Selonteko konsernivalvonnan järjestämisestä

Konserniohjauksen ja konsernivalvonnan järjestäminen

Kuntalain (365/1995) 25 a §:n mukaan konsernijohto (Jyväskylässä kaupunginhallitus ja kaupun-ginjohtaja) vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Kuntalain (410/2015) 123 §:n mukaan tilintarkastajien on tarkastettava, onko kunnan ja kuntakonsernin sisäi-nen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti.

Elinkeinopoliittisesti merkittäville tytäryhteisöille annettiin konsernitilinpäätöksen valmistelua varten ohjeet, joiden mukaan tytäryhteisöjen toimitusjohtajien ja hallitusten

- on annettava kaupunginhallitukselle tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämises-tä kaupungin ohjeiden mukaisesti (ks. kappale 1.2),

- on arvioitava konsernivalvontaa itsearviointikyselyn avulla ja

- on arvioitava toimintaansa ja työskentelytapojaan hallitustyöskentelyn kehittämiseksi.

Kaupunginvaltuusto hyväksyi 20.5.2013/78 konserniohjauksen periaatteet ja omistajapoliittiset lin-jaukset tytäryhteisöissä. Ko. asiakirjan 1 §:ssä on kuvattu kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituk-sen, kaupunginjohtajan, kaupunginjohtajan nimeämän konserniohjausryhmän ja kaupunginjohtajan nimeämän tytäryhteisön controllerin tehtävät ja toimivalta konserniohjauksessa.

Konserniohjaus on järjestetty kaupunginvaltuuston hyväksymien periaatteiden mukaisesti. Kau-punginhallitus hyväksyi 2.3.2009/111 konserniohjeen. Kaupunginhallituksen päätöksellä 22.11.2010/464 ohjetta tarkistettiin mm. siten, että ohjeen liitteeksi lisättiin Hyvä hallinto- ja johta-mistapa Jyväskylän kaupunkikonsernissa -ohje, joka perustuu Kuntaliiton hallituksen lokakuussa 2009 hyväksymään ns. Corporate Governance -suositukseen. Konserniohje päivitettiin tilivuoden-vuoden päättymisen jälkeen helmikuussa 2016.

Konserniohjausryhmän tehtävänä on tukea konserniyhteisöihin liittyvien asioiden valmistelua, seu-rata yhteisöjen toimintaa ja annettujen ohjeiden toimivuutta sekä ylläpitää konsernijohdon ja kon-serniyhteisöiden välistä raportointia ja tiedonkulkua. Konserniohjausryhmä kokoontui vuoden 2015 aikana 19 kertaa.

Kaupunginjohtaja on nimennyt merkittäviin tytäryhteisöihin controllerit, joiden tehtävä on olla yh-teyshenkilönä konsernijohdon ja tytäryhteisön välillä. Controller-toiminta on myös osa kaupungin suorittamaa yhteisöjen toiminnan ja riskienhallinnan valvontaa. Kaupunginjohtaja kuulee säännölli-sesti konserniyhteisöjen toimitusjohtajien toimintaraportit ja teettää tarvittaessa konserniyhteisöjen toimintaa koskevia erillisselvityksiä.

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta konserniyhtiöissä

Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevan muutoksen (ks. kappale 1.2) keskeinen sisältö kon-serniohjauksen näkökulmasta oli omistajan velvoite valvoa yhtiöiden sisäisen valvonnan ja riskien-hallinnan olevan riittävän kattavasti ja järjestelmällisesti toteutettu.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuutta on arvioitu elinkeinopoliitti-sesti merkittäville tytäryhteisöille (n = 12) kohdistetun kyselyn (asteikolla 1-4, 1 = välttävästi ja 4 = erinomaisesti) vastausten perusteella.

Tytäryhteisöjen kyselystä saatiin seuraavanlaisia vastauksia:

- Johtamistapa ja valvontakulttuuri (arvot ja toimintaperiaatteet, toiminnan tavoitteet, organisaa-tiorakenne, resurssit sekä lainsäädäntö ja kaupungin sisäiset ohjeet): 13 kysymyksen vastaus-ten keskiarvot vaihtelivat 2,8:sta 3,4:ään.

- Riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta (riskienhallintamenettelyt, riskien tunnistaminen, ris-kien arviointi ja riskeihin vastaaminen): 9 kysymyksen vastausten keskiarvot vaihtelivat 2,6:sta 3,2:een.

- Valvontatoimenpiteet (prosessien kontrollien suunnittelu, kontrollien toimivuuden arviointi, toi-minnan seuranta, tietojärjestelmien valvonta sekä omaisuuden hankinta, luovutus ja hoito): 11 kysymyksen vastausten keskiarvot vaihtelivat 2,8:sta 3,6:een.

- Tiedonkulku ja raportointi (raportointijärjestelmä ja tiedonkulku): viiden kysymyksen vastausten keskiarvot vaihtelivat 2,9:stä 3,4:ään.

- Seuranta (sisäinen arviointi ja ulkoinen arviointi): neljän kysymyksen vastausten keskiarvot vaihtelivat 2,9:stä 3,8:aan.

Tytäryhteisöjen vastausten perusteella voidaan todeta konserniyhtiöiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan olevan tyydyttävällä tai hyvällä tasolla. Riskienhallinnan raportoinnin kehittämiselle ja koulutukselle nähtiin olevan tarvetta samoin kuin henkilöstöresurssien optimoinnissa suhteessa yhtiön liiketoimintaan.

Kysely konsernivalvonnan toteutumisesta

Konsernivalvonnan toteutumista kohdealueittain on arvioitu elinkeinopoliittisesti merkittäville tytär-yhteisöille (n = 12) kohdistetun kyselyn (asteikolla 1-5, 1 = täysin eri mieltä ja 5 = täysin samaa mieltä) vastausten perusteella.

Tytäryhteisöjen vastausten perusteella voidaan todeta seuraavaa:

- Toimivallan ja vastuun jako konserniohjauksessa toimii kohtuullisen hyvin (viiden väittämän keskiarvot vaihtelivat 4,2:stä 4,8:een).

- Ohjeiden annon tytäryhteisöille voidaan katsoa olleen pääosin riittävää ja tiedonkulun asian-mukaista (seitsemän väittämän keskiarvot vaihtelivat 3,7:sta 4,6:een, lukuun ottamatta väitettä yhteisesti luoduista yhteisöjen hallitusten jäsenten perehdytys- ja koulutusmenettelyistä, jonka keskiarvo oli 3,0). Yhteisöjen hallitusten jäsenten koulutukseen on siten kiinnitettävä edelleen enemmän huomiota.

- Konsernitavoitteiden asettaminen ja arviointi on ollut pääsääntöisesti tarkoituksenmukaista ja riittävää (neljän väittämän keskiarvot vaihtelivat 4,3:stä 4,7:een, lukuun ottamatta väittämää kiinteistöjä omistavien tytäryhteisöjen varautumisesta tuleviin korjausinvestointeihin, jonka kes-kiarvo oli 3,9). Kiinteistöjä omistavien tytäryhteisöjen on siten kiinnitettävä huomiota PTS:n mu-kaiseen riittävään varautumiseen tulevia korvausinvestointeja varten.

- Tytäryhteisöjen toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seuranta, analysointi ja raportointi ovat olleet toimivia ja riittäviä (kahdeksan väittämän keskiarvot vaihtelivat 4,2:sta 4,8:een, lukuun ottamatta raportointia PTS:sta, jonka keskiarvo oli 4,0)

- Konsernijohdon valvonta on riittävällä tasolla (kolmen väittämän keskiarvo oli 4,42).

- Konserniohjeen 3 §:ssä on linjattu keskitettyjen konsernitoimintojen käyttöä. Konserniohjeen linjaukset on toteutunut hyvin (kolmen väittämän keskiarvot vaihtelivat 4,4:sta 4,9:ään) ja kus-tannusvastaavuusperiaatetta on pääosin noudatettu (keskiarvo 3,8)

- Tytäryhtiöiden antamien vastausten perusteella riskienhallintajärjestelmien toimivuus tytäryh-teisöissä on ollut riittävällä tasolla (neljän väittämän keskiarvo oli 4,52). Heikompi keskiarvo (3,87) tuli väittämiin, jotka liittyivät konsernijohdon ohjeistukseen ja valvontaan eri näkökulmista konserniyhteisöjen toiminnan ja riskienhallinnan järjestämisestä.

Tytäryhtiöiden hallitusten itsearviointi

Kaupunginhallituksen hyväksymän konserniohjeen liitteenä olevassa Hyvä hallinto- ja johtamistapa Jyväskylän kaupunkikonsernissa -ohjeessa todetaan, että hallituksen on arvioitava vuosittain toi-mintaansa ja työskentelytapojaan hallitustyöskentelyn kehittämiseksi. Arviointi toteutettiin tilinpää-tösvalmistelun yhteydessä sähköisenä kyselynä elinkeinopoliittisesti merkittävien tytäryhteisöjen hallituksille. Kyselyssä oli 11 väittämää hallituksen toimintaan liittyen (asteikolla 1-5, 1 = täysin eri mieltä ja 5 = täysin samaa mieltä; suluissa kaikkien vastauksien keskiarvo, n = 58)

1. Hallituksessa kokonaisuutena on riittävästi osaamista ja ammattitaitoa. (4,1) 2. Hallitusta voidaan luonnehtia motivoituneeksi ja sitoutuneeksi. (4,4)

3. Täydennän itse sopivalla tavalla hallituskokonaisuutta. (4,4) 4. Hallitus tuntee osakeyhtiötoiminnan periaatteet ja vastuut. (4,2)

5. Hallitus on hyvin perehtynyt yhtiön liiketoimintaan ja toimintaedellytyksiin. (4,2) 6. Hallitus tunnistaa liiketoiminnan ja toimintaympäristön riskit. (4,1)

7. Hallitus keskittyy strategiseen työhön. (3,9)

8. Hallituksessa on taitoa kyseenalaistaa toiminnan suuntaa ja puuttua epäkohtiin. (4,0) 9. Hallitus on valmis tukemaan operatiivista johtoa vaikeissakin tilanteissa. (4,6)

10. Hallituksen ja toimitusjohtajan välinen työnjako on selkeä. (4,5)

11. Hallituksella on jäsentynyt kuva omistajan ja yhtiön hallituksen vastuista ja rooleista. (4,0) Itsearviointien perusteella kokonaiskuva em. yhtiöiden hallitusten työskentelystä on kohtuullisen hyvä.