määrään on vaikuttanut kirjaston tekemät henkilöstöstrategiset painotukset sekä toi- mintojen yhtenäistäminen ja automatisointi. Henkilökuntaa väheni myös Sa- vonlinnan kampuskirjaston toiminnan päättyessä.
Kirjasto on panostanut henkilöstön koulutukseen. Koulutuksessa on käyty sekä kirjaston ulkopuolella että osallistuttu yliopiston järjestämään koulutukseen. Tärkeänä on pidetty myös osallistumista kansainvälisiin semi- naareihin ja konferensseihin, tästä hyvänä esimerkkinä on 25 kirjaston työn- tekijän osallistuminen vuoden 2012 IFLA-konferenssiin Helsingissä. Kirjas- tossa myös jaetaan osaamista järjestämällä runsaasti kirjaston sisäistä kou- lutusta. Käytännössä kaikki kirjaston työntekijät ovat osallistuneet koulutuk- siin vuosittain. Viimeisen viiden vuoden aikana koko henkilökunnan koulu- tuspäivien määrä on vaihdellut 743 ja 870 välillä.
30
2.8 TUNNUSLUVUT
KITT laskee automaattisesti tilastotietojen pohjalta tietyt keskeiset tunnus- luvut, joiden avulla voidaan arvioida ja vertailla kirjastotoimintaa niin kir- jasto- kuin kirjastosektoritasollakin. Tunnuslukujen avulla on mahdollista hahmottaa UEFin kirjaston kehityssuuntia.
Tunnusluku kirjaston kokonaiskulut / kehysorganisaation kokonaiskulut
% kertoo yliopiston panostuksesta kirjaston toimintaan. Kirjaston osuus yli- opiston kokonaiskuluista on pysynyt tasaisena: 2010 osuus oli alimmillaan 2,98 % ja vuonna 2016 korkeimmillaan 3,54 %. Vuonna 2019 osuus oli 3,31
%.
Kirjaston taloudellinen panostus e-aineistoihin on nähtävissä tunnuslu- kujen kautta (elektronisen aineiston hankintakulut / kirjastoaineiston han- kintakulut %). Vuonna 2010 käytettiin aineistomäärärahoista 71,95 % e-ai- neistoihin, vuonna 2019 vastaava luku oli jo 92,5 %.
KITT-tietokannassa termillä kohdeväestö tarkoitetaan yliopiston omia opiskelijoita ja omaa henkilökuntaa. Painetun aineiston lainat / kohdeväestö on laskenut tasaisesti. Vuonna 2010 tunnusluku oli 10,98, vuonna 2015 luku oli 8,63 ja vuonna 2019 luku oli 7,50. Toisaalta katsottaessa lainoja ja elekt- ronisten palvelujen aineistojen latauksia / kohdeväestö, kasvu on ollut huo- mattavaa. Vuonna 2010 lainoja ja latauksia oli 106,37, vuonna 2015 luku oli 229,13 ja vuonna 2019 luku oli jo 272,20.
Painetun aineiston väheneminen näkyy hankitun aineiston tunnuslu- vuissa. Saapuvat painetut ja mikromuotoiset kausijulkaisunimekkeet / koh- deväestö, on ollut 0,15 vuonna 2010 ja 0,03 vuonna 2019. Vastaavasti saa- puvat elektroniset kausijulkaisunimekkeet / kohdeväestö on kasvanut.
Vuonna 2010 luku oli 0,98 ja vuonna 2019 luku oli 2,02.
Panos-tuotos -tunnusluku kuvaa tehokkuutta. Tunnusluku muodoste- taan laskemalla aineiston määrää, käyttöä ja suoritteita kuvaavat luvut yh- teen ja saatu luku jaetaan henkilötyövuosien määrällä. Mitä suurempi luku on, sitä tehokkaampaa toiminta on. UEFin kirjaston ensimmäisenä toiminta- vuonna panos-tuotos -luku oli 24 613,80, viiden vuoden päästä vuonna 2015 luku oli 63 538 ja vuoden 2019 panos-tuotos -luku oli jo 78 467,52.
31 2.9 VUOSI 2020
Tätä artikkelia kirjoitettaessa kerätään tilastoja vuodelta 2020. Poikkeuksel- lisen korona-ajan voi ennakoida näkyvän selvästi myös tilastoissa, koska kirjastot olivat pitkään suljettuina. Lainaus ja kävijämäärät ovat laskeneet.
Kaukopalvelu ei toiminut maaliskuun puolesta välistä syyskuun alkuun.
Poikkeusajan heijastuminen e-aineistojen käyttöön selviää tilastojen val- mistuttua. Keväällä 2020 pyrittiin tietoisesti etsimään e-aineistoja korvaa- maan painettuja aineistoja. Kirjaston antama opetus siirtyi kokonaan verk- koon keväällä 2020.
Tilastointiin on jatkossa tulossa muutoksia, koska kansalliskirjasto luo- puu KITT2-tilastotietokannan ylläpidosta. Vuoden 2021 tilastoinnin tilanne on avoin. Tilastointia pidetään yliopistokirjastokentässä kuitenkin niin tär- keänä, että korvaavaa ratkaisua KITT-tilastoinnille ollaan etsimässä vielä vuoden 2021 aikana.
LÄHTEET:
Hyvärinen, J., Laitinen, H., Ovaska, T., Putous, M., Rosti, T. & Silvennoinen-Kuikka, H.
(2021). Ohjausta, opetusta ja tutkimuksen tukea: opetus- ja tietopalveluiden 2010-luku. Teoksessa: Meriläinen, M. & Ovaska, T. (toim.), Ensimmäinen vuo- sikymmenemme. Itä-Suomen yliopiston kirjaston vuosikertomus 2020. (Pub- lications of the University of Eastern Finland, General Series, 37.) Kuopio, Jo- ensuu, Itä-Suomen yliopisto, pp. 75-84.
32
3 OSAAMINEN, PALAUTTEET JA LOGISTIIKKA – ASIAKASPALVELUN YHTEINEN TAIVAL 13
VUOTTA
ARJA JUNTUNEN, PIRKKO KAINULAINEN JA KIRSI RASK
Kun Joensuun yliopisto ja Kuopion yliopisto oli päätetty yhdistää vuoden 2010 alusta Itä-Suomen yliopistoksi, tarkoitti se myös kirjastotoiminnan yh- distämistä. Artikkelissa kuvataan asiakaspalveluiden perusprosessien yhte- näistämistä. Asiakaspalveluiden perusprosesseilla tarkoitetaan tässä lai- naustoimintaa, kaukopalvelua, asiakkaiden opastusta sekä asiakastiloja.
Alusta asti lähdettiin rakentamaan yhtenäistä palvelukokemusta asiak- kaan asiointipisteestä riippumatta. Menetelmänä käytettiin mm. yhteistä palveluryhmää ja kaikille yhteisiä työohjeita. Yliopisto otti kampustenvälisen logistiikkaratkaisun käyttöön, mikä takasi aineistojen liikkuvuuden kaikkien kolmen kampuksen – Joensuu, Kuopio, Savonlinna – välillä.
Asiakaspalvelua on vuosia kehitetty eri tavoin kerätyn asiakaspalautteen mukaisesti. Artikkelissa kuvataan niin alkuvaiheen kansallisesta asiakasky- selystä saatuja tuloksia ja toiminnan kehittämistä niiden pohjalta kuin jatku- vaa palveluiden parantamista systemaattisen asiakaspalautejärjestelmän kautta.
3.1 YHTEISEN PALVELUN KEHITTÄMINEN ALKAA
Valmistelut Itä-Suomen yliopiston yhteisen kirjaston luomiseksi aloitettiin jo vuonna 2007. Kirjaston asiakaspalvelua koordinoimaan perustettiin palvelu- ryhmä, jonka järjestäytymiskokous oli 3. joulukuuta. Työryhmän puheenjoh- tajaksi valittiin Helena Silvennoinen-Kuikka.
Ensimmäinen asiakaspalvelun prosessi oli aineiston välitys. Lainauspalve- lujen ja kaukopalvelun osalta toimintojen yhtenäistämistä jatkettiin, ja
33 kaikkia kirjaston asiakaspalvelussa työskenteleviä varten luotiin työohjeet.
Palvelun sisäisen viestinnän ja käytännön työn tueksi organisoitiin PÄI (Päi- vystäjien kokous) Joensuussa ja AsLa (Asiakaspalvelun ja lainauksen kokous) Kuopiossa. Näitä tarvittiin yli 50 työntekijän ajan tasalla pitämiseen, sillä kai- kille asiakkaille oli kyettävä antamaan yhdenvertaiset ja tasapuoliset palve- lut.
Toinen asiakaspalveluiden prosessi oli neuvonta ja markkinointi, missä tehtävinä olivat pikaneuvonta, it-neuvonta, kirjaston tietokantojen (Josku, Linda, Vaari ja Nelli) perusopetus sekä kirjaston esittelyt ja tiedotus. Pääasi- alliseksi tiedotuskanavaksi valittiin kirjaston kotisivujen Ajankohtaista- palsta, mutta palveluista tiedotettiin useilla kanavilla.
Kolmanneksi prosessiksi määriteltiin monitoimiympäristön tarjoaminen asiakkaille. Se piti sisällään asiakastilat ja niiden aukiolot, laitteet ja niiden opastuksen sekä ylläpidosta huolehtimisen.
3.2 SAMAAN AIKAAN SAVONLINNAN KAMPUKSELLA
Vuonna 2009 Kansainvälisen viestinnän laitoksen toiminta lakkasi Savonlin- nassa. Joensuun yliopiston hallituksen päätöksen mukaisesti vieraiden kiel- ten ja käännöstieteen oppiaineryhmä keskitettiin Joensuun kampukselle.
Tässä yhteydessä kaksi kirjaston virkaa siirtyi Joensuuhun. Savonlinnan kam- puskirjastoon jäi neljä työntekijää, jotka jatkoivat toimintaa tiimiorganisaa- tiona.
Kokoelmiin ja tiloihin liittyvät muutostyöt veivät perustöiden ohella kai- ken työajan, joten Savonlinnan kampuskirjaston henkilöstö ei varsinaisesti osallistunut Kuopion ja Joensuun yliopistojen kirjastojen yhdistymisen suun- nittelu- ja kehittämistyöhön. Ajantasainen tiedottaminen toimi, ja Savonlin- nassakin tiedettiin missä vaiheessa UEFin kirjaston suunnitelmat olivat.
Kun UEFin kirjasto aloitti toimintansa 1.1.2010, oli Savonlinnan kampus- kirjasto osa uutta organisaatiota. Sillä oli edustajansa muun muassa palve- luryhmässä. Niinpä strategian mukaiset arvot (asiantuntijuus ja osaaminen,
34
asiakaslähtöisyys, yhteisöllisyys ja vuorovaikutus) toteutuivat kaikilla kam- puksilla.
Keväällä 2016 Itä-Suomen yliopiston hallitus teki päätöksen, että Savon- linnan kampuksen toiminta lakkautetaan kesän 2018 aikana. Savonlinnan kampuskirjaston toiminta päättyi. Opettajankoulutus keskitettiin kokonaan Joensuuhun. Kampuskirjaston säilytettävistä tietoaineistoista suurin osa siir- rettiin Joensuuhun, pieni osa myös Kuopioon. Käyttökelpoiset laitteet ja ka- lusteet päätyivät pääkampuksille. Työntekijöistä yksi siirtyi Kuopion kam- pukselle.
3.3 ASIAKASKYSELYT TOIMINNAN ALKUVAIHEEN KEHITTÄMISEN LÄH- TÖKOHTANA
Toiminnan alkuvuosina 2010 ja 2013 tehtiin Kansalliskirjaston koordi- noimat valtakunnalliset kirjastojen asiakaskyselyt. Ne ajoittuivat Itä-Suomen yliopiston kannalta sopivaan aikaan, koska haluttiin saada palautetta siitä, millaista palvelua asiakkaat kokivat saavansa uudesta kirjastosta. Kyselyiden tuloksia hyödynnettiin, kun asetettiin asiakaspalvelun eri osa-alueiden kehit- tämistyön tavoitteita ja niitä mittaavia indikaattoreita.
Kyselyiden numeraalisen analyysin lisäksi myös avointen kysymysten vas- taukset analysoitiin, ja niistä kirjattiin tavoitteita vuosittaisiin toimenpide- suunnitelmiin. Niistä listattiin sekä kielteisiä että myönteisiä palautteita ja nostettiin esille potentiaalisia kehittämiskohteita. Selkeimpinä miinuksina olivat asiakkaiden mielestä työskentelytilojen rauhattomuus sekä aukioloai- kojen ja asiakkaille tarjottujen koneiden ja laitteiden vähäisyys. Asiakaspal- velu arvioitiin asiantuntevaksi, muttei välttämättä palveluhaluiseksi ja/tai ys- tävälliseksi.
Asiakaspalvelu kokonaisuutena oli kuitenkin arvioitu hyväksi. Positii- viseksi koettiin kirjaston rooli tilana ja käsitteenä. Tyytyväisiä oltiin siihen, että kirjastolla ylipäätään oli koneita ja laitteita asiakkaita varten, vaikka vas- taajien arvion mukaan vähän. Tyytyväisiä oltiin myös tarjottuihin e-aineistoi- hin, elektroniseen sijaintioppaaseen sekä lainausautomaatteihin.
35 Asiakaskyselyn avoimesta osiosta palvelutyöryhmä poimi kehityskelpoi- sia ehdotuksia. Ne jaettiin palveluryhmän keskustelualustalla kaikkien kirjas- tolaisten nähtäväksi ja kommentoitavaksi. Yhteenvedossa todettiin, että ke- hitettävät asiat olivat linjattavissa kahteen pääosaan. Ensiksi esille nousi asi- akkaille tiedottaminen ja siihen liittyvät tiedotuskanavat (esim. teemakam- panjat, chatti, sosiaaliset mediat), ja toiseksi henkilökunnan jatkuva koulut- tautuminen, josta esimerkkeinä kielitaidon kehittäminen ja tietokantojen tuntemus.
Kehittäminen aloitettiin tekemällä asiakaspalvelun tiedottamisen vuosi- kello, josta tuli vuosittain ja säännöllisin väliajoin toistuvien tiedottamisten runko. Laadittiin asiakaspalveluiden tiedotussuunnitelma, johon edellä mai- nitut innovaatiot sisällytettiin. Tehtävät priorisoitiin kahteen tasoon: nopean ajankohtaisviestinnän toteuttamiseen ja jatkuvan viestinnän edistämiseen.
Ensimmäisellä tasolla keskityttiin ajankohtaiseen viestintään, nettisivujen yl- läpitoon, palveluiden markkinointiin sekä monisuuntaisen viestinnän (sosi- aalinen media) kehittämiseen, lähinnä Facebookia ja blogia ajatellen.
Toisen tason tavoitteeksi taas otettiin verkostoituminen sidosryhmien kanssa paikallisella, kansallisella ja kansainvälisellä tasolla. Lisäksi tavoitel- tiin palvelujen tavoitettavuutta ympärivuorokautisesti verkossa esimerkiksi videoiden ja kirjastotietokannan asiakasliittymän avulla.
Paikallisen tason toimintaa kehitettiin aloittamalla uusien opiskelijoiden vastaanottoviikot (UOVI), jossa kampanjoitiin kaksi syyskuun ensimmäistä viikkoa keskittyen aloittaviin opiskelijoihin. Tavoitteena oli saada mahdolli- simman moni uusi opiskelija mukaan kirjaston palveluiden piiriin jo opinto- polun alkumetreillä.
Henkilökunnan sisäisen koulutuksen tarve saatettiin tiedoksi kirjaston johdolle, ja siitä esitetyt pääkohdat sisällytettiin kirjaston koulutussuunnitel- maan. Vuonna 2011 kirjaston koulutussuunnitelmassa oli jo huomioitu kir- jaston sisällä annettava vertaiskoulutus tietokannoista, perehdyttämisestä atk-järjestelmiin, informaatikoiden ja kirjastonhoitajien tarvitsemasta han- kinnan työvälineiden opastuksesta sekä kirjastoenglannista. Halukkaille tar- jottiin seuraavina vuosina myös ulkopuolista koulutusta muun muassa vies- tinnästä sekä lisää lyhyitä ja pitempikestoisia kursseja
36
asiakaspalveluenglannista. Ylipäätänsä henkilökuntaa kannustettiin osallis- tumaan verkossa välitettyihin kirjastoalan kansallisiin seminaareihin.
Kuva 1. Posteria esittelevät Tuula Rissanen, Marjut Kangasaho ja Liisa Tervonen.
IFLA:n konferenssi, Helsinki 2012. (Kuva: Harri Kalinen)
3.4 OPPARI JOENSUUN KAMPUSKIRJASTON TILOIHIN
Joensuun kampuskirjastossa tehtiin mittava remontti vuonna 2011. Oppari (opiskeluun tarkoitettu itseopiskelutila ja IT-tukipalvelun tila) aloitti toimin- tansa kirjaston tiloissa, ja asiakaskonepaikkoja saatiin noin sata lisää. Se hel- potti asiakkaiden kokemaa puutetta työasemista ja niiden käytön ohjauk- sesta. Kirjaston tiloihin rakennettiin uudet päivystyspisteet sekä Opparille että kirjastolle, jolloin asiakas saattoi toimittaa yhdellä käyntikerralla monta asiaa. Aiemmin oli kirjaston päivystyksessä ratkottu asiakkaiden koneisiin ja laitteisiin liittyviä ongelmia tai vähintään ohjattu asiakkaita eteenpäin oike- aan paikkaan apua saamaan. Nyt asiakkaiden tietotekniset ongelmat pystyt- tiin selvittämään Opparin päivystyksessä. Tämä työnjako auttoi osaltaan kir- jaston palvelurakenteen kehittämistä.
37 Asiakkaiden omatoimisuutta haluttiin nostaa ottamalla vuoden 2011 re- montin yhteydessä käyttöön toinen lainausautomaatti ja sijoittamalla auto- maatit näkyvälle paikalle itsepalvelunoutohyllyjen yhteyteen. Samanaikai- nen palautusautomaatin käyttöönotto mahdollisti sen, että kolmen päivys- täjän sijasta asiakaspalveluun tarvittiin jatkossa kaksi päivystäjää, jotka muo- dostivat työparin: toinen keskittyi lainaukseen liittyviin tehtäviin ja toinen asiakkaiden tiedontarpeisiin liittyvään neuvontaan.
3.5 YHDENVERTAISEN PALVELUN TAKAAMISEN KEINOT
Kuten edellä on mainittu, asiakaspalvelussa työskenteleville luotiin kirjaston alkuvaiheessa yhteiset työohjeet. Näistä muokattiin sittemmin työkalupakki, joka sijoitettiin kirjaston intranetiin ja jota edelleen päivitetään siellä. Sen tarkoitus on tukea asiakaspalvelua tekevien osaamista ja samalla taata asi- akkaille yhdenvertainen palvelu. Siitä on tullut myös erinomainen perehdyt- tämisen apu, kun uusia työntekijöitä opastetaan päivystysvuorojen työteh- täviin.
Asiakaspalvelun prosesseille asetettuja tavoitteita ja niitä mittaavia indi- kaattoreita ja toteutumista seurattiin vuosittain kirjaston johdonkatselmuk- sen yhteydessä. Johdonkatselmuksessa käydään läpi kirjaston kaikkien pal- veluprosessien vuosittaiset toteutumat. Niitä arvioidaan tehtyjen toiminta- suunnitelmien pohjalta. Yksi osa sitä ovat saadut asiakaspalautteet, jotka ra- portoidaan samassa yhteydessä. Johdonkatselmus on osa yliopiston johta- misjärjestelmää ja laadun hallintaa.
Asiakaspalveluosaamista kehitettiin luonnostelemalla yhteistyössä koko henkilöstön kanssa eettiset teesit eli palvelulupaus, jossa asiakkaalle taataan laadukas ja tasapuolinen kohtelu, asioipa hän missä kirjastotoimipisteessä tahansa. Palvelulupauksista, niiden sisällöstä ja tavoitteista, käytiin moni- puolista keskustelua asiakaspalvelukokouk-sissa. Se auttoi kokonaisuudes- saan asian tiedostamista. Koko tätä prosessia ja sen lopputuloksia esiteltiin posterin muodossa kansainvälisessä IFLA-konferenssissa Helsingissä vuonna 2012. Asiakaspalvelua lähdettiin tarkastelemaan myös itse työn
38
tekemisen näkökulmasta: motivaation ja jaksamisen parantamiseksi asia- kaspalvelussa siirryttiin lyhyempiin päivystysvuoroihin.
Yhteisen toiminnan alkuvaiheessa kehitettiin palautejärjestelmä, jonka avulla asiakkailta kerättiin systemaattisesti palautetta verkossa sekä suulli- sesti. Palautteen pohjalta ryhdyttiin toimintaa parantamaan heti, jos se oli mahdollista. Jos asia koski useampaa yhteistyötahoa joko kirjaston sisällä tai ulkopuolella, otettiin se esille asianomaisten kanssa. Tarvittaessa palauttei- siin on vastattu blogissa, kirjaston verkkosivujen Ajankohtaisissa ja myös muilla kanavilla, jotta koko asiakaskunta saa tiedon samanaikaisesti. Esimer- kiksi ”melu kirjastossa” on ollut vuosien varrella niin sanotusti kestopalaute.
Asian tiimoilta on järjestetty hiljaisuuskampanja, jotta kaikilla asiakkailla olisi työrauha.
Omavalvontaa varten luotiin järjestelmä palvelupoikkeamien raportointia varten. Yliopiston vuoden 2015 sisäisessä auditoinnissa saatiin kiitosta pa- lautteen käsittelystä, mutta kehittämiskohteeksi jäi edelleen palauteka- navien tunnetuksi tekeminen asiakkaille.
Kansallista asiakaskyselyä ei enää vuoden 2013 jälkeen järjestetty, mutta asiakkaiden mielipiteitä kirjaston palveluista on saatu käyttöön pienem- mässä mittakaavassa: aluksi opiskelijoiden järjestämän Hymy- ja valitusvii- kon palautteina ja myöhemmin yliopiston fuksikyselyn kautta. Kirjasto on tarvittaessa järjestänyt suppeita asiakaskyselyjä esimerkiksi remonttihank- keiden yhteydessä.
3.6 TILAT, LAITTEET JA ITSEPALVELU
Vuonna 2015 aloitettiin tilojen ja laitteiden kehittäminen yhteistyössä yli- opiston opintopalveluiden ja tietotekniikkapalveluiden kanssa. Joensuun kampuksen kaksi suurinta käytännössä toteutettua hanketta olivat uudiste- tut ryhmätyötilat, joihin Oppari hankki muun muassa tietokoneet ja joiden varausjärjestelmän se otti hallinnoitavakseen. Tietotekniikkapalveluiden päivystys laitehallinnan palveluineen tuli kirjastoon Opparin päivystyksen rinnalle.
39 KYSin tieteellisessä kirjastossa monitoimiympäristöhankkeen suunnittelu oli aloitettu jo vuonna 2013. Puijon sairaalan tilatarpeiden vuoksi kirjasto siirrettiin vuonna 2015 kokonaan uuteen paikkaan ja suunniteltiin alusta pi- täen uusiksi. Siinä hyödynnettiin asiakkailta saatuja toiveita, ja heidät otettiin mukaan myös kirjastoa varten perustettuun tilasuunnitteluryhmään. Tavoit- teena oli mahdollisimman suuri muunneltavuus. Tätä toteutettiin sekä asia- kaspalvelupisteen että ryhmätyötilojen toteutuksessa. Tietokonepaikkojen määrä lisääntyi, kun tilaan saatiin kauan odotettu yliopiston langaton verk- koyhteys, joka mahdollisti omien laitteiden käytön.
Vuoden 2016 toimintasuunnitelman yhdeksi tavoitteeksi otettiin automa- tisoinnin kehittäminen ja itsepalvelun lisääminen. Sitä edisti vuosina 2012–
2013 käyttöön otettu RFID-järjestelmä. Aiemmin kirjaston painetussa aineis- tossa oli käytetty kirjojen tunnistamiseen ja yksilöintiin viivakoodeja. Nyt käyttöön otettu RFID-tunniste (Radio Frequency IDentification) oli helpom- min luettavissa myös etäältä ja mahdollisti useampien kirjojen tunnistami- sen yhtä aikaa. RFID-tunniste otettiin käyttöön saman tien kirjastokorteissa.
Kuopion kampuskirjastolla uusittiin asiakaskäyttöön tarkoitettuja tietoko- neita, ja perustettiin lisätyöpaikkoja omien laitteiden käyttöön tarkoitettuun työtilaan, joka sai nimen LapTopSpot. Tilaa kirjastosaliin oli vapautunut, koska osa vanhemmista painetuista aineistoista oli siirretty Varastokirjas- toon. Joensuun kampuskirjaston entinen vajaalla käytöllä ollut sanomalehti- sali muutettiin viihtyisäksi asiakastilaksi, Ololaksi. Siellä saattoi paitsi edel- leen lukea lehtiä myös seurustella kavereitten kanssa, tehdä töitä ja viihtyä.
Monitoimiympäristön ajatusta laajennettiin Joensuun kampuskirjastolla seuraavan ison remontin yhteydessä vuonna 2017. Varsinaisen remontin suunnittelu kesti vuoden, ja siihen osallistuttiin aktiivisesti myös kirjaston puolelta. Henkilökunnan lisäksi otettiin mukaan myös asiakkaat, joille järjes- tettiin työpajoja ja kyselyitä. Asiakkaiden esittämiin toiveisiin vastattiin muut- tamalla ensimmäinen kerros kokonaan uudenlaiseksi oppimisympäristöksi.
Kerros jaettiin vyöhykkeisiin, joilla äänenkäyttö sallittiin tietyntasoisena. Ää- ripäitä olivat Olola, jossa voi keskustella vapaasti, ja toisaalta hiljainen luku- sali, johon tavoiteltiin täydellistä lukurauhaa. Lisäksi tarjottiin rauhallisempia tiloja kirjaston toisen ja kolmannen kerroksen saleissa ja ryhmä-
40
työhuoneissa. Monipuolistuneella työympäristöllä vastattiin toistuviin pa- lautteisiin äänen käytöstä, melusta ja hiljaisista tiloista.
Radikaalein muutos toteutettiin avaamalla yliopiston oppimisympäristö- hankkeen myötä Joensuun kampuksen ensimmäinen kerros Carelia 24/7 - tilaksi, jossa asiakkaille avautui mahdollisuus työskennellä kirjaston aukiolo- aikojen ulkopuolella. Uudistus sai asiakkailta kiittävän vastaanoton, ja käyt- täjiä on ollut tasaisesti aina koronapandemian alkuun saakka. Selkeiden sääntöjen ja ohjeistusten ansiosta tilan ympärivuorokautinen käyttö ei ole aiheuttanut ongelmia.
Remonttien yhteydessä on ollut mahdollisuus kehittää myös asiakaspal- veluja. Tilojen avaaminen asiakaspalveluaikojen ulkopuolelle tarkoittaa sa- malla vaatimusta asiakkaiden itseohjautuvuuden tukemiseksi. Remonttei- hin ja tilamuutoksiin on ollut luontevaa yhdistää myös laitehankintoja, kuten esim. lainaus- ja palautusautomaatit.
Kuopion kampuksella tiloja oli muutettu opiskeluympäristöiksi ja opiske- lijoiden tiloiksi jo ennen yliopistojen yhdistymistä. Niinpä yhdistymisen jäl- keen lähdettiin kehittämään itsepalvelua tukevaa automatisointia muun muassa lisäämällä lainausautomaattien määrää kampuskirjastossa (2012) ja KYSin tieteellisessä kirjastossa (2013). Savonlinnan kampuskirjastoon lai- nausautomaatti hankittiin samoihin aikoihin. Palautusautomaatti otettiin käyttöön Kuopion kampuskirjastossa 2017.
Kuopion kampuksella tuli paineita uusia kampuskirjaston tiloja niin, että ne olisivat käytettävissä ympärivuorokautisesti. Uusiminen tuli ajankoh- taiseksi vuonna 2020, kun yliopisto alkoi suunnitella uutta palvelukatua (UEF Main Street) Snellmania-rakennukseen; kirjastosali oli osa tätä hanketta. Re- montin ensimmäisessä vaiheessa kirjaston tiloja uudistettiin ehostamalla pintarakenteita ja luomalla erilaisia työskentelytiloja äänimaailma ja työnte- kemisen tapa huomioiden. Näin saatiin tiloihin lisää asiakasystävällisyyttä ja viihtyisyyttä materiaaleilla ja kalusteilla. Samassa yhteydessä tila muutettiin palvelemaan 24/7-tilana ja se on valmis otettavaksi käyttöön, kun koronan aiheuttama tautivaara helpottuu.
Vuonna 2021 Kuopion UEF Main Street -remontti jatkuu Snellmanian au- lassa sekä kirjaston ryhmätyötiloissa. Joensuussa etenee Carelia-
41 rakennuksen yhteyteen nousevan konservatorion rakentaminen. Vuoden 2020 puolella alkanut hanke aiheuttaa kampuskirjaston tiloissa muutoksia ja siten remontin myös kesälle 2021.
42
4 AINEISTOHANKINTA JA KOKOELMATYÖ ITÄ- SUOMEN YLIOPISTON KIRJASTOSSA 2010-LU- VULLA
JUHO JUSSILA, MIKKO MERILÄINEN, RIITTA PORKKA JA SUVI TOLVANEN
Artikkelissa käydään lävitse tietoaineistojen hankinnan ja kokoelmienhoidon vaiheita Itä-Suomen yliopiston kirjaston ensimmäisten kymmenen vuoden aikana. Aluksi tarkastellaan yhteisten toimintojen ja käytäntöjen rakenta- mista sekä organisoitumista. Tämän jälkeen esitellään hankinnan työnkul- kuja ja kanavia. Merkittävä muutos aineistotyössä oli e-kirjojen yleistyminen.
Tietoaineistojen sähköistyminen vaikutti myös kirjaston tilaratkaisuihin. Lo- puksi käsitellään kokoelmien arviointia sekä askelia kohti aineistojen avoi- muutta. Artikkelin pääasiallisena lähteenä ovat kirjaston vuosikertomukset sekä hankinta- ja kokoelmatyöryhmän pöytäkirjat.
4.1 YHTEISIIN KOKOELMIIN
Itä-Suomen yliopiston kirjaston aineistohankinnan ja kokoelmien kehittämi- sen suuntaviivoja valmisteltiin runsaan kahden vuoden ajan ennen Kuopion ja Joensuun yliopistojen yhdistymistä. Keskeisimpänä tehtävänä oli yhdistää kansallisen FinELib-konsortion hankintasopimukset ja muut e-aineistoti- laukset yhden yliopiston sopimuksiksi ja luoda sisällöllisesti toimiva koko- naisuus uudelle yliopistolle. Toinen tehtävä liittyi kirjakokoelmien kehittämi- seen: miten eri tieteenalojen tuolloin vielä suurimmaksi osaksi painettuja kirjakokoelmia tulisi kehittää ja millaiset määrärahat tähän tarvittaisiin. Li- säksi keskeistä oli rakentaa aineistojen käytölle ja lainaamiselle yhteiset säännöt (ks. myös Juntunen & al. 2021).
