Hankintalainsäädännön pääperiaatteena on siis kaikkien hankintojen tehokas ja avoin kilpailuttami-nen sekä tarjoajien tasapuolikilpailuttami-nen ja syrjimätön kohtelu. Esimerkiksi hankinnalle asetetut vaatimuk-set eivät saa olla paikallisia tai tietyltä alueelta tulevia yrityksiä suosivia. (Tammi & Saastamoinen 2013). Hankintalaki on siis menettelytapalaki, joka sääntelee sitä, miten hankintalain soveltamis-alaan kuuluva hankinta tulee tehdä. Seuraavaksi esitellään yksinkertaistettu hankintamenettelyn kulku, jossa ei ole otettu huomioon esimerkiksi valituksi tulleesta hankintamenettelystä aiheutuvia menettelyn ominaispiirteitä.
Ensinnäkin hankintamenettelyn valintaan ja esimerkiksi hankintayksikön ilmoitusvelvollisuuteen vai-kuttaa olennaisesti hankinnan ennakoitu arvo. Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan hankintalain 27
§:n perusteella, jonka mukaan hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa laskentaperusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Lisäksi arvioinnin on pe-rustuttava esimerkiksi ilmoittamisajankohdan tai hankintamenettelyn alkamisajankohdan arvoon, ja siinä on otettava huomioon myös hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat, hankinta-sopimuksen optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut.
Hankinnan ennakoidun arvon määrittämistä ohjaa myös hankintalain 31 §:ssä määritelty hankinto-jen pilkkomis- ja yhdistelykielto, jonka mukaan hankinnan kokoa ei saa laskea poikkeuksellisin me-netelmin hankintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi.
Kun hankinnan ennakoitu arvo on laskettu, verrataan hankinnan ennakoitua arvoa hankintalain 25
§:ssä ja 26 §:ssä määriteltyihin kansallisiin- ja EU-kynnysarvoihin. Kynnysarvot vaihtelevat hankinta-lajeittain, eli sen mukaan onko kyseessä tavara-, palvelu- vai rakennusurakkahankinta. Jos nan arvo jää alle kansallisen kynnysarvon, on kyseessä pienhankinta, ja tällöin noudatetaan hankin-tayksikön omaa hankintaohjeistusta, ellei hankintalaissa toisin säädetä. Jos taas hankinnan arvo ylit-tää kansallisen kynnysarvon, mutta jää alle EU-kynnysarvon, on kyse kansallisesta hankinnasta, ja tällöin hankintamenettelyyn noudatetaan kansallista hankintalakia (1397/2016). Jos hankinnan en-nakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon, on kyse EU-hankinnasta, jolloin hankintaan sovelletaan sitä, mitä hankintalain 1–10 ja 14–16 luvuissa säädetään hankintasopimuksista (HL 4:26.2).
Ennen varsinaisen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksiköllä on hankinnan valmisteluvai-heessa mahdollisuus toteuttaa markkinakartoitus, jossa tämä antaa tietoa toimittajille tulevaa han-kintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan (HL 9:65.1). Markkinakartoituksessa voidaan myös käyttää esimerkiksi hankinnan kohteen asiakas- ja käyttäjäkuntaa, riippumattomia asiantunti-joita tai muita viranomaisia. Markkinakartoituksessa saatuja neuvoja ja ideoita voidaan käyttää han-kinnan suunnittelussa ja toteutuksessa, mutta neuvojen käyttäminen ei saa johtaa kilpailun vääristy-miseen tai syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn. (HL 9:65.2). Käy-tännössä markkinakartoitus on dialogimainen ajatustenvaihto hankintayksikön, yritysten ja muiden sidosryhmien välillä, jolla pyritään kerryttämään esimerkiksi hankinnan tekoon liittyvää substanssi-osaamista ja toimialatietoutta.
Mahdollisen markkinakartoituksen jälkeen hankintayksikön tulee määritellä hankinnassa noudatet-tava hankintamenettely. Hankintamenettelyt on kuvattu hankintalain 5 luvussa, ja niitä ovat avoin menettely, rajoitettu menettely, neuvottelumenettelyt, innovaatiokumppanuus, suorahankinta, pui-tejärjestely, sähköinen huutokauppa, dynaaminen hankintajärjestelmä sekä suunnittelukilpailu. Me-nettelyt eroavat esimerkiksi sen osalta, kenellä on mahdollisuus jättää tarjouksia, onko hankinnan toteuttamisesta mahdollista neuvotella tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen tai liittyykö menette-lyyn tutkimus- ja kehitystoimintaa. Esimerkiksi avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa tarjouspyynnön saataville, jonka perusteella kaikki halukkaat
toimit-tajat voivat jättää tarjouksen (HL 6:32). Rajoitetussa menettelyssä taas hankintayksikkö julkaisee il-moituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää osallistua, mutta ainoas-taan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen (HL 6:33).
Hankinnan valmisteluvaiheen jälkeen hankintayksikkö julkaisee tarjouspyynnön. Tarjouspyynnön sisältö on määritelty hankintalain 68 §:ssä, jonka mukaan tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, ehdokkaille osoitetussa kutsussa tai niiden liitteissä on oltava esimerkiksi määräaika tarjousten te-kemiselle, kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava, tarjousten voimassaoloaika sekä keskeiset sopimusehdot. Hankintalain 67 § mukaan tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadit-tava niin selviksi, että niiden perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tämä säädös mukailee myös hallintolaissa mainittua hyvän kielenkäytön vaatimusta (hallintolaki 2:9.1).
Kaikki hankintaan liittyvät asiakirjat on asetettava ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa (HL 9:69.1). Käytännössä kaikki hankintaan liittyvät ilmoi-tukset, kuten esimerkiksi hankintailmoitus ja tarjouspyynnön korjausilmoitus, on toimitettava jul-kaistavaksi sähköisesti internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi käyttäen niille tarkoitettuja vakiolomakkeita (HL 7:60.1).
Kun tarjousten jättämisen määräaina on umpeutunut, tulee hankintayksikön ensiksi tarkastaa, että tarjouksen antanutta tarjoajaa ei ole suljettu pois pakollisten tai harkinnanvaraisten poissulkemis-perusteiden nojalla pois tarjouskilpailusta ja että tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat soveltu-vuusvaatimukset (HL 10:79.1). Toiseksi hankintayksikön tulee tarkastaa, tarjous on hankintailmoi-tuksessa ja muissa hankinta-asiakirjoitta asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.
Tarjouspyynnössä määritellyt vaatimukset koskevat siis sekä itse tarjousta että tarjouksen antanutta tarjoajaa. Pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet, kuten esimerkiksi rikoslain 29 lu-vun 1 §:ssä tarkoitettu veropetos tai konkurssimenettelyn vireilläolo, on määritelty hankintalain 80
§:ssä ja 81 §:ssä. Hankintalain 83 §:ssä taas säädetään ehdokkaille ja tarjoajille asetettavista soveltu-vuusvaatimuksista, kuten esimerkiksi rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevista vaatimuksista.
Tarjousten ja tarjoajien tarkastamisen jälkeen hankintayksikön tulee valita tarjouksista kokonaista-loudellisesti edullisin tarjous, jolla voidaan tarkoittaa hinnaltaan halvinta, kustannuksiltaan edulli-sinta tai hinta-laatusuhteeltaan parasta. Mikäli hankintayksikkö käyttää muissa kuin tavarahankin-noissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena vain halvinta hintaa, tulee tämä perustella hankintaan liittyvissä asiakirjoissa. (HL 10:93.1). Hankintayksikkö on voinut asettaa tarjoukseen myös muita vertailuperusteita, kuten sellaisia, jotka liittyvät laadullisiin, yhteiskunnallisiin, ympä-ristö- tai sosiaalisiin näkökohtiin tai innovatiivisiin ominaisuuksiin (HL 10:93.2). Hankintayksikön on ilmoitettava käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste tai hinta-laatusuhteen mukai-set vertailuperusteet sekä yksilöitävä vertailuperusteiden suhteellinen painotus hankinta-asiakir-joissa (HL 10:93.4).
Kun hankintayksikkö on valinnut soveltuvan toimittajan, on tämän tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen, perusteltu päätös (HL 14:123.1). Luonteeltaan hankintapäätös on hallintopäätös, josta on käytävä ilmi muun muassa päätöksen tehnyt viranomainen, päätöksen ajankohta, asianosaiset, päätöksen perustelut ja osaisen oikeudet (valitusosoitus ja oikaisuohje) sekä sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asian-osainen voi pyytää tarvittaessa lisätietoja päätöksestä (hallintolaki 7:44). Päätöksestä tai siihen liitty-vistä asiakirjoista on siis käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat, kuten esimerkiksi ehdokkaan, tarjoajan ja tarjouksen hylkäämisen perusteet (HL 14:123.2). Hankintayksikön tekemä päätös ja sen perustelut sekä valitusosoitus ja oikaisuohje on annettava tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee (HL 14:127.1).
Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintasopimus, joka syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä (HL 14:128). Tietyissä kansallisissa ja EU-kynnysarvon ylit-tävissä hankinnoissa tulee hankintayksikön noudattaa 14 päivän odotusaikaa ennen hankintasopi-muksen tekemistä (HL 14:129). Voimassa olevaa hankintasopimusta ei saa olennaisesti muuttaa so-pimuskauden aikana ilman uutta hankintamenettelyä (HL 14:136.1). Hankintasopimukseen voidaan kuitenkin tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä esimerkiksi, jos muutoksen tarve johtuu
olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankin-tasopimuksen yleiseen luonteeseen (HL 14:136.2).