Säilytysaikoja koskevan sääntelyn yleisimmässä sääntelytavassa säädetään tietojen poista-misesta tietyn määräajan tai aikamääreen kuluttua (taulukko 6 ja liite). Määräajan laskennan alkaminen on kytketty yleensä miltei aina johonkin tapahtumaan, hetkeen tai merkintään.
Tietojen poistamista koskevan sääntelytavan (N = 180) osuus on noin 39 % säilytysaikoja koskevasta erityissääntelystä. Tietojen poistamista koskeva sääntely kohdistuu aina henki-lötietoihin tai rekistereihin, jotka sisältävät henkilötietoja. Poistamisvelvollisuudella ei tar-koiteta tietojen hävittämistä vaan niiden poistamista aktiivikäyttöisestä rekisteristä (KHO 2017:34). Säilytysaikojen sääntelyssä käytetään yleensä yhtä ja samaa sääntelytapaa, mutta sääntelytapoja voi olla myös kaksi tai useampia (liite). Sen vuoksi taulukon 4 sääntelytapo-jen yhteismäärä (N = 463) on suurempi kuin tietosääntelytapo-jen, asiakirjosääntelytapo-jen ja tietoaineistosääntelytapo-jen säily-tysaikasäännösten yhteismäärä (N = 414). Säilytysaikoja voi olla yksi tai useita. Esimerkiksi metsästyslain (615/1993) 38b §:n 4 momentin (504/2017) mukaan saalisrekisterin sisältämät henkilötiedot poistetaan kymmenen vuoden kuluttua sen vuoden päättymisestä, jonka aikana
118 HE 242/2018 vp, s. 32, 35–36; HE 241/2018 vp, s. 18–19, 31; HE 259/2018 vp, s. 16, 20.
119 HE 13/2018 vp, s. 17–19.
henkilö on antanut viimeisen saalisilmoituksen. Sen sijaan rikosrekisterilain (770/1993) 10.1
§:n (654/2004, 331/2011) mukaan tietyt rangaistustiedot poistetaan joko 5 vuoden, 10 vuo-den tai 25 vuovuo-den kuluttua lainvoiman saaneen tuomion antamispäivästä. Rikosrekisterilain 10.2 §:n (523/2001) mukaan kaikki henkilöä koskevat tiedot poistetaan rikosrekisteristä sil-loin, kun asianomainen henkilö on kuollut tai hänen syntymästään on kulunut 90 vuotta.
Toiseksi yleisimmässä sääntelytavassa tietoja, asiakirjoja tai tietoaineistoja säilytetään jokin tietty määräaika. Esimerkiksi tilintarkastuslain (1141/2015) 6 luvun 8 §:n 3 momentissa sää-detään tilintarkastustutkintorekisteriin tallennettujen tietojen säilyttämisestä 50 vuoden ajan ja menettelystä neuvoa-antavissa kansanäänestyksissä annetun lain (571/1987) 7 §:ssä ää-nestyslippujen säilyttämisestä viiden vuoden ajan äänestyksen toimittamisesta. Määräai-kaista säilyttämistä koskevan sääntelyn osuus on noin 29 % (N = 133) säilytysaikasäänte-lystä (taulukko 6 ja liite).
Taulukko 6: Säilytysaikoja koskevan erityissääntelyn lukumäärät ja suhteelliset osuudet sääntelyta-voittain.
Sääntelytapa N %
Poistetaan tietyn määräajan tai aikamääreen kuluttua 180 38,7
Säilytetään tietty määräaika 133 29,0
Tarpeellisuusvaatimus: säilytetään niin kauan kuin se on laissa säädetyn pe-rusteen mukaan tarpeellista tai välttämätöntä / poistettava, kun käsittelylle ei ole lakisääteistä perustetta tai käsittelyn tarvetta
45 9,7
Säilytetään tietyn määräajan, ellei arkistolaitos ole määrännyt pysyvästi säi-lytettäviksi
11 2,4
Hävitetään tietyn käyttötarkoituksen tai tarpeen päätyttyä 31 6,7
Hävitetään tietyn määräajan kuluttua 15 3,2
Hävitetään tai arkistoidaan tietyn määräajan kuluttua 6 1,3
Säilytetään pysyvästi tai voidaan säilyttää pysyvästi 35 7,5 Säilytetään / on säilytettävä / tulee säilyttää / lähetetään säilytettäväksi 7 1,5
Yhteensä 463 100,0
Yhteensä 8 henkilörekisterin ja kahden muun henkilötiedon osalta säädetään sekä tietojen poistamisesta, että säilyttämisestä (liite). Esimerkiksi siviilihenkilöstön osallistumisesta krii-sinhallintaan annetun lain (1287/2004) 20 §:n mukaan asiantuntijarekisteriin talletetut tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua rekisteröitymisestä, jollei henkilö halua, että häntä kos-kevat tiedot poistetaan aikaisemmin. Tässä laissa tarkoitetussa palvelussuhteessa olevan tai
olleen henkilön tietoja säilytetään rekisterissä kuitenkin kahden vuoden ajan viimeisen pal-velussuhteen päättymisen jälkeen.
Tietojen poistamisella tietyn määräajan kuluttua tai tietojen ja asiakirjojen säilyttämisellä tiettyyn määräaikaan asti tarkoitetaan säilytysajan kannalta samaa asiaa. Se ero näillä sään-telytavoilla kuitenkin on, että tietojen poistamista koskeva sääntely sisältää melko usein säännöksiä tietojen enimmäissäilytysajasta ja tietojen ja asiakirjojen säilyttämistä koskeva sääntely säännöksiä tietojen vähimmäissäilytysajasta. Henkilötietojen poistamista koske-vassa sääntely sisältää yhteensä yli kolmanneksen (N = 63) osalta säännöksiä ajankohdasta tai ajankohdista, jolloin poistamisen tulee viimeistään tapahtua. Esimerkiksi kasvinjalosta-janoikeudesta annetun lain (1279/2009) 23.2 §:n mukaan Eviran pitämästä kasvinjalostaja-rekisteristä poistetaan luonnollisen henkilön henkilötiedot viimeistään kymmenen vuoden kuluessa siitä, kun kasvinjalostajanoikeuden voimassaolo on lakannut.
Vähimmäissäilytysaikoja koskevaa sääntelyä on yhteensä 20 henkilötiedosta ja 13 asiakir-jasta. Esimerkiksi Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalve-luista annetun lain (661/2009, väestötietojärjestelmälaki) 53.3 §:n mukaan Väestörekisteri-keskuksen on säilytettävä käyttäjärekisteriin talletetut tiedot vähintään kaksi vuotta käyttö-oikeuden päättymisestä. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 124.3 §:n mukaan hankintayksikön on säilytettävä hankintamenettelyn asiakir-jat vähintään kolmen vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä. Tietojen poistamista koskevaan sääntelyyn sisältyy myös muutamia säännöksiä vähimmäissäilytysajasta. Henki-lötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 32.2 ja 33.3 §:ssä säädetään rikosasian tietojen poistamisen aikaisimmasta (”aikaisintaan”) ajankohdasta. Samalla tavoin rikosasi-oiden tietojen aikaisimmasta poistamisajankohdasta säännellään myös henkilötietojen käsit-telystä Rajavartiolaitoksessa annetun lain 42.2 ja 42.3 §:ssä sekä henkilötietojen käsitkäsit-telystä Tullissa annetun lain 27.2 ja 27.3 §:ssä.
Hätäkeskustoiminnasta annettu laki (692/2010) on ainoa säädös, jossa säädetään toisaalta siitä, miten pitkän aikaa samoja tietoja tulee vähintään säilyttää ja toisaalta siitä, milloin sa-mat tiedot tulee viimeistään poistaa. Hätäkeskustoiminnasta annetun lain 22.3 §:n mukaan hätäkeskuslaitoksen on säilytettävä käyttäjärekisteriin talletetut tiedot vähintään kaksi vuotta käyttöoikeuden päättymisestä. Tiedot poistetaan viimeistään kymmenen vuoden kuluttua
käyttöoikeuden lakkaamisesta. Hätäkeskustoiminnasta annetun lain 24.2 §:ssä säädetään li-säksi lokirekisterin sekä 25.2 §:ssä (174/2015) hätätekstiviestin käyttäjärekisterin vähim-mäis- ja enimmäissäilytysajasta.
Eräiden rekistereiden osalta on säädetty konkreettisia määräaikaisia säilytysaikoja myös re-kistereistä poistetuille tiedoille (N = 6). Henkilötietojen käsittelystä Rikosseuraamuslaitok-sessa annetun lain (1069/2015) 36.1 §:n mukaan rikosseuraamuslaitoksen tietokannasta poistetuista täytäntöönpanorekisterin, yhdyskuntaseuraamusrekisterin sekä valvonta- ja toi-mintarekisterin tiedoista muodostetaan pysyvästi säilytettävien tietojen hakemisto. Nimes-tään huolimatta hakemisto ei ole pysyvästi säilytettävä. Tieto poistetaan hakemistosta 50 vuoden kuluttua siitä, kun henkilö on viimeksi vapautunut Rikosseuraamuslaitoksen yksi-köstä tai lopettanut yhdyskuntaseuraamuksen suorittamisen. Hakemiston tietojen käsitte-lyyn ovat oikeutettuja virkamiehet, joiden virkatehtäviin tämä kuuluu.120
Verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20c §:n 3 momentin (793/2014) mukaan tiedot verovelkarekisterin rekisterimerkinnöistä on säilytettävä viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona verovelkaa tai ilmoittamisvelvollisuuden laiminlyön-tiä koskeva tieto on poistettu rekisteristä. Eläintenpitokieltorekisteristä annetun lain (21/2011) 7 §:n mukaan, jos eläintenpitokieltoa koskeva päätös on muutoksenhaun johdosta kumottu, tai kun kielto on päättynyt, poistetaan tiedot eläintenpitokieltorekisteristä ja siirre-tään Oikeusrekisterikeskuksen ylläpitämään arkistohakemistoon, josta tiedot on poistettava viimeistään viiden vuoden kuluttua eläintenpitokiellon päättymisestä. Arkistohakemistoa ei nimestään huolimatta pidetä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia vaan viranomais-tarpeita varten.121 Velkajärjestelyrekisteristä annetun lain (368/2017) 7.1 §:n mukaan Oi-keusrekisterikeskuksen on arkistoitava velkajärjestelyrekisteristä poistetut tiedot kymmenen vuoden ajan siitä, kun tiedot on poistettu rekisteristä. Tietojen arkistoimista kymmeneksi vuodeksi on perusteltu sillä, että aikaisempi velkajärjestely muodostaa esteen uudelle velka-järjestelylle. Tietoa tarvitsevat useimmiten tuomioistuimet velkajärjestelyn myöntämisen
120 HE 292/2014 vp, s. 27.
121 HE 97/2010 vp, s. 37.
edellytysten selvittämiseksi.122 Myöskään tässä tapauksessa ei ole kyseessä tietojen säilyttä-minen myöhempää arkistointitarkoitusta varten, koska tietojen säilyttäsäilyttä-minen edellyttää re-kisteröidyn tunnistamista.123
Tietojen säilyttämisestä niin pitkään kuin se on tarpeellista tai välttämätöntä laissa säädetyn perusteen ja/tai käyttötarkoituksen kannalta, sääntelytapaa käytetään noin joka kymmenen-nen (N = 45) tiedon tai asiakirjan osalta (taulukko 6 ja liite). Esimerkiksi tilastolain (280/2004) 10a §:n (361/2013) mukaan tilastoviranomainen ja tilastoja laativa muu viran-omainen saa säilyttää tilastotarkoituksiin keräämänsä tiedot niin kauan kuin se on tämän lain tarkoituksen toteuttamisen kannalta välttämätöntä, jollei tietojen säilyttämisestä säädetä toi-sin edellä tarkoitettua viranomaista koskevassa muussa laissa. Tarpeellisuus- tai välttämät-tömyyssääntelyä käytetään yhteensä 24 kertaa muun säilytysaikasääntelyn ohella. Esimer-kiksi henkilötietojen käsittelystä poliisitoiminnassa annetun lain 33 §:n 1–5 momentissa sää-detään rikosasiaan liittyvien henkilötietojen poistamisesta tietyn ajankohdan jälkeen. Edellä 1–5 momentissa tarkoitetut rikosasiaan liittyvät henkilötiedot saadaan kuitenkin säilyttää edelleen, jos ne ovat tarpeen tutkinnallisen, valvonnallisen tai muun perustellun syyn vuoksi tai rekisteröidyn, muun asianosaisen tai poliisin henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaa-miseksi. Henkilötietojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuutta on arvioitava vähintään vii-den vuovii-den välein (PHtL 33.7 §).
Sääntelytapaa, jossa asiakirjat säilytetään tietyn määräajan, ellei Kansallisarkisto ole mää-rännyt niitä pysyvästi säilytettäviksi, käytetään 11 asiakirjakokonaisuuden osalta (taulukko 6 ja liite). Työntekijän eläkelain (395/2006) 218 §:n (1097/2008) mukaan eläkelaitoksen ja Eläketurvakeskuksen on säilytettävä eläketurvan järjestämiseen ja eläkeasiaan liittyvät asia-kirjat siten kuin arkistolaissa säädetään. Jos Kansallisarkisto ei ole määrännyt säilytettäväksi edellä tarkoitettuja asiakirjoja pysyvästi, eläkelaitoksen tai Eläketurvakeskuksen on säilytet-tävä eläketurvan järjestämiseen ja eläkeasiaan liittyviä asiakirjoja tiettyjä määräaikoja.124 Vastaavan kaltaista sääntelytapaa käytetään myös merimieseläkelain (1290/2006) 228 §:ssä
122 HE 12/2017 vp, s. 49.
123 Ks. Ouli – Voutilainen 2019, s. 56.
124Yrittäjän eläkelain (1272/2006) 160 §:n mukaan Eläkelaitoksen ja Eläketurvakeskuksen on säilytettävä tä-män lain mukaisen eläketurvan järjestämiseen sekä eläke- ja ryhmähenkivakuutusasiaan liittyvät asiakirjat siten kuin arkistolaissa (831/1994) ja työntekijän eläkelain 218 §:ssä säädetään. Samalla tavalla säännellään Maatalousyrittäjän eläkelain (1280/2006) 153 §:ssä.
(1103/2008), meriliikenteessä käytettävien alusten kilpailukyvyn parantamisesta annetun lain (1277/2007) 25.1 §:ssä, työtapaturma- ja ammattitautilain (459/2015) 275 §:ssä, maata-lousyrittäjän työtapaturma- ja ammattitautilain (873/2015) 174 §:ssä, työttömyysetuuksien rahoituksesta annetun lain (555/1998) 26d §:ssä (542/2012) ja liikennevakuutuslain (460/2016) 85 §:ssä. Tämän kaltainen sääntely ei vastaa tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdassa säädettyä erittelyä henkilötietojen säilyttämisestä tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten ja henkilötietojen mahdollista pidempää säilyttämisestä, jos henkilötietoja käsitellään ainoastaan yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tie-teellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten. Lisäksi asia-kirjojen säilyttämisestä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten ei säädetä pel-kästään arkistolaissa vaan myös tietosuoja-asetuksessa, tietosuojalaissa sekä sähköisestä asi-oinnista viranomaisessa annetussa laissa.
Maatalousyrittäjien lomituspalvelulain (1231/1996) 45b §:n (1663/2015) mukaan lomitus-palvelun myöntämiseen, järjestämiseen ja korvaamiseen liittyvät asiakirjat on säilytettävä kymmenen kalenterivuotta lomituspalvelun myöntämisestä, jollei arkistolaitos ole määrän-nyt niitä pysyvästi säilytettäviksi. Poronhoitajien sijaisavusta annetun lain (1238/2014) 23
§:n mukaan sijaisavun myöntämiseen ja korvaamiseen liittyvät asiakirjat on säilytettävä maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksessa125 säädetyn ajan126, jollei Kansallisarkisto ole määrännyt niitä pysyvästi säilytettäviksi. Samankaltaisesti ryhmäpoikkeusasetukseen ja Kansallisarkiston määräyksenantovaltuuteen viitataan myös turkistuottajien lomituspalve-luista annetun lain (1264/2009) 39a §:ssä (1664/2015). Myöskään tällainen sääntely ei vastaa tietosuoja-asetuksessa olevaa sääntelyä, jossa on eriytetty toisistaan henkilötietojen säilyttä-minen tietojenkäsittelyn toteuttamista ja arkistointitarkoituksia varten.
Säilytysaikoja koskeva sääntely sisältää yhteensä 47 tiedon tai asiakirjan osalta sääntelyä hävittämisestä tietyn käyttötarkoituksen tai tarpeen päätyttyä (N = 32) tai tietyn määräajan jälkeen (N = 15) ilman, että sääntely sisältää säännöksiä samojen tietojen poistamisesta ja
125 Komission asetus (EU) N:o 702/2014, annettu 25 päivänä kesäkuuta 2014, tiettyjen maa- ja metsätalous-alan ja maaseutualueiden tukimuotojen toteamisesta sisämarkkinoille soveltuviksi Euroopan unionin toimin-nasta tehdyn sopimuksen 107 ja 108 artiklan mukaisesti (EUVL, N:o L 193, 1.7.2014, s. 1–75).
126 Maatalousalan ryhmäpoikkeusasetuksen 13 artiklan mukaan jäsenvaltioiden on säilytettävä yksityiskoh-taista asiakirja-aineistoa, joka sisältää tarvittavat tiedot ja asiakirjatodisteet, joiden perusteella voidaan vah-vistaa, että kaikki ryhmäpoikkeusasetuksessa säädetyt edellytykset täyttyvät. Asiakirja-aineisto on säilytet-tävä 10 vuoden ajan siitä päivästä alkaen, jolloin tukijärjestelmän viimeinen tuki myönnettiin.
säilyttämisestä ennen niiden hävittämisestä (taulukko 6 ja liite). Esimerkiksi Kansalaisaloi-telain (22/2012) 12.3 §:n mukaan Väestörekisterikeskuksen on hävitettävä hallussaan olevat kannatusilmoitukset viiden vuoden kuluttua 9 §:n nojalla tekemästään päätöksestä. Pien-työnantajan maksu- ja ilmoituspalvelujärjestelmästä annetun lain (685/2004) 2a §:n 3 mo-mentin (830/2014) mukaan verohallinnon on hävitettävä vuosittain palvelujärjestelmään ve-rotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 17 §:n 6 momentin nojalla siirretyt tarpeettomat ennakonpidätystiedot. Tartuntatautilain 39.2 §:n mukaan ta-pauskohtaisen rekisteri on hävitettävä heti, kun se ei enää ole välttämätön tartuntataudin tor-junnan kannalta.
Erityissääntelyä tietojen ja asiakirjojen hävittämisestä sen jälkeen, kun säilytysaika on päät-tynyt, on yhteensä 9 tiedon tai asiakirja osalta (taulukko 7). Esimerkiksi nimikirjalain (1010/1989) 8.1–2 §:ssä säädetään erilaisten rangaistustietojen poistamisajoista ja 8.4 §:ssä hävittämisestä. Nimikirjalain 8.4 §:n mukaan rangaistustieto on hävitettävä sen jälkeen, kun se on poistettu nimikirjasta. Potilasasiakirja-asetuksen 23.2 §:n mukaan potilasasiakirjat on hävitettävä, kun niiden säilytysaika on päättynyt tai sen jälkeen, kun säilytetyt potilasasia-kirjat eivät enää ole välttämättömiä potilaan hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi.
Taulukko 7: Asiakirjojen ja tietojen hävittämistä koskevat säännökset sen jälkeen, kun säilytysaika on päättynyt.
Hävitettävät asiakirjat / hävitettävät tiedot
Säädös ja pykälä
rangaistustiedot nimikirjasta nimikirjalaki (1010/1989) 8.4 § potilasasiakirjat laki potilaan asemasta ja oikeuksista
(785/1992) 12.1 § etuuksien rahoituksen järjestämiseen,
työttömyysvakuutusmaksuihin ja oma-vastuumaksuihin liittyvät asiakirjat
laki työttömyysetuuksien rahoituksesta (555/1998) 26d §:n 2 momentti (522/2018) työttömyysvakuutusrekisterin
henkilö-tiedot
tiedonvälityksessä käytettävät lomak-keet
laki työsuojeluhenkilörekisteristä (1039/2001) 4 §
tapahtumailmoitus laki metsähallituksen erävalvonnasta (1157/2005) 17.4 §
potilasasiakirjat sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilas-asiakirjoista (298/2009) 23.2 §
tilastotarkoituksiin kerätyt tiedot tilastolaki (280/2004) 10a § (361/2013) koulutuksen suorittajia koskevat
henki-lötiedot
laki liikenteen palveluista (320/2017) 38 § (301/2018)