Sähköinen pitkäaikainen ja pysyvä säilytys Pohjois-Karjalan kuntien arkistotoimessa 2010-luvun lopulla

Sähköinen pitkäaikainen ja pysyvä säilytys Pohjois-Karjalan kuntien arkistotoimessa 2010-luvun lopulla

Itä-Suomen yliopisto

Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Historian- ja maantieteiden laitos

Pro gradu -tutkielma

Asiakirjahallinnan ja arkistoalan maisteriohjelma 2019/2020

Saara Leinonen, 290023

Ohjaajina professori Kimmo Katajala ja Lauri Partanen

ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO, TUTKIMUSTIEDOTE

Tekijä: Saara Leinonen Opiskelijanumero: 290023

Tutkielman nimi: Sähköinen pitkäaikainen ja pysyvä säilytys Pohjois-Karjalan kuntien arkistotoimessa 2010-luvun lopulla

Tiedekunta/oppiaine: Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, Asiakirjahallinnan ja arkistoalan maisteriohjelma

Sivumäärä: 77 sivua + 2 liitettä Aika ja paikka: 24.1.2020 Joensuu

Pro gradu -tutkielmani käsittelee sähköistä asiakirjojen pysyvää ja pitkäaikaista säilytystä Pohjois- Karjalassa. Asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksessä tietoa säilytetään teknologioiden muuttuminen huomioiden pitkäaikaisesti, virheettömästi ja itsenäisesti ymmärrettävästi. Pysyvässä säilytyksessä säilytetään tietoja, jotka eivät enää muutu. Tutkin sähköisen asiakirjojen pysyvän ja pitkäaikaisen säilytyksen etenemistä ja piirteitä 2010-luvun lopulla. Kvalitatiivinen tutkimusmenetelmä oli haastattelu pohjoiskarjalaiselle kuntapuolen arkistoasiantuntijalle. Kvantitatiivinen tutkimusmenetelmäni oli lomakekysely Pohjois-Karjalan kuntapuolen arkistoasiantuntijoille.

Tutkimuksessa hyödyntämiäni lähteitä ja kirjallisuutta olivat sähköistä asiakirjojen pysyvää ja pitkäaikaista säilytystä koskevat internetlähteet ja muut julkaisut. Hyödynsin muiden muassa englannin- ja suomenkielisiä artikkeleita, teoksia, aiempia tutkimuksia ja internetsivuja.

Keskeisimpiä tuloksia ovat sähköisen asiakirjojen pysyvän ja pitkäaikaisen säilytyksen eteneminen hitaasti ja paperisäilytykseen luottaminen yhä yleisesti. Kunnat ovat kehittäneet itse sähköistä asiakirjojen pysyvää ja pitkäaikaista säilytystä. Vaikuttaa tutkimuksen perusteella siltä, että sähköinen asiakirjojen pysyvä ja pitkäaikainen säilytys on muuttuvaa. Paperisäilytys nähdään helpompana kuin sähköinen asiakirjojen pitkäaikainen säilytys. Osa kunnista on sähköisen arkistoinnin valmistelussa pitkällä ja ottaa sen pian käyttöön, ja pienetkin kunnat siinä hyvin mukana.

Arkistotoimen sähköisyyden alkaminen ja mahdollinen tehostuminen voi olla nähtävissä.

Lomakekyselyssä tyytyväisyys arkistoinnin sähköistymiseen sai keskinkertaisen kouluarvosanan, keskiarvo vahva tyydyttävä 7,75 ja paperiarkistointiin tyytyväisyys hyvä, 8. Etenkin keskikokoisten kuntien oli vaikeaa arvioida tyytyväisyyttään sähköiseen aineiston säilytykseen. Myöhemmin tutkielmassa on lomakekyselyn tuloksia ja analysointia perusteellisemmin.

Sisällys

1 Johdanto ... 4

1.1 Aineiston pitkäkestoisen säilytyksen tutkimisen lähtökohtia ... 4

1.2 Tutkimusperinne ... 6

1.3 Haastattelu ja sen analysointi ... 8

1.4 Lomakekyselyn ja sen analysointi ... 12

2 Aineiston sähköinen pitkäaikainen ja pysyvä säilytys ... 22

2.1 Sähköisten asiakirjojen säilytyksen suunnittelu ... 22

2.2 Metatiedot ... 27

2.3 Sähköiset aineiston säilytysjärjestelmät ja tallennusvälineet ... 30

2.4 PAS-malli ja Kansallinen digitaalinen kirjasto ... 35

3 Sähköisen ja paperisen aineiston säilytyksen vertailua ... 38

3.1 Paperi vastaan valikoiva skannaus ... 38

3.2 Sähköiseen asiakirjan säilytykseen liittyvät ongelmat ... 49

4 Aineiston sähköisen pitkäaikaisen ja pysyvän säilytyksen normit ... 55

4.1 Lainsäädäntö ... 55

4.2 SÄHKE-määräys ... 60

4.3 Tiedonohjaussuunnitelma ... 63

5 Johtopäätökset ... 66

Lähteet ja kirjallisuus ... 70

Liite 1. Haastattelupyyntö ja asiantuntijahaastattelun tutkimuskysymykset ... 78

Liite 2. Lomakekyselyn saatekirje, muistutusviestit ja tutkimuskysymykset ... 81

1 Johdanto

1.1 Aineiston pitkäkestoisen säilytyksen tutkimisen lähtökohtia

Pro gradu -tutkielmani eli lopputyöni käsittelee kuntien sähköisen aineiston pitkäaikaisen tai pysyvän säilytyksen tilannetta Pohjois-Karjalassa 2010-luvun lopulla, ja siinä perehdyin yhden pohjoiskarjalaisen kunnan arkistotoimeen haastattelun ja muihin Pohjois-Karjalan kuntiin lomakekyselyn avulla. Halusin tutustua perusteellisemmin kuntien aineiston sähköiseen pysyvään- ja pitkäaikaissäilytykseen, koska olen työskennellyt paperisten aineistojen seulontatehtävissä Hankasalmen kunnan arkistossa. Tietojenkäsittely ja sähköiset arkistot kiinnostavat aiempien opintojeni kautta. Olen aiemmin suorittanut tietojenkäsittelyn perustutkinnon ja liiketalouden ammattikorkeakoulututkinnon. Tutkielman aihepiiri ja ajatus hautuivat mielessä pitkälti ennen sen aloitusta, mutta selkiytyivät nopeasti maisteriseminaarissa ja muovautuivat työn edetessä. Aihe, se mitä aion työssä tehdä ja saada tutkittua, pysyi silti työn aikana todella samana ja kirkkaana.

Tutkielman itselle mieleinen aihe innosti kovasti.

Pohdin tutkielmassani puitteita asiakirjojen sähköiselle pitkäaikaiselle tai pysyvälle säilytykselle, sekä miten sähköinen pitkäaikainen ja pysyvä säilytys ovat edenneet kunnissa. Käsittelen sähköistä pitkäaikaista ja pysyvää säilytystä yleisesti, sähköisen säilytyksen ongelmia, sen vaatimuksia ja normeja niin kuin arkistolakia, sekä skannaamisen ja paperiarkistoinnin eroja. Sähköistä pitkäaikaista ja pysyvää säilytystä koskevaa tutkimustani varten löytyi aineistoa riittävästi ja oikea määrä.

Tutkimuskirjallisuutenani oli muiden muassa kuntaliiton internetsivut sekä asiakirjojen sähköistä pysyvää ja pitkäaikaista säilytystä käsitteleviä teoksia. Pro gradu -tutkielmani aiheena on sähköisen aineiston pitkäaikaisen ja pysyvän säilytyksen piirteet, kehitys, muuttuminen ja eteneminen Pohjois- Karjalan kuntien arkistotoimissa. Näitä tutkin tutkimuskirjallisuuden, pohjoiskarjalaisen kuntapuolen arkistoasiantuntijan haastattelun, lomakekyselyn vastausten ja näiden analysoinnin avulla.

Tutkielmassani kuvaan tutkimukseni työvaiheita yksityiskohtaisesti.

Tutkimuskysymykseni ovat miten arkistotoimea järjestetään Pohjois-Karjalan kunnissa, millaista aineistoa on kunnissa ja millainen sen tilanne on, millainen on metatietojen tilanne, miten sähköinen asiakirjojen pitkäaikainen ja pysyvä säilytys on muuttunut ja kehittynyt, sekä miten varaudutaan sähköisen säilytyksen ongelmiin. Tutkin aineiston sähköisen säilytyksen etenemistä, toteutusta, hyötyjä ja autenttisuuden varmistumista Pohjois-Karjalan kuntien sähköisissä arkistoissa. Tutkin sitä, millaisia Pohjois-Karjalan kunta-arkistot ovat ja mitä niissä säilytetään sähköisesti ja miksi.

Tarkastelin sähköisen arkistoinnin yleistymistä kunnissa, koska mielikuvani ja havaintoni työelämän

ja suurten fyysisten arkistotilojen kautta on, että paperiarkistointi on yhä selkeästi sähköistä säilytystä suositumpaa kunnissa. Tutkimuskirjallisuuteni tuki tätä kertoessaan sähköisen aineiston käyttöönottoprosessien hitaudesta ja epäonnistumisesta¹. Suomessa KDK-hankkeessa on kehitetty keskitettyä sähköistä pitkäaikaispalvelua (PAS) hallinnolle. VAPA-palvelun jatkajaa SAPA-palvelua ylläpidetään.²

Ennakko-oletukseni oli, että kunnissa on jokseenkin samanlainen suuntaus sähköisen säilytyksen etenemisessä ja että maaseutumaisissa pienissä kunnissa sen kehitys on hitaampaa. Selvitin, miten kunnissa toteutuvat ja näkyvät esimerkiksi sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS) sekä sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (SAPA)³. Tutkin alueellisesti kiinnostavina ja laajuudeltaan sopivina pitämiäni Pohjois-Karjalan kunta-arkistoja saadakseni aineistoa riittävästi ja kattavasti. Vuoden 2019 tammikuussa joululomien jälkeen sain ajantasaista tietoa haastattelututkimuksella. Lopputyössäni tutkin laajemmin tutkimuskysymyksiäni ja -ongelmiani, sekä suoritin kvantitatiivisen sähköpostilomakekyselyn Pohjois-Karjalan kuntiin.

Kyselytutkimuksen Pohjois-Karjalan kunnat ovat Ilomantsi, Joensuu, Juuka, Kitee, Kontiolahti, Lieksa, Liperi, Nurmes, Outokumpu, Polvijärvi, Rääkkylä, Tohmajärvi ja Valtimo⁴. Syksyllä 2019 toteuttamani lomakekyselyn kysymykset ovat liitteessä 2. Kuntaorganisaatioiden verkkosivuilta löysin yhteystiedot haastattelua ja lomakekyselyä varten.

Lomakekyselyn vastausprosentti jäi valitettavasti yhtä vastausta tavoiteltua matalammaksi noin 54 prosenttiin, koska vastauksia tuli seitsemän kappaletta 13 kunnasta. Sen takia kyselyn vastauksista ei voi kovin voimakkaasti tehdä yleisiä päätelmiä, vaan sitä on harkittava kriittisesti. Hyödynsin lomakekyselyn vastauksia siltä osin kuin oli mahdollista ja mielekästä. Kirjallisuuden mukaan alle 60 vastausprosentti voi riittää, jos vastaamatta jättäneet voidaan osoittaa samankaltaisiksi kuin vastanneet. Yritin parhaani nostaakseni vastausprosenttia. Varauduin alhaiseen vastausmäärään.

Haastattelun ja kyselyn yhteisvastaajamäärä oli kahdeksan. Kyselyyn vastaaminen voi tuntua työläältä ja on helppoa jättää vastaamatta. Vastauksia tuli nihkeästi ja muistuttaminen auttoi hieman

1 Henttonen 2015, 196; Henriksen & Andersen 2008, 46.

2 Valtiontalouden tarkastusvirasto 2014, 6–7, 10; Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen

palvelukokonaisuus (SAPA) - pilottiprojektin loppuraportti julkaistu. 27.7.2017.

<https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2017/sahkoisten-viranomaisaineistojen-arkistoinnin-ja-sailytyksen- palvelukokonaisuus>. 15.10.2018.

3 Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (SAPA) - pilottiprojektin

loppuraportti julkaistu. 27.7.2017. <https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2017/sahkoisten-viranomaisaineistojen- arkistoinnin-ja-sailytyksen-palvelukokonaisuus>. 15.10.2018.

4 Maakuntavaltuusto 2017–2021. Pohjois-Karjalan maakuntaliitto. <http://www.pohjois-karjala.fi/maakuntavaltuusto>.

4.12.2018.

nostamaan vastausmäärää. Viimein tyydyin vastausten odotettuun vähäiseen määrään. Vastaaminen unohtui, siihen ei löytynyt sopivaa hetkeä tai jostain muusta syystä ei vastattu. Houkuttelevampi saatekirje olisi voinut lisätä vastauksia. Kyselyyn vastaamatta jättäneet ehkä pitivät kyselyä liian vaikeana ja työläänä, koska joku kyselyssäkin mainitsi siitä. Kysymysten joukossa oli myös helpompia kysymyksiä. Niukasti tavoitevastausprosentin alle jäävä kyselyn vastausprosentti ei haittaa, koska kyselyyn vastaamatta jättäneet ovat varsin heterogeenisia kyselyyn vastanneiden kanssa. Kyselyyn vastaamatta jättäneillä on samaa säännöstöä, kunnallisten arkistojen toiminta on samankaltaista, otokseni kunnat ovat alueellisesti lähekkäin ja kuuluvat Pohjois-Karjalan yhteiseen yhteistyöryhmään. Kyselyn sen verran yhdenmukaiset vastaajat tukivat sitä, ettei vastaamatta jättäneissä ollut merkittäviä poikkeuksia.

1.2 Tutkimusperinne

Arkistolain mukaan Arkistotoimi varmistaa asiakirjojen käytettävyyttä ja säilymistä, huolehtii tietopalvelusta, määrittelee asiakirjojen säilytysarvot ja hävittää tarpeettoman aineiston. Arkistotoimi tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä asiakirjajulkisuutta, huomioiden oikeusturva ja tietosuoja asianmukaisesti sekä varmistaa asiakirjojen saatavuuden ja asiakirjat tutkimuksen lähdeaineistoina. “Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.” ⁵ Tutkimuskirjallisuudessa asiakirjatietojen pitkäaikaissäilytys ja pysyvä säilytys tarkoittaa Kansallisarkiston päätöksiä siitä, sähköisenä syntyneen tai sähköiseksi muunnetun aineiston pitkän ajan jopa pysyvästi säilymisen huomiointia sekä PAS-pitkäaikaissäilytystä. Joitain tutkimuksia löytyi kuntien asiakirjojen sähköisestä säilytyksestä, kuten Anssi Heikkilän

”Kuntaorganisaatioiden näkemykset kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta sekä sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta” (2012). Löytämäni kuntien arkistointiin ja asiakirjahallintaan liittyvät työt käsittelivät sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa ja normeja. Kyselylomake- ja haastattelututkimuksia oli tehty sekä käytetty samaa kirjallisuutta kuin itselläni. Tutkiessani aineiston sähköistä säilytystä käsitteleviä aikaisempia opinnäytetöitä, löysin yritysaineistojen sähköistä säilytystä, hovioikeuksia, aineistopankkia, Siun soten sähköisen tiedonhallinnan laatua, SÄHKE2- normia ja dokumentinhallintajärjestelmää käsitteleviä opinnäytetöitä. Monet työt liittyivät sähköiseen asiointiin, sekä painottuivat eri näkökulmiin ja muihin toimijoihin kuin kuntiin, ja jopa ulkomaisiin asiakirjahallinnan tietojärjestelmästandardeihin. Anu Lehtonen on tutkinut sähköisen asioinnin kehittämistä Pohjois-Karjalan kunnissa. Työssään Sähköisen asioinnin kehittäminen asiakaslähtöisesti Pohjois-Karjalan kunnissa (2016) Lehtonen keskittyi asiointiin, palveluun ja

5 Arkistolaki 23.9.1994. Suomen säädöskokoelma (SäädK) 831/1994, 7 §.

asiakkaisiin. Hän teki asiakaskyselyn. Hänen tutkielmassaan tulivat tarkemmin esiin kunnan eri toiminnot. Itse keskityin asiakirjojen sähköiseen säilytykseen ja arkistotoimeen. Lehtosen tutkimusmetodi oli erilainen, sillä hän tutki verkkopalveluportaalin käyttötilastoja. Tutkielmiamme yhdistää kiinnostus tutkia juuri Pohjois-Karjalan tilannetta ja että kunnassa asiointi edeltää asiakirjojen säilytystä.

Valtioneuvoston kanslian Kuntien ja valtion tietohallinnon yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittäminen: kehittämistyöryhmän loppuraportti (2005) käsitteli sähköisen säilytyksen kehittämistä kunnallishallinnossa. Raportti keskittyi kehittämiseen. Tässä raportissa oli yleisemmin ja laajemmin sähköisen säilyttämisen kehittämisestä. Tutkielmassani keskityin maakuntatasolla Pohjois-Karjalaan enkä koko valtakunnan tilanteeseen, ja käsittelin sähköisen säilytyksen piirteitä. Sähköisen säilyttämisen alkuajoilta olevasta raportista näin tavoitteita ja voin arvioida niihin pääsyä. Oma tutkielmani keskittyi tuoreempaan tilanteeseen. Sähköisen säilyttämisen kehittyminen oli tärkeä osa-alue tutkielmassani. Näytti, että kirjallisuutta on vähän kuntien sähköisestä säilytyksestä, ja osa siitä niin kuin Marja Virolaisen ”Hoitohenkilökunnan käsityksiä elektronisesta hoitotyön kirjaamisesta perusterveydenhuollossa” (2006)⁶ liittyi terveydenhuoltoon, jota itse en korostanut tutkielmassani. Haastattelu ja lomakekysely antoivat tietoa siitäkin.

Lisäksi runsaasti löytyi kotimaisia ja kansainvälisiä artikkeleita aineiston sähköisestä pitkäaikaisesta ja pysyvästä säilyttämisestä, muita paikkakuntia käsitteleviä artikkeleita mutta myös muuten lopputyöhöni läheisesti liittyviä artikkeleita. Artikkeleissa oli usein rajatumpi näkökulma asiaan, eikä käsitelty asiaa yhtä perusteellisesti kuin mitä tutkielmassani voin käydä läpi. Oman tutkielmani teemana oli käsitellä sähköistä asiakirjojen säilytystä, sen lähimenneisyyttä ja sen eri osa-alueita pyrkien myös ennakoimaan sen tulevaisuutta. Tämä teki lopputyöstäni omaperäisen.

Tutkimusperinteessä oli eri painotuksia. Tutkielmassani painotin yleisesti sähköisen asiakirjallisen tiedon säilytyksen piirteitä ja osa-alueita, sekä tutkimuksen toteutusta. Teoksissa taas oli käsitelty asioita omaa tutkielmaani laajemmin ja yleisemmin. Ulkomailla tilanne ja määräykset ovat erilaiset kuin Suomessa. Tutkielmassani pyrin esittämään asiat käytännönläheisesti ja helppotajuisesti.

6 Virolainen, Marja 2006. Hoitohenkilökunnan Käsityksiä Elektronisesta Hoitotyön Kirjaamisesta Perusterveydenhuollossa. Pro gradu –tutkielma. Hoitotieteen laitos. Kuopion yliopisto, Kuopio.

Tarkemmin tutustuin Sami Poikosen tutkielmaan Sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys Suomessa valmisohjelmistolla (2012) ⁷. Sami Poikonen käsitteli pro gradu -tutkielmassaan erilaisia sähköiseen arkistointiin liittyviä seikkoja. Näistä monet olivat samoja asioita, joita itsekin käsittelen tutkielmassani. Poikonen tutki julkisen hallinnon arkistoista Rautatieviraston ja Maanmittauslaitoksen arkistoja. Nämä ovat itse käsittelemiäni kunta-arkistoja hieman isompia ja erilaisia toimijoita. Kunta-arkistoista Poikosen lopputyössä esitellään Helsingin kaupunginarkistoa.

Hän käsitteli Kansallista digitaalista kirjastoa (KDK) eli kirjastojen, arkistojen ja museoiden pitkäaikaissäilytyspaikkaa. Poikonen tarkasteli PAS-pitkäaikaissäilytystä ja lakia, SÄHKE- määrityksiä ja sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa.⁸ Käsittelin näitä tutkielmassani.

Poikonen kirjoitti lainsäädännön vaatimusten ristiriitaisuudesta ja kuvasi lopputyössään asiakirjahallintaa, josta itse keskityin asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen. Poikonen keskittyi tietotekniikan laitoksen opiskelijana sähköisen arkistoinnin tekniseen puoleen vahvasti. Hän käsittelee esimerkiksi asiasanastoa, standardin relaatiotyyppejä, metatietostandardeja, kuten dublin core ja premis. Hän kirjoitti myös ontologioista eli luokittelusta ja niiden peruskomponenteista.

Poikonen käsitteli lopputyössään tuotteet ja niiden ominaisuudet melko kattavasti. Itse keskityin kuntien ja kuntayhtymien käyttämiin tuotteisiin ja ratkaisuihin. Poikonen käsitteli vuoden 2012 tutkielmassaan Kansallisarkiston sähköisten aineistojen vastaanotto- ja säilytysjärjestelmää (VAPA- järjestelmä). Se on nykyisin Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (SAPA). ⁹ Tutkielmassani siitä on selkeämmin kuntaorganisaation kannalta.

1.3 Haastattelu ja sen analysointi

Tutkielmani kvalitatiivinen tutkimusmenetelmä oli avoin haastattelu pohjoiskarjalaiselle kuntapuolen arkistoasiantuntijalle eli yksilöhaastattelu¹⁰. Haastattelin pohjoiskarjalaista tehtävässään vuosia toiminutta kuntapuolen arkistoasiantuntijaa, joka on ollut aiemmin asiakirjahallinnon ja

7Poikonen, Sami 2012. Sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys Suomessa valmisohjelmistolla. 24.1.2012

<https://jyx.jyu.fi/bitstream/handle/123456789/37240/1/URN%3ANBN%3Afi%3Ajyu-201201241061.pdf>.

24.10.2018.

8Poikonen 2012, 44, 54, 52, 10, 26, 38, 9.

9 Poikonen 2012, 15, 7, 36, 39, 35, 49, 51; Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (SAPA) - pilottiprojektin loppuraportti julkaistu. 27.7.2017.

<https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2017/sahkoisten-viranomaisaineistojen-arkistoinnin-ja-sailytyksen- palvelukokonaisuus>. 15.10.2018.

10 Saaranen-Kauppinen & Puusniekka 2006. Haastattelu. <https://www.fsd.uta.fi/menetelmaopetus/kvali/L6_3.html>.

23.1.2019; Saaranen-Kauppinen & Puusniekka 2006. Ryhmähaastattelu.

<https://www.fsd.uta.fi/menetelmaopetus/kvali/L6_3_4.html>. 23.1.2019.

hallinnollisissa tehtävissä toisessa kunnassa¹¹. Haastattelin asiantuntijaa, koska hänellä on runsaasti tietoa asiasta ja näin sain selvitettyä asian tilaa. Asiantuntijahaastattelu on rajallinen menetelmä.

Asiantuntijahaastattelu ei lähtökohtaisesti ole itsenäinen tutkimusmenetelmä. Tutkija voi pohtia parhaiten sopivaa haastattelutyyppiä. Asiantuntemus liittyy eriytyneeseen työnjakoon. Asiantuntijalla on tietoa alansa menettelytavoista. Asiantuntijalla on sellaista tietoa, jota ei ole muilla tai jota on vain harvoilla. Tutkijan on mietittävä, vaikuttaako oma näkemys tutkimuskysymyksiin, haastatteluun tai tuloksiin. Haastatteluun on tärkeää valmistautua huolellisesti. Usein käytetään räätälöityjä kysymyksiä. Haastattelu on vuorovaikutustilanne. Valmistautumiseen liittyy aineiston kerääminen ja kentälle pääsy. Aina ei ole helppoa löytää tai tavoittaa haastateltavaa, etenkään korkeassa asemassa olevaa henkilöä. Organisaatioiden vastuuhenkilöiden on usein pitänyt myöntää tutkimuslupa.¹²

Haastattelutyyppejä on systematisoitu haastattelu, jossa hahmotetaan kokonaisvaltaisesti asiantuntijan objektiivista tietoa tietystä asiasta. Eksploratiivinen haastattelu eli kartoittava asiantuntijahaastattelu on nopea keino tutkijalle ja sitä sovelletaan vähän tutkittuihin ilmiöihin.

Teoriaa luova asiantuntijahaastattelu pyrkii asiantuntijan objektiivisen tiedon lisäksi luomaan piilevää tietoa asiantuntijan toiminnasta ja tulkinnoista. Haastattelutyyppejä on monia, ja sen valinta riippuu tutkimuskysymyksistä ja -asetelmista. Myös netin kautta tai puhelimitse voi haastatella. Usein teemahaastattelu on puolistrukturoidun haastattelun muunnelma. Käytetään termiä avoin haastattelu.

Haastattelussa voi pyytää haastateltavaa kertomaan asiasta omin sanoin ja haastattelurunko voi muovaantua haastattelun edetessä, ja tärkeää on haastattelun osapuolten ymmärtää toisiaan oikein ja haastattelijan argumentoiva tyyli toimii haastattelussa. Tärkeää on vakuuttaa haastateltava tutkimukseen osallistumisen haitattomuudesta. Haastattelutilanteet asiantuntijan kanssa ovat ainutlaatuisia ja ennakoimattomia. Joskus voi olla hyvä palata asiaan haastateltavan kanssa.¹³

Valmistauduin jännittävään ja opettavaiseen haastattelutilanteeseen hyvin. Ennen haastattelua parantelin ja harjoittelin itsekseni haastattelukysymyksiä arvioidakseni haastattelun kestoa ja kysymysten toimivuutta. Tutkielman tekijänä haastattelin arkistoasiantuntijaa, jonka tiedot häivytin.

Haasteltavan kunnasta tai kuntayhtymästä käytin nimeä pohjoiskarjalainen kunta tai kunta. Tunnin kestoinen haastattelu alkoi pohjoiskarjalaisessa kunnassa perjantaina 18.1.2019 kellonaikaan 9:53 ja päättyi kellonaikaan 10:53. Haastateltava ei antanut suostumustaan tietojensa esittämiseen

11 Pohjoiskarjalaisen kuntapuolen arkistoasiantuntijan haastattelu, 18.1.2019, pohjoiskarjalalainen kunta.

12 Hyvärinen et al. 2017, 184, 181–182, 186–188.

13 Hyvärinen et al. 2017, 189–190, 194.

tutkielmassa, joten muutin tunnistamattomiksi hänen tietojaan pseudonymisointiohjein¹⁴. Sovin haastattelun sähköpostilla pohjoiskarjalaisen kuntapuolen arkistoasiantuntijan kanssa. Kävin hänen luonaan henkilökohtaisesti ja nauhoitusluvan saatuani nauhoitin haastattelun kannettavan tietokoneeni ääninauhurilla. Tallensin M4A-haastatteluäänitiedoston Office 365 OneDrive- pilvipalveluun varmuussäilytykseen tutkimuksen ajan, jos tietokoneeni hajoaisi tai tiedosto häviäisi tietokoneelta. Haastatteluaineisto on aina mukana siellä, missä on tietokone ja internetyhteys. Kaiken varalta paperille kirjoittamani haastattelukysymykset oli jouhevaa lukea siitä eikä tarvinnut pelätä tietotekniikkaongelmia. Myös vastauksia kirjoitin paperille tiiviisti muistiin, jos haastattelun nauhoitus olisi epäonnistunut.

Tutkin sähköisen arkistoinnin yleistymistä kunnissa ja autenttisuuden varmistumista kuntien sähköisissä arkistoissa, sekä miten ja millaista sähköistä säilytystä toteutetaan kuntien arkistoissa, sekä sen hyötyjä kunnille. Tutkin, millaisia Pohjois-Karjalan kunta-arkistot ovat, sekä mitä niissä säilytetään sähköisesti ja miksi. Rakensin haastattelukysymykset kirjallisuuden teemojen pohjalta, selventämään kuntien sähköisen säilytyksen tilannetta ja etenemistä. Haastattelussa kysyin aihealueittain ryhmitellyt kysymykset arkistotoimen järjestämisestä, aineistosta, metatiedoista, sähköisen pitkäaikaisen ja pysyvän säilytyksen kehityksestä, muutoksista ja ongelmiin varautumisesta sekä muista aiheesta esille tulevista asioista. Esitin haastateltavalle valmiit kysymykseni vastattaviksi. Se tuntui luontevimmalta, ominaisimmalta, varmimmalta ja parhaalta tavalta toteuttaa haastattelu, ohjaamatta haastateltavaa tiettyyn suuntaan. Etenin haastattelussa teemojen mukaan haastateltavan ehdoilla ja tilanteen mukaan, eikä ollut valmiita vastausvaihtoehtoja ja hän sai vapaasti kertoa ajatuksiaan. Joissain kohdissa keskustelu eteni seuraavaan vaiheeseen luontevin siirtymin. Haastattelu ei ollut kuitenkaan täysin vapaata keskustelua, vastausten silti ollessa laajoja ja syviä.¹⁵ Haastateltava vastasi mielellään kysymyksiin ja erityisen innokkaasti joihinkin kysymyksiin. Kävimme kysymykset läpi melko nopeasti. Hänen kanssaan oli sujuva yhteisymmärrys, sekä luontevaa keskustella ja kysyä kysymykset. Haastattelu eteni sujuvasti, sain vastauksia ja lopuksi kävin läpi sen tuottamia pääkohtia, tulkintoja ja ajatuksia. Haastattelun jälkeen lähetin haastateltavalle viestiä.

Jälkeenpäin litteroin haastattelun lähes sanantarkasti ja yleiskielisesti. Karsin täytesanoja, taukoja, murretta, äännähdyksiä sekä kielioppivirheitä litteroidun aineiston tiivistämiseksi, sekä sen

14 Ketola et al. ”Tunnisteellisuus ja anonymisointi” <https://www.fsd.uta.fi/aineistonhallinta/fi/tunnisteellisuus-ja- anonymisointi.html>. 24.5.2019.

15 Tuomi & Sarajärvi 2018, 65–66.

seuraamisen ja analysoinnin helpottamiseksi. Samassa vain oleelliset tiedot tulevat talteen.¹⁶ Haastattelun jälkeen aineisto litteroidaan eli äänitallenne muutetaan tekstiksi eikä litterointi ole yhdentekevää. Esimerkiksi taukoja ja huokauksia on turha litteroida. Litteroinnin tarkkuus vaihtelee eikä kannata ylilitteroida, sillä joskus voi riittää esimerkiksi puheen pääsisällön purkaminen. Litteroin sanatarkasti kaiken puhutun tilkesanoineen.¹⁷ Mahdollisuus on valita tarkemmin litteroitavat osuudet.

Nauhoitetussa aineistossa on runsaasti tietoa ja kaiken nauhoitetun kirjaaminen voi olla mahdotonta, ja jotain voi aina jäädä puuttumaan litteroinnista. Litterointi on valintojen tekoa ja muokkaamista, ja se auttaa havaitsemaan yksityiskohtia. Haastateltavan anonymisoinnissa muutetaan tiedot, joilla haastateltava voidaan tunnistaa. Tutkimushaastattelun litterointi oli uutta ja siinä oli vaikeuksia.

Litterointiin voi palata myöhemmin ja tarkentaa aineistoa.¹⁸ Eksakti litterointi auttoi lopulta pelkistäessäni sitä sisällönanalyysiksi. Tiivistin haastatteluvastauksista ongelman kannalta oleelliset tiedot sisällönanalyysiksi, yhdistäen siihen pohdintaani ja muuta aineistoa. Täydensin pohdintojani väliin karsimatta haastattelua liikaa, saaden sitä tarpeeksi talteen muun aineiston tueksi. Litteroinnissa yllätti sen työmäärä ja hitaus. Litteroinnissa oli mahtavaa havaita välittömästi se, että hyödylliset haastatteluvastaukset tarjoavat arvokasta tietoa arkisella yleiskielellä persoonallisella tyylillä murrevivahtein. Aloin litteroida tutkimushaastattelua haastattelupäivänä haastattelutilanne tuoreena mielessä. Haastatteluääninauha palautti haastatteluhetken mieleen myöhemminkin.

Analysoin pohjoiskarjalaisen kuntapuolen arkistoasiantuntijan vastaukset liitteen 1 haastattelukysymyksiini. Kuuntelin nauhan lyhyinä palasina, manuaalisesti tauottaen nauhaa kirjoittamisen ajaksi. En hyödyntänyt litteroinnissa, kuten aineiston kelaamisen kanssa, auttavia ohjelmia¹⁹. Kuuntelin haastattelunauhan usean kerran läpi ja palasin sen epäselviin kohtiin, joista yritin saada selvää. Analysoinnissa nauhan epäselvät kohdat eivät haitanneet, koska ilmaisuja pystyi tiivistämään ja kiertämään. Haastattelussani oli piirteitä eri haastattelutyypeistä. Analysoin ongelman kannalta kaiken olennaisen²⁰. Aineistolähtöisessä analyysissäni yhdistelin asioita, kuvailin haastattelua, tulkitsin, jäsentelin ja pelkistin tavoitteenani selkeyttää haastatteluaineistoa²¹. Esimerkeillä opin ja ymmärsin haastattelun analysoimista paremmin. Tavoittelin haastateltavaa kunnioittavaa, vastauksiaan vääristelemätöntä haastattelun litterointia ja analysointia. Suhtauduin haastatteluvastauksiin vastaajan henkilökohtaisina näkemyksinä, koska hän jälkeenpäin viestitti siitä.

16 Kamppinen 1995, 49; Hirsjärvi 2001, 139–143.

17 Hyvärinen et al. 2017, 367–369.

18 Hyvärinen et al. 2017, 373–376.

19 Hyvärinen et al. 2017, 375.

20 Hyvärinen et al. 2017, 369.

21 Tuomi & Sarajärvi 2018, 114, 122.

Hän kertoi vastauksiaan enimmäkseen arkistostaan lähtien. Litteroin ja analysoin haastattelua vähitellen siistimmäksi haastattelun analysointiongelmien järjestyttyä. Haastattelussa nousseet ajatukset helpottivat aihealueiden etsintää kirjallisuudesta. Haastattelun analysointi sulautui joustavasti muun tekstin sekaan. Tahdoin tuoda näkyviin jokaisen haastatteluvastauksen pääkohdat.

1.4 Lomakekyselyn ja sen analysointi

Lomakekysely oli kvantitatiivinen tutkimusmenetelmäni. Kysymyksissä yritin selvittää sähköistä aineiston pitkäaikaista säilytystä määrällisesti ja lukumääräarvioiden avulla. Lomakekyselyn kysymykset olivat vähän erilaisia kuin haastattelun. Lomakekyselyn aihealueet olivat perustietoja, aineisto, säilytysaika ja aineiston käyttö, metatiedot ja säilytyskustannukset, säilytysnormit ja säilytyksen eteneminen, tyytyväisyys säilytykseen, säilytysjärjestelmät sekä arvio omasta osaamisesta. Lomakekyselyn suunnittelussa auttoivat haastattelussa esiin tulleet asiat ja lomakekyselyn vastaukset täydensivät haastattelua. Lomakekysely sisälsi kysymyksiä tutkielman eri aihealueista lisäten kyselyn luotettavuutta aiemmin mainitusti, vaikkei luotettavuutta tarvinnut arvioida laskukaavalla. Korostin tunnusluvuista keskiarvoa, prosentteja ja lukumääriä. Muodostin kysymykset sellaisiksi, että vastaukset niihin tarjosivat monipuolista, johdonmukaista sekä tilannetta kuvaavaa tietoa kunnallisen aineiston säilytyksestä Pohjois-Karjalassa. Lomakekyselyssä kysymyksiä oli vähemmän kuin haastattelussa, 26 kappaletta. Ennen varsinaisia tutkimuksia pro gradu -tutkielmani ohjaajat pyynnöstäni kommentoivat lomakekyselyn ja asiantuntijahaastattelun kysymyksiä, joita parantelin palautteen mukaan.

Tutkimuskohde pitää huomioida eli vastaajat, vastaajien aikataulu ja heidän valmiutensa.

Yksiselitteiset kysymykset pitää laatia huolellisesti kyselyn onnistumiseksi ja oikein ymmärtämiseksi. Pitää kiinnittää huomiota kyselylomakkeen pituuteen, selkeyteen, ulkoasuun ja kysymysmäärään. Liian pitkään kyselyyn ei vastata yhtä huolellisesti ja paljon kuin tiiviimpään.

Valmiit vastausvaihtoehdot, jotka eivät saa olla päällekkäisiä, suositellaan numeroimaan. Helpot kysymykset kannattaa laittaa alkuun ja arkaluonteiset viimeisiksi. Toisistaan riippuvat kysymykset laitetaan yhteen, saman aihealueen kysymykset ja samankaltaiset sarjana. Sanamuoto vaihdetaan kontrollikysymyksiin. Vastaaminen ei saa viedä liikaa aikaa, vaan sen on oltava miellyttävää. Tavoite on saada paljon vastauksia ja totuudenmukaisia tuloksia. Kyselyn vastauksiin ei vaikuta tutkijan toiminta. Tutkimuskohteen luo matkustamisesta ei synny kustannuksia sähköisessä lomakekyselyssä ja vastaaja voi vastata itselleen sopivaan aikaan. Vastausprosentti voi olla alhainen ja voi joutua lähettämään uusintakyselyn. Kyselyn haittapuolia ovat väärinymmärrysmahdollisuus sekä väärät

epätarkat vastaukset ja ettei voi havainnoida kyselyssä. Kyselyn vastaajat voivat tutustua kysymyksiin ennakkoon ja miettiä vastauksia rauhassa. Onnistumiseen ja vastausten määrään vaikuttaa aihe, vastaajat, kyselyn pituus, kysymystyyppi, vastausohje, saatekirje ja ulkoasu, jotka pitää huomioida. Lomakekyselyssä ei voi olla varma todellisesta vastaajasta. Usein 60 on riittävä vastausprosentti. ²² Omassa kyselyssäni tämä tarkoitti 7–8 vastausta 13:sta.

Tutkimus sisälsi pulmia, mietittävää ja haasteita. Mietitytti vastausten riittävyys Pohjois-Karjalan kuntiin suorittamassani lomakekyselyssä. Lomakkeen käytännön toteutuksen valinta ja osaamiseni sen toteutukseen mietityttivät. Aikaa vievä lomake piti aloittaa ajoissa. Mietin lomakekyselyn ajankohdaksi syyskuuta, ja alustavasti Google Forms -verkkolomaketta tai jotain muuta maksutonta lomaketta kyselyn toteuttamiseen. Lomakekyselyn toteutusvaihtoehtojani olivat Google Forms, Webropol ja yliopiston Office 365-ohjelmistopaketin Forms-ohjelma. Valitsin lomakekyselyn tekoon yliopiston Office 365 Forms-ohjelman. Aiemmin en ollut tehnyt kyselyä sillä, joten täytyi totutella ja opetella sen käyttöä. Sähköisen aineiston säilytyksessä käytin asteikkona gigatavua²³ ja avointa vastauskenttää epävarmana hyllymetriä vastaavasta mittarista sähköisissä aineistoissa. Havittelin vastauksiin yhtäläisiä mittayksiköitä. Käytin avoimia vastausvaihtoehtoja vastausvaihtoehtojen kannalta vaikeimmissa kysymyksissä. Viimeiseen kysymykseen, johon vastaajat voivat täsmentää antamiaan vastauksia, sallin asetuksista pitkän vastauksen siihen runsaammin kirjoittaville.

Kannattaa pohtia, ketkä eivät vastanneet ja syitä tähän. Pienempi määrä voi riittää, jos voidaan osoittaa vastaamatta jättäneet samankaltaisiksi kuin muut. Vastausprosenttia parantaakseen voi lähettää muistutuksen heille, ketkä eivät ole vielä vastanneet. Hankaluutta on nimettömän vastaamisen ja uusintakyselyyn vastaamatta jättäneiden poiminnan välillä. Sähköpostikysely ei takaa nimetöntä vastaamista. Tietotekniikka on tutkimuskäytössä. Paperikyselyiden lisäksi on suosittuja sähköisiä lomakekyselyitä. Pitää huomioida kyselyn vastaanottaja sekä kohtuus visuaalisuudessa.

Sähköisessä kyselyssä ei juurikaan synny kuluja kerätessä vastauksia. Lomakkeen toimivuus ja tehokkuus eri laitteessa kannattaa tarkistaa. Sähköinen kysely on usein paperista lyhyempi ja vähentää tutkijan työtä. Kyselyn voi lähettää itse tutkimuksen perusjoukkoon kuuluville tai välittää näille jonkin ylemmän tahon kautta. Vastaukset saapuvat sähköisesti verkkolinkin kautta mahdollistaen otoksen tarkemman rajauksen. Täytyy varmistaa, että vastaajat vastaavat kyselyyn vain kerran, mihin

22 Valli 2015, 41–46.

23 “Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston aineistopalvelun arkistonmuodostussuunnitelma”.

<https://www.fsd.uta.fi/fi/tietoarkisto/asiakirjat/arkistonmuodostussuunnitelma/aineistopalvelu-ohjeosa/>. 27.8.2019;

Suomen Standardisoimisliitto SFS ry (2009). SFS 5972. Viitemalli pitkäaikaissäilytysarkistolle. Suomen Standardisoimisliitto, 15.

on useita keinoja. Aineiston keruu on näyte ja mietitään, onko aineisto valittu jotenkin. Monet asiat vaikuttavat sähköisen kyselyn soveltuvuuteen kuten ikä ja koulutus. Usein kyselyssä vastaaja valitsee kysymykseen yhden vastausvaihtoehdon. Kun voi valita vain yhden vaihtoehdon, tietää mitä vastaaja todella tarkoittaa. Joskus on sellainen kokonaisnäkemys, että on vaikea valita yksi vaihtoehto.

Lomake pitää valmistella ja testata kunnolla tulosten luotettavuutta ja raportointia ajatellen. Asteikot eli semanttinen differentiaali ovat mittareita mittausmenetelmissä. Kirjallinen aineisto pyritään muuttamaan analysoitavaan muotoon.²⁴

Haasteenani oli ennen kyselyn suorittamista arvioida sitä, kauanko vastaajalla voisi kestää vastata kyselyyn. Forms näyttää vastausajat. Vastaajan tauot ovat voineet pidentää vastaamista ohjelman ilmoittamaa vastausaikaa korkeammaksi. Alkuperäisestä kysymysmäärästä vähensin kysymysten määrää ja lisäsin tilalle uusia kysymyksiä. Kyselyn testaaminen mietitytti minua kovasti, mikä on riittävää lomakkeen kysymysten testaamista ja ymmärretäänkö kysymykseni oikein. Lähetin sähköpostilla lomakekyselyn riittävään testaukseen itselleni ja ohjaajilleni, ja heidän kommenttien nojalla parantelin kyselyä. Karsin liian vaikeita tai turhia kysymyksiä. Lomakkeen testauksen jälkeen korjasin ainakin kysymyksiä, kysymysten mittareita ja kysymysten järjestystä. Myös korjatun ja violettiin teemaan visualisoimani kyselyn lähetin ohjaajille katsottavaksi ja kelpuutettavaksi. Office 365 Formsissa pystyy valitsemaan, että voi vastata kyselyyn kerran, jos kysely lähetetään oman organisaation vastaajille. Sähköpostilomakekysely on edullinen ja nopea lähettää, ja siinä saa vastaukset suoraan tietokoneelle. Selkeät ohjeet sisältävää Formsia voi käyttää vaivattomasti omilla yliopiston Office 365-tunnuksilla. Forms-lomake tallentui automaattisesti. Forms-lomakkeen esikatselussa pystyi katsomaan, miltä lomake näyttää tietokoneella ja matkapuhelimella. Forms- testilomake aukesi myös matkapuhelimellani.

Usein kysytään kysymyksiä internetlomakkeilla tietokoneen välityksellä, ja saadaan vastaukset tulosjakaumaraportiksi suoraan tilasto-ohjelmaan käsiteltäviksi. Kysymykset on tärkeää suunnitella hyvin kyselyn onnistumiseksi. Pitää miettiä ja olla selvillä tutkimusongelma, aineiston käsittely, käsitteitä, vastausten tarkkuus, tutkimuksen tavoite, tutkimusasetelma, sekä täytyy tutustua kirjallisuuteen. Tutkittaviin asioihin vaikuttavat taustatekijät on selvitettävä ja varmistettava tutkittavan asian selville saanti kysymysten avulla. Kontrollikysymysten tarve mietitään vastausten johdonmukaisuuden takaamiseksi. Lomakkeen laatimiseen kuuluu ”tutkittavien asioiden nimeäminen, lomakkeen rakenteen suunnittelu, kysymysten muotoilu, lomakkeen testaus, lomakkeen

24 Valli 2015, 46–54.

rakenteen ja kysymysten korjaaminen"²⁵ sekä lopullinen lomake. Ideaalin tutkimuslomakkeen ulkoasu on hyvä, saa vastaajan kiinnostumaan tutkimuksesta ja siinä on helpot kysymykset alussa.

Hyvä tutkimuslomake on selkeä, sen juoksevasti numeroidut ja ryhmitellyt kysymykset ovat hyvässä järjestyksessä ja teksti siististi, se sisältää toimivat vastausohjeet, on looginen eikä liian pitkä ja saa kokemaan vastaamisen tarpeelliseksi, on testattu ennakkoon, ja on helppoa käsitellä tilasto- ohjelmassa sekä viedä sinne. ²⁶

Kysely on tärkeä testata kohderyhmään kuuluvalla. Avoimia kysymyksiä, joihin vastaaja kirjoittaa vastauksen itse, hyödynsin vain vähän. Kentät, joihin vastaaja voi vastata vapaalla sanalla, voivat olla hankalia. Palautteelle kannattaa olla oma tunnistettava kenttä. Suosin suljettuja strukturoituja kysymyksiä valmiine vastausvaihtoehtoineen, joita on vähän. Ne ovat kaikille sopivia, toisensa poissulkevia ja mielekkäitä. Kyselyssä pitää ilmoittaa, montako vaihtoehtoa saa valita. Suljettuihin kysymyksiin on nopea vastata ja niiden tuloksia on helppo käsitellä tilastollisesti. Niihin voidaan vastata harkitsematta, tai ei osaa vastata, vastausvaihtoehtojen järjestys voi johdatella, vastausvaihtoehtoja voi puuttua ja on vaikea korjata epäonnistunutta luokittelua. Sekamuotoisessa kysymyksessä osa on annettu ja osa avoimia. Sisällön perusteella kysymykset voidaan järjestää eri tavoin, esimerkiksi tosiasiatiedot, käyttäytymisen syy ja mielipiteet. Suomalaisille tuttu on kouluasteikko 4–10. Taustatietoja ei kannata kysyä liian tarkasti. Kyselyssä kannattaa olla lyhyitä kysymyksiä ja vastaajille tuttuja sanoja. Kyselyyn pitäisi vastata heidän, joiden kuuluukin. Samaa asiaa voidaan kysyä monin eri tavoin. Tietojen käsittelyssä yhdistellään tuloksia ja analysointi vaikeutuu. Tilasto-ohjelmassa voidaan rajallisesti yhdistää saman kysymyksen muuttujat yhdeksi uudeksi muuttujaksi. Valmiit vastausvaihtoehdot sopivat arkaluonteisiin kysymyksiin. Testauksessa tarkistetaan, onko turhia kysymyksiä ja puuttuuko jotain. Testauksen perusteella lomaketta muutetaan tarvittaessa. Korjattu lomakekin kannattaa antaa testattavaksi.²⁷

Kohteliaassa ja lyhyessä saatekirjeessä aktivoidaan ja kerrotaan tutkimuksesta. Saatteessa kerrotaan tutkimuksen toteuttaja, rahoittaja, tavoite, "tutkimustietojen käyttölupa, miten vastaajat on valittu, mihin mennessä on vastattava, lomakkeen palautusohje", "kommentti tietojen ehdottomasta luottamuksellisuudesta, kiitos vastaamisesta"²⁸ ja tutkijan allekirjoitus. Nopean internetkyselyn vastaukset ovat niiden käsittelyn tilasto-ohjelmassa mahdollistavassa tietokannassa. Yleensä kysely

25 Heikkilä 2014, 46.

26 Heikkilä 2014, 45–47.

27Heikkilä 2014, 55, 48–50, 53, 55–58.

28 Heikkilä 2014, 59.

lähetetään sähköpostilla. Kyselyn voi tehdä internetpohjaisilla verkossa toimivilla tiedonkeruu- ja tutkimusohjelmilla kuten Webropol tai ilmainen Google Docs. Netti- ja postikyselyä voidaan käyttää rinnakkain tarvittaessa. Nettikyselyä käytetään edustaviin otoksiin, hankitaan tunnukset ja kirjaudutaan käytettävään ohjelmaan, tutustutaan tulostettuihin ja tallennettuihin ohjelman ohjeisiin ennen kyselyä, tehdään ja julkaistaan kysely, lähetetään se ensin itselle ja koevastaajille lomakkeen suunnitellusti toimivuuden testaamiseksi, testataan tulosten raportointi ja vastausten siirto Exceliin tai tilasto-ohjelmaan.²⁹ Testataan keskiarvot niitä käytettäessä, tarvittaessa muutetaan kysymyksiä niiden mukaan, poistetaan testivastaukset testattuasi lomake, julkaistaan lopullinen testattu ja korjattu lomake, tallennetaan tiedosto jatkokäsiteltäväksi tilasto-ohjelmaan tai Excel- taulukkolaskentaohjelmaan, sekä lähetetään ohjelmassa uusintakysely heille, joiden vastaus puuttuu vielä. Strukturoitujen kyselyjen vastausjakaumia on usein tarve muokata esitettävämpään muotoon.

Päätin laittaa lomakekyselylinkin sähköpostitse vastaajille. Esimerkiksi Webropol-linkin kautta kyselyyn voi vastata vain kerran. Voi olla henkilökohtainen ja julkinen linkki esimerkiksi internetsivulla. Julkaistu kysely on lukittu vastausten keruuta varten, jolloin ei voi poistaa kysymyksiä tai vaihtoehtoja. Ohjelma kuvaa vastausjakaumat automaattisesti. Webropol-lomakkeita on myös Outlookissa organisaation sisäisiin kyselyihin.³⁰

Laitoin kyselyn vastaanottajien sähköpostiosoitteet piilokopio-kenttään, etteivät he nähneet toistensa sähköpostiosoitteita. Etsin sähköpostiosoitteet organisaatioiden verkkosivuilta. Kaikista kunnista en alkuun löytänyt arkistotyöntekijöiden ja arkistoinnista vastaaville henkilöille nimiä ja omaa sähköpostiosoitetta, ja silloin ajattelin laittaa kuntaorganisaation kirjaamon sähköpostiin kyselyn.

Kuntien tietosuojaselosteet auttoivat yhteystietojen etsinnässä. Työntekijöiden omiin työsähköposteihin kyselyn lähettäminen tuntui henkilökohtaisemmalta. Lisää etsittyäni löysin henkilökohtaisia työsähköpostiosoitteita jokaiselle kohderyhmäni edustajalle. Käytin niitä toivoen vastauksia mahdollisimman paljon ja monesta kuntaorganisaatiosta. Joihinkin organisaatioihin löytyi arkistointia hoitavalle henkilöstölle useampia sähköpostiosoitteita, joista kaikille laitoin kyselyn.

Osalta tuli automaattivastaus poissaolosta, joten hyödytti laittaa kysely kaikille löytämilleni yhteystiedoille. Itsellä on tiedossa viestin saajien nimet ja laitoin kyselyn heille opiskelijasähköpostistani.

29 Heikkilä 2014, 59, 66–67.

30 Heikkilä 2014, 67–68, 70.

Lomakekyselyssä riitti kysyä perustiedoista vain vastaajan kunta eikä enempää henkilötietoja, ettei kyselyn tiedoista synny henkilörekisteriä. Lomakekyselystä tein tietosuojaselosteen ja otin yhteyttä yliopistoon, vaikka en kerännyt arkaluonteisia tietoja. Täytin yliopiston internetsivuilta löytämäni tietosuojaselosteen mallilomakkeen ohjeiden mukaan. Tutkittaville pitää muistaa antaa riittävästi tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kun oli vähän vastaajia, oli turha yrittää täydellistä anonymisointia.

Vähän ongelmallisia tietosuojan kannalta voivat olla ne harvat organisaatiot, joihin lähetin kyselyn vain yhdelle henkilölle. Tekemäni kuntien asukasmääräjaottelu ja kyselyn vastausvaihtoehdot auttoivat pseudonymisoinnissa. Tutkijana käsittelen ja hallinnoin tutkimuksen henkilötietoja varsinaisen tutkimusajan, varoajan ja mahdollisen arkistointiajan. Hävitän henkilötiedot tutkimuksen päättymisen jälkeen.

Mielestäni onnistuin siinä, etteivät haastattelun tai lomakekyselyn kysymykset olleet liian vaikeita.

Lomakekyselyn valmiit enimmäkseen numeraaliset vastausvaihtoehdot ehkä auttoivat vastaajia vastaamisessa ja nopeuttivat sitä, sekä tutkijaa vastausten analysoinnissa. Numeraaliset vastaukset olivat konkreettisia ja antoivat tilanteesta tarkemman kuvauksen. Tutkin tutkimukseen osallistuvien kuntaorganisaatioiden mielipiteitä ja näkemyksiä asioista. Lomakekyselyssä tyytyväisyyden tutkimiseen valitsin monille tutun asteikon, kouluarvosanat 4–10; siinä 10 on erinomainen, 9 kiitettävä, 8 hyvä, 7 tyydyttävä, 6 kohtalainen, 5 välttävä ja 4 hylätty ³¹. Vastausvaihtoehtoasteikkojen arvoja oli hankalaa miettiä, missä luvuissa niissä liikutaan keskimäärin. Määrällinen tutkimuksen osio täydensi laadullista, ja määrällisessä tutkimuksessa sain tietoa kaikkien kyselyyn vastanneiden Pohjois-Karjalan kuntien arkistoista.

Lomakekyselyn saatesanoissa korostin toivovani yhtä vastausta kuntaa kohden ja vastausten heijastavan kunnan näkemyksiä eikä vastaajan henkilökohtaisia. Arkistotyöntekijöitä ollessa monta, ohjeistin heitä vastaamaan yhdessä tai sopimaan, kuka vastaa. Selkeää Formsin käyttöliittymää oli helppo käyttää. Kaiken oltua kunnossa kyselyn lähettämiseksi, lähetin ja jaoin lomakekyselyn linkin sähköpostilla kohderyhmälleni eli varsinaisille vastaajille 10.9.2019. Lopullinen kyselyn kuntaorganisaatioita korkeampi vastaanottajamäärä 22 paransi mahdollisuuksia saada lukuisammin vastauksia. Kaikki Pohjois-Karjalan kunnat kattava otos lisäsi kyselyn luotettavuutta aiemmin kerrotusti. Lomakekyselyn vastausaika oli kolme viikkoa. Forms-ohjelmassa voi asettaa kyselyyn alku- ja loppupäivän.

31 Opetushallinnon sanasto. Opetushallitus. <http://www03.oph.fi/sanasto/alaluokka3_3.asp>.12.12.2919.

Syyskuu oli otollinen ajankohta lähettää lomakekysely lomasesongin ulkopuolella. Silloin itselläkään ei ollut muita opintoja päällekkäin tutkielman kanssa. Jotkut vastaajat saattoivat olla ehdottoman avuliaita juuri lopputyötä tekevää opiskelijaa kohtaan. Lähetin muistutusviestin viikko ennen vastausajan päättymistä maanantaina 23.9.2019, kun vastauksia yhä puuttui monesta kunnasta. Myös pian muistutusviestien lähetyksen jälkeen tuli vastauksia. Yritin muutenkin ajoittaa lomakekyselyn lähettämisen sopivaan aikaan. En lähettänyt sitä myöhään iltapäivällä työpäivän loppupuolella, jolloin vastaaminen voi herkemmin unohtua. Toimitin kaksi muistutusviestiä, vaikka pelkäsin häiritseväni viestin saajia. Lähetin viimeisen muistutusviestin kyselyn viimeisenä vastauspäivänä 30.9.2019, jos joku vielä vastaisi kyselyyn. Ensimmäinenkin muistutusviesti tehosi ja muistuttaminen voi aktivoida viime hetken vastaajia vastaamaan. Vaikealta tuntui ratkaista ristiriita anonyymin vastaamisen ja muistutusviestin lähettämisen vielä vastaamattomien välillä. Muistutusviestiongelman ratkaisin huomautuksella tutkittaville myös jo vastanneille siitä, että vastaa kyselyyn, jos et ole vielä vastannut. Huomautus on tärkeää etenkin, jos lomakepalvelu ei teknisesti estä uudelleenvastaamista.

Lomakekyselyn kaikki vastaukset oli odotettava vastausajan loppumiseen asti. Vasta sitten pystyin analysoimaan lomakekyselyn vastauksia perusteellisemmin. Vastaajani noudattivat tunnollisesti ohjetta yhdestä vastauksesta kuntaa kohden. Pelkäsin Forms-kyselyyn saapuneiden vastausten katoamista. Tallensin Forms-ohjelmaan tallentuneet vastaukset talteen ja katsottavaksi tietokoneelleni ja pilvipalveluun. Vastauksia kertyi yhteensä seitsemän kappaletta. Forms-ohjelma automaattisesti merkitsi kyselyn vanhentuneeksi ja esti siihen vastaamisen asetetun vastausajan loputtua.

Empiirisen aineiston kuvailussa tarkastellaan usean muuttujan yhtäaikaisesti. On erilaisia toisensa ainakin osittain korvaavia tilastollisia analysointimenetelmiä. Analysointimenetelmät vaativat osaamista ja perehtymistä, eikä vain luottamista tilasto-ohjelmaan. Menetelmiä ovat muiden muassa järjestyskorrelaatiokerroin, suhdeasteikko sekä keskiarvotestit. Ristiintaulukointi on havainnollinen, ja siinä ei ole ehtoja muuttujien mittaustasolle, kunhan niitä ei ole liikaa. Tutkimuksessa mittaaminen tarkoittaa nähtyjä eroja ja näitä kuvaavia symboleita. Tutkimusraporteissa tulee kuvata mittareiden luotettavuutta. Mittaustasoja varten käytetään mitta-asteikkoja, jotka ovat luokittelu-, järjestys-, välimatka- sekä suhdeasteikko. Tunnusluvut ja tulkinnan rohkeus riippuvat mittauksen tasosta. Monet esimerkiksi asennemittaukset tapahtuvat järjestysasteikon tasolla. On harkittava ”en osaa sanoa” - vastausten jättämistä pois keskiarvoista. Puuttuvia muuttujia voi määritellä ja myöhemmin voi poistaa puuttuvan tiedon koodin määrittelyssä. Epätasavälisiä muuttujia ei voi käyttää välimatka- asteikollisena, koska siitä ei voida laskea keskiarvoa. Validiteetti ja reliabiliteetti kuvaavat mittauksen luotettavuutta ja yhdessä mittarin kokonaisluotettavuuden. Luotettavuus alenee eri virheistä aineiston

hankinnassa, kuten käsittely-, mittaus-, peitto-, kato- sekä otantavirheet. Mittausvirheet johtuvat esimerkiksi mittausvälineiden tai -menetelmän epätarkkuudesta taikka käsitteiden hankaluudesta. ³² Epävarmoina asiantuntijat pehmensivät vastauksiaan lieventävillä sanoilla tai vastasivat en osaa sanoa.

”Kokonaisvirhe muodostuu otantavirheestä ja ei-otantavirheest䔳³. Otantavirhe arvioidaan keskivirheen avulla ja ei-otantavirhettä voi arvioida taustamuuttujien ja perusjoukon jakaumien vertailulla. Systemaattinen virhe on satunnaista vaarallisempi ja vaikeampi arvioida. Sisäinen ja ulkoinen reliabiliteetti liittyvät toistettavuuteen. Tutkija arvioi luotettavuutta tietojen valossa.

Luotettavuutta lisää riittävän edustava otos, korkea vastausprosentti ja koko tutkimusongelman kattavat kysymykset. Tilasto-ohjelma pystyy arvioimaan otantavirheen tunnuslukujen virheitä, eikä huomioi vastauskatoa eikä kysymysten toimivuutta. Tutkija arvioi nämä ja tekee johtopäätöksiä otoksesta. Tuloksiin pitää suhtautua kriittisemmin ja varauksellisemmin, jos on matalampi vastausprosentti. Tilastolliseen testaukseen kuuluu ”hypoteesin asettaminen, otoksen poimiminen, tilastollisen testin valinta, testin suoritus, tulosten tulkinta ja johtopäätösten tekeminen”³⁴. Parametrisiä testejä suositellaan ja niihin liittyy oletukset perusjoukon tunnusluvuista ”ja muuttujien jakaumien muodoista”³⁵. Päätöksenteossa sattuu virheitä, hylätään tai hyväksytään nollahypoteesi.

Tätä sanotaan hylkäämis- tai hyväksymisvirheeksi. Tilastollinen testaus on varovaista ja päätöksenteko on testauksen tärkein vaihe. Sopiva menetelmä pitää olla, perehtyä siihen, varmistaa testausedellytykset, varmistaa testauksen mielekkyys, tulkita ja analysoida huolellisesti, pohtia tulosten merkitystä käytännössä, sekä olla varovainen päätelmien teossa. Analysoinnissa pitää otsikoida tutkitun asian mukaan, kirjoittaa ymmärrettävästi, poimia oleellisin, analysoida tuloksia, todeta mistä kyse, kertoa pääkohdat ja niiden jälkeen omia johtopäätöksiä, sekä verrata tuloksia taustamuuttujiin. ³⁶

Aineistoa voi kuvata taulukoilla, graafisella esityksellä tai keskiluvuilla. Näillä on etunsa ja nämä sopivat eri tarkoituksiin. Tutkija päättää näiden sopivuuden miettien tulosten tarkoitusta ja lukijoita.

Taulukko antaa yksityiskohtaista tietoa ja kuvio nopean kokonaiskuvan. Selkeässä taulukossa on yleensä vain kokonaislukuja ja niitä on mukava lukea. Taulukon otsikko on sen yläpuolella ja kuvion sen alapuolella. Kuvailevassa taulukossa voi olla muiden muassa prosentteja ja jakaumia. Kuvio ei

32 Heikkilä 2014, 174–177.

33 Heikkilä 2014, 177.

34 Heikkilä 2014, 181.

35 Heikkilä 2014, 183.

36 Heikkilä 2014, 177–181, 183–184, 188, 189–190.

saa olla liian täynnä tietoa, ja pitää miettiä sen ulkoasua. Siinä ja taulukossa kerrotaan samat asiat.

Pylväs-, piirakka- ja viivakuvioita voi käyttää. Kuvioista kaksi ensimmäistä sopii parhaiten ihmistieteisiin. Sopivan kuvion voi valita maalaisjärkeä käyttäen. Tunnusluvut saattavat antaa melko ylimalkaista ja vähän tietoa. Ne antavat yhden keskimääräistä ominaisuutta kuvaavan luvun.

Keskihajonta, joka on varianssin neliöjuuri, lasketaan kaavalla 𝑆 = √∑(𝑥_𝑖 − 𝐾𝑎)²÷ (𝑛 − 1).

Keskihajonta on S, yksittäinen havainto on 𝑥_𝑖, Ka on keskiarvo ja n on havaintojen lukumäärä. ³⁷

Nykyään tietokoneella saa kaikki tunnusluvut. Graafinen esitys, tunnusluvut tai ristiintaulukointi ovat taulukoita muuttujien yhteyksien kuvaamiseen. Myös taulukko käy muuttujien välisten yhteyksien voimakkuuden kuvaamiseen, korrelaatiokertoimen lisäksi. Tunnusluvuilla kuvataan muuttujien välisten yhteyksien voimakkuutta. Ristiintaulukko kertoo hyvin jakaumat ryhmien välillä.

Ristiintaulukoinnissa käytetään kokonaislukuja. Ristiintaulukointi kannattaa suorittaa käyttäen prosenttivertailua, mikäli ryhmät ovat erisuuruisia. Selittävänä muuttujana voi pitää ensin olemassa ollutta. Ristiintaulukoinnin voi tehdä nelikenttänä, jossa on vertailtavat ryhmät. Ristiintaulukointi kannattaa kirjoittaa itse tekstinkäsittelyohjelmalla, jotta siitä voi poistaa desimaalit ja siistiä sitä.

Yleisimmin käytetään pylväs- ja viivakuvioita kahden muuttujan kuvaamiseen. Pylväskuvio ei vääristä todellisuutta kuvattaessa luokitteluasteikkoista muuttujaa. Histogrammi- tai piirakkakuvio ei käy hyvin kahden muuttujan välisten yhteyksien kuvaamiseen. Jakaumatyypit ovat normaali- ja vinojakauma. Normaalijakauma on symmetrinen jakauma, jota kutsutaan joskus Gaussin käyräksi.

Vinojakauma voi olla vinossa vasemmalle tai oikealle. Vinojakaumassa moodin, mediaanin ja keskiarvon kohta voi vaihdella. ³⁸

Selityskerroin kertoo, paljonko toinen muuttuja selittää toisen muuttujan vaihtelua. Kausaalisuhde ilmentää syytä ja seurausta. Se edellyttää muiden muassa muuttujien yhteisvaihtelua, kronologisuutta eli että syy on ennen seurausta, sekä teorian tukea. Tutkimuksessa koetetaan poistaa ulkopuolisten tekijöiden vaikutus. Ristiintaulukoinnilla voidaan selvittää kahden luokitellun muuttujan vaikutuksia toisiinsa asettamalla ne sarake- ja rivimuuttujiksi. Khiin neliötestissä tutkitaan testin riippuvuuksista tarjoamat tulokset. Khiin neliötesti sopii kaikille mitta-asteikoille muiden edellytysten sen salliessa.

Ristiintaulukoinnissa muuttujien välistä riippuvuutta tutkitaan x²-riippumattomuustestin avulla, joka on Khiin neliötesti. Testissä lasketaan odotetut ja havaitut frekvenssit, lukumäärät. Testillä on omat edellytyksensä kuten nominaaliasteikon tasoiset muuttujat, ja kuinka pieniä odotetut frekvenssit

37 Valli 2015, 73–77, 80.

38 Valli 2015, 80–88.

saavat olla. Jos edellytykset puuttuvat, testi hylkää herkästi nollahypoteesin, mitättömän oletuksen, ja tulee virheellisiä johtopäätöksiä. Käyttäjä huolehtii testin käytettävyydestä ja tekee testiin perustuvat johtopäätökset. Nollahypoteesi on testauksessa oletus siitä, ettei ole muutoksia, eikä ole eroja ryhmissä tai muuttujien välillä. Kontingenssitaulukko tarkoittaa ristiintaulukkoa. ³⁹

Lomakekyselyn analyysissä tulkitsin saamiani vastauksia, ja rakensin niistä kirjallisen kuvauksen ja arvion, sekä tein kriittisiä huomioita vastausten innoittamana. Analysoinnissa en mennyt yksittäisten kuntien tasolle, vaan tein yleistyksiä. Riippuvuuksia analysoin siten esimerkiksi, että vaikuttaako sähköisen aineiston synnyn määrä arkistotyöntekijöiden määrään, tai onko suuremmilla paikkakunnilla sähköinen arkistointi edennyt pienempiä pidemmälle, onko vastaajan tyytyväisyydellä vaikutusta sähköisen arkistoinnin etenemiseen, onko kunnan koolla vaikutusta arkistointityytyväisyyteen ja ehtiikö suurempi arkistotyöntekijämäärä selvästi paremmin edistämään sähköistä arkistointia suhteellisestikin. Kyselyssäni oli vähän vaikeaa saada taustamuuttujia, esimerkiksi sukupuoli ja ikä. Mietin taustamuuttuja-asioiden huomiointia kyselyssä paremmin, ja yksi pääkohdista lopputyössäni oli tutkia kunnan koon vaikutusta sähköisen arkistoinnin tilanteeseen.

Tarkoitukseni oli selvittää, antavatko eri vastaukset yhdenmukaisen kuvan arkistoinnin tilanteesta ja tukevatko sitä, ja onko riippuvuussuhde näiden välillä. Kyselyssä itseäni kiinnosti, nousevatko jotkut vastaukset toisia suosituimmiksi. Jätin vastaajille mahdollisuuden valita useamman vaihtoehdon lomakekyselyn kysymyksiin 11 ja 17, joihin voi olla vaikeaa valita vain yksi vaihtoehto.

Pohdin sitä, mitä kannattaa tuoda esille haastattelun ja lomakekyselyn vastausten analysoinnissa.

Ennakkoon punnitsin tyyliä eritellä ja tulkita lomakekyselyn vastauksia. Valitsin analysointimenetelmäni lomakekyselyyni sopivaksi, analysoiden tätä toisinaan kuin laadullista aineistoa. Aluksi mietin keskiarvotestiä tai asennemittauksiin suositeltua järjestysasteikon tasoa, ja tarvittaessa jotain muuta menetelmää lisäksi kysymystyyppien niin vaatiessa. Analysointi mietitytti ennakkoon, koska kysyin vain niukasti perustietoja vastaajista. Pohdin, kysyisinkö kunnan asukasmäärää, mutta sen tiedon löytää tarvittaessa muualtakin. Lomakkeen analysoinnissa ei paljastu yksittäisten vastaajien vastaukset, koska tein yleistyksiä ja kuvaan vastausten yhtäläisyyksiä. En esitä liian jyrkkiä tulkintoja saamieni vastausten nojalla. Kyselyllä yritin selvittää, miten kuntaorganisaatio on yleisesti hoitanut sähköisen aineiston pitkäaikaista ja pysyvää säilytystä.

39 Heikkilä 2014, 193–194, 198–201, 278, 277.

Pohtiessani analysointimenetelmää, suunnittelin hyödyntäväni ristiintaulukointia, järjestysasteikon tasoa, taulukoita ja tilastoja. Havainnollisena ja muuttujien tasoille ehtoja asettamattomana menetelmänä ristiintaulukointi vaikutti sopivalta⁴⁰. Päätin tehdä taulukoita ja kuvioita ilman kuntien nimiä ja pääpiirteittäin. Onnistuessaan taulukot ja kuviot suojelevat vastaajien yksityisyyttä ja luonnehtisivat kokonaisuutta. Lomakekyselyn analysoinnissa kuvasin kuntia käyttäen kunnan kokoa, asukasmäärän mukaan (pieni, keskikokoinen ja suuri). Lomakekyselyn vastauksista laskin kouluarvosanojen keskiarvot vain saaduilla arvosanoilla, eväten siitä pois tyhjät ja en osaa sanoa - vastaukset. Forms antoi vastauksia selkiyttäviä taulukoita. Päädyin Office 365:n analysointityökaluihin, jollainen oli ainakin Excelin Pivot-osio. Forms ehdotti kyselyn tulosten siirtoa Exceliin. Testasin testilomakkeen vastausten viennin Exceliin valmistautuakseni varsinaista oikeaa raporttia varten ja tietääkseni, toimiiko siirto ja millainen Excel-raportti on. Forms-ohjelmassa voi halutessaan tarkastella yksittäisiä vastauslomakkeita. Erittäin harvoin käyttämäni tilasto-ohjelmat ja tilastointi eivät ole vahvuuksiani eivätkä kovin tuttu osa-alue. Excel-ohjelmassa analysoin tutkimuksen tuloksia oppien käyttämään Pivot-taulukkoa harjoiteltuani sitä. Sovelsin analysoinnissa ristiintaulukointia, taulukoita ja kuvioita.

Vastauksia prosessoidaan, mihin vastaaja vaikuttaa. Vastaajilta saattoi jäädä seikkoja kertomatta kyselyssä. Luotettavimpia olivat kyselyn vastaukset, joissa kysyin tosiasioita enkä näkemyksiä.

Toivoin organisaation näkemyksiä asioihin, koska vastaajat eivät välttämättä tahdo ilmaista omaa kantaansa asioista. Omien mielipiteet on helpompi osata kertoa ja tietää kuin organisaation virallinen kanta. Organisaation näkemysten selvittäminen vaatii lisää vaivaa. Organisaation mielipiteiden kysymisen etuna näin todennäköisemmin yhtenäisemmät vastaukset. Henkilökohtaisissa näkemyksissä ajattelin voivan olla suurempi hajonta. Vastaajia voi innostaa, että kyselyyn voi vastata työkaverin kanssa yhdessä. Vastaajat osasivat tiivistää vastauksiaan. Nopea vastaustahti lienee yleistä lomakekyselyissä. Kyselyni vastauksissa näkyi ymmärrettävästi kiire vastaajien vastattua työajalla.

Mitä enemmän tuli vastauksia, sitä runsaammin oli analysoitavaa. Haastattelun ja lomakekyselyn analysoinnissa oli eroja. Koin haastattelun lomakekyselyä inspiroivammaksi ja helpommin analysoitavaksi.

2 Aineiston sähköinen pitkäaikainen ja pysyvä säilytys 2.1 Sähköisten asiakirjojen säilytyksen suunnittelu

40 Heikkilä 2014, 174.

Sähköisellä arkistoinnilla ja aineiston pitkäaikaisella säilyttämisellä tarkoitan sähköisen asiakirjan eli asian vireillepanoon (asian tuomiseen käsittelyyn), käsittelyyn esimerkiksi viranomaisessa tai päätöksen tiedoksiantoon liittyvän viestin⁴¹ säilytystä pitkä aika. Tarkoitan sähköisellä säilytyksellä asiakirjallisen tiedon säilytystä tietokoneella arkistotietojärjestelmässä, jossa säilytetään paperisen asiakirjan vastine sama aika kuin mitä itse asiakirja säilytettäisi. Asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksessä tietoa säilytetään muuttuvat teknologiat huomioiden pitkä aika virheettömässä ja itsenäisesti ymmärrettävässä muodossa, mikä tarkoittaa autenttisuutta ja ettei tiedon ymmärtäminen riipu asiayhteydestä. Pysyvässä säilytyksessä objektit ja säilytyspaketit eivät enää muutu. Luovuttaja, esimerkiksi asiakirjajärjestelmä, luovuttaa sinne säilytykseen aineistoa, jota asiakas voi löytää ja hankkia. Tiedon pitkäaikaissäilytyksestä ja kohdeyleisölle tarjoamisesta vastaava pitkäaikaissäilytysarkiston organisaatio tarkoittaa henkilökuntaa ja järjestelmiä.⁴² Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyä, hallintaa sekä säilytystä pitää suunnitella, toteuttaen elinkaaren hallintaa ohjaavia ominaisuuksia tietojärjestelmissä. Tärkeää sähköisessä arkistoinnissa on tiedonsaanti, tietoturva, oikeusturva, tutkimuksen palveleminen ja tehtävien suoritus, ja että arkistotoimen vaatimukset huomioidaan arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

Kansallisarkisto määrää pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja päivittää säilytysaikaoppaita.

Elinkaariajattelu perustuu asiakirjallisten tietojen suunnitelmalliseen käsittelyyn.⁴³ SÄHKE- määrityskin on osa sähköistä säilytystä⁴⁴. Tutkin sitä, miten aineiston sähköinen säilytys näkyy kunnissa. Tärkeitä teemoja olivat, millaisia menetelmiä kunnissa on sähköiseen säilyttämiseen ja miten sitä kunnissa toteutetaan⁴⁵. Valtioneuvosto on tehnyt periaatepäätöksen digitoinnista ja asiakirjojen säilyttämisestä pysyvästi sähköisesti⁴⁶. Toughin (2006) kirjan perusteella tulkitsin, että digiarkistoja ei ole varmuudella kaikkialla⁴⁷.

41 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, 4 §.

42 Suomen Standardisoimisliitto SFS ry (2009). SFS 5972. Viitemalli pitkäaikaissäilytysarkistolle. Suomen Standardisoimisliitto, 9, 15, 2.

43 Arkistolaitos (2008). SÄHKE 2. Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen AL/9815/07.01.01.00/2008. Arkistolaitos, 3–4, 7; Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (SAPA) - pilottiprojektin loppuraportti julkaistu. 27.7.2017.

<https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2017/sahkoisten-viranomaisaineistojen-arkistoinnin-ja-sailytyksen- palvelukokonaisuus>. 15.10.2018.

44 Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (SAPA) - pilottiprojektin loppuraportti julkaistu. 27.7.2017. <https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2017/sahkoisten-viranomaisaineistojen- arkistoinnin-ja-sailytyksen-palvelukokonaisuus>. 15.10.2018.

45 Suomi tarvitsee SAPA-palvelun. 20.10.2017. <https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2017/sahkoisten- viranomaisaineistojen-arkistoinnin-ja-sailytyksen-palvelukokonaisuus>. 15.10.2018.

46 Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (SAPA) - pilottiprojektin loppuraportti julkaistu. <https://www.arkisto.fi/news/2004/328/Suomi-tarvitsee-SAPA-palvelun>. 15.10.2018.

47 Tough & Moss 2006, 204.

Arkistoinnin suunnittelussa on oltava kokonaisnäkemys organisaatiosta. Arkistoinnin suunnittelussa pitää tuntea ohjeet, lait ja määräykset. Suunnittelussa pitää hallita järjestelmät ja periaatteet, kuten seulonta ja kuvailu. Organisaation johdon on sitouduttava arkistointitavoitteisiin. Suunnittelussa keskeistä on suunnitella arkistonmuodostus. Suunnittelun onnistuminen vaikuttaa arkiston laajuuteen, rakenteeseen ja käytettävyyteen. Toimenpiteet ja niiden järjestys suunnitellaan ennakkoon. Arkistonmuodostussuunnitelma on suunnittelun väline. Vuoden 1981 arkistolaki on edellyttänyt arkistonmuodostussuunnitelmaa, jota ei käytetä paljon maailmalla.

Arkistonmuodostussuunnitelman sisällöllä on niukat minimivaatimukset. Arkistolaitokselle lähetettävissä säilytysaikaesityksissä pitää olla arkistolaitoksen edellyttämät tiedot. ⁴⁸

Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää suojeluluokat, ja siinä voi olla ohjeet poikkeusoloihin.

Arkistonmuodostussuunnitelma voi olla tietopalvelun apuväline, ja palvelee arkistonmuodostajan tietopalvelua. Arkistonmuodostussuunnitelma toimii seulontaesityksenä ja perehdyttämisessä.

Sähköisten aineistojen inventointi on sitä, että määritellään säilytysajat, -muoto ja -tavat; on mietittävä, milloin ja millä tietovälineillä voidaan siirtää tietoja pitkäaikaissäilytykseen.

Tietojärjestelmiä on dokumentoitu puutteellisesti. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot salassapitoajoista ja -perusteista, salassa pidettävien aineistojen käsittelystä, säilytyksestä ja salassa pidettävien aineistojen luovuttamisesta päättämisestä. Salassapidon perusteella suunnitellaan paperiaineistojen säilytysjärjestys ja sähköisillä aineistoilla käyttöoikeuksin määritellään salassa pidettävän informaation käyttö. Juristin on syytä tarkastaa säilytysajat. Rekisteröinnin suunnittelussa määritellään rekisteröitävät asiakirjat, laaditaan asiakirjaryhmitys diaarille tai rekisteriosalle asiankäsittelyjärjestelmässä. Rekistereiden käyttöoikeudet määritellään. Sähköisten tietojärjestelmien kohdalle voi laittaa tavalliset hakuperusteet. Pysyvään säilytykseen tulostettavien aineistojen säilytys- ja tulostusjärjestys sekä tulostusaika ja -vastuu määritellään. Vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat määritellään aktiiviajan aineistoille. Inventoinnissa määritellään suojeluluokat, jotka merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Sähköisten aineistojen suojeluluokka koskee käytettävyyden turvaamista, kuten varmuuskopiointia. Toipumis- ja valmiussuunnitelma tehdään. ⁴⁹ Useimmissa eli neljässä lomakekyselyyn vastanneista kuntaorganisaatioista (57 % vastaajista) on salassa pidettävää aineistoa kaikesta aineistosta 0–5 %. Toiseksi yleisin vastaus, kaksi vastausta (29

% vastaajista), oli tähän 5–10 % ja yhdellä vastanneella kuntaorganisaatiolla (14 % vastaajista)

48 Lybeck et al. 2006, 78–79.

49 Lybeck et al. 2006, 80–81, 83–86.