JULKAISUJEN RAPORTOINNIN KEHITYSTYÖ VUONNA 2015 – KOKEILU VAI UUSI KÄYTÄNTÖ?

Keväästä 2015 lähtien Itä-Suomen yliopiston tutkijat ovat voineet lähettää julkai-sunsa kirjastolle tallennettavaksi sähköisellä palvelulomakkeella. Palvelulomake luotiin yhdessä yliopistopalveluihin kuuluvien suunnittelun ja kehittämisen yk-sikön ja tietotekniikkapalveluiden kanssa. Lomakkeella haluttiin helpottaa sekä tutkijoiden että yksiköitten keskitettyjen tallentajien tekemää työtä, sillä lomak-keessa on SoleCRISiin verrattuna vähemmän pakollisia kenttiä. Tavoitteena oli, että julkaisujen tallentaminen olisi vaivattomampaa ja näin ollen suurempi osa yliopiston julkaisuista saataisiin raportoitua eteenpäin. Raportoitujen julkaisujen määrä vaikuttaa suoraan yliopiston rahoitukseen, joten olisi tärkeää, että kaikki Itä-Suomen yliopiston henkilökunnan tekemät julkaisut päätyisivät SoleCRISiin.

Kuva 8: Palvelulomake.

Palvelulomakkeessa kysytään lähinnä ministeriölle lähetettävässä raportissa tai sisäisessä raportoinnissa vaadittavia tietoja, jotka eivät selviä suoraan julkaisusta tai sen bibliografisista tiedoista. Näitä ovat esimerkiksi ns. julkaisun päätekijä,

46

jota tarvitaan yliopiston sisäisessä rahanjakomallissa, kun tiedekunnille jaetaan perusrahoitusta. Tutkijan tulee ilmoittaa myös, onko julkaisu käynyt läpi ver-taisarvioinnin ja onko kyseessä open access -julkaisu (avoin saatavuus). Näiden lisäksi tarvitaan vain julkaisun nimeke ja julkaisun yksilöivä internet-linkki tai muu tunnistetieto (esim. DOI). Niiden avulla kirjasto tallentaa järjestelmään jul-kaisuun liittyvät bibliografiset ja mahdolliset yhteisjulkaisutiedot. Kirjaston käsi-teltyä julkaisulomakkeen lähettäjä saa joko tiedon julkaisun hyväksymisestä tai tekijä(t) lisätietokyselyn, jos julkaisuilmoituksessa on jotain selvitettävää.

Taulukko 1: Kirjaston raportointikaudella 4/2015-2/2016 tarkastamat julkaisut.

OKM julkaisutyyppi 2014 2015 Yhteensä

A1 89 1733 1822

Julkaisujen ilmoituslomakkeet näkyvät TeamPlace-työtilassa (Microsoft Share-point -sivusto) kaikille kirjastossa SoleCRIS-tallennus- ja -tarkistustyötä tekeville.

TeamPlacesta SoleCRIS-tiimiläinen voi ottaa julkaisulomakkeen käsittelyynsä, ja

47 lomakkeen tilatieto kertoo muille tiimiläisille, missä vaiheessa lomakkeen käsit-tely on (käsittelemättä/odottaa lisätietoja). Lomakkeelle tallentuu myös käyty viestiketju, joten kaikki näkevät, mitä asiasta on keskusteltu.

Tutkijan tai hänen yksikkönsä vastuuhenkilön on myös edelleen mahdollista tal-lentaa julkaisut suoraan SoleCRISiin. Tällöin kirjasto tarkistaa entiseen tapaan julkaisun tiedot ennen ministeriölle raportointia.

Ottivatko tutkijat uuden palvelun käyttöön?

Lomakkeella ilmoitettiin vuoden 2015 loppuun mennessä lähes 900 julkaisua. Li-säksi tammikuussa 2016 lomakkeella saatiin tiedot noin 200 julkaisusta. Loppu-ruuhkaan vaikutti varmasti se, että yksiköitten tallennuksen tai julkaisuilmoitus-ten tuli olla tehtynä vuoden 2015 osalta tammikuun 2016 loppuun mennessä. Li-säksi helmikuussa tulleista ilmoituksista vuotta 2015 koskevia oli noin 40, ja ne ehdittiin vielä saada mukaan maaliskuun alkupuolella ministeriöön lähtenee-seen koontitaulukkoon. Kaiken kaikkiaan lomaketta käytettiin siis lähes 1 150 kertaa ensimmäisen vajaan käyttövuoden aikana, eli voisi sanoa, että lomake otettiin käyttöön melko hyvin.

Syyslukukaudella lomakeilmoituksia tuli 80−90 kuukaudessa, parhaimpina kuu-kausina 150−200 (heinä-, elo- ja joulukuu 2015, tammikuu 2016). Ilmoituksia tuli sekä suoraan tutkijoilta että keskitetysti yksiköiden vastuuhenkilöiltä.

Tietokantaharavoinnin muutokset

Palvelulomakkeen käyttöönoton lisäksi muutoksia tehtiin myös kirjaston teke-mään tietokantaharavointiin ja SoleCRISiin jo tallennettujen julkaisutietojen ver-tailuun. Kirjasto jatkoi aiempaa käytäntöään eli teki tietokantaharavointia kan-sainvälisistä viitetietokannoista (Web of Science ja Scopus) ja vertaili hakutulok-sia SoleCRISin sisältöön. Yksiköihin ei kuitenkaan enää lähetetty tarkistuslistoja, vaan puuttuvien julkaisujen tiedot tallennettiin suoraan SoleCRISiin. Tämän jäl-keen julkaisun niille tutkijoille, jotka yhä olivat yliopiston palveluksessa, lähetet-tiin vakioviesti, jossa kerrotlähetet-tiin tallennuksesta, pyydetlähetet-tiin tarkastamaan tallenne-tut tiedot ja tarvittaessa ilmoittamaan virheistä tai muista muutostarpeista. Va-kioviestissä oli linkki julkaisun tietoihin SoleCRISissä, jotta tarkastaminen olisi tutkijoille mahdollisimman helppoa. Helmikuussa 2016 tehdyn haravoinnin pe-rusteella löytyneet puuttuvat julkaisut tallennetiin suoraan SoleCRISiin ilmoitta-matta niistä yksiköihin; ainoastaan yliopistopalveluihin lähetettiin taulukko ha-ravoinnin tuloksista ja niistä tehdyistä julkaisutallennuksista ensimmäisine teki-jöineen.

48

Kirjaston saama palaute uusista käytänteistä

Uudistuksista on tullut yllättävän vähän palautetta, ja moni pieni asia on voitu korjata suhteellisen nopeasti. Ensimmäisten palautteiden joukossa oli pyyntö li-sätä julkaisuun liittyvä SoleCRIS-linkki, kun julkaisu hyväksytään TeamPlace-lo-makkeella. Tiedon tarve liittynee yksiköissä oleviin erilaisiin käytäntöihin seu-rata tehtyjä tallennuksia. Ehdotusta päätettiin jatkossa noudattaa eli valmiin So-leCRIS-tietueen linkki lisätään nyt kaikkiin hyväksyttyihin julkaisulomakkeisiin.

Myös SoleCRISin aloitussivulle lisättiin käyttäjien toiveesta palvelulomakkeen linkki. Linkkeihin liittyvien palautteiden lisäksi kirjastolle on tullut myös joitain yksittäisiä pyyntöjä julkaisun tieteenalan muuttamisesta tai lisäämisestä. Kirjasto tallentaa raportoinnissa vaadittavan yhden tieteenalan; niitä voi yhdellä julkai-sulla olla maksimissaan kuusi. Yksi palaute tuli myös lomakkeen liian nopeasta aikakatkaisusta.

Tietokantaharavointien perusteella tehdyistä tallennuksista tai tallennustietojen oikeellisuudesta ei myöskään saatu juurikaan palautetta. Oletuksena oli, että ni-menomaan tieteenalan muutoksia olisi pyydetty enemmän. Ilmeisesti tieteenala oli lähes poikkeuksetta tallennettu oikein tai ikävämmän vaihtoehdon mukaan kirjaston tarkastuspyynnön sisältävät vakioviestit jäivät tutkijoilta lukematta.

Yksittäinen palaute saatiin siitä, että tutkija halusi itse tallentaa julkaisunsa, jotta tiedot tulivat kerralla oikein tallennettua. Tämä on tietysti kirjastonkin tavoite, mutta jos tutkija ei määräaikaan mennessä ole tallentanut julkaisuaan, kirjasto turvautuu tietokantaharavointiin ja sen perusteella tehtäviin täydentäviin tallen-nuksiin.

Tiedustelimme myös yliopistopalveluilta heidän palvelulomakkeesta saamaansa palautetta, mutta siellä lomakkeen käyttöönotto ei ollut juurikaan vaikuttanut heidän toimintaansa eikä sinne ole myöskään tullut erillistä palautetta. Sen sijaan se, että kirjastolla oli tänä vuonna enemmän resursseja tehdä tarkistustyötä, oli näkynyt positiivisesti ja raportointi oli ollut helpompaa, kun virheitä oli ollut aiempaa vähemmän ja tallennetun tiedon laatu tasaisempaa.

Kirjaston omat kokemukset

Pian lomakkeen käyttöönoton jälkeen paljastui tekninen virhe, joka mahdollisti sen, että palvelulomakkeelta saattoi valita ”koontitieteenalan”, jota ei kuitenkaan ole opetus- ja kulttuuriministeriön raportoinnissa käytettävässä Tilastokeskuk-sen tieteenalaluokituksessa eikä siten SoleCRISin omissa valikoissa. Asiasta il-moitettiin tietotekniikkapalveluihin ja nämä koontitieteenalat poistettiin palve-lulomakkeen pudotusvalikosta.

49 Lisäksi ilmeni, että lomake antaa ilmoittaa ensimmäiseksi tekijäksi henkilön, joka ei ole mukana SoleCRISin asiantuntijoissa. Tämä johtuu sitä, että lomake käyttää tunnistamisessa Itä-Suomen yliopiston sähköpostiosoitetta. Sähköpostiosoite on muun muassa monilla jatko-opiskelijoilla, joita ei automaattisesti lisätä SoleCRI-Sin asiantuntijoihin. Asiantuntijaksi lisätään automaattisesti vain yliopistoon pal-velussuhteessa olevat työntekijät mutta ei esimerkiksi apurahatutkijoita. Ei-pal-velussuhteiset lisätään SoleCRISiin vain yksikön johtajan esityksestä ministeriön ja yliopiston ohjeistamin kriteerein. Tämä ominaisuus aiheuttaa kirjaston tarkis-tajille melko lailla työtä yksiköihin tehtävien lisätietokyselyiden ja asiantuntijaksi lisäämisehdotusten muodossa, mutta toisaalta näin saadaan myös lisää raportoi-miskelpoisia julkaisuja ja jatkossa päivitetyt asiantuntijatiedot ovat kaikkien jul-kaisutietoja tallentavien käytettävissä.

Osa aiemman keskitetyn tallennuksen yksiköistä on siirtynyt käyttämään palve-lulomaketta. Yhteistyössä yksiköitten aktiivisten ilmoittajien kanssa on luotu hy-viä käytänteitä palvelulomakkeen lisätietokentän hyödyntämiseen. Kenttää voi-kin käyttää esimerkiksi silloin, kun julkaisulle halutaan tallentaa useampi tie-teenala. Toiset yksiköt käyttävät kenttää, kun haluavat antaa tarkempia tietoja julkaisun tekijöiden affiliaatioista, mikä on nopeuttanut tallennustyötä erityisesti yhteisjulkaisuissa tai lääketieteen julkaisuissa, joissa tekijänä voi olla tutkimus-ryhmä, jonka kaikkien jäsenien nimet löytyvät usein vasta kokotekstiartikkelin liitteestä.

Suurin yllätys oli kuitenkin se, että vuodenvaihteen ja alkuvuoden tarkistus- ja tallennusruuhka tuntui pysyvän yhtä suurena tehdyistä kehittämistoimista huo-limatta. Helmikuussa tarkistusten ja tallennusten ruuhkaa purkikin enimmillään kahdesta kolmeen kirjastolaista lähes täysipäiväisesti. Valitettavan usein julkai-sujen ilmoittaminen tuntuu jäävän viime hetkeen, vaikka ohjeiden mukaan jul-kaisut tulee tallentaa heti ilmestymisen jälkeen. Sähköpostitse tulleiden viime hetken ilmoitusten mukana helmikuussa on myös käynyt ilmi, että yksiköissä on joko alun perinkin joustettu yliopiston antamista määräajoista tai kyse on yksi-kön omista ”karhukirjeistä”.

7.4 JULKAISUJEN RAPORTOINNIN JATKOKEHITYS –