Dokumentointi eli asiakastiedon kirjaaminen on osa sosiaalityöntekijöiden ammatillista tehtävää. Dokumentoinnin paikka osana työtehtäviä on ristiriitainen. Sen on katsottu olevan osa hallinnollisia tehtäviä sekä instituution säätelemä velvollisuus.
Dokumentointi on merkittävä osa asiakastyötä. Dokumenttien tarkoitus on, että se tukisi sosiaalityöntekijän työtä. Yhtenä tavoitteena on dokumentoinnin tarjoama yleinen tieto ja sen hyödyntäminen asiakkuuksista niin työpaikan kuin yhteiskunnan tarpeisiin.
Sosiaalityöntekijä laatii työssään useita erilaisia asiakirjoja: päätöksiä, asiakassuunnitelmia, muistiinpanoja, lausuntoja sekä sopimuksia. Kirjoittajana sosiaalityöntekijällä on itsenäistä päätäntä valtaa ja voi itse päättää milloin ja miten kirjoittaa. Asiakassuunnitelmien ja muiden kirjausten pitkittäminen johtaa muistinvaraiseen kirjaamiseen, jolloin asiakkaan tiedot eivät ole tuoreessa muistissa.
(Kääriäinen 2007, 249.)
Sosiaalihuollon eri työtehtävissä ja työyksiköissä ollaan hyvin erilaisissa vaiheissa dokumentointitaitojen hallitsemisessa. Siinä, missä toiset sosiaalityöntekijät ovat jo vuosia lähettäneet asiakkaille asiakassuunnitelmat, raportit, asiakaskertomukset ja päätökset jokaisen asiakaskäynnin jälkeen. Lukemalla asiakastyöstä laadittuja asiakirjoja voi saada käsityksen eri tilanteista, sopimuksista ja päätöksistä, mutta ei siitä millaisen valikointiprosessin sosiaalityöntekijä on käynyt tekstiä kirjoittaessaan. (Ks.
Kääriäinen 2007, 247.) Dokumentoinnin avulla sosiaalityössä voidaan tuoda esille erilaisia tarpeita ja tavoitteita sekä tuoda esille lakia ja yhteiskunnallisia rajoituksia.
Dokumentointiin kytkeytyy vallan ja sosiaalisten suhteiden yhteys (Moren 1991, 331).
Dokumentointiin lastensuojelussa liittyy olennaisena asiakkaan ja työntekijän välinen vuorovaikutus ja yhteisymmärrys. Hyvä dokumentointi tapa ei aina johda onnistuneeseen työskentelyyn, jos vuorovaikutuksessa on ongelmia. Toisaalta onnistunut työskentely ei edellytä täydellistä dokumenttia. Jokaisella sosiaalityöntekijällä on oma persoonallinen tapa asiakirjojen luomiseen, joka kehittyy työtä tehdessä. Hyvän asiakirjan yksi perusominaisuuksista on sen helppo käytettävyys ja, että se palvelee kaikkia osapuolia. (Kääriäinen 2003, 24.) Tiedon tuottamista voi
katsella myös prosessin näkökulmasta. Tiedonmuodostuksen täytyy olla avointa, jotta prosessi etenee. Onnistunut asiakirjakäytäntö, kuten asiakassuunnitelman teko edellyttää sosiaalityöntekijältä tarpeeksi aikaa, osaamista ja motivaatioita. Sosiaalityöntekijältä vaaditaan oikeanlaista asennetta asiakasta sekä suunnitelmaa kohtaan. Kääriäinen (2003) nostaa esille Kaglen (1991) havaitseman haasteen asiakirjakäytännöissä.
Sosiaalityöntekijöille annettavat ohjeet asiakirjojen kirjoittamisesta ovat vähäisiä tai ohjeita ei anneta ollenkaan, jolloin sosiaalityöntekijä voi käyttää omaa tapaansa kirjata.
Yleisenä oletuksena on, että dokumentointi on yksinkertaista ja selkeää, josta jokainen sosiaalityöntekijä suoriutuu samantasoisesti. Tiedon kirjoittamista näkyväksi asiakkaan asiakirjaan on pidetty keskeisenä osana työtä, kuitenkin tämä on vain yksi osa dokumentointia. Tiedon kirjoittamisen varjoon jää kirjoittajan oma ajattelu ja toiminnan mallit. Onnistuneelle dokumentoinnille on omat kriteerinsä, mutta kaikki sosiaalityöntekijät eivät pysty täyttämään näitä kriteerejä. Huolellisesti dokumentoidusta asiakirjasta tulee työn tekemisen ja tiedonmuodostuksen toiminnan väline.
Dokumentointi ja asiakirjat ovat merkittävä osa suomalaista palvelujärjestelmää, johon myös lastensuojelun sosiaalityö kuuluu. Asiakirjat voivat vaikuttaa asiakkaiden elämään monin tavoin esimerkiksi estämällä tai mahdollistamalla jotakin asiakkaan kannalta toivottavaa, esimerkiksi palvelun saantia. Kuitenkaan dokumentoidun tiedon poliittisuudesta, suhteesta valtaan ja asiakkaiden vallan kohteena olemisesta ei ole käyty Suomessa julkista keskustelua eikä aihetta ole tutkittu asiakasnäkökulmasta. (Vierula 2012, 149.) Morénin (1999, 330–331) mukaan dokumentoinnissa keskeisenä on laissa säädettyjen ja hallinnon ohjaamien tarpeiden noudattaminen. Sosiaalityöntekijöiden täytyy keskittyä tarkkaavaisuudella siihen, mitä asiakkaasta kirjoitetaan. Dokumentointi palvelee instituutioita ja toisaalta on sen yksi työmuodoista. Dokumentointi on myös seurausta sosiaalityöntekijän ja asiakkaan välisestä suhteesta. (Morén 1999.)
Vierula (2013) on tutkinut erilaisten asiakirjakäytäntöjen seurauksia vanhempien kokemana ja on havainnut samoja piirteitä asiakassuunnitelmien toteutumisesta kuin minä tutkielman teon aikana. Asiakassuunnitelmaan syvemmin tarkasteltaessa voi havaita, että se ei ole pelkästään pelkkä paperi tai muistiinpano. Asiakas voi kokea asiakirjan olevan yksi tekijä, joka korostaa valta-asemia ja instituutionaalista asiakkuutta (Vrt. Moren 1999). Laaksonen (2011) nostaa esille asiantuntija työryhmän laatiman opastuksen kohti parempaa dokumentointia. Keskeisenä listassa ovat
asiakkaan oikeudet, suunnitelmallisuus ja huolellisuus. Dokumentoinnin tulee olla asiakkaan näkökulmasta ymmärrettävää ja asiakkaan täytyy tietää, että hänestä kirjataan tietoja ylös. Asiakkaan tietojen tulee olla ajantasaiset.
Asiakastyön dokumentointiosaamiseen sisältyy ymmärrys omasta vastuusta ja roolista sosiaalityöntekijänä sekä dokumentoijana. Keskeistä on asiakirjojen sisällön ymmärtäminen. Dokumentointiin liittyy ammattilaisen omat henkilökohtaiset piirteet ja tavat toimia dokumentoijana. Työorganisaatioissa dokumentointitaitoihin suhtaudutaan melko vapaasti ja jokaiselle työntekijälle annetaan vastuuta omaa dokumentointia kohtaan. Asiakkaiden asiakirjoihin tallennetut tiedot ovat merkittäviä sekä asiakkaan itsensä, että muiden ammattilaisten työskentelyn ja päätöksenteon kannalta.
Asiakastyötä vastuullisesti ja huolellisesti dokumentoiva sosiaalityöntekijä laatii asiakirjoja niin, että ne antavat parhaan mahdollisen kuvauksen asiakkaan tilanteesta.
(Laaksonen, Kääriäinen, Penttilä, Tapola-Haapala, Sahala, Kärki, & Jäppinen 2011, 52-53.)
Dokumentoinnissa kehittyminen on pitkäjänteistä ja työtä vaativa prosessi, joka alkaa jo opiskeluvaiheessa. Asiakastyö on muuttuvaa ja sen kirjoittaminen asiakirjoiksi vaatii jatkuvasti keskittymistä sekä paineensietokykyä. Olennaisen tiedon tavoittaminen ja lisääntyy työkokemuksen karttuessa yhdessä jatkuvan kirjaamisen kanssa. Kukaan ei kuitenkaan koskaan voi olla täysin täydellinen asiakirjojen dokumentoija. Omaa osaamista ylläpitävät esimerkiksi kiinnostus ja arvostus dokumentointia kohtaan, koulutukseen hakeutuminen sekä ajantasaisen lainsäädännön seuraaminen. Tärkeänä osa-alueena on myös työyhteisön yhteinen kiinnostus työssä syntyviä tekstejä kohtaan, jotka auttavat työntekijöiden osaamisen kehittämisessä. Työntekijöiden välillä on suuria eroja dokumentointitavoissa ja toiset laittavat dokumentit työn keskiöön ja toisella se voi asiakkaan kasvokkain kohtaaminen enemmän keskiössä. (Laaksonen ym. 2011;
Kääriäinen 2003.)
Asiakkaiden kohtaamiselle ja dokumentoinnille tulisi löytää molemmille sopivat tavat tehdä ja ettei toinen tapa sulje toista kokonaan pois. Hyvien asiakasasiakirjojen laatiminen edellyttää yhteistä ja avointa työskentelyä muiden ammattilaisten ja työryhmien kanssa. Tekstin ei tulisi soveltua pelkästään oman ammattiryhmän edustajille. Asiakastyön kirjoittaminen näkyväksi tekstiksi ei voi jäädä työyhteisössä
ammattilaisten yksinäiseksi tavaksi toimia. Keskeistä on, että teksteistä opitaan keskustelemaan ennen kaikkea yhdessä asiakkaiden kanssa, mutta myös koko työyhteisössä ja tiimeissä. Tällöin asiakirjakirjoittamisesta tulee luonteva osa työn tekemistä koko työyhteisössä. (Laaksonen ym. 2011, 53.)