Tärkeä osa tietomallinnusta ja sen toteuttamista on tiedonsiirtoon ja –hallintaan liittyvät toimenpiteet. Kuten YIV- julkaisussakin on kirjoitettu, toimiva sekä luotettava tiedonsiirto ja –hallinta on yksi hankkeen keskeisimmistä onnistumistekijöistä. Tiedonsiirto ja –hallinta on silloin toimivaa, kun kaikki ymmärtävät tiedon samalla tavalla, se on jäsenneltyä, sitä hallinnoidaan yhteisesti sovitussa paikassa sekä se on ajantasaisena helposti ja joustavasti hyödynnettävissä. Näiden tekijöiden huomioonottaminen mahdollistaa sen, että kertaalleen toteutettu tai kerätty tieto säilyy hyödynnettävässä muodossa projektin osallisten käytössä hankkeen alusta loppuun asti. (BuildingSMART Finland, 2019a) Helsingissä laaditut ohjeet liikennesuunnittelusta katusuunnitteluun luovutettavalle aineistolle ovat puutteellisia ei-vätkä ne sisällä tarkkaa ohjeistusta esimerkiksi tiedostojen tallentamiseen liittyen. Muun muassa tämän takia BuildingSMART Finlandin julkaisussa (2019a) mainittu tavoitteellinen
”rakennetun ympäristön tiedonhallinnan katkeamaton ketju” ei toteudu nykyisellään. Suu-rin ja lähes kaikkien suunnittelijoiden haastatteluissa esiin noussut ongelma on se, että tie-dostoja ei tallenneta ja nimetä tiettyjen käytäntöjen mukaan. Tämän seurauksena suunni-telmatiedostojen etsimiseen verkkolevyltä kuluu paljon aikaa, tiedon ajantasaisuudesta ei ole tietoa ja tiedonsiirto tapahtuu pääosin sähköpostitse, jolloin esimerkiksi tiedostolinkit eivät pysy ennallaan.
Haasteet suunnitelmatiedostojen hallinnassa ja niiden sisältämän tiedon siirrossa ovat li-säksi vain osa ongelma tiedonhallinnan vakioinnissa. Jokaisessa projektissa ensimmäinen vaihe on aina lähtötietoaineiston kokoaminen, jolloin myös lähtötietoaineiston tulisi kulkea päivitettynä ja ajantasaisena hankkeen alusta loppuun. Helsingin nykyisen liikennesuunnit-teluprosessin (prosessin kuvaus pääpiirteissään luvun 4 osassa 2.3) ensimmäisessä vai-heessa lähtötieto kerätään noin seitsemästä eri lähteestä. Tätä lähtötietoaineistoa ei kerätä mihinkään yhteen paikkaan esimerkiksi projektikansioon tai suunnitelmatiedostoon, vaan se joudutaan etsimään tarpeen vaatiessa aina uudelleen eri lähteistä. Muun muassa liiken-nesuunnitelmien pohjaksi tarvittava tieto liikennemääristä ja nopeusrajoituksista ovat olen-naista tietoa myös katusuunnittelussa. Liikennemäärät eivät siirry nykyisin liikennesuunni-telma-aineiston mukana katusuunnitteluun ja nopeusrajoituksetkin vain, jos liikennesuun-nitelma on rajattu niin, että siinä on näkyvissä nopeusrajoitusmerkki tai –tiemerkintä. Jot-kin lähtötietoaineistoista voivat olla helposti löydettävissä, mutta osan etsimisessä tai hank-kimisessa voi mennä iso osa suunnitteluprosessiin käytetystä ajasta.
Jotta tiedonhallinnan vakiointi olisi mahdollista ja tiedonsiirto olisi mahdollisimman yksin-kertaista, tulisi suunnittelijoilla olla selkeä ohjeistus suunnitelmatiedostojen ja muun suun-nitelma-aineiston tallentamiselle. Helsingin kaupunkiympäristön toimialalla on ollut käy-tössä 2008-luvulta lähtien ProjectWise-niminen tiedonhallintaohjelmisto, jonka tarkoituk-sena oli alun perin helpottaa kaavahankkeiden tiedonhallintaa. Ohjelmiston käyttö on kui-tenkin laajentunut 2010-luvulla koko kaupunkiympäristön toimialaa ja sen projekteja
kos-66
kevaksi. Vaikka ProjectWisen kansiorakenteessa on huomioitu mahdollisuus hyvin moni-puoliseen kaupungin sisäiseen ja ulkoiseen tiedonsiirtoon, ei ohjelmiston mahdollistamia etuja ole hyödynnetty täysin. Kaupungin liikenneinsinöörinä jo useamman vuoden työsken-nellyt Salko totesi myös haastattelussaan (1.9.2021), että ProjectWise on vain harvoissa pro-jekteissa tehokkaasti käytössä. Salkon mukaan tiedonhallinnan ja tiedonsiirron selkeyttä-misen suhteen ohjelmistossa on kuitenkin paljon potentiaalia, sillä kansiorakenteet ja kan-sioiden nimet ovat selkeät. Rakenteet ja nimet ovat myös pitkälti yleisten inframallivaati-musten mukaiset. Lisäksi ProjectWisen tehokkaammalla käytöllä pystyttäisiin todennäköi-sesti ehkäisemään paremmin yksityisillä verkkolevyillä tapahtuvaa tiedostojen säilyttä-mistä. Suunnitelma-aineistojen tallentaminen paikkaan, jonne vain yhdellä henkilöllä on pääsy, voi pahimmillaan johtaa tilanteeseen, missä kukaan ei pääse käsiksi tiedostoihin.
Kuvassa 5.1 on esimerkki ProjectWisen kansiorakenteesta liikennesuunnitelman osalta. Se sisältää kansiot muun muassa lähtötietoaineistolle, luonnosvaiheen suunnitelma-aineisto-jen säilyttämiselle, vuorovaikutukselle ja luovutettavalle aineistolle. Sen sijaan verkkolevyn kansiorakenne on sekava eikä siellä ole selkeää ohjeistusta tiedostojen tallentamiselle. Haas-teena kaupungin verkkolevyn käyttämisessä projektien tiedostoalustana on myös se, että projektin muilla osallisilla, kuten konsulteilla, ei ole tällöin pääsyä tiedostoihin. Tällöin suunnitelmat ja muut tiedostot siirtyvät muiden käyttöön esimerkiksi sähköpostin välityk-sellä. Sähköpostilla lähetetyt tiedostot eivät kuitenkaan useimmiten päivity vastaanottajalle samaan aikaan kun tiedoston muokkaajalle. Tämä edellyttäisi sitä, että tiedoston muokkaaja lähettäisi joka kerta erikseen uuden version päivitysten jälkeen. Yksinkertaisinta ja hel-pointa olisi jakaa tieto suunnitelma-aineistojen sijainnista ja ne päivitettäisiin aina samaan sijaintiin. Tällöin myös suunnitelmatiedostoihin liitettyjen referenssitiedostojen linkit py-syisivät ennallaan eikä samoja tiedostoja olisi monessa eri sijainnissa.
67
Kuva 5.1. Kuvakaappaus ProjectWisen kansiorakenteesta.
Toimenpide-ehdotuksena luotettavamman, toimivamman ja tehokkaamman tiedonsiirron ja –hallinnan saavuttamiseksi on ohjeistus ProjectWisen tehokkaampaan käyttöön. Ohjeis-tuksen tulisi sisältää tieto siitä, mihin kansioihin mitäkin tiedostoja siirretään, missä muo-dossa niiden tulee olla ja miten nämä nimetään. Tiedostojen nimeämistä ja numerointia kä-sitellään tarkemmin seuraavassa luvun osassa. Ohjeita laatiessa on olennaista huolehtia siitä, että niiden noudattaminen helpottaa oikeiden tiedostojen löytämistä ja että esimer-kiksi luonnosvaiheen-ja valmiit suunnitelmatiedostot ovat helposti erotettavissa toisistaan.
Tärkeää on myös se, että ohjeet sisältävät vaatimuksen tiedostojen päivittämisvälille, jos suunnitelmia ei muokata suoraan ProjectWisessä. Tämä tarkoittaa sitä, että suunnittelijan on huolehdittava, että voimassa oleva suunnitelma on aina kaikkien saatavilla. Suunnitteli-jan tehtävänä on myös huolehtia siitä, että muut tietävät, missä viimeisimmät tiedostot si-jaitsevat. Tästä voidaan sopia esimerkiksi sähköpostitse tai projektin suunnittelukokouk-sissa. Kaiken kaikkiaan muutoksen pitäisi yksityiskohtaisen ohjeistuksen kanssa nopeuttaa ja helpottaa tiedonsiirtoa. Kuvassa 5.2 on vielä esitetty, mitä toimenpide sisältää.
68
Kuva 5.2. Ehdotetun toimenpiteen sisältämä ohjeistus tiedonsiirtoon ja –hallintaan.
Toimenpiteen käyttöönotto ei vaadi suuria muutoksia tai uudistuksia, koska ohjelmisto on jo olemassa ja sen käytön tulisi olla tuttua liikenne- ja katusuunnittelijoille. ProjectWisessä on jo lisäksi selkeä rakenne, johon voidaan tarpeen vaatiessa luoda uusia kansioita ja siirtää uutta tietoa. Aikataulullisesti tiedonsiirtoon ja tiedon hallintaan keskittyvä toimenpide voisi sijoittua heti vuodelle 2022 olettaen, että ohjeistus saataisiin tehtyä valmiiksi jo kevään ai-kana. Ohjeistuksen laatimisesta ja toimenpiteen toteuttamisesta vastaavat henkilöt tulisi myös nimetä heti vuoden alusta, jotta tehtävät voidaan aloittaa mahdollisimman nopeasti.
Varmasti kannattavinta olisi, että ohjeistuksen laatimisesta ja toimenpiteen toteuttamisesta vastaavilla henkilöillä olisi aiempaa kokemusta projektien tiedonhallintaan liittyen. Vastaa-vien olisi myös tärkeää olla henkilöitä, jotka työskentelevät liikenne- ja katusuunnittelun parissa, jotta heillä olisi mahdollisimman hyvä tietämys suunnittelualan tarpeista tiedon-hallinnan osalta.
69