Kuten luvussa 2.3 jo tuli ilmi, niin Floaterin (Laine 2003, 14) ja Maarschalkenweerdin (Hanhisalo 2000, 19–20) mukaan riittämätön näkyvyys oli aiheuttanut arkistoille moni-naisia ongelmia. Näkymättömyys oli johtanut siihen, ettei arkistojen tehtäviä tai niiden tarjoamia aineistoja ja palveluita tunnettu kovinkaan laajalti. Vaikka kokemuksia ulko-mailta ei voi sellaisenaan siirtää kotoiselle arkistokentälle, niin niitä ei silti kannata jät-tää huomiotta.
Tutkimusmateriaalin perusteella kaikki tutkimuksessa käsitellyt arkistot kokivat tärke-äksi, että niiden toiminnan tunnettuus paranisi. Näkyvyyttä ulospäin pyrittiin paranta-maan monin keinoin, esimerkiksi näyttelyin, esittelyin ja tiedotustoimintaa terävöittä-mällä. Tavoitteet tälle toiminnalle olivat todennäköisesti laajemmat, kuin mitä toiminta- ja vuosikertomusten sivuilta oli poimittavissa. Yksi pontimista oli kuitenkin käyttäjä-kunnan laajentaminen, minkä esimerkiksi Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto il-moitti tavoitteekseen vuonna 2009 oman verkkojulkaisun suunnittelua aloittaessaan (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 2010, 2).
Vuokko Joki Oulun maakunta-arkistosta kirjoitti arkistolaitoksen vuosikertomuksen sivuilla vuonna 2002, että näyttelytoiminnalla voidaan luoda kiinnostavuutta arkistoja ja niiden säilyttämiä aineistoja kohtaan. Keskeistä onnistumisen kannalta on valita suurta yleisöä ja mediaa kiinnostava aihe. Huolellisesti toteutettuna on mahdollista ravistaa harteilta asiakirjanäyttelyihin usein liitettävät mielikuvat tylsyydestä ja värittömyydestä.
Yhteistyöllä muiden kulttuurilaitosten kanssa näyttelyistä oli mahdollista tehdä eläväm-piä. Myös jokaista tilaisuutta esittelylle tai esitelmälle tulee pitää oivana mahdollisuute-na viedä eteenpäin samahdollisuute-naa arkistosta kulttuurilaitoksemahdollisuute-na. (Arkistolaitos 2003, 51.)
Näyttely- ja tapahtumatoiminta muodostikin tutkimusmateriaalin perusteella kivijalan, jonka päälle kaikki arkistot pyrkivät tavalla tai toisella rakentamaan näkyvyyttään. Ak-tiivisimpia toimijoita olivat Kirjallisuusarkisto ja arkistolaitoksen toimipisteet Kansal-lisarkiston johdolla. KansalKansal-lisarkiston osalta huipentumana saattoi pitää vuoden 1997 Taiteiden yö – tapahtumaa, jota se jälkikäteen vuosikertomuksessaan kuvaili historialli-seksi, sillä kerrankin päästiin todella kokeilemaan, kuinka monta ihmistä taloon oikein saatiin kerralla mahtumaan (Arkistolaitos 1998, 4).
Muilla tutkimuksen arkistoilla oli näyttelytoimintaa satunnaisemmin, mutta niiden suo-sioon oltiin tyytyväisiä. Esimerkiksi Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston järjestä-mä näyttely mikkeliläisyydestä houkutteli arkistoon ennätysyleisön ja toi näkyvyyttä paikallisissa viestimissä. (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 2006, 9.) Työväen Arkiston järjestämä ”Villi Pohjola” – näyttely keräsi paitsi mukavasti yleisöä, myös noteerattiin Helsingin Sanomissa (Työväen Arkisto 2004, 20). Näyttelyt osoittautuivat-kin väyläksi arkistoille saada näkyvyyttä tiedotusvälineissä.
Iso-Britanniassa järjestetty Archive Awarness – kampanja oli opettanut sikäläisille ar-kistoille tiedotusvälineiden tärkeyden yhteistyökumppaneina (Kajanne 2003, 57). Me-diajulkisuutta saikin osakseen myös muilla kiinnostavilla talon sisäisillä tapahtumilla, jos niistä ymmärsi tiedotusvälineille vihjaista. Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkis-tolle tällainen tapahtuma oli Sota-arkiston kunnostusprojekti, joka toi valtakunnallista mediahuomiota (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 2008, 2). Samaten vuosittain Arkistojen päivän yhteydessä toteutettu avointen ovien päivä oli kerännyt säännöllisesti osakseen medianäkyvyyttä ja se lisäsi tunnettuutta erityisesti harrastelijatutkijoiden pa-rissa. Tyypillisesti tapahtuman jälkeisillä viikoilla koettiin kävijä- ja tiedustelumäärissä nostetta. (Alm 2009, 4.)
Aina saavutettu näkyvyys ei ollut ongelmatonta. Saamelaiskäräjälain yhteydessä lappa-laisjälkeläisyydestä tehtyjen selvitysten tiimoilta kuohunut keskustelu oli paikoin kii-vasta ja maakunta-arkiston toiminta joutui julkisuudessa suurennuslasin alle. Oulun maakunta-arkisto katsoi kuitenkin onnistuneensa säilyttämään puolueettomuutensa ti-lanteessa. (Arkistolaitos 2000, 25.)
Kirjallisuusarkisto totesi vuoden 1995 toimintakertomuksessaan, että kokoelmien esitte-ly ja niistä tiedottaminen nähtiin keskeisen tärkeäksi osaksi arkistotoimintaa (Suomalai-sen Kirjallisuuden Seura 1996, 7). Tähän panostaminen näkyi Suomalai(Suomalai-sen Kirjallisuu-den Seurassa esimerkiksi Observer – lehdistöpalvelun käyttöönottona vuonna 2001, joka mittasi osaltaan myös Kirjallisuusarkiston näkyvyyttä lehdistössä (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2002, 5). Seuraavana vuonna seura palkkasi päätoimisen tiedotta-jan, jonka ansiosta näkyvyys parantui merkittävästi, uskoi seuran silloinen pääsihteeri Jussi Nuorteva (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2003, 1). Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran ohella myös Kansallisarkistolla oli täysipäiväinen tiedottaja ja oma asiakaslehti.
Kaikki tutkitut arkistot yrittivät parantaa näkyvyyttään avaamalla oviaan erilaisille ryh-mäkäynneille. Suomen Urheiluarkistolle erilaiset koulutus- sekä esittelytilaisuudet oli-vat osa säännöllistä toimintaa ja esimerkiksi vuonna 1993 niitä järjestettiin seitsemän.
Vaikka tilaisuuksien valmistelu ja toteutus sitoivat resursseja, niitä pidettiin käyttäjä- ja käyttömäärien kasvattamisen kannalta tärkeinä. (Suomen Urheilun Keskusarkisto 1994, 4.) Samoin esimerkiksi Kansallisarkiston toimintaan tutustui opastetuilla kiertokäyn-neillä vuoden 2007 aikana yhteensä noin 1500 henkilöä (Arkistolaitos 2008, 27). Jyväs-kylän maakunta-arkistossa annettiin vuonna 2000 käyttäjäkoulutusta 112:lle yliopiston opiskelijalle. Jyväskylän yliopisto järjesti myös opiskelijaseminaareja arkiston tiloissa, joiden yhteydessä opiskelijat pääsivät tutustumaan suoraan alkuperäislähteisiin. (Arkis-tolaitos 2001, 35). Kiinteiden kontaktien ylläpito yliopistoihin ja muihin läheisiin toimi-joihin oli tutkimusmateriaalin perusteella arkistoille luonnollinen tapa kasvattaa tunnet-tuuttaan ja uutta käyttäjäkuntaa.
Kotisivujen suomiin mahdollisuuksiin tiedottamiseen ja näkyvyyden parantamisen väli-neenä suhtauduttiin tutkimusmateriaalin mukaan arkistoissa myönteisesti. Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistolle se oli jo vuonna 2001 yksi keskeisistä välineistä tie-dottaa tutkijoille arkiston toiminnasta (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 2002, 8). Vaihtoehtoisista lähestymistavoista esimerkkeinä Suomen Kirjallisuuden Seura
hyö-dynsi vuonna 2005 digitalisoitunutta toimintaympäristöä lähettämällä tiedotusvälineille vuosittain sähköisiä Vuotuisjuhlat – tietopaketteja, jotka julkaisunsa jälkeen saivat ai-kaan kasvupiikin seuran ja siten osittain myös Kirjallisuusarkiston saaman me-diahuomioon. (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2006, 17.) Arkistolaitoksen yksiköt puolestaan alkoivat vuonna 2008 järjestää virtuaalinäyttelyitä verkossa (Arkistolaitos 2009, 13).
Tutkimusmateriaalin perusteella kaikki tutkimuksen arkistot ymmärsivät näkyvyyden merkityksen käyttäjä- ja käyttömäärien kehitykseen, mutta panostus siihen oli vaihtele-vaa. Osin kyse lieni resursseista. Tätä puutetta kuitenkin pystyttiin kiertämään tekemällä yhteistyötä. Esimerkiksi yksityiset keskusarkistot julkaisivat yhteistä esitettä, jolloin yksittäiseltä arkistolta vaadittava panostus jäi pienemmäksi (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto 1997, 6).
Suoraa yhteyttä erilaisten näkyvyyttä parantavien toimenpiteiden välittömistä vaikutuk-sista käyttäjä- ja käyttömääriin ei tutkimusmateriaalin perusteella kuitenkaan voitu aina vetää, mutta arkistoissa niiden vaikutuksiin tärkeänä osatekijänä luotettiin. Esimerkiksi Kirjallisuusarkistossa arvioitiin vuonna 2008, että toiminnan tunnuslukujen vahvistumi-sen taustalla oli merkittävänä osatekijänä arkiston parantunut tunnettuus (Suomalaivahvistumi-sen Kirjallisuuden Seura 2009, 19). Myös Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa us-kottiin vuonna 2007, että tieto sen olemassaolosta oli viime vuosina huomattavasti li-sääntynyt, mikä oli tuonut lisää asiakkaita ja tutkijoita (Suomen Elinkeinoelämän Kes-kusarkisto 2008, 1).