H ierarkkinen suunnittelusysteemi

Anthonyn tunnetun luokittelun mukaan yrityksen suunnittelu- ja ohjausjärjestelmästä voidaan erottaa kolme tasoa, jotka ovat: strateginen suunnittelu (strategic planning), johdon ohjaus (management control) ja operatiivinen ohjaus (operational control).12 Yritysjohto voi samalla tavoin asettaa yritystä kohtaavat suunnittelua vaativat ongelmat hierarkkiseen ongelmaj ärj esty kseen niiden strategisen luonteen ja merkityksen perusteella. Näistä ongelmista osa on luonteeltaan strategisia, osa taktisia ja osa operatiivisia.13

11 Emmanuel, Otley & Merchant 1990, s. 13 12 Anthony 1965, s. 15-23

13 Kyläkoski 1980, s. 41

Strategiset ongelmat koskettelevat koko toiminnan perusteita ja strategista asemaa. Ne syntyvät yrityksen ulkopuolella sen arvo- ja toimintaympäristössä ja välittyvät sidosryhmien kautta yritykseen. Tällaisten ongelmien ratkaisua ylin johto ei voi delegoida omasta tehtäväalueestaan.

Taktiset ongelmat liittyvät yrityksen ulkoisiin ja sisäisiin asioihin ja syntyvät esimerkiksi strategisten päätösten toimeenpanosta ja eri toimintojen välisistä suhteista. Taktisten ongelmien ratkaisu voidaan delegoida yrityksen keskijohdolle.

Operatiiviset ongelmat voivat syntyä esimerkiksi taktisten päätösten toimeenpanosta.

Tämä ongelmakenttä liittyy yrityksen jokapäiväisiin konkreettisiin tehtäviin, jotka ovat alimpien organisaatiotasojen hoidettavana.

Hierarkkiseen ongelmajärjestykseen pohjautuvaa suunnittelun kuvausta voidaan täsmentää suunnitteluun liittyvien dimensioiden avulla. Tällaisia strategisia dimensioita voidaan erottaa neljä: suunnitelmien sisällöllinen, organisatorinen, toiminnoittainen ja ajallinen ulottuvuus.14

Suunnitelmien sisällöllisellä ulottuvuudella tarkoitetaan sitä, että suunnittelu voi kohdistua laajaan, koko yrityksen olemassaoloon liittyvään ongelmakenttään tai pelkästään suppeaan, tiettyä kohdetta koskevaan kysymykseen. Organisatorista ulottuvuutta voidaan tarkastella sekä syvyys- että laajuussuunnassa. Suunnitelmien kattavuus voi siten yltää ylimmän johdon tasolta aina toimihenkilöihin ja työntekijöihin asti, tai vastaavasti ne voivat koskea koko yritystä tai vain sen tiettyä yksikköä. Sitä, koskevatko suunnitelmat yrityksen kaikkia funktioita, vaiko vain yhtä tai joitakin toisiaan lähellä olevia toimintoja, kutsutaan suunnitelmien toiminnoittaiseksi ulottuvuudeksi. Ajallinen ulottuvuus puolestaan tarkoittaa sitä, että

14 Kyläkoski 1990, s. 32

yrityksessä voidaan laatia pisimmän mahdollisen ajanjakson suunnitelmia, joiden sisällä suunnitelmien aikaväli yltää lyhimmillään päivittäisiin työohjelmiin asti.15

Ongelmahierarkiaan ja strategisiin ulottuvuuksiin pohjautuen voidaan yrityksen suunnittelusysteemistä erottaa kolme hierarkkista tasoa, joita kotimaisessa kirjallisuudessa on nimitetty termeillä:16

1. Strategiasuunnittelu 2. Tavoitesuunnittelu 3. Вudjettisuunnittelu

2.3.1 Strategiasuunnittelu

Strategiasuunnittelusysteemi on yrityksen hierarkkisen suunnittelusysteemin ylin osa.

Strategiasuunnittelun avulla on tarkoitus luoda perusta yrityksen toiminnan jatkuvuudelle ja tavoitellun strategisen aseman saavuttamiselle sekä antaa perusta ja lähtöinformaatio hierarkkisen suunnittelusysteemin alemmille tasoille.

Strategiasuunnittelusysteemin tuottamat suunnitelmat ovat sisällöltään kaikkein moniulotteisimpia, koskevat kaikkein useimpia toimintoja, yltävät ajalliselta ulottuvuudeltaan kaikkein pisimmälle ajanjaksolle sekä koskevat organisaatiotasoltaan kaikkein ylimmän johdon päätöksiä.17

Strategiasuunnittelussa selvitetään yrityksen toiminnan perustarkoitus ja sen mahdollinen uudelleensuuntaus, toiminnan päämäärät, sekä keinot näiden päämäärien

15 Kyläkoski 1990, s. 32-33 16 Kyläkoski 1980, s. 42

17Kyläkoski 1990, s. 34

saavuttamiseksi. Toisin sanoen hierarkisen suunnittelusysteemin ylimmällä tasolla tehdään yrityksen toiminta-ajatusta, päämääriä ja strategioita koskevat päätökset.18

Toiminta-ajatus ilmaisee vallitsevien ja ennustettavissa olevien toimintaolosuhteiden pohjalta yrityksen toiminnan perustarkoituksen sekä lyhyellä että pitkällä tähtäimellä.

Toiminta-ajatus määritellään siten, että se selkeästi rajaa mahdollisia toimintavaihtoehtoja, mutta antaa kuitenkin riittävän kantavan lähtökohdan yrityksen toiminnalle ja uusien toimintamuotojen etsinnälle. Yrityksen on toimittava sellaisessa ympäristössä, jota se pystyy kannattavasti hyödyntämään, joten toiminta-ajatuksen yhteensopivuus ympäristön kanssa on koko yrityksen toiminnan perusedellytys.19

Päämäärät täsmentävät sen, mihin yrityksessä toiminta-ajatuksen puitteissa pyritään.

Päätökset päämäärien asettamisesta ovat ensimmäisiä konkreettisia toiminna tavoitepuolta koskevia päätöksiä. Ne toimivat lähtökohtana suunnittelun edelleen täsmentämiselle ja antavat mahdollisuuden toiminnan johtamiseen ja ohjaamiseen tavoitteiden avulla.20

Strategiat puolestaan ovat ensimmäisiä toiminnan keinopuolta koskevia päätöksiä. Ne ilmaisevat, minkälaisia toimintakeinoja käytetään asetettujen päämäärien saavuttamiseksi. Keinopuolta koskevat suunnitelmat johdetaan vastaavista tavoitepuolen päätöksistä ympäristön tarjoamien toimintamahdollisuuksien ja yrityksen resurssien rajoissa. 21

18 Kyläkoski 1990, s. 34 19 Kyläkoski 1990, s. 34-35 20 Kyläkoski 1990, s. 35-36 21 Kyläkoski 1990, s. 36-37

2.3.2 Tavoitesuunnittelu

Strategiasuunnittelusysteemin tuotoksista on välttämätöntä johtaa operationaalisempia suunnitelmia hierarkkisen suunnittelusysteemin alempien tasojen tarpeita varten. Strategiasuunnittelussa yritystä ja sen yhteyksiä on tarkasteltu kokonaisvaltasesti ja eri suunnittelukohteita koskevat päätökset on koordinoitu keskenään. Tällaiset koordinoidut päätökset toimivat lähtöinformaationa hierarkkisen suunnittelusysteemin seuraavalle tasolle, tavoitesuunnittelulle. Tavoitesuunnittelua voidaan tarkastella suunnittelusysteemin erillisenä osasysteeminä, jossa toteutetaan itsenäistä suunnittelua. Ensimmäiseksi tavoitesuunnittelussa määritetään yrityksen ja sen osien, tulosvastuualueiden, keskipitkän tähtäyksen tavoitteet. Seuraavana määritetään ne toimintakeinot, joilla asetetut tavoitteet pyritään saavuttamaan. Näitä toimintakeinojen määrityksiä kutsutaan toimintasuunnitelmiksi.22

Yrityksen tavoitteet johdetaan strategiasuunnittelussa muodostetuista päämääristä.

Rajoittavina tekijöinä toimivat yrityksen resurssit ja ympäristön tarjoamat toimintaolosuhteet. Tavoitteet voivat olla päämäärien kannalta välitavoitteita ilmaisten halutun tilan, jossa yrityksen tai sen osan toivotaan olevan tietyn suunnitteluajanjakson lopussa.23

Toimintasuunnitelmilla täsmennetään ne toimintakeinot, joilla tavoitteet pyritään saavuttamaan. Toimintasuunnitelmien laadinta edustaa siis tavoitesuunnittelun keinopuolta koskevia päätöksiä. Koska toimintasuunnitelmien laatiminen on kiinteässä yhteydessä yrityksen tavoitteenasetantaan, tulee toimintasuunnitelmien olla tarkkuudeltaan vähintäänkin asetettuja tavoitteita vastaavia.24

22 Kyläkoski 1990, s. 38 23 Kyläkoski 1990, s. 39-40 24 Kyläkoski 1990, s. 41-42

2.3.3 Budjettisuunnittelu

Budjettisuunnittelu edustaa yrityksen suunni tteluhierarkian alinta tasoa.

Tavoitesuunnittelun viimeisessä vaiheessa on päädytty yhden vuoden tavoitesuunnitelmaan, joka toimii lähtökohtana budjettisuunnittelulle.

Budjettisuunnittelun tarkoituksena on laatia niin yksityiskohtaiset suunnitelmat, että niiden perusteella yrityksen jokapäiväinen toiminta funktiotasolla on kyseisellä ajanjaksolla mahdollista. Budjettisuunnittelussa määritetään yrityksen ja sen osien budjettitavoitteet, päätetään keinot, jolla nämä tavoitteet aiotaan saavuttaa sekä koordinoidaan eri hierarkiatasojen päätökset. Budjettisuunnittelussa on, kuten tavoitesuunnittelussakin, tärkeätä huomioida ympäristön antamat toimintamahdollisuudet sekä yrityksen resurssit, sillä ne toimivat viime kädessä suunnittelua rajoittavina tekijöinä.25

Budjettisuunnittelun ensimmäisenä kohteena on budjettitavoitteiden määritteleminen.

Budjettitavoitteet johdetaan yrityksen tavoitteista ja asetetaan koko yritykselle sekä erikseen sen osille, tulosvastuualueille ja eri funktioille. Budjettitavoitteet ilmaisevat raha- ja/tai reaalimääräisesti sen tilan, jossa yrityksen tai sen osan toivotaan budjettisuunnitteluperiodin lopussa olevan. Budjettitavoitteet on määritettävä siten, että ne antavat koordinoidun lähtökohdan funktiotason toiminnan suunnittelulle.26

Toisena vaiheena budjettisuunnittelussa on toiminnan keinopuolen määrittäminen.

Budjettitavoitteiden saavuttamiseksi suoritettavien toimenpiteiden raha- ja/tai reaalimääräisiä määrityksiä kutsutaan budjeteiksi. Budjetit laaditaan funktioittain (ostot, valmistus, markkinointi jne.) ylemmän hierarkiatason päätösten antamissa

25 Kyläkoski 1990, s. 42-43

26 Kyläkoski 1990, s. 44

puitteissa. Koko hierarkkisen suunnittelusysteemin näkökulmasta budjetit ovat yrityksen strategioiden budjettiperiodin mittaista ajanjaksoa varten täsmennettyjä ja koordinoituja tulkintoja.27