TALOUSKESKUS-LIIKELAITOS

Talouskeskus-liikelaitoksen toimintakertomus 2015

Talouskeskus-liikelaitos tuottaa palvelukeskusmallin mukaisesti keskitetysti Jyväskylän kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon operatiivisia palveluja sekä niihin liittyviä asiantuntija- ja järjestelmä-palveluja. Vuoden 2015 kesäkuun loppuun saakka Talouskeskus-liikelaitos tuotti myös hankinta-toimen palveluja. Talouskeskus-liikelaitoksen asiakkaina vuonna 2015 olivat Jyväskylän kaupunki, sen liikelaitokset ja osa konserniyhtiöistä, Hankasalmen kunta, Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ja Jyväskylän koulutuskuntayhtymä.

Olennaiset tapahtumat tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen

Talouskeskus-liikelaitoksen toiminta toteutui toiminnallisesti pääosin tavoitteiden mukaisena. Talo-us- ja palkkahallinnon palveluissa palvelutuotannon volyymit tuotteittain ja asiakkaittain toteutuivat ilman merkittäviä poikkeamia suhteessa talousarvioon tai edellisvuosien tasoon. Samoin rahoituk-sen ja sovelluspalveluiden toiminta toteutui liki odotetun mukairahoituk-sena. Toiminnallisesti merkittävä muutos tapahtui kun hankintapalvelut -yksikkö siirtyi jatkamaan toimintaansa organisatorisesti kon-sernihallintoon kuuluvana. Muutoksessa liikelaitoksen henkilöstö väheni kuudella ja liikevaihdolla mitaten se vähensi lähemmäs kymmenen prosenttia liikelaitoksen toiminnasta. Materiaalihallinnon operatiivisten palveluiden kuten tilausjärjestelmän ylläpito ja tuki jatkuu kuitenkin edelleen Talous-keskuksessa.

Liikevaihto pienentyi siis suunnitellusti ja muutos edellisvuoteen nähden oli 12,6 prosenttia. Vä-hennyksestä noin 60 prosenttia selittyy hankintapalvelujen tuottamisen päättymisellä ja autopalve-lutoiminnan volyymin suunnitellulla vähentymisellä. Loput muutoksesta johtuu muutoksilla asia-kasyhteisöjen toiminnassa ja sopimuksissa. Liikevaihdon muutosta tarkasteltaessa onkin huomioi-tava, että Talouskeskus-liikelaitos alensi veloituksiaan vuodelle 2015, mikä selittää osaltaan liike-vaihdon supistumista.

Oman toiminnan kehittäminen oli edellisvuosien tapaan aktiivista. Tietojärjestelmiä kehitettiin erilli-sen toimintaohjelman mukaisesti toteuttaen muun muassa laaja SAP-versionvaihto. Lisäksi toteu-tettiin lukuisa määrä pienkehityshankkeita, joissa tietojärjestelmiä valjastoteu-tettiin aiempaa enemmän työprosessin palvelukseen ja manuaalityötä saatiin vähennettyä. Näin tapahtui esimerkiksi palkka-hallinnossa, jossa asiakkailta saapuvan tiedon automaattisen sisäänluvun avulla pystyttiin vähen-tämään manuaalista ja osin myös päällekkäistä työtä. Tietotekniikan myötävaikutuksella työpro-sesseja on pystytty edelleen keventämään esimerkiksi erilaisten tarkastusten ja tietojen säilyttämi-sen osalta. Myös taloushallinnon prosesseihin tehtiin uudistuksia: näistä mainittakoon rakentami-sen tiedonantovelvollisuuteen liittyvä järjestelmäkehitystyö, hyvitysten käsittelyprosessin uudista-minen myyntireskontrassa ja muistiotosite - prosessin kehittäuudista-minen. Tilaamisen ja ostolaskujen käsittelyn kehittämistyön tulokset puolestaan näkyvät muun muassa tilausjärjestelmän sekä sopi-mus- ja itselaskutus -toimintojen käytön laajentumisena. Toimintavuoden aikana toteutettiin myös kampanja ostolaskujen sähköistämiseksi. Hyvin onnistuneen projektin tuloksena ostolaskujen säh-köisyysaste nousi noin 70 prosentista liki 90 prosenttiin. Niin ikään toimintaprosessien kuvaamista ja dokumentointia jatkettiin. Laajin tällainen projekti tehtiin myyntilaskutuksessa, jonka toiminnot suunnittelun mukaisesti myös auditoitiin. Ostolaskujen käsittelyprosessia auditoitiin kaupungin os-tolaskujen jälkitarkastusprojektissa.

Henkilöstössä tapahtui vuoden aikana jo mainitun organisaatiomuutoksen lisäksi muutamia muita muutoksia. Eläkkeelle vuoden aikana jäi neljä työntekijää ja näistä tehtävistä täytettiin henkilöstö-suunnitelman mukaisesti vain yksi tehtävä. Kokonaisuutena henkilöstömäärä laski vuoden aikana yhdeksällä henkilöllä. Henkilöstön ja toiminnan muutokset vaativat myös tehtävien uudelleenjärjes-telyjä. Henkilöstötyössä panostettiin työhyvinvoinnin lisäämiseen esimerkiksi työergonomiaa paran-tavilla työvälinehankinnoilla. Vuoden aikana tehtiin myös työterveyden toteuttama työpaikkaselvitys ja laaja henkilöstökysely. Näiden pohjalta laadittiin henkilöstön kanssa pitemmän ajan suunnitelma työkyvyn ja –hyvinvoinnin kehittämisestä. Työn muuttuessa tarvitaan myös uutta osaamista. Talo-uskeskus-liikelaitoksessa henkilöstön osaamisen kehittämistä on pyritty tukemaan eri keinoin.

Tu-loksia näkyy jo koulutuksiin osallistumisen aktivoitumisessa siten, että nyt koulutuspäiviä henkilöä kohti oli keskimäärin hieman yli kolme kun se edellisvuonna jäi alle kolmen päivän.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen

Talouskeskus-liikelaitoksella on vuonna 2014 käyttöönotettu johtokunnan hyväksymä sisäisen val-vonnan ja riskienhallinnan toimintamalli. Toimintamalli sisältää sisäisen valval-vonnan ja riskienhallin-nan suunnitelman, johon kootaan ne asiat, jotka on seuraavan toimintakauden aikana tavoite to-teuttaa. Toiseksi toimintamalli sisältää työkaluja, joista keskeinen on ns. riskikartta. Sen avulla joh-toryhmä arvioi säännöllisesti toimintaan liittyviä riskejä ja tekee suunnitelman niihin varautumises-ta. Riskien todennäköisyyttä ja merkittävyyttä arvioidaan eri näkökulmisvarautumises-ta. Näitä ovat henkilöstö, järjestelmät, palvelutuottajat, asiakkaat ja prosessit. Viiden näkökulman mallilla pyritään varmista-maan se, että toimintaa tarkastellaan aina riittävän monipuolisesti. Yksityiskohtaisen arvioinnin pohjalta johtoryhmä tekee kokonaisarvioinnin ja raportoi sen johtokunnalle kolmesti vuodessa. Li-säksi liikelaitos tekee vuosittain kokonaisarvioinnin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestä-misestä kaupungin ohjeistuksen mukaisesti.

Säännöllisen riskiarvioinnin avulla pyritään varmistamaan sitä, että toimintaa mahdollisesti uhkaa-viin asioihin voidaan puuttua oikea-aikaisesti. Samalla varmistetaan, että mahdollisiin poikkeusti-lanteisiin on olemassa ajantasaiset varautumissuunnitelmat. Arvioinnin pohjalta kehitetään myös raportointi- ja valvontajärjestelmää koko ajan esimerkiksi siten, että toimintoon, jossa riskien havai-taan kasvaneen, lisätään kontrolleja tai raportointia. Tämän lisäksi esimiehet valvovat toimintaa päivittäistasolla ja raportoivat uhkaavista riskeistä johdolle. Niin ikään riskienhallinnassa ja sisäi-sessä valvonnassa hyödynnetään esimerkiksi kehittämistyössä syntyvää tietoa kuten prosessiku-vauksia ja auditointeja sekä ulkoisen tarkastuksen raportteja.

Talouskeskus-liikelaitoksessa toiminnan tavoitteiden asettaminen ja seuranta on systemaattista.

Viime vuosina on kehitetty erityisesti sisäistä laskentaa ja raportointia tukemaan toiminnan tuotta-vuuden johtamista. Tavoitteiden toteutumista seurataan johtoryhmässä säännöllisesti ja raportoi-daan johtokunnalle kolmannesvuosittain. Esimiehillä on jatkuvaa seurantaa varten käytössään tu-losyksikkökohtainen talousraportointi sekä mm. myyntien, hankintojen ja projektien raportit ja hen-kilöstöön liittyvät määrä- ja kustannusraportit.

Organisaatiorakenne on vakiintunut ja vastuunjako toimii hyvin. Tilikauden aikana henkilöstömäärä on edelleen vähentynyt organisaatiomuutoksen ja eläkepoistuman kautta. Palvelut on pystytty kui-tenkin hoitamaan tehtävien uudelleenjärjestelyillä myös niissä tapauksissa, joissa on ollut ajoittais-ta resurssivajetajoittais-ta. Henkilöstöriskeihin varautumisessa keskeisenä jatkuvana keinona on osaami-sen kehittäminen. Tila- ja laiteresurssit ovat toimintaan nähden riittävät. Toiminnan luonteesta joh-tuen tietojärjestelmät ovat merkittävä resurssi ja siksi myös riskienhallinnan näkökulmasta olennai-nen asia. Talouskeskus-liikelaitoksen järjestelmät pidetään toimintavarmuudessa suunnitelmallisen ja jatkuvan kehitystyön avulla. Tietojärjestelmien kontrollit ovat asianmukaiset.

Keskeiset säännökset ja ohjeet tunnetaan yleisesti ottaen hyvin ja ne ovat koko henkilöstön saata-villa. Uudet ohjeet käydään läpi johtoryhmässä ja tiimeissä. Säännösten, määräysten tai päätösten noudattamisessa ei vuoden 2015 aikana ole ilmennyt huomautettavaa. Talouskeskus-liikelaitos toimii aktiivisesti myös toimialaansa koskevien kaupunkitasoisten sääntöjen valmistelussa ja toi-meenpanossa.

Talouskeskus-liikelaitos noudattaa hankinnoissaan kaupungin hankintaohjeita. Toimintavuoden talousarviossa ei ollut investointeja eikä vuoden aikana niitä tehty. Pienkalustoa ja irtaimistoa han-kittiin tarpeen mukaan erityisesti henkilöstön hyvinvointi huomioiden.

Talouskeskuksen sopimusten hallinnointivastuut on määritelty. Sopimukset on tallennettu Tweb- järjestelmään. Liikelaitoksessa ei ole tullut esiin tilanteita, joissa sopimuksia ei olisi liikelaitoksen taholta noudatettu. Talouskeskus-liikelaitos sai reklamaationsa perusteella korvauksia yhdeltä pal-velutoimittajaltaan vuonna 2015. Asiakassopimukset uusitaan vuosittain ja niiden keskeinen

sisäl-tö sekä muutokset palveluissa, hinnoissa tai muissa sopimusehdoissa käydään läpi asiakastapaa-misissa.

Talouskeskus-liikelaitoksen johtoryhmä on arvioinut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimi-vuutta kokonaisuutena vuoden 2015 osalta kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. Itsearvioinnin mu-kaan sisäinen valvonta ja riskienhallinta ja sen raportointi on järjestetty hyvin. Merkittäviä riskejä, joista olisi aiheutunut tai aiheutumassa vahinkoa tai menetystä toiminnalle, ei ole toimintavuoden aikana realisoitunut. Arvioinnissa nousi esiin myös useita kehittämiskohteita. Näistä keskeisimpiä ovat sisäisten kontrollien riittävyyden läpikäyminen ja kehittäminen sekä esimiesten ja koko henki-löstön riskienhallintatietoisuuden lisääminen. On edelleen huolehdittava siitä, että sisäisen valvon-nan käytänteet vakiintuvat osaksi arkipäivän toimintoja ja niitä jatkuvasti kehitetään toimintapro-sessien muuttuessa.

Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä

Johtokunta esittää, että tilikauden tulos 702 110,75euroa siirretään omaan pääomaan edellisten tilikausien ylijäämäksi. Edellisiltä kausilta kertynyttä ylijäämää on yhteensä 1 517 387,14 euroa.

Tilivuoden 2015 päättyessä Talouskeskus–liikelaitoksen kumulatiivinen ylijäämä eli oman pää-oman määrä on 2 219 497,89 euroa.

Tulevan kehityksen arviointi

Talouskeskus-liikelaitoksen tulevien vuosien taloudelliseen ja toiminnalliseen kehitykseen vaikuttaa Jyväskylän kaupungin ja muiden asiakasyhteisöjen toiminnan tai toimintamuotojen mahdolliset muutokset kuten yhtiöittämiset, ulkoistamiset tai tehtävien uudelleenorganisoinnit. Samoin valmis-teilla oleva sosiaali- ja terveydenhuollon ja maakuntahallinnon uudistus tulee merkittävästi vaikut-tamaan Talouskeskus-liikelaitoksen toimintaedellytyksiin.

Talouskeskus-liikelaitoksen jatkuvana tavoitteena on lisätä toiminnan tuottavuutta. Tässä onnistu-minen edellyttää sitä, että henkilöstön eläkepoistuma pystytään hyödyntämään käyttäen hyväksi tietojärjestelmien tarjoamia mahdollisuuksia automatisoida ja digitalisoida palveluprosesseja niin että samalla palvelutasoa parannetaan. Tätä tavoitetta tukee myös Jyväskylän kaupungin Tuotta-vuus-ohjelma, jota Talouskeskus-liikelaitos toteuttaa osaltaan omissa kehityshankkeissaan. Näissä keskeisenä tavoitteena on prosessien virtaviivaistaminen ja digitalisaation lisääminen niin liikelai-toksen omissa kuin asiakasyhteisöjenkin prosesseissa.

Talouskeskus-liikelaitos on myös sitoutunut kaupungin talouden tasapainottamisohjelmaan vuosille 2014−2016, jossa keskeisinä keinoina ovat vakituisen henkilöstön poistuman hyödyntäminen sekä oman toiminnan tehostaminen ja ostopalvelujen hyödyntäminen. Lisäksi kaupungin talouden tasa-painottamisohjelma voi edellyttää henkilöstömenojen vähentämiseksi tehtävien uudelleenjärjestely-jä ja työsuhteiden osa-aikaistamisia tai irtisanomisia. Yliuudelleenjärjestely-jäämien purkamiseksi liikelaitos on alenta-nut veloituksiaan sekä laatialenta-nut vuosille 2016–2020 alijäämäiset taloussuunnitelmat, joiden avulla vuoden 2020 loppuun mennessä kumulatiivinen ylijäämä purkaantuu.

Kulunut tilikausi 2015 oli voitollinen tilikauden ylijäämän ollessa 702 110,75 euroa. Muutetun talo-usarvion mukainen tilikauden tulostavoite oli 500 000 euroa. Toimintatuotot toteutuivat hieman ta-lousarviota suurempana (noin 73 000 euroa) johtuen muutoksista asiakkaiden palvelutarpeessa.

Toimintamenot puolestaan toteutuivat noin 129 000 euroa muutettua talousarviota pienempänä ja toimintakate oli noin 202 000 euroa budjetoitua parempi.

Toimintamenojen budjetoitua pienempi toteuma johtuu pääosin henkilöstömenojen toteutumisesta budjetoitua pienempänä. Tämä johtuu joistakin ennakoimattomista henkilöstömuutoksista, mutta pääosin ero selittyy kuitenkin ennakoidun ja toteutuneiden kustannusten erolla lomapalkkavelassa ja sairausvakuutuskorvauksissa. Pieneltä osaltaan toimintamenojen alittumiseen suhteessa toituun vaikutti myös palveluostojen ja muiden liiketoiminnan menojen toteutuminen hieman budje-toitua pienempinä.

Valtuustoon nähden sitovien tavoitteiden toteutuminen

Taloudellinen tavoite: tilikauden tulos vähintään 500 000 ylijäämäinen.

Toteuma: Toteutui, tavoite ylitettiin.

Toiminnallinen tavoite:

Tavoitteena on alentaa kolmen keskeisimmän palvelutuotteen suoritekohtaisia yksikkökustannuk-sia edeltävän talousarviovuoden tasoon verrattuna.

Ostolaskut 5,00 euroa/suorite Myyntilaskut 3,00 euroa /suorite Palkkapussi 12,30 euroa / suorite

Talouskeskus-liikelaitoksen talousarvion toteutumisvertailu Tuloslaskelma

1.000 € TA 2015 Muutokset TA/M 2015 Toteuma Poikkeama

Toimintatulot 6 665,0 -238,5 6 426,5 6 500,0 73,5

Toimintamenot -6 186,7 417,9 -5 768,8 -5 639,5 129,3

Toimintakate 478,3 179,4 657,7 860,4 202,7

Rahoitustulot ja -menot

Muut rahoitustulot 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

Muut rahoitusmenot 0,0 0,0 0,0 -0,6 -0,6

Vuosikate 478,3 179,4 657,7 859,8 202,1

Poistot -157,7 0,0 -157,7 -157,7 0,0

Tilikauden tulos (sitova) 320,6 179,4 500,0 702,1 202,1

Tilikauden ylijäämä/alijäämä 320,6 179,4 500,0 702,1 202,1

Rahoituslaskelma Toiminnan rahavirta

Vuosikate 478,3 179,4 657,7 859,8 202,1

Investointien rahavirta 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

Toiminnan ja investointien rahavirta 478,3 179,4 657,7 859,8 202,1 Muut maksuvalmiuden muutokset -478,3 -179,4 -657,7 -859,8 -202,1

Rahoituksen rahavirta -478,3 -179,4 -657,7 -859,8 -202,1

Rahavarojen muutos 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

Toteuma:

• Ostolaskut 3,37 euroa/suorite, tavoite toteutui

• Myyntilaskut 2,20 euroa/suorite, tavoite toteutui

• Palkkapussi 12,96 euroa/suorite, tavoite ei toteutunut

Ostolaskujen ja myyntilaskujen osalta tavoite saavutettiin, mutta palkkapussin osalta tavoite ei to-teutunut. Suoritekohtaisia yksikkökustannuksia ja niiden muutosta arvioitaessa on huomioitava, että laskentaperiaatteet ja tuotteet eri vuosien välillä eivät ole täysin vertailukelpoisia. Erityisesti palkkahallinnon palvelujen tuottavuuskehitystä arvioitaessa on huomioitava, että vuoden 2015 alusta lukien sovellettiin uudistunutta palkkahallinnon palveluiden tuote- ja hinnoittelurakennetta.

Tästä syystä tuotantokustannustavoitetta ja toteumaa ei voida täysin vertailukelpoisesti mitata.

Palkkahallinnon tavoitteesta jäämistä selittää se, että vaikka palkkahallinnon tuottavuus henkilö-työvuosikohtaisilla suoritemäärillä mitaten parani, nousivat toimintoon kohdistuvat kokonaiskustan-nukset hieman enemmän kuin kokonaissuoritemäärä.

Kehittämistavoitteet:

1. Tavoite: Jatketaan vuonna 2014 aloitettua palveluprosessien laatuauditointia yhteistyössä asi-akkaiden kanssa. Tavoitteena on kaksi uutta auditoitua prosessia vuoden 2015 loppuun men-nessä.

Toteuma: toteutui. Toteutettiin myyntilaskutuksen prosessiauditointi sisäisenä auditointina. Jy-väskylän kaupungin vuoden 2012 ostolaskujen ja niihin liittyvien muistiokirjausten oikeellisuus-tarkastus hankittiin ulkopuoliselta tilinoikeellisuus-tarkastusyhteisöltä.

2. Tavoite: Toteutetaan hanke, jonka tavoitteena on luoda ja vakiinnuttaa toimintamalli henkilös-tön osaamisen systemaattiseen arviointiin ja kehittämisen.

Toteuma: toteutui. Saatettiin loppuun ja pilotoitiin vuonna 2014 aloitettu kehittämistyö henkilös-tön osaamisen arviointityökalun ja osaamispainotteisten kehityskeskustelujen käyttämisestä henkilöstön kehittämisen välineenä. Palkkahallinnossa pilotoidun järjestelmän soveltamista laajennettiin muihin tiimeihin.

3. Tavoite: toteutetaan SAP/ERP–järjestelmäarkkitehtuuriin ja tekniseen toimintavarmuuteen liit-tyvät perusparannukset kaupungin ERP-ohjausryhmän hyväksymän kehittämis- ja investoin-tiohjelman mukaisesti.

Toteuma: toteutui pääosin. Toteutettiin suunnittelun mukaisesti versiokorotusohjelmaa, josta vuonna 2015 toteutui laajin osa eli SAP-toiminnanohjausjärjestelmän versiokorotus. Lisäksi to-teutettiin investointiohjelman mukaisesti pienempiä järjestelmäkehityshankkeita. Näistä mainit-takoon SAP HR-koulutuksenhallinnan käyttöönoton loppuunsaattaminen, sisäisten erien budje-tointi- toiminnallisuuden käyttöönotto, tilausjärjestelmän muutostyöt sekä talous- ja henkilöstö-hallinnon raportoinnin kehitystyöt. Poikkeaman investointiohjelmaan teki SAP-lisenssihankinta, joka ennakoitua aiemmin lisääntyneen käytön vuoksi jouduttiin toteuttamaan vuoden 2015 lo-pulla.

Tunnuslukujen arviointia

Keskeisten palvelutuotteiden volyymit jäivät myyntilaskuja lukuun ottamatta budjetoitua pienem-mäksi. Ostolaskuissa ja palkkatapahtumien määrissä budjettiero on tosin vain muutamia prosentte-ja. Matkalaskujen määrässä sen sijaan jäätiin liki kymmenen prosenttia budjetoidusta määrästä samalla kun matkalaskujen määrä verrattuna edellisvuoden toteumaan kuitenkin kasvoi kuusi pro-senttia. Hienoista kasvua edellisvuoden volyymeihin nähden oli myös palkkatapahtumien ja myynti-laskujen määrässä. Ostomyynti-laskujen määrä sen sijaan oli edellisvuotta niukasti pienempi.

Henkilöstömäärä väheni luonnollisen poistuman kautta mutta suurimmaksi osaksi kuitenkin tehdyn organisaatiomuutoksen seurauksena kun hankintapalvelujen kuuden hengen yksikkö siirtyi kesällä 2015 konsernihallintoon. Henkilöstösiirron myötä vapautuneisiin tiloihin saatiin loppuvuodesta uu-sia käyttäjiä, minkä ansiosta Talouskeskus-liikelaitoksen vuokrakustannukset hieman pienenivät.

Kustannukset henkilötyövuotta kohti toteutuivat talousarviossa esitettyyn arvioon nähden 5,5 pro-senttia suurempina, mutta edellisvuoden toteumaan verrattuna vähennystä oli 1,3 propro-senttia.

In document TILINPÄÄTÖS 2015 (sivua 183-188)