Julkisuuslain 18 §:ssä säädetään viranomaisen velvollisuuksista hyvän tiedonhallintatavan järjestämiseksi. Julkisuuslain 18 § on kumottu julkisuuslain muuttamisesta annetulla lailla (907/2019), joka tulee voimaan 1.1.2020. Jatkossa viranomaisen yleisistä velvoitteista tie-donhallinnan toteuttamiseksi säädetään tiedonhallintalaissa. Julkisuuslain 18 §:n 1 momen-tin 4 kohdan mukaan viranomaisen tulee suunnitella ja toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa samoin kuin ylläpitämänsä tietojärjestelmät ja tietojenkäsittelyt niin, että asiakirjojen
34 HE 31/2018 vp, s. 44.
suus voidaan vaivattomasti toteuttaa ja että asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisälty-vät tiedot arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti. Arkistointivelvollisuuden piirissä ovat ne asiakirjat, jotka arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.35 Lisäksi julkisuus-lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimi-vien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisäl-tävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon (JulkL 5.4
§). Arkistolaissa (831/1994, ArkL) ei kuitenkaan varsinaisesti säädetä arkistoon liittämisestä vaan siitä, mitkä asiakirjat kuuluvat arkistoon. Lisäksi arkistoinnilla ei arkistolaissa tarkoi-teta samaa asiaa kuin julkisuuslaissa. Arkistolaissa arkistoinnilla tarkoitarkoi-tetaan erästä toimen-pidettä, jolla osaltaan varmistetaan asiakirjojen käytettävyys36.
Julkisuuslaissa asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla (JulkL 5.1 §). Asiakirjan määritelmä on käytännössä saman sisältöinen myös arkistolaissa. Asiakirjalla tarkoitetaan arkistolaissa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaa-valla tavastaa-valla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmär-rettävissä teknisin apuvälinein (ArkL 6.2 §). Sekä arkistolain että julkisuuslain määritelmät asiakirjalle ovat välineneutraaleja.
Arkistolain 6.1 §:n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuo-dostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä.
Arkistonmuodostajalla tarkoitetaan sellaista viranomaista tai julkista tehtävää hoitavaa or-gaania, jolle muodostuu itsenäinen, muista riippumaton arkistokokonaisuus.37 Arkistoon kuuluvat periaatteessa kaikki arkistonmuodostajan toiminnassa muodostuneet asiakirjat eli
35 HE 30/1998 vp, s. 57.
36 HE 187/1993 vp, s. 7.
37 HE 187/1993 vp, s. 4; Valtioneuvosto ja ministeriöt, jotka aikaisemmin olivat kukin erillinen arkistonmuo-dostaja, ovat nykyisin arkistolain 1.3 §:n (1138/2014) nojalla yksi arkistonmuodostaja.
pitkälti kaikki viranomaisen asiakirjat38 siltä osin kuin viranomainen toimii arkistonmuodos-tajana. Kun arkistolain mukaan kaikki viranomaisen asiakirjat kuuluvat arkistoon ja julki-suuslain mukaan arkistointivelvollisuuden piirissä ovat ne asiakirjat, jotka arkistolaindännön mukaan on liitettävä arkistoon, ei julkisuuslain 18 §:n 1 momentin 4 kohdassa sää-detty asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen arkistointi tai hävittä-minen toistensa vaihtoehtoina voi käytännössä toteutua, mikä on ristiriidassa tietosuoja-ase-tuksen kanssa siltä osin, kuin kyse on tietosuoja-asetietosuoja-ase-tuksen soveltamisalaan kuuluvista hen-kilötietoja sisältävistä asiakirjoista ja tietojärjestelmistä.39 Myös se arkistolain lähtökohta, että kaikki arkistonmuodostajina toimivien viranomaisten tai julkista tehtävää hoitavien toi-minnan tuloksena muodostuneet asiakirjat kuuluvat arkistoon’ ei käsitteellisesti vastaa tie-tosuoja-asetuksessa olevaa jakoa henkilötietojen säilyttämistätietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten ja mahdollisesti yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa40.
Arkistotoimen tehtävänä on arkistolain 7.1 §:n mukaan varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säi-lytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkis-tonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon läh-teinä (ArkL 7.2 §). Arkistotoimi kohdistuu arkistonmuodostajan arkistoon eli lähtökohtai-sesti kaikkiin arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena muodostuneihin asiakirjoihin riip-pumatta siitä käytetäänkö niitä alkuperäisessä käyttötarkoituksessa, säilytetäänkö niitä mui-den lakisääteisten velvoitteimui-den vuoksi vai säilytetäänkö niitä yleisen edun mukaisiin arkis-tointitarkoituksiin, joten tältäkin osin arkistolain soveltamisala on ristiriidassa suhteessa tie-tosuojalainsäädäntöön.
38 Julkisuuslain 5.2 §:n mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian kä-sittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimek-siantotehtävän suorittamista varten.
39 Vrt. Voutilainen 2018, s. 148–149.
40 Valtiovarainministeriö 2017, s. 140–141.
Arkistonmuodostajan vastuista on säännelty yksityiskohtaisemmin arkistolain 8 §:ssä. Ar-kistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säily-tysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (ArkL 8.2 §). Vas-tuu koskee määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Arkistonmuodostaja tuntee parhaiten asiakir-jojen säilytystarpeen virkatehtäviensä hoidon tukena sekä tehtäväaluettaan koskevien sää-dösten ja määräysten vaikutuksen asiakirjojen säilytystarpeeseen oikeusturvan takaa-miseksi.41 Arkistonmuodostajan on asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä otettava huomi-oon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty (ArkL 8.2 §). Arkistonmuodostussuunni-telma sisältää siten tiedot määräajan säilytettävien asiakirjojen lisäksi tiedot myös niistä asia-kirjoista, jotka mahdollisesti ovat pysyvästi säilytettäviä säädöksen tai Kansallisarkiston an-taman määräyksen perusteella. Kun sekä tietosuoja-asetus että rikosasioiden tietosuojalaki edellyttävät rekisterinpitäjän ylläpitävän vastuullaan olevista käsittelytoimista selostetta, joka sisältää mahdollisuuksien mukaan eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat, sovelletaan arkistolain 8.2 §:ssä säädettyä säilytysaikojen määrittelyvastuuta vain siltä osin kuin kyse on asiakirjoista, joihin ei sovelleta tietosuojalainsäädäntöä42.
Tietosuoja-asetuksessa henkilötietojen säilyttäminen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteutta-mista varten on eriytetty henkilötietojen pidemmästä säilyttämisestä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten. Arkistolaissa ei ole tehty vastaavanlaista eriyttämistä vaan arkistolaissa säädetään asiakirjojen säilyttämisestä, joka jakaantuu määräajan säilytettävien asiakirjojen säilyttämiseen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämiseen. Määräajan säilytettä-vien asiakirjojen säilytysaikojen arvioinnin lähtökohtana ovat myös tietojenkäsittelyn alku-peräiset tarkoitukset ja niiden kanssa yhteensopivat lailliset tarkoitusperät. Pysyvästi säily-tetään ne asiakirjat ja tiedot, jotka tulisi säilyttää pysyvästi tieteellisen ja muun tutkimuksen tarpeisiin43. Arkistolain 8.3 §:n mukaan arkistolaitos (nykyisin Kansallisarkisto) määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu (ArkL 13 §).
41 HE 187/1993 vp, s. 8.
42 HE 284/2018 vp, s. 15; Voutilainen 2019, s. 350.
43 HE 193/1993 vp, s. 8.
Arkistolain 14.1 §:n (1067/2007) mukaan valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävät asia-kirjat ulkoasianhallintoa lukuun ottamatta on siirrettävä Kansallisarkistoon siten kuin Kan-sallisarkisto erikseen määrää. Pysyvästi säilyttäviä asiakirjoja säilytetään ensi sijassa tutki-mustarpeiden vuoksi, mutta pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin kohdistuu kuitenkin varsin pitkän ajan myös muita käyttötarpeita, jotka liittyvät muun muassa oikeusturvaan, jonka vuoksi valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävät asiakirjat on tarkoituksenmukaista var-sin pitkään säilyttää arkistonmuodostajaviranomaisen hallussa ennen niiden siirtoa Kansal-lisarkistoon.44 Kansallisarkiston ns. siirtomääräyksen mukaan valtion viranomainen luo-vuttaa pysyvästi säilytettävät asiakirjansa Kansallisarkistoon siinä vaiheessa, kun niiden käyttötarve virkatehtävissä on päättynyt tai on erittäin vähäistä ja asiakirjojen laatimisesta on kulunut 40 vuotta.45
Verrattuna tietosuoja-asetuksen sääntelyyn ovat arkistolain säännökset etenkin pysyvästä säilyttämisestä käsitteellisesti ongelmallisia, koska perustuslakivaliokunta,jonka tehtävänä on perustuslain 74 §:n mukaan antaa lausuntonsa sen käsittelyyn tulevien lakiehdotusten ja muiden asioiden perustuslainmukaisuudesta, on lausuntokäytännössään rinnastanut henkilö-tietojen pysyvän säilyttämisen henkilöhenkilö-tietojen alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.46 Kun tie-toja säilytetään alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa, ei niitä tuhota tai arkistoida.47
Perustuslakivaliokunta on lausunut seitsemän kertaa henkilötietojen pysyvästä säilyttämi-sestä. Lausunnot ovat koskeneet poliisin tietojärjestelmiä, väestötietojärjestelmää, metsätie-tojärjestelmää, tapahtumailmoituksista muodostuvaa henkilötietoja sisältävää rekisteriä, näyttötutkintojen suoritusrekisteriä, opiskelijavalintarekisteriä, valtakunnallisia opinto- ja tutkintorekistereitä sekä sosiaalihuollon asiakirjoja.48 Poliisin tietojärjestelmiä ja tapahtu-mailmoituksia koskevissa lausunnoissa perustuslakivaliokunta ei ole arvioinut sitä, ovatko tietyt henkilötiedot pysyvästi säilytettäviä vai eivät. Valiokunta on näissä lausunnoissaan
44 HE 187/1993 vp, s. 9.
45 Arkistolaitos 10.10.2012 dnro AL/22704/07.01.01.00/2011.
46 Ks. Voutilainen 2018, s. 148.
47 HE 284/2018 vp, s. 98.
48 PeVL 51/2002 vp, s. 3; PeVL 3/2009 vp, s. 3; PeVL 54/2010 vp, s. 3; PeVL 22/2014 vp, s. 6–7; PeVL 18/2016 vp, s. 3; PeVL 31/2017 vp, s. 5–6; PeVL 71/2018 vp, s. 5–6.
edeltänyt säilytysaikojen sääntelyn täsmentämistä, koska muutoin lakiehdotuksen epämää-räiset ilmaisut henkilötietojen säilytysajoista voivat johtaa henkilötietojen pitkäaikaiseen, jopa pysyvään säilytykseen.49
Perustuslakivaliokunta on pitänyt tietojen pysyvää säilyttämistä henkilötietojen suojan mu-kaisena, jos siihen on tietojärjestelmien luonteeseen ja rekisteröinnin tarkoitukseen liittyvät perusteet.50 Tietojen pysyvä säilyttäminen on katsottu perustelluksi myös silloin, jos tiedot ovat osin muuttumattomia tai hitaasti muuttuvia eikä niitä päivitetä pelkän ajan kulumisen vuoksi, ja niiden pysyvä säilyttäminen on tarpeellista tehtävien hoitamiseksi.51 Valiokunta on painottanut erityisesti arkaluonteisten tietojen säilytysajan rajaamista siihen, mikä on välttämätöntä sen tavoitteen saavuttamiseksi, jonka vuoksi tiedot on järjestelmään tal-lennettu. Lisäksi pysyvän tallettamisen tarvetta on syytä arvioida myös rekisteröidyn kuole-man jälkeen.52 Perustuslakivaliokunta ei ole perustellut tietojen pysyvää säilytystä tutkimuk-sen tiedon tarpeilla, kun taas Kansallisarkistolla tutkimustarkoitukset ovat pysyvästi säily-tettävien asiakirjojen tai niihin sisältyvien tietojen määrittämisen lähtökohtana.53
Tietosuoja-asetus on EU:n säädös, joka on kaikilta osin velvoittavaa sääntelyä, jota sovelle-taan sellaisenaan jäsenvaltioissa.54 Euroopan unionin tuomioistuimen vakiintuneen oikeus-käytännön mukaan unionin lainsäädäntö on ensisijaista suhteessa kansallisiin säännöksiin oikeuskäytännössä määriteltyjen edellytysten mukaisesti.55 Tietosuoja-asetuksen kanssa ris-tiriitaista kansallista sääntelyä ei voi soveltaa.56 EU-oikeuden ensisijaisuudesta huolimatta pyritään kansallisia normeja soveltamaan ja tulkitsemaan ensin siten, että ne voitaisiin yh-teensovittaa EU-oikeuden kanssa.57 Etusijaperiaatteen, lakien yhteensovittamismallin ja pe-rustuslakivaliokunnan pysyvää säilyttämistä koskevan lausuntokäytännön perusteella arkis-tolain käsitteellä pysyvä säilyttäminen tarkoitetaan samaa asiaa kuin tietosuoja-asetuksessa yleisen edun mukaisella arkistoinnilla. Kansallisarkistolle arkistolain 8.3 §:ssä säädettyä
49 PeVL 51/2002 vp, s. 3; PeVL 22/2014 vp, s. 6–7.
50 PeVL 3/2009 vp, s. 3; PeVL 54/2010 vp, s. 3; PeVL 18/2016 vp, s. 3; PeVL 31/2017 vp, s. 5–6; PeVL 71/2018 vp, s. 5.
51 PeVL 54/2010 vp, s. 3; PeVL 71/2018 vp, s. 5.
52 PeVL 13/2017 vp, s. 6; PeVL 31/2017 vp, s. 6.
53 HE 187/1993 vp, s. 8.
54 EU-säädöksessä oikeudellisesti sitovia säännöksiä ovat artiklat. EU-säädöksen johdanto-osa ei sisällä sitovia velvoitteita. Lainlaatijan EU-opas, kohta1.3.1 EU:n toimivallasta antaa säädöksiä.
55 PeVL 1/2018 vp, s. 3; Penttinen –T alus 2017, s. 57–59.
56 PeVL 15/2018 vp, s. 45.
57 Kanninen 2009, s. 215–216; Sääntelyn yhteensovittamismallista tarkemmin ks. Määttä 2013.
määräysvaltaa ei siten myöskään sovelleta siten, että Kansallisarkisto määrää, mitkä jul-kishallinnon asiakirjat tai niihin sisältyvät tiedot ovat pysyvästi säilytettävä vaan siten, että Kansallisarkisto määrää, mitkä asiakirjat tai niihin sisältyvät tiedot säilytetään arkistointitar-koituksia varten.58 Lisäksi määräysvallan käytössä olisi säännönmukaisesti elossa olevia tunnistettavia henkilöitä koskevien asiakirjojen ja tietojen osalta otettava huomioon tietojen arkistoimisen vaikutukset henkilötietojen suojaan ja henkilötietojen säilyttämisen tarpeelli-suus- ja oikeasuhteisuusvaatimukset suhteessa tulevan tutkimuksen tarpeisiin.59
Eduskunta on maaliskuussa 2019 hyväksynyt julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetta-van lain (906/2019, tiedonhallintalaki, Tihl), joka on tiedonhallintaa koskeva yleislaki. Tie-donhallintalaki tulee voimaan 1.1.2020. Tiedonhallintalaissa säädetään mm. kaikenlaisten tietoaineistojen säilytysajan määräytymisen perusteista, jotka tulee ottaa huomioon säilytys-aikoja määriteltäessä.60 Tietoaineistolla tarkoitetaan tiedonhallintolain 2.1 §:n 5 kohdan mu-kaan asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtä-vään tai palveluun liittyvää tietokokonaisuutta. Muilla vastaavilla tiedoilla tarkoitetaan asia-kirjallisia tietoja, jotka viranomainen on tehtäviensä hoitamisen yhteydessä tallentanut tieto-järjestelmään tietoyksiköiksi, joista voidaan tarvittaessa muodostaa eri hakuperusteilla asia-kirjoja.61
Kuten tietosuoja-asetuksessa ja tietosuojalaissa, myös tiedonhallintalaissa on eriytetty toi-sistaan säilyttäminen ja arkistointi. Jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä on otettava huomioon tietoaineiston alkuperäi-sen käyttötarkoitukalkuperäi-sen mukainen tarpeellisuus viranomaialkuperäi-sen toiminnassa sekä lisäksi luon-nollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan to-teuttaminen ja todentaminen, sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oi-keusvaikutus, vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat ja rikosoikeudelliset vanhen-tumisajat (TihL 21.1 §). Tarpeellisuusvaatimusta sovelletaan niihin tietoaineistoihin, joihin
58 Voutilainen 2018, s. 148; Voutilainen 2019, s. 156, 357; HE 284/2018 vp, s. 30; Kansallisarkiston määräyk-senantovaltuuden laillisia edellytyksiä tarkastellaan luvussa 4.
59 HE 9/2018 vp, s. 83; Voutilainen 2018, s. 151–152.
60 HE 284/2018 vp, s. 1, 34, 103.
61 HE 284/2018 vp, s. 64.
ei sovelleta tietosuoja-asetusta tai erityislainsäädäntöä62. Luettelo säilytysaikojen määrittä-misen perusteista sisältää ne näkökulmat, joita säilytysaikojen määrittämisessä pitää ottaa huomioon.63 Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on tiedonhallintalain 21.2 §:n mukaan arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla. Säilytysaikojen mää-rittämisen vastuista, arkistoinnista ja arkistotoimen tehtävistä säädetään erikseen (TihL 21.3
§).
Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä tiedonhallintamallia, joka tiedonhallintalain 5.2 §:n 2 kohdan mukaan sisältää tiedot tietovarantojen nimikkeistä, kuvaukset tietovarantojen si-doksista toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin sekä tietosuoja-asetuksen 30 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun selosteen sisällöstä tai, jos selostetta ei tarvitse tietosuoja-asetuksen mukaan laatia, tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta, tietovarannon käyttötarkoituk-sesta, keskeisistä tietoryhmistä tietoaineistoissa, tietojen luovutuskohteista ja tietojen säily-tysajoista. Tiedonhallintalain 5.2 §:n 3 kohdan mukaan tiedonhallintamalli sisältää tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta.
Kuvausvelvollisuus kattaa tältä osin arkistolaissa säädetyn vaatimuksen ylläpitää arkiston-muodostussuunnitelmaa64. Tiedonhallintayksikköjen on laadittava 5 §:n mukainen tiedon-hallintamalli 12 kuukauden kuluessa tiedonhallintalain voimaantulosta (TihL 30.1 §).
Tiedonhallintalain 19.1 §:n mukaan viranomaiselle muussa kuin sähköisessä muodossa saa-puva asiakirja on muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi tettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. Viranomaisen laatimat asiakirjat säily-tetään sähköisesti. Sähköiseen muotoon muuttamisesta ja sähköisestä säilyttämisestä voi-daan poiketa, jos se on välttämätöntä turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä kos-kevien vaatimusten, muiden tietoturvallisuusvaatimusten tai muun asiakirjan luonteeseen liittyvän välttämättömän syyn vuoksi. Velvoitetta sähköiseen muotoon muuttamisesta ja säh-köisestä säilyttämisestä sovelletaan 24 kuukauden kuluttua tiedonhallintalain voimaantu-losta viranomaiselle saapuviin ja viranomaisen laatimiin uusiin asiakirjoihin. Ennen lain voi-maantuloa muodostuneita tietoaineistoja säilytetään siten kuin ne ovat muodostuneet ennen
62 Voutilainen 2019, s. 349.
63 HE 284/2018 vp, s. 104.
64 HE 284/2018 vp, s. 77.
siirtymäajan päättymistä (TihL 30.2 §). Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa an-netun lain (13/2003, asiointilaki, SAVL) 21.1 §:n mukaan sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhem-min osoittaa.65 Asiointilain 21.1 §:n perusteella kaikki sähköiset asiakirjat pitäisi arkistoida vaikka tämä velvoite tosiasiallisesti koskee vain asiakirjoja, jotka on säädetty lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi.
65 Asiointilakia sovelletaan hallintoasian, tuomioistuinasian, syyteasian ja ulosottoasian sähköiseen vireillepa-noon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon, jollei muualla laissa toisin säädetä. Lakia sovelletaan soveltuvin osin myös muussa viranomaistoiminnassa (SAVL 2.1 §).Lakia ei sovelleta esitutkintaan eikä poliisitutkintaan (SAVL 2.3 §). Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsitte-lyyn tai päätöksen tiedoksiantoon (SAVL 4.1 §:n 3 kohta).