Tavoiteasetantaan liittyvät havainnot SMART-mallia mukaillen

Assistenttien haastatteluissa SMART-mallin mukaisia tavoitteen ominaisuuksia mainittiin yhteensä 57 kappaletta. Eniten mainintoja eli 86,5 prosenttia kaikista mainituista ominai-suuksista tuli ensimmäisessä teemassa, jossa keskusteltiin hyvän tavoitteen tunnuspiir-teistä. Lisäksi SMART-mallin mukaisia mainintoja tuli toisessa ja kolmannessa teemassa, joissa keskusteltiin edellisen vuoden tavoitteista sekä strategisista näkökulmista teissa. Taulukossa 11 on esitetty assistenttien haastatteluissa mainitsemat hyvän tavoit-teen tunnuspiirteet SMART-mallin ominaisuuksien mukaan.

Taulukko 11. Hyvän tavoitteen ominaisuudet SMART-mallin mukaisella jaolla tehtävittäin Assistentti (n=18) Johdon assistentti

(n=8) Kaikki (n=26)

Spesific 14 37,8 4 20,0 18 31,6

Attainable 8 21,6 9 45,0 17 29,8

Measurable 9 24,3 3 15,0 12 21,1

Realistic 2 5,4 4 20,0 6 10,5

Time-sensible 4 10,8 0 0,0 4 7,0

Yhteensä 37 100 % 20 100 % 57 100 %

Assistentti-nimikkeellä työskentelevät (n=18) mainitsivat haastatteluissa useimmin hyvän tavoitteen ominaisuudeksi tarkkuuden, selkeyden ja mitattavuuden. Johdon assistentin tehtävissä työskennelleet (n=8) mainitsivat useimmin tavoitteen saavutettavuuden, minkä jälkeen mainittiin tarkkuutta, selkeyttä ja realistisuutta kuvaavia ominaisuuksia. Haastatte-luissa henkilöiden vastauksiin vaikutti ryhmässä esiin nousseet painotukset. Aikasidonnai-suus nousi esiin erityisesti assistenttien kommenteissa.

Hyvän tavoitteen ominaisuuksista keskusteltiin niin kauan, että kukaan ei keksinyt enää uusia ominaisuuksia. Tarkkuutta (Spesific) kuvaavia ominaisuuksia mainittiin 32 prosenttia kaikista maininnoista. Tarkkuudella tarkoitettiin muun muassa sitä, että sitä pitäisi pystyä itse seuraamaan ja että tavoite on sopivan haastava sekä tasapuolinen. Tavoitteessa tulisi olla sopivasti haastetta, ettei se ole vasemmalla kädellä hoidettavissa. Haastavuudella tarkoitettiin myös itsensä haastamista siten, että saa samalla oppia uutta ja kehittää itse-ään. Haasteellisuus tarkoittaa jotakin tavoittelemisen arvoista ja innostavaa tavoitetta.

Havaintoni haastatteluissa oli, että osa assistenteista koki vuoden 2014 tavoitteet epäsel-viksi, koska toimenkuvat olivat erilaisia ja osalla oli aikasidonnaisia projekteja ja osalla ei.

Toiseksi eniten mainittiin saavutettavuus (Attainable), jonka osuus oli 30 prosenttia kaikis-ta havainnoiskaikis-ta. Jotkaikis-ta kaikis-tavoitteen voi saavutkaikis-taa, täytyy tehdä jokaikis-tain aikaisemmaskaikis-ta poik-keavaa, oppia uutta tai tehostaa toimintatapaansa. Havaintoni oli, että assistentit pitivät merkityksellisenä sitä, että he voivat vaikuttaa itse tavoitteeseen. Haastatteluissa ilmeni, että tämä ei ollut toteutunut vuoden 2014 tavoitteissa. Assistenttien mielestä saavutettava tavoite tulee johtaa omasta työstä. Saavuttavuuteen vaikuttaa tavoitteen merkityksellisyys, joka tuo mielekkyyttä sen eteen toimimiseen. Vastakohtana tälle nähtiin yleinen tavoite, joka ei sovi lainkaan omaan työhön. Johdon assistentti 5 (johdon assistenttipalvelut, tut-kimus 2) kuvaili saavutettavuutta seuraavasti: "Jos sinne [tavoitteeksi] on laitettu kivoja mukavia asioita, mutta se ei ole oikeesti ... saavutettavissa, niin ei se sitten saavutu."

Saavutettavuudella tarkoitettiin myös, että tavoite on tasapainossa henkilön osaamisen suhteen. Osaamiseen otti kantaa assistentti 26 (palvelualueiden assistenttipalvelut –tiimi, tutkimus 2) seuraavasti: "...ois syytä miettiä, mitä tietoa, taitoja ja tukea se ..assari

..tarvitsee, et onks ylipäätään mahdollista saavuttaa sellasta, Ei oo ihmisellä taitoja, niin ei voi silloin vaatii."

Kolmanneksi eniten assistenttien haastatteluissa mainittiin mitattavuus 21 prosentin osuu-della. Haastatteluissa ilmeni, että tavoitteita ei oltu koettu kovin hyvin mitattaviksi edellise-nä vuonna. Toisaalta edellise-nähtiin, että assistentin työhön on vaikea määritellä numeerisia ja mitattavia tavoitteita. Mitattavuudella tarkoitettiin selkeitä mittapuita, joiden mukaan

assis-raamaan ja arvioimaan mittaria. Arviointiperusteiden tulisi olla selkeitä, ja arvioinnin tulisi olla objektiivista. Koettiin, että osa arvioijista oli hyvin kriittisiä arvioinneissaan, kun vas-taavasti toiset arvioijat olivat aina tyytyväisiä assistentin työhön. Nähtiin, että mittari ei voi olla yleispätevä kuten "suoriutuu hyvin työstä" tai että "homma sujuu". Joillakin oli tällaisia kokemuksia arvioinnista. Palautteesta oltiin sitä mieltä, että hyvin tehdystä työstä saa usein suullista palautetta, mutta palautteen mittaaminen nähtiin ongelmallisena. Numeeri-sia mittareita toivottiin, ja jopa kuukausiraportoinnin mahdollisuus nousi esiin. Toiminta-mallissa käytössä oleva palvelupyyntöjen käsittelymäärä on yksi numeerinen mittari, mut-ta se ei kuvaa riittävällä mut-tavalla sitä, miten tehokkaasti työ on tehty mut-tai kauanko siihen on mennyt aikaa.

Realistinen tavoite johdetaan omasta työstä, siitä mitä assistentti aidosti tekee ja siksi tavoite ei voi olla kaikille samanlainen. Oma työ liitettiin haastatteluissa enemmän saavu-tettavuuteen kuin realistisuuteen. Olisi hyvä huomioida tasapuolisuus ja se, että tavoitetta voi muuttaa matkan varrella, mikäli ulkoiset tekijät vaikuttavat siihen. Epärealistinen tavoi-te ei kannusta tai motivoi päämäärään pääsemistä. Realistisuuden nähtiin olevan omaan tekemiseen ja oppimiseen liittyvää ja konkreettista.

Aikasidonnaisuudesta keskusteltiin vähiten, vaikka se oli mainittu alateemana jokaisessa ryhmässä. Kokemukseni mukaan tavoitekeskusteluissa assistentit kokivat hankalaksi esit-tää projektityyppisiä tai aikasidonnaisia tavoitteita itselleen, koska työ koostui lyhytkestoi-sista tehtäväkokonaisuuklyhytkestoi-sista. Haastatteluissa todettiin kuitenkin, että tavoitteessa tulisi olla jotakin kehityskaarta, ja sitä pitäisi pystyä koko ajan itse seuraamaan. Assistentti 19 (Liiketoiminnan assistenttipalvelut, tutkimus 2) oli sitä mieltä, että tavoitteet tulisi olla

"semmoset konkreettiset ja selkeet.., mitä voi itekin seurata. Nythän meillä oli mun mieles-tä tullutkin siihen mukaan verrattuna edellisvuoteen."

Esimiesten haastatteluissa nousi esille vastaavat hyvän tavoitteen tunnuspiirteet kuin as-sistenttienkin haastatteluissa. Tiimipäällikkö 1 (Assistentti- ja käännöspalvelut yksikkö, osatutkimus 1) näki, että henkilöstöä motivoisi paremmin, jos tavoitteita voisi asettaa esi-merkiksi kvartaaleissa eikä vain vuositasolla. Tavoitteiden tulisi olla myös muutettavia, mikä toimisi paremmin arjen työkaluna sekä esimiehellä että työntekijällä. Tiimipäällikkö 2 (Assistentti- ja käännöspalvelut -yksikkö, osatutkimus 1) kommentoi tavoiteasetannan haasteeksi, että mitattavien tavoitteiden löytäminen oli haasteellista ja että tavoitteilla yri-tettiin kattaa liian montaa asiaa. Yhden tavoitteen sisällä saattoi olla kymmenen erilaista asiaa. Selkeä tavoite on napakka ja siitä ymmärtää, missä asiassa henkilö on onnistunut ja missä ei.

Esimies 1 (assistentti- ja käännöspalvelut, osatutkimus 1) piti tärkeänä sitä, että valitaan oikein tavoitteet ja mittarit. Hän kuvasi, että OPn kulttuuriin kuuluu se, että tavoitteista ja odotuksista työssä keskustellaan usein sekä se, että tavoitteita seurataan. Päätavoitteet on mahdollista asettaa pitkälle tähtäimellä ja lisäksi on lyhyen ajan tavoitteita. Pitkän ajan tavoitteita olisi hyvä paloitella, jotta niitä voi seurata. Haasteena pitkän ajan tavoitteissa voi olla motivaation ylläpito.

6.1.2 Tavoiteasetantaan liittyvät havainnot työmotivaatiota ohjaavien ajureiden