Tiedonhallintalakiluonnoksen tavoitteina oli viranomaisen tiedonhallinnan laadun yhdenmukaistaminen ja parantaminen, viranomaisten tietoaineistojen tehokkaan ja turvallisen hyödyntämistä edistäminen, hallinnon asiakkaiden saaman palvelun ja palvelun laadun parantaminen ja palvelutuotannon tehostaminen, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden edistäminen, julkisuusperiaatteen parempi toteutuminen viranomaisen toiminnassa, ja tietosuojan ja tietoturvan toteutuminen viranomaisen tietoaineistojen käsittelemisessä. Näitä lakiluonnoksen yleisiä tavoitteita pidettiin kuntien lausunnoissa yleisesti hyvinä ja kannatettavina asioina.
Tiedonhallinnan sirpaleista sääntelyä yhtenäistävää ja kokoavaa tiedonhallintalakia pidettiin tervetulleena uudistuksena. Sen sijaan lakiluonnoksen yksityiskohtaisempi sääntely eli ne
193 Kajaani. Lausunto. 20.9.2018
194 Kajaani. Lausunto. 20.9.2018.
195 Kankaanpää. Lausunto. 18.9.2018; Pori. Lausunto. 1.10.2018.
toimenpiteet ja keinot, joilla lakiluonnoksen päämäärät oli tarkoitus saavuttaa, saivat kuntien jättämissä lausunnoissa osakseen kritiikkiä.
Tässä työssä on käsitelty tiedonhallintalakiluonnoksen kuudennessa luvussa tiedonhallintayksiköille asetettuja vaatimuksia koskien asian ja palvelujen tiedonhallintaa. Keskityin työssäni lakiluonnoksen kuudennen luvun 23 – 26 §:ssä tiedonhallintayksiköille asetettuihin vaatimuksiin. Nämä vaatimukset koskivat asiatunnusta ja sen muodostamista, asiarekisteriä, siihen rekisteröintiä ja sen kuvausta sekä palvelutuotannon tiedonhallintaa.
Kuntien lausunnoissa ajatusta asiatunnuksen yhtenäisestä muodostamistavasta pidettiin hyvänä.
Yhtenäisten asiatunnusten käyttöönoton katsottiin edistävän lakiluonnoksen tavoitteiden toteutumista, kuten tiedonsiirtoa eri organisaatioiden välillä. Muuten asiatunnusta koskevaa sääntelyä pidettiin kuntien lausunnoissa epäselvänä ja ristiriitaisena. Yksi esimerkki ristiriitaisuudesta on Y-tunnuksen suhde asiatunnukseen. Osa lausunnonantajista oli epävarmoja siitä, tuliko Y-tunnus sisällyttää asiatunnukseen vai ei, sillä asia esitettiin luonnoksessa lausunnonantajien mielestä epäselvästi ja ristiriitaisesti. Asiatunnuksen muodostamiseen liittyvän sääntelyn epäselvyyteen pidettiin yhtenä syynä sitä, että asiatunnusta koskevassa lakiluonnoksen 23§:ssä säädettiin myös asialle annettavista yksilöintitiedoista eli metatiedoista. Pykälän muotoilun katsottiin johtavan helposti sellaisiin tulkintoihin, että pykälässä mainittujen yksilöintitietojen tuli kuulua asiatunnukseen. Tiedonhallintalakiluonnoksen 23§:ssä ainoa asiatunnuksen muodolle asetettu vaatimus oli se, että siitä tuli käydä ilmi tiedonhallintayksikkö. Kuntasektorilla tiedonhallintayksikkönä toimii kunta. Kannatettavana ajatuksena ei pidetty myöskään tiedonhallintalakiluonnoksessa esitettyä näkemystä siitä, että asiatunnuksen muodosta päättäminen jäisi tiedonhallintayksikön itse päätettäväksi, sillä sen ei katsottu tuovan ratkaisevaa muutosta nykytilanteeseen.
Asiatunnus muodostuu organisaation käyttämässä tietojärjestelmässä, esimerkiksi asianhallintajärjestelmässä, jossa hallintoasiat käsitellään. Asiatunnuksen muoto on yleensä järjestelmäriippuvainen. Järjestelmän käyttäjä ei voi vaikuttaa tunnuksen muotoon, vaan se koostuu siten, kuin järjestelmätoimittaja on hyväksi katsonut. Kehittyneemmissä tietojärjestelmissä on mahdollista tehdä jonkin verran asiakaskohtaisia räätälöintejä järjestelmäkohtaisten asetusten avulla,
jolloin myös asiatunnuksen muoto eli sen sisältämien yksilöintitietojen valinta voi olla mahdollista jossain määrin. Ellei tietojärjestelmässä ole mahdollista tehdä asiakaskohtaisia räätälöintejä yleisten asetusten avulla, voivat tietojärjestelmiin kohdistuvat muutokset aiheuttaa suuriakin kustannuksia, sillä ne täytyy teettää järjestelmätoimittajan asennus- ja muutostöinä. Järjestelmätoimittajan työt tehdään yleensä tuntiveloituksena, jolloin myös suunnittelu- ja valmisteluajasta veloitetaan.
Pienehköltä vaikuttava muutos- tai asennustyö voi aiheuttaa suuret kustannukset. Muutostöille on myös vaikea arvioida tarkkaa budjettia, ja budjetin ylittämisestä seuraa aikaa vievää selvitystyötä.
Kuntasektorilla kustannusarvio pitäisi pystyä tekemään jo talousarviovalmistelua varten eli mahdollisesti vuosi tai pari ennen itse muutostyön toteuttamista. Kaikkiin tietojärjestelmiin muutoksia ei ole mahdollista tehdä jälkikäteen, mikä voi johtaa uuden tietojärjestelmän hankintaan tai vähintään versiopäivitykseen. Pienessäkin kunnassa tietojärjestelmän vaihtoprojekti vaatii huolellista suunnittelua ja resursointia.
Lisäkustannusten lisäksi asiatunnuksen muutos vaikuttaisi laajasti koko tietojärjestelmän käyttöön, mikäli asiatunnukseen kohdistuva muutos toteutettaisiin jo käytössä olevaan tietojärjestelmään.
Käytössä olevaan järjestelmään tehtävä asiatunnuksen muutos pakottaisi muodostamaan käytössä olleesta aktiivikannasta passiivikannan, sillä kahden erilaisen asiatunnuksen käyttäminen ei ole järkevää samassa aktiivikannassa. Keskeneräiset asiat tulisi tällöin siirtää, tai avata uudelleen kaikkine käsittelyvaiheineen ja asiakirjoineen uuteen aktiivikantaan, ja niihin ja passiivikantaan siirrettyihin, vanhalla tunnuksella oleviin asioihin tulisi tehdä ristiinviittaukset ellei tietojärjestelmä mahdollista linkitystä aktiivi- ja passiivikannan välillä. Tämä puolestaan johtaisi vältettävään kaksinkertaiseen rekisteröintiin, ja samalla valtavaan määrään lisätyötä. Kaikkien asioiden käsittelyä ei ainakaan kuntasektorilla ole mahdollista päättää siten, että uuteen järjestelmään avattaisiin vain uusia vireilletuloja, sillä esimerkiksi kaavoituksen prosessit voivat kestää vuosikausia, jos kaikki muutoksenhakuasteet joudutaan käymään läpi.
Asiatunnuksen muodon muuttaminen saattaisi aiheuttaa mittavia muutoksia koko asianhallintajärjestelmään, ja siihen kytköksissä oleviin muihin sovelluksiin tai järjestelmäintegraatioihin. Käytännössä asiatunnuksen muuttaminen lienee järkevää vain tietojärjestelmän vaihdon tai suuremman päivityksen yhteydessä. Asiatunnukselle esitetyt uudet vaatimukset ovat todennäköisesti hyödyllisempiä valtionhallinnon toimijoille kuin kuntasektorille.
Valtionhallinnolle saattaa olla realistista päätyä yhteen yhteiseen sähköiseen arkistoon, jolloin eri
tiedonhallintayksiköiden aineistot on voitava erottaa toisistaan myös asiakkaan näkökulmasta, jolloin erottelevasta asiatunnuksesta on selkeää etua. Kuntien sähköisen arkistoinnin ratkaisut taas tulevat todennäköisesti vielä pitkään pysymään kuntien itsensä vastuulla, jolloin erottelevalla asiatunnuksella ei kunnan kannalta ole suurta merkitystä.
Kuntien lausuntojen perusteella asiarekisteriin kohdistuva tiedonhallintalakiluonnoksen sääntely aiheutti samanlaista hämmennystä kuin asiatunnukseen kohdistuva sääntely.Asiarekisterin käsitettä pidettiin lakiluonnoksen perusteluista huolimatta epäselvänä. Lausunnoissa todettiin, että asiarekisteri tuli määritellä selkeämmin. Kuntien näkemyksen mukaan asiarekisteri, ja sen tarkoitus tuli määritellä yksiselitteisesti ja selkeästi. Lisäksi kaivattiin konkreettista ohjeistusta siitä, miten asiarekisteri oli tarkoitus käytännön tasolla toteuttaa. Selkeämmän ohjeistuksen tarvetta perusteltiin sillä, että lakiluonnoksen määritelmää pidettiin hyvin monitulkintaisena. Tämän nähtiin voivan johtaa siihen, että viranomaiset toteuttaisivat asiarekisterin niin eriävillä käytännöillä, ettei lakiluonnoksen tavoite tietojen yhteentoimivuudesta ja monikäyttöisyydestä toteutuisi.Konkreettisempi kuvaus siitä, miten asiarekisteri oli tarkoitus toteuttaa olisi tuonut asiaan kaivattua selkeyttä.
Kuntien lausunnoissa asiarekisterin käyttöönoton arveltiin myös johtavan kaksinkertaiseen rekisteröintiin, ja samalla työmäärän lisääntymiseen, jos vireillä olevat asiat piti rekisteröidä asianhallintajärjestelmien ja operatiivisten järjestelmien lisäksi myös asiarekisteriin, kuten moni lausunnonantaja oli rekisteröintivelvoitteen ymmärtänyt. Lakiluonnoksen 24§:ssä tai lakiluonnoksen perusteluissa ei tarkalleen ottaen vaadittu, että vireille tulevat asiat tuli rekisteröidä asianhallintajärjestelmien ja operatiivisten järjestelmien lisäksi myös asiarekisteriin, vaan niissä edellytettiin vain rekisteröintiä asiarekisteriin. Tästä vaatimuksesta olisi ollut mahdollista päätellä, ettei lakiluonnoksen tarkoituksena ole johtaa kaksinkertaiseen rekisteröintiin. Lakiluonnoksen kuudennen luvun pykälistä tai lakiluonnoksen perusteluista ei käy riittävän selkeästi tai yksiselitteisesti ilmi, ettei asiarekisterillä tarkoitettu konkreettista rekisteriä tai tietojärjestelmää.
Asiarekisteristä puhutaan kyllä loogisena rekisterinä, mutta lakiluonnoksessa ei mitenkään määritellä loogisen rekisterin käsitettä. Loogisen rekisterin käsitteen määrittely, ja maininta siitä, ettei asiarekisterillä tarkoitettu konkreettista tietojärjestelmää, olisi tuonut huomattavaa selkeyttä ja selvyyttä lakiluonnoksessa annettujen vaatimusten ymmärtämiseen.
Kuntasektorin lausunnon antajat kommentoivat ja kritisoivat paljon myös asiarekisterin käytännön toteuttamisesta koituvia kustannuksia. Lausunnoissa epäiltiin, että laajamittaisella rekisteröinnillä saavutettavat hyödyt jäisivät suhteessa uudistusten toteuttamisen vaatimia taloudellisia kustannuksia paljon pienemmiksi, sillä asiarekisterin tai sen kuvauksen ei uskottu ratkaisevasti nopeuttavan tai helpottavan tietopyyntöihin vastaamista tai muuten tehostavan työskentelyä. Kuntien lausunnoissa kritisoitiin myös sitä, että asiarekisteriuudistuksen kunnille aiheuttamia kustannuksia ei lakiluonnoksessa oltu arvioitu riittävän realistisella tasolla. Tässäkin suhteessa loogisen rekisterin käsitteen avaaminen olisi tuonut asiaan enemmän selkeyttä.
Tiedonhallintalakiluonnoksen metatietoja koskeva sääntely ei herättänyt kuntasektorin lausunnonantajissa suuria intohimoja. Syynä tähän oli todennäköisesti se, että useat kunnat olivat jo siirtyneet tai ainakin siirtymässä pysyvään sähköiseen säilyttämiseen, joten ne tunsivat jo hyvin Kansallisarkiston Sähke2-normissa pysyvään sähköiseen säilyttämiseen vaadittavat metatiedot, eikä tiedonhallintalakiluonnos tuonut paljoakaan uutta normin vaatimuksiin verrattuna. Kuntien lausunnoissaan antamat kommentit koskivat lähinnä sääntelyn tarkkuutta. Joidenkin kuntien lausunnoissa todettiin, että metatietoihin tiedonhallintalakiluonnoksessa kohdistuva sääntely oli viety turhan tarkalle tasolle. Toisissa lausunnoissa saatettiin taas todeta, ettei metatietoihin kohdistuva sääntely ollut riittävän yksityiskohtaista, vaan sen toivottiin menevän vieläkin tarkemmalle tasolle.
Palvelutuotannon tiedonhallintaa koskevaa, tiedonhallintalakiluonnoksen 26§:ää kommentoitiin innokkaasti kymmenen kunnan lausunnossa. Lausunnoissa kiinnitettiin huomiota erityisesti siihen, että palvelutuotannon prosesseihin liittyvistä ja niiden yhteydessä muodostuvasta tietoaineistosta tuli tiedonhallintalakiluonnoksen vaatimusten mukaan rekisteröidä samat metatiedot kuin esimerkiksi hallintoasian käsittelyyn liittyen. Tätä pidettiin uutena ja suureksi osaksi ongelmallisena vaatimuksena, vaikka jo Sähke2 -normin myötä oli syntynyt ajatus laajentaa tiedonohjaus koskemaan myös muita kuin varsinaisia asianhallintajärjestelmiä.
Palvelutuotannon tiedonhallintaa koskevaa lakiluonnoksen 26§:ää pidettiin ongelmallisena erityisesti sen vuoksi, että kuntasektorin lausunnonantajat olivat laajasti tietoisia siitä, ettei suurin osa palvelutuotannon substanssin käyttämistä operatiivisista tietojärjestelmistä nykyisellään tuottanut tiedohallintalakiluonnoksen 26§:ssä vaadittuja metatietoja. Ne olivat myös tietoisia siitä, ettei
tietojärjestelmiin ole useimmiten mahdollista tehdä sellaisia muutostöitä, että ne tuottaisivat vaadittuja metatietoja, vaan tämä vaatii vähintään järjestelmän versiopäivitystä tai uuden järjestelmän hankintaa. Tietojärjestelmien versiopäivitykset ja uuteen järjestelmään vaihtaminen saattaa aiheuttaa järjestelmästä riippuen huomattavia kustannuksia, varsinkin kun jokaisella palvelusektorilla on käytössä omat substanssijärjestelmänsä, mistä kunnat myös lausunnoissaan huomauttivat.
Järjestelmävaihtojen kustannuksia kohottaa vielä käytöstä poistuvan järjestelmän tietojen ja asiakirjojen arkistointi tai mahdollinen siirto ja konvertointi uuteen järjestelmään sekä suuri määrä lisätyötä.
Metatietojen rekisteröinti edellyttää tiedonohjauksen toteuttamista. Käytännössä tämä olisi tarkoittanut tiedonohjausuunnitelmien tekemistä myös palvelutuotannon tehtäviin liittyen.
Tiedonohjaussuunnitelmien laatiminen edellyttää sekä substanssitehtävien että asiakirjahallinnon asiantuntemusta, jota ei välttämättä pienimmistä tai keskissuuristakaan kunnista löydy. Käytännön ongelman olisi myös muodostanut se, että tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen tarkoitetut tiedonohjausjärjestelmät on yleensä suunniteltu asianhallintajärjestelmien moduuleiksi.
Tiedonohjausjärjestelmiin on usein toteutettu avoin rajapinta, mutta myös palvelutuotannon substanssijärjestelmien rajapintojen on oltava integraatioon sopivia. Eri järjestelmätoimittajien välillä toteutettavat integraatioprojektit ovat usein hyvin hinnakkaita, eivätkä ne välttämättä toimi aivan toivotunlaisesti.
Tiedonhallintalakiluonnoksen 26§ nähtiin kuntien lausunnoissa ongelmallisena myös sen vuoksi, että sen metatietovaatimukset noudattavat Sähke2 -määritystä, joka pohjautuu hallintoasiankäsittelyn vaatimuksiin. Palvelutuotannon prosessit eivät välttämättä noudata asiankäsittelyn prosessia, ja tällöin ne eivät tuota lakiluonnoksen vaatimuksen mukaisia metatietoja. Näin ollen lakiluonnoksen vaatimus siitä, että palvelutuotannon prosesseista tulisi kerätä samat metatiedot kuin hallintoasiankäsittelyn prosesseista nähtiin kuntien lausunnoissa syystäkin hyvin ongelmallisena.
Kuntien lausunnoissa tiedonhallintalakiluonnoksen yleisenä ongelmana nähtiin sen käsitemäärittelyn puutteellisuus ja epämääräisyys. Kuntien näkemysten mukaan lakiluonnoksessa vanhoja ja jo vakiintuneita käsitteitä oli korvattu uusilla käsitteillä, joita ei määritelty riittävän selkeästi ja yksiselitteisesti. Tämän katsottiin aiheuttavan epäselvyyttä, ja vaikeuttavan asioiden ymmärtämistä
oikealla tavalla. Lakiluonnoksen esitystapaa pidettiin yleisesti sekavana. Kuntien näkemyksen mukaan lakiluonnoksessa tiedonhallintayksiköille esitetyt vaatimukset oli ainakin osittain esitetty hyvin epäselvästi ja tulkinnanvaraisesti, mikä vaikeutti niiden ymmärtämistä. Lakiluonnoksen ongelmana pidettiin myös sitä, että paikoitellen sääntely oli hyvin yksityiskohtaista ja tarkkaa, mutta toisaalla taas hyvin epämääräistä ja tulkinnanvaraista. Kuntien lausunnoista voi päätellä, että konkreettisempi ja käytännönläheisempi esitystapa olisi vähentänyt lakiluonnoksen tulkinnanvaraisuutta ja epäselvyyttä, ja esimerkiksi lakiluonnoksen perusteluissa olisi voitu havainnolistaa asiaa paremmin konkreettisten esimerkkien avulla.
Myös muiden viranomaisten lausunnoissa kritisoitiin samoja seikkoja, joihin kuntasektorin toimijat olivat lausunnoissaan tarttuneet. Kritiikki ei kaikunut kuuroille korville, vaan esimerkiksi palvelutuotannon tiedonhallintaa koskevaa sääntelyä muotoiltiin uudelleen niin, että siitä jätettiin pois vaatimus siitä, että tiedonhallintayksikön olisi rekisteröitävä palveluja järjetettäessä laatimansa ja sille saapuneet asiakirjalliset tiedot lakiluonnoksen 23 ja 24 §:ssä säädettyjen vaatimusten mukaisesti. Näin ollen lakiluonnoksen kuudennen luvun yksi mielestäni laajamerkityksellisimmistä vaatimuksista jäi toteutumatta.
Toteutuessaan tiedonhallintalakiluonnoksen 26§:n vaatimus olisi edellyttänyt pelkästään kuntasektorilla lukuisien tietojärjestelmien päivittämistä tai uusien järjestelmien hankkimista, uusia tietojärjestelmäintegraatioita, tiedonohjaussuunnitelmien laajentamista koskemaan myös muuta kuin hallintoasioiden käsittelyä sekä huomattavaa lisäystä asiakirjahallinnon asiantuntijoiden työmäärään.
Käytännön tasolla tämän vaatimuksen täyttäminen olisi myös voinut osoittautua hyvin hankalaksi senkin vuoksi, että palveluotuotannon yhteydessä muodostuvat asiakirjat ja tietoaineistot voivat olla hyvin erilaisia kuin hallintoasiankäsittelyprosessin yhteydessä muodostuvat asiakirjat. Näin ollen palvelutuotannon yhteydessä muodostuvista asiakirjoista ja tietoaineistoista voisi olla hankalaa rekisteröidä lakiluonnoksen mukaisia, ja samalla asiankäsittelyprosessia noudattavia metatietoja, toisekseen tällaiset, hieman keinotekoisesti tuotetut metatiedot olisivat lopulta voineet osoittautua epärelevanteiksi.
Tiedonhallintalakiluonnoksen 26§:n metatietovaatimukset olisivat toteutuessaan, mahdollisesta epätarkoituksenmukaisuudestaaan huolimatta saattaneet nostaa kuntasektorilla usein hieman
katveeseen jäävän palvelutuotannossa muodostuvan asiakirjallisen aineiston suuremman huomion kohteeksi. Nykyisellään kuntasektorin asiakirjahallinnon mielenkiinto on kohdistunut lähinnä asiankäsittelyprosesseissa muodostuviin asiakirjallisiin aineistoihin ja näiden aineistojen metatietoihin, ja ns. päämäärätehtävissä syntyvä asiakirjallinen aineisto jää helposti vähemmälle huomiolle. Esimerkiksi kuntasektorin tiedonohjaussuunnitelmien työstämisessä asiankäsittelyprosesseissa muodostuvat asiakirjat ovat jo vuosia olleet etusijalla palvelutuotanossa muodostuviin asiakirjallisiin tietoihin nähden. Tähän toki vaikuttaa myös kuntasektorin asiakirjahallinnon resurssien vähäisyys, vähäinen substanssiasioiden tuntemus sekä se, että asioita käsitellään erilaisissa tietojärjestelmissä, jotka voivat vaatia myös erillisiä tiedonohjausjärjestelmiä ja lisää järjestelmäintegraatioita.
Aloitin tähän pro gradu -työhön tähtäävän seminaarityön tekemisen syksyllä 2019, jolloin tiedonhallintalaki ei vielä ollut voimassa. Tätä työtä viimeisteltäessä eletään syksyä 2021, ja tiedonhallintalaki on ollut voimassa pian kaksi vuotta. En työskentele enää kuntasektorilla, mutta edelleen tiedonhallinnan parissa. Tiedonhallintalain kuudennen luvun vaatimukset eivät ole mielestäni vaikuttaneet julkisen hallinnon asiakirjahallintoon mullistavasti, vaikka lakiluonnokseen jätetyissä kuntasektorin lausunnoissa tämän suuntaisia arvioita annettiinkin. Mielenkiintoista on myös ollut huomata, että nykyisessä työpaikassani valtion hallinnossa tiedonhallintalain vaatimuksista eniten toistuvaa keskustelua ja päänvaivaa aiheuttaa lain vaatimus siitä, että viranomaiselle saapuva asiakirja on viipymättä rekisteröitävä. Laki tai sen perustelut eivät anna vastausta siihen, tuleeko kaikki viranomaiselle saapuvat ja viranomaisen asiakirjaksi määriteltävät asiakirjat rekisteröidä, vai voidaanko tästä tehdä poikkeuksia, ja jos, niin mitä nämä poikkeukset ovat.
Tätä asiaa ei pohdittu yhdessäkään tutkmusaineistooni kuuluvassa kuntasektorin lausunnossa.
Mielestäni tätä asiaa olisi syytä tutkia tarkemmin, sillä asiankäsittelyn ja asioinnin sähköistymisestä huolimatta kaikkien viranomaiselle saapuneiden ja viranomaisen asiakirjan määritelmään sopivien asiakirjojen rekisteröiminen ja vaadittujen metatietojen tallentaminen sähköisiin tietojärjestelmiin vaatii huomattavaa työmäärää siitäkin huolimatta, että asiakirjojen ja niiden metatietojen rekisteröinnissä voidaan pian hyödyntää tekoälyä ja automatiikkaa.
Lähteet
Launtopalvelu.fi -palveluun annetut lausunnot luonnoksesta hallituksen esitykseksi
eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi Lieksa 1.10.2018, 446/01.013./2018
Hyvinkää 1.10.2018 Helsinki 1.10.2018 Turku 1.10.2018 Loviisa 1.10.2018
Mikkeli 1.10.2018, MliDno-2018-1772 Liperi 1.10.2018, 262/03.00/2018
Lappeenranta 1.10.2018, LPR/1706/00.04.00/2018 Tuusula 28.9.2018, TUUDno-2018-1102
Oulu 28.9.2018, OUKA/7787/07.00.00/2018 Tampere 28.9.2018
Raisio 28.9.2018
Espoo 28.9.2018, 3845/03.00.00/2018 Vantaa 28.9.2018
Kempele 25.9.2018 Kajaani 20.9.2018 Kankaanpää 18.9.2018 Ähtäri 1.10.2018
Pori 1.10.2018 Lapinlahti 26.9.2018
Luettavissa:
https://www.lausuntopalvelu.fi/FI/Proposal/Participation?proposalId=3010f613-2ede-40c1-a59f-e75c23cddbb5
Sähköinen aineisto
Asianhallinta ja palvelujen tiedonhallinta. Kivivasara, Sami. 26.2.2020.
https://vm.fi/documents/10623/9949343/Asianhallinta+ja+palvelujen+tiedonhallinta/fdcdf4ac-3f35-737a-c6b2-1659c8a48e52/Asianhallinta+ja+palvelujen+tiedonhallinta.pdf
Luettu 25.8.2021.
Henttonen, Pekka. Asiakirjahallinnon reunamerkintöjä -blogi. Luettavissa:
https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&v
ed=2ahUKEwiTi4-No7roAhXvwcQBHdfqBvcQFjAAegQIBxAB&url=https%3A%2F%2Freunamerkintoja.wordp ress.com%2F&usg=AOvVaw3N9Z5PL8gqqz-L4H4rFcDf
JHS-suositukset. Suomi-digi. https://www.suomidigi.fi/ohjeet-ja-tuki/jhs-suositukset Luettu 10.5.2021.
Julkisen hallinnon tiedonhallinnan ohjaus.Valtiovarainministeriö. https://vm.fi/julkisen-hallinnon-tiedonhallinnan-ohjaus
Luettu 16.10.2021
Kansallisarkisto. SÄHKE2 -sertifiointi. https://arkisto.fi/fi/viranomaisille/julkishallinnon- sahkoisen-sailyttamisen-ja-asiakirjahallinnan-neuvonta-ja-konsultointipalvelu/s%C3%A4hke2-sertifiointi Luettu 12.5.2021.
KvaliMOTV - Menetelmäopetuksen tietovaranto. Saaranen-Kauppinen, Anita ja Puusniekka, Anna. 2006. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto.
https://www.fsd.tuni.fi/menetelmaopetus/kvali/L7_3_2.html Luettu 15.2.2020.
Kvalitatiivinen sisällönanalyysi – METODIX. Seitamaa-Hakkarainen, Piritta.
https://metodix.fi/2014/05/19/seitamaa-hakkarainen-kvalitatiivinen-sisallon-analyysi/
Luettu 15.2.2020.
Lausunto luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi. EOAK/4254/2018. 28.9.2018.
https://www.oikeusasiamies.fi/r/fi/ratkaisut/-/eoar/4254/2018 Luettu 29.8.2021
Luonnos hallituksen esitykseksi laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
https://www.lausuntopalvelu.fi/FI/Proposal/DownloadProposalAttachment?attachmentId=9230 Luettu 15.2.2020
Miten uusi tiedonhallintalaki vaikuttaa viranomaisiin? Deloitte.
https://www2.deloitte.com/fi/fi/pages/risk/articles/Miten-uusi-tiedonhallintalaki-vaikuttaa-viranomaisiin.html
Luettu 17.3.2020.
Sipilän hallituksen 2015-2019 digihankkeet. Valtiovarainministeriö.
https://vm.fi/digitalisoidaan-julkiset-palvelut Luettu 19.3.2020.
Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta. 2020. Tiedonhallintalautakunta.
Valtiovarainministeriö. Valtiovarainminiseriön julkaisuja 2020:22. Helsinki 2020.
https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/162149/VM_2020_22.pdf?sequence=
1&isAllowed=y
Suositus asiankäsittelyn metatiedoista (luonnos) 2020. Tiedonhallintalautakunta.
Valtiovarainministeriö.
https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&ved=2ahUKEwizqbG
5k7PwAhXHAhAIHeLPBkMQFjABegQIAhAD&url=https%3A%2F%2Flausuntopalvelu.fi%2 FFI%2FProposal%2FDownloadProposalAttachment%3FattachmentId%3D15273&usg=AOvVa w08qkG0rd7YJ6cBFNKpej4Q Luettu 5.5.2021.
Sähke2 -normi voimassa toistaiseksi. Uutiset. Kansallisarkisto.
https://arkisto.fi/index.php?mact=News,cntnt01,detail,0&cntnt01articleid=2540&cntnt01returni d=61 Luettu 12.5.2021.
Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, 19.12.2008, AL 9815/07.01.01.00/2008
https://arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/normiteksti_suomi.pdf
Tiedonhallinta. Kuntaliitto. https://www.kuntaliitto.fi/osallistuminen-ja-vuorovaikutus/tietoyhteiskunta/tiedonhallinta Luettu 10.2.2020.
Tiedonhallintalain täytäntöönpano. Storbom, Tanja. Kuntamarkkinat 12.9.2019.
Valtiovarainministeriö.
https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/Sessio_11092019_0900_A3_6_Tiedonha llintalaki.pdf Luettu 10.2.2020.
Tiedonhallintalaki. Eduskunta.
https://www.eduskunta.fi/FI/naineduskuntatoimii/kirjasto/aineistot/kotimainen_oikeus/LATI/Si vut/tiedonhallintalaki.aspx
Luettu 8.2.2020
Tiedonhallintalaki. Valtiovarainministeriö. https://vm.fi/tiedonhallintalaki Luettu 15.3.2020
Tiedonhallintalautakunta. Valtiovarainministeriö.< https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta>
Luettu 13.10.2021
Tiedonhallintalain esittelytilaisuudessa 14.9. nousseita kysymyksiä nro 9.
Valtiovarainministeriö. https://vm.fi/tapahtumat/2018-09-14/tiedonhallintalain-esittelytilaisuus
Vankien henkilötietojen käsittely. Tietosuojavaltuutettu.19.10.2019.1689/41/18.
https://finlex.fi/fi/viranomaiset/tsv/2019/20190361
TILKE-työryhmä. Valtiovarainministeriö. https://vm.fi/hanke?tunnus=VM098:00/2016 Luettu 8.2.2020.
Vainio-Korhonen, Kirsi. 2018. Onko uusi tiedonhallintalaki uhka humanistiselle tutkimukselle?
Lastuja Suomen historiasta. Turun yliopiston Suomen historian oppiaineen blogi. 20.9.2018.
Luettavissa: https://blogit.utu.fi/suomenhistoria/onko-uusi-tiedonhallintalaki-uhka-humanistiselle-tutkimukselle/ Luettu 3.3.2020
Usein kysytyt kysymykset tiedonhallintalaista.Valtiovarainministeriö.
https://vm.fi/kysymyksia-ja-vastauksia Luettu 23.8.2021
Viranomaisen velvollisuus toteuttaa hyvää tiedonhallintaa. AOK 1153/1/2014,28.10.2015 https://www.finlex.fi/fi/viranomaiset/foka/2015/20152345
Tutkimuskirjallisuus
Bailey, Stephen, 1999. The metadatabase: the future of the retention schedule as a records management tool. Records Management Journal, Vol. 9, No. 1.
Bearman, David, 1994. Electronic Evidence. Strategies for Managing Records in Contemporary Organanizations. Archive & Museums Informatics. Pittsburgh.
Cook, Terry, 2001. Archival science and postmodernism: new formulation for old concepts.
Archival Science 1, 2001.
Cumming, Kate, Findlay, Cassie, 2010. Digital recordkeeping: are we at tipping point? Records Management Journal. Vol. 20. No. 3.
Dikopoulou, Anastasia, Mihiotis, Athanassios, 2012. The contribution of records management to good governance. Records Management Journal. Vol. 24. No. 2.
Dollar, Charles, M., 1992. Archival Theory and Information Technologies. The Impact of Information Technologies on Archival Principles and Methods. Editor Oddo Bucci. University of Macerata. Ancona.
Duranti, Luciana, 2010. Concepts and principles for the management of electronic records, or records management theory is archival diplomatics. Records Management Journal Vol. 20. No.
1.
Eskola, Jari, Suoranta, Juha. 1998. Johdatus laadulliseen tutkimukseen. Vastapaino. Tampere.
Gregory, Keith, 2005. Implementing an electronic records management system. A public sector case study. Records Management Journal Vol. 15. No. 2.
Hase, Steward.& Galt, Julian. 2011. Records Management myopia: a case study. Records Management Journal. Vol. 21. No. 1.
Henttonen, Pekka 2015. Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen. BTJ Finland. Vantaa.
Ifould, Peta, Joseph, Pauline, 2016. User difficulties working with a business classification scheme: a case study. Records Management Journal. Vol. 26. No:1.
Johnson Claire, Rankin, Moira. 2006. Records professionales in a multimedia age: turning lead into gold? Teoksessa Record Keeping in a Hybrid Environment. Managing the creation, use, preservation and disposal of unpublished information objects in context. Tough, Alistair, Moss, Michael (ed.)
Kaario, Kimmo ja Peltola, Tuomo, 2008. Tiedonhallinta. Avain tietotyön tuottavuuteen.
Docendo. Porvoo.
Kilkki, Jaana. 2020. Asiakirjatiedon hallinnan asiantuntijuuden diskursiivinen rakentuminen Suomessa. Tutkimus normatiivisesta professionaalisesta diskurssista vuosina 1935-2015.
Tampereen yliopisto. Väitöskirjat 230. Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunta.
Kilkki, Jaana, 2004. Metatieto sähköisten asiakirjojen hallinnassa: auto ei ole vaunu ilman hevosia. Arkisto. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 9. Arkistoyhdistys. Helsinki.
Kirjaaminen valtion virastoissa ja laitoksissa, 1995. Arkistolaitos. Helsinki.
Lausunto luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi. EOAK/4254/2018. 28.9.2018.
Lybeck, Jari. 2006. Arkistot yhteiskunnan elävä muisti. Arkistolaitoksen toimituksia 2.
Arkistolaitos. Helsinki.
McKemmish, Sue, Acland, Glenda, Reed, Barbara. 1999. Towards a framework for
standardising recordkeeping metadata: the Australian recordkeeping metadata schema. Records Management Journal, Vol. 9, No. 3.
Määttä, Kalle. 2018. Sähköinen asiointi: Selvitys sääntelyn nykytilasta sekä kehittämistarpeista ja -vaihtoehdoista. Valtiovarainministeriön julkaisu 22/2018.
Roos, Carl-Magnus (toim.)2018. Säilyykö sähköinen? – ja kuinka kauan? Liikearkistoyhdistys.
Helsinki.
Serewicz, Lawrence. 2010. Do we need bigger buckets or better search engines? The challenge of unlimited storage and semantic web search for records management. Records Management Journal. Vol. 20. No.2.
Troselius, Nils ja Sundqvist, Anneli, 2012. A Comparative case study on metadata schemes at
Troselius, Nils ja Sundqvist, Anneli, 2012. A Comparative case study on metadata schemes at