"Koko kentän näkeminen olis kyllä hyvä". Mitä tietoa Vanhustenpalvelujen johto tarvitsee päätöksenteossa?

(1)

”KOKO KENTÄN NÄKEMINEN OLIS KYLLÄ HYVÄ”

Mitä tietoa Vanhustenpalvelujen johto tarvitsee päätöksenteossa?

Pihkala Lea

Pro gradu -tutkielma

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinto Itä-Suomen yliopisto

Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos Marraskuu 2017

(2)

ITÄ-SUOMEN YLIOPISTO, yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos, sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinto PIHKALA, LEA: ”KOKO KENTÄN NÄKEMINEN OLIS KYLLÄ HYVÄ”

Mitä tietoa Vanhustenpalvelujen johto tarvitsee päätöksenteossa?

Pro Gradu tutkielma, 53 sivua, 2 liitettä (3 sivua) Tutkielman ohjaajat: TtT Ulla-Mari Kinnunen

Professori Kaija Saranto

Marraskuu 2017_________________________________________________________

Avainsanat: tieto, tiedontarve, tiedonhallinta, päätöksenteko (YSA)

Tutkielman tarkoituksena oli kartoittaa kohdeorganisaation, vanhustenpalvelujen johdon strategiseen ja taktiseen päätöksentekoon liittyviä tietotarpeita. Tutkielman tavoitteena oli tunnistaa kohdeorganisaation puuttuvia tietotarpeita. Tutkielman tutkimuskysymys oli:

”Mitä tietoa organisaation johto tarvitsee päätöksenteossa?” Teoreettisena viitekehyksenä tutkielmassa käytettiin Choon tiedonhallinnan prosessimallia.

Tutkielma toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimusaineisto kerättiin keväällä 2017. Tutkielmaan haastateltiin neljää kohdeorganisaation johtoryhmään kuuluvaa henkilöä, tutkielman tekijä halusi tällä tavalla osaltaan edistää kohdeorganisaation tekemää arvokasta työtä. Haastattelut toteutettiin yksilöhaastatteluina. Teemahaastattelurunko laadittiin Wet- herben tietotarpeiden tunnistamiseen kehittämän haastattelurungon pohjalta.

Tutkielman aineiston analyysi toteutettiin teorialähtöisesti. Tutkielman tulokset osoittavat, että kohdeorganisaation johto tarvitsee nykyistä laajemmin tietoa toimintaympäristöstä ja eri tietolähteiden tietoja yhdistämällä muodostettuja koontitietoja. Tiedon on oltava täsmällistä ja sitä on päästävä tarkastelemaan eri tasoille porautuen. Johdon tietotarpeissa nousi esiin asiakkaalle arvoa tuottavaan toimintaan liittyvän tiedon esiin saamisen lisäksi etenkin palvelujen laatuun ja vaikuttavuuteen liittyvät tietotarpeet.

Tutkielman pohjalta on pääteltävissä, että kohdeorganisaatiossa tietoa halutaan aidosti hyö- dyntää johtamisessa. Toteutettu tutkielma antoi hyvää lähtötietoa kyseisen organisaation tie- donhallintakokonaisuuden kehittämistyöhön. Jatkotutkimusta tarvitaan aiheeseen lähtien tietotarpeiden tunnistamiseen ja määrittämiseen käytettävien menetelmien perusteellisesta tar- kastelusta. Tietotarpeiden tunnistamiseen mallin kehittämisestä olisi käytännön hyötyä, on- han se ensimmäinen ja tärkein askel organisaation tiedonhallinnassa.

(3)

UNIVERSITY OF EASTERN FINLAND, Faculty of Social Sciences and Business Studies, Department of Health and Social Management, Health and Human Services Informatics PIHKALA, LEA: "Seeing the whole field would be good"

What information does the Elderly Care Management need in decision making?

Master's thesis, 53 pages, 2 appendices (3 pages) Advisors: PhD, Ulla-Mari Kinnunen

Professor Kaija Saranto

November 2017________________________________________________________

Keywords: information, information need, information management, decision making

The purpose of this thesis was to define the information needs for the target organization´s strategic and tactical decision making. The aim of the thesis was to identify the missing information needs. The research position was to analyze what kind of information the organization leadership need in decision-making. The theoretical background of the study was Choo’s process model of information management.

This research was conducted as a qualitative case study. The research material was gathered in the spring 2017 by interviewing four Elderly Care Service´s director and managers.

Elderly Care Services, because the author of the thesis wanted to contribute to the valuable work done by the target organization this way. Interviews were executed singly. The frame of thematic interview was modeled based on Wetherber’s interview framework on the identification of information needs.

The material of the thesis was analyzed by theory-based content analysis. According to the results the management of the target organization needs information more widely from the operating environment and combined information from various data sources. The

information must be precise with the possibility to drill down through the hierarchy. In the management 's information needs surfaced highlighting value- added services for the customer and especially information needs related to service quality and impressiveness.

This research gave useful source information for the target organization for the development of an information management model. An interesting subject for further research is a

thorough scrutiny of the methods used to determine the information needs. Create a construction of a practical model for determining information needs would be useful, because it is in any case among the first steps in developing an organization's information management.

(4)

SISÄLTÖ

1. JOHDANTO ... 3

2. ORGANISAATIOT TARVITSEVAT TIETOA PÄÄTÖKSENTEON TUEKSI... 4

2.1. Tiedonhallinnan prosessimalli ... 4

2.2. Päätöksenteko tiedonhallinnan prosessissa ... 9

3. TIETOTARPEISIIN LIITTYVIÄ TUTKIMUKSIA ... 12

4. SOTE-PALVELUJEN ”TIMANTTI” STRATEGISENA OHJAUSVÄLINEENÄ17 5. TUTKIMUKSEN TARKOITUS, TUTKIMUSTEHTÄVÄ JA TAVOITE ... 21

6. TUTKIMUKSEN TOTEUTUS ... 22

6.1. Menetelmälliset valinnat ... 22

6.2. Aineiston kerääminen ... 24

6.3. Aineiston analyysi ... 28

7. TUTKIMUKSEN TULOKSET ... 33

7.1. Palvelun laatu, vaikuttavuus ja turvallisuus ... 33

7.2. Hyvä taloudenpito ja tuottavuus ... 34

7.3. Asiakkaan palvelukokemus ja osallisuus ... 35

7.4. Henkilöstön hyvinvointi, työn sujuvuus ... 36

7.5. Yhteenveto tuloksista ... 37

8. POHDINTA ... 40

8.1. Tutkimuksen luotettavuus ja eettisyys ... 40

8.2. Tutkimustulosten tarkastelu ... 43

8.3. Johtopäätökset ... 47

LÄHTEET ... 50

KUVAT KUVA 1. Choon tiedonhallinnan prosessimalli ... 4

KUVA 2. Espoon sote-palvelujen "timantti” ... 18

KUVA 3. Espoon vanhusten palvelujen "timantti" ... 20

KUVA 4. Tutkielman asettuminen sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan paradigmaan ... 22

(5)

TAULUKOT

TAULUKKO 1. PrOACT päätöksentekoprosessi ... 10

TAULUKKO 2. Palvelurakenteen toteuma vuoden 2014 lopussa, STM:n laatusuosituksen tavoitteet vuodelle 2017 ja Espoon vanhusten palveluiden tavoitearvot vuodelle 2021 17 TAULUKKO 3. Espoon sosiaali- ja terveystoimen organisaatiokaavio ... 19

TAULUKKO 4. Wetherben strukturoidun haastattelun rakenne ... 25

TAULUKKO 5. Tietotarpeiden tunnistaminen -strukturoitu haastattelurunko ... 26

TAULUKKO 6. Teemahaastattelun teemat ... 28

TAULUKKO 7. Esimerkki aineiston lajittelusta ja tiivistämisestä haastattelun teemojen mukaisesti ... 30

TAULUKKO 8. Esimerkki tietotarpeen pelkistämisestä ja strategiatimantin mukaisesta ryhmittelystä ... 31

TAULUKKO 9. Strategiatimantin kulmien sisältämien tavoitteiden pohjalta aineistosta löydetyt tietotarpeiden osa-alueet ... 32

(6)

1. JOHDANTO

Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien kehittäminen vaikuttaa olleen viimeisim- män vuosikymmenen aikana ollut enemmänkin teknologian kuin toiminnan kehittämistä, tiedon hyödyntäminen on jäänyt tekniikan käyttöönottojen varjoon. Pirkko Nykänen tuo esiin, että pelkästään esimerkiksi vuonna 2010 julkisen terveydenhuollon tietojärjestelmien kehittämiseen käytettiin noin 300 miljoonaa euroa. (Nykänen 2016, 2, 21.) Valtiovarainmi- nisteriön tiedolla johtamisen käsikirjassa todetaan, että julkishallinnon organisaatioissa tiedolla johtaminen on ollut lähinnä operatiivisista tietojärjestelmistä tapahtuvaa perinteistä raportointia. Toiminnan tehokas kehittäminen on mahdollista vain, jos toiminnasta ja toi- mintaympäristöstä on käytettävissä oikeaa, luotettavaa, riittävän laadukasta ja ajantasaista tietoa päätöksenteon pohjaksi. (Valtiovarainministeriö.)

Organisaatioiden tiedonhallinnan kehittämisen kannalta olennaista on Anttiroikon (2000) mukaan tunnistaa organisaation todelliset tietotarpeet. Choon (2002) mielestä johtajien ja työtekijöiden tietotarpeiden selvittämättä jättäminen on organisaatioiden tiedonhallinnan prosessissa ilmeneviä suurimpia virheitä. Laihonen työryhmineen (2013) toteaa tietotarpeiden määrittämiseen tosin liittyvän monia haasteita, näistä yksi merkittävimpiä on se, ett- eivät tietoa tarvitsevat tiedäkään, minkälaista tietoa he tarvitsevat. Kivinen (2008) ilmaisee väitöskirjassaan terveydenhuollon toimijoiden tietotarpeiden tutkimuksen olevan Suomessa vähäistä.

Tämä tutkielma on työelämälähtöinen. Olen viimeisen vuoden ajan saanut tilaisuuden pe- rehtyä tutkielman kohdeorganisaation toimintatiedon tuotantoon. Organisaatiossa on pa- nostettu tiedonkeräykseen, mutta tietotarpeiden kartoittamiseen ja tarvittavan tiedon mää- rittämiseen on ollut käytettävissä niukasti elementtejä. Tietotarpeiden tarkastelu tämän tutkielman kautta on antanut tilaisuuden paneutua ja syventyä aihealueeseen perusteellisesti.

Tietotuotannon parissa toimien on tämän työn jälkeen aimo annos lisää intoa lähteä tarkastelemaan organisaation tiedonhallintaprossia sen tärkeimmästä vaiheesta, tietotarpeiden tunnistamisesta lähtien -ja hyödyntää haastatteluin saatua informaatiota. Tieteenalani, sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon paradigman näkökulmasta, tämä tutkielma sijoittuu toimijat ja tieto-entiteettien yhdistelmään. Tämän tutkielman tarkoituksena on kartoittaa kohdeorganisaation vanhustenpalvelujen johdon strategiseen ja taktiseen päätöksentekoon liittyviä tietotarpeita.

(7)

2. ORGANISAATIOT TARVITSEVAT TIETOA PÄÄTÖKSENTEON TUEKSI 2.1. Tiedonhallinnan prosessimalli

Tiedonhallinnan avulla tuotetaan toimintayksiköille tietoa sen toiminnan tarpeisiin. Tut- kielmani teoreettisena viitekehyksenä on kanadalaisen informaatiotutkijan Chun Wei Choon alkuaan 1998 julkaisema tiedonhallinnan prosessimalli (Kuva 1). Mallissaan hän on kuvannut organisaatioiden tiedonhallintaan liittyvät vaiheet ja niiden väliset yhteydet.

(Choo 2002, 24.)

Choon tiedonhallinnan prosessimalli (Information Management Cycle) on käsitteellinen kuvaus siitä, miten tietoa tarvitaan ja käytetään organisaatioissa. Mallissa painottuu käyttä- jän sosiaalinen- kognitiivinen tiedon etsintä. Tiedonhallinta on jaettu siinä kuuteen, toisiinsa keskenään kytkeytyvään osaan. Mallin mukaan tiedon käyttö ei ole mahdollista ilman informaation jakelua, eikä tiedon hankkiminen ilman tietotarpeiden tunnistamista.

Mallin osatekijät muodostavat monivaiheisen, jatkuvan lomittain etenevän kehän. (Choo 2002, 24.)

KUVA 1. Choon tiedonhallinnan prosessimalli (Choo 2002, 24)

Tiedonhallinnan prosessi alkaa päätöksenteossa ja ongelmanratkaisussa tarvittavan tiedon tiedontarpeiden (information needs) tunnistamisesta ja määrittelystä. Tämä on tiedonhal-

(8)

linnan prosessin tärkein vaihe (Choo 2002, 24) ja sen selvittämättä jättäminen yksi suurimmista virheistä organisaatioiden tiedonhallinnan prosessissa (Choo 2006, 25). Choon toteaa tämän vaiheen olevan tiedonhallintaprosessin laiminlyödyin osa-alue eikä tätä osa-aluetta ole tutkittu riittävästi (Choo 2002, 24).

Ihmisten ei ole helppo kuvata tiedontarpeitaan. Tiedontarpeet ovat aina riippuvaisia asiayh- teyksistä. Tarpeet myös vaihtelevat paitsi organisaatioiden välillä myös organisaatioiden sisällä. Organisaatioissa johdon tiedontarpeet syntyvät heidän kohtaamien ongelmatilantei- den, monitulkintaisuuksien sekä epävarmuuden kokemusten myötä. Terveydenhuollossa Kivisen mukaan esimerkiksi asiakkaisiin, organisaation resursseihin, rakenteisiin, talouteen ja toimintaan sekä strategisiin linjauksiin liittyvät tietotarpeet ovat niitä, jotka nousevat organisaation sisältä. Organisaation ulkopuolisen tiedon tarpeet on jaettavissa paikallistason, aluetason ja kansallisen sekä kansainvälisen tason tietotarpeisiin. (Kivinen 2008, 91.) Pirt- timäki kehottaa yrityksiä aloittamaan määrittelyn tarkastelemalla liiketoimintaprosessejaan ja konkretisoimaan sitä kautta tehtävät päätökset ja niitä tukevan tiedon (Pirttimäki 2007, 44).

Choo esiin tuoma käyttäjäkeskeinen näkökulma vaatii ymmärryksen laajentamista kysy- myksestä mitä halutaan tietää, kysymyksiin miksi tietoa tarvitaan ja kuinka tietoa käytetään (Choo 2006, 41). Choo tuo esiin myös tiedon tarpeen ja tiedon halun välisen eron. Ym- märrys siitä, mitä ei tarvitse tietää on yhtä lailla hyödyllistä tiedontarpeen määrittelyssä.

(Choo 2002, 49.)

Organisaation tietotarpeille on ominaista muuttuvuus ja monitahoisuus. Tietotarpeiden tunnistamisessa pyritään löytämään puuttuvia tietoalueita. Prosessin onnistumisen kannalta on tärkeä selvittää, mitä tietoa tunnistetun tietotarpeen ratkaisemiseen tarvitaan. Tarpeen arvioinnin kriittisyydellä turvataan se, ettei organisaation resursseja suunnata sellaisen tiedon hankintaan, jolla ei olekaan oikeaa tarvetta. Tiedon laatu korreloi suhteessa siihen, miten hyvin tietotarpeet on kartoitettu ja yhteisesti keskustelutettu. (Choo 2002, 25.)

Tietotarpeiden tunnistamisen ja määrittelyn jälkeen tiedonhallinnan prosessimallissa seu- raavana vaiheena on tiedon hankinta (information acquisition). Tiedon hankintaa ohjaa

(9)

tietotarpeiden määrittely ja käytössä olevien työkalujen tekniset ominaisuudet, tiedon han- kinnan keinot sekä mahdollisuus käyttää saatuja tietoja. Hankittaessa tietoa tehdään muun muassa valintoja siitä, mistä tieto hankitaan tai miten tieto hankitaan. Näihin valintoihin, kuten koko tiedonhallintaprosessiin liittyy paitsi tiedollisia ja toiminnallisia eli kognitiivi- sia myös tunne- ja tilannelähtöisiä tekijöitä. (Choo 2006, 25.)

Yleinen tapa jäsennellä tietoa on kuvata tiedon eri hierarkisia tasoja ja tiedon jalostunei- suutta käyttäen apuna kolmea eri käsitettä; data, informaatio ja tietämys. Data eli tietoai- neisto on asian säännönmukainen esitys viestittävässä tai käsittelykelpoisessa muodossa.

Informaatio on vastaanotetun datan ihmiselle tuottama mielle tai merkitys. Informaatio muuttuu tiedoksi ihmisen älyllisen prosessoinnin kautta, jolloin siitä usein selvyyden vuoksi käytetään nimitystä tietämys. Tämä nimitys tähdentää sitä, että tietoon liittyy tietä- misen, joskus myös taitamisen vivahde. (Laihonen, Hannula, Helander, Ilvonen, Jussila, Kukko, Kärkkäinen, Lönnqvist, Myllärniemi, Pekkola, Virtanen, Vuori &Yliniemi 2013, 17-18; Nylander, Ståhle & Nenonen 2003, 6.)

Organisaatiossa olevaa tietoa voidaan tarkastella ja pyrkiä määrittämään lisäksi erilaisten käsitteellisten tyypittelyjen avulla. Michael Polanyi esitteli 1960-luvulla tiedon jaottelun täsmälliseen eli strukturoituun (explicit knowledge) ja hiljaiseen (tacit knowledge) tietoon.

Täsmällistä tietoa voidaan ilmaista numeroin ja sanoin, se on systemaattista ja siirrettävissä olevaa tietoa. Hiljainen tieto puolestaan pohjautuu ihmisen arvomaailmaan, toimintaan, tunteisiin ollen henkilökohtaista, kokemusperäistä ja tilannesidonnaista yksilön kokemuk- sista ja arvioista koostuvaa. (Nonaka, Takeuchi 1995, 59-60; Suurla 2001; 35-36; Rytilä 2011, 21.) Nonakan ja Takeuchin (1995, 60-61) mukaan hiljainen tieto ja täsmällinen tieto eivät ole täysin toisistaan erillisiä, vaan pikemminkin toisiaan täydentäviä kokonaisuuksia.

Choo on täydentänyt tätä jaottelua kontekstisidonnaisella kulttuurisella tiedolla (2002, 11- 12). Kulttuurinen tieto on yhteisön todellisuudesta oletuksia ja uskomuksia sisältävää suu- sanallista taustatietoa. Choon esittämä tyypittely organisaatiossa olevasta tiedosta perustuu yhtäältä länsimaiseen tieteenfilosofiseen käsitykseen tiedon eksplisiittisestä luonteesta ja toisaalta unkarilaisen tutkijan Michel Polanyin (1958) esittämään näkemykseen tiedon pii- levästä luonteesta. (Choo 2002, 24.)

(10)

Choo on jaotellut tiedon hankintatavat suuntaamattomaan tiedonhankintaan, suunnattuun tiedonhankintaan, toteutettuun tiedonhankintaan ja aktiiviseen tiedonhankintaan. Näistä sekä suuntaamattomassa että suunnattu tiedonhankintatavassa käsitys toimintaympäristön analysoitavuudesta on passiivinen, joskin suunnatussa se nähdään olevan ymmärrettävissä.

Tiedon tarpeet ovat epäselviä ja niukasti määriteltyjä tai perustuvat olettamuksiin ja nor- meihin. Toteutettu tiedonhankintatapa korostaa tiedonhankinnan aktiivisuutta. Tiedon tarpeet on siinä määritelty hyvin, ne liittyvät käytännön toimintaympäristön testaamiseen ja tiedolla pyritään vaikuttamaan toimintaympäristöön. Aktiivisessa tiedonhankinnassa tiedontarpeet ovat hyvin määriteltyjä, laaja-alaisia, yksityiskohtaisia ja rajaamattomia. (Choo 2002, 24-32.)

Datan ja informaation määrän jatkuvasti kasvaessa on ymmärryksen, merkitysten ja tietä- mysrakenteiden toisiinsa yhdistäminen paitsi haaste myös valtava mahdollisuus (Huotari, Hurme & Valkonen 2005, 56). Choon mallissa systemaattisella organisoinnilla muodos- tettu tietovarasto (information organization and storage) mahdollistaa hankitun ja toimin- nassa muodostuneen tiedon käyttämisen tulevaisuudessakin. Organisaatioissa kerätään ja tuotetaan tietoa paljon. Tiedolla pyritään vähentämään sitä epäselvyyttä, jota ympäristön toiminnallisten yhteyksien ja monimutkaistumisesta seuraavan epävarmuuden ja käsittei- den, tulkintojen ja ilmiökenttien moniselitteisyys saa aikaan. Choo kuitenkin toteaa, ettei informaatiota lisäämällä tätä epävarmuutta pystytä poistamaan, vaan ratkaisun avaimena toimii muuttujien merkityksien hahmottaminen. (Choo 2002, 33-38.)

Julkishallinnollisessa organisaatiossa tarvitaan tietoa niin organisaation sisäisistä kuin ul- koisista tapahtumista. Sisäisellä tiedolla tarkoitetaan tietoa, joka kuvaa julkishallinnollisen organisaation ja sen eri yksiköiden toiminnan laajuutta, panoksia, prosesseja ja tuotoksia.

Sisäisen tiedon käsittelyssä tukeudutaan tyypillisimmin operatiivisiin järjestelmiin, pää- huomion ollessa eksplisiittisessä, täsmällisessä tiedossa. Ulkoinen tieto koskee julkishallinnon organisaation toimintaympäristön tilaa, tapahtumia ja muutoksia. Ulkoisen tiedon läh- teitä ovat esimerkiksi eri tahojen laatimat raportit, joukkotiedotusvälineet tai keskusteluti- laisuudet. Tietoprosessien kannalta olennaista on Anttiroikon mukaan tunnistaa organisaation todelliset tietotarpeet ja muovata tietojärjestelmiä ja organisaatiorakenteita niin, että ne tukevat strategisia pyrkimyksiä. (Anttiroiko 2000, 26-27, 29.)

(11)

Perusterveydenhuollon järjestämisestä vastaavat kunnat lainsäädännön antamissa raa- meissa. Rytilä nostaa omassa väitöstutkimuksessaan julkisen terveydenhuollon merkittä- vimmiksi haasteiksi kustannustehokkuuden ja palvelutoiminnan kokonaistaloudellisuuden hallinnan sekä resurssien ja osaamisen strategisen ennakoinnin. Palveluita tulisi kyetä koh- dentamaan väestön terveystarpeiden mukaisesti mahdollistaen palveluiden käyttäjille kor- kea terveyshyöty. (Rytilä 2011, 101.)

Tiedonhallinnan prosessimallin seuraavassa vaiheessa tietotuotteita ja -palveluita (infor- mation products and services) kehittäen saadaan esiin helppokäyttöisiä, oikeaa tietoa sisäl- täviä, tietotulvaa vähentäviä, laadukkaita sekä kustannustehokkaita tietotuotteita ja -palveluja. Tätä tiedonhallinnan prosessin vaihetta edistää se, että tietojärjestelmiä kehitetään osaksi organisaation kokonaisuutta. Tietotuotteiden ja -palvelujen tarjonta pohjautuu sil- loin organisaation jäsenten tiedontarpeiden tasapuoliseen tyydyttämiseen. Kerätty ja tuotettu tieto saa organisaation ja sen jäsenten intressejä ja tiedonkäyttötapoja tukevan rakenteen. Olennainen pyrkimys tietotuotteita ja-palveluita luotaessa on lisätä sidosryhmien vas- taanottamaa arvoa parantamalla tiedon laatua ja kehittämällä yhteneväisyyttä tiedon ja käyttäjien mieltymysten välillä. (Choo 2002, 38-42.)

Tiedon jakaminen (information distribution) mahdollistaa tiedon käytön (information use). Jalostettu tieto viestitään päätöksenteon pohjaksi oikeille ihmisille oikeaan aikaan.

Tiedon käytön seurauksena organisaation toiminta muuttuu, mikä johtaa tiedontarpeiden uudelleen määrittelyyn, prosessin alkuun. Olennaisena päämääränä organisaation tiedonhallinnassa on valjastaa tietoresurssit ja suorituskyvyt mahdollistamaan organisaation oppi- minen ja sopeutuminen muuttuvaan ympäristöönsä. (Choo 2002, 42-45).

Jalonen tuo julki lukuisia tutkijoita, jotka ovat Choon kanssa samaa mieltä siitä, että tiedolla johtaminen on käyttökelpoinen ja hyödyllinen lähestymistapa organisaatioiden johtamiseen yhä tietovaltaisemmaksi käyvässä yhteiskunnassa (Jalonen 2015, 48). Tiedolla johtaminen viittaa siihen, että tietoa hyödynnetään tarkoituksenmukaisesti päätöksenteossa eli toisin sanoen tehdään tietoisia ja perusteltuja valintoja (Käpylä, Salonius 2013, 7). Tiedon käytön avulla päästään tiedonhallinnan prosessin alkuun, tiedonhankintaan tai uusien tietotarpeiden tunnistamisen ja määrittelyn avulla tiedonhankintaan. Tämä tiedon mukautta-

(12)

minen vaikuttaa organisaation saamaan hyötyyn uudesta tiedosta. (Choo 2002, 45.) Tie- dolla johtamisessa pyrkimyksenä on johtaa prosessia, jossa tietoa luodaan ja jalostetaan päätöksenteon tarpeisiin ja sovelletaan päätöksenteossa (Anttiroiko 2000, 21). Edellä esi- tellyistä Choon tiedonhallinnan prosessimallin vaiheista tämä tutkielma keskittyy käsittele- mään tietotarpeiden tunnistamista ja tiedon hankintaa.

2.2. Päätöksenteko tiedonhallinnan prosessissa

Tietoa tarvitaan organisaatioissa asioiden ymmärtämisessä, uuden tiedon luomisessa ja päätöksenteossa. Choon kuvaamassa kolmivaiheisessa syklissä nämä kaikki osat ovat yh- teydessä toisiinsa. Tehokas päätöksenteko on riippuvainen ymmärtämisestä. Pitää tietää, mitä on tapahtumassa ja miksi, jotta voi päättää mitä pitää tehdä. Ymmärtäminen on tapa nähdä – ja olla näkemättä. Ymmärtämisen vaiheessa vaihdetaan tietoja ja näkemyksiä ja näin yritetään yhdessä muodostaa tulkintaa tilanteesta. Tiedon luonti-vaiheessa tärkeintä on tiedon muuntaminen. Päätöksentekovaiheessa keskeisin toiminta on valita saatavilla ole- vista vaihtoehdoista sopivin, jonka avulla haluttu tavoite voidaan saavuttaa. Tiedon etsin- tää, päätöksentekoa ja päättäjiä ohjaa säännöt, rutiinit ja kiinnostuksenkohteet. (Choo 2006, 84-86)

Julkishallinnollisen organisaation tavoitteenasettelussa tyypillisiä elementtejä ovat tavoitteiden moninaisuudesta johtuen ristiriitaiset ja keskenään kilvoittelevat intressit. Sinällään perusteltuja vaatimuksia esitetään niin viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden, yksityisten kuntalaisten kuten myös erilaisten intressiryhmien näkökulmasta. Julkishallinnollisten organisaatioiden kohdalla tavoitteiden asettamista ja näihin tuotettujen ratkaisujen sisältöä tai ratkaisun hyvyyttä ei ole mahdollista arvioida objektiivisin perustein -ratkaisujen arviointia voi tehdä ainoastaan suhteessa muihin ratkaisuihin. (Lönnqvist, Blomqvist, Hannula, Kianto, Kärkkäinen, Maula & Ståhle 2007, 101-103.)

Lönnqvist työryhmineen (2007, 106) arvioi, että tarkasteltaessa tiedolla johtamista päätök- senteon kontekstissa julkishallinnon organisaatioissa esiintyvä tavoitteiden moninaisuudesta ja poliittis-hallinnollisista rakenteista johtuva jännite vaikuttaa siihen, missä määrin tiedolla johtamisen tutkimuksessa hyväksi todettuja käytäntöjä ja tekniikoita on mahdol-

(13)

lista hyödyntää ja soveltaa. Julkishallinnollisen päätöksenteon näkökulmasta tiedolla johtamisen merkittävin anti on Lönnqvistin työryhmän (2007, 110) mukaan, että se kiinnittää huomioita tehokkuuden ohella päätöksenteon luovuuteen ja innovatiivisuuteen. Näin toimi- joilla on riittävästi formaalista, virallista tietoa päätöksenteon tueksi. Monitulkintaisissa tilanteissa valmistelussa rakennetaan tulkintakehikkoa, joka edistää relevantin tiedon ja mer- kityksellisen tiedon erottamista epäolennaisesta informaatiosta. Pyrkimyksenä on löytää tietopohja, jonka avulla päätöksentekijät voivat luoda tulevaisuuteen suuntautuvia toimin- talinjoja.

Choon toteaa, että päätöksenteko olisi rationaalista, jos organisaation tavoitteet, vaihtoehdot, vaihtoehtojen tuotokset niiden tuomine arvoineen perustuisi täydellisen informaation hyödyntämiseen. Käytännössä päätöksentekijällä ei ole käytettävissä kattavaa informaatiota, tietojen kerääminen ja käsittely on todellisuudessa aina epätäydellistä (Choo 2002, 11). Julkisessa terveydenhuollossa johtamiseen kuuluva päätöksenteko on erityisen haasta- vaa kiinnittyen vahvasti prosessien johtamiskysymyksiin. Päätökset joudutaan usein teke- mään tilanteissa, joissa tulevaisuudesta ei olla täysin varmoja, ja tehdyt päätökset vaikuttavat kuitenkin organisaation toimintoihin. (Parviainen, Lillrank & Ilvonen 2005, 66.)

Päätöksenteon tueksi on kehitetty useita erilaisia malleja ja tukimenetelmiä, liittyyhän pää- töksentekotilanteisiin usein epävarmuutta, vaikeita punnintoja, suuria panoksia ja vakavia seurauksia. Karlöf ja Lövingsson pyrkivät omassa mallissaan pilkkomaan monimutkaisen päätöksentekotilanteen osiin ja selkiyttämään näin sen eri vaiheet. Heidän mallissaan käyt- tämä jaottelu helpottaa päätöksentekijää hahmottamaan päätöksentekotilanteen kokonai- suuden. Taulukkoon 1 on avattu PrOACT-päätöksentekoprosessimallin vaiheet ja kunkin vaiheen keskeiset ratkaistavat kysymykset. (Karlöf, Lövingsson 2009, 220.)

TAULUKKO 1. PrOACT päätöksentekoprosessi (Karlöf, Lövingsson 2009, 220) 1 Problem Ongelmat Onko ongelma muotoiltu oikein?

2 Objectives Tavoitteet Onko selvää, mitä tavoitteita pitää saavuttaa?

3 Alternatives Vaihtoehdot Onko vaihtoehtoja mietitty?

4 Consequences Seuraukset Onko vaihtoehtojen seurauksia mietitty?

5 Trade Offs Punninnat Mitä asioita pitää punnita keskenään?

(14)

6 Uncertainly Epävarmuus Mitä epävarmuustekijöitä on?

Olemmeko riittävän varmoja siitä, että ym- päristö kehittyy ennustetun mukaisesti?

7 Risk tolerance Riskien sieto Riskinsietokyky?

8 Linked decisions Toisiinsa liittyvät päätökset

Miten päätökset liittyvät toisiinsa?

Päätöksentekoa tapahtuu kaikissa organisaatioissa kolmella eri tasolla: strategisella, takti- sella ja operatiivisella tasolla (Hamzah, Sobey & Koronios 2010, 268). Strateginen pää- töksenteko liittyy organisaation pitkän tähtäyksen suunnitteluun. Strateginen päätöksen- teon yhteydessä asetetaan tavoitteet taktisen tason toiminnalle delegoiden näin strategian toteuttaminen alemmalle tasolle. Taktisen tason suoriutumista seurataan jatkuvasti. Takti- nen päätöksenteko liittyy keskipitkän aikavälin suunnitteluun. Taktisen tason päätökset liittyvät budjettiin, resurssien kohdentamiseen ja toimintatapoihin. Operatiivinen päätök- senteko rajoittuu johonkin organisaation osaan. Operatiivisella tasolla vastataan siitä, että toiminnot käyttävät tehokkaasti niille kohdennettuja resursseja. (Laitinen 2003,178-180.)

Johtamisen viitekehyksessä tiedon hyödynnettävyyden keskeinen rooli on nimenomaan strategiatyöskentelyssä ja strategian implementoinnissa sekä suunnittelutyössä. Tietoa hyödynnetään muun muassa kuvaamaan organisaation toimintaympäristöä, ennustamaan sen kehittymistä sekä sopeuttamaan strategiaa ympäristön muutoksiin. Tiedon prosessit toimivat myös strategisena työkaluna esimerkiksi organisaation suorituskyvyn mittaamisessa ja organisaation palvelutoiminnan arvioinnissa. Johtamisen näkökulmasta tiedon hyödyntä- misen motiivina toimii karkeasti jaotellen strategiatyöskentelyn tukemisen ohella toisena kategoriana päätöksentekoprosessin tukeminen. (Rytilä 2011, 201-202.) Strategian avulla sellainenkin organisaatio, jolla ei ole kilpailuelementtiä pystyy parantamaan toimintaansa kohdistaessaan huomion oikeisiin tarpeisiin ja asiakkaisiin, huomaamaan tarvittavat muutokset ajoissa ja tehostamaan resurssien oikeaa kohdistamista ja käyttöä. (Kamensky 2014, 13-14, 16.)

(15)

3. TIETOTARPEISIIN LIITTYVIÄ TUTKIMUKSIA

Choon mielestä tietotarpeiden selvittämättä jättäminen on yksi suurimmista virheistä organisaatioiden tiedonhallinnan prosessissa (Choo 2002, 24). Terveydenhuollon toimialaan liittyen tiedonmuodostuksen tutkimusta johdon tietotarpeista, tiedonhankinnasta ja päätök- sentekoon liittyvien tietotarpeiden kartoittamisesta on tehty melko vähän (Kivinen 2008, 92). Tämä tutkielma on pyritty suhteuttamaan ensisijaisesti alan aikaisempaan kansalli- seen tutkimukseen. Tieteellisten tutkimusten sijaan löytyi muutamia suomalaisia opin- näyte- tai kehittämistöitä sekä kansallisten toimijoiden tiedontarpeisiin liittyviä raportteja hankekokonaisuuksista, joissa tiedon tarpeet ovat olleet agendalla. Kansainvälisistä tutkimuksista on esitelty kappaleen loppuosassa haastattelurungon luomisessa käyttämäni Wet- herben tutkimuksen lisäksi kaksi vuoden 2003 jälkeen julkaistua vertaisarvioitua tutkimusta, jotka nousivat esiin kansainväliseen e-aineistoon tehdyssä haussa syyskuussa 2017.

Seuraavaksi esitellään lyhyesti kansallisten toimijoiden tietotarpeiden kartoitusta sisältä- neitä hankekokonaisuuksia ja tuloksia. Kuopion yliopiston terveydenhuollon tietojärjestel- mien tutkimus ja kehittäminen (HIS)-tutkimusyksikön Plugit-hankkeessa vuosina 2001- 2004 kehitettiin toimintalähtöistä esiselvitys- ja vaatimusmäärittelymenetelmää. Plugit oli valtakunnallinen hanke, joka tuotti avoimia ohjelmistorajapintojen märityksiä sekä niihin liittyviä menetelmiä ja osaamista terveydenhuollon ohjelmistoyrityksille ja näiden asiak- kaille. Hankkeen menetelmäkehityksen lähtökohtana oli toimintalähtöisyys. Kotihoidon tiedon tarpeet-projektissa kehitettiin menetelmä, jossa kuvataan kattavasti kohdealueen ny- kytila ja tiedon tarpeet. Menetelmän vaiheen 2 tuloksena saavutetaan tarkennettu kuvaus kohdealueen toiminnoista ja tiedoista. Menetelmä on esitelty hankkeen raportissa ”Toimin- talähtöisyys tiedon tarpeiden, tiedonkulun ja ohjelmistovaatimusten selvittämisessä”. Kes- keisimpänä haasteena nähtiin se, että tarvittava tieto on useissa järjestelmissä tai paperilla.

Hoito- ja palvelusuunnitelma toimii keskeisenä yhteistyön työvälineenä kotihoidon eri toimijoiden välillä. Osa kotihoidossa tuotetusta tiedosta olisivat tarpeellisia rekisterirajauksia laajemmin, muille terveydenhuollossa työskenteleville. (Kuopion yliopisto, HIS tutkimus- yksikkö.)

Valtiovarainministeriön TotIT-hankkeessa (2009) puolestaan tavoitteena oli toteuttaa stra- tegista ja operatiivista johtamista ja tiedonhallintaa tukevia toimintamalleja ja menetelmiä.

(16)

Hankkeessa toteutetulle johtamisen tietotarpeiden ja käsitteiden yhtenäistämisellä pyrittiin parantamaan kuntien välistä vertailtavuutta. Hankkeeseen osallistui seitsemän kuntaa: Hol- lola, Lahti, Lieto, Oulu, Pori, Tampere ja Turku. Johdon tietotarpeita kartoitettiin kolmen tason mukaisesti: konsernijohto, toimialajohto ja operatiivinen johto. Raportissa todetaan kaikkien johtotasojen tietotarpeiden kohdistuneen pitkälti samoihin tietoihin, erojen tul- lessa lähinnä näkökulmista. Tärkeimpiä tietotarpeita kaikilla tasoilla oli taloustiedot ja hen- kilöstötiedot. Myös palvelukokonaisuuksia ja niiden tunnuslukuja halutaan seurata. Asioi- den läpimenoaikoja halutaan seurata vaikuttavuusmielessä. Tulosalue ja tulosyksikköta- solla tarvitaan yksityiskohtaisempia tietoja. (Valtiovarainministeriö 2009.)

Henkilöstöjohtamisen osa-alueella nähdään tärkeimpänä tietotarpeena henkilöstön luku- määrätieto. Todellinen työpanos nähdään tärkeämmäksi kuin esim. henkilötyövuosina mi- tattavan työvoiman käyttö. Henkilöstötuloksiin liittyvistä tiedoista tärkein on työtyytyväi- syys. Sosiaali- ja terveyspuolella henkilöstön vaihtuvuustieto on tärkeä, koska alalla on jatkuva resurssipula. Palvelujen vaikuttavuuden mittareiden puute tiedostetaan. Palvelutuo- tannon määrän muutokset halutaan näkyviin. Yhteydenottojen määrissä seurataan yleensä vain valituksia ja kanteluita ts. negatiivista palautetta. (Valtiovarainministeriö 2009.)

Kansallisesti sosiaali- ja terveysalan tiedontarpeita on tunnistettu ja tietojohtamista on laa- jimmin kehitetty valtiovarainministeriön KuntaIT-hankkeissa. TikeSos (Sosiaalialan tekno- logia) - hankkeessa on tehty sosiaalitoimen johtamisen, hallinnon ja tilastoinnin tietotarpeista esiselvitys vuonna 2010. Hankkeen painopiste oli kehittää asiakastietojärjestelmiä toimivammiksi, sosiaalialan tietotarpeisiin vastaaviksi ja teknisesti yhteensopiviksi. Esisel- vityksen johtopäätöksissä todetaan, että kuntien ja kuntayhtymien sosiaalitoimia joudutaan johtamaan hyvin suppean, hajanaisen tiedon varassa. Asiakaskuntaa kuvaavaa perustietoa saattoi olla jossain tilanteissa jopa mahdotonta tuottaa asiakastietojärjestelmästä. Talous- ja toimintatiedon yhdistäminen nähtiin välttämättömänä. Saatavan tiedon haluttiin olevan re- aaliaikaista, tiiviisti esitettyä ja valmiiksi analysoitua. Tietotarpeista palvelujen laatu ja vaikuttavuus nostettiin etusijalle. (Jormalainen 2010, 21-23.)

Kansallisissa opinnäytteissä terveydenhuollon kontekstiin sijoittuvia tietotarpeita tarkaste- levia tutkielmia löytyi muutamia. Marika Ylösen pro gradu-tutkielmassa (2013) on selvi- tetty johtavien viranhaltijoiden näkökulmasta tiedon roolia ja tietojohtamisen käytäntöjä

(17)

keskisuurten kuntien vanhuspalvelujen strategisena ohjausvälineenä. Toteutettujen haastattelujen valossa STM:n (Sosiaali- ja terveysministeriön) ja Suomen Kuntaliiton asettama

”Ikäihmisten palvelujen laatusuositus” koetaan erittäin merkittävänä vanhustenpalveluiden strategisen ohjauksen työvälineenä. Vanhustenpalveluiden strategisessa suunnittelussa ja järjestämisessä viranhaltijat korostivat mittareista väestöennusteita ja väestötietoja, palve- lurakennetietoja, omien palveluiden kattavuustietoja, valtakunnallisia suosituksia ja vertai- lutietoja. Tutkimuksen mukaan pidemmän aikavälin strategiseen suunnitteluun ja johtamiseen tarvitaan omasta toiminnasta tuotettavan tiedon lisäksi kansallisesti tuotettua vertailu- kelpoista tietoa. (Ylönen 2013.)

Muiden toimialojen, etenkin yritysjohtajien tiedontarpeista ja tiedonhankinnan käytän- nöistä on tuotettu tutkimusta huomattavasti laajemmin, etenkin informaatio- ja taloustie- teissä. Jaakko Nurmi on vuonna 2011 pro gradu-tutkielmassaan tarkastellut johtajien tiedontarpeisiin ja tiedonhankintaan liittyvää tutkimusta tehden review-analyysiä. Johtajien tiedontarpeet ovat moninaiset. He tarvitsevat pitkän aikavälin strategioiden tekemiseen menneisyyttä koskevaa tietoa mutta mielenkiinto kohdistuu ensi sijassa tämän hetken tietoon. Nurmen mukaan tutkimuksissa on noussut esiin myös johtajien kyvyttömyys määri- tellä omia tiedontarpeitaan, mikä saattaa johtaa siihen, että johtaja hankkii kaiken saata- vissa olevan informaation. Informaation määrän lisäksi informaation laatu, heille tarjottu epärelevantti informaatio, aiheuttaa johtajille informaatioylikuormitusta. (Nurmi 2011, 54- 56.)

Kansainvälisesti yksi tunnetuimmista tiedonhallinnan eri osa-alueisiin tutkimustyötään kohdistaneista tutkijoista on kanadalainen informaatiotutkija Chun Wei Choo. Choo on koonnut teokseensa yhteenvedon tietotarpeita, tiedon etsintää ja tiedon käyttöä tarkastele- vista tutkimuksista. Aihealueeseen kohdistuvaa tutkimusta on tehty mm. kognitiivinen psy- kologian, kommunikaatiotutkimuksen, innovaatiotutkimuksen, tiedonhaun tutkimuksen, tietojärjestelmätutkimuksen, päätöksen teon tutkimuksen ja organisaation oppimisen tutkimuksen alalla. Tutkimusten mukaan johtajat haluavat konkreettista tietoa, jonka pohjalta heidän on helpompi arvioida tiedon merkityksellisyys ja käyttökelpoisuus. Heillä ei ole aikaa perehtyä suureen määrään informaatiota, mistä syystä tiedon on oltava tarkkaan koh- dennettu ja yksityiskohtaista. (Choo 2006; 30-40, 62-63.)

(18)

James Wetherbe etsi omassa tutkimuksessaan (1991) keinoja tunnistaa johtajien tietotarpeita ja kehitti menetelmää tietotarpeiden tunnistamiseksi. Wetherbe toteaa, että johtajat käyttävät runsaasti aikaa saadakseen tarvitsemansa tiedon käyttöönsä. Tästä tiedon valta- vasta määrästä, informaatiotulvasta heidän on yhä vaikeampaa erottaa siitä, mikä tieto on tärkeää. Usein vain on niin, etteivät johtajat tiedä, mitä tietoa he tarvitsevat. Hänen mu- kaansa yksi yleisimmistä virheistä tietotarpeiden tunnistamisessa on lähteä kysymään joh- tajalta suoraan, millaista tietoa hän tarvitsee. Suorien kysymysten sijaan Wetherbe kannus- taa käyttämään epäsuoria kysymyksiä ja hyödyntämään tietotarpeiden tunnistamisessa on- gelmanratkaisukeskeistä lähestymistapaa. Wetherbe on yhdistänyt kokoamaansa strukturoituun haastattelurunkoon kolme erilaista menetelmää saavuttaakseen luotettavan ja koko- naisvaltaisen määritelmän johtajien tietotarpeista. Hänen johtopäätöksensä on, että tietojär- jestelmiä suunniteltaessa kattava tietotarpeiden määrittely on keskeinen tekijä kohti parem- paan tietoon päätöksenteon tueksi. Tässä tutkimuksessa käytetty haastattelurunko on tehty mukaillen Wetherben luomaa haastattelurunkoa (Taulukko 4.). (Wetherbe 1991,51-65.)

Vera Scott ja Lucy Gilson (2017) ovat tutkineet Etelä Afrikassa Cape Townissa, missä määrin perusterveydenhuollon johtajat hyödyntävät hallinnon eri päätöksentekotasoilla terveydenhuollon tietojärjestelmästä saatavaa tietoa ja mitä tietoja he itse asiassa käyttävät päätöksenteossaan. Keskushallinnon määrittämät tiedot olivat hyödyllisiä kansanterveys- järjestelmän käytäntöjen suunnitteluun ja hallintaan. Kuitenkin, palvelutasolla oli voimakas tarve paikalliseen, eriteltyyn tietoon ja tuottaa sen pohjalta paikallisesti tarkoituksenmukai- sia päätöksiä. Paikallisen tason johtajien tietoon perustuvan paikallisen päätöksenteon tu- kemisella edesautetaan tietoon perustuvaa paikallista päätöksentekoa ja samalla muovataan kansallisten poliitikkojen ja painopisteiden tavoitteita sopiviksi palvelujen tuottamisen käy- täntöihin. (Scott-Gibson 2017.)

Sarah Shandin ja Joanne Callenin (2003) tutkimuksessa tarkasteltiin Australialaisen suur- kaupunkialueen opetussairaalan johtamisessa tarvittavia tiedon tarpeita.

Johtajat tarvitsevat relevanttia, ajankohtaista ja integroitua tietoa. Kliinikkojohtajilla etusi- jalla olivat heidän omaan kliiniseen erikoisalaansa liittyvät ajan tasalla olevat graafiset- tai taulukkoraportit johdolle sekä raporttien tulkintaan liittyvä opastus.

(19)

Tietopalvelussa toimivat olivat halukkaita auttamaan heitä näissä asioissa ja toimimaan esittelijänä helpottaakseen yksikön kokouksissa tiedontuottajien ja käyttäjien välistä vies- tintää. Johto tarvitsi lähinnä henkilöstö- ja taloushallintoon vertailutietoa alueen terveydenhuollon vastaavien yksiköiden tasolla sekä valtakunnallisella tasolla. (Shand-Callen 2003.)

(20)

4. SOTE-PALVELUJEN ”TIMANTTI” STRATEGISENA OHJAUSVÄLINEENÄ

Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) ja Suomen Kuntaliitto julkaisevat muutaman vuoden välein iäkkäiden ihmisten palvelujen kehittämisen ja arvioinnin välineeksi palvelujen laatusuosituksen. Siihen on koottu valtakunnalliset linjaukset palvelurakenteen, asumis- ja hoitoympäristöjen sekä henkilöstön määrän, osaamisen ja johtamisen kehittämiseksi. Tä- män suosituksen tavoitteena on turvata hyvä ikääntyminen ja vaikuttavat palvelut niitä tar- vitseville iäkkäille henkilöille. Laatusuosituksessa kannustetaan kuntia asettamaan omat kunkin kunnan asukkaiden tarpeisiin suhteutetut tavoitteensa. (STM 2017, 11.) Kuntien tulee laatia kunnan talousarvioon kytketty ikääntymispoliittinen strategia, joka määrittää strategiset linjaukset ikäihmisten hyvinvoinnin ja palvelujen turvaamiseksi. Strategia perustuu kattavaan analyysiin palvelujen tarpeesta, väestön hyvinvoinnista sekä terveyden nykytilasta ja toimintaympäristön muutosten ennakoinnista huomioiden ikääntyneiden kuntalaisten tarpeet, voimavarat ja paikalliset olot. (STM 2017, 15-16.) Taulukkoon 2 on koottu tätä suositusta peilaavat Espoon palvelurakenteen toteumat vuoden 2014 lopussa, STM:n asettamat tavoitetasot ja Espoon asettamat tavoitteet vuoteen 2021.

TAULUKKO 2. Palvelurakenteen toteuma vuoden 2014 lopussa, STM:n laatusuosituksen tavoitteet vuodelle 2017 ja Espoon vanhusten palveluiden tavoitearvot vuodelle 2021 (Lyytikäinen, Rysti, Savikko & Viljamaa 2016, 34)

Espoossa strategisen johtamisen ja johtamisjärjestelmän kehittämisellä on pyritty aikaan- saamaan Espooseen malli, joka vahvistaa valtuuston ja kaupunginhallituksen roolia strategisena johtajana, selkiyttää strategiakokoisuutta ja parantaa strategian ohjausvaikutusta.

(21)

Strategia, paikallisesti paremmin tunnettu nimellä Espoo-tarina toimii paitsi visiona asetta- malla kunnan toiminnalle pitkän aikavälin tavoitteet myös eräänlaisena suunnan näyttäjänä kuntalaisille. Strategiaan on sisällytetty visio, toiminta-ajatus ja arvot, jotka yhdessä strategian kanssa muodostavat ajatuksen siitä millaiseksi Espoon halutaan kehittyvän. Kaupun- kitasoinen strategia mahdollistaa puolestaan toimiala- ja tulosyksikkötasoisen strategia- työskentelyn. (Mäkelä 2011.)

Espoon sosiaali- ja terveystoimen toimialalla strategia luo rakenteen kaikelle mittaamiselle (Kuva 2.). Espoon sosiaali- ja terveystoimessa tavoitteet ja mittarit on koottu niin sanot- tuun ”strategiatimanttiin”. Timantin kulmat ovat ’Palvelujen laatu, vaikuttavuus ja turval- lisuus’, ’Hyvä taloudenpito ja tuottavuus’, ’Henkilöstön hyvinvointi, työn sujuvuus’ sekä

’Asiakkaan palvelukokemus ja osallisuus’. Toiminnan jatkuvaa parantamista ja muiden kannustavista esimerkeistä oppimista pidetään arvokkaana ja tärkeänä. Olennaisina lähtö- kohtina sosiaali- ja terveystoimen toiminnassa ovat asiakasarvo ja hukan poistaminen.

(SOTET strategiajulkaisu 2016, 8.)

KUVA 2. Espoon sote-palvelujen "timantti” (Sotet strategiajulkaisu 2016, 8)

Espoon sosiaali- ja terveystoimen toimialatasolla toimiva johtoryhmä katsastaa strategiatimantin mukaisesti kootun tuloskorttimittariston säännöllisesti kuukausittain palaverinsa yhteydessä. Tämä niin sanottu ”värjöttely” eli seinätaulupalaveri on laajentunut Espoon sosiaali- ja terveystoimessa johtamisen toimintatapana tulosyksikkötasoille ja on nyt laajentumassa työyksikkötasoille. (SOTET strategiajulkaisu 2016, 8.)

(22)

Organisatorisesti Vanhustenpalveluiden tulosyksikköön kuuluu Espoon sairaalan, Kotihoi- don ja Pitkäaikaishoidon palvelualueet sekä Seniorineuvonta ja palveluohjaus Nestori.

(Taulukko 3.) Vanhusten palvelujen tulosyksikön keskeisenä tavoitteena on edistää ikäihmisten terveyttä ja omatoimisuutta siten, että he voivat asua omassa kodissaan tai kodinomaisissa asumispalveluissa. Aiemmin mainitun laatusuosituksen lisäksi

kohdeorganisaation toimintaa säätelee monet lait ja asetukset asettaen toiminnalle erilaisia velvoitteita, joiden toteutumista seurataan säännöllisesti mittareiden avulla. (Espoo 2017.)

TAULUKKO 3. Espoon sosiaali- ja terveystoimen organisaatiokaavio (Espoo 2017)

Vanhusten palvelujen visiossa ”espoolaiset ikääntyneet asuvat turvallisesti ja toimintaky- kyisesti kotona sekä elävät täyttä elämää. Olemme edelläkävijöitä uudistamassa sosiaali- ja terveyspalvelujen kenttää”. Toimialatasoisen strategiatimantin tavoin Vanhustenpalve- luissa on tavoitteet visualisoitu strategiatimanttiin. Espoon Vanhusten palveluiden strategia on kuvattuna kuvaan 3.

(23)

KUVA 3. Espoon vanhusten palvelujen "timantti"

Vanhusten palveluiden toiminnassa läpileikkaavina periaatteina ovat asiakas- ja

perhelähtöisyys, ennaltaehkäisyyn panostaminen, kotona asumisen ensisijaisuus, asiakkaan valinnanvapauden lisääminen, oman työn kehittäminen ja johtamisen oikeudenmukaisuus sekä monituottajamalli (Espoo 2017).

(24)

5. TUTKIMUKSEN TARKOITUS, TUTKIMUSTEHTÄVÄ JA TAVOITE

Tutkielman tarkoituksena on kartoittaa kohdeorganisaation johdon strategiseen ja taktiseen päätöksentekoon liittyviä tietotarpeita.

Tutkimuskysymys:

Mitä tietoa organisaation johto tarvitsee päätöksenteossa?

Tutkielman tavoitteena on tunnistaa kohdeorganisaation tietotarpeet hyödynnettäväksi Vanhustenpalvelujen raportoinnissa sekä tarjota elementtejä tietotarpeiden tunnistamiseen toteutettaessa tuloskorttimittariston tietotarpeiden määrittelyä kohdeorganisaation muissa tulosyksiköissä.

(25)

6. TUTKIMUKSEN TOTEUTUS

6.1. Menetelmälliset valinnat

Tiedonhallinnan keskeiset entiteetit, ulottuvuudet; tieto, toiminta, menetelmät ja toimijat sekä niiden väliset yhteydet muodostavat tiedonhallinnan tietoperustan. Saranto ja Kuu- sisto-Niemi ovat kehittäneet käsitteellisen mallin, tiedonhallinnan paradigman (Kuva 4.), joka jäsentää sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan tutkimuksen teoreettisia ja me- todologisia lähtökohtia. Malli käsitteellistää tiedonhallinnan monitieteisen tutkimuksen kentän ja kuvaa tieteenalan keskeiset ilmiöt ja tutkimuskohteet; millaisia kysymyksiä aiheesta tulee kysyä tai tutkia sekä kuinka kysymykset esitetään ja tieteelliset tutkimustulok- set tulkitaan. Toimijat näkökulmassa ovat sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja käyttävät tai tuottavat henkilöt tai yhteisöt. Tieto nähdään paradigmassa hierarkkisena jatkumona da- tasta viisauteen. Toiminta tarkoittaa palvelujen suunnittelua, toteutusta, käyttöä ja arviointia. Menetelmät ovat toiminnassa syntyneiden tietojen käsittelyyn, tallentamiseen ja välittä- miseen liittyviä teknisiä ja sosiaalisia toimintatapoja. (Saranto, Kuusisto-Niemi 2012, 142- 143.)

KUVA 4. Tutkielman asettuminen sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan paradig- maan (mukaillen Saranto, Kuusisto-Niemi 2012, 142.)

(26)

Tiedonhallinnan tutkimus kohdistuu mallin ulottuvuuksien ohella myös niiden välisiin suh- teisiin. Toimintaan ja menetelmiin kohdistuvat tutkimukset ovat ensisijaisesti tietoja vies- tintätekniikan käytön arviointia ja kehittämistä. Tiedon ja toiminnan tutkimus tuottaa toi- mintaprosessien tiedonhallinnan tutkimusta. Tiedonhallinnan osaaminen ja tiedolla johtaminen ovat kohteena toimijoiden ja menetelmien väliin sijoittuvissa tutkimuksissa. Tiedon ja toimijoiden tutkimuksessa kehitetään tietorakenteita ja -malleja. (Saranto, Kuusisto- Niemi 2012, 142-143.) Tämä tutkielma etsiessään vastauksia kysymykseen, mitä tietoa organisaation johto tarvitsee päätöksenteossa, sijoittuu sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan paradigmassa toimijat ja tieto-entiteettien yhdistelmään (Kuva 4.). Kuusisto- Niemi toteaa, että tiedontuotannon tulee liittyä kiinteästi palvelutoiminnassa tarvittavaan tietoon tietotarpeiden määrittelyn toimiessa tiedonhallinnan prosessin alkupisteenä (Kuu- sisto-Niemi 2016, 240).

Tutkimusmetodi tarkoittaa käytäntöjä ja operaatioita, joiden avulla tutkija tekee havaintoja tutkittavasta ilmiöstä. Se määrittelee säännöt, joiden avulla tutkija tutkimusongelman rat- kaistakseen muokkaa ja tulkitsee ilmiöstä tehtyjä havaintoja. Jotta tutkimusongelma saadaan ratkaistua tutkimuksen kuluessa, tutkimusmetodin on oltava yhtenevä tutkimuksen teoreettisen viitekehyksen kanssa. (Alasuutari 2011, 82.)

Tämä tutkielma on laadullinen tapaustutkimus. Laadullinen tutkimusote sopii tutkittavan ilmiön eli johdon tietotarpeiden kartoittamiseen, sillä laadullinen tutkimus ei pyri tilastolli- siin yleistyksiin vaan kuvaamaan, ymmärtämään ja antamaan teoreettisesti mielekkään tulkinnan tutkittavasta ilmiöstä. Teemahaastattelu aineistonkeruumenetelmänä suosii ihmistä tiedon keruun välineenä. Tässä tutkielmassa tutkitaan sitä, mitä tietotarpeita henkilöt näke- vät tarvitsevansa päätöksenteon tueksi. Teemahaastattelulla tutkittavien oma näkökulma saadaan esiin monipuolisesti. (Esim. Hirsjärvi, Hurme 2015, 47; Kylmä, Juvakka 2007, 28.) Kohdeorganisaation strategiatimanttia on hyödynnetty haastatteluissa tavoitteet kuvaavana ja toiminnan suuntaa näyttävänä näkökulmana.

Tapaustutkimuksessa tutkittavat tapaukset ovat ainutkertaisia, ja niitä tutkitaan omassa eri- tyisessä ympäristössään. Vanhustenpalvelujen tulosyksikkö valikoitui kohdeorganisaa- tioksi osin satunnaisesti, osin siksi että tutkielman tekijä halusi tällä tavalla osaltaan toimia

(27)

edistäen siellä tehtävää arvokasta työtä ikäihmisten laadukkaan hoidon ja palvelun toteutta- misessa. Pyrkimyksenä oli myös saada muodostettua kokonaisvaltainen kuva yhdestä organisaation palasesta. Tutkielman aineisto jäi kooltaan hieman kaavailtua pienemmäksi. Laa- dullisessa tutkimuksessa aineiston laatu kuitenkin korvaa määrää. (Eskola, Suoranta 2008, 18.) Tutkimusasetelman kytkeytyminen aikaisempaan teoriapohjaan muodostaa perustan, jolta analyysit ja tulkinnat tehdään tapaustutkimuksen johtopäätelmissä. Tuloksissa pyri- tään ymmärtämään ja tulkitsemaan syvällisesti yksittäisiä tapauksia niiden erityisessä kontekstissa. (Hirsjärvi, Hurme 2015, 58.)

6.2. Aineiston kerääminen

Tutkielman aineisto on kerätty teemahaastattelun avulla. Teema-aiheluettelo muodostaa teemahaastattelussa keskustelua ohjaavan kiintopisteen toimien haastattelijan muistilistana.

Puolistrukturoitu teemahaastattelu sopii Hirsjärven ja Hurmeen mielestä hyvin käytettä- väksi tilanteissa, joissa ei ole täyttä varmuutta, miten selvästi tutkittava ilmiö ylipäätään on tiedostettu tai miten motivoituneita haastateltavat ovat paneutumaan tutkittavaan asiaan kiireisen työnsä keskellä. (Hirsjärvi, Hurme 2015, 47-49.)

Laadullisessa tutkimuksessa haastatellaan valittuja yksilöitä (Metsämuuronen 2005, 177).

Tutkielman kohderyhmää haettaessa kantavana ajatuksena oli saada näkyviin organisaation osakokonaisuuden tietotarpeet. Kohderyhmäksi valikoitui Espoon sosiaali- ja terveystoimen Vanhustenpalvelujen tulosyksikön johto, lähinnä tutkielman tekijän henkilökohtai- sesta mielenkiinnosta toimia omalta osaltaan ikäihmisten hyvinvoinnin edistämiseksi.

Haastattelupyyntö (Liite 2.) lähetettiin sähköpostitse viidelle henkilölle sen jälkeen, kun tutkielman tekemiseen oli saatu tutkimuslupa toimialan kehittämisyksiköstä.

Tutkimussuunnitelma lähetettiin haastattelupyynnön liitteenä, jotta haastatteluihin pyydetyillä oli mahdollisuus etukäteen tutustua asiaan ja haastattelussa käytettävään teemarunkoon. Haastattelujen toteutusajankohtana, huhti-toukokuussa 2017 yksi palve- lualueen päälliköistä oli juuri vaihtumassa, eikä uusi päällikkö ollut haastattelujen toteu- tusaikaan vielä aloittanut työssään.

Laadullisessa haastattelussa korostui haastateltavien kokemukset tutkittavasta tilanteesta sekä kyky ja halukkuus keskustella aiheesta. Teemahaastatteluissa pyrittiin saamaan esiin

(28)

haastateltavien tiedon tarpeita eli merkityksellisiä vastauksia tutkimuksen tarkoituksen ja tutkimuskysymysten mukaisesti. (Esim. Tuomi, Sarajärvi 2009, 75.) Teemahaastattelussa edetään tiettyjen etukäteen valittujen teemojen ja niihin liittyvien tarkentavien kysymysten varassa. Haastattelut toteutettiin yksilöhaastatteluina. Haastattelutilanteissa oli näin mahdollista sovittaa keskustelu kunkin haastateltavan tapaan viestiä, tehdä tarkentavia kysy- myksiä ja antaa haastateltavan laajentaa vastaustaan välillä vähän ohikin varsinaisesta tee- masta. Haastateltaville tarjottiin mahdollisuus tuoda esiin tutkimusongelmaan liittyviä seikkoja laajasti kannustaen heitä tuomaan esiin oman kokemusmaailmaansa. Teemahaas- tattelu sopiikin tilanteisiin, joissa tiedetään, että tutkimukseen pyydetyt haastateltavat ovat kokeneet tutkimusongelmassa ilmaistun tilanteen. Haastattelussa saatu tieto on aina sidok- sissa siihen tutkimusympäristöön, josta tutkimuksessa ollaan kiinnostuneita. (Kylmä, Ju- vakka 2007, 79-80.)

Teemahaastattelurunko (Liite 1.) on rakennettu mukaillen Wetherben (1991) tutkimuksessaan kehittämää haastattelurunkoa. Aiheeseen ja tutkielman tekoon tutustuessani etsin kan- sainvälisestä e-aineistosta tietoa siitä, miten tiedon tarpeita on tutkittu. Vilma Vuori (2006) on tarkastellut artikkelissaan ”Methods of Defining Business Information Needs” kirjalli- suuden pohjalta tietotarpeiden kartoituksessa käytettyjä erilaisia menetelmiä. Wetherbe on yhdistänyt mallissaan kolme erilaista menetelmää (Taulukko 4.), mikä monipuolisuutensa ansiosta vaikutti toimivalta rakenteelta tutkielmaani.

TAULUKKO 4. Wetherben strukturoidun haastattelun rakenne (Wetherbe 1991, 58)

Kehittäjä Menetelmät Lähestymistapa

IBM 1984 Liiketoimintajärjestelmien suunnit- telu (Business Systems Planning)

Määrittää ongelmat ja päätökset

Rockart 1979

Kriittiset menestystekijät (Critical Success Factors)

Määrittää kriittiset menes- tystekijät

Wetherbe, Davis 1988

Päämäärä/keino-analyysi (Ends/Means Analysis)

Määrittää arviointiperusteet tu- loksille ja niiden tuottamiseksi käytettäville prosesseille

(29)

Haastattelurungon (Taulukko 5.) liiketoimintajärjestelmien suunnittelumenetelmän pohjalta syntyneillä kolmella ensimmäisellä kysymyksillä määritetään keskeisimmät organisaation toimintaan liittyvät ongelmat, ratkaisuja ongelmiin sekä tunnistetaan tiedon merkitys kyseisissä ratkaisuissa. Osion kaksi viimeistä kysymystä määrittävät tärkeimmät johta- jan vastuulla olevat päätökset ja tunnistetaan millainen lisätieto voisi auttaa parempiin pää- töksiin. Haastattelurungon toinen osio koostuu kriittisiä menestystekijöitä luotaavasta kah- desta kysymyksestä. Päämäärä/keino-analyysiosion ensimmäiset kysymykset pyrkivät sel- vittämään organisaation toiminnan päämäärää, toiminnan tehokkuutta ja näiden arvioimiseen tarvittavaa tietoa ja kolme viimeistä avainkeinoja, päämäärän saavuttamiseen käytet- tyjen keinojen vaikuttavuutta ja vaikuttavuuden arviointiin tarvittavaa tietoa. (Wetherbe 1991, 58-61.)

TAULUKKO 5. Tietotarpeiden tunnistaminen -strukturoitu haastattelurunko (mukaillen Wetherbe 1991, 58-61)

Lähestymistapa Kysymykset

Ongelmat > Ratkaisut > Tieto Organisaation johtamisessa suurimmat eteesi tule- vat ongelmat?

Millaisia hyviä ratkaisuja on olemassa edellä tun- nistettuihin ongelmiin?

Mikä on tiedon merkitys kyseisissä ratkaisuissa?

Päätökset > Tieto Mitä ovat tärkeimmät vastuullasi olevat päätökset?

Millainen lisätieto auttaisi parempiin päätöksiin?

Menestystekijät > Tieto Mitkä ovat johtamasi vastuualueen kriittiset menes- tystekijät?

Mitä tietoa tarvitset varmistaaksesi, että kriittiset menestystekijät ovat hallinnassasi?

Päämäärä >Tehokkuus > Tieto Mikä on vastuualueesi prosessien päämäärä, pää- tuote/palvelu?

Milloin päämäärä, tuote/palvelu täyttää tehokkaasti asiakkaan tarpeet?

Millaista tietoa tarvitset näiden tehokkuuden arvioi- miseksi?

Keinot > Vaikuttavuus > Tieto Millä keinoilla päämäärä saavutetaan, tuote/palvelu tuotetaan?

(30)

Milloin päämäärän, tuotteen/palvelun toteutta- miseksi käytetyt keinot ovat vaikuttavia?

Millaista tietoa tarvitset vaikuttavuuden arvioi- miseksi?

Jonna Käpylä ja Henna Salonius nostavat esiin Tietojohtajan käsikirjassaan Ansoffin (1984) näkemyksen, jonka mukaan ympäristöstä tulevien ärsykkeiden on läpäistävä ha- vaintofiltterin, tulkintafiltterin ja valtafiltterin ennen kuin ärsykkeiden välittämä tieto voi tulla hyödynnetyksi päätöksenteossa ja toiminnassa, Choon (2002) puhuessa vastaavasti ympäristön merkityksellistämisestä. Ansoffin havaintofiltterissä jokaisen oma henkilökoh- tainen rajattu näkökenttä on estämässä havaitsemasta kaikkea ympäristöstä saatavaa tietoa.

Tulkintafiltteri suodattaa pois havaintoja, joita päätöksentekijän kokemuksen perusteella ei henkilö usko olevan merkitystä. Tulkintafiltterin vuoksi uudet ja tuoreet näkökulmat saat- tavat suodattua pois, koska ne eivät näyttäydy oleellisina menneisyyden kokemuksia vas- ten. Valtafiltteri määrittää, millaisella tiedolla on merkitystä organisaation tai muun yhtei- sön päätöksenteossa ja toiminnassa. He kannustavat pohtimaan, miten jo toiminnassa ilme- nevää ja hyödynnettävää tietoa voisi kehittää edelleen ja opastavat aloittamaan tietotarpeiden määrittämisen pohtimalla, millaisen tiedon perusteella tällä hetkellä toimitaan sekä toteuttaa nykytilan tietokartoitus ja filtterien arviointi ja siirtyä vasta sen jälkeen tietotarpeiden arviointiin. Haluttaessa vaikuttaa, millaisen tiedon perusteella päätöksiä tehdään tietojohtamisen käsikirjan tekijät kannustavat pohtimaan, millaista tietoa filtterit päästävät lä- vitse ja millaista taas eivät. (Käpylä, Salonius 2013, 35-37.) Haastatteluihin valmistautumi- sessa ja teemoihin liittyvien tarkentavien kysymyksien suuntaamisessa, näiden filttereiden olemassaolon tiedostaminen tuntui merkitykselliseltä.

Haastattelujen ajankohta, paikka ja aika saatiin sovittua neljän henkilön kanssa. Haastatel- tavan tai hänen sihteerinsä kanssa etsittiin sopiva ajankohta ja paikka toteuttaa haastattelu.

Sovitusta ajankohdasta lähetettiin kalenterivaraus organisaation käyttämään sähköpostiin.

Haastattelut toteutettiin klo 8 ja 15 välillä etsien tilaksi rauhallisen, häiriöttömän paikan - huomioiden haastateltavan työpisteen sijainnin. Haastattelulle varattua kahden tunnin aikaa ei tarvittu kokonaisuudessaan kenenkään osalta, haastattelujen kesto asettui noin 60 minuuttiin.

(31)

Tapaamisten aluksi haastateltavalle kerrottiin tutkimuksen tavoite. Oheismateriaalina haastattelussa oli esillä Espoon Sote-palveluissa julkaistu strategiatimanttijulkaisu. Haastattelut tallennettiin kannettavalla stereotallentimella (Zoom), mistä haastattelija siirsi äänitallen- teen tietokoneelleen heti haastattelutilanteen jälkeen. Haastattelija litteroi haastattelut itse.

Haastattelujen aikana haastattelija teki kirjallisia muistiinpanoja aineiston analyysivaiheen tueksi. Tallenteet ja muistiinpanot ovat olleet vain tutkijan käytössä ja ne tuhotaan asian- mukaisesti raportin valmistuttua.

6.3. Aineiston analyysi

Laadullisen aineiston analysoinnilla pyritään luomaan aineistoon selkeyttä, järjestystä ja rakennetta sekä merkitystä ja etenkin tuottamaan uutta tietoa tutkittavasta asiasta (Eskola, Suoranta 2008, 138). Tässä tutkimuksessa aineiston käsittelyssä on hyödynnetty kohdeorganisaation strategiatimanttia (Kuva 3.) ja teemahaastattelussa käytettyjä lähestymistapoja, teemoja.

TAULUKKO 6. Teemahaastattelun teemat Lähestymistapa

Ongelmat

→ Ratkaisut → Tieto Päätökset → Tieto Menestystekijät → Tieto Päämäärä

→ Tehokkuus → Tieto Keinot

→ Vaikuttavuus → Tieto

(32)

Tutkielman empiirinen tutkimusaineisto koostui neljästä teemahaastattelusta. Puhtaaksikir- joitettua tekstiaineistoa kertyi fonttikoolla 11 ja rivivälillä 1,5 yhteensä 59 sivua. Puhtaak- sikirjoittaminen toteutettiin mahdollisimman pian toteutetun haastattelutilanteen jälkeen.

Aineistoon tutustuttiin sitä mukaa kuin sitä saatiin litteroitua, ja sen antia pohdittiin jo haastattelujen välisenä aikana. Metsämuuronen toteaakin, että laadullisessa tutkimuksessa aineiston kerääminen ja analysointi tapahtuvat osittain yhtä aikaa (Metsämuuronen 2005, 47-48). Aineiston perusanalyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä.

Metsämuuronen jaottelee sisällönanalyysien toteutuksen aineistolähtöiseen (induktiivinen), teoriasidonnaiseen (deduktiivinen) tai teorialähtöiseen analysointimalliin. Aineistolähtöi- sessä analyysissä aineisto itsessään kertoo, mitä se pitää sisällään ja teoria muodostetaan sen pohjalta. Tämä tutkielman analyysi on toteutettu teorialähtöisesti. Analyysi ei poh- jaudu suoraan teoriaan, mutta siinä on tiettyjä teoreettisia kytkentöjä, analysoitavat kohteet valittiin aineistosta, mutta aikaisempi tieto toimi teoriaa laajemmin ohjaavana tekijänä.

Teoria antoi pikemminkin uusia ajatuksia analyysivaiheen edetessä. Toteutetussa analyysi- muodossa yhdistyivät haastatteluista saatu kokemusperäinen tieto ja teoria. (Metsä-

muuronen 2005, 213-214.) Vanhustenpalvelujen strategian sisältö toimii tässä tutkielmassa teemoittelua ohjaavana elementtinä.

Sisällönanalyysissä eli tekstianalyysissä haastatteluin saatu aineistoa lähdettiin tiivistämään siten, että aineistosta löydettiin tietotarpeisiin liittyvät tekstit. Sisällönanalyysissä kerätty aineisto tiivistettiin ja pelkistettiin niin, että tietotarpeet saatiin teksteistä esiin lyhyesti ja helposti kuvattuna. Teemoihin luokittelu, ryhmittely toimi pohjana haastatteluaineiston tul- kinnalle. Luokittelun avulla aineiston eri osia on mahdollista myöhemmin vertailla, yksin- kertaistaa ja tulkita. Luokittelemalla jäsennettiin tulkittavaa ilmiötä eli tietotarpeita sekä etsittiin yhdistelemällä luokittelujen välille samankaltaisuutta ja säännönmukaisuutta. (Esim.

Tuomi, Sarajärvi 2009, 104; Hirsjärvi, Hurme 2015, 145-150.)

Haastattelutekstien tulkinnan tärkein kriteeri on siinä, että myös lukija löytää saman näkö- kulman kuin tutkija. Haastattelututkimuksessa tulkinnan varmistamiseksi tutkijan on kirjoi- tettava tarkka kuvaus siitä, miten tulkintaa on päädytty. (Hirsjärvi, Hurme 2015, 151-152.) Vastausten sisällöistä listattiin, pelkistettiin, luokiteltiin ja jäsenneltiin ja yhdisteltiin teema-alueisiin kohdistuvat tekstit etsimällä niistä haastateltavan kuvaamat tai ilmaisemat

(33)

tietotarpeet. Työstämisessä käytettiin alustana excel-taulukoita, hyödyntäen värikoodituk- sia, luettelointia ja taulukointia. (Esim. Tuomi, Sarajärvi 2009, 95, 116-118.) Tutkielman tekijä kiinnitti huomiota siihen, että aineiston käsittelyn eri vaiheissa vastausten konteksti säilyi. Vastauksen tulkinta ja ymmärtäminen mahdollistui näin paremmin suoraan myös teemoihin koottujen tekstien kautta (Taulukko 7.).

TAULUKKO 7. Esimerkki aineiston lajittelusta ja tiivistämisestä haastattelun teemojen mukaisesti

Teemahaastattelun lähestymistapa

Ilmaistu tietotarve

Ongelmat

"...ei niin kuin vain kotihoidon tasolla vaan niin kuin kotihoidon palvelualuetasolla, mutta ne kriittiset tiedot me tarvitaan alueittain ja jopa niin kuin tiimeittäinkin..."

"...kuukausittain käytettävissä hyvinkin porautuvaa tietoa…"

"...ei riitä Vapa taso tai kotihoitotaso vaan pitää olla kunkin alueen määritelty …"

"...ja ehdottomasti meidän pitää saada eriteltyä asiakastyötunnit niin kuin erikseen sairaanhoitajien ja lähihoitajien osalta…"

Päätökset

… toinen on tuo talouden pito ja tuottavuus…"

"… mimmosta mittaristoa tai minkalaista seurantaa ja toimenpidettä siinä nyt sit tarvittas …"

"... nää paikat mä ymmärrän seon siis se mitä me kulutetaan…"

"... vakanssit mä tiedän mutta paljonko ne on täynnä, paljonko niitä täytetään, mihin se menee…"

"… sitten on tietysti palvelujen ostot ja siis tällaset cateringit ja jotkut muut…"

"… mä yritän ajatella sitä mihin mä voin vaikuttaa…"

"… tän oman toiminnan hoitopäivän hinta on yks mitä seurataan…"

Menestystekijät

"Meidän menestymisen tarina on se, että me otetaan paremmin haltuun näitä meidän asiakkuuksia…"

"… asiakassegmentoinnin …"

"Liian helposti asiakkaat ja liian hyväkuntoisena ne ovat siirtyneet sinne säännöllisen kotihoidon asiakkuuksiin ja sitten kukaan ei ole raaskinut heidän palveluitaan niin kuin lopettaa…"

"… että meillä niin kuin joka ikinen päivä kolmasosa henkilöstöstä on keikkalaisia"

Päämäärä

"Näkyväksi et asiat on tehty oikein "

"… mitkä on onnistumisen mittarit sille kuntouttavalle arviontijaksolle."

Keinot

"Tehokkuuden mittaamiseen tai arvioimiseen elementtejä"

"… ruvennut seuraamaan meidän omia paikkojen käyttöastetta mitä meillä on ja tota myös ostettuja... paikkojen kautta on se resurssi…"

(34)

"… vakituisen tai määräaikaisen työvoiman käyttö"

Aineiston analyysia jatkettiin pelkistämällä ilmaistut tietotarpeet ja kohdentamalla ne strategiatimantin kulmiin (Taulukko 8.).

TAULUKKO 8. Esimerkki tietotarpeen pelkistämisestä ja strategiatimantin mukaisesta ryhmittelystä

Haastattelussa esiin tullutta Tietotarve pelkistettynä

Palvelun laatu, vaikuttavuus ja turvallisuus Henkilöstön hyvinvointi, työn sujuvuus Hyvä taloudenpito ja tuottavuus Asiakkaan palvelukokemus ja osallisuus

"...eriteltyä asiakastyötunnit erikseen sairaanhoitajien ja lähihoitajien osalta"

asiakastyötunnit

ammattiryhmittäin X

"… kellonajoittain meidän palvelujen määrä niin kuin toteutuu eli siis tää ruuhkahuippuasia"

kontaktit aikatiedolla

ryhmiteltynä X

"… nähdä vähän että tai ymmärtää että miten nämä meidän kokonaisresurssit sitten on hyödynnetty"

Resurssien käyttö

suhteessa tuotokseen X

"Kuinka paljon meille tulee kuukausittain uusia asukkaita, kuinka paljon kuolee

asukkaita ja sit tämä näin että jos meiltä lähtee joku muualle niin sekin ois hyvä tietää"

asiakasvirtatiedot, uudet ja päättyneet asiakkuudet

X

"… semmonen summatieto mistä näkyisi mihin se väestö on menossa, mikä meidän palvelujen niin kuin tää kehityslinja tässä mikä on tarve…"

Aluetiedot, väestötiedot X

"… omaishoidon tuki ja muistisairaiden tuki, näihin asiakasryhmiin liittyy erityispiirteitä …"

Asiakasryhmäkohtainen tieto; omaishoito, muistisairaat

X