Sairaus- ja tapaturmapoissaolot 2019-2020
1.2 Selonteko kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä
Järjestäminen ja vastuut
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyillä varmennetaan toiminnan laillisuutta ja tuloksel-lisuutta, resurssien ja omaisuuden turvaamista, raportoinnin ja tiedon luotettavuutta sekä enna-koivasti ja järjestelmällisesti tunnistetaan, analysoidaan ja hallitaan toimintaan liittyviä mahdollisuuk-sia ja uhkia.
Jyväskylän kaupunkiorganisaation sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty kuntalain edel-lyttämällä tavalla ja toteutettu annettuihin sääntöihin ja ohjeisiin perustuen. Kaupunginvaltuusto vas-taa kuntalain mukaisesti kaupungin toiminnasta ja taloudesta sekä päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista (KV 25.9.2017/103), jotka ohjaavat koko kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä. Kaupunginvaltuusto edellyttää, että kaikissa toimin-noissa ja kaikilla organisaatiotasoilla toteutuu riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Kaupungin-valtuuston hyväksymässä hallintosäännössä sekä lautakuntien tehtäväalueiden toimintasäännöissä on määritelty sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vastuut.
Kuntalain mukaisesti kaupunginhallitus huolehtii sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämi-sestä. Kaupunginhallitus valvoo sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa, tulokselli-suutta ja raportointia. Kaupunginhallitus on antanut täydentävät ohjeet sisäisen valvonnan ja riskien-hallinnan järjestämiseksi (KH 16.4.2018/63). Kukin toimiala ja liikelaitos sekä niiden tilivelvollinen johto huolehtivat vastuualueensa osalta riittävien ja toimivien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytapojen toteuttamisesta, raportoinnista ja tähän liittyvästä viestinnästä kaupunginhallituk-sen antamien ohjeiden mukaisesti.
Konsernijohto vastaa kuntalain mukaan konsernivalvonnan järjestämisestä. Kaupunkikonsernin ty-täryhteisöissä hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat yhteisön sisäisestä valvonnasta ja riskienhallin-nasta lainsäädännön, valtuuston määrittelemän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden ja konsernijohdon antaman ohjeistuksen mukaisesti. Konserniyhteisöjen sisäistä valvontaa ja ris-kienhallintaa on esitelty konsernia käsittelevässä osassa.
Jyväskylän kaupungin toiminnan perustana ovat kunta- ja hallintolain sekä muiden säännösten li-säksi muut kaupungin toimintaa ja toimintatapoja ohjaavat linjaukset, säännöt ja ohjeet. Organisaa-tion toimintaperiaatteet perustuvat kaupunkistrategiaan ja sen yhteydessä määriteltyihin arvoihin sekä henkilöstötyön linjauksiin (KH 22.10.2018/198).
Kaupunginjohtajan nimittämän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmän tehtävänä on ohjata, tukea ja koordinoida sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön työtä. Ohjausryhmä edistää myös sujuvaa tiedonkulkua toimialojen ja eri työryhmien välillä, jolloin myös tuetaan organi-saation kannalta merkittävien riskien tunnistamista sekä näiden hallintakeinojen määrittelyä.
Riskienhallinnan toteutus on vastuutettu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden ja hal-linto- ja toimintasääntöjen mukaisesti. Talousarvion laadinnan yhteydessä muodostetaan tunnistet-tujen merkittävimpien riskien pohjalta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma, jossa on määriteltynä keskeiset toimenpiteet ja hallintakeinot riskien hallitsemiseksi sekä mahdollisuuksien hyödyntämiseksi. Tämän suunnitelman toteutumista ja ajantasaisuutta seurataan ja ylläpidetään vuoden aikana osavuosiraportoinnin yhteydessä dokumentoidusti.
Tämä selonteko perustuu lauta- ja johtokuntien sekä niiden alaisen johdon valmistelemaan selonte-koon sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja näissä mahdollisesti havaituista puut-teista sekä valvonnan kehittämiseen tähtäävistä toimenpiteistä. Toimielimet ovat käsitelleet oman vastuualueensa selonteon ja antaneet sen kaupunginhallitukselle. Tämän lisäksi selonteko perustuu sisäisen tarkastuksen kuluneella tilikaudella toteuttamien tarkastusten ja arviointien yhteydessä muodostuneeseen kokonaiskäsitykseen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta. Selonteko on
Toimintakertomus
valmisteltu COSO-viitekehykseen pohjautuvan arviointimallin avulla. Yhtiöitä koskevat tulokset on esitetty erikseen toimintakertomuksen konsernia käsittelevässä osassa.
Havaitut puutteet
Tilikauden aikana ei ole raportoitu toteutuneista sisäisen valvonnan puutteista, joista olisi aiheutunut merkittävää haittaa kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnalle.
Kaupunginhallituksen tiedossa ei ole lakisääteisten tehtävien laiminlyöntejä tai muita lakien ja sään-nösten tai hyvän hallinto- ja johtamistavan vastaisia toimia, joista saattaisi seurata merkittävä kor-vaus, kanne tai muu sellainen vaatimus tai oikeusseuraamus.
Yksityiskohtaisempi arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä on esitetty toimintaker-tomuksen kappaleessa 1.1.9.
Kehittäminen ja kehittämiskohteet
Koronapandemia on vaikuttanut organisaatioon laajasti ja on sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen kannalta nähtävissä erityisesti toiminnan ohjaamisessa, päivittyvien vaatimusten mu-kaisen toiminnan varmentamisessa ja sujuvan arjen johtamisessa. Vuoden aikana on kehitetty toi-mintatapoja, jotta sisäisen valvonnan eri osa-alueet ovat toteutuneet organisaation toimintaa tuke-valla tatuke-valla muuttuvassa toimintaympäristössä. Ohjausympäristöä on päivitetty esimerkiksi päätök-senteon ja tiedonkulun tueksi sekä varmentamaan vaatimustenmukaisia menettelyitä. Riskien arvi-ointiprosessia on tiivistetty koko organisaatiossa, jotta toimintaympäristön muutoksiin on pystytty vastaamaan. Sisäistä ja ulkoista viestintää ja tiedonkulkua vahvistettu. Myös kontrollitoimintoja ja seurantatoimenpiteitä on kehitetty esimerkiksi vastaamaan muuttuneisiin työntekotapoihin.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnittelu-, seuranta- ja raportointiprosessia on kehitetty edelleen vuoden 2020 kuluessa suunnittelun osalta. Prosessia kehitettiin kaupungin johtoryhmän sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjausryhmän yhteistyöllä niin, että aikaisempaan ver-raten käänteisesti kaupungin johtoryhmä nimesi kuluvalla tilikaudella esille nousseet merkittävimmät riskit. Nämä koko kaupungin merkittävimmiksi arvioidut riskit muodostivat talousarvion sisäisen val-vonnan ja riskienhallinnan suunnitelman, sekä arviointipohjan toimialojen ja liikelaitosten riskien ar-viointityölle. Näin saatiin aikaisempaa yhteismitallisempaa ja analysoidumpaa pohjaa riskienhallin-nan tueksi. Kehitystyön tuloksena toimintaympäristön muutokset sekä sisäisen valvonriskienhallin-nan ja riskien-hallinnan painopisteet on pystytty tunnistamaan aiempaa yhtenäisemmin ja koordinoidummin. Pro-sessin kehittämistä jatketaan tukemalla tiedonkulunrakenteita sekä määrittelemällä ja kytkemällä ris-kienhallinnan tavoitteita ja menettelyitä konkreettisemmin osaksi toimintaa ja sen tuloksellisuuden arviointia.
Sopimusosaamista ja -hallintaa on kehitetty tilikauden aikana ja kehittämistyötä tullaan myös jatka-maa. Hankinta- ja sopimusoikeudellista osaamista on vahvistettu muun muassa kehittämällä orga-nisaation yhteisiä sopimuspohjia sekä järjestämällä sopimushallinnan kehittämisen työpajoja. Tili-kauden aikana on käynnistetty myös projekti kaupungin yhtenäisen sähköisen sopimushallintajär-jestelmän käyttöönottamiseksi.
Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta järjestettiin vuoden aikana neljä koulutusta esihenkilöille ja asiantuntijoille. Henkilöstökoulutukset tulevat jatkumaan, ja niitä kehitetään vastaamaan palvelu-alueiden ja -yksiköiden tarpeisiin. Vuoden 2021 aikana uuden valtuustokauden aloittavat luottamus-henkilöt tullaan perehdyttämään sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kokonaisuuteen ja näin var-mistamaan riittävä osaaminen toimielimissä. Talousarvioon kirjatut riskit jalkautuvat toimialojen ja liikelaitosten sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmien kautta käytännön työksi. Myös si-säisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden sekä ohjeen päivitystyö käynnistetään.
Sisäisen tarkastuksen järjestäminen
Sisäinen tarkastus on osa kaupunkikonsernin ohjaus- ja johtamisjärjestelmää, ja joka avustaa kau-pungin johtoa valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on
Toimintakertomus
objektiivisella arviointi-, varmistus- ja konsultointitoiminnallaan tukea kehittämistä ja tavoitteiden saa-vuttamista. Sen tehtävänä on arvioida sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta ja tehok-kuutta sekä päämäärien ja tavoitteiden saavuttamista tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan valvonta-, johtamis- ja hallintoprosessien sekä riskienhallinnan tuloksellisuuden arviointiin ja kehittä-miseen. Sisäisen tarkastuksen työ kohdistuu koko kaupunkikonsernin sisäiseen valvontaan, riskien-hallintaan sekä johtamis- ja hallintoprosesseihin. Sisäistä tarkastusta ohjaa kaupunginhallituksen antama toimintaohje (KH 5.3.2018/34), jossa määritellään sisäisen tarkastuksen tarkoitus, toimivalta ja vastuu.
Vuonna 2020 sisäinen tarkastus toteutti useita tarkastuksia, arviointeja tai konsultointeja. Tarkastuk-sissa on painottunut vahvasti toiminnan kehittämisen näkökulma ja konsultoivalla lähestymistavalla on täydennetty perinteisiä varmistustehtäviä. Kuluneella tilikaudella tehtyjen tarkastusten tavoitteena oli saavuttaa toiminnallisia hyötyjä sekä tukea ja lisätä riski- ja valvontatietoisuutta. Tavoitteena on ollut myös varmistua, että toimintoihin on sisällytetty riittävät sisäisen valvonnan toimenpiteet ja kont-rollit sekä varmistaa soveltuvan lainsäädännön, määräysten ja ohjeiden sekä tehtyjen päätösten noudattaminen. Kukin tarkastuskokonaisuus on käyty läpi tarvittavassa laajuudessa perehtyen so-veltuvaan kriteeristöön, tarvittaviin toimintaprosesseihin ja toimintatapoihin, järjestelmiin sekä tar-kastusaineistoon.
Tarkastuskohteiden johto ja vastuuhenkilöt ovat toimenpidesuosituksiin vastatessaan sitoutuneet to-teuttamaan valvontaa parantavia ja kehittäviä toimenpiteitä. Pääsääntöisesti voidaan todeta, että tarkastuskohteiden vastuuhenkilöt ovat reagoineet tehtyihin havaintoihin ja niiden pohjalta annettui-hin suosituksiin viipymättä ja korjaavia toimenpiteitä on toteutettu.
Sisäisellä tarkastuksella on käytössään sähköinen ilmoituskanava, jolla kaupungin henkilöstö voi luottamuksellisesti ilmoittaa väärinkäytösepäilyksistä. Sähköisen ilmoituskanavan lisäksi on mahdol-lista tehdä ilmoituksia sisäisen tarkastuksen henkilöstölle suoraan. Sisäinen tarkastus käsittelee tul-leet ilmoitukset ja tarvittaessa käynnistää tarkastuksen asian selvittämiseksi. Yhteydenotoista ja niistä seuranneista tarkastuksista raportoidaan johdolle sekä toiminnasta valvontavastuullisille hen-kilöille. Tulevan vuoden aikana tullaan myös kehittämään ilmoituskanavaa ja siihen liittyviä menet-telyitä Euroopan unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktii-vin sekä direktiidirektii-vin pohjalta valmistelussa olevan lainsäädännön vaatimusten toimeenpanemiseksi.
Kaupunginhallituksen kokonaisarvio
Arvioitaessa kaupunkikonsernin valvontaympäristöä kokonaisuutena, muodostaa se hyvän pohjan sisäiselle valvonnalle. Valvonnan vastuut ja organisaatiotason kontrollit on määritelty kuntalain edel-lyttämällä tavalla. Käytännön osaamista sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä vastuista ja toimenpiteistä on vahvistettu perehdytyksellä ja henkilöstökoulutuksilla. Valvontavastuisiin suh-taudutaan eri organisaatiotasoilla vakavasti ja havaittuihin puutteisiin reagoidaan riittävällä tasolla.
Kaupunginhallituksen arvion mukaan kaupungin hallintoa on pääsääntöisesti hoidettu toimintaa vel-voittavien lakien ja säännösten sekä hyvän hallinto- ja johtamistavan mukaisesti. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta on olennaisilta osiltaan toimivaa ja asianmukaisesti järjestetty, ja ne tuottavat koh-tuullisen varmuuden johtamisen edellyttämän luotettavan tiedon riittävyydestä, varojen ja omaisuu-den turvaamisesta, toiminnan tuloksellisuudesta sekä lain- ja hyvän hallintotavan mukaisuudesta.
Toimintakertomus