Tietojen arkistoinnista sen jälkeen, kun säilytysaika on päättynyt, säännellään neljässä sää-döksessä: sähköisestä lääkemääräyksestä annetussa laissa (61/2007), siviilipalvelulaissa (1446/2007), valmiuslaissa (1552/2011) ja ulkomaalaisrekisteristä annetussa laissa (1270/1997). Sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain 19.2 §:n (251/2014) mukaan re-septikeskuksessa olevat tiedot siirretään 30 kuukauden määräajan jälkeen erilliseen resep-tiarkistoon. Reseptiarkistossa olevat tiedot säilytetään 20 vuotta. Reseptiarkiston tietoja hyö-dynnetään potilaan hoidossa,lääkkeiden haittavaikutusten ja mahdollisten lääkevahinkojen selvittämisessä. terveydenhuollon ammattihenkilöiden valvonnassa sekä tieteellisessä tutki-muksessa.167 Siviilipalveluslain 92.1 §:n (579/2019) mukaan siviilipalvelusvelvollista kos-kevat 90 §:n 1 momentissa tarkoitetut tiedot ja 90 §:n 2 momentissa tarkoitetut lääkärintar-kastuskorttiin merkittävät tiedot poistetaan siviilipalvelusrekisteristä sen vuoden lopussa, jona siviilipalvelusvelvollinen täyttää 60 vuotta. Tiedot siirretään tällöin Kansallisarkistoon.
Valmiuslain 103.5 §:n mukaan työvelvollisuusrekisteristä poistettavat tiedot arkistoidaan.
Näitä tietoja saatettaisiin tarvita myöhemmin, ehkä vasta kymmenien vuosien kuluttua, esi-merkiksi eläkkeen kertymistä tai työperäisiä sairauksia selvitettäessä.168 Kun tietoja tarvitaan luonnollisen henkilön etujen ja oikeuksien toteuttamiseksi sekä oikeusturvan
166 Äänestystulokset kaikista äänestyksistä säilytetään eduskunnan arkistossa, jossa ne ovat esimerkiksi tutki-joiden käytettävissä. PNE 1/1999 vp, s. 38.
167 HE 250/2006 vp, s. 20, 30; HE 219/2013 vp, s. 34, 42.
168 HE 3/2008 vp, s.83.
miseksi, ei poistettujen tietojen säilyttämistä voida pitää tietojen säilyttämisenä arkistointi-tarkoituksia varten. Ulkomaalaisrekisteristä annetun lain 9.1 §:n (1215/2013) mukaan ulko-maalaisrekisteristä poistettavat tiedot arkistoidaan Ulkoulko-maalaisrekisteristä poistettujen tie-tojen arkistointia tiedonhaun mahdollistavalla tavalla tarvitaan, koska tietyt muut tiedontar-peet saattaisivat edellyttää tietojen viittä vuotta pidempää saatavilla oloa169. Myöskään tässä tapauksessa ei kyseessä näyttäisi olevan tietojen säilyttäminen arkistointitarkoituksia varten.
Sääntelyä, jossa ei säädetä ensin säilyttämisestä vaan ainoastaan arkistoinnista, on yhteensä 19 asiakirjasta tai tietoaineistosta (taulukko 9). Näistä 11 asiakirjan ja tietoaineiston osalta sääntely tapahtuu lakitasoisesti ja kahdeksan osalta asetuksella. Esimerkiksi sekä oikeuden-käymiskaaren (4/1734) 24 luvun 9 momentin 2 §:n (768/2002) että oikeudenkäynnistä rikos-asioissa annetun lain (689/1997) 8 §:n mukaan (769/2002) käräjäoikeuden tuomiot ja erilli-siksi asiakirjoiksi laaditut päätökset arkistoidaan liittämällä ne asiakirjavihkoon. Lisäksi asiakirjavihkojen arkistoinnista säädetään yrityskiinnitysasetuksen (778/1985) 6.3 §:ssä (246/1991) sekä lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä annetun asetuksen (960/1996) 18.3 §:ssä.
Eräiden kuolemaan johtaneiden tapahtumien tutkinnasta annetun lain (662/2008) 12.2 §:n ja turvallisuustutkintalain (525/2011) 37:n mukaan tutkintalautakunnan ja tutkintaryhmän teh-tävien hoitoa varten annetut ja laaditut asiakirjat järjestetään arkistoitaviksi Onnettomuus-tutkintakeskukseen.
169 HE 206/1997 vp, s. 15.
Taulukko 9: Arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskeva sääntely.
Arkistoitavat asiakirjat / tietoai-neistot
Säädös ja pykälä
asiakirjavihkot yrityskiinnitysasetus (778/1985) 6.3 § (246/1991)
asiakirjavihkot asetus lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä (960/1996) 18.3 §
valiokunnan pöytäkirjat ja erillisiksi asiakirjoiksi laaditut päätökset
eduskunnan työjärjestys (40/2000) 43.2 § käräjäoikeuden tuomiot ja erillisiksi
asiakirjoiksi laaditut päätökset
oikeudenkäymiskaari (4/1734) 24:9.2 (768/2002)
käräjäoikeuden tuomiot ja erillisiksi asiakirjoiksi laaditut päätökset
laki oikeudenkäynnistä rikosasioissa (689/1997) 8 § (769/2002)
taltio ja asiakirjat korkeimman oikeuden työjärjestys (756/2006) 21.2 §
luovutussuostumus laki hedelmöityshoidoista (1237/2006) 17.2 § lautakunnan tehtävien hoitoa varten
annetut ja laaditut asiakirjat
laki eräiden kuolemaan johtaneiden tapahtumien tutkinnasta (662/2008) 12.2 §
työllistymissuunnitelma valtioneuvoston asetus julkisesta työvoimapal-velusta (1344/2002) 4a § (332/2010)
tutkintaryhmän tehtävien hoitoa var-ten annetut ja laaditut asiakirjat
turvallisuustutkintalaki (525/2011) 37 § työllistymissuunnitelma tai sitä
kor-vaava suunnitelma
valtioneuvoston asetus julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (1073/2012) 5 §
mitätöity panttikirja asetus lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä (960/1996) 22 § (821/2013)
tukihakemus liitteineen laki maaseudun kehittämisen tukemisesta (28/2014) 35.4 §
mittauspöytäkirja laki puutavaran mittauksesta (414/2013) 32.3 § (566/2014)
tukihakemus laki maatalouden rakennetuista (1476/2007)
29.3 § (1187/2014)
kirkon yhteinen jäsenrekisteri kirkkolaki (1054/1993) 16:6a (1498/2015) tukihakemus laki porotalouden ja luontaiselinkeinojen
raken-netuista (986/2011) 48.3 § (1676/2015)
asiakirjat korkeimman hallinto-oikeuden työjärjestys
(1206/2016) 13.2 § tutkintaselostukset ja niihin liittyvät
asiakirjat
laki tie- ja maastoliikenneonnettomuuksien tut-kinnasta (1512/2016) 12.2 §
rahastoyhtiön ja ulkomaisen ETA-ra-hastoyhtiön ilmoitus ja sen liitteenä olevat asiakirjat finanssivalvonnalle
sijoitusrahoituslaki (213/2019) 7.5 §
Säännöksiä sähköisestä arkistoinnista sisältyy kuuteen säädökseen. Kirkkolain (1054/1993) 16 luvun 6 a §:n 5 kohdan (1498/2015) mukaan kirkkohallitus vastaa kirkon yhteisen jäsen-rekisterin tietojen sähköisestä arkistoinnista. Maatalouden rakennetuista annetun lain (1476/2007) 29.3 §:ssä (1187/2014) ja porotalouden ja luontaiselinkeinojen rakennetuista annetun lain (986/2011) 48.3 §:ssä (1676/2015) säädetään tukihakemusten arkistoimisesta
sähköisenä, jollei erityisestä syystä muuta johdu. Maaseudun kehittämisen tukemisesta an-netun lain (28/2014) 35.4 §:n mukaan muutoin kuin sähköisesti tehtyä hakemusta tai sen liitettä ei arkistoida, jollei siihen ole erityistä syytä. Sijoitusrahastolain (213/2019) 22 luvun 7 §:n 5 momentin mukaan Finanssivalvonnan on arkistoitava sähköisesti rahastoyhtiön il-moitus ja sen liitteenä olevat asiakirjat sekä 23 luvun 1 §:n 6 momentin mukaan notifikaa-tioilmoitus ja siihen liittyvät asiakirjat. Julkisesta työvoimapalvelusta annetun valtioneuvos-ton asetuksen (332/2010) 4a §:n (332/2010) mukaan työ- ja elinkeinotoimisvaltioneuvos-ton kappale työl-listymissuunnitelmasta tai sitä korvaavan suunnitelman toimintasuunnitelmaosio arkistoi-daan sähköisesti työhallinnon asiakaspalvelun tietojärjestelmään. Samalla tavoin säännel-lään lisäksi Julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun valtioneuvoston asetuksen (1073/2012) 5 §:ssä vastaavien asiakirjojen säilyttämisestä työ- ja elinkeinotoimiston asia-kastietojärjestelmässä.
Asiakastietolain 14.1 §:n mukaan Kansaneläkelaitos hoitaa terveydenhuollon palvelujen an-tajien lukuun terveydenhuollon valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin kuuluvaa poti-lasasiakirjojen säilytystä ja käyttöä varten olevaa arkistointipalvelua. Arkistointipalveluun voidaan tallentaa potilasasiakirjojen lisäksi myös muita terveydenhuollon järjestämiseen ja tiedonhallintaan liittyviä asiakirjoja. Kansaneläkelaitos hoitaa sosiaalihuollon palvelunanta-jien lukuun arkistointipalvelua sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytystä varten sekä hoi-taa arkistointipalvelussa luovutuslokirekistereiden säilytyksen sekä voi huolehtia käyttölo-kirekisterien säilytyksestä. Arkistointipalvelu ei nimestään huolimatta tarjoa potilasasiakir-jojen, muiden terveydenhuollon asiakirpotilasasiakir-jojen, sosiaalihuollon sekä lokirekistereiden arkis-tointipalvelua vaan säilyttämisen palvelua alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Tämän vuoksi arkistointipalveluun sisältyviä asiakirjoja ei myöskään ole sisällytetty taulukkoon 9.
Yhteensä neljän rekisterin ja yhden tietoaineiston tietoja säilytetään pysyvästi siten kuin ar-kistolaitos (Kansallisarkisto) erikseen määrää. Lisäksi yhden tietoaineiston tietoja voidaan säilyttää pysyvästi siten kuin arkistolaitos (Kansallisarkisto) erikseen määrää. Sääntelytapa
”voidaan säilyttää” tarkoittaa sitä, että pysyvästi säilyttäminen ei ole pakollista vaan mah-dollista.
Työterveyslaitoksen toiminnasta ja rahoituksesta annetun lain (159/1978) 2a §:n (52/2006) mukaan tutkimus- ja selvitystoiminnan lähdeaineistona arvokkaat altistumismittausten re-kistereiden sekä työperäisten sairauksien rekisterin tiedot säilytetään pysyvästi siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Syöpäsairauden vaaraa aiheuttaville aineille ja menetelmille ammatissaan altistuvien rekisteristä annetun lain (717/2001) 5 §:n mukaan rekisterinpitäjän on säilytettävä rekisteritietoja ASA-rekisterissä 80 vuotta viimeisen tiedon merkitsemisestä.
Vaikutusten arvioinnin ja seurannan kannalta tarpeelliset tai tutkimuksen lähdeaineistona muusta syystä arvokkaat rekisterin tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi siten kuin arkisto-laitos erikseen määrää. Lain esitöiden mukaan kyse ei ole alkuperäiseen käyttötarkoitukseen säilytettävistä pysyvästi säilytettävistä tiedoista vaan arkistoitavista tiedoista.170 Sosiaali-huollon asiakasasiakirjalain 27.3. §:n mukaan muut kuin tämän lain liitteessä mainitut pa-peri- tai muussa säilytysmuodossa olevat asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin arkistolaitos arkistolain 8 §:n 3 momentin nojalla määrää. Kuolemansyyn selvittämisestä an-netussa lain (459/1973) 1.4 §:n (1065/2009) mukaan kuolemansyyn selvittämistä koskevat asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot voidaan säilyttää pysyvästi. Siitä mitkä kuoleman-syyn selvittämistä koskevien asiakirjoihin sisältyvistä tiedoista säilytetään pysyvästi, määrää Kansallisarkisto arkistolain 8.3 §:n mukaisesti.171 Kuten alajaksossa 2.3 on tuotu esille, Kan-sallisarkiston määräysvalta ei tosiasiallisesti koske sitä, mitkä tiedot ovat pysyvästi säilytet-täviä vaan sitä, mitkä asiakirjat tai niihin sisältyvät tiedot ovat arkistoitavia.
Tietojen hävittämisestä tai mahdollisesta arkistoinnista Kansallisarkiston määräyksellä säi-lytysajan päättymisen jälkeen säännellään tilastolaissa (280/2004) ja terveyden ja hyvinvoin-nin laitoksesta annetussa laissa (668/2008). Tilastolain 10a §:n (361/2013) mukaan tutkimus- ja kehittämiskeskus saa säilyttää tunnistetietoja sisältäviä tietoja niin kauan kuin se on tämän lain tarkoituksen toteuttamisen kannalta välttämätöntä, jollei tietojen säilyttämisestä säädetä toisin edellä tarkoitettua viranomaista koskevassa muussa laissa. Tämän jälkeen tiedot on hävitettävä yhden vuoden kuluessa, jollei Kansallisarkisto arkistolain nojalla määrää tietoja
170 HE 38/2001 vp, s. 6.
171 HE 151/2009 vp, s. 19.
säilytettäviksi pysyvästi. Samankaltaisesti hävittämisestä tai mahdollisesta pysyvästä säilyt-tämisestä Kansallisarkiston määräyksellä säännellään myös terveyden ja hyvinvoinnin lai-toksesta annetun lain 5b §:n 1 momentissa (553/2019)172.
Arkistoja koskevaa erityissääntelyä on evankelisluterilaisten seurakunnan arkistosta sekä ta-savallan presidentin arkistosta. Kirkkojärjestyksen (1055/1991) 16 luvun 1 §:n 5 momentin (792/2008) mukaan evankelisluterilaisen seurakunnan arkistoon kuuluvat manuaaliset kir-konkirjat, arkisto- ja kirjastoluettelot ja ne muut asiakirjat, jotka seurakunnan tehtävien joh-dosta ovat sille saapuneet tai sen toiminnan tuloksena syntyneet. Ortodoksisesta kirkosta annetun lain (985/2006) 95 § sisältää informatiivinen viittaussäännöksen, jonka mukaan kir-kon, seurakuntien ja luostarien arkistoista on voimassa, mitä arkistolaissa säädetään. Viit-taussäännös on turha, koska arkistolain 1 §:n 5 kohdan mukaan arkistolakia sovelletaan or-todoksista kirkkokuntaan ja sen seurakuntiin.
Tasavallan presidentin kansliasta annetun lain (100/2012) 84 §:n mukaan tasavallan presi-dentin kanslian arkistoon sovelletaan, mitä arkistolaissa säädetään. Samalla tavoin säännel-lään Kansallisgalleriasta annetussa lain (889/2013) 32.3 §:ssä Kansallisgallerian toiminnassa muodostuviin arkistoihin. Kansallisgalleriasta annetun lain 32.2 §:n säännös on informatii-vinen viittaussäännös. Sen sijaan Tasavallan presidentin kansliasta annetun lain (100/2012) 84 §:n säännös on aineellisoikeudellinen viittaussäännös, koska arkistolain 1.3 §:n mukaan Tasavallan presidentin arkistoista säädetään erikseen.173
Tasavallan presidentin kansliasta annetun lain 84 §:n mukaan Tasavallan presidentin asetuk-sella voidaan antaa tarkempia säännöksiä arkistoon kuuluvista asiakirjoista sekä asiakirjojen laatimisesta, säilyttämisestä ja käytöstä. Tasavallan presidentin arkistosta annetun Tasaval-lan presidentin asetuksen (151/2015, presidentin arkistoasetus, TPAA) 1.1 §:n mukaan Ta-savallan presidentin arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka presidentintoimen hoidossa ovat
172 Terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annetun lain kumoamisesta annetulla lailla (561/2019) kumottiin terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annettu laki (556/1989). Sa-malla kumoutui lain nojalla annettu asetus terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (774/1989).
Niissä säädetyistä tehtävistä ja tietojen käsittelystä säädetään Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta annetussa laissa. HE 159/2017 vp, s. 167. Samalla poistuivat Terveydenhuollon valtakunnallisia henkilörekistereitä kos-kevan lainsäädännön perustuslainvastaisuudet, joihin apulaisoikeuskansleri oli aikaisemmin puuttunut (AOKA 10.2.2014 dnro 628/1/2012).
173 Lainkirjoittajan opas, kohta 12.2.2 Aineelliset viittaukset.
hänelle saapuneet tai sen tuloksena syntyneet. Arkistoon kuuluvat myös tasavallan presiden-tin esittelijöiden laatimat asiakirjat niiltä osin, kuin ne koskevat presidenpresiden-tintoimen hoitoa.
Tasavallan presidentin arkistoon kuuluvat myös muiden kuin virassa olevan presidentin asia-kirjat (TPAA 1.2 §). Arkistoa on hoidettava siten, että se ensisijaisesti palvelee tehokkaasti presidentintoimen hoitamista. Arkiston hoidossa ja säilytyksessä tulee ottaa huomioon myö-hempi tarve palvella tutkimuksellisia tarkoituksia (TPAA 2.1 §). Tasavallan presidentin ar-kiston asiakirjoja saa hävittää ainoastaan tasavallan presidentin arar-kistonmuodostussuunni- arkistonmuodostussuunni-telman mukaisesti (TPAA 3.2 §). Sekä kirkkojärjestyksessä että presidentin arkistoasetuk-sessa arkistolla tarkoitetaan samaa asiaa arkistolaissa.
4 KANSALLISARKISTON EDELLYTYKSET MÄÄRÄTÄ PYSY-VÄSTI SÄILYTETTÄVISTÄ (ARKISTOITAVISTA) ASIAKIR-JOISTA
4.1 Pysyvän säilyttämisen (arkistoinnin) ja säilyttämisen määräyksenantovaltuudet