Haastateltujen edustamat museot poikkeavat toisistaan monin tavoin. Museon koko, kokoelmien laajuus ja syntyhistoria, kokoelmatyötä tekevän henkilökunnan määrä ja käytössä olevat resurssit (esimerkiksi taloudelliset ja tilaresurssit) vaihtelevat. Museoi-den esinekokoelmien laajuus vaihtelee muutamista sadoista objekteista kymmeniin tu-hansiin. Esinekokoelmasta vastaavalla työntekijällä saattaa olla vastuullaan myös muita kokoelmia, kuten kuva-, arkisto- ja kirjastokokoelmat, ja niihin liittyvä tieto- ja asiakas-palvelu. Varsinkin pienissä museoissa kokoelmatyöntekijä osallistuu moniin muihinkin työtehtäviin, esimerkiksi näyttelyiden ja tapahtumien tuotantoon. Osassa tarkastelluista museoista työskentelee museomestari, jonka tehtäviin kuuluu esimerkiksi kokoelmien käsittelyä ja huoltoa, logistiikkaa, näyttelyjen rakentamista ja teknistä osaamista vaativia tehtäviä. Näin kokoelmien hallintaan käytettävissä olevat resurssit vaihtelevat museoit-tain ja niihin vaikuttavat useat tekijät.
“Tittelinä on museonjohtaja, mutta pienessä museossa se ei tar-koita juurikaan mitään. Meillä on kolmen museoammatillisen ih-misen tiimi. Meillä on kokoelmista vastaava amanuenssi ja sitten minä. Ja me yhdessä tehdään suurin osa kokoelmiin liittyvistä päätöksistä. Yleensä niin, että ensin amanuenssi esittää ja sitten mä sanon mielipiteeni ja siitä muodostuu jonkinlainen synteesi.
37 -- Ja osallistun myöskin kokoelmatyöhön, että tarvittaessa otan
vastaan lahjoituksia ja käsittelen niitä.” (H3)
Tarkasteltujen museoiden kokoelmat karttuvat vuosittain muutamista esineistä noin sa-taan vuosittain. Samoin kokoelmien luettelointilanne, eli kuinka paljon kokoelmissa on luetteloitua ja luetteloimatonta aineistoa, vaihtelee. Robbins kuvailee tutkimuksessaan luetteloimatonta esineistöä ongelmallisena, jos sitä on määrällisesti paljon. Koska ob-jektit vaativat luetteloimattomanakin kokoelmanhallinnallisia toimenpiteitä säilytyksen, siirtojen ja kunnon ylläpidon suhteen, kaikki tehtävät vievät enemmän aikaa, jos koko-elmasta ei ole olemassa rekisteröityä kokonaiskuvaa. Lisäksi luetteloimattomana esi-neistö on näkymätöntä, kun arvioidaan kokoelman suuruusluokkaa ja resurssien tar-vetta. Suuruusluokka taas on merkittävä lukuarvo, kun keskustellaan kokoelman tule-vaisuuteen vaikuttavista tekijöistä. (Robbins, 2016, s. 163.) Haastattelujen myötä selvisi, että välttämättä pelkästään luetteloimattoman aineiston määrä museossa ei ole koko-elmanhallintaan vaikuttava tekijä, vaan myös kokoelmien syntytapa.
“Siinä vaiheessa, kun kokoelmiin otetaan, niin jonkunmoista ai-votyötä siinä tehdään, että kannattaako se ottaa kokoelmiin ja minkä takia. Meilläkin, ja luulen että se on ollut aika yleistä koko museokentällä Suomessa, että ollaan otettu niitä keltaisia Enson kotilaatikoita [sekalaista lahjoitettua aineistoa] taloon ja sitten vasta ruvettu kattoon, että mitä siellä on. Siitä kun on ainakin meidän museossa aika pitkälle päästy jo pois, niin se auttaa ko-koelmien hallinnassa aika paljon.” (H2)
Museoissa puhutaan aktiivisesta ja passiivisesta kartunnasta. Aktiivisessa kartunnassa museo on itse aktiivinen toimija ja kertoo yleisölle, mitä se kokoelmiinsa kaipaa tai hank-kii aineistoa hank-kiinnostuksen kohteena olevasta aihepiiristä esimerkiksi nykydokumentoin-nin keinoin. Passiivisessa kartunnassa aloitteen aineiston tarjoamisesta museoon tekee sen omistaja. Passiivinen kartunta on monien museoiden kokoelmien synnyn taustalla, ja kokoelmat ovat muodostuneet aktiivisten lahjoittajien toiminnan kautta. (Heinonen
& Lahti, 2001, s. 78–79.) Aiempina vuosikymmeninä museoiden kokoelmat karttuivat pääasiassa passiivisten lahjoitusten kautta ja aineistoja saatettiin ottaa kokoelmiin var-muuden vuoksi, esimerkiksi ajatuksena “pelastaa” historiallinen ajanjakso tai katoa-massa oleva elinkeino.
38
“Meillähän on se tilanne, mikä varmaan suurimmalla osalla, että kartunta on pääasiassa passiivista eli nojautuu siihen, mitä meille tarjotaan. Pyritään tietysti koko ajan kallistamaan sitä sinne ak-tiivisen puoleen, että se olisi suunnitelmallisempaa. -- Sitten on näyttelyt ja erilaiset projekti, kun me pidetään jotain aihetta esillä. Ne tuottaa yleensä yhteydenottoa siihen aiheeseen liit-tyen. Se on semmoista puoliaktiivista.” (H3)
Aktiivisen kartunnan tuloksena museoon kertyneen aineiston sisällöistä museolla voi olla hyvinkin tarkka käsitys, passiivisen kartunnan tuloksesta ehkä ei lainkaan tai sellai-sen aineiston olemassaolosta ei olla edes tietoisia.
“Yleensä kartunta on jotain sadan paikkeilla [vuodessa]. Riippuu vähän siitä, onko joku muu luetteloinut eli onko meillä ollut joku ulkopuolinen luetteloija. -- Mehän ollaan vanha museo, niin meillähän on sitä vanhaa painolastia vaikka kuinka paljon.” (H2)
“En ole vielä yhtään museota tavannut, joka sanoisi, että ´joo meillä on tuolta 1800-luvulta lähtien aivan järjestyksessä olevat kokoelmat, joissa ei ole yhtään virhevastaanottoa, kaikilla on täydelliset kontekstitiedot ja ne on täydellisessä varastossa ja täydellisesti digitoitu ja me vaan silitellään niitä siellä.´” (H3)
Pitkän historian omaavissa museoissa näkökulmaerot työntekijäsukupolvien välillä voi-vat näkyä konkreettisesti arjen työssä ja ne vaikuttavoi-vat kokoelmien hallintaan. Esimer-kiksi suhtautuminen kokoelmien kartuntaan nähtiin tällaisena tekijänä.
“Siitä on ollut pitkään keskustelua, että mikä on museoesine.
Onko se, että tavaraa on tullut museoon vai vasta sitten kun se on luetteloitu? Olen ollut aina sitä mieltä, että se on museoesine vasta sitten, kun se on luetteloitu. Niin me on nyt mun aikana toimittu. -- Meillä on ollut aikaisemmin siitä erimielisyyttä. Sen takia meillä on niitä isoja kasoja [luetteloimattomia esineitä] ja niitäkin olen yrittänyt välttää, mutta kyllähän mun huoneessa niitä edelleenkin on, ei ole kaikkea pystynyt käymään läpi.” (H2)
Erilaisista lähtökohdista huolimatta kokoelmatyön tekemisen tavoissa ja taustoissa on yhtenäisyyksiä museoiden kesken. Kaikissa haastateltujen edustamissa museoissa koko-elmapolitiikka on laadittu tai sitä on päivitetty viimeisen kolmen vuoden aikana. Kokoel-mapolitiikan laatimiseen museoissa on osallistunut useampi työntekijä ja sitä päivite-tään säännöllisesti, jopa kahden vuoden välein.
39
“Ajatuksena ehkä just se, että on helpompi tehdä sinne pieniä muutoksia kuin ottaa se iso prosessi, että käydäänpä kaikki nyt läpi.” (H5)
Kokoelmapolitiikan tarkkuus vaihtelee museoittain. Toisissa museoissa kokoelmapoli-tiikka toimii käytännön työn tekemisen apuna ja siihen, tai sen liitteisiin on kirjattu myös toimintaprosessit esimerkiksi kokoelmiin ottamisesta tai poistamisesta. Toisissa muse-oissa kokoelmapolitiikka on taas yleisluontoisempi. Kokoelmapolitiikassa määritellään museon tallennusalueet, jotka ohjaavat kartuntaa.
“Tallennusalueet on määritelty teemakohtaisesti. Tai oikeastaan sekä maantieteellisesti että teemakohtaisesti. Ja vielä suhteessa muihin museoihin, mitä tallennetaan yhteistyössä ja mitkä on selkeästi jonkun toisen aluetta.” (H3)
“[Maantieteellinen] alue on aika pitkälti se, mistä lähdetään. Ja sitten mietitään sen sisällä, mitä halutaan. Yksi [tallennuspe-ruste] on kokoelman jatkuvuus, että jos jotain esinettä on aikai-semmilta ajoilta, niin sitten täydennetään vähän uudemmilta ajoilta.” (H2)
Uuden objektin tai aineistoryhmän ottamisesta kokoelmiin keskustellaan yleensä use-amman henkilökunnan jäsenen kesken. Keskustelua käydään useista näkökulmista ja tarkastellaan sekä objektin sopivuutta museon tallennusalaan ja olemassa olevaan ko-koelmaan, että sen tallentamisen vaatimia resursseja. Tätä toimintaperiaatetta ei vält-tämättä ole kirjattu kokoelmapolitiikkaan, vaan tapa on syntynyt käytännön työn tulok-sena.
“Jos tarjotaan jotain erää meille, niin siinä on usein erilaisia ai-neistoja. Siellä saattaa olla valokuvia ja esineitä ja arkistoaineis-toa. Niin kyllä silloin keskustellaan kokoelmatiimin kesken siitä, että minkälainen se on ja miten se meidän tallennusalueeseen liittyy. -- Sitten jos on pienemmistä yksittäisistä esineistä tai jos-tain vähäisestä määrästä jojos-tain, niin kyllä sitten yleensä kokoel-mahoitaja on tehnyt sen päätöksen itsenäisesti. Silloin ei tarvi miettiä tiloja ja käsittelyasioita ja semmoisia.” (H1)
“Ei ole työryhmää [päättämässä]. Meille tarjotaan esineitä ja voin käydä katsomassa, tai sitten meille tuodaan esineitä tai sit-ten ollaan johonkin muuhun museon henkilöön yhteydessä.
40 Tieto tulee sitten sitä kautta. Mutta viime kädessähän
museon-johtaja päättää kokoelmiin tulleet esineet. Ja kaikista isommista ja semmoisista ongelmallisista olen keskustellut museonjohtajan kanssa. Tähän mennessä meille ei ole tullut erimielisyyksiä kuin yhden kaluston kanssa. Hän sanoi, että otetaan ja mun mielestä ei olisi kannattanut ottaa. Niin kyllä siinä sitten museonjohtajan päätös voittaa. -- tietysti ostopäätökset on aina semmoisia, kun niissä käsitellään rahaa, niin sitten sen [päätöksen] tekee muse-onjohtaja.” (H2)
Keskustelut työyhteisön sisällä nousivat haastatteluissa esiin vertaistuen ja uusien näkö-kulmien kannalta tärkeänä asiana. Eräs haastatelluista totesi, että kun ajatukset ovat oman museon kokoelmissa, jonkun toisen museon idea tai ajatus voikin tuntua ihan uu-delta asialta (H5). Haastatteluissa nousivat esiin myös kokoelmiin otettavien aineistojen vaatimat resurssit, joita tarkastellaan useista eri näkökulmista. Paitsi taloudellisia ja tila-resursseja, etukäteen tarkastellaan myös aineiston sopivuutta tallennusalueeseen ja sen mahdollisia tietosisältöjä eli aineiston sijoittumista museon käyttämään arvoluokituk-seen. Haastateltujen edustamissa museoissa oli käytössä kokoelmien arvoluokitus, jota toiset museot käyttävät työvälineenä jo esineen vastaanottoa harkittaessa (H3).
“Meillä ei ole erikseen mitään kokoelmapalaveria, kun me ollaan niin pieni porukka. Se on viikkopalaverin yhteydessä. Tai sitten se on ihan tämmöinen, että tuli tämmöinen viesti tai tuli täm-möinen puhelinsoitto, että mitä mieltä... -- Meillä pystytään hoi-tamaan nämä aika äkkiä ja käymään kohtuullisen nopeasti läpi.
Sitten me käydään keskustelu, että mitä se on määrällisesti. Mitä se tarkoittaa fyysisesti, minkä kokoista? Myöskin se on aika iso päätettävä tekijä tänä päivänä. Sitten taas toisaalta käydään se arvoluokkakeskustelu, et mitä tietoa siitä on saatavilla. Miten se liittyy meidän tallennusalueisiin? Kannattaako se ottaa vas-taan?” (H3)
“Meillä on kokoelmatiimi -- ja tällä porukalla käydään kokoelmiin liittyviä asioita ja kysymyksiä läpi, ja myöskin linjauksia ja toimin-tatapoja ja -ohjeita. Silloin kun meille tulee lahjoitustarjous, niin se tulee amanuensseille, ja sitten amanuenssi esittelee tälle tii-mille sen asian ja siinä sitten yhdessä keskustellaan. (H5) -- Saa-daan sitten sitä vertaistukea tässä käytännön työssä.” (H4)
Haastateltujen edustamissa museoissa on käyttö-, opetus- tai rekvisiittakokoelma, joka sisältää eri tavoin hankittuja, valmistettuja tai museokokoelmasta poistettuja objekteja,
41 joita voidaan museoesineitä vapaammin käyttää esimerkiksi opetuksessa tai rekvisiit-tana. Tästä kokoelmasta esineet voidaan poistaa niiden käyttöiän tai -arvon päätyttyä ilman erillistä hallinnollista päätöstä. Käyttökokoelma voi saada arvoluokituksessa oman luokkansa tai se voi olla museokokoelmasta täysin erillinen (H1-H5).
Haastateltujen edustamat museot ovat mukana valtakunnallisessa museoiden tallen-nus- ja kokoelmayhteistyöverkosto TAKOssa, jossa museoiden tallennusvastuualueita on määritelty. TAKO-verkostossa museot itse ilmoittavat tallennusalueensa, jotka jul-kaistaan TAKOn verkkosivuilla. TAKO ei varsinaisesti ohjaa museoiden tallennustyötä, mutta tekee näkyväksi museoiden tallennusalueita sekä toisten museoiden että yleisö-jen suuntaan. Haastateltavat mainitsevat museon kuuluvan TAKO-verkostoon ja osallis-tuvansa verkoston tapahtumiin, mutta se ei noussut esiin erityisesti kokoelmanhallin-taan vaikuttavana tekijänä. Museon tallennusalueet on määritelty esimerkiksi oman eri-koisalan tai maantieteellisen alueen lähtökohdista jo ennen TAKO-toiminnan käynnisty-mistä 2010-luvulla. Haastattelujen perusteella TAKO-toiminta vaikuttaa toimivan enem-män vertaistyön tukena kuin käytännön kokoelmanhallintaan vaikuttavana tekijänä.
(H1-H5.)