Arkistojen käyttäjä- ja käyttömäärien kehitys sekä niihin vaikuttaneet tekijät vuosina 1989-2009

(1)

ARKISTOJEN KÄYTTÄJÄ- JA KÄYTTÖMÄÄRIEN KEHITYS SEKÄ NIIHIN VAIKUTTANEET TEKIJÄT

VUOSINA 1989–2009

Tero Lönnström

Tampereen yliopisto

Informaatiotieteiden yksikkö Informaatiotutkimus ja interaktiivinen media Pro gradu -tutkielma Toukokuu 2012

(2)

TAMPEREEN YLIOPISTO, Informaatiotieteiden yksikkö

Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median maisteriohjelma

LÖNNSTRÖM, TERO: Arkistojen käyttäjä- ja käyttömäärien kehitys sekä niihin vaikuttaneet tekijät vuosina 1989–2009

Pro gradu -tutkielma, 67 s., 7 liites.

Toukokuu 2012

Arkistoalan toimintaympäristö on ollut muutoksessa. Tähän ovat vaikuttaneet internetin yleistyminen ja sen aikaansaama muutos tiedonhakukäyttäytymiseen sekä arkistoilta vaaditut osoitukset toiminnan tuloksellisuudesta esimerkiksi käyttäjä- ja käyttömäärin mitattuna. Tämä on saanut arkistot muuttamaan toimintatapojaan entistä enemmän ko- koelmakeskeisyydestä kohti asiakaskeskeisyyttä.

Muutos toimintaympäristössä on lisännyt sekä arkistojen, että arkistotieteen kiinnostusta käyttäjiä ja heidän tarpeitaan kohtaan. Käyttäjiä tutkimalla voidaan saada tietoa toiminnan suunnittelun tueksi, mikä on käyttäjä- ja käyttömäärien merkityksen lisääntyessä arkistoalan kannalta entistä tärkeämpää. Suomessa aihetta ei vielä juuri ole tutkittu.

Tässä tutkimuksessa kuvailtiin seitsemän arkiston käyttäjä- ja käyttömäärien kehitystä vuosina 1989–2009. Keskeisenä tutkimusmateriaalina toimivat arkistojen omat toiminta- ja vuosikertomukset, joista poimittiin myös syyt, jotka arkistojen omien näkemysten mukaan olivat vaikuttaneet käyttäjä- ja käyttömäärien muutoksiin. Yhtyeenkoottujen tulosten pohjalta tarjottiin eväitä arkistojen päätöksenteon pohjaksi.

Entistä tavoitteellisempi käyttäjätutkimus voisi auttaa arkistoja toimintansa suunnitte- lussa. Muuttuneessa toimintaympäristössä arkistojen on panostettava asiakaslähtöisten verkkopalveluiden kehittämiseen. Tutkimustulokset kuitenkin osoittivat, että myös pe- rinteisillä menestystekijöillä, kuten arkistojen näkyvyydellä, asiakastiloilla sekä palvelu- tasolla ja – tarjonnalla on vaikutusta käyttäjä- ja käyttömäärien kehitykseen.

Avainsanat: arkistot, arkistoala, arkistotiede, käyttäjätutkimus, käyttötutkimus

(3)

Sisällysluettelo

1 JOHDANTO ... 4

2 ARKISTO JA KÄYTTÄJÄ ... 6

2.1 Arkistotieteen kasvava kiinnostus käyttäjään ... 6

2.2 Muuttuva toimintaympäristö ... 10

2.2.1 Valtion ohjaavat toimenpiteet ... 10

2.2.2 Internet ja sähköistyvä tietopalvelu ... 12

2.3 Perinteiset toimintamallit muutoksessa ... 14

2.4 Minne menet tulevaisuus ... 15

3 TUTKIMUKSEN TAVOITE JA TOTEUTUSTAPA ... 18

3.1 Käsitteet ... 18

3.2 Tutkimuksen toteutus ... 19

4 ARKISTOKOHTAISET KÄYTTÄJÄ- JA KÄYTTÖMÄÄRIEN MUUTOKSET 21 4.1 Kansallisarkisto ... 21

4.2 Jyväskylän maakunta-arkisto ... 24

4.3 Oulun maakunta-arkisto ... 26

4.4 Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran Kirjallisuusarkisto ... 28

4.5 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto ... 30

4.6 Suomen Urheiluarkisto ... 32

4.7 Työväen Arkisto ... 34

4.8 Käyttäjä- ja käyttömäärien kaksi vuosikymmentä... 37

5 ARKISTOJEN KÄYTTÄJÄ- JA KÄYTTÖMÄÄRIEN MUUTOKSIIN VAIKUTTANEET TEKIJÄT ... 40

5.1 Arkistojen näkyvyys ... 40

5.2 Palvelutekijät ... 43

5.2.1 Asiakastilojen merkitys ... 44

5.2.2 Palvelutason ja -tarjonnan vaikutus ... 45

5.3 Taloustekijät ... 47

5.4 Toimintaympäristön digitalisoituminen ... 48

5.4.1 Suomen Sukututkimusseuran HisKi -verkkopalvelu ... 51

5.5 Käyttäjä- ja käyttömääriin vaikuttaneiden syiden yhteneväisyys ... 53

6 PÄÄTELMÄT JA POHDINTA ... 56

LÄHTEET ... 59 LIITTEET

Liite 1. Käyttäjä- ja käyttömäärät

(4)

1 JOHDANTO

Arkistoalan toimintaympäristö on ollut myllerryksessä. Perinteisesti arkistot ovat voi- neet keskittyä asiakirjojen säilyttämiseen ja käyttäjistä on huolehdittu tämän työn ohes- sa. Arkistojen määrärahojen vastineeksi on kuitenkin alettu vaatimaan entistä enemmän konkreettisia osoituksia toiminnan tuloksellisuudesta esimerkiksi käyttäjä- ja käyttö- määrin mitattuna, mikä on lisännyt arkistoalan kiinnostusta käyttäjiä ja heidän tarpeitaan kohtaan.

Huolta käyttäjämäärien kehityksestä on lisännyt internet, joka on mullistanut sen, kuinka tietoa jaetaan, etsitään ja halutaan vastaanottaa. Alalla onkin kilvan suunniteltu erilaisia virtuaalisia tutkijapalveluita kasvanutta kysyntää tyydyttämään. Muuttuneessa toimintaympäristössä arkistoille on syntynyt tarve muuttaa toimintaansa kokoelmakes- keisyydestä kohti asiakaskeskeisyyttä. Osmo Palonen (2008, 3) kiteytti tilanteen arkistoalan kannalta kysymykseen, että jos ei arkistoja kukaan käytä, niin miksi niille halut- taisiin rahaakaan antaa?

Kotimainen arkistokenttä ei ole ollut tilanteensa kanssa yksin, vaan sama kehitys on ollut havaittavissa myös kansainvälisesti. Arkistotiede alkoi kiinnittää enemmän huomiota käyttäjiin 1980-luvulta lähtien ja sittemmin tahti on ollut alati kiihtyvä. Käyttäjä- ja käyttömäärien tärkeyden kasvaessa on myös aihealueen monipuolinen tutkimus li- sännyt merkitystään arkistoalan tulevaisuuden kannalta. Suomessa aihepiiriä ei kuitenkaan ole vielä liiemmin tutkittu.

Tämä tutkimus tarkastelee vuosien 1989 ja 2009 välistä ajanjaksoa seitsemässä eri arkistossa. Tutkimuksessa kuvaillaan niiden käyttäjä- ja käyttömäärien kehitystä sekä tarkastellaan, millaiset syyt ovat arkistojen omien näkemysten mukaan vaikuttaneet ky- seisten määrien muutoksiin. Päämääränä on ammentaa lähimenneisyydestä oppia arkistojen tämän päivän toiminnan suunnitteluun ja päätöksentekoon. Pontimena tälle toimi arkistojen kasvanut tarve lisätä tietoaan käyttäjä- ja käyttömääriin vaikuttavista tekijöis- tä. Keskeisen tutkimusaineiston muodostivat arkistojen omat vuosi- ja toimintakerto- mukset, jotka käytiin järjestelmällisesti läpi ja havainnot kirjattiin ylös.

Tutkimus jakautuu rakenteeltaan kuuteen päälukuun. Luvussa kaksi taustoitetaan aihetta arkistotieteen näkökulmasta sekä käydään läpi arkistoalaa kohdanneita toimintaympäris-

(5)

tön muutoksia ja niiden vaikutuksia. Luku kolme käsittelee tarkemmin tämän tutkimuksen suunnittelua ja toteutusta. Neljännessä luvussa tarkastellaan arkistokohtaisesti käyt- täjä- ja käyttömäärien kehitystä sekä niiden muutoksiin vaikuttaneita tekijöitä. Luvussa viisi löytyneitä vaikutustekijöitä kerätään yhteen ja kuudennessa luvussa tutkimustulosten pohjalta tehdään päätelmiä ja tarjotaan aiheita jatkotutkimukselle.

(6)

2 ARKISTO JA KÄYTTÄJÄ

Muutaman viimeksi kuluneen vuosikymmenen aikana arkistot ovat Suomessa olleet muutoksien pyörteissä. Paine näihin muutoksiin on tullut pääasiassa arkistojen ulkopuo- lelta. Toimintaympäristön muutokset sekä valtionhallinnon taholta annetut määräykset ja ohjeet ovat lisänneet käyttäjä- ja käyttömäärien merkitystä. Samaan aikaan internetin yleistyminen on mullistanut sen, kuinka tietoa jaetaan ja etsitään. Suomi ei ole ollut muutoksen kanssa yksin, vaan sama ilmiö on havaittu myös ulkomailla.

Muutosten paineessa arkistot ovat joutuneet tarkistamaan omia toimintatapojaan ja ta- voitteitaan. Tämän luku taustoittaa ja tarkastelee näitä arkistoalaa kohdanneita muutoksia, jotka ovat johtaneet käyttäjän roolin korostumiseen. Käyttäjän aseman kohoamiseen johtaneita syitä ja sen seurauksia käsitellään paitsi kansainvälisen tieteellisen kirjoitte- lun kautta, myös arkistokentän eri näkökulmista. Luvun lopuksi kootaan yhteen, millai- siin tulevaisuuden linjauksiin arkistoalan kannalta haastava tilanne on johtanut ja miten tämän tutkimus niihin nivoutuu.

2.1 Arkistotieteen kasvava kiinnostus käyttäjään

Arkistotiedettä on leimannut kahtiajakoisuus. Käytännönläheisempi suuntaus on pyrkinyt luomaan esimerkiksi parempia menettelytapoja arkistojen luettelointiin ja asiakirjojen säilytykseen. Arkistoteoreetikot puolestaan ovat pohdiskelleet esimerkiksi alan kä- sitteitä, arkistojen olemusta ja arvonmääritystä. (Lybeck 2006, 218–219.) Perinteisesti aihepiirit ovat olleet varsin vahvasti aineistoja kokoelmalähtöisiä. Hieman kärjistäen voisi väittää, että arkistotieteessä kansalaisen ja käyttäjän rooliksi oli jäänyt olla lähinnä toiminnalle oikeutuksen antava, kasvoton subjekti. Asiassa viime vuosikymmeninä tapahtunutta muutosta ja sen kasvavaa merkitystä arkistoalalle voi ilmentää tarkastelemalla keskeisiä arkistotieteellisiä kirjoituksia aiheesta.

Kiinnostus arkistojen käyttäjiin alkoi lisääntyä 1980-luvulla. Paul Conwayn (1986, 393–

394) mukaan oli syntynyt arkistoammatillinen tarve kääntää katsetta arkistoaineistoista entistä enemmän kohti arkistojen käyttäjiä. Käyttäjien ja heidän tarpeidensa tunnistami- nen antaisi paremmat eväät palvelun ja palveluiden suunnitteluun, mikä puolestaan voisi lisätä esimerkiksi arkistolähteiden käyttöä ja vahvistaa arkistoammattilaisten asemaa

(7)

nopeasti kehittyvässä teknologiaympäristössä. Hänen mielestään käyttäjätutkimuksen vähäisyys johtui enemmän osaamisen puutteesta, kuin arkistoammattilaisten vastahan- kaisuudesta.

William J. Maher (1986, 16–17) näki käyttäjiin ja käyttöön kohdistuvan tutkimuksen kautta kertyvän tiedon paitsi hyödyttävän organisaation toiminnan suunnittelua, myös toimivan oivana todistusaineistona arkistoissa tehtävän työn tuloksellisuudesta päättäjil- le, joille arkistojen tarpeellisuus ja tarkoitus eivät olleet itsestäänselvyyksiä. Jo yksittäis- ten arkistojen tutkimustulokset olisivat hänen mukaansa tärkeitä, mutta vielä hyödylli- sempää olisi päästä vertaamaan useamman arkiston tuloksia keskenään. Näin voitaisiin tutkia esimerkiksi sitä, kuinka erityyppiset arkistot eroavat toisistaan käytön suhteen.

(Maher 1986, 25.)

Kahta vuotta myöhemmin Lawrence Dowler (1988, 74–76) laajensi ajatusta toteamalla, että käyttäjiä, käyttöä ja käytettävyyttä systemaattisesti tutkimalla olisi lisäksi löydettä- vissä myös uutta pohjaa arkistojen käytänteille ja teorioille. Tämä tutkimus oli hänen mielestään arkistoille ensiarvoisen tärkeää. Dowlerin mukaan arkistoja vaivasi myös itsepintainen näkemys siitä, että akateemiset tutkijat olivat heidän pääasiallinen ja tär- kein käyttäjäryhmänsä, mikä saattoi vaikeuttaa arkistoja ottamasta huomioon muita, jopa suurempia käyttäjäryhmiään. Juhani Saarenheimo (1993, 413) teki samankaltaisen johtopäätöksen tarkastellessaan 1990-luvun alussa arkistolaitoksen organisaatiokaavio- ta, jossa tutkijat oli nostettu omaksi erikoisryhmäkseen erilleen kansalaisista. Hänen mukaansa kaavio sisälsi vastauksen siihen, keitä arkistot halusivat kyseisenä aikana palvella. Historian valossa suosikkiryhmä oli kuitenkin aina ollut herkkä vaihtumaan yhteiskunnallisten murrosten mukana.

Ajatus käyttäjien ja käytön tutkimisesta levisi arkistokentälle ja yleisimmin sovellettu tutkimustapa oli tutkijasalissa suoritettu käyttäjäkysely. Vuosituhannen vaihteen tienoil- la arkistotieteessä lähestymistavat monipuolistuivat ja niiden toteuttamiseen alettiin en- tistä enemmän soveltaa informaatiotutkimuksen oppeja. Esimerkiksi Yhdysvalloissa Wendy M. Duff ja Catherine A. Johnston (2003, 79–81) sovelsivat tiedonhakututkimus- ta tarkastellessaan kuinka sukututkijat etsivät tietoa, miten he käyttivät apuvälineitä, millaista tietämystä tavoitteiden saavuttamiseen vaadittiin ja minkälaisia esteitä he tut- kimustyössään kohtasivat.

(8)

Elizabeth Yakel ja Deborah A. Torres (2003, 51–54) puolestaan lähestyivät aihepiiriä kysyen, mitkä ominaisuudet tekevät henkilöstä etevän arkistonkäyttäjän. Tämä poikkesi merkittävästi aiemmista tutkimuksista, joissa oli keskitytty lähinnä käyttäjien tyytyväi- syyteen, käyttäytymiseen ja tietolähteiden käyttöön. Tutkimuksessa hyödynnettiin käsi- tettä informaatiolukutaidosta ja mallia haettiin lukuisista aihetta käsittelevistä tutkimuksista.

1990-luvun lähetessä loppuaan internet herätti kasvavaa kiinnostusta arkistotieteessä.

Esimerkiksi Barbaba L. Craig (1998, 118–125) näki internetin olevan monin tavoin paitsi haaste arkistoille, myös potentiaalinen mahdollisuus vapauttaa arkistoissa piilevää voimaa. Ongelmalliseksi hän koki verkoitse tavoitettavien ”yhden minuutin tutkijoiden”

taipumuksen odottaa kaikkea tapahtuvaksi muutamalla hiirenpainalluksella. Hän kehotti arkistoalaa analysoimaan tarkoin paikkaansa informaatiokentässä, miettimään mitä arkistot voisivat digitaalisesti tarjota sekä mitä ja miten käyttäjät haluaisivat tarjonnan vastaanottaa.

Perinteisesti arkistojen käyttö on ollut varsin personoitua, sillä arkistonhoitaja on toimi- nut eräänlaisena suodattimena käyttäjän ja arkistoaineiston välillä. Arkistonhoitaja on auttanut käyttäjää etsimään, käyttämään ja ymmärtämään aineistoa. Elizabeth Yakel (2000, 143) ilmaisi huolensa siitä, että verkkopalveluista tämä ohjaava käsi uupuu, mikä asettaa niiden suunnittelulle suuria haasteita.

Verkkopalveluiden käytettyyttä alettiinkin tutkia varsin pian. Eräänä ensimmäisistä ehti Polaris – projekti, jossa hakukoneen kehittämisen yhteydessä tutkittiin verkkopalvelun hakuvälineiden käytettävyyttä käyttäjän näkökulmasta (Altman & Nemmers 2001, 128–

129). Viimeisen vuosikymmenen aikana käyttäjiin liittyvä tutkimus on painottunut varsin voimakkaasti tarkastelemaan juuri internetiä sekä sen arkistoille tarjoamia mahdolli- suuksia ja haasteita.

Vuonna 2004 Jacques Grimard (2004, 69–70) totesi, että arkistotieteellinen kirjoittelu oli jo pitkään kehottanut arkistoja alati tutkimaan käyttäjiään. Tutkimusten määrä oli ajanjaksolla kasvanut ja monet arkistot olivat keränneet tietoja käyttäjistään ja palve- luidensa käytöstä. Hän kuitenkin huomautti, että tutkimusmetodit ja tulosten analyysi jättivät usein paljon parantamisen varaa. Grimardin mukaan arkistotieteen olisi jatkossa kiinnitettävä entistä enemmän huomiota tapoihin, joilla tarpeeseen voitaisiin paremmin vastata. Niiden avulla kasvaneiden odotusten, kiristyvän kilpailun ja rajallisten resurssi-

(9)

en puristuksessa toimivat arkistot voisivat entistä paremmin osoittaa hyödyllisyytensä yhteiskunnalle.

Käyttäjien tuntemus olisi ensiarvoisen tärkeätä, jotta arkistot voisivat suunnitella palveluita, jotka vastaavat käyttäjien tarpeita ja heidän suosimiaan tapoja etsiä tietoa. Yhdys- valtalaistutkimuksessa moni arkistonhoitaja koki käyttäjien tuntemuksen keskeisenä hyötynä juuri mahdollisuuden parantaa käyttäjä- ja käyttömääriä, minkä puolestaan usein toivottiin tuovan arkiston käyttöön lisää resursseja. Käytännön tasolla ongelmaksi paljastuivat kuitenkin jälleen osaamisen, ajan tai muiden resurssien puute. (Duff, Dry- den, Limkilde, Cherry & Bogomazova 2008, 145-).

Huutoon on yritetty vastata. Archival Metrics – projektin puitteissa kehitettiin ilmaisia ja käyttövalmiita käyttäjätutkimuksen työkalupakkeja, joiden toivottiin lisäävän arkistojen käyttäjiinsä kohdistuvaa tutkimusta. Toive ei täysin toteutunut, sillä moni työkalui- hin tutustunut ei kuitenkaan niitä eri syistä käytännössä hyödyntänyt. (Duff, Yakel, Tib- bo, Cherry, McKay, Krause & Sheffield 2010, 569-).

Katsauksen perusteella käyttäjien huomioon ottaminen on lisääntynyt tasaisesti arkisto- tieteessä viimeisen kolmenkymmen vuoden aikana. Käyttäjiä tutkimalla pyritään saa- maan entistä enemmän taustatietoa palveluiden ja koko organisaation toiminnan suunnittelua varten. Tilanteeseen ovat maailmalla vaikuttaneet toimintaympäristön muutokset, kuten internetin yleistyminen ja käyttäjien muuttuneet tiedonhakutottumukset. Ar- kistojen odotetaan myös entistä enemmän ilmaisevan tehokkuuttaan ja hyödyllisyyttään selkeästi mitattavilla lukemilla. Arkistoille ja arkistotieteelle tämä on aiheuttanut ongelmia, joita ei vielä ole pystytty ratkaisemaan.

Arkistotieteen tehtävänä tilanteessa on ollut selkiyttää arkiston ja käyttäjän välistä suh- detta. Arkistotiede on korostanut käyttäjien kasvavaa merkitystä ja pyrkinyt auttamaan arkistoja ymmärtämään käyttäjiään. Tehtäväkenttä on kuitenkin laaja ja haasteellinen.

Tutkimussuuntauksen verrattaisesta tuoreudesta johtuen kattavaa kokonaiskuvaa ei vielä ole syntynyt. Tämä tutkimus pyrkii osaltaan täydentämään tätä kokonaisuutta ja tarjoamaan uutta tietoa aiheesta. Käytetty näkökulma on tuore, sillä aiheeseen pureudutaan kokoamalla ja tarkastelemalla niitä vaikutustekijöitä, jotka arkistojen omien näkemysten mukaan ovat vaikuttaneet niiden käyttäjä- ja käyttömäärien kehitykseen.

(10)

2.2 Muuttuva toimintaympäristö

Arkistolaitoksen keskeisestä ohjaajan ja suunnannäyttäjän tehtävästä johtuen kansainvä- lisesti havaittu käyttäjän aseman korostuminen on peilautunut Suomeen vahvasti arkistolaitoksen kautta, sillä sen tekemät linjaukset ovat heijastuneet koko arkistokenttään.

Keskeisimmät syyt muutoksiin tutkimuksen ajanjaksolla olivat valtionhallinnon taholta ajetut toimenpiteet sekä internetin nousu paitsi tiedonvälityskanavana, mutta myös sen myötä muuttuneet käyttäjien odotukset.

Arkistolaitoksen tehtäviin kuuluvat Suomessa tutkimuksen edistäminen, arkistotoimen ohjaus ja kehittäminen sekä kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säi- lyttäminen ja käytettävyys. Tehtäviään varten sillä on valtaa arkistolain alaisiin viran- omaisiin omalla vastuualueellaan. (Arkistolaki 831/1994.) Asetus arkistolaitoksesta laajentaa sen tehtäväkenttää huolehtimaan paitsi arkistokentän yleisestä kehittämisestä, myös sen edellyttämästä tutkimuksesta ja koulutuksesta. Arkistolaitoksen on otettava vastaan ja säilytettävä viranomaisten luovuttamia asiakirjoja sekä huolehdittava säilyt- tämäänsä aineistoon liittyvästä tietopalvelusta. (Asetus arkistolaitoksesta 832/1994.) Laki ja asetus sälyttävät arkistolaitoksen harteille siis kaksi tehtävää. Ensinnäkin sen on huolehdittava asiakirjojen säilytyksestä ja käytettävyydestä. Lisäksi arkistolaitoksen tehtäväksi määrätään arkistotoimen ohjaaminen ja kehittäminen. (Lybeck 2006, 175.) Lain suoman aseman ja toimivallan vuoksi arkistolaitoksen ratkaisuilla on laaja vaikutus koko kotimaisen arkistokentän toimintaan ja kehitykseen.

Arkistolaitoksen ytimenä toimii Kansallisarkisto ja seitsemän maakunta-arkistoa. Suo- mesta löytyy myös useita valtionhallinnon keskus- ja erityisarkistoja, kuten Eduskunnan arkisto, Maanmittauslaitoksen arkisto ja Suomen Elokuva-arkisto. Lisäksi lähes jokaisella kunnalla on oma keskusarkistonsa. Kaksitoista valtionapua saavaa yksityistä keskusarkistoa puolestaan kokoavat oman erikoisalansa arkistoja ja tarjoavat niitä tutkijoiden käyttöön. Vastuu valtionavun myöntämisestä ja sen valvonnasta kuuluu Kansal- lisarkistolle. (Lybeck 2006, 176–184.)

2.2.1 Valtion ohjaavat toimenpiteet

Vuonna 1992 arkistolaitoksen silloinen pääjohtaja Veikko Litzen (1992, 3) totesi Valti- onarkiston elävän muutosten aikaa. Organisaatiota oli uudistettu valtion taholta, ehdotus

(11)

uudesta arkistolaista oli jätetty opetusministeriölle ja tapahtumat niin koti- kuin ulko- maillakin jättivät jälkensä toimintaan. Uudistukset olivat vastauksia ajan haasteisiin, mutta arkisto edusti hänen mukaansa myös pysyvyyttä. Perustehtävä kulttuuriperinnön tallettamisesta ja käytettäväksi saattamisesta pysyy ytimeltään samana. Oli kuitenkin pysyteltävä tarkkaavaisena, jotta arkistot voisivat konkretisoida ilmassa leijuvat toiveet ja nähdä nykyhetkessä merkit tulevasta.

Jyväskylän yliopiston taiteiden ja kulttuurientutkimuksen laitoksen johtaja, professori Heikki Hanka näki 1990-luvun laman olleen tutkimukseen vaikuttanut vedenjakaja, sillä siitä lähtien kaikkea alettiin mitata rahassa. Valtion maksuperustelaki avasi väylän aineistojen käytön ja palveluiden hinnoittelulle. Hänen mukaansa muutos selkeästi vaikutti tutkimuksen kohteisiin ja tutkijoille muodostui kynnys tarttua aiheisiin, joiden tutki- minen vaati rahallista panostusta. (Palonen 2011, 7.)

Vuonna 1994 arkistolaitoksessa siirryttiin tulosohjaukseen ja – budjetointiin. Järjestel- mässä seurattiin kolmea päätulosaluetta, jotka olivat arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen, tietopalvelu sekä arkistotoimen yleinen kehittämistyö ja ohjaus. Tavoitteena oli seurata keskeisten suoritteiden ja palveluiden tuottavuutta, ta- loudellisuutta ja vaikuttavuutta. (Arkistolaitos 1995, 13–14.)

Seuraavana vuonna arkistolaitoksen ja opetusministeriön välisessä tulossopimuksessa asetettiin määrälliset tavoitteet neljälle keskeisiksi suoritteeksi ja palveluksi katsotulle tehtävälle: tukijakäynnit, annetut todistukset ja selvitykset, järjestetyt arkistot ja annettu arkistokoulutus (Arkistolaitos 1996, 10.) Kyseessä oli merkittävä painopisteen vaihdos.

Opetusministeriön myöntämän rahoituksen vastineeksi arkistojen piti perustella hyödyl- lisyyttään entistä enemmän käyttäjä- ja käyttömäärillä. Tavoitteiden täyttämiseksi käyt- täjän tarpeet oli otettava huomioon paremmin toimintaa suunnitellessa.

Arkistolaitos on sittemmin julkaissut ohjeistukseksi asiakirjahallinnon itsearviointiop- paan. Tuloksellisuutta siinä arvioidaan tietopalvelun osalta esimerkiksi tutkijakäyntien määrällä ja erilaisilla palvelutapahtumilla, kuten tietopalvelupyynnöillä, selvityksillä ja www-sivujen käytöllä. (Arkistolaitos 2009.)

Myös rahoittajan taholta viesti ilmapiirimuutoksen suuntauksesta on ollut selkeä. Ope- tusministeriön pääsihteeri Minna Karvonen mainitsi Suomen digitaalisen kirjaston ke- hittämisestä puhuessaan, että tavoitteena on entistä enemmän asiakaskeskeisyys eikä

(12)

enää kokoelmakeskeisyys, kuten esimerkiksi arkistoissa ja tieteellisissä kirjastoissa on usein ollut käytäntönä. Hänen mukaansa kyseessä on selkeä paradigman muutos. (Palo- nen 2008, 19.)

Käyttäjä- ja käyttömäärien korostuminen on pakottanut arkistot miettimään toimintaansa uudelleen. Pohjoismaisilla arkistopäivillä vuonna 2006 luennoineet Bente Jensen Aalborgin kaupunginarkistosta ja Charlotte Jensen Tanskan kansallismuseosta näkivät arkistojen olevan keskellä uudistumisprosessia. Muistiorganisaatioista museot sekä kir- jastot olivat jo tottuneet kilpailemaan kävijämääristä ja niille esimerkiksi markkinointi on ollut arkipäivää jo pitkään. Arkistojen profiili on ollut erilainen, eikä kävijämäärillä ole perinteisesti ollut niille samanlaista merkitystä. Muutoksessa ei kuitenkaan ole kyse vain rahoituksesta. Arkistoilla on merkityksenä yhteiskunnalle, sen eri väestöryhmille ja demokratialle. On tärkeää, että arkistojen käytettävyyttä edistetään ja aineistoja tarjotaan tasapuolisesti kaikille kansalaisille. (Forssell 2006, 10–11.)

2.2.2 Internet ja sähköistyvä tietopalvelu

Suomea oltiin vuonna 1995 muuttamassa tietoyhteiskunnaksi ja arkistolaitoksen oli ope- tusministeriön kanssa neuvotellun tulossopimuksen mukaisesti mukautettava toiminta- strategiansa sen mukaiseksi. Kulttuuriomaisuudeksi luokiteltavaan tietoon kohdistuvaa tietopalvelua päätettiin parantaa siitä riippumatta, olivatko aineistot paperisia vai elekt- ronisia. Tarkoituksena oli kehittää monipuolisia ja yhteensopivia hakujärjestelmiä mu- seoiden sekä kirjastojen kanssa ja tarjota ne suuren yleisön käyttöön tietoverkkojen väli- tyksellä. (Arkistolaitos 1996, 1.)

Seuraavana vuonna kansainväliset asiantuntijat arvioivat arkistolaitoksen toimintaa.

Heidän näkemyksensä mukaan nimenmuutos Valtionarkistosta Kansallisarkistoksi oli laajentanut sen toiminta-ajatusta ja sille asetettavia odotuksia. Palveluja tuli suunnata selkeästi enemmän kaikille kansalaisille koululaisista eläkeläisiin, ei vain ammatti- ja harrastetutkijoille. Internetin nähtiin tarjoavan tähän oivan mahdollisuuden. (Arkistolai- tos 1997, 43.)

Arkistolaitoksen silloinen pääjohtaja Kari Tarkiainen totesi vuonna 1998, että sähköiset välineet olivat omiaan luettelo- ja hakemistomuotoisen tiedon levittämiseen. Hänen mukaansa arkistolaitos sen sijaan suhtautui vielä varauksellisesti asiakirjojen digitoimi- seen verkkokäyttöön. Hänen mielestään oli vaarana, että digitoidut asiakirjat jäisivät

(13)

lähinnä vain elämyksiä antaviksi verkkojen koristeiksi. Toisaalta hän näki, että kustan- nustehokkuuden ja levikin kannalta sähköinen muoto voisi olla asiakirjajulkaisuille myös oivallinen. (Arkistolaitos 1999, 4.)

Internetin potentiaali toimintaympäristön muokkaajana siis ymmärrettiin varsin varhain, mutta muutoksen suuruuteen havahduttiin todenteolla vasta 2000-luvulla. Maanmittaus- laitoksen Arkistokeskuksen johtaja Marja Rantalan (2006, 14) mukaan internetin yleistyminen oli aiheuttanut selkeitä muutoksia arkistojen toimintaympäristössä, käyttäjä- ryhmissä ja ennen kaikkea käyttäjien toiminnassa ja odotuksissa. Vaadittiin aitoa vuo- ropuhelua käyttäjien kanssa, jotta varsin rajalliset verkkopalveluiden kehittämiseen ja digitointiin käytettävät resurssit voitaisiin kohdistaa oikein. Rantalan mukaan alkujaan paperikeskeiseen ympäristöön luodut palvelukäytännöt eivät sellaisenaan soveltuneet tietoverkkoihin. Muuttunut toimintaympäristö oli ajanut hänen mukaansa tutkijasalien käyttäjämäärät monin paikoin luisuun ja arkistoilta odotettiin entistä enemmän ajasta ja paikasta riippumattomia verkkopalveluita.

Arkistolaitoksessa vuonna 2007 toteutetulla organisaatiouudistuksella pyrittiin vastaamaan näihin sähköisten tietopalveluiden haasteisiin (Arkistolaitos 2008, 8). Tavoitteena oli tarjota entistä enemmän aineistoja käyttäjille digitaalisessa muodossa. Digitoitujen aineistojen tarjoaminen verkoitse yritti vastata kasvaneeseen kysyntään ja samalla ne toimivat arkistolaitoksen uusien verkkopalveluiden pohjana. (Arkistolaitos 2008, 19.) Samana vuonna julkistettiin myös arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia (2007), jossa verkkopalveluille määriteltiin entistä keskeisempi rooli niiden kehityksessä.

Kansallisarkiston pääjohtaja Jussi Nuorteva totesi tilanteesta, että sähköisten aineistojen suhteen oli tapahtunut muutamassa vuodessa todellinen vallankumous. Sen olivat saa- neet aikaan asiakkaiden käyttötottumusten muuttuminen, eivät viranomaisten toimenpiteet. Nuortevan mukaan arkistojen sähköisten palvelujen tarjonta ei ollut täysin pystynyt tyydyttämään kasvanutta kysyntää. Arkistolaitoksen digitointitoiminta oli voimakkaasti lisääntynyt, mutta siihen käytettävät voimavarat olivat hyvin pienet muihin Pohjoismai- hin verrattuna. (Arkistolaitos 2008, 8-9.)

Kansallisarkiston kehitysjohtaja Jaana Kilkin (2010, 8-9) mukaan aineistojen siirtymi- nen tutkijasaleista verkkoon muuttaa perinteisiä käsityksiä arkistojen tietopalveluista.

Hän nimesi arkistojen tietopalvelun uuden paradigman Arkistot 2.0 – palveluksi. Sosi- aalisen median peruslähtökohtien mukaisesti palveluissa käyttäjän toiminnalla ja hänen

(14)

tuottamillaan sisällöillä on suuri rooli. Kilkin mukaan käyttäjän näkökulma nousee esille uudella tavalla.

2.3 Perinteiset toimintamallit muutoksessa

Toimintaympäristön muutoksessa on korostunut arkistojen tarve kehittää kaikkia toimintatapojaan, vaikka keskustelu aiheen ympärillä on viime vuosina vellonut korostuneesti internetin mahdollisuuksien ja uhkien ympärillä. Käyttäjä- ja käyttömäärien myönteisen kehityksen kannalta näkyvyyden lisääminen, käyttäjien toiveiden tarkempi tuntemus sekä muut erilaiset aineiston käytettävyyttä ja palvelutasoa parantavat toimenpiteet on nähty arkistokentällä keskeisen tärkeiksi myös muuttuvassa toimintaympäris- tössä.

Hollantilainen arkistonhoitaja Flip Maarschalkenweerd totesi ICA:n kansainvälisen ar- kistokongressin puheenvuorossaan vuonna 2000, että arkistonhoitajat ovat usein aivan liian vaatimattomia ihmisiä, jotka eivät tuo riittävästi esiin saavutuksiaan ja tekemäänsä työtä. Hänen mielestään arkistojen tulisi entistä rohkeammin markkinoida itseään sekä samalla kuunnella herkällä korvalla asiakkaidensa toiveita ja kehitettävä oppimansa pohjalta aina vain parempia palveluita. Näin arkistojen olisi mahdollista löytää kokonaan uusia käyttäjiä. (Hanhisalo 2000, 19–20.) Toimintaympäristön asettamien vaati- musten muuttuessa arkistojen on aktiivisemmin suuntauduttava kohti käyttäjää.

Maarschalkenweerd (Hanhisalo 2000, 19–20) sivusi puheenvuorossaan seikkaa, että arkistojen näkyvyyden parantamisessa on vielä kosolti petrattavaa. Näkemystä vahvisti Pohjoismaisilla arkistopäivillä vuonna 2003 luennoinut Tine Berg Floater. Hän kertoi tutkimuksesta, jonka mukaan Norjan Valtionarkistoa ja maakunta-arkistoja arvostettiin, mutta vain harvat vastanneista tiesivät, mitä ne oikeastaan tekivät. Viesti tiedotustoi- minnan lisäämisen tarpeesta oli selkeä. (Laine 2003, 14.)

Vuosituhannen alkupuolella Iso-Britanniassa järjestetty Archive Awarness – kampanja oli opettanut järjestäjilleen, kuinka hyvät suhteet tiedotusvälineisiin olivat arkistoille ensiarvoisen tärkeitä tavoiteltaessa medianäkyvyyttä (Kajanne 2003, 57). Median korostunut asema nyky-yhteiskunnassa tekee niistä vaalimisen arvoisen yhteistyökumppanin arkistoille. Julkisuuden kautta enemmistö ihmisistä muodostaa mielikuvansa arkistoista

(15)

ja niiden palveluista. Siksi arkistoille on tärkeää paitsi varmistaa näkyvyytensä, myös ottaa huomioon, millaisina ne julkisuudessa näyttäytyvät. (Peltonen 2007, 15.)

Vuoden 1994 Arkistopäivillä puhutti yritysmaailman puolelta tuotu käsite palvelun ja palveluiden laatuajattelusta. Aihetta pohtineen työryhmän mielestä sen lähtökohtana oli oltava asiakaslähtöisyys sekä palvelun, että palveluiden jatkuva kehittäminen vastamaan käyttäjien tarpeita. (Haario 1994, 21–23.) Samana vuonna Englannissa järjestetyn arkistoalan konferenssin puheenvuoroissa uskottiin juuri käyttäjäystävällisyyden olevan arkistoille yksi tärkeimmistä menestystekijöistä tulevaisuudessa. Arkistot eivät saisi entiseen malliin keskittyä korostuneesti vain aineistojen järjestelyyn, vaan niiden tulisi ottaa huomioon entistä enemmän käyttäjien näkökulma ja selvittävä heidän tarpeensa. (Van- hanen 1994, 51–52.)

Erilaista näkökulmaa edusti Mikkelin arkistotieteellisessä seminaarissa puhunut Ams- terdamin yliopiston Theo Thomassen, jonka mukaan arkistot ovat aina olleet kiinnostu- neita käyttäjistään ja erityisesti 1980-luvulta lähtien on ponnisteltu merkittävästi käyttä- jäystävällisten palvelujen kehittämiseksi. Hänen mukaansa ongelmia ovat tuoneet auto- maatio ja digitointi, mitkä ovat nostaneet käyttäjien odotukset liian korkealle suhteessa arkistojen käytettävissä oleviin resursseihin. (Voutilainen 2003, 18.)

Muuttuvassa toimintaympäristössä käyttäjä- ja käyttömäärien kasvun kannalta toimiva kokonaisuus vaatii arkistoilta entistä useampien osatekijöiden hallintaa ja jatkuvaa kehi- tystyötä. Marie Mäkisen (2008, 4) mukaan kaikkien kehitysprojektien ytimessä on kuitenkin aina oltava käyttäjä. Arkisto ei ole olemassa itseään varten ja käyttäjien tarpeet on selvitettävä. Larppaus on hänen mielestään virkamiehelle liian vaikea laji.

2.4 Minne menet tulevaisuus

Tilanne ei ole arkistoalan kannalta helppo. Käyttäjä- ja käyttömäärät ovat entistä tärke- ämpiä arkistojen yhteiskunnalle välittyvän merkityksen kannalta. Samaan aikaan internet on mullistanut sen, kuinka alati enenevä määrä käyttäjistä odottaa tulevansa palvel- luiksi. Perinteinen, arkistorakennuksessa henkilökohtaisesti annettava tietopalvelu on saanut rinnalleen virtuaalisia verkkopalveluita. Arkistot ja niissä työskentelevät arkistoalan ammattilaiset joutuvat samanaikaisesti ponnistelemaan perinteisten työtehtäviensä

(16)

parissa sekä kehittämään sen rinnalla uusia, digitaalisia toimintamuotoja pitääkseen käyttäjät arkistopalveluiden piirissä.

Muuttuneet pelisäännöt ovat puhututtaneet arkistokentällä. Tukholman arkistoviikkojen paneelikeskustelussa nousi vuonna 2003 esille arkistojen tehtäväkentän jatkuvasta kas- vusta seurannut identiteettikriisi. Pelättiin, että paine markkinointiponnistuksiin ja ym- pärivuorokautisten palveluiden tuottamiseen veisi liiaksi aikaa arkistojen ydintehtäviltä, mikä puolestaan voisi johtaa ongelmiin arkistoaineiston säilyvyyden ja käytettävyyden kannalta. Ilmoille jäi kysymyksiä, kuten onko arkistoala osa julkishallintoa vai tutki- mustoimintaa sekä onko työn tärkein osuus asiakaspalvelu vai aineistojen säilyvyyden turvaaminen. Keskustelun perusteella nämä arkistoalaa ravistelevat kysymykset eivät olleet vain paikallisia, vaan kansainvälisiä. (Kajanne 2003, 59.)

Arkistolaitoksen vuoteen 2015 ulottuva strategia painottaa vahvasti verkkopalveluiden kehittämistä. Pääjohtaja Jussi Nuortevan mukaan tietopalvelujen asiakaslähtöisyyttä on tarkoitus korostaa. Asiakkaiden siirtyessä yhä enemmän käyttämään verkkopalveluja on arkistolaitoksen paitsi tarjottava niitä, myös mentävä asiakkaidensa luo ja tehtävä palve- lujaan tunnetuiksi. Tietoa pyritään aktiivisesti tarjoamaan asiakkaalle. (Nuorteva 2010, 6-7.) Strategian mukaan kaikkien palvelutarpeiden määrittelyyn luodaan toimintamallit ja asiakaspalautetta kootaan järjestelmällisesti. Tavoitteena on palvella paremmin ny- kyisiä käyttäjiä sekä houkutella arkistoon kokonaan uusia asiakasryhmiä. (Arkistolaitos 2010, 29–30.)

Samanaikaisesti tuottavuusohjelma vähentää arkistolaitoksen käytettävissä olevia voi- mavaroja läpi koko strategiakauden. Yksi strategian keskeisistä tavoitteista onkin löytää enemmän yhteistyökumppaneita, sillä omien voimavarojen huvetessa se on välttämätön- tä (Nuorteva 2010, 6-7.) Vähenevät resurssit uhkaavat jättää asiakirjahallinnan tukitoi- met aliresursoiduiksi (Arkistolaitos 2010, 10). Myös valtionapua saavien yksityisten keskusarkistojen toiminnan tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden indikaattoreita kehite- tään. Niiden erityispiirteet ja – tehtävät pyritään kuitenkin ottamaan huomioon. (Arkis- tolaitos 2010, 20–21.)

Arkistolaitoksen strategian mukaan ydintoimintana pysyy asiakirjojen säilyttäminen ja muut lain määräämät tehtävät, mutta käyttäjä ja hänen tarpeensa pyritään ymmärtämään paremmin. Se on kuitenkin vaikeampaa kuin aiemmin, sillä niukkenevat määrärahat, internet ja käyttäjien odotukset ovat muuttaneet arkistojen toimintaympäristöä. Haastee-

(17)

seen arkistot ovat pyrkineet vastaamaan hiomalla toimintatapojaan. Käyttäjä- ja käyttö- määrien merkityksen kasvaessa asiakkaiden tarpeita on pyrittävä kuuntelemaan entistä herkemmällä korvalla.

Käyttäjä- ja käyttömäärien kasvavasta merkityksestä käydyssä keskustelussa internetin rooli on viime vuosina korostunut, mutta arkistot eivät saisi unohtaa perinteisiä menes- tystekijöitään, kuten näkyvyyden, palvelun ja palveluiden laadun ja niiden kehittämisen merkitystä. Tärkeää on, että toiminta on tulevaisuudessa aiempaa asiakaslähtöisempää.

Arkistolaitoksen strategian asettamien tähtäinten perusteella tähän pyritään. Käyttäjä ja hänen näkökulmansa ymmärtäminen on yksi keskeisistä haasteista arkistojen tulevaisuuden kannalta. Kyseessä on laaja kokonaisuus ja tämä työ pyrkii osaltaan täydentä- mään kokonaiskuvaa.

(18)

3 TUTKIMUKSEN TAVOITE JA TOTEUTUSTAPA

Arkistojen pidemmän aikavälin käyttäjä- ja käyttömäärien kehitykseen ei Suomessa ole juurikaan kiinnitetty huomiota, vaikka ne voisivat jatkuvasti muuttuvassa toimintaym- päristössä olla oiva lähde ammentaa oppia myös tämän päivän päätöksiin. Tämän tutkimuksen tavoitteena on paitsi kuvailla käyttäjä- ja käyttömäärien muutoksia, myös eritellä syitä niiden takaa sekä tarkastella, ovatko muutoksiin vaikuttaneet tekijät olleet samankaltaisia eri arkistoissa.

Luonteeltaan tutkimus on kuvailevaa perustutkimusta, joka kartoittaa tapahtunutta sekä pyrkii tarjoamaan aiheesta uutta tietoa. Tutkimuksen pontimena toimii arkistojen muut- tuneen toimintaympäristön aikaansaama tarve lisätä tietämystään käyttäjistä. Kotimaiset arkistot eivät ole olleet tilanteen edessä yksin, vaan sama kehitys on ollut havaittavissa myös muualla maailmassa. Tutkimuksellisesti aihe nivoutuu viimeisen kolmenkymme- nen vuoden aikana arkistotieteessä lisääntyneeseen käyttäjän ja käytön roolin tarkaste- luun. Aihetta ei juuri ole aiemmin lähestytty käyttäjämääriin vaikuttaneiden syiden kautta. Etenkin Suomessa aihepiiri on jäänyt vähälle huomiolle.

Tutkimustulosten pohjalta on tavoitteena pohtia löydösten tarjoamia eväitä arkistotoi- minnan suunnittelulle ja tarjota suuntaviivoja esiin nousseiden aiheiden tarkemmalle jatkotutkimukselle.

Tavoitteen saavuttamiseksi asetettiin kolme tutkimuskysymystä:

1) Miten tutkittujen arkistojen käyttäjä- ja käyttömäärät ovat kehittyneet vuosien 1989 ja 2009 välisellä ajanjaksolla?

2) Mitkä syyt ovat arkistojen omien näkemysten mukaan vaikuttaneet käyttäjä- ja käyttömäärien muutoksiin?

3) Ovatko nähdyt syyt muutoksille olleet eri arkistoissa yhteneväisiä?

3.1 Käsitteet

Käyttäjämäärällä tarkoitetaan tämän tutkimuksen yhteydessä arkistojen itse keräämiä määriä käyttäjistään, jotka kulloisenkin arkiston omien käytänteiden mukaisesti oli ilmoitettu joko tutkija- tai asiakaskäynteinä.

(19)

Käyttömäärällä tarkoitetaan arkistojen toiminnastaan keräämiä lukumääriä, jotka ilmai- sivat niiden tarjoamien palveluiden käyttöä. Käyttömäärien mittaamiseen käytetyt pal- velut vaihtelivat arkistoittain. Muutosten vertailun mahdollistamiseksi tutkimukseen valittiin samoja tai mahdollisimman samankaltaisia muuttujia. Tällaisia olivat asiakirjatilaukset sekä selvitykset ja tiedustelut.

3.2 Tutkimuksen toteutus

Tutkittavaksi ajanjaksoksi rajattiin vuodet 1989 – 2009. Tällöin tarkasteltavaksi saatiin kattava ajanjakso pidempiaikaisten muutosten havainnoimiseksi ja tutkimuksen ulotta- minen riittävän lähelle nykypäivää puolestaan lisäsi sen merkittävyyttä tämän hetken tilanteen kannalta. Verrattain pitkän tarkastelujakson vuoksi oli välttämätöntä, että tutkitut arkistot olivat julkaisseet säännöllisesti vuosi- tai toimintakertomuksia tutkimuksen kannalta keskeisten tietojen keräämiseksi.

Sopivia ehdokkaita tutkittaviksi olivat arkistolaitoksen piiristä Kansallisarkisto ja seit- semän maakunta-arkistoa sekä kaksitoista valtionapua saavaa yksityistä keskusarkistoa.

Hienoinen enemmistö tästä kahdenkymmenen arkiston perusjoukosta sijaitsi Helsingis- sä. Tutkimukseen valittiin harkinnanvaraisella otoksella seitsemän arkistoa: Kansal- lisarkisto, Jyväskylän ja Oulun maakunta-arkistot sekä Työväen Arkisto, Suomen Elin- keinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto ja Suomalaisen Kirjallisuuden Seu- ran Kirjallisuusarkisto.

Tutkitut arkistot kattavat monipuolisesti erilaisia elämänalueita ja palvelevat siten osin erilaisia käyttäjäkuntia, mikä oli tutkimuksen yleistettävyyden kannalta tärkeää. Maan- tieteellisesti ne perusjoukon tapaan painottuvat hieman Helsinkiin, mutta Mikkelin, Jy- väskylän ja Oulun mukanaolot tasapainottivat tilannetta. Arkistot edustavat myös eri kokoluokkia, suuresta Kansallisarkistosta aina pienempiin, tarkasti erikoistuneisiin arkistoihin.

Keskeisimmän tutkimusaineiston muodostivat arkistojen omat toiminta- ja vuosikertomukset. Niihin oli vuosien varrella kirjattu arkistojen käyttäjä- ja käyttömäärät sekä kallisarvoisia huomioita siitä, mitkä tekijät olivat arkistojen mukaan vaikuttaneet niiden muutoksiin. Etsittäessä syitä muutoksiin hyödynnettiin tutkimuksessa systemaattista laadullista analyysia, jossa koko tutkimusmateriaali käytiin järjestelmällisesti vuosi

(20)

vuodelta läpi ja havainnot kirjattiin ylös. Tukena toiminta- ja vuosikertomuksille tutkimuksessa hyödynnettiin tutkimuksen ajanjaksolla ilmestyneitä arkistoalan ammattilehtiä ja muita julkaisuja.

Toiminta- ja vuosikertomukset tarjosivat monipuolisen ja monin tavoin uniikin katsauksen arkistojen tapahtumiin, mutta arvioitaessa niitä tutkimuslähteinä on tärkeätä nostaa esille myös puutteet. Suurin osa teksteistä oli kirjoitettu nimettöminä ja usein oli mahdollista olettaa niiden heijastelevan kirjoittajan subjektiivista näkemystä tapahtuneesta, ei tutkittua tietoa. Käsitellyn ajanjakson ollessa pitkä, kaksikymmentä vuotta, ei voida myöskään täydellä varmuudella väittää, että esimerkiksi käyttömäärien kirjaus on hoi- dettu täsmälleen samalla tavalla ja tarkkuudella kaikkina ajanjakson vuosina. Mikäli muutoksista oli ilmoitettu, on ne huomioitu tutkimusta tehdessä.

Arkistojen omien verkkopalveluiden käyttöä oli seurattu tutkimusmateriaalin perustella liian vähän, jotta niiden käyttäjä- ja käyttömäärien kehityksestä olisi tämän tutkimuksen puitteissa voitu muodostaa riittävää kokonaiskuvaa, vaikka se tutkimuksen taustan huomioiden olisi tuonut keskeistä lisävalaistusta tutkimustuloksiin. Puutetta paikataan tarkastelemalla Suomen Sukututkimusseuran ylläpitämää Historiakirjat – verkkopalve- lua, joka on 1990-luvun puolivälistä lähtien tarjonnut arkistoaineistoon perustuvaa ma- teriaalia internetin välityksellä.

Täsmennystä vaativat myös käyttäjä- ja käyttömääristä kerätyt toiminnan tunnusluvut.

Käyttäjämääriä käsiteltäessä osa arkistoista puhui tutkijakäynneistä, osa asiakaskäyn- neistä. Tämä tutkimus lähti oletuksesta, että molemmilla tarkoitettiin samaa asiaa, ellei toisin ollut ilmoitettu. Kaikki tutkimuksen arkistot seurasivat tutkijasaliin toimitettujen asiakirjatilausten määriä, eikä niiden kirjaamisperusteissa ollut tutkimusmateriaalin perusteella havaittavissa poikkeamia. Ongelmallisin oli kolmas tutkimuksessa käytetty mittari, eli selvitysten ja tiedustelujen määrä. Niillä ilmaistiin arkistosta riippuen laajuu- deltaan eri asioita. Tutkittaessa käyttömäärien kehitystä ne kuitenkin kertovat palvelua vaativista asiakaskontakteista ja puolustavat paikkaansa toiminnan tunnuslukujen jou- kossa.

(21)

4 ARKISTOKOHTAISET KÄYTTÄJÄ- JA KÄYTTÖ- MÄÄRIEN MUUTOKSET

Jokaisella tutkimuksen arkistolla oli oma tarinansa kerrottavanaan, miten ja miksi sen käyttäjä- ja käyttömäärät olivat vuosien varrella muuttuneet. Muutoksia analysoitaessa on syytä tarkastella jokaista arkistoa yksitellen ja nostaa esiin tärkeimmät, suoraan niiden toiminnan tunnuslukuihin vaikuttaneet seikat, mikäli tutkimusmateriaalina toimi- neiden vuosi- ja toimintakertomusten sivuilta sellaisia löytyi.

Tässä luvussa arkistot esitellään lyhyesti, kuvaillaan niiden toimintaan liittyviä erityis- piirteitä ja nostetaan esiin mahdolliset käytettyjen muuttujien erityispiirteet tutkimusmateriaalissa. Käyttäjä- ja käyttömäärien kehitystä esittelevissä kuvaajissa on käytetty in- deksilukuja, jotka kertovat aina prosentuaalisen muutoksen vuoden 1989 peruslukuun.

Tämä helpottaa muutosten tarkastelua ja mahdollistaa suuruusluokaltaan erilaisten toiminnan tunnuslukujen kuvaamisen selkeästi yhdessä kaaviossa. Alkuperäiset lukemat, joiden pohjalta indeksiluvut on laskettu, löytyvät liitteenä tutkimuksen lopusta.

4.1 Kansallisarkisto

Kansallisarkisto johtaa arkistolaitoksen toimintaa, hallintoa ja kehittämistä. Sen tehtävä on myös säilyttää viranomaisten luovuttamia asiakirjoja, hankkia muita yhteiskunnan kannalta tärkeitä asiakirjoja ja edistää niiden tutkimuskäyttöä. (Lybeck 2006, 175.) Kansallisarkisto sai nykyisen nimensä arkistolain voimaantulon myötä vuonna 1994, sitä ennen se tunnettiin Valtionarkistona (Arkistolaitos 1995, 2).

Arkistolaitoksen vuosikertomuksissaan esittelemistä Kansallisarkiston toiminnan tunnusluvuista tämän tutkimuksen puitteissa kuvaillaan selvitysten, tutkijakäyntien ja asiakirjatilausten määrällistä kehitystä. Selvityksillä tarkoitetaan Kansallisarkistossa säily- tettävien asiakirjojen pohjalta tilaustyönä kerättyjä tietoja ja asiakirjajäljenteitä sekä virallisiin, että muihin tarkoituksiin. Asiakirjatilaukset kertovat tutkijasaliin toimitettujen asiakirja- ja mikrofilmitilausten määrän. Selittäviä tekijöitä käyttäjä- ja käyttömääri- en muutosten takana oli vuosikertomuksissa käsitelty monipuolisesti.

(22)

Kuvio 1. Kansallisarkiston käyttäjä- ja käyttömäärien kehitys vuosina 1989–2009.

Vuonna 1992 Etsivän Keskuspoliisin ja Valtiollisen poliisin arkistojen vapaa käyttö oli tullut mahdolliseksi, mikä osaltaan piristi tutkijakäyntien määriä uuteen nousuun muutaman tasaisemman vuoden jälkeen, kuten kuviosta 1 voidaan havaita (Arkistolaitos 1993, 1). Kasvua ei hillinnyt edes se, että osa tutkijatiloista oli loppuvuonna suljettuna muutostöiden takia. Käyttömäärien kasvun taustalla arveltiin olevan myös kotimaan heikentynyt työllisyystilanne, mikä oli kasvattanut opiskelijoiden, jatkotutkintoa suorit- tavien sekä harrastetutkijoiden määrää. Myös selvitysten määrä kääntyi ripeään kasvuun. Syynä oli inkeriläisten tarve saada todistuksia Suomessa oleskelusta ja syntype- rästään. (Arkistolaitos 1993, 5.)

Seuraavana vuonna tuli voimaan opetusministeriön valtion maksuperustelain nojalla antama päätös arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista, mikä osaltaan lisäsi maksuttomien palveluiden, kuten tutkijasaliin toimitettujen asiakirjatilausten suosiota.

Tutkijasaleihin toimitettujen tilausten määrä ei kuitenkaan antanut tarkkaa kuvaa aineiston kokonaiskäytöstä, sillä pääosa eniten käytetyistä aineistoista oli jo mikrofilmijäljen- nöksinä itsepalvelun piirissä ja kopiointityötä jatkettiin edelleen. Suoritettu koelaskenta osoitti, että todellinen kokonaiskäyttö oli noin kaksi kertaa tilastojen osoittamaa luke-

20 70 120 170 220 270 320

1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Indeksi (1989=100)

Selvitykset Tutkijakäynnit Asiakirjatilaukset

(23)

maa suurempi. (Arkistolaitos 1994, 10.) Itsepalvelun piiriin siirretyt mikrofilmiaineistot olivat erityisesti sukututkijoiden suosimaa aineistoa (Arkistolaitos 1994, 6).

Vuonna 1994 vastaavassa otantamittauksessa itsepalvelukäyttö oli kohonnut kahteen kolmasosaan kaikista käytetyistä asiakirjayksiköistä (Arkistolaitos 1995, 7). Itsepalve- lukäytön vaikutuksen voi nähdä kuviosta 1 asiakirjatilausmäärän selkeänä vähenemise- nä, vaikka tutkijakäynnit hienoisesti nousivatkin. Vastaava kehitys jatkui tulevinakin vuosina. Tutkijoiden taustatietoja ei kattavasti tilastoitu, mutta tiedettiin, että enemmistö tutkijoista oli sukututkimuksen harrastajia (Arkistolaitos 1996, 5).

Vuonna 1996 todettiin tutkijamäärien kasvaneen vuosikymmenen alusta noin 43 %.

Taustalla arvioitiin olevan paitsi sukututkijoiden parantuneet tutkimusmahdollisuudet, myös Etsivän Keskuspoliisin ja Valtiollisen poliisin arkistojen saama laaja me- diahuomio, mikä oli lisännyt ns. suuren yleisön kiinnostusta historiaa ja arkistolähteitä kohtaan. (Arkistolaitos 1997, 14.) Vajaan kymmenen prosentin verran kasvua koettiin edelleen vuonna 1997, kun Suomen itsenäistymisen 80-vuotisjuhlavuosi herätti me- dianäkyvyyden kautta mielenkiintoa ja kysyntää itsenäistymisvaiheesta kertoviin arkis- toasiakirjoihin. Arkistolaitoksen silloinen pääjohtaja Kari Tarkiainen puhui suoranaises- ta ryntäyksestä arkistoihin edellisten vuosien aikana. (Arkistolaitos 1998, 3-4.) Tieto- palvelua työllistäneiden inkeriläisselvitysten määrä oli kuitenkin kääntynyt laskuun, mikä heijastui selkeästi myös selvitysten kokonaismäärän vähenemisenä. Pienin poik- keuksin myös kaikki sukututkijoiden käyttämä aineisto oli nyt siirretty mikrofilmeille ja itsepalvelun piiriin. (Arkistolaitos 1998, 13.)

Vuosituhannen vaihteen kynnyksellä tutkijakäyntien määrä kääntyi laskuun. Yksittäistä selitystä ilmiölle ei löydetty, mutta yleisellä tasolla arveltiin kyseessä olevan luonnolli- nen tasaantuma huippuvuosien jälkeen. Sukututkijoiden määrä oli yhä noin kaksi kol- masosaa kaikista tutkijoista, mikä selitti edelleen asiakirjatilausten vähenemistä (Arkis- tolaitos 2000, 9). Vuodesta 2001 lähtien kuvio 1 paljastaa asiakirjatilauksissa kasvua, koska entisen maanmittaushallituksen uudistusarkistosta vastaanotetut kartat herättivät laajalti kiinnostusta. Koko asiakirjatilausmäärästä kohdistui arviolta neljännes näihin karttoihin ja piirustuksiin. Myös selvitysten määrä kääntyi nousuun, kiitos Saksassa säädetyn lain, mikä oikeutti korvauksiin saksalaisten pakkotöissä natsivallan aikana olleille henkilöille. (Arkistolaitos 2002.)

(24)

Vuonna 2002 tutkijakäyntien määrä väheni, mikä johtui osittain tutkijatiloihin kohdis- tuneesta remontista (Arkistolaitos 2003, 9). Satoa kuitenkin korjattiin seuraavana vuonna, kun paranneltu mikrofilmisali oli sukututkijoiden erittäin ahkerassa käytössä (Arkis- tolaitos 2004, 10). Sukututkijoiden parantuneet mahdollisuudet käyttää sukututkimus- aineistoa suoraan internetin kautta painoivat kuitenkin kokonaistutkijamäärän tasaiseen laskuun vuosikymmenen puolivälissä, kuten kuviosta 1 voi huomata (Arkistolaitos 2006, 12). Vähennys ei kuitenkaan johtunut yksin sukututkijoiden kaikkoamisesta, vaan kävijähävikkiä havaittiin myös muissa tutkijaryhmissä. Historiantutkimuksen kannalta pidettiin huolestuttavana kehitystä, että entistä useampi tutkija uskoi tutkimuksen kannalta relevantin materiaalin löytyvän internetistä. Myös sähköistyvä toimintaympäristö Kansallisarkiston sisällä nakersi rekisteröityjen asiakirjatilausten määrää, sillä esimerkiksi runsaasti kysytyt valtiorikosylioikeuden aktit olivat käytettävissä vain digitoituna intranetissä. (Arkistolaitos 2007, 11.)

Vuoden 2008 alussa Sota-arkisto ja valtioneuvoston arkisto liitettiin Kansallisarkistoon (Arkistolaitos 2009, 5). Tämä sai aikaan suuren kasvupiikin sekä asiakirjatilauksiin, että selvityspyyntöihin. Tästä huolimatta Arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuortevan mukaan arkistojen käyttömäärät olivat yleisesti olleet maailmanlaajuisesti laskevia, mikä johtui ennen muuta sähköisten aineistojen voimakkaasta lisääntymisestä (Arkistolaitos 2010, 5).

4.2 Jyväskylän maakunta-arkisto

Muiden maakunta-arkistojen tapaan Jyväskylän maakunta-arkisto toimii alueensa keskusarkistona ja ohjaa piiriensä arkistonmuodostajien arkistotointa (Lybeck 2006, 175).

Vuonna 1967 perustettu laitos painottaa toimintaansa historiantutkimusten edellytysten luomiseen (Arkistolaitos 1997, 33).

Arkistolaitoksen toimintakertomuksissa Jyväskylän maakunta-arkisto mainittiin vuoteen 1996 asti vain satunnaisesti, kunnes maakunta-arkistot saivat kyseisestä vuodesta lähti- en niiden sivuilta oman osionsa. Vuonna 2007 tavasta jälleen luovuttiin. Tutkimuksen kannalta tämä oli valitettavaa, sillä käyttäjä- ja käyttömääriin vaikuttaneita tekijöitä jäi hämärän peittoon. Arkistolaitoksen yksikkönä mitatut tunnusluvut olivat samat kuin Kansallisarkistolla, eli selvitykset, tutkijakäynnit ja asiakirjatilaukset.

(25)

Kuvio 2. Jyväskylän maakunta-arkiston käyttäjä- ja käyttömäärien kehitys vuosina 1989–2009.

Tutkijakäyntien määrä kääntyi 90-luvun alkupuolella kasvusuuntaiseksi Jyväskylän maakunta-arkistossa, kuten kuvio 2 osoittaa. Tätä voitiin ainakin osittain selittää talous- laman myötä lisääntyneiden opiskelijoiden ja harrastajatutkijoiden määrällä (Arkistolai- tos 1993, 5). Vuonna 1996 tieteellistä tutkimusta tekevät ja harrastajatutkijat olivat Jy- väskylässä käyttäjäryhminä yhtä suuria. Selvitysten määrä pysytteli tasaisen alhaisena.

Syynä siihen katsottiin olevan arkistopiirin pienuuden ohella sen, että Keski-Suomea koskevaa aineistoa säilytettiin myös muissa arkistoissa. Kaikkea toimintaa rajoittivat lisäksi ahtaat, epäkäytännölliset ja huonokuntoiset toimitilat. (Arkistolaitos 1997, 33–

34.)

Tilanne koheni, kun vuonna 2000 Jyväskylässä otettiin käyttöön uudet toimitilat. Muu- ton vuoksi arkisto oli kiinni viiden viikon ajan, mutta tästä huolimatta tutkijakäyntien määrä hieman lisääntyi edelliseen vuoteen verrattuna. Harrastajatutkijoiden osuus kävi- jöistä oli kasvanut jo kahteen kolmasosaan. (Arkistolaitos 2001, 34–35.) Vuonna 2003 julkisuus- ja henkilötietolainsäädännöstä johtuvien käyttörajoitusten soveltaminen lisäsi asiakasselvitysten määrää (Arkistolaitos 2004, 38).

50 70 90 110 130 150 170 190 210

1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Indeksi (1989=100)

(26)

Vuonna 2004 Jyväskylän maakunta-arkisto saavutti kaikkien aikojen ennätyksensä tut- kijakäynneissä ja myös asiakirjatilausten määrä hypähti ennätyslukemiin (kuvio 2).

Kasvua selitti osaltaan tiivis yhteistyö yliopiston historian ja etnologian laitoksen kanssa, jonka ansiosta arkistoon talletettiin laitoksen mikrofilmejä, mm. 43 000 mikrokorttia ruotsalaista tuomiokirja-aineistoa. (Arkistolaitos 2005, 32–33.)

Seuraavana vuonna maakunta-arkisto aloitti yhteistyön Maanmittauslaitoksen arkiston kanssa, minkä ansiosta tutkijoiden oli mahdollista saada käyttöönsä alkuperäisiä maan- mittausaineistoja. Seuraavana vuonna noin seitsemän prosenttia arkiston käyttäjistä hyödynsikin kyseistä mahdollisuutta. (Arkistolaitos 2007, 32.) Tutkimusjakson viimei- sinä vuosina tutkijakäynnit ja asiakirjatilaukset kääntyivät laskuun. Tämä johtui arkiston näkemyksen mukaan siitä, että erityisesti sukututkijoiden käyttämää aineistoa oli yhä enemmän tarjolla internetissä. (Arkistolaitos 2009, 12.)

4.3 Oulun maakunta-arkisto

Oulun maakunta-arkisto on perustettu vuonna 1932. Pohjoisen sijaintinsa vuoksi sen piiri on maakunta-arkistoista suurin, lähes puolet Suomen pinta-alasta. (Arkistolaitos 1997, 24). Muiden maakunta-arkistojen tapaan se toimii alueensa keskusarkistona ja ohjaa piirinsä arkistonmuodostajien arkistotointa. (Lybeck 2006, 175.)

Jyväskylän maakunta-arkiston tapaan arkistolaitoksen vuosikertomuksissa sen tapahtu- mia käsitellään tutkimusajanjakson alkuvuosilta varsin niukasti. Tarkastellut tunnusluvut ovat linjassa muiden arkistolaitoksen yksiköiden kanssa, eli tarkastelun kohteena ovat tutkijakäynnit, asiakirjatilaukset ja selvitykset.

(27)

Kuvio 3. Oulun maakunta-arkiston käyttäjä- ja käyttömäärien kehitys vuosina 1989–2009.

Talouslama vaikutti ilmeisen kohottavasti myös Oulun maakunta-arkiston käyttäjämää- riin, sillä tutkijakäyntien määrä ponkaisi kasvuun 90-luvun ensimmäisellä puoliskolla, kuten kuvio 3 osoittaa (Arkistolaitos 1993, 5). Sukututkijoiden osuus arkiston käyttäjis- tä mainittiin vuonna 1997 korkeaksi, mutta tarkkaa osuutta ei tutkimusmateriaalissa mainittu. Jyväskylän tavoin yhteistyötä paikallisen yliopiston kanssa syvennettiin, mikä näkyi arkiston aineistoihin perustuvien opinnäytetöiden lukumäärän lisääntymisenä ja toiminnan tunnuslukujen kasvuna. (Arkistolaitos 1998, 20.)

Vuonna 1998 Oulun maakunta-arkisto esiintyi poikkeuksellisen paljon niin lehdissä, radiossa kuin televisiossakin. Syynä olivat Oulussa järjestetyt arkistopäivät sekä maakunta-arkistossa säilytetty Joulupukin arkisto. Julkisuuden uskottiin lisänneen kiinnostusta maakunta-arkistoa kohtaan ja kuviosta 3 on havaittavissa hienoista kasvua tutkija- käynneissä ja asiakirjatilauksissa. (Arkistolaitos 1999, 21.)

Selvitysten määrä hypähti rajusti ylöspäin vuonna 1999. Syynä tähän oli saamelaiskärä- jälain mukainen vaaliohjesääntö, jonka nojalla maakunta-arkisto teki kolmen kuukauden aikana 1296 selvitystä hakijoiden lappalaisjälkeläisyydestä. Urakka sitoi käytännössä

50 70 90 110 130 150 170 190 210

1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Indeksi (1989=100)

(28)

kaikki saatavilla olevat voimavarat. (Arkistolaitos 2000, 24.) Kävijöiden joukosta yli- opistoon opinnäytteitä tekevien osuus oli edelleen kasvussa (Arkistolaitos 2002, 25).

Sukututkijoiden osuus tutkijakäynneistä oli puolestaan kääntynyt laskuun ja vuonna 2001 heitä oli kävijöistä noin 28 %. Muutoksista huolimatta tutkijakäyntien kokonais- määrä näytti vakiintuneen. (Arkistolaitos 2003, 26.)

Tutkijasaliin tilattujen asiakirjojen määrä nousi merkittävästi vuonna 2005. Erityisesti kiinnostusta herättivät yksityisarkistot, joiden osuus oli kohonnut kattamaan jo neljän- neksen kaikista tutkijasaliin tilatuista asiakirjoista. Hyllymetrimääräisesti Oulussa oli säilytettävänä eniten yksityisarkistoja maakunta-arkistoista. (Arkistolaitos 2006, 28.) Seuraavana vuonna tutkijoiden määrä ja asiakirjatilaukset vähenivät. Syyksi luettiin helteinen kesä sekä sen ajalle osuneet remonttityöt (Arkistolaitos 2007, 34). Parantunei- den arkistotilojen uskottiin kuitenkin osaltaan vaikuttaneen seuraavan vuoden selkeään kasvuun kävijämäärissä, kuten kuvio 3 osoittaa (Arkistolaitos 2008, 23).

4.4 Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran Kirjallisuusarkisto

Kirjallisuusarkisto on Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran itsenäinen osasto. Se on toi- minut Helsingissä vuodesta 1971 lähtien kirjallisuuden ja kulttuurin erikoisarkistona.

Arkisto kerää ja tallettaa kirjallisuuden- ja kulttuurintutkimuksen kannalta tärkeitä läh- deaineistoja, kuten käsikirjoituksia, kuvia ja äänitteitä sekä palvelee erilaisia asiakas- ryhmiä. Kirjallisuusarkisto toimii myös tutkimuslaitoksena. (Suomalaisen Kirjallisuu- den Seura 2002, 24.)

Kirjallisuusarkiston käyttömääriä mittaavista tunnusluvuista jouduttiin jättämään tiedustelut ja selvitykset pois, sillä niiden kirjaamisperusteita oli muutettu vuonna 2003 siinä määrin merkittävästi, ettei vertaaminen niitä edeltäneisiin lukuihin ollut enää mielekästä (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2004, 34). Joinakin vuosina asiakaskäynteihin oli kirjattu kuuluvaksi myös ryhmäkäynneille ja kokouksiin osallistuneet, mutta tulosten yhtenäisyyden vuoksi niitä ei tässä tutkimuksessa ole otettu mukaan. SKS:n toiminta- ja vuosikertomuksissa Kirjallisuusarkiston käyttäjä- ja käyttömäärien vaihteluihin vaikuttaneita syitä käsiteltiin vaihtelevalla tarkkuudella ja tutkimuksen kannalta valitettavan usein muutos vain tyydyttiin toteamaan.

(29)

Kuvio 4. SKS:n Kirjallisuusarkiston käyttäjä- ja käyttömäärien kehitys vuosina 1989–2009.

Vuonna 1990 toiminnan tunnusluvut olivat hienoisesti nousseet, kuten kuvio 4 näyttää.

Osittain nousujohteisuutta selittävänä tekijänä toimi tutkimustoiminnan laajeneminen entistä enemmän kirjallisuudentutkimuksen ulkopuolelle, sillä esimerkiksi historiantut- kijat, musiikkitieteilijät ja teologit olivat alkaneet hyödyntämään arkiston kokoelmia entistä enemmän tutkimuksissaan. (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 1991, 18.) Nousu taittui vuonna 1993 arkistotilojen kunnostustöiden takia. Kirjallisuusarkisto kykeni jat- kamaan toimintaansa keskeytyksettä, mutta toiminnan yhteydessä jouduttiin turvautu- maan poikkeusjärjestelyihin. Virkailijoiden joustavuuden ansiosta asiakkaita palveltiin ajoittain esimerkiksi arkiston ulkopuolellakin. (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 1994, 16.) Tilojen uudelleenjärjestelyt osoittautuivat onnistuneiksi, sillä asiakaskäynnit am- paisivat seuraavana vuonna nousuun (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 1995).

Kulttuuri- ja tutkimuspoliittisten tekijöiden vaikutusta aineistojen käyttöön pohdittiin SKS:n Kirjallisuusarkiston toiminta- ja vuosikertomuksessa vuonna 1995, kun kansain- välisten suuntausten mukaisesti päiväkirjojen tutkimisen suosittuus heijastui Kirjalli-

50 70 90 110 130 150 170 190

1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Indeksi (1989=100)

Tutkijasalilainat Asiakaskäynnit

(30)

suusarkistoon (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 1996, 9). Vuonna 1998 arkisto avasi kotisivunsa internetissä ja ne sisälsivät perustiedot säilytetyistä käsikirjoituksista, kuvis- ta, äänitteistä ja leikekokoelmista. Kiinnostusta arkiston aineistoihin lisäsi Kalevalan merkkivuosi, mikä näkyi kasvaneina käyttäjä- ja käyttömäärinä. (Suomalaisen Kirjalli- suuden Seura 1999, 13.) Kuvion 4 osoittama hienoinen kävijämäärien lasku vuosituhannen vaihteessa selitettiin osin sillä, että Kirjallisuusarkiston kotisivuilta pystyi tarkistamaan perustiedot arkiston kokoelmista etukäteen, eikä alustavia käyntejä näin ollen tarvinnut enää entiseen tapaan tehdä (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2001, 16).

Vuonna 2005 kuvakokoelmat olivat suljettuna ulkopuolisilta asiakkailta, jolloin tutki- jasalilainojen määrä putosi (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2006, 33). Seuraavana vuonna tutkijakäynnit lisääntyivät roimasti, minkä tiedettiin johtuneen tutkimuslaitos- toiminnan vahvistumisesta Kirjallisuusarkistossa (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2007, 23). Vuonna 2007 tunnusluvut jatkoivat vahvistumistaan ja sen uskottiin ainakin osittain johtuvan arkiston tunnettuuden lisääntymisestä, minkä eteen oli jo pitkään tehty määrätietoisesti työtä (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2008, 19). Vuonna 2009 arkis- to piti ovensa kiinni maalis-heinäkuussa muuton takia, jolloin käyttäjä- ja käyttömäärät ymmärrettävästi laskivat roimasti (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2010, 4).

4.5 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto

Mikkelissä toimiva Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto (Elka) perustettiin vuonna 1981. Sen tehtävänä on kerätä ja säilyttää suomalaiseen elinkeinoelämään liittyvää, his- toriallisesti arvokasta aineistoa. Perinteisen asiakirja-aineiston ohella arkisto säilyttää myös kattavaa kokoelmaa esimerkiksi valokuvia, äänitteitä ja videoita. (Lybeck 2006, 185–186.)

Elkan tapauksessa tiedustelut tarkoittavat sähköpostilla, puhelimella tai muulla tavalla saapuneita yhteydenottoja (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 2010, 10). Tutkija- käyntien sijaan Elka käyttää toimintakertomuksissaan termiä asiakaskäynnit. Muutoksi- en syitä käyttäjä- ja käyttömäärissä kommentoitiin vuosikertomuksien sivuilla jonkin verran, muttei aukottomasti. Toimintakertomuksista ei löytynyt tietoa vuoden 1995 tut- kijasalilainojen määrästä.

(31)

Kuvio 5. Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston käyttäjä- ja käyttömäärien kehitys vuosina 1989–2009.

Elka tiedotti tutkijoille toiminnastaan paitsi yliopistojen kautta, myös suoraan hyödyn- tämällä ylläpitämäänsä Suomen taloushistorian tutkijarekisteriä (Suomen Elinkeinoelä- män Keskusarkisto 1990, 16). Yhteistyö Jyväskylän yliopiston kanssa syveni vuonna 1991, kun osa taloushistorian opetuksesta siirrettiin Mikkeliin (Suomen Elinkeinoelä- män Keskusarkisto 1992, 12). Kuten kuviosta 5 on havaittavissa, niin vuoteen 1992 mennessä arkistossa suoritettu tutkimustyö olikin lisääntynyt huomattavasti. Käytön tunnuslukujen kannalta merkittävin yksittäisen projekti oli Karjalan tietokantaprojektin toiminta Elkan tiloissa (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 1993, 9).

Vuonna 1995 todettiin yrityshistorian kirjoittajien, opinnäytetyön tekijöiden ja muiden tutkijoiden kiinnostuksen Elkan asiakirjoja kohtaan olevan hyvällä tolalla. Käyttäjä- ja käyttömäärät olivat noususuuntaisia, kuten kuvio 5 osoittaa. (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 1996, 2.) Elka julkisti kotisivunsa kahta vuotta myöhemmin ja ne sisälsi- vät tietoa säilytetyistä arkistoista, kattavin hakumenetelmin ryyditettynä (Suomen Elin- keinoelämän Keskusarkisto 1998, 5). Asiakaskäynnit kuitenkin putosivat roimasti

20 70 120 170 220 270 320 370 420 470

1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Indeksi (1989=100)

Tiedustelut Asiakaskäynnit Tutkijasalilainat