Arkistolaitoksen keskeisestä ohjaajan ja suunnannäyttäjän tehtävästä johtuen kansainvä-lisesti havaittu käyttäjän aseman korostuminen on peilautunut Suomeen vahvasti arkis-tolaitoksen kautta, sillä sen tekemät linjaukset ovat heijastuneet koko arkistokenttään.
Keskeisimmät syyt muutoksiin tutkimuksen ajanjaksolla olivat valtionhallinnon taholta ajetut toimenpiteet sekä internetin nousu paitsi tiedonvälityskanavana, mutta myös sen myötä muuttuneet käyttäjien odotukset.
Arkistolaitoksen tehtäviin kuuluvat Suomessa tutkimuksen edistäminen, arkistotoimen ohjaus ja kehittäminen sekä kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säi-lyttäminen ja käytettävyys. Tehtäviään varten sillä on valtaa arkistolain alaisiin viran-omaisiin omalla vastuualueellaan. (Arkistolaki 831/1994.) Asetus arkistolaitoksesta laajentaa sen tehtäväkenttää huolehtimaan paitsi arkistokentän yleisestä kehittämisestä, myös sen edellyttämästä tutkimuksesta ja koulutuksesta. Arkistolaitoksen on otettava vastaan ja säilytettävä viranomaisten luovuttamia asiakirjoja sekä huolehdittava säilyt-tämäänsä aineistoon liittyvästä tietopalvelusta. (Asetus arkistolaitoksesta 832/1994.) Laki ja asetus sälyttävät arkistolaitoksen harteille siis kaksi tehtävää. Ensinnäkin sen on huolehdittava asiakirjojen säilytyksestä ja käytettävyydestä. Lisäksi arkistolaitoksen tehtäväksi määrätään arkistotoimen ohjaaminen ja kehittäminen. (Lybeck 2006, 175.) Lain suoman aseman ja toimivallan vuoksi arkistolaitoksen ratkaisuilla on laaja vaiku-tus koko kotimaisen arkistokentän toimintaan ja kehitykseen.
Arkistolaitoksen ytimenä toimii Kansallisarkisto ja seitsemän maakunta-arkistoa. Suo-mesta löytyy myös useita valtionhallinnon keskus- ja erityisarkistoja, kuten Eduskunnan arkisto, Maanmittauslaitoksen arkisto ja Suomen Elokuva-arkisto. Lisäksi lähes jokai-sella kunnalla on oma keskusarkistonsa. Kaksitoista valtionapua saavaa yksityistä kes-kusarkistoa puolestaan kokoavat oman erikoisalansa arkistoja ja tarjoavat niitä tutkijoi-den käyttöön. Vastuu valtionavun myöntämisestä ja sen valvonnasta kuuluu Kansal-lisarkistolle. (Lybeck 2006, 176–184.)
2.2.1 Valtion ohjaavat toimenpiteet
Vuonna 1992 arkistolaitoksen silloinen pääjohtaja Veikko Litzen (1992, 3) totesi Valti-onarkiston elävän muutosten aikaa. Organisaatiota oli uudistettu valtion taholta, ehdotus
uudesta arkistolaista oli jätetty opetusministeriölle ja tapahtumat niin koti- kuin ulko-maillakin jättivät jälkensä toimintaan. Uudistukset olivat vastauksia ajan haasteisiin, mutta arkisto edusti hänen mukaansa myös pysyvyyttä. Perustehtävä kulttuuriperinnön tallettamisesta ja käytettäväksi saattamisesta pysyy ytimeltään samana. Oli kuitenkin pysyteltävä tarkkaavaisena, jotta arkistot voisivat konkretisoida ilmassa leijuvat toiveet ja nähdä nykyhetkessä merkit tulevasta.
Jyväskylän yliopiston taiteiden ja kulttuurientutkimuksen laitoksen johtaja, professori Heikki Hanka näki 1990-luvun laman olleen tutkimukseen vaikuttanut vedenjakaja, sillä siitä lähtien kaikkea alettiin mitata rahassa. Valtion maksuperustelaki avasi väylän ai-neistojen käytön ja palveluiden hinnoittelulle. Hänen mukaansa muutos selkeästi vaikut-ti tutkimuksen kohteisiin ja tutkijoille muodostui kynnys tarttua aiheisiin, joiden tutki-minen vaati rahallista panostusta. (Palonen 2011, 7.)
Vuonna 1994 arkistolaitoksessa siirryttiin tulosohjaukseen ja – budjetointiin. Järjestel-mässä seurattiin kolmea päätulosaluetta, jotka olivat arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen, tietopalvelu sekä arkistotoimen yleinen kehittämistyö ja ohjaus. Tavoitteena oli seurata keskeisten suoritteiden ja palveluiden tuottavuutta, ta-loudellisuutta ja vaikuttavuutta. (Arkistolaitos 1995, 13–14.)
Seuraavana vuonna arkistolaitoksen ja opetusministeriön välisessä tulossopimuksessa asetettiin määrälliset tavoitteet neljälle keskeisiksi suoritteeksi ja palveluksi katsotulle tehtävälle: tukijakäynnit, annetut todistukset ja selvitykset, järjestetyt arkistot ja annettu arkistokoulutus (Arkistolaitos 1996, 10.) Kyseessä oli merkittävä painopisteen vaihdos.
Opetusministeriön myöntämän rahoituksen vastineeksi arkistojen piti perustella hyödyl-lisyyttään entistä enemmän käyttäjä- ja käyttömäärillä. Tavoitteiden täyttämiseksi käyt-täjän tarpeet oli otettava huomioon paremmin toimintaa suunnitellessa.
Arkistolaitos on sittemmin julkaissut ohjeistukseksi asiakirjahallinnon itsearviointiop-paan. Tuloksellisuutta siinä arvioidaan tietopalvelun osalta esimerkiksi tutkijakäyntien määrällä ja erilaisilla palvelutapahtumilla, kuten tietopalvelupyynnöillä, selvityksillä ja www-sivujen käytöllä. (Arkistolaitos 2009.)
Myös rahoittajan taholta viesti ilmapiirimuutoksen suuntauksesta on ollut selkeä. Ope-tusministeriön pääsihteeri Minna Karvonen mainitsi Suomen digitaalisen kirjaston ke-hittämisestä puhuessaan, että tavoitteena on entistä enemmän asiakaskeskeisyys eikä
enää kokoelmakeskeisyys, kuten esimerkiksi arkistoissa ja tieteellisissä kirjastoissa on usein ollut käytäntönä. Hänen mukaansa kyseessä on selkeä paradigman muutos. (Palo-nen 2008, 19.)
Käyttäjä- ja käyttömäärien korostuminen on pakottanut arkistot miettimään toimintaan-sa uudelleen. Pohjoismaisilla arkistopäivillä vuonna 2006 luennoineet Bente Jensen Aalborgin kaupunginarkistosta ja Charlotte Jensen Tanskan kansallismuseosta näkivät arkistojen olevan keskellä uudistumisprosessia. Muistiorganisaatioista museot sekä kir-jastot olivat jo tottuneet kilpailemaan kävijämääristä ja niille esimerkiksi markkinointi on ollut arkipäivää jo pitkään. Arkistojen profiili on ollut erilainen, eikä kävijämäärillä ole perinteisesti ollut niille samanlaista merkitystä. Muutoksessa ei kuitenkaan ole kyse vain rahoituksesta. Arkistoilla on merkityksenä yhteiskunnalle, sen eri väestöryhmille ja demokratialle. On tärkeää, että arkistojen käytettävyyttä edistetään ja aineistoja tarjo-taan tasapuolisesti kaikille kansalaisille. (Forssell 2006, 10–11.)
2.2.2 Internet ja sähköistyvä tietopalvelu
Suomea oltiin vuonna 1995 muuttamassa tietoyhteiskunnaksi ja arkistolaitoksen oli ope-tusministeriön kanssa neuvotellun tulossopimuksen mukaisesti mukautettava toiminta-strategiansa sen mukaiseksi. Kulttuuriomaisuudeksi luokiteltavaan tietoon kohdistuvaa tietopalvelua päätettiin parantaa siitä riippumatta, olivatko aineistot paperisia vai elekt-ronisia. Tarkoituksena oli kehittää monipuolisia ja yhteensopivia hakujärjestelmiä mu-seoiden sekä kirjastojen kanssa ja tarjota ne suuren yleisön käyttöön tietoverkkojen väli-tyksellä. (Arkistolaitos 1996, 1.)
Seuraavana vuonna kansainväliset asiantuntijat arvioivat arkistolaitoksen toimintaa.
Heidän näkemyksensä mukaan nimenmuutos Valtionarkistosta Kansallisarkistoksi oli laajentanut sen toiminta-ajatusta ja sille asetettavia odotuksia. Palveluja tuli suunnata selkeästi enemmän kaikille kansalaisille koululaisista eläkeläisiin, ei vain ammatti- ja harrastetutkijoille. Internetin nähtiin tarjoavan tähän oivan mahdollisuuden. (Arkistolai-tos 1997, 43.)
Arkistolaitoksen silloinen pääjohtaja Kari Tarkiainen totesi vuonna 1998, että sähköiset välineet olivat omiaan luettelo- ja hakemistomuotoisen tiedon levittämiseen. Hänen mukaansa arkistolaitos sen sijaan suhtautui vielä varauksellisesti asiakirjojen digitoimi-seen verkkokäyttöön. Hänen mielestään oli vaarana, että digitoidut asiakirjat jäisivät
lähinnä vain elämyksiä antaviksi verkkojen koristeiksi. Toisaalta hän näki, että kustan-nustehokkuuden ja levikin kannalta sähköinen muoto voisi olla asiakirjajulkaisuille myös oivallinen. (Arkistolaitos 1999, 4.)
Internetin potentiaali toimintaympäristön muokkaajana siis ymmärrettiin varsin varhain, mutta muutoksen suuruuteen havahduttiin todenteolla vasta 2000-luvulla. Maanmittaus-laitoksen Arkistokeskuksen johtaja Marja Rantalan (2006, 14) mukaan internetin yleis-tyminen oli aiheuttanut selkeitä muutoksia arkistojen toimintaympäristössä, käyttäjä-ryhmissä ja ennen kaikkea käyttäjien toiminnassa ja odotuksissa. Vaadittiin aitoa vuo-ropuhelua käyttäjien kanssa, jotta varsin rajalliset verkkopalveluiden kehittämiseen ja digitointiin käytettävät resurssit voitaisiin kohdistaa oikein. Rantalan mukaan alkujaan paperikeskeiseen ympäristöön luodut palvelukäytännöt eivät sellaisenaan soveltuneet tietoverkkoihin. Muuttunut toimintaympäristö oli ajanut hänen mukaansa tutkijasalien käyttäjämäärät monin paikoin luisuun ja arkistoilta odotettiin entistä enemmän ajasta ja paikasta riippumattomia verkkopalveluita.
Arkistolaitoksessa vuonna 2007 toteutetulla organisaatiouudistuksella pyrittiin vastaa-maan näihin sähköisten tietopalveluiden haasteisiin (Arkistolaitos 2008, 8). Tavoitteena oli tarjota entistä enemmän aineistoja käyttäjille digitaalisessa muodossa. Digitoitujen aineistojen tarjoaminen verkoitse yritti vastata kasvaneeseen kysyntään ja samalla ne toimivat arkistolaitoksen uusien verkkopalveluiden pohjana. (Arkistolaitos 2008, 19.) Samana vuonna julkistettiin myös arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia (2007), jossa verkkopalveluille määriteltiin entistä keskeisempi rooli niiden kehityksessä.
Kansallisarkiston pääjohtaja Jussi Nuorteva totesi tilanteesta, että sähköisten aineistojen suhteen oli tapahtunut muutamassa vuodessa todellinen vallankumous. Sen olivat saa-neet aikaan asiakkaiden käyttötottumusten muuttuminen, eivät viranomaisten toimenpi-teet. Nuortevan mukaan arkistojen sähköisten palvelujen tarjonta ei ollut täysin pystynyt tyydyttämään kasvanutta kysyntää. Arkistolaitoksen digitointitoiminta oli voimakkaasti lisääntynyt, mutta siihen käytettävät voimavarat olivat hyvin pienet muihin Pohjoismai-hin verrattuna. (Arkistolaitos 2008, 8-9.)
Kansallisarkiston kehitysjohtaja Jaana Kilkin (2010, 8-9) mukaan aineistojen siirtymi-nen tutkijasaleista verkkoon muuttaa perinteisiä käsityksiä arkistojen tietopalveluista.
Hän nimesi arkistojen tietopalvelun uuden paradigman Arkistot 2.0 – palveluksi. Sosi-aalisen median peruslähtökohtien mukaisesti palveluissa käyttäjän toiminnalla ja hänen
tuottamillaan sisällöillä on suuri rooli. Kilkin mukaan käyttäjän näkökulma nousee esil-le uudella tavalla.