Julkisen hallinnon pysyvästi säilytettävistä tiedoista, asiakirjoista tai tietoaineistoista sään-nellään lainsäädännössä yhteensä 23 laissa ja kahdessa asetuksessa. Taulukosta 8 käyvät ilmi 35 suoraan lain tai asetuksen säännöksen perusteella pysyvästi säilytettäviksi säädettyä tie-toa, asiakirjaa tai tietoaineistoa. Noin 2/3 -osaa (N = 24) pysyvään säilytykseen säädetyistä tiedoista, asiakirjoista ja tietoaineistoista koskee rekistereitä tai rekistereihin talletettuja tie-toja tai asiakirjoja. Pysyvästi säilytettävistä tiedoista, asiakirjoista tai tietoaineistoista 86 %
131 HaVM 3/2019 vp, s. 7; HaVM 15/2018 vp, s. 7; HE 284/2018 vp, s. 105.
(N = 30) sisältää henkilötietoja. Yritys- ja yhteisötunnukset, tuhkarekisteri,ennakkoilmoitus sähkösavukkeista ja täyttösäiliöistä sekä liikennevälineiden tiedot liikenneasioiden rekiste-rissä eivät sisällä henkilötietoja. Lisäksi huoneistotietojärjestelmän tiedot, jotka on käsitelty siten, ettei niitä voida välillisesti tai välittömästi tunnistaa yhtä tai useampaa henkilöä kos-keviksi, saadaan säilyttää pysyvästi.
Perintökaaren (40/1965) 20 luvun 12a §:n (1562/1995) mukaan lääninverovirastolle (nykyi-sin Verohallinnolle) annettu perukirja tai sen tekninen tallenne on säilytettävä pysyvästi. Pe-rukirja on ensimmäinen asiakirja, joka on Suomen lainsäädännössä säädetty pysyvästi säily-tettäväksi lain tasoisella säännöksellä.132 Lakivaliokunta on pitänyt perukirjojen oikeudel-lista merkitystä niin suurena, että verohallinnolle toimitettujen perukirjojen säilyttäminen pysyvästi on turvattava lain säännöksin.133
Väestötietojärjestelmälain 20 §:n mukaan väestötietojärjestelmän henkilötiedot tiettyjä poik-keuksia lukuun ottamatta ja väestötietojärjestelmän eräät rakennus- ja huoneistotiedot säily-tetään pysyvästi. Väestötietojärjestelmä on yksi tärkeimmistä perusrekistereistä. Tietojen käyttötarkoitukset huomioon ottaen väestötietojärjestelmän henkilötiedot ovat luonteeltaan pysyvästi säilytettäviä tietoja.134 Henkilötietojen pysyvä säilytys väestötietojärjestelmässä on perusteltua erityisesti selvitettäessä henkilön perheoikeudellista asemaa ja toimintakel-poisuutta. Tällaisia selvityksiä tehdään varsin usein myös historiallisten tietojen pohjalta esi-merkiksi perinnönjako- ja kiinteistöjen luovutustilanteissa. Tietojen pysyvää säilytystä puol-tavat lisäksi tieteellisen ja historiallisen tutkimuksen tarpeet myös tulevaisuudessa.135
132 Perintökaaren 20 luvun muuttamisesta annettu laki (733/1994) tuli voimaan 1.9.1994 eli kuukautta aikai-semmin kuin arkistolaki.
133 LaVM 12/1994 vp, s. 1; Hallituksen esityksessä viitattiin hallituksen esitykseen uudeksi arkistolaiksi (HE 187/1993 vp), jonka 8.3 §:n nojalla arkistolaitos määräisi siitä, mitkä asiakirjat tulisi säilyttää pysyvästi. HE 21/1994 vp, s. 2.
134 Hallintovaliokunnan ehdotuksesta väestötietolakiin (507/1993) lisättiin uusi 6 a §, jossa säädettiin, että vä-estötietojärjestelmän henkilötiedot säilytetään pysyvästi, jollei lailla erikseen toisin säädetä. HaVM 27/1998 vp, s. 2–3.
135 HE 89/2008 vp, s. 84
Taulukko 8: Tiedot, asiakirjat tai tietoaineistot, jotka on säädetty pysyvästi säilytettäviksi.
Tiedot, asiakirjat, tietoaineistot Säädös ja pykälä
perukirja tai sen tekninen tallenne perintökaari (40/1965) 20:12a (1562/1995) yritys- ja yhteisötunnukset yritys- ja
yhteisötietojärjestel-mässä valtioneuvoston asetus yritys- ja
yhteisötieto-järjestelmästä (288/2001) 4.1 §
hautarekisteri ja tuhkarekisteri hautaustoimilaki (457/2003) 12.4 ja 20.3 § alusten historiarekisteri alusrekisterilaki (512/1993) 13a §:n 4
mo-mentti (486/2004) avioehtoasioiden rekisteri, avoliittoasioiden rekisteri ja
lahjoitusasioiden rekisteri Laki maistraattien eräistä henkilörekistereistä (57/2005) 11.1 §
luovutusrekisteriin merkityt tiedot ja hoitosuostumus laki hedelmöityshoidoista (1237/2006) 30 §
vihkimisoikeusrekisteri laki vihkimisoikeudesta (571/2008)10.1 §
lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri maakaari (540/1995) 7:1.4 § (572/2009) väestötietojärjestelmän henkilötiedot tiettyjä poikkeuksia
lukuun ottamatta ja väestötietojärjestelmän eräät raken-nus- ja huoneistotiedot
laki väestötietojärjestelmästä ja sen varmenne-palveluista (661/2009) 20 §
ev. lut. seurakuntien kirkonkirjat kirkkolaki (1054/1993) 16:12.1 (787/2010) luonnollisiin henkilöihin liittyvät metsävaratiedot
metsä-tietojärjestelmässä laki Suomen metsäkeskuksen
metsätietojärjes-telmästä (419/2011) 15.3 §
välittäjäkokeen suorittaneiden rekisteri laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuo-neiston välitysliikkeistä (1075/2000) 16a § 1 momentti (279/2013)
eläintautien valvontaa varten rekisteröitävät todetut
vas-tustettavien ja uusien vakavien eläintautien tapaukset eläintautilaki (441/2013) 98.3 §
suostumusasiakirja suostumusrekisterissä valtioneuvoston asetus biopankin suostumus-asiakirjasta (643/2013) 2 §
kaupanvahvistajan päiväkirja laki kaupanvahvistajasta (573/2009) 5.2 § (927/2013)
asiamiestutkintorekisteri ja asiamiesrekisteri laki auktorisoiduista teollisoikeusasiamiehistä (22/2014) 4.2 ja 18.2 §
sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakastietovarantoon talletettavat sosiaalihuollon asiakirjat lukuun ottamatta tositteita tai lain liitteessä mainitut paperi- tai muussa säilytysmuodossa olevat tietyt asiakasasiakirjat
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) 27.2 § ja liite
ennakkoilmoitus sähkösavukkeista ja täyttösäiliöistä tupakkalaki (549/2016) 94.3 §
lupapäätösrekisteri laki kulttuuriesineiden maastaviennin
rajoitta-misesta (933/2016) 11.3 §
liikennevälineiden tiedot liikenneasioiden rekisterissä laki liikenteen palveluista (320/2017) 240 § tutkintosuorituksia koskevat tiedot näyttötutkintojen
suo-ritusrekisterissä laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
141.2 § oppijanumerorekisteri
perusopetuksen, lukio- ja ammatillisen koulutuksen val-takunnallinen tietovaranto eräitä tietoja lukuun ottamatta ylioppilastutkintorekisteri
korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot
korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto
laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekis-tereistä (884/2017) 3, 11, 16, 22 ja 27 §
varhaiskasvatuksen tietovaranto varhaiskasvatuslaki (540/2018) 72 §
yksityistierekisteri yksityistielaki (560/2018) 89.5 §
osakehuoneistorekisteri
huoneistotietojärjestelmän tiedot, jotka on käsitelty siten, ettei niitä voida välillisesti tai välittömästi tunnistaa yhtä tai useampaa henkilöä koskeviksi, saadaan säilyttää py-syvästi.
laki huoneistotietojärjestelmästä (1328/2018) 18.1 ja 18.3 §
Yhteiskunnan perustietojärjestelmiä ovat väestötietojärjestelmä, kiinteistötietojärjestelmä ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, jotka sisältävät useita perusrekistereitä.136 Perusrekisterit sisältävät tietoja yhteiskunnan perusyksiköistä eli henkilöistä, kiinteistöistä, rakennuksista, yrityksistä tai muista yhteisöistä.137 Perustietojärjestelmänä on lisäksi pidettävä tie- ja katu-verkon tietojärjestelmää, josta säädetään tie- ja katukatu-verkon tietojärjestelmästä annetussa laissa (991/2003).138 Kiinteistötietojärjestelmä koostuu kiinteistörekisterilain (392/1985) 1.2
§:n (454/2002) mukaan kiinteistörekisteristä sekä kiinteistötietojärjestelmästä ja siitä tuotet-tavasta tietopalvelusta annetun lain (453/2002) 3 §:n mukaan lainhuuto- ja kiinnitysrekiste-ristä. Yksityislain (560/2019) 89.1 §:n mukaan myös yksityistierekisteri on osa kiinteistötie-tojärjestelmää. Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä koostuu yritys- ja yhteisötietolain (244/2001) 2.1 §:n 7 kohdan (464/2017) mukaan yritys- ja yhteisötunnusrekisteristä sekä seuraavista kantarekistereistä: kaupparekisteri, yhdistysrekisteri, säätiörekisteri, uskonnol-listen yhdyskuntien rekisteri, työnantajarekisteri, ennakkoperintärekisteri ja arvonlisävero-velvollisten rekisteri.
Väestötietojärjestelmän pysyvästi säilytettävien tietojen lisäksi perusrekistereistä tai niihin sisältyvistä tiedoista on säädetty pysyvästi säilytettäviksi lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, yk-sityistierekisteri sekä yritys- ja yhteisötunnukset yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä. Kan-sallisarkisto on päätöksillään määrännyt arkistolain mukaan pysyvästi säilytettäviksi (arkis-toitaviksi) perusrekistereistä kiinteistörekisterin sekä kaupparekisterin, yhdistysrekisterin, säätiörekisterin ja uskonnollisten yhdyskuntien rekisterin.139 Perusrekisterit ovat kuitenkin luonteeltaan sellaisia, että ne olisi syytä säilyttää pysyvästi alkuperäisiä käyttötarkoituksia eikä arkistointitarkoituksia varten.
Maakaaren 7 luvun 1 §:n 4 momentin (572/2009) mukaan lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin merkittävät tiedot säilytetään pysyvästi, jollei lailla erikseen toisin säädetä. Jos rekisterin tiedot ovat muuttuneet, aikaisempien tietojen säilyminen ja käytettävyys on varmistettava
136 Voutilainen 2019, s. 218–219, 222. Voutilaisen mukaan väestötietojärjestelmän henkilötieto-, rakennus-tieto- ja huoneistorakennus-tieto-osaa voidaan kutsua myös henkilörakennus-tieto-, rakennusrakennus-tieto- ja huoneistotietorekistereiksi.
137 HE 89/2009 vp s. 54.
138 Voutilainen – Huttunen 2015, s. 74.
139 Arkistolaitos 14.5.2013 dnro AL/5761/07.01.01.03.01/2012; Arkistolaitos 6.5.2009 dnro
AL/19227/07.01.01.03.01/2008; Arkistolaitos 19.12.2012 dnro AL/21220/07.01.01.03.02/2009; Arkistolaitos 21.1.2016 dnro AL/22079/07.01.01.03.02/2015; Arkistolaitos 8.4.2015 dnro AL/4506/07.01.01.03.02/2015.
tiedot erikseen arkistoimalla tai tietotekniikan mahdollistamalla muulla tavalla. Samalla ta-voin säädetään yksityistierekisteriin merkittävien tietojen pysyvästä säilytyksestä yksityi-sistä teistä annetun lain (560/2018) 89 §:n 5 momentissa. Maakaaren 7 luvun 6 §:n (572/2009) mukaan kirjaamisviranomainen saa siirtää lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä ar-kistoitavaksi tiedon sellaisesta erityisestä oikeudesta ja rajoituksesta, joka ilmeisesti on la-kannut, samoin kuin hylätystä tai tutkimatta jätetystä hakemuksesta sekä muusta merkin-nästä, jolla ilmeisesti ei enää ole vaikutusta. Arkistoinnilla tarkoitetaan tässä yhteydessä siir-tämistä passiivitietokantaan.140
Suomen metsäkeskuksen metsätietojärjestelmästä annetun lain (419/2011) 15.3 §:n mukaan metsätietojärjestelmässä ei säilytetä pysyvästi aikaisempia tietoja vaan vain luonnollisiin henkilöihin liittyvät ajantasaiset metsävaratiedot. Lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin merkit-tävien tietojen pysyvää säilytystä on perusteltu tietojen luonteella, mutta yksityistierekiste-riin merkittävien tietojen ja metsätietojärjestelmän sisältämien pysyvästi säilytettävien tieto-jen pysyvää säilytystä ei ole perusteltu.141
Huoneistotietojärjestelmästä annetun lain (1328/2018) 18.1 §:n mukaan osakehuoneistore-kisterin tiedot säilytetään pysyvästi. Osakehuoneistoreosakehuoneistore-kisterin pysyvää säilytystä on perus-teltu sillä, että kirjaamisjärjestelmän ylläpito edellyttää osakkeeseen kohdistuvien oikeuk-sien ja rajoitusten katkeamatonta kirjaamisketjua, johon on voitava palata niin tuomioistui-men kuin kirjaamisviranomaisen ratkaisutoiminnassa. Kirjaamistuomioistui-menettelyssä ylläpidettyjen tietojen pysyvä säilyttäminen on tarpeen, vaikka tietoja ei käytettäisi aktiivisesti.142
Vihkimisoikeudesta annetun lain (571/2008) 10.1 §:ssä säädetyn vihkimisoikeusrekisterin tiedot säilytetään pysyvästi, jotta avioliiton pätevyyden selvittämiseksi voidaan pitkänkin ajan kuluttua tarvittaessa jälkikäteen varmistua siitä, onko vihkijällä ollut vihkimisoi-keutta.143 Välittäjäkokeen suorittaneiden rekisteristä säädetään kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (1075/2000) 16a §:ssä (279/2013).
140 HE 30/2009, s. 21.
141 HE 30/2009 vp, s. 19; HE 68/2013 vp, s. 29–30;HE 261/2010 vp, s. 37–38.
142 HE 127/2018 vp, s. 63.
143 HE 14/2008 vp, s. 14; LaVM 5/2008 vp, s. 6.
tietojen pysyvää säilyttämistä kiinteistönvälittäjäkokeen ja vuokrahuoneiston välittäjäko-keen suorittaneiden rekisterissä perustellaan rekisterin käyttötarkoitus huomioon ottaen sillä, että välitystehtäviä suorittavien välittäjäkokeessa osoitettu ammattipätevyys tulee olla jälki-käteen tarkistettavissa rekisteristä.144 Myös auktorisoiduista teollisoikeusasiamiehistä anne-tun lain (22/2014) 4.2 §:ssä asiamiestutkintorekisterin ja 18.2 §:ssä asiamiesrekisterin tieto-jen pysyvää säilyttämistä perustellaan tietotieto-jen tarkastettavuudella. Lisäksi tietotieto-jen pysyvää säilyttäminen on perusteltua myös auktorisoiduista teollisoikeusasiamiehistä annetussa laissa säädetyn seuraamusjärjestelmän kannalta.145
Eläintautilain (441/2013) 95.2 §:n mukaan eläintautitapauksia koskeva rekisteri on osa maa-seutuelinkeinohallinnon tietojärjestelmästä annetussa laissa (284/2008, tietojärjestelmälaki) tarkoitettua maaseutuelinkeinohallinnon tietojärjestelmää. Eläintautilain 98.3 §:n mukaan poiketen siitä, mitä tietojärjestelmälain 12 §:ssä säädetään tietojen poistamisesta maaseu-tuelinkeinohallinnon tietojärjestelmästä, eläintautitapausten rekisteriin merkityt tiedot säily-tetään pysyvästi. Tietojen pysyvä säilyttämistä on pidetty välttämätöntä, koska tietoja tarvi-taan vielä vuosikymmenten jälkeen sekä kansainvälisiä selvityksiä että kansallisia tutkimus-tarpeita varten. Lisäksi jotkut taudinaiheuttajat voivat säilyä maaperässä useiden vuosikym-menten ajan.146 Tupakkalain (549/2016) 94.3 §:n mukaan sähkösavukkeiden ja täyttösäiliöi-den ennakkoilmoitus säilytetään pysyvästi. Pysyvää säilytystä on perusteltu tuotteitäyttösäiliöi-den mah-dollisesti aiheuttamilla terveyshaitoilla, jotka saattavat ilmetä vasta vuosikymmenten päästä.147
Väestötietojärjestelmän ja eläintautitapausrekisterin lisäksi myös lupapäätösrekisterin pysy-vää säilytystä on perusteltu tutkimuksen tarpeilla. Kulttuuriesineiden maastaviennin rajoit-tamisesta annetun lain (933/2016) 11.1 §:n mukaan Museovirasto pitää lupapäätösrekisteriä vientilupien myöntämistä ja väliaikaisten maastavientikieltojen tekemistä sekä niiden val-vontaa varten. Lupapäätösrekisterin tietojen pysyvä säilyttäminen on välttämätöntä kansal-lisen kulttuuriperinnön tutkimisen ja kulttuuriperintöä koskevan tiedon tallentamiseksi ja säilyttämiseksi.148 Perustelujen mukaan näyttäisi siltä, että lupapäätösrekisteriä ei olisi syytä
144 HE 196/2012 vp, s. 14.
145 HE 89/2013 vp, s. 41.
146 HE 130/2012 vp, s. 97.
147 HE 15/2016 vp, s. 121.
148 HE 112/2016 vp, s. 28.
säilyttää pysyvästi alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten vaan säilyttää arkistointitarkoituk-sia varten.
Liikenteen palveluista annetun lain 224.2 §:n (301/2018) mukaan liikennevälineen tiedot säilytetään pysyvästi. Liikennevälineiden tietojen pysyvää säilytystä perutellaan sillä, että ajoneuvojen tietoja tarvitaan Liikenteen turvallisuusviraston lakisääteisten tehtävien hoita-miseen vielä pitkään ajoneuvon lopullisen poiston jälkeen. Jos tietojen säilyttämiselle ei sää-detä riittävän pitkää aikaa, voisi Liikenteen turvallisuusviraston perustehtävistä huolehtimi-nen vaarantua. Yhteiskunnallisesti merkittävää tilastointia ja tutkimusta perustuu ajoneuvo-liikennerekisteriin merkittyihin tietoihin. Pitkää historiatietoa tarvitaan esimerkiksi tutkitta-essa ja tilastoitatutkitta-essa ajoneuvokannan päästöarvoja. Säilytettävät tiedot ovat pitkällä aikavä-lillä anonyymeja, koska liikennevälineisiin liittyvät henkilötiedot poistetaan.149
Ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (531/2017) 141.2 §:n mukaan näyttötutkintojen suoritusrekisteriin sovelletaan, mitä ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetun lain (631/1998) 18b §:ssä (507/2016) säädetään tietojen säilytysajasta. Tutkintosuorituksia kos-kevien tietojen pysyvää säilyttämistä näyttötutkintojen suoritusrekisterissä perustellaan tut-kinnon suorittajien oikeusturvalla, ammatillisen tuttut-kinnon suorittamista koskevan tiedon muuttumattomuudella ja sillä, että tiedot saattavat olla edellytyksenä tietyssä ammatissa toi-mimiseen. Tietoa aiemmin suoritetuista tutkinnoista ja tutkinnon osista tarvitaan myös tun-nustettaessa tutkinnon suorittajan osaamista uusien myöhempien tutkintosuoritusten yhtey-dessä.150
Valtakunnallisten opinto- ja tutkintorekistereiden pysyvästi säilytettävistä tiedoista sääde-tään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) 3, 11, 16, 22 ja 27 §:ssä. Tietojen pysyvää säilytystä perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallisessa tietovarannossa perustellaan erityisesti opetuksen, koulutuk-sen tai tutkinnon suorittajan kannalta. Tutkinnon suorittamista koskevia tietoja voidaan tar-vita esimerkiksi työnhaun ja jatkuvan oppimisen näkökulmasta koko kansalaisen elämän ajan. Pysyvää säilytystä perustellaan myös sillä, että Kansallisarkisto on määrännyt
149 HE 145/2017 vp, s. 283.
150 HE 35/2016 vp, s. 15.
, opiskelija- ja tutkintotietojen sähköisen tietojärjestelmän asiakirjatiedot pysyvästi säilytet-täväksi sähköisessä muodossa 4.10.2016 antamallaan päätöksellä.151 Korkeakoulujen haku-rekisteriin sisältyviä opiskelupaikan vastaanottamista koskevien tietojen pysyvää säilyttä-mistä perustellaan ensimmäistä korkeakoulupaikkaa hakevan ensikertalaisuuden todentami-sella ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon tietojen pysyvää säilyttämistä ensim-mäistä korkeakoulupaikkaansa hakevien yhdenvertaisen kohtelun varmistamisella. Oppija-numerorekisteriin tallennettavien tietojen pysyvää säilyttämistä perustellaan sillä, että valta-kunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa tarkoitetuissa rekistereissä ja tietovarannoissa on runsaasti pysyvästi säilytettäviä tietoja.152 Myöhemmin oppijanumero-rekisteriin tallennettavien tietojen pysyvää säilytystä on perusteltu tarpeella jatkuvalle oppi-miselle.153 Ylioppilastutkintorekisterin tietojen pysyvää säilytystä ei ole varsinaisesti perus-teltu vaan on tuotu esille, että ne säilytetään edelleen pysyvästi, millä tarkoitetaan sitä, että rekisteritietoja on olemassa vuodesta 1964 lähtien tutkintokausittain historiarekistereissä.154
Lausunnossaan hallituksen esityksestä eduskunnalle laiksi valtakunnallisista opinto- ja tut-kintorekistereistäperustuslakivaliokunta on kiinnittänyt huomiota siihen, että lakiehdotuk-seen ei sisälly säännöksiä tietojen poistamisesta rekistereistä henkilön kuoleman jälkeen.
Valiokunnan mielestä sivistysvaliokunnan oli syytä arvioida kunkin tiedon osalta pysyvän tallettamisen tarvetta myös rekisteröidyn kuoleman jälkeen ja tarvittaessa täydentää säänte-lyä.155 Sivistysvaliokunta kuitenkin hyväksyi opintosuoritus- ja tutkintotietojen pysyvän säi-lyttämisen hallituksen esityksen mukaisesti. Tätä perusteltiin sillä, että jos tästä poikettaisiin, tulisi tietojen arkistointiin liittyviä lainsäädännöllisiä ja teknisiä näkökohtia selvittää muun muassa tieteellisen tutkimuksen intressien kannalta. Sivistysvaliokunta piti kuitenkin tär-keänä, että vainajan rekisteritietojen säilyttämistä selvitetään tarkemmin osana hankkeen jat-kovalmistelua.156 Viimeisimmässä valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain muutoksessa rekisteritietojen säilyttämistä henkilön kuoleman jälkeen on perusteltu
151 HE 72/2017 vp, s. 37; HE 260/2018 vp, s. 37.
152 HE 72/2017 vp, s. 48–49, 56; HE 44/2012 vp, s. 45.
153 HE 260/2018 vp, s. 31.
154 HE 72/2017 vp, s. 49; HE 59/1998 vp, s. 5–8.
155 PeVL 31/2017 vp, s.6.
156 SiVM 9/2017 vp, s. 4.
kistereissä olevan tiedon arvokkuudella esimerkiksi tutkimuksen sekä koulutuksen arvioin-nin ja seurannan kannalta.157 Lakimuutosta koskevaa hallituksen esitystä ei lähetetty perus-tuslakivaliokunnalle lausunnon antamista varten.
Yksityistierekisterin, metsätietojärjestelmän sisältyvien luonnollisten henkilöiden metsäva-ratietojen ja ylioppilastutkintorekisterin lisäksi myöskään hautarekisterin, tuhkarekisterin, alusrekisterin, luovutusrekisteriin merkittyjen tietojen, kaupanvahvistajan päiväkirjan sekä sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen pysyvää säilytystä ei perusteltu hallituksen esityksissä millään tavoin.158 Perustuslakivaliokunta on antanut lausunnot hallituksen esityksistä hau-taustoimilaiksi, alusrekisterilain muuttamiseksi sekä laiksi Suomen metsäkeskuksen metsä-tietojärjestelmäksi. Perustuslakivaliokunta kiinnitti huomiota siihen, ettei perusteluista käy-nyt ilmi miksi luonnollisiin henkilöihin liittyvien metsävaratietojen pysyvä säilyttäminen metsätietojärjestelmässä on tarpeellista. Hautarekisterin sekä alusrekisterin osalta perustus-lakivaliokunta ei kiinnittänyt huomiota pysyvää säilyttämistä koskevien perustelujen puut-tumiseen vaikka rekisterit sisältävät henkilötietoja.159
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 27.3. §:n mukaan sosiaalihuollon asiakirjat, jotka talle-tetaan sähköisesti asiakastietolaissa tarkoitettuun sosiaalihuollon valtakunnalliseen asiakas-tietovarantoon, säilytetään pysyvästi lukuun ottamatta tositteita. Lisäksi sosiaalihuollon kasasiakirjalain liitteen mukaan pysyvästi säilytetään kotoutumisen edistämisen kaikki asia-kasasiakirjat, lastensuojelun päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset, tiettyjen sosiaa-lihuollon palvelutehtävien (esim.kehitysvammaisten erityishuollon) 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat tai (esim. omaishoidon tuen) päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset. Hallituksen esitystä sosiaalihuollon asiakirjalaiksi ei lähetetty perustus-lakivaliokunnan arvioitavaksi.160 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalakia arvioitiin ensimmäi-sen kerran perustuslakivaliokunnassa vuonna 2019 sittemmin rauenneen lakiehdotukensimmäi-sen yh-teydessä. 161 Tässä lausunnossa, joka on uusin perutuslakivaliokunnan pysyvää säilyttämistä koskeva lausunto, perustuslakivaliokunta ei ole pitänyt sosiaalihuollon asiakirjojen pysyvää
157 HE 260/2018 vp, s. 18.
158 HE 204/2002 vp, s.19, 24; HE 59/2004 vp, s. 28; HE 3/2006 vp, s. 38; HE 30/2009 vp, s. 25; HE 345/2014 vp, s. 48–49.
159 PeVL 71/2002 vp; PeVL 16/2004 vp; PeVL 54/2010 vp, s. 3.
160 HE 345/2014 vp.
161 HE 300/2018 vp.
säilyttämistä perustuslain 10 §:ssä säädetyn yksityiselämän ja henkilötietojen suojan mukai-sena. Sosiaalihuollon asiakirjat sisältävät arkaluonteisia henkilötietoja, joiden säilytysajat on syytä rajoittaa välttämättömään säilytyksen tarkoituksen kannalta.162 Perustuslakivaliokunta on pitänyt arkaluonteisten tietojen säilytysaikaa pitkänä, jos se on kestänyt viisi vuotta.163
Maistraattien eräistä henkilörekistereistä annetun lain (57/2005) 11.1 §:n mukaan avioehto-asioiden-, avoliittoasioiden- ja lahjoitusasioiden rekisteriin merkityt tiedot voidaan säilyttää pysyvästi. Pysyvä säilytys on siten mahdollista, mutta ei pakollista. Esimerkiksi avioehto-asioiden rekisterin tietoja voidaan tarvita vuosikymmeniä rekisteröintihetken jälkeen. Osi-tuskirjan ja lahjoituksen rekisteröinnin osoittamiseen saattaa tulla tarvetta vielä pitkän ajan kuluttua rekisteröintihetkestä eikä ole määriteltävissä aikaa, jonka kuluttua rekisteröi-tyä tietoa ei enää tarvita.164 Mahdollisesta pysyvästä säilyttämisestä säädetään lisäksi huo-neistotietojärjestelmästä annetun lain 18.3 §;ssä, jonka mukaan huoneistotietojärjestelmän tiedot, jotka on käsitelty siten, ettei niitä voida välillisesti tai välittömästi tunnistaa yhtä tai useampaa henkilöä koskeviksi, saadaan säilyttää pysyvästi. Tämä on ainoa pysyvää säilyt-tämistä koskeva säännös, jossa pysyvän säilyttämisen edellytyksenä on se, että ne eivät si-sällä tietoja tunnistettavissa olevista henkilöistä.
Kiinteistörekisteriä ei ole säädetty pysyvästi säilytettäväksi, mutta kiinteistörekisteriasetuk-sen (970/1996) 9.1 §:n mukaan lakanneesta rekisteriyksiköstä on kiinteistörekisterissä säi-lytettävä tietyt kiinteistörekisteriin merkityt tiedot. Osa näistä sisältää henkilötietoja. Lisäksi kiinteistörekisterissä tulee säilyttää kiinteistörekisteriasetuksen voimaan tullessa olleet tie-dot osaluvusta ja manttaalista. Kun säilyttämiselle ei ole asetettu aikamäärettä, tarkoittaa säilyttäminen käytännössä pysyvää säilyttämistä.165 Muulta osin kiinteistörekisterin tietojen säilyttämisestä ei ole säädetty. Lisäksi samankaltaista sääntelytapaa, jonka mukaan tiedot tai asiakirjat on säilytettävä tai säilytetään, käytetään öljyvahinkovastuuasetuksen (852/1996) 14 §:ssä (1213/2018) suomalaisille aluksille ja öljyvahinkoasetuksen 7 §:n nojalla ulkomai-sille alukulkomai-sille annettujen todistusten, eduskunnan työjärjestyksen (40/2000) 63.2 §:ssä
162 PeVL 71/2018 vp, s. 5–6.
163 PeVL 13/2017 vp, s. 6.
164 HE 123/2004, s. 20.
165 Ks. PeVL 51/2002 vp, s. 3; PeVL 22/2014 vp, s. 6–7.
(895/2012) kaikkien äänestyksien tuloksien (895/2012, 63.2 §)166, eduskunnan vaalisäännön (250/2000) 4 §:ssä äänestyslippujen, kirkon vaalijärjestyksen (416/2014) 53.1 §:ssä seura-kuntavaalien sekä 86.1 §:ssä hiippakunnassa järjestettävien vaalien vaalipöytäkirjan ja vaa-lin tulosta koskevien laskelmien säilyttämisestä. Ajoneuvojen yksittäishyväksynnän järjes-tämisestä annetun lain (958/2013) 20.1 §:ssä säädetään yksittäishyväksynnän myöntämistä koskevien asiakirjojen lähettämisestä Liikenne- ja viestintävirastolle säilytettäviksi. Samalla tavoin säännellään ajoneuvojen katsastustoiminnasta annetussa lain 27.1 §:ssä (957/2013) rekisteröinti-, muutos- ja kytkentäkatsastusta koskevien todistusten ja muiden asiakirjojen säilyttämisestä.