2 Objectives Tavoitteet Onko selvää, mitä tavoitteita pitää saavut-taa?
3 Alternatives Vaihtoehdot Onko vaihtoehtoja mietitty?
4 Consequences Seuraukset Onko vaihtoehtojen seurauksia mietitty?
5 Trade Offs Punninnat Mitä asioita pitää punnita keskenään?
6 Uncertainly Epävarmuus Mitä epävarmuustekijöitä on?
Olemmeko riittävän varmoja siitä, että ym-päristö kehittyy ennustetun mukaisesti?
7 Risk tolerance Riskien sieto Riskinsietokyky?
8 Linked decisions Toisiinsa liittyvät päätökset
Miten päätökset liittyvät toisiinsa?
Päätöksentekoa tapahtuu kaikissa organisaatioissa kolmella eri tasolla: strategisella, takti-sella ja operatiivitakti-sella tasolla (Hamzah, Sobey & Koronios 2010, 268). Strateginen pää-töksenteko liittyy organisaation pitkän tähtäyksen suunnitteluun. Strateginen päätöksen-teon yhteydessä asetetaan tavoitteet taktisen tason toiminnalle delegoiden näin strategian toteuttaminen alemmalle tasolle. Taktisen tason suoriutumista seurataan jatkuvasti. Takti-nen päätöksenteko liittyy keskipitkän aikavälin suunnitteluun. Taktisen tason päätökset liittyvät budjettiin, resurssien kohdentamiseen ja toimintatapoihin. Operatiivinen päätök-senteko rajoittuu johonkin organisaation osaan. Operatiivisella tasolla vastataan siitä, että toiminnot käyttävät tehokkaasti niille kohdennettuja resursseja. (Laitinen 2003,178-180.)
Johtamisen viitekehyksessä tiedon hyödynnettävyyden keskeinen rooli on nimenomaan strategiatyöskentelyssä ja strategian implementoinnissa sekä suunnittelutyössä. Tietoa hyödynnetään muun muassa kuvaamaan organisaation toimintaympäristöä, ennustamaan sen kehittymistä sekä sopeuttamaan strategiaa ympäristön muutoksiin. Tiedon prosessit toi-mivat myös strategisena työkaluna esimerkiksi organisaation suorituskyvyn mittaamisessa ja organisaation palvelutoiminnan arvioinnissa. Johtamisen näkökulmasta tiedon hyödyntä-misen motiivina toimii karkeasti jaotellen strategiatyöskentelyn tukehyödyntä-misen ohella toisena kategoriana päätöksentekoprosessin tukeminen. (Rytilä 2011, 201-202.) Strategian avulla sellainenkin organisaatio, jolla ei ole kilpailuelementtiä pystyy parantamaan toimintaansa kohdistaessaan huomion oikeisiin tarpeisiin ja asiakkaisiin, huomaamaan tarvittavat muu-tokset ajoissa ja tehostamaan resurssien oikeaa kohdistamista ja käyttöä. (Kamensky 2014, 13-14, 16.)
3. TIETOTARPEISIIN LIITTYVIÄ TUTKIMUKSIA
Choon mielestä tietotarpeiden selvittämättä jättäminen on yksi suurimmista virheistä orga-nisaatioiden tiedonhallinnan prosessissa (Choo 2002, 24). Terveydenhuollon toimialaan liittyen tiedonmuodostuksen tutkimusta johdon tietotarpeista, tiedonhankinnasta ja päätök-sentekoon liittyvien tietotarpeiden kartoittamisesta on tehty melko vähän (Kivinen 2008, 92). Tämä tutkielma on pyritty suhteuttamaan ensisijaisesti alan aikaisempaan kansalli-seen tutkimukkansalli-seen. Tieteellisten tutkimusten sijaan löytyi muutamia suomalaisia opin-näyte- tai kehittämistöitä sekä kansallisten toimijoiden tiedontarpeisiin liittyviä raportteja hankekokonaisuuksista, joissa tiedon tarpeet ovat olleet agendalla. Kansainvälisistä tutki-muksista on esitelty kappaleen loppuosassa haastattelurungon luomisessa käyttämäni Wet-herben tutkimuksen lisäksi kaksi vuoden 2003 jälkeen julkaistua vertaisarvioitua tutki-musta, jotka nousivat esiin kansainväliseen e-aineistoon tehdyssä haussa syyskuussa 2017.
Seuraavaksi esitellään lyhyesti kansallisten toimijoiden tietotarpeiden kartoitusta sisältä-neitä hankekokonaisuuksia ja tuloksia. Kuopion yliopiston terveydenhuollon tietojärjestel-mien tutkimus ja kehittäminen (HIS)-tutkimusyksikön Plugit-hankkeessa vuosina 2001-2004 kehitettiin toimintalähtöistä esiselvitys- ja vaatimusmäärittelymenetelmää. Plugit oli valtakunnallinen hanke, joka tuotti avoimia ohjelmistorajapintojen märityksiä sekä niihin liittyviä menetelmiä ja osaamista terveydenhuollon ohjelmistoyrityksille ja näiden asiak-kaille. Hankkeen menetelmäkehityksen lähtökohtana oli toimintalähtöisyys. Kotihoidon tiedon tarpeet-projektissa kehitettiin menetelmä, jossa kuvataan kattavasti kohdealueen ny-kytila ja tiedon tarpeet. Menetelmän vaiheen 2 tuloksena saavutetaan tarkennettu kuvaus kohdealueen toiminnoista ja tiedoista. Menetelmä on esitelty hankkeen raportissa ”Toimin-talähtöisyys tiedon tarpeiden, tiedonkulun ja ohjelmistovaatimusten selvittämisessä”. Kes-keisimpänä haasteena nähtiin se, että tarvittava tieto on useissa järjestelmissä tai paperilla.
Hoito- ja palvelusuunnitelma toimii keskeisenä yhteistyön työvälineenä kotihoidon eri toi-mijoiden välillä. Osa kotihoidossa tuotetusta tiedosta olisivat tarpeellisia rekisterirajauksia laajemmin, muille terveydenhuollossa työskenteleville. (Kuopion yliopisto, HIS tutkimus-yksikkö.)
Valtiovarainministeriön TotIT-hankkeessa (2009) puolestaan tavoitteena oli toteuttaa stra-tegista ja operatiivista johtamista ja tiedonhallintaa tukevia toimintamalleja ja menetelmiä.
Hankkeessa toteutetulle johtamisen tietotarpeiden ja käsitteiden yhtenäistämisellä pyrittiin parantamaan kuntien välistä vertailtavuutta. Hankkeeseen osallistui seitsemän kuntaa: Hol-lola, Lahti, Lieto, Oulu, Pori, Tampere ja Turku. Johdon tietotarpeita kartoitettiin kolmen tason mukaisesti: konsernijohto, toimialajohto ja operatiivinen johto. Raportissa todetaan kaikkien johtotasojen tietotarpeiden kohdistuneen pitkälti samoihin tietoihin, erojen tul-lessa lähinnä näkökulmista. Tärkeimpiä tietotarpeita kaikilla tasoilla oli taloustiedot ja hen-kilöstötiedot. Myös palvelukokonaisuuksia ja niiden tunnuslukuja halutaan seurata. Asioi-den läpimenoaikoja halutaan seurata vaikuttavuusmielessä. Tulosalue ja tulosyksikköta-solla tarvitaan yksityiskohtaisempia tietoja. (Valtiovarainministeriö 2009.)
Henkilöstöjohtamisen osa-alueella nähdään tärkeimpänä tietotarpeena henkilöstön luku-määrätieto. Todellinen työpanos nähdään tärkeämmäksi kuin esim. henkilötyövuosina mi-tattavan työvoiman käyttö. Henkilöstötuloksiin liittyvistä tiedoista tärkein on työtyytyväi-syys. Sosiaali- ja terveyspuolella henkilöstön vaihtuvuustieto on tärkeä, koska alalla on jatkuva resurssipula. Palvelujen vaikuttavuuden mittareiden puute tiedostetaan. Palvelutuo-tannon määrän muutokset halutaan näkyviin. Yhteydenottojen määrissä seurataan yleensä vain valituksia ja kanteluita ts. negatiivista palautetta. (Valtiovarainministeriö 2009.)
Kansallisesti sosiaali- ja terveysalan tiedontarpeita on tunnistettu ja tietojohtamista on laa-jimmin kehitetty valtiovarainministeriön KuntaIT-hankkeissa. TikeSos (Sosiaalialan tekno-logia) - hankkeessa on tehty sosiaalitoimen johtamisen, hallinnon ja tilastoinnin tietotar-peista esiselvitys vuonna 2010. Hankkeen painopiste oli kehittää asiakastietojärjestelmiä toimivammiksi, sosiaalialan tietotarpeisiin vastaaviksi ja teknisesti yhteensopiviksi. Esisel-vityksen johtopäätöksissä todetaan, että kuntien ja kuntayhtymien sosiaalitoimia joudutaan johtamaan hyvin suppean, hajanaisen tiedon varassa. Asiakaskuntaa kuvaavaa perustietoa saattoi olla jossain tilanteissa jopa mahdotonta tuottaa asiakastietojärjestelmästä. Talous- ja toimintatiedon yhdistäminen nähtiin välttämättömänä. Saatavan tiedon haluttiin olevan re-aaliaikaista, tiiviisti esitettyä ja valmiiksi analysoitua. Tietotarpeista palvelujen laatu ja vai-kuttavuus nostettiin etusijalle. (Jormalainen 2010, 21-23.)
Kansallisissa opinnäytteissä terveydenhuollon kontekstiin sijoittuvia tietotarpeita tarkaste-levia tutkielmia löytyi muutamia. Marika Ylösen pro gradu-tutkielmassa (2013) on selvi-tetty johtavien viranhaltijoiden näkökulmasta tiedon roolia ja tietojohtamisen käytäntöjä
keskisuurten kuntien vanhuspalvelujen strategisena ohjausvälineenä. Toteutettujen haastat-telujen valossa STM:n (Sosiaali- ja terveysministeriön) ja Suomen Kuntaliiton asettama
”Ikäihmisten palvelujen laatusuositus” koetaan erittäin merkittävänä vanhustenpalveluiden strategisen ohjauksen työvälineenä. Vanhustenpalveluiden strategisessa suunnittelussa ja järjestämisessä viranhaltijat korostivat mittareista väestöennusteita ja väestötietoja, palve-lurakennetietoja, omien palveluiden kattavuustietoja, valtakunnallisia suosituksia ja vertai-lutietoja. Tutkimuksen mukaan pidemmän aikavälin strategiseen suunnitteluun ja johtami-seen tarvitaan omasta toiminnasta tuotettavan tiedon lisäksi kansallisesti tuotettua vertailu-kelpoista tietoa. (Ylönen 2013.)
Muiden toimialojen, etenkin yritysjohtajien tiedontarpeista ja tiedonhankinnan käytän-nöistä on tuotettu tutkimusta huomattavasti laajemmin, etenkin informaatio- ja talousteissä. Jaakko Nurmi on vuonna 2011 pro gradu-tutkielmassaan tarkastellut johtajien tie-dontarpeisiin ja tiedonhankintaan liittyvää tutkimusta tehden review-analyysiä. Johtajien tiedontarpeet ovat moninaiset. He tarvitsevat pitkän aikavälin strategioiden tekemiseen menneisyyttä koskevaa tietoa mutta mielenkiinto kohdistuu ensi sijassa tämän hetken tie-toon. Nurmen mukaan tutkimuksissa on noussut esiin myös johtajien kyvyttömyys määri-tellä omia tiedontarpeitaan, mikä saattaa johtaa siihen, että johtaja hankkii kaiken saata-vissa olevan informaation. Informaation määrän lisäksi informaation laatu, heille tarjottu epärelevantti informaatio, aiheuttaa johtajille informaatioylikuormitusta. (Nurmi 2011, 54-56.)
Kansainvälisesti yksi tunnetuimmista tiedonhallinnan eri osa-alueisiin tutkimustyötään kohdistaneista tutkijoista on kanadalainen informaatiotutkija Chun Wei Choo. Choo on koonnut teokseensa yhteenvedon tietotarpeita, tiedon etsintää ja tiedon käyttöä tarkastele-vista tutkimuksista. Aihealueeseen kohdistuvaa tutkimusta on tehty mm. kognitiivinen psy-kologian, kommunikaatiotutkimuksen, innovaatiotutkimuksen, tiedonhaun tutkimuksen, tietojärjestelmätutkimuksen, päätöksen teon tutkimuksen ja organisaation oppimisen tutki-muksen alalla. Tutkimusten mukaan johtajat haluavat konkreettista tietoa, jonka pohjalta heidän on helpompi arvioida tiedon merkityksellisyys ja käyttökelpoisuus. Heillä ei ole ai-kaa perehtyä suureen määrään informaatiota, mistä syystä tiedon on oltava tarkai-kaan koh-dennettu ja yksityiskohtaista. (Choo 2006; 30-40, 62-63.)
James Wetherbe etsi omassa tutkimuksessaan (1991) keinoja tunnistaa johtajien tietotar-peita ja kehitti menetelmää tietotarpeiden tunnistamiseksi. Wetherbe toteaa, että johtajat käyttävät runsaasti aikaa saadakseen tarvitsemansa tiedon käyttöönsä. Tästä tiedon valta-vasta määrästä, informaatiotulvalta-vasta heidän on yhä vaikeampaa erottaa siitä, mikä tieto on tärkeää. Usein vain on niin, etteivät johtajat tiedä, mitä tietoa he tarvitsevat. Hänen mu-kaansa yksi yleisimmistä virheistä tietotarpeiden tunnistamisessa on lähteä kysymään joh-tajalta suoraan, millaista tietoa hän tarvitsee. Suorien kysymysten sijaan Wetherbe kannus-taa käyttämään epäsuoria kysymyksiä ja hyödyntämään tietotarpeiden tunnistamisessa on-gelmanratkaisukeskeistä lähestymistapaa. Wetherbe on yhdistänyt kokoamaansa struktu-roituun haastattelurunkoon kolme erilaista menetelmää saavuttaakseen luotettavan ja koko-naisvaltaisen määritelmän johtajien tietotarpeista. Hänen johtopäätöksensä on, että tietojär-jestelmiä suunniteltaessa kattava tietotarpeiden määrittely on keskeinen tekijä kohti parem-paan tietoon päätöksenteon tueksi. Tässä tutkimuksessa käytetty haastattelurunko on tehty mukaillen Wetherben luomaa haastattelurunkoa (Taulukko 4.). (Wetherbe 1991,51-65.)
Vera Scott ja Lucy Gilson (2017) ovat tutkineet Etelä Afrikassa Cape Townissa, missä määrin perusterveydenhuollon johtajat hyödyntävät hallinnon eri päätöksentekotasoilla ter-veydenhuollon tietojärjestelmästä saatavaa tietoa ja mitä tietoja he itse asiassa käyttävät päätöksenteossaan. Keskushallinnon määrittämät tiedot olivat hyödyllisiä kansanterveys-järjestelmän käytäntöjen suunnitteluun ja hallintaan. Kuitenkin, palvelutasolla oli voimakas tarve paikalliseen, eriteltyyn tietoon ja tuottaa sen pohjalta paikallisesti tarkoituksenmukai-sia päätöksiä. Paikallisen tason johtajien tietoon perustuvan paikallisen päätöksenteon tu-kemisella edesautetaan tietoon perustuvaa paikallista päätöksentekoa ja samalla muovataan kansallisten poliitikkojen ja painopisteiden tavoitteita sopiviksi palvelujen tuottamisen käy-täntöihin. (Scott-Gibson 2017.)
Sarah Shandin ja Joanne Callenin (2003) tutkimuksessa tarkasteltiin Australialaisen suur-kaupunkialueen opetussairaalan johtamisessa tarvittavia tiedon tarpeita.
Johtajat tarvitsevat relevanttia, ajankohtaista ja integroitua tietoa. Kliinikkojohtajilla etusi-jalla olivat heidän omaan kliiniseen erikoisalaansa liittyvät ajan tasalla olevat graafiset- tai taulukkoraportit johdolle sekä raporttien tulkintaan liittyvä opastus.
Tietopalvelussa toimivat olivat halukkaita auttamaan heitä näissä asioissa ja toimimaan esittelijänä helpottaakseen yksikön kokouksissa tiedontuottajien ja käyttäjien välistä vies-tintää. Johto tarvitsi lähinnä henkilöstö- ja taloushallintoon vertailutietoa alueen tervey-denhuollon vastaavien yksiköiden tasolla sekä valtakunnallisella tasolla. (Shand-Callen 2003.)
4. SOTE-PALVELUJEN ”TIMANTTI” STRATEGISENA OHJAUSVÄLINEENÄ
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) ja Suomen Kuntaliitto julkaisevat muutaman vuoden välein iäkkäiden ihmisten palvelujen kehittämisen ja arvioinnin välineeksi palvelujen laa-tusuosituksen. Siihen on koottu valtakunnalliset linjaukset palvelurakenteen, asumis- ja hoitoympäristöjen sekä henkilöstön määrän, osaamisen ja johtamisen kehittämiseksi. Tä-män suosituksen tavoitteena on turvata hyvä ikääntyminen ja vaikuttavat palvelut niitä tar-vitseville iäkkäille henkilöille. Laatusuosituksessa kannustetaan kuntia asettamaan omat kunkin kunnan asukkaiden tarpeisiin suhteutetut tavoitteensa. (STM 2017, 11.) Kuntien tulee laatia kunnan talousarvioon kytketty ikääntymispoliittinen strategia, joka määrittää strategiset linjaukset ikäihmisten hyvinvoinnin ja palvelujen turvaamiseksi. Strategia pe-rustuu kattavaan analyysiin palvelujen tarpeesta, väestön hyvinvoinnista sekä terveyden nykytilasta ja toimintaympäristön muutosten ennakoinnista huomioiden ikääntyneiden kuntalaisten tarpeet, voimavarat ja paikalliset olot. (STM 2017, 15-16.) Taulukkoon 2 on koottu tätä suositusta peilaavat Espoon palvelurakenteen toteumat vuoden 2014 lopussa, STM:n asettamat tavoitetasot ja Espoon asettamat tavoitteet vuoteen 2021.
TAULUKKO 2. Palvelurakenteen toteuma vuoden 2014 lopussa, STM:n laatusuosituksen