Hyvinvointiyhteiskunta: hallintokustannukset alas

Tietokoneet muuttuivat 1970-luvulla ensin päätekäyttöisiksi keskusneiksi ja vuosikymmenen lopulla myös ensimmäiset henkilökohtaiset tietoko-neet saapuivat työpaikoille. Tietokoneiden hinnat laskivat voimakkasti, minkä ansiosta tietojärjestelmiä oli mielekästä kehittää lähes kaikille mahdollisille ajateltavissa olevilla alueille. Suomen ensimmäiset reaaliaikaisesti toimivat

Vanhat ämmät korvattiin

”iibeeämmillä”

Alkon keskushallinnossa vanhat kirjanpi-to-, rekisteröinti- ja tilastointi- järjestel-mät korvattiin 1970-luvun alkupuolella uusilla tietojärjestelmillä. Silloin henki-löstöosaston päällikkö totesi, että nyt meilläkin on vanhat ämmät korvattu

”iibeeämmillä”, kun osastoille asennet-tiin uudet suuret IBM:n näyttöpäätteet.

Tosin lähes samanaikaisesti vanhempaa väkeä siirtyi paljon eläkkeelle ja tilalle palkattiin uutta koulutetumpaa väkeä.

Juhani Kauhanen

passa ja Finnairin paikanvarauksessa ja ne näyttivät mallia monien muiden sovellusalueiden ratkaisuille.

Samaan aikaan tietotekniikan rajun kehityksen kanssa henkilöstöjohta-minen alkoi vakiintua organisaatioissa omaksi toiminnokseen ja kattoi yhä laajemmin henkilöstökenttää.

Palkanmaksu sai uusia piirteitä, kun palkkojen laskemiseen tarvittavia työ-aika- ja muita tietoja pystyttiin keräämään perinteisten kellokorttien ohessa yhä useammin myös suoraan tietokoneisiin kytketyillä päätteillä. Valmiiksi tietokoneilla lasketut ”palkkapussit” siirrettiin suoraan työntekijöiden pank-kitileille ja myös palkan verotustietoja alettiin siirtää veroviranomaisen tie-tojärjestelmiin.

Isoissa organisaatioissa monet uudet tietojärjestelmät tarvitsivat ainakin henkilöiden perustietoja ja tiedon heidän organisaatioyksiköstään. Nämä tie-dot olivat henkilöstöhallinnon hoidossa ja siirrettiin useisiin muihin tietojär-jestelmiin tai niitä käytettiin suoraan tietoliikenneyhteyksien avulla. Tällai-Tietorivi Oy:n tietokonekeskuksen käynnistys vuonna 1972. Kauppaneuvos Rakel Wihuri painaa nappia. Muun muassa vuorineuvos Martti Hovi ja toimitusjohtaja Antti Aarnio-Wihuri seuraavat taka-alalla. Kuva: Kemiran arkisto.

set perustietojen hallinnan ratkaisut ovat yhä ytimenä henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmissä.

Ensimmäiset päätekäyttöiset työvuorojen suunnittelun ja hallinnoinnin tietojärjestelmät näkivät päivänvalon, useimmiten osana toiminnan ohjauksen ratkaisuja. Tällaisisten tietojärjestelmien perustana oli yhä mutkistuva jouk-ko työehtosopimuksia ja lakiin perustuvia määräyksiä henkilöstön käytöstä ja työajoista. Näin henkilöstöhallinto oli välttämätön osapuoli organisaation varsinaisen toiminnan tehostamiseksi kehitettävien ratkaisujen määrittelyssä ja suunnittelussa.

Tämän vuosikymmenen kuluessa erittäin suuri osa organisaatioiden tieto-järjestelmistä tehtiin räätälintyönä ”puhtaalta pöydältä”, mikä saattoi kasvat-taa suhteellisen suuren sisäisen organisaation hoitamaan pelkästään henki-löstötyöhön liittyviä tietojärjestelmiä osana uusia ATK-osastoja.

Kovan kysynnän vuoksi ATK-osastot olivat varsin kuormitettuja ja yksittäis-ten sovellusyksittäis-ten tekemiseksi myös henkilöstöhallinto joutui usein odottamaan omia ratkaisujaan turhan kauan. Monet organisaatioyksiköt hankkivatkin innolla pelkästään omaan käyttöönsä vuosikymmenen lopulla markkinoil-le tulmarkkinoil-leita ensimmäisiä mikrotietokoneita. Niiden avulla HR-ammattilaiset ryhtyivät kehittelemään ensimmäisiä henkilöstöön liittyviä suunnittelu- ja raportointisovelluksia.

Jo tämän vuosikymmenen alussa esitettiin malleja tietojärjestelmistä koko organisaation johtamiseen ja syntyi lyhenne MIS (Management Information System). Ideana näissä ensimmäisissä koko yrityksen kattavissa järjestelmissä oli koota yhteen kaikkien yrityksen toimintojen tarvitsema tieto tietokoneen käsiteltäväksi. Monet suuryritykset ryhtyivät myös laajoihin toteutushank-keisiin ja esimerkiksi lentokoneenrakentaja Boeing käytti 300 miestyövuotta todetakseen, että tekniikka ei ollut riittävän kypsää tällaisille ratkaisuille.

Vastaavaa on yritetty myöhemminkin, mutta yleensä hankkeen suuruus ja toiminnan nopeat muutokset ovat osoittautuneet esteiksi todella toimivan ratkaisun tekemiseksi. Myöhemmät johdon tietojärjestelmät olivat näitä ensi vaiheen kokeiluja huomattavasti suppeampia sekä tietosisällöltään että toi-minnoiltaan.

12.3. Palveluyhteiskunta: henkilötietojärjestelmät bisnestä palvelemaan

Yhä edullisempaa ja monimuotoista tietotekniikkaa ryhdyttiin 1980-luvulla

nointiin ja kehittämiseen. Kaikki henkilöstöön liittyvät ratkaisut tähtäsivät yhä selvemmin hyötyihin koko organisaatiossa, eikä pelkästään henkilöstö-hallinnossa.

Tietojärjestelmien kehittäminen vakiintui siinä määrin, että monet pal-veluyritykset alkoivat tuoda markkinoille palkanlaskennan ohessa valmis-ohjelmistoja useimpiin muihin henkilöstöhallinnon alueesiin: palkanmää-räytymistietojen (kuten työaika ja erilaisiin lisiin oikeuttavat suoritukset) keruuseen, organisaatiorakenteiden hallintaan, henkilöiden työhistorian ja osaamisen hallintaan.

Mikrojen ja erityisesti niiden taulukkolaskentaohjelmien (esimerkiksi Lotus 1-2-3 ja myöhemmin Excel) avulla yksittäiset asiantuntijat pystyivät helposti luomaan omia kortistojaan ja pieniä sovelluksia yksittäisiin tarpeisiin. Näin oli myös henkilöstöhallinnossa. Nopeiden paikallisten ratkaisujen ohessa näistä yhden henkilön tietojärjestelmistä alkoi myös muodostua ongelma: esimer-kiksi itse tallennetut tiedot organisaatiorakenteista tai henkilöistä eivät kauan pysyneet yhtenäisinä suhteessa koko organisaation tietoihin. Tämä ongelma ei ole poistunut mihinkään, vaan pikemminkin laajentunut yhä uusien tieto-lähteiden vuoksi. Ongelman poistamiseksi monet organisaatiot ovat pyrkineet yksinkertaistamaan tietojärjestelmiensä kirjavuutta keskittämällä toiminnot muutamiin harvoihin isoihin sovelluksiin. Esimerkiksi Finnair kertoi 2000-lu-vun alussa vähentäneensä neljänsadan ”keskeisen” tietojärjestelmänsä määrän kahteenkymmeneen. Silti yhä uudet IT-ratkaisut pyrkivät jatkuvasti mutkis-tamaan kokonaisuuksia ja sitä kautta tietojen yhtenäisyyttä.

Vuosikymmenen lopulla mikroja alettiin vähitellen ottaa käyttöön myös eri organisaatioiden johdossa ja ensimmäiset johdon tietojärjestelmät nä-kivät päivänvalon. Yleensä nämä ratkaisut perustuivat jonkinlaiseen kes-kitettyyn tietovarastoon ja mikrotietokoneilla käytettäviin raportteihin ja graafeihin. Tietoja otettiin enenevässä määriin kaikista organisaation tie-tojärjestelmistä ja ulkopuolisista lähteistä. Mutta niinkin yksinkertaiselta tuntuvan tiedon kuin koko ison organisaation ja sen eri yksiköiden palve-luksessa olevan henkilöstön määrän saaminen oikeaksi saattoi edellyttää paljon käsityötä. Ensimmäisenä näitä ratkaisuja ottivat käyttöön Suomen kansainvälisimmät yritykset.

1980-luvun loppupuolella syntyi runsaasti myös tekoälysovelluksia, joista tyypillisimpiä olivat erilaiset asiantuntijajärjestelmät. Organisaatiot pyrkivät soveltamaan näitä ratkaisuja ennen kaikkea johtamiseen, päätöksentekoon ja ongelmanratkaisuun. Henkilöstön kehittämiseksi ja joissakin tapauksissa myös korvaamiseksi kehitetyt ensimmäiset asiantuntijajärjestelmät jäivät rajoitustensa vuoksi lopulta lähinnä kokeilukäyttöön.

12.4. Kansainvälistyvä yhteiskunta:

internetin ja laajojen valmisratkaisujen esiinmarssi

Suomi kansainvälistyi 1990-luvulla erittäin nopeasti. Samaan aikaan uusin tietotekniikka teki useimmissa organisaatioissa mahdolliseksi suuria muutok-sia internetin ja suurien kansainvälisten ohjelmistoyritysten tarjoamien toi-minnanohjausjärjestelmien (Enterprise Resource Planning eli ERP) ansiosta.

Kattavia organisaation toiminnanohjausjärjestelmiä oli saatavilla eri toi-mittajilta jo edellisellä vuosikymmenellä, mutta vähän ennen 1990-luvun puoliväliä markkinoille ilmestyivät kansainväliset ratkaisut, joita tarjosivat esimerkiksi saksalaisperäinen SAP ja amerikkalainen Oracle. Näitä järjes-telmiä pystyi muokkaamaan monipuolisesti kunkin organisaation tarpeiden mukaisesti ilman varsinaista ohjelmointityötä, ja eri sovellusosien välillä tieto liikkui virheettä.

Kansainväliset ERP- ratkaisut sisältävät myös kattavat henkilötietojärjestel-mät ja suuret kansainväliset organisaatiot edellä ratkaisut levisivät joka puo-lelle, myös suuriin julkisiin organisaatioihin. Kotimaiset vastaavat ratkaisut ovat vähitellen jääneet lähinnä pienten organisaatioiden tai jossain määrin myös julkisen hallinnon käyttöön.

Suomessa yliopistot liittyivät Internetiin vaiheittain 1980-luvun lopulla.

Organisaatioiden näkökulmasta internetin voi sanoa alkaneen noin vuoden 1993 paikkeilla, kun graafiset www-käyttöliittymät (www eli World Wide Web) ja hypertekstipohjaiset sivuosoitteet tulivat yleiseen käyttöön ja eri operaat-toriyritykset alkoivat tarjota liittymiä tähän verkkoon. Yksi merkittävistä muutoksista koski jo 1980-luvulla alkaneita sähköpostisovelluksia, kun in-ternetin myötä sähköpostiosoitteiksi otettiin nykyinen muoto etunimi.suku-nimi@firma.fi.

Internetin myötä useimmat organisaatiot tekivät pian omat www-sivunsa ja samalla tekniikalla myös sisäisiä sivustojaan, intraneteja. Aluksi sivut olivat melko staattisia, mutta vuosikymmenen lopulla henkilötietojärjestelmiinkin tarjottiin ensimmäiset selainpohjaiset käyttöliittymät. Käyttäjille oli näin mahdollista luoda ratkaisuja, joissa organisaation omasta intranet-sivustosta pääsi suoraan myös henkilötietojärjestelmään siten, että eri henkilöstöryh-millä oli mahdollisuus tarpeen mukaan saada käyttöönsä juuri heille sovitettu toiminnallisuus. Selainkäyttö loi uusia mahdollisuuksia helppojen ja edullisten kyselyjen tekemiseksi henkilöstöä koskeviin tietoihin. Joskus kyselyiden mää-rä kasvoi hallitsemattoman suureksi ja seurauksena oli rajoituksia käyttöön.

Monia henkilöstöhallinnon tehtäviä kuten omien henkilötietojen ylläpito tai

ty vaiheittain esimiehille ja työntekijöille itsepalveluperiaatteella sekä myös ulkopuolisille työnhakijoille hakemusten jättämiseksi.

Henkilöstöjohtaminen alkoi 1990-luvulta lähtien hakea uutta muotoa. Tie-totekniikka alettiin nähdä edellytyksenä HR-transformaatiolle kohti hen-kilöstöammattilaisten strategisempaa roolia. Henkilöstötietojärjestelmien odotettiin operatiivisia rutiinien tehostuksen lisäksi tukevan entistä vaikut-tavampaa suorituksen ja osaamisen johtamista. Tähän ajatteluun erityisesti internet-tekniikan mahdollistama henkilöstön ja esimiesten itsepalvelu istui hyvin. Paremman tiedon hallinnan myötä mahdollistuisi myös strategista roolia tukeva tiedolla johtaminen. 1990-luku oli tuonut liikeenjohtamiseen tasapainoinen tuloskortti -ajattelun, joka nosti henkilöstöjohdolle läheiset oppimisen ja uudistumisen liiketoiminnan mittaristoon. Näin henkilöstötoi-minto alkoi kiinnittää huomiota myös tuottamaansa mitattavaan hyötyyn.